Intuit Enterprise Suiten käyttäminen yhtiöiden väliseen automaatioon
Intuit Enterprise Suite on Intuitin alusta useita yhtiöitä ylläpitäville yrityksille, ja yhtiöiden välinen työ on kiistatta vahvin syy, jonka vuoksi usean yhtiön taloustiimit ottavat sen käyttöön. Kun yksi yrityksistäsi laskuttaa toista, rahoittaa sitä tai jakaa kustannuksia sen kanssa, jokaisella tapahtumalla on kaksi osapuolta, joiden on täsmättävä — ja konsolidoinnissa nämä sisäiset rahavirrat on eliminoitava, jotta konsernin tilinpäätökset eivät laske sen omia rahoja kahdesti. Intuit Enterprise Suite käsittelee yhtiöiden väliset tapahtumat automaattisilla eliminoinneilla yhdestä paikasta ja muuttaa työnkulun, joka perinteisesti vie suurimman osan usean yhtiön tilinpäätösprosessista, toiminnoksi, jonka alusta hoitaa rakenteellisesti.
Mitä yhtiöiden välinen työ yleensä sisältää
Jokainen yhtiöiden välinen tapahtuma kirjataan kahdesti: yhtiö A laskuttaa yhtiötä B, joten A kirjaa saamisen ja B:n on kirjattava vastaava velka samana summana samalla kaudella. Kun tämä tehdään manuaalisesti erillisissä kirjanpitotiedostoissa, seurauksena on päällekkäinen tietojen syöttö, kuukauden lopun täsmäytykset, kun osapuolet eivät täsmää, sekä jokaisessa konsolidoinnissa uudelleen rakennettava eliminointikirjausten taulukko. Virhetilanteet ovat ennakoitavissa — toinen osapuoli kirjataan myöhässä, summa kirjoitetaan väärässä järjestyksessä tai eliminointi ei kata jotakin rahavirtaa — ja jokainen niistä viivästyttää tilinpäätösprosessia tai vääristää huomaamatta konsolidoituja lukuja. Myös määrä kasvaa huonosti: jaettu palkanmaksu, hallinnointipalkkiot ja sisäinen rahoitus lisääntyvät jokaisen uuden yhtiön myötä.
Want to learn more about Intuit Enterprise Suite?
Edellytykset ja käyttöönoton vaatimukset
- Intuit Enterprise Suite -tilaus, johon kaikki osallistuvat yhtiöt on yhdistetty
- Perusrakenne on valmis — yhtiöiden välinen automaatio edellyttää, että yhteinen tilikartta, kohdistussäännöt ja eliminointiasetukset on määritetty
- Taloustehtäviin ja konsolidoituihin raportteihin tarvittavat talousroolin käyttöoikeudet
- Luettelo toistuvista yhtiöiden välisistä rahavirroistasi: hallinnointipalkkiot, jaettu palkanmaksu, vuokra, kohdistukset ja sisäinen rahoitus
- Dokumentoidut siirtoehdot yhtiöiden välillä — ohjelmisto automatisoi käytännön toteutuksen, ei toimintaperiaatteita
Miten Intuit Enterprise Suite tukee yhtiöiden välistä automaatiota
Alustan lähestymistapa koostuu kolmesta tasosta.
Tapahtumataso: yhtiöiden väliset tapahtumat luodaan yhdellä näytöllä kaikkien yritystesi välillä — kun yksi yhtiö laskuttaa toista, vastaava saaminen ja velka syntyvät rakenteellisesti eivätkä toisen henkilön tietojen syöttämisen seurauksena, ja yhtiöiden väliset päiväkirjamerkinnät kattavat laskuihin perustumattomat rahavirrat.
Kohdistustaso: jaetut kustannukset jakautuvat yhtiöiden kesken ilman manuaalista päiväkirjatyötä — toimittajakulut, mukaan lukien hyvitykset, kohdistetaan yritysten kesken, kohdistukset toimivat omaisuus-, velka-, kulu- ja tuottotilien kanssa, ja asiakas-, toimittaja-, työntekijä-, luokka-, sijainti- tai ulottuvuussuodattimet määrittävät jaon. Kokonaiset tilisaldot voidaan kohdistaa yhdellä toimenpiteellä tilinpäätösprosessin aikana, ja viitenumerot, päivämäärät sekä suodattimet säilyvät tarkastusketjua varten.
Konsolidointitaso: eliminoinnit suoritetaan automaattisesti määrittämiesi asetusten perusteella; konsolidoidut tase-, tulos-, kassavirta- ja AP/AR-raportit tuotetaan laajennetuilla tiedoilla; ja yhtiöitä voidaan verrata rinnakkain, jolloin eliminoinnit ja yhtiöiden välinen toiminta näkyvät selkeästi. Intuit kuvaa myös tekoälyn avustavan yhtiöiden välisten tapahtumien luokittelussa ja monitasoisissa yhtiöhierarkioissa — tämä kannattaa varmistaa oman käyttöönottoasetuksesi perusteella.
Näin automatisoit yhtiöiden väliset työnkulut Intuit Enterprise Suitessa
- Viimeistele ensin perusta. Varmista, että yhteinen tilikartta, kohdistussäännöt ja eliminointiasetukset on määritetty kattavasti jokaiselle osallistuvalla yhtiölle. Yhtiöiden väliset ominaisuudet perustuvat tähän määritykseen — tässä oikaiseminen poistaa käytöstä juuri sen automaation, jota tulit käyttämään.
- Luetteloi toistuvat rahavirtasi. Listaa jokainen säännöllinen yhtiöiden välinen suhde — kuka veloittaa ketä, mistä ja millä perusteella — ja päätä, miten kukin niistä kohdistetaan tileille ja ulottuvuuksille.
- Kirjaa yhtiöiden väliset tapahtumat yhdestä paikasta. Syötä yhtiöiden väliset laskut ja päiväkirjamerkinnät yhtiöiden välisen työnkulun kautta, jotta molemmat osapuolet kirjataan samanaikaisesti ja täsmäävät rakenteellisesti sen sijaan, että kumpikin osapuoli syötettäisiin erikseen jokaiseen yhtiöön.
- Määritä jaettujen kustannusten kohdistukset. Määritä, miten jaetut kulut — molempien yhtiöiden käyttämä toimisto ja konsernia palveleva palkanmaksu — jakautuvat yritysten kesken. Käytä suodattimia (luokka, sijainti, ulottuvuus) jaon määrittämiseen. Käytä tilitason kohdistuksia tilinpäätösprosessin aikana saldoihin, jotka eivät tarvitse tapahtumatason tietoja.
- Suorita yhdistäminen ja tarkista eliminoinnit. Luo yhdistetyt raportit ja tarkista eliminoinnit vaiheen 2 luetteloasi vasten. Jokaisen luettelossa olevan virran pitäisi näkyä eliminoituna; kaikki täsmäämättömät erät ovat varausaukkoja, jotka on korjattava nyt.
- Käytä rinnakkaista entiteettinäkymää täsmäytykseen. Vertaile entiteettejä konserniyhtiöiden välisen näkyvyyden avulla varmistaaksesi, että suhteen molemmat osapuolet täsmäävät — kymmenen minuutin tarkistus korvaa aiemman koko iltapäivän kestäneen täsmäytyksen.
- Määritä käyttöoikeudet ja lukitse työnkulku. Anna konserniyhtiöiden väliset tehtävät ja yhdistetyt raportit nimetyille taloushallinnon rooleille, jotta nyt toimivaa prosessia ei ohiteta huomaamatta hyväntahtoisella manuaalisella kirjauksella ensi vuosineljänneksellä.
Miltä onnistuminen näyttää
Sulkemisprosessi kertoo sen: päiviä vienyt konserniyhtiöiden välinen työ tiivistyy tarkistukseksi, yhdistetyt raportit luodaan ilman eliminointikirjauksia sisältävää erillistä työkirjaa, ja jokaisen sisäisen virran molemmat osapuolet täsmäävät, koska niitä ei koskaan kirjattu kahdesti. Myös tarkastuksen tukeminen paranee vastaavasti — kohdistuksissa on viittaukset, eliminoinnit voidaan jäljittää asetuksiin muistikuviin tukeutumisen sijaan, ja yhdistettyjen raporttien luvut voidaan tarvittaessa porautua konserniyhtiöiden välisiin tietoihin.
Yleiset virheet ja ammattilaisten vinkit
Vältettävät virheet:
- Automatisointi puutteellisen perustan päälle. Puoliksi määritetyt eliminointiasetukset tuottavat yhdistämisiä, joihin ei voi luottaa — ne ovat manuaalista työtä huonompia, koska näyttävät valmiilta.
- Sivukanavien kirjausten jättäminen käyttöön. Jos yksi kirjanpitäjä kirjaa edelleen konserniyhtiöiden väliset virrat manuaalisesti yhden entiteetin sisällä, olet palauttanut täsmäytysongelman automatisoituun järjestelmään.
- Kohdistusten käsitteleminen määritä kerran ja unohda -toimintona. Kohdistusperusteet muuttuvat — henkilöstömäärä vaihtelee ja tilankäyttö muuttuu. Tarkista jaot neljännesvuosittain todellista tilannetta vasten.
Ammattilaisten vinkit:
- Pidä vaiheen 2 konserniyhtiöiden välinen luettelo jatkuvasti päivitettävänä sulkemisen tarkistuslistana; se toimii joka kuukausi täydellisyystarkistuksena.
- Kirjaa konserniyhtiöiden välinen toiminta säännöllisen kuukausirytmin mukaisesti ad hoc -kirjausten sijaan — ajoituserot ovat yleisin täsmäytyksen epäonnistumisen syy.
- Ota tarkastajat mukaan eliminointiasetusten määrittämiseen jo varhaisessa vaiheessa; suunnittelun hyväksyntä muuttaa vuodenvaihteen tarkistukseksi, jossa käydään läpi heidän jo hyväksymänsä mekanismit.
Usein kysytyt kysymykset konserniyhtiöiden välisen automaation käytöstä Intuit Enterprise Suitessa
Miksi konserniyhtiöiden välinen työ on yleensä monientiteettisen sulkemisprosessin manuaalisin osa?
Jokainen sisäinen virta edellyttää toisiaan vastaavia kirjauksia kahdessa kirjanpidossa sekä eliminointikirjausta yhdistämisen yhteydessä — jokainen tapahtuma tarjoaa kolme mahdollisuutta ajoituksen ja tietojen syöttämisen eroille. Automaatio poistaa ristiriidan luomalla molemmat puolet yhdessä.
Mitä oikeastaan tapahtuu, kun yksi entiteeteistämme laskuttaa toista?
Kun tapahtuma kirjataan konserniyhtiöiden välisen työnkulun kautta, se sisältää molemmat puolet — saamiset laskuttavassa entiteetissä ja velat vastaanottavassa entiteetissä — ja virta näkyy eliminointeja varten yhdistämisen yhteydessä.
Voimmeko kohdistaa yhden yhteisen kulun useille entiteeteille?
Kyllä — toimittajien kulut ja hyvitykset voidaan kohdistaa entiteettien kesken, ja kohdistukset tukevat omaisuus-, velka-, kulu- ja tuottotilejä. Luokan, sijainnin, ulottuvuuden ja muiden tietojen suodattimet hallitsevat jakoa. Kokonaiset tilisaldot voidaan kohdistaa yhdellä vaiheella sulkemisen aikana.
Suoritetaanko eliminoinnit todella automaattisesti?
Eliminoinnit suoritetaan yhteiseen rakenteeseen määrittämiesi eliminointiasetusten perusteella — toiminta on automaattista, mutta suunnittelu harkittua. Tarkistusvaiheessa varmistetaan täydellisyys tunnettujen konserniyhtiöiden välisten virtojen perusteella, eikä kirjauksia rakenneta uudelleen.
Miten tämä muuttaa tarkastukseen valmistautumista?
Kohdistuksissa säilyvät viitenumerot, päivämäärät ja suodattimet, eliminoinnit voidaan jäljittää dokumentoituihin asetuksiin, ja yhdistetyistä raporteista voi porautua konserniyhtiöiden välisiin tietoihin — näin tarkastusketju syntyy työnkulun sivutuotteena eikä sitä tarvitse rakentaa uudelleen vuoden lopussa.
Lisätietoja Intuit Enterprise Suitesta
Yhtiöiden välinen automaatio on Intuit Enterprise Suiten yhdistetyn moniyhtiörakenteen selkein ilmentymä – ja se sopii luontevasti yhteen samalla perustalla toimivien konsolidoidun raportoinnin, ulottuvuusnäkymien ja tekoälyagenttien kanssa. Jos tilinpäätösprosessisi keskiössä on edelleen yhtiöiden välinen laskentataulukko, katso, miten moniyhtiöinen työnkulku korvaa sen keskustelemalla tiimin kanssa osoitteessa Intuit Enterprise Suiten avulla pääset alkuun.
