Vakituisen sijoituksen tekeminen päättyy kerran. Palkkio laskutetaan, tehtävä täytetään ja tiimi siirtyy seuraavaan. Sopimussijoitus ei pääty, vaan jatkuu. Tuntikirjauksia on seurattava joka viikko, katetta on seurattava jokaisen kohdalla ja vaatimustenmukaisuuden kello ei pysähdy sinä päivänä, kun henkilö aloittaa.

Useimmat rekrytoinnin CRM-järjestelmät suunniteltiin ensimmäisen työnkulun ympärille, ja toinen lisättiin myöhemmin yleensä tuntikirjausmoduulina järjestelmään, jota ei alun perin rakennettu ajattelemaan viikoittaisissa jaksoissa. Tiimille, joka hoitaa merkittävän määrän sopimusliiketoimintaa, tämä puute näkyy jatkuvasti tavoilla, joita ominaisuusluettelo harvoin tuo esiin ennen kuin toimisto joutuu jo elämään sen kanssa.

Atlas lähestyy tätä eri tavalla, koska se on rakennettu CRMx-alustaksi, joka on suunniteltu ymmärtämään sijoituksen kontekstin, olipa kyseessä vakituinen tai sopimussijoitus, sen sijaan että molemmat pakotettaisiin samaan yleiseen työnkulkuun.

Miksi sopimus- ja vakituiset sijoitukset eivät noudata samaa työnkulkua

Paperilla molemmat ovat sijoituksia. Käytännössä toiminnalliset vaatimukset eroavat niin paljon, että niiden käsitteleminen samalla tavalla aiheuttaa todellista kitkaa:

• Vakituisessa sijoituksessa on yksi palkkio, yksi lasku ja yksi hetki, jolloin rekrytoijan työ on tehty. Sopimussijoitus tuottaa uuden tuntikirjauksen, uuden hyväksynnän ja uuden katelaskelman joka viikko tai kuukausi, jonka ajan se jatkuu.
• Vakituisen sijoituksen vaatimustenmukaisuus on suurelta osin hoidettu aloituspäivään mennessä. Sopimussijoituksen vaatimustenmukaisuus jatkuu koko ajan, ja se liittyy toimeksiannon ehtoihin, ostotilausviitteisiin ja työnteko-oikeuden tarkistuksiin, jotka on tehtävä uudelleen.
• Vakituisen sijoituksen kate on kiinteä sinä päivänä, kun palkkiosta sovitaan. Sopimussijoituksen kate muuttuu, ja toimisto tarvitsee siitä ajantasaisen näkyvyyden kaikkien parhaillaan työskentelevien sopimustyöntekijöiden osalta, ei vasta jälkikäteistä kuukausittaista täsmäytystä.

Ensisijaisesti vakituiseen työnkulkuun rakennettu CRM-järjestelmä käsittelee sopimussijoituksia yleensä poikkeustapauksena: tilakenttänä, toistuvan laskun mallina ja ehkä perustason tuntikirjausten latauksena. Se riittää sopimussijoitusten tekniseen tukemiseen. Se ei riitä sopimuksiin keskittyvän tiimin tehokkaaseen johtamiseen.

Missä tämä puute todella maksaa toimistoille

Käytännön seuraukset näkyvät melko ennakoitavana luettelona, ja useimmat sopimuskantaa hoitavat toimistojen omistajat tunnistavat ne kaikki:

• Rekrytoijat käyttävät joka viikko tunteja tuntikirjausten perään kyselyyn sen sijaan, että hankkisivat uutta liiketoimintaa
• Katteen näkyvyys laahaa kuukauden todellisuutta jäljessä, joten ongelmat havaitaan vasta sen jälkeen, kun ne ovat jo aiheuttaneet kustannuksia
• Sopimusten ja sopimusasiakirjojen versioihin liittyvä epäselvyys, viimeisimmän tiedoston perään kysely, ehtojen lähettäminen uudelleen ja sähköpostilaatikkoon juuttuneen allekirjoituksen odottaminen
• Talousryhmät täsmäyttävät sopimustyöntekijöiden laskutusta manuaalisesti, koska CRM-järjestelmä ja kirjanpitojärjestelmä eivät keskustele keskenään kunnolla

Mikään näistä ei ole dramaattinen epäonnistuminen. Ne ovat tasainen menetettyjen työtuntien ja viivästyneen kassavirran tihkuminen, ja kun tiimi hallinnoi samanaikaisesti kymmeniä sopimustyöntekijöitä, tämä tihkuminen kasvaa aidosti merkittäväksi määräksi laskuttamatonta tai myöhässä laskutettavaa aikaa.

Miltä sopimukset ensisijaiseksi asettava suunnittelu todella näyttää

Ratkaisu ei ole suurempi tuntikirjausmoduuli. Se on sopimussijoitusten käsitteleminen alusta alkaen erillisenä, ensisijaisena työnkulkuna, jolla on oma logiikkansa sen sijaan, että kyseessä olisi vakituisen sijoituksen työnkulku lisäkentillä täydennettynä.

Joustavat aikataulut ja toimeksiannon ehdot

Sopimustyö ei noudata yhtä aikataulua. Viikoittain, kuukausittain, määräaikaisesti tai jatkuvana. Sopimuksiin rakennettujen järjestelmien on käsiteltävä ostotilausviitteitä ja toimeksiannon ehtoja keskeisinä tietoina, ei jälkikäteen yleiseen sijoitustietueeseen liitettynä lisänä.

Tarjoukset ja sopimukset, jotka etenevät ilman edestakaista viestittelyä

Sopimustarjouksen tai toimeksiantosopimuksen allekirjoittamiseen ei pitäisi liittyä versioihin liittyvää epäselvyyttä, viimeisimmän tiedoston perään kyselyä tai epävarmuutta siitä, kuka on hyväksynyt mitäkin. Prosessin pitäminen järjestyksessä on tärkeää juuri siksi, että suhde ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvät panokset jatkuvat, eivätkä pääty yhdellä kertaa.

Sopimustyöntekijöiden talous ja laskutus yhdistettynä kirjanpitoon

Urakoitsijoiden laskutuksen on siirryttävä suoraan taloustiimien jo käyttämiin järjestelmiin sen sijaan, että se muodostaisi rinnakkaisen manuaalisen prosessin. Esimerkiksi yksisuuntainen integraatio Xeron kaltaiseen kirjanpito-ohjelmistoon tarkoittaa, ettei urakoitsijoiden laskutustietoja tarvitse syöttää uudelleen käsin sen jälkeen, kun ne poistuvat CRM-järjestelmästä.

Ajantasainen katteiden näkyvyys jokaisessa toimeksiannossa

Laajassa mittakaavassa sopimuspohjaista henkilöstövuokrausta harjoittavan toimiston on nähtävä tämänhetkinen kate jokaisen parhaillaan toimeksiannossa olevan urakoitsijan osalta – ei muodostettava sitä uudelleen viime kuukauden laskujen perusteella. Tämä on ero sen välillä, havaitaanko kateongelma toisella viikolla vai vasta toisessa kuussa.

Sopimuspohjaista henkilöstövuokrausta hoitavat tiimit eivät tarvitse vakituisiin sijoituksiin tarkoitettua CRM-järjestelmää, johon on jälkikäteen lisätty tuntikirjausominaisuus. He tarvitsevat sopimusliiketoiminnan sisäänrakennettuna alusta alkaen.

Miten Atlas lähestyy tätä

Atlas kattaa sekä vakituiset että sopimuspohjaiset sijoitukset yhdessä järjestelmässä. Contract Suite on suunniteltu erityisesti sopimusliiketoiminnan operatiivisen todellisuuden ympärille:

• Sopimuspohjaisia toimeksiantoja käsitellään vakituisista sijoituksista erillisenä työnkulkuna, johon kuuluvat joustavat aikataulut sekä ostotilaus- ja toimeksiantoviitteet
• Tarjoukset ja sopimukset etenevät ilman tavanomaista versioista ja puuttuvista tiedostoista johtuvaa edestakaista viestittelyä, mikä pitää prosessin järjestyksessä ja suhteen keskiössä
• Urakoitsijoiden talous- ja laskutustyönkulut on yhdistetty kirjanpitojärjestelmiin, kuten Xeroon
• Ajantasainen katteiden näkyvyys jokaisessa toimeksiannossa riippumatta siitä, onko kyse yksittäisestä palkkiosta vai jatkuvasta sopimuksesta

Tavoitteena ei ole saada sopimusten hallintaa tuntumaan ylimääräiseltä järjestelmältä, joka toimii CRM:n rinnalla. Tavoitteena on, että se tuntuu juuri siltä mitä se on: monille toimistoille puolet liiketoiminnasta, joka on rakennettu alustaan ensiluokkaisena osana eikä jälkikäteen lisättynä moduulina.

Mitä toimistot näkevät, kun sopimusliiketoiminta lakkaa olemasta sivuseikka

Toimistoissa, joissa vakituinen ja sopimuspohjainen liiketoiminta yhdistyvät aidosti, tämän asian onnistuneen ratkaisemisen vaikutus näkyy yleensä suoraan laskutuksessa, koska sopimuspohjainen liikevaihto kasvaa jokaisen laskutusjakson myötä tavalla, johon vakituisista sijoituksista saatavat palkkiot eivät yllä:

• Kuukausilaskutuksen kasvu 85 prosentilla Atlasin sopimuspohjaiseen liiketoimintaan keskittyvien asiakkaiden keskuudessa
• Toimistot, jotka rakentavat toimintamallinsa tämän lähestymistavan ympärille, saavuttavat 150 prosenttia vuotuisesta liikevaihtotavoitteestaan
• Tuntikirjausten perään kysymiseen ja katteiden manuaaliseen täsmäyttämiseen aiemmin käytetyt tunnit ohjautuvat takaisin liiketoiminnan kehittämiseen ja palvelujen toimittamiseen

Kaava vastaa rekrytointiteknologian laajempaa suuntausta: kun operatiivinen hallinnollinen työ poistuu, tunnit vapautuvat takaisin työhön, joka tosiasiassa tuottaa liikevaihtoa.

Suuren volyymin sopimuspohjaisen henkilöstövuokrauksen tiimin johtaminen, ei vain muutaman urakoitsijan hallinnointi

Edellä kuvatut kate- ja vaatimustenmukaisuuden haasteet korostuvat, eivät vähene, sopimusliiketoiminnan kasvaessa. Satoja urakoitsijoita useille asiakkaille välittävän yrityksen on pystyttävä seuraamaan katteita ajantasaisesti myös tässä volyymissa, ja taloustiimin on voitava välttää urakoitsijoiden laskutuksen manuaalinen täsmäyttäminen rivi riviltä joka kuukausi.

Atlas palvelee sopimuspohjaiseen liiketoimintaan keskittyviä tiimejä koko laajuudelta, yhden työpisteen toiminnoista yli 100 työpisteen yrityksiin. Urakoitsijoiden talous- ja laskutustoiminnot on suunniteltu yhdistettäväksi suoraan taloustiimien jo käyttämiin kirjanpitojärjestelmiin sen sijaan, että volyymin kasvaessa tarvittaisiin rinnakkainen manuaalinen prosessi.

• Ei vähimmäismäärää työpisteille, joten kasvava sopimusliiketoiminta ei edellytä alustan ehtojen uudelleenneuvottelua
• Ajantasainen näkyvyys jokaisen parhaillaan toimeksiannossa olevan urakoitsijan katteeseen kuukausittaisen täsmäytyksen sijaan – merkitys kasvaa volyymin lisääntyessä
• Yksi järjestelmä kattaa yhdessä sekä vakituiset että sopimuspohjaiset sijoitukset, mikä on hyödyllistä yritysasiakkaita palveleville toimistoille, jotka harjoittavat molempia liiketoimintalinjoja useissa toimipisteissä
• Useita aktiivisia yli 50 työpisteen käyttöönottoja sopimus- ja henkilöstövuokrauspainotteisten asiakkaiden keskuudessa yhden työpisteen tiimien rinnalla

Suuressa henkilöstöalan yrityksessä sopimusasioiden hoitaminen oikein ei ole mukava lisäominaisuus. Se ratkaisee, voiko taloustiimi luottaa lukuihin reaaliajassa vai työskenteleekö se aina kuukauden jäljessä – ja tämä vaikutus kertautuu jokaisen rekisterissä olevan sopimustyöntekijän kohdalla.

Mitä kannattaa tarkistaa ennen CRM:n valintaa sopimuspainotteiseen työpisteeseen

Jos sopimuspohjaiset sijoitukset muodostavat merkittävän osan työpisteesi toiminnasta, jokaiselta rekrytointiohjelmiston toimittajalta kannattaa kysyä yksi tarkka kysymys. Älä kysy, tukevatko he sopimuspohjaisia sijoituksia – useimmat vastaavat kyllä – vaan sitä, suunniteltiinko sopimustoiminto mukaan alusta alkaen vai lisättiinkö se pysyvien sijoitusten järjestelmän päälle. Vastauksen huomaa yleensä heti, kun kysyt katteiden näkyvyydestä, ostotilausten käsittelystä ja siitä, miten laskutustiedot siirtyvät kirjanpitojärjestelmään.

Atlas rakennettiin vastaamaan tähän kysymykseen oikealla tavalla. Se käsittelee sopimuksia ja sopimustyöntekijöiden taloushallintoa keskeisinä ominaisuuksina erillisen lisäosan sijaan, ja se sopii yrityksille, jotka sijoittavat sekä vakituisia että sopimustyöntekijöitä tai yksinomaan sopimustyöntekijöitä. Tätä CRMx tarkoittaa tässä käytännössä: kunkin sijoitustyypin erityispiirteiden ymmärtämistä sen sijaan, että molempiin sovellettaisiin yhtä yleistä työnkulkua.

Haluatko nähdä, miten Atlas, kontekstin ymmärtämiseen rakennettu CRMx, käsittelee sopimuspainotteista työpistettä?{{deeplink:375266:[Varaa demo osoitteessa recruitwithatlas.com}}