Kysy rekrytointitoimiston rekrytoijilta, mikä estää heitä laskuttamasta enemmän, ja hallinnollinen työ nousee esiin ennen kaikkea muuta. Kyse ei ole roolien puutteesta. Ei ehdokkaiden puutteesta. Vaan tunneista, jotka katoavat ansioluetteloiden muotoiluun, tietokantojen päivittämiseen, vastausta vaille jääneen viestin perään kyselyyn ja sellaisen ehdokaslistan kokoamiseen uudelleen, joka oli jo olemassa jossain kolme viikkoa sitten käydyn puhelun yhteydessä.

Tämä ei ole motivaatio- tai henkilöstömääräongelma. Kyse on työkaluihin liittyvästä ongelmasta. Useimmat järjestelmät, joissa rekrytoijat työskentelevät päivittäin, on rakennettu tiedon tallentamiseen, ei sen muistamisen, sen perusteella toimimisen ja tiedon välittämisen taakasta huolehtimiseen juuri sillä hetkellä, kun sillä on merkitystä. Juuri tässä aukossa toimeksiantoja jää hiljalleen toteutumatta.

Juuri tämän aukon Atlas on rakennettu täyttämään. Atlas on CRMx, ei CRM, vaan alusta, joka on rakennettu ymmärtämään asiayhteyksiä eikä vain tallentamaan yhteystietoja. Siksi tässä artikkelissa kuvattu hallinnollinen ongelma on ratkaistavissa sen sijaan, että sen kanssa pitäisi vain yrittää tulla toimeen.

Tässä artikkelissa tarkastellaan, mihin rekrytoijien aika todella kuluu, miksi perinteinen CRM-automaatio ei ole täyttänyt tätä aukkoa ja miltä aidosti erilainen lähestymistapa näyttää käytännössä.

Mihin tunnit todella kuluvat

Rekrytointi on tarkoituksellisesti tavoitteisiin perustuvaa ja ihmissuhteista riippuvaista. Se on työn osa, josta maksetaan. Se osa, josta ei makseta mutta joka on silti tehtävä, keskittyy yleensä muutamaan toistuvaan riesaan:

• Ehdokkaan CV:n muotoileminen uudelleen toimiston mallipohjaan ennen sen lähettämistä asiakkaalle
• Ehdokkaan tai asiakkaan perään kysely vastaamisesta, vaikka kolme muistutusta on jo lähetetty
• Ehdokaslistan kokoaminen alusta alkaen uudelleen, koska seulontapuhelun muistiinpanot eivät koskaan päätyneet haettavaan kenttään
• Tietojen päivittäminen manuaalisesti puhelun jälkeen, jos päivässä on vielä aikaa siihen
• Haastattelujen aikatauluttaminen ja uudelleen aikatauluttaminen useiden kalentereiden välillä
• Ehdokkaan tilan seuraaminen laskentataulukoista, muistilapuista ja muistin varassa

Mikään tästä ei ole vaikeaa työtä. Sillä ei ole mitään tekemistä ihmisten sijoittamisen kanssa, ja sitä tehdään juuri siinä määrin, että se syrjäyttää työn, jolla todella on merkitystä.

Miksi automaation liittäminen CRM:ään ei ratkaise ongelmaa

Useimmat rekrytoinnin CRM-järjestelmät ovat lisänneet jonkinlaista automaatiota viime vuosina: sähköpostipohjia, yksinkertaisia muistutuksia ja työnkulkujen käynnistimiä. Se auttaa jonkin verran, mutta ei kosketa ydinkysymystä: nämä järjestelmät tietävät vain sen, mitä rekrytoija on kirjoittanut niihin manuaalisesti.

Tietojen syöttämiseen perustuva CRM on aina vain niin hyvä kuin rekrytoijan halukkuus lopettaa rekrytointi riittävän pitkäksi aikaa sen päivittämiseksi. Kiireisessä työssä tämä halukkuus loppuu nopeasti. Tuloksena on tietokanta, joka näyttää pinnalta täydelliseltä mutta on pinnan alla hiljalleen vanhentunut: ehdokkaita, jotka ovat sittemmin hyväksyneet vastatarjouksen, asiakkaita, joiden rekrytointisuunnitelmat muuttuivat puhelussa, jota kukaan ei kirjannut, sekä muistiinpanoja, jotka olivat viikon ajan jonkun mielessä ja sen jälkeen eivät enää missään.

Puutteellisten tietojen perusteella käynnistyvä automaatio tuottaa vain itsevarman kuuloista mutta puutteellista tietoa nopeammin. Se ei korjaa hallinnollista ongelmaa. Se pakkaa sen uudelleen.

Muutos: tekoälyagentit, jotka hoitavat hallinnollisen työn sen sijaan, että muistuttaisivat sinua siitä

Tämän teknologian hyödyllisempi versio ei odota, että rekrytoija kirjoittaa jotain järjestelmään. Se tallentaa asiayhteyden sen syntyessä ja muuttaa sen käyttökelpoiseksi, haettavaksi ja toimintaan ohjaavaksi tiedoksi ilman, että kenenkään tarvitsee pysähtyä kirjaamaan sitä.

Käytännössä tämä tarkoittaa muutamaa toisiinsa yhdistettyä osaa, jotka toimivat yhdessä:

Asiayhteys tallennetaan automaattisesti

Puhelut, sähköpostit, WhatsApp-viestit ja muistiinpanot tallennetaan ja jäsennetään niiden syntyessä, ja ne liitetään oikean henkilön ja yrityksen tietoihin. Rekrytoijan ei tarvitse muistaa kirjoittaa ylös, että ehdokas mainitsi haluavansa nelipäiväisen työviikon tai että asiakas vihjasi toisen roolin avautuvan vuoden ensimmäisellä neljänneksellä. Tieto on jo siellä.

Haku korvaa tietojen kaivamisen

Boolen-hakumerkkijonojen ja vanhentuvien manuaalisten tunnisteiden sijaan rekrytoija voi esittää tavallisen kysymyksen, kuten kuka mainitsi haluavansa muuttaa Manchesteriin tai ketkä ehdokasputkessa olevista ovat ilmoittaneet alle neljän viikon irtisanomisajasta, ja saada vastauksen, joka perustuu kaikkeen tallennettuun tietoon eikä vain manuaalisesti merkittyihin tietoihin.

Seuraava toimenpide tuodaan esiin eikä haudata

Sen sijaan, että rekrytoija selvittäisi, keihin ehdokkaisiin kannattaa tänään olla yhteydessä, järjestelmä voi asettaa ehdokkaat tärkeysjärjestykseen ja perustella valintansa, ilmoittaa, kuka on lakannut vastaamasta käynnissä olevan prosessin aikana, sekä antaa tarkistettavaksi valmiiksi laaditun yhteydenoton, joka perustuu todelliseen keskusteluhistoriaan. Rekrytoijan tarvitsee vain tarkistaa ja lähettää viesti sen sijaan, että hän aloittaisi kirjoittamisen tyhjältä sivulta.

Hallinnolliset tehtävät eivät kuulu työn ytimeen. Ne estävät sinua tekemästä varsinaista työtä.

Tältä tämä näyttää Atlaksessa

Atlas on rakennettu suoraan tämän ajatuksen ympärille. Tätä tarkoitamme, kun kuvaamme Atlasta CRMx-järjestelmäksi: se on kontekstia ymmärtävä CRM eikä CRM, jonka päälle on lisätty entistä enemmän automaatiota.

• Total Memory tallentaa automaattisesti jokaisen puhelun, sähköpostin, viestin ja muistiinpanon, joten konteksti säilyy myös sen jälkeen, kun alkuperäinen rekrytoija ei enää käsittele asiaa
• People Search antaa rekrytoijalle mahdollisuuden esittää luonnollisella kielellä kysymyksen koko ehdokas- ja asiakasverkostosta ja saada hakusanoihin perustuvan osuman sijaan perustellun, tärkeysjärjestykseen asetetun ehdokaslistan
• Copilot toimii rekrytoijan päivittäisen työn rinnalla, laatii yhteydenottoja, tiivistää puheluita ja kokoaa ehdokaslistoja koko tietokannan kontekstin perusteella. Arkaluonteiset sisällöt käyvät läpi hyväksyntävaiheen ennen lähettämistä
• Koontinäytöt voidaan luoda yksinkertaisesti kuvailemalla, mitä haluat seurata, sen sijaan että määrittäisit raportointityökalun asetukset

Mikään tästä ei korvaa rekrytoijan harkintaa. Copilot laatii luonnoksia, mutta ei lähetä niitä ilman valvontaa. People Search asettaa tulokset tärkeysjärjestykseen ja perustelee päättelynsä, mutta ei tee rekrytointipäätöstä. Tarkoituksena ei ole automatisoida rekrytointia, vaan poistaa hallinnolliset tehtävät, jotka eivät oikeastaan koskaan kuuluneet rekrytointiin.

Mitä toimistot näkevät, kun hallinnolliset tehtävät on poistettu

Toimistonomistajalle tärkeintä ei ole abstraktisti säästettyjen tuntien määrä, vaan se, mitä rekrytoijat tekevät takaisin saamallaan ajalla. Atlas-asiakkaiden keskuudessa toistuva kuvio on se, että enemmän aikaa käytetään puheluihin ja keskusteluihin, jotka todella edistävät toimeksiantoa, ja vähemmän aikaa jo jossain olemassa olleiden tietojen uudelleen kokoamiseen:

• Ehdokkaiden vastausprosentit ovat 50 % korkeammat, kun yhteydenotot perustuvat todelliseen kontekstiin yleisen mallipohjan sijaan
• Yli 15 tuntia hallinnollista työtä säästyy joka viikko rekrytoijaa kohden
• Uusien asiakkaiden määrä kasvaa 35 %, kun liiketoiminnan kehitys ei enää riipu siitä, että joku muistaa ottaa yhteyttä uudelleen
• Toimistot, jotka rakentavat liiketoimintansa tämän työnkulun ympärille, raportoivat kuukausilaskutuksen kasvaneen 85 % ja saavuttavat 150 % vuotuisesta liikevaihtotavoitteestaan

Nämä eivät ole ennusteita. Näin toimistot raportoivat käyvän, kun vähäarvoinen työ lakkaa viemästä tunteja, jotka aiemmin voitiin käyttää laskutettavaan työhön.

Suunniteltu yhden työpisteen toimistolle tai 200-paikkaiselle yritystoimistolle

Hallinnollinen työ ei vähene toimiston kasvaessa. Se moninkertaistuu. Yhden työpisteen toimistossa hallittavana ovat yhden henkilön toimintatavat. Usean toimipisteen yritystoimistossa on kymmeniä rekrytoijia, joilla jokaisella on omat oikopolkunsa puheluiden kirjaamiseen – tai kirjaamatta jättämiseen – eri aikavyöhykkeillä ja joskus eri kielillä. Mitä suurempi tiimi on, sitä useampi toimeksianto menetetään sen kuilun vuoksi, joka syntyy puhelussa tapahtuneen ja järjestelmään kirjatun välille.

Atlas on käytössä toimistoissa koko tällä vaihteluvälillä yhden työpisteen toimistoista yli 100 työpisteen yrityksiin. Se käsittelee pienet ja keskisuuret yritykset sekä suuryritykset erillisinä markkinoina, joilla on erilaiset tarpeet, eikä yhtenä yhdeksi tuotteeksi sulautettuna kokonaisuutena. Suuremmalle rekrytointiohjelmistoa arvioivalle toimistolle tämä ero näkyy yleensä muutamissa erityisissä kohdissa:

• Ei vähimmäismäärää käyttäjäpaikoille, joten kasvu ei pakota neuvottelemaan koko alustaa uudelleen
• Yksi järjestelmä kontekstin tallentamiseen jokaisessa toimistossa ja työpisteessä, joten yhdellä alueella käsiteltävä toimeksianto voi hyödyntää toisella alueella kirjatun ehdokaskeskustelun tietoja
• Siirtyminen hoidetaan hallinnoituna palveluna, johon kuuluu oma migraatiotiimi ja automaattiset tietojen laatutarkistukset. Tämä palvelee toimistoja, jotka siirtyvät vanhasta ATS- tai CRM-järjestelmästä suurella tietomäärällä
• Useita aktiivisia yli 50 käyttäjäpaikan käyttöönottoja yhden työpisteen toimistojen rinnalla sen sijaan, että tuote olisi suunniteltu yhdelle segmentille ja venytetty sopimaan toiseen

Ylläpito-ongelma ei katoa yrityskoon kasvaessa. Sen tilalle tulee suurempi määrä rekrytoijia, jotka synnyttävät saman aukon, ja tämä kertautuu useammalla työpisteellä ja useammassa toimistossa. Juuri tätä mittakaavaa Atlas on rakennettu käsittelemään – kyse ei ole jälkikäteen pieneen toimistotuotteeseen lisätystä ominaisuudesta.

Miksi tämä päihittää vanhaan CRM-järjestelmään liitetyn yleiskäyttöisen tekoälytyökalun

Yhä useammat rekrytoinnin CRM-järjestelmät ovat lisänneet viime vuoden aikana yhden tai kaksi tekoälyominaisuutta: yhteenvedon muodostavan painikkeen tai olemassa olevan tietokannan päälle rakennetun chatbotin. Se on eri asia kuin tässä artikkelissa kuvattu ratkaisu, ja erolla on merkitystä alustoja vertailtaessa.

Yleiskäyttöinen tekoälykerros on edelleen riippuvainen samasta taustalla olevasta tietokannasta, joka perustuu jäsenneltyihin kenttiin ja manuaaliseen tietojen syöttämiseen. Se voi muodostaa yhteenvedon jo olemassa olevista tiedoista, mutta se ei pysty hakemaan kontekstia, jota ei alun perin koskaan tallennettu. Atlas on rakennettu päinvastaisella tavalla: automaattinen tiedonkeruu on perusta, ei ominaisuus, joka on lisätty generatiivisen tekoälyn olemassaoloa edeltävään järjestelmään. Tämä on käytännön ero sellaisen CRM-järjestelmän ja alustan välillä, johon tekoäly on lisätty, sekä alusta alkaen tekoälyä varten rakennetun alustan välillä.

Mistä aloittaa

Jos hallinnollinen työ on rehellinen vastaus siihen, mikä estää työpistettäsi laskuttamasta enemmän, ratkaisu ei ole uusi muistutusjärjestelmä tai uusi tarkistettava koontinäyttö. Ratkaisu on tietokanta, joka tallentaa kontekstin heti sen syntyessä ja antaa rekrytoijalle seuraavan oikean toimenpiteen sen sijaan, että se lisäisi uuden muistettavan tehtävän.

Juuri tämän ongelman Atlas on rakennettu ratkaisemaan. Se on suunniteltu erityisesti toimistojen rekrytoijille ja suorahakualan ammattilaisille, eikä sitä ole mukautettu yleiskäyttöisestä tekoälytyökalusta tai vanhasta ATS-järjestelmästä, jonka päälle on lisätty chatbot.

Haluatko nähdä, miten kontekstin ymmärtämiseen rakennettu CRMx Atlas toimii omalla työpisteelläsi? Varaa esittely osoitteessa recruitwithatlas.com