Kuukausi on ohi, mutta kuinka varma olet siitä, että kirjanpitosi on ajan tasalla? On helppo siirtyä seuraavaan kuukauteen tarkistamatta kirjanpitoa ja huomata vasta myöhemmin puuttuvia tapahtumia tai raportointivirheitä.
Kuukauden päätös on yksinkertainen rutiini, jonka avulla huomaat nämä ongelmat ajoissa. Sen sijaan, että kävisit vuoden lopussa läpi kuukausien kirjanpitoa, tarkistat kuukauden tapahtumat niiden ollessa vielä tuoreessa muistissa, jotta voit päättää kuukauden luottavaisin mielin.
QuickBooks Online helpottaa kuukauden päättämistä. Tässä oppaassa näytämme, miten voit luoda yksinkertaisen kuukauden päätösrutiinin sen avulla.
Miten QuickBooks Online helpottaa kuukauden päättämistä
Intuit QuickBooks Online vähentää kirjanpidon kuukausittaiseen päättämiseen liittyvää työtä automatisoimalla rutiinitehtäviä ja tuomalla esiin huomiota vaativat ongelmat.
Se tukee kuukauden päätöstä seuraavasti:
- Kirjanpidon pitäminen järjestyksessä koko kuukauden ajan. Kirjanpidon tekoäly luokittelee tapahtumat niiden saapuessa, ja yhdistetyt palkka- ja Bill Pay -tapahtumat kirjataan automaattisesti.
- Tilien täsmäytyksen helpottaminen. Tekoälyä hyödyntävä täsmäytys vertaa kirjanpitoa pankki- ja luottokorttiotteisiin, korostaa poikkeamat ja selittää, miten ne ratkaistaan.
- Mahdollisten ongelmien merkitseminen. Poikkeamien tunnistus tarkistaa tuloslaskelman ja taseen päällekkäisten tapahtumien, väärin luokiteltujen kulujen, poikkeavien saldojen ja muiden raportteihin vaikuttavien ongelmien varalta.
- Päättyneiden kausien suojaaminen. Kirjanpidon sulkemisen avulla voit lukita kuukauden varoituksella tai salasanalla, mikä auttaa estämään tahattomat muutokset tarkistuksen jälkeen.
Sen sijaan, että kuukauden päättämisestä tulisi suuri siivousprojekti, QuickBooks Online auttaa tekemään siitä yksinkertaisen rutiinin, joka pitää kirjanpidon ajan tasalla koko vuoden.
Ennen kuin aloitat kuukauden päätöksen
Varmista ennen aloittamista, että QuickBooks Online -tilisi on valmis kuukauden päättämistä varten.
Yhdistä pankki- ja luottokorttitilisi, jotta tapahtumat pysyvät ajan tasalla (tekoälyä hyödyntävä täsmäytys edellyttää Plus- tai Advanced-tilausta, kun taas manuaalinen täsmäytys on käytettävissä kaikissa tilauksissa).
Tarvitset myös kuukausittaiset tiliotteet jokaisesta täsmäytettävästä tilistä sekä järjestelmänvalvojan käyttöoikeudet, jos aiot määrittää sulkemispäivän ja salasanan tarkistuksen jälkeen.
Varaa lopuksi aikaa kunkin kuukauden ensimmäisellä viikolla lisäämällä toistuva kalenterimuistutus, sillä johdonmukaisuus tekee kuukauden päätösrutiinista tehokkaan.
Kun kaikki on valmista, voit päättää kuukauden QuickBooks Onlinen avulla seuraavasti.
Kuukauden päättäminen QuickBooks Onlinessa
Suorita Intuit QuickBooks Online QuickBooks Onlinen kuukauden päätös noudattamalla alla olevia ohjeita. Käy jokainen vaihe läpi ennen kuukauden päättämistä.
Vaihe 1. Tyhjennä tapahtumajono
Tarkista kaikki pankkisyötteeseen jääneet tapahtumat ja kirjaa tai korjaa kaikki käsittelemättömät tapahtumat.
Aloita tekoälyn Valmis kirjattavaksi -erästä ja tarkista sitten tapahtumat, jotka edellyttävät toimiasi, jotta kuukauden tapahtumat ovat täydelliset ennen kuukauden päätöksen aloittamista.
[KUVAKAAPPAUS: vaihe 1 — pankkisyötteen tarkistusjonon tyhjentäminen]
Vaihe 2. Lisää puuttuvat tapahtumat
Pankkisyötteet eivät sisällä kaikkia tapahtumia.
Lisää kaikki kirjaamatta jääneet avoimet laskut, ostolaskut, käteistapahtumat ja muut kuukauden lopun kirjaukset, jotta kirjanpito kuvastaa kaikkea kuukauden aikana tapahtunutta.
Vaihe 3. Täsmäytä kaikki tilit
Vertaa jokaista pankki- ja luottokorttitiliä sen tiliotteeseen varmistaaksesi, että kirjanpito vastaa rahoituslaitosten tietoja. Plus- ja Advanced-tilauksilla voit käyttää tekoälyä hyödyntävää täsmäytystä poikkeamien tarkistamiseen ja ratkaisemiseen ennen etenemistä.
[KUVAKAAPPAUS: vaihe 3 — täsmäytysnäyttö, jossa on tekoälyn selittämä poikkeama]
Vaihe 4. Tarkista tekoälyn merkitsemät ongelmat
Tarkista, mitä kirjanpidon tekoäly merkitsee tuloslaskelmassa ja taseessa, kuten päällekkäisiä tapahtumia, väärin luokiteltuja kuluja, poikkeavia saldoja tai ikääntymiseen liittyviä ongelmia. Ratkaise jokainen havainto kuukauden ollessa vielä tuoreessa muistissa sen sijaan, että siirtäisit ongelmat seuraavalle kaudelle.
[KUVAKAAPPAUS: vaihe 4 — poikkeamien tunnistuksen havainnot tuloslaskelmassa]
Vaihe 5. Tarkista talousraporttisi
Avaa tuloslaskelma, tase ja kassavirtalaskelma.
Tilien täsmäytys vahvistaa, että tietosi ovat oikein. Näiden raporttien tarkistaminen vahvistaa, että luvut ovat järkeviä.
Etsi jotain odottamatonta sen sijaan, että yrittäisit tarkastaa jokaisen tapahtuman.
Vaihe 6. Selvitä odottamattomat tulokset
Jos jokin luku ei vastaa odotuksiasi, perehdy sen taustalla oleviin tapahtumiin selvittääksesi miksi.
Monet yllätykset johtuvat luokitteluvirheistä tai ajoituseroista, kun taas satunnainen todellinen ongelma on juuri se, jonka kuukauden lopun tilinpäätösprosessi on suunniteltu paljastamaan.
Vaihe 7. Lukitse kirjanpito
Siirry kohtaan Asetukset → Lisäasetukset → Kirjanpito ja aseta sulkemispäiväksi kuukauden viimeinen päivä. Valitse, edellyttääkö suljettujen kausien muutosten tekeminen varoitusta vai salasanaa.
Useimmille yrityksille salasanan vaatiminen tarjoaa paremman suojan tahattomilta muutoksilta kuukauden tarkistamisen jälkeen.
[NÄYTTÖKUVA: vaihe 7 — kirjanpidon sulkemisasetus, jossa näkyvät sulkemispäivä ja salasana]
Vaihe 8. Kirjaa kysymykset kirjanpitäjällesi
Pidä jatkuvasti päivittyvää luetteloa kysymyksistä, epätavallisista tapahtumista tai harkintaa vaativista ratkaisuista, joita nousi esiin sulkemisen aikana. Näiden asioiden käsitteleminen yhdessä on paljon helpompaa kuin niiden palauttaminen mieleen tilikauden lopun siivouksen aikana.
Miltä hyvä kuukauden lopun tilinpäätösprosessi näyttää QuickBooks Onlinessa
Kuukauden lopun tilinpäätösprosessin päätteeksi sinun pitäisi voida merkitä seuraavat kohdat suoritetuiksi:
- Kaikki pankki- ja luottokorttitilit on täsmäytetty kuukausittaisiin tiliotteisiin.
- Avoimet tapahtumat on luokiteltu tai kirjattu, joten tapahtumajonossa odottaa vain vähän tapahtumia tai ei yhtään tapahtumaa.
- Taloushallinnon tekoälyn havainnot on tarkistettu ja kaikki tärkeät ongelmat on ratkaistu tai selvitetty.
- Tuloslaskelma, tase ja kassavirtalaskelma kuvaavat tarkasti yrityksesi toimintaa kuukauden aikana.
- Valmis kausi on lukittu sulkemispäivällä, mikä auttaa estämään tahattomat muutokset.
- Kaikki jäljellä olevat kysymykset tai epätavalliset tapahtumat on dokumentoitu kirjanpitäjääsi varten sen sijaan, että ne jätettäisiin tilikauden loppuun.
Kun toistat tämän prosessin joka kuukausi, kirjanpidon sulkemisesta QuickBooks Onlinessa tulee nopeampaa, johdonmukaisempaa ja helpommin hallittavaa.
Sen sijaan että käyttäisit päiviä useiden kirjanpitokuukausien siivoamiseen, tarkistat edellisen kuukauden tiedot niiden ollessa vielä tuoreessa muistissa ja pidät taloustietosi ajan tasalla koko vuoden ajan.
Vinkit ja yleiset vältettävät virheet
Johdonmukaisestakin kuukauden lopun rutiinista huolimatta muutamat pienet toimintatavat voivat tehdä sulkemisesta ajan mittaan tarkempaa ja paljon helpommin hallittavaa.
Älä lukitse kirjanpitoa liian aikaisin
Sulkemispäivän asettaminen suojaa valmiita kausia, mutta vasta sen jälkeen, kun olet saanut raporttien tarkistamisen päätökseen ja ratkaissut kaikki avoimet ongelmat.
Jos lukitset kuukauden liian aikaisin, virheiden korjaaminen vaikeutuu ja saatat joutua avaamaan suljetun kauden uudelleen.
Vertaa tämän kuukauden raportteja viime kuukauden raportteihin
Tuloslaskelman ja taseen tarkistaminen kuukausi kuukaudelta helpottaa epätavallisten muutosten havaitsemista.
Suuret vaihtelut tuloissa, kuluissa tai tilien saldoissa erottuvat usein, kun vertaat raportteja sen sijaan, että tarkastelisit jokaista kuukautta erikseen.
Tyhjennä tapahtumajono joka viikko
Jos odotat kuukauden loppuun kaikkien tapahtumien luokittelua, lyhyt tarkistus voi muuttua pitkäksi siivousurakaksi. Kun käytät muutaman minuutin viikossa tapahtumajonon pitämiseen ajan tasalla, varsinainen kuukauden lopun tilinpäätösprosessi sujuu paljon nopeammin.
Käytä toistuvia tapahtumia ennakoitaviin kuluihin
Jos yritykselläsi on säännöllisiä laskuja, tilauksia, lainanmaksuja tai vuokramenoja, määritä ne toistuviksi tapahtumiksi QuickBooks Onlinessa.
Tämä vähentää manuaalista tietojen syöttämistä ja auttaa varmistamaan, etteivät tavanomaiset kulut jää huomaamatta kuukauden lopun tarkistuksen aikana.
Säilytä tositteet yhdessä paikassa
Tallenna kuitit, laskut ja tiliotteet järjestelmälliseen paikkaan koko kuukauden ajan sen sijaan, että etsisit niitä tilikauden päättämisen aikana.
Kun tositteet ovat helposti saatavilla, tapahtumien tarkistaminen ja kysymyksiin vastaaminen on paljon helpompaa, jos jokin ei vaikuta oikealta.
Yhteenveto
Voit myös lukea lisää Kirjanpidon tekoäly-ratkaisusta ja nähdä, kuinka tekoälypohjaiset ominaisuudet auttavat yksinkertaistamaan luokittelua, täsmäytystä ja talouden tarkistuksia koko kuukauden ajan.
Jos haluat löytää vielä lisää työkaluja ja resursseja, tutustu heidän Intuit QuickBooks Online-etusivuunsa ja selvitä, mitä kaikkea alusta tarjoaa.
Johdonmukaisen kuukauden lopun sulkemisrutiinin luominen on yksi parhaista tavoista pitää kirjanpito täsmällisenä ja yritys oikealla kurssilla. Toivotan sinulle kaikkea hyvää, kun otat tämän prosessin käyttöön ja teet siitä osan kuukausittaista työnkulkuasi.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka kauan kuukauden lopun sulkemisen pitäisi kestää pienyrityksessä?
Kun tilisi on yhdistetty ja tapahtumat ajan tasalla, useimmat pienyritykset voivat suorittaa kuukauden lopun sulkemisen yhdestä kolmeen tunnissa. Prosessi nopeutuu yleensä, kun siitä tulee osa rutiiniasi.
Mitä kirjanpidon lukitseminen tekee?
Kirjanpidon lukitseminen määrittää sulkemispäivän, mikä auttaa estämään muutokset valmiiksi saatuihin tilikausiin. Asetuksistasi riippuen käyttäjät saavat joko varoituksen tai heidän on annettava salasana ennen muutosten tekemistä.
Tarvitsenko kirjanpitäjää kuukauden lopun sulkemiseen?
Et tarvitse. Useimmat pienyritysten omistajat voivat suorittaa kuukauden lopun sulkemisen itse, kun taas kirjanpitäjä voi tarkistaa kirjanpitosi ja auttaa monimutkaisemmissa kirjanpitoratkaisuissa.
Mitä jos löydän virheen suljetulta kuukaudelta?
Voit edelleen korjata suljetun kauden tapahtumia, jos sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet tai salasana. Kun olet tehnyt korjauksen, tarkista talousraporttisi varmistaaksesi, että kaikki on edelleen oikein.
Mitkä QuickBooks Online -paketit tukevat tätä rutiinia?
Manuaalinen täsmäytys, talousraportit ja Kirjanpidon sulkeminen ovat käytettävissä kaikissa QuickBooks Online -paketeissa. Tekoälypohjainen täsmäytys ja muut kirjanpidon tekoälyominaisuudet ovat käytettävissä Plus- ja Advanced-paketeissa.
