Tapahtumia tulee jatkuvasti lisää, mutta kirjanpidon pitäminen järjestyksessä tarkoittaa edelleen luokkien tarkistamista, kysymysten ratkaisemista ja sen varmistamista, että kaikki kirjataan oikein.
QuickBooksin kirjanpidon tekoäly on suunniteltu yksinkertaistamaan tätä työnkulkua valmistelemalla rutiininomaisen kirjanpidon tarkistettavaksesi.
Tässä oppaassa käydään läpi, miten se toimii, mitkä ovat sen tärkeimmät ominaisuudet, miten sitä käytetään ja mitkä yritykset hyötyvät siitä eniten.
Mikä on QuickBooks Onlinen kirjanpidon tekoäly?
QuickBooks Onlinen kirjanpidon tekoäly on tekoälypohjainen kirjanpitoavustaja, joka auttaa pitämään kirjanpidon ajan tasalla vähäisemmällä manuaalisella työllä.
Se valmistelee rutiininomaiset tapahtumat tarkistettaviksi, pyytää tarvittaessa täsmennyksiä ja jättää kirjanpitoa koskevat päätökset sinulle tai kirjanpitäjällesi.
Tuloksena on, että käytät vähemmän aikaa tapahtumien syöttämiseen ja enemmän aikaa jo valmistellun työn tarkistamiseen.
Miten QuickBooks Onlinen kirjanpidon tekoäly toimii
Kun yhdistät yrityksesi pankki- ja luottokorttitilit, kirjanpidon tekoäly tarkistaa jokaisen saapuvan tapahtuman ja valmistelee sen ennen kuin edes näet sen.
Kirjanpitohistoriasi perusteella se ennustaa todennäköisimmän luokan, asiakkaan tai toimittajan ja järjestää työn sen mukaan, kuinka varma se on ennusteestaan.
Seuraavaksi tapahtuu seuraavaa:
- Rutiininomaiset tapahtumat valmistellaan nopeaa tarkistusta ja kirjaamista varten.
- Epäselvät tapahtumat merkitään ja niistä pyydetään lisätietoja sen sijaan, että ne luokiteltaisiin automaattisesti.
- Liittyvät tapahtumat, kuten palkanmaksut ja laskujen maksut, yhdistetään manuaalisen kirjanpitotyön vähentämiseksi.
- Poikkeava toiminta ja mahdolliset kirjanpito-ongelmat tuodaan esiin tarkistettaviksi.
Tuloksena on yksinkertaisempi työnkulku.
Käytät vähemmän aikaa tapahtumien manuaaliseen syöttämiseen ja luokitteluun, kun tarkistat jo valmistellun työn ja puutut vain niihin kohtiin, joissa panostasi tarvitaan.
QuickBooksin kirjanpidon tekoälyn keskeiset ominaisuudet
Intuit QuickBooks Online QuickBooksin kirjanpidon tekoäly sisältää useita ominaisuuksia, jotka tekevät päivittäisestä kirjanpidosta nopeampaa ja helpompaa. Tässä on kolme tutustumisen arvoista ominaisuutta.
Valmiit kirjattavat erät
Yksi eniten aikaa säästävistä ominaisuuksista on Valmis kirjattavaksi, joka kokoaa yhteen tapahtumat, joista tekoäly on erittäin varma.
Sen sijaan, että tarkistaisit jokaisen tapahtuman erikseen, voit tarkistaa nopeasti koko erän, tehdä tarvittavat muokkaukset ja kirjata kaiken vain muutamalla napsautuksella.
Tämä muuttaa kirjanpidon manuaalisesta tietojen syöttämisestä paljon nopeammaksi tarkistusprosessiksi.
Lisätietojen pyytäminen tarvittaessa
Epäselvän tapahtuman luokittelun arvaamisen sijaan kirjanpidon tekoäly pyytää täsmennystä.
Se luo pyynnön, johon sinä, kirjanpitäjäsi tai toinen tiimin jäsen voi vastata, ja päivittää sitten tapahtuman, kun puuttuvat tiedot on annettu.
Tämä auttaa vähentämään kirjanpitovirheitä ja pitää kaikki osapuolet samassa työnkulussa.
Tekoälypohjainen pankkitilien täsmäytys
Kirjanpidon täsmäytys kuukausittain voi olla yksi aikaa vievimmistä kirjanpitotehtävistä.
Tuetuilla QuickBooks Online -paketeilla kirjanpidon tekoäly vertaa tiliotteitasi kirjanpitoosi, tunnistaa poikkeamat ja selittää, mihin on kiinnitettävä huomiota.
Kun mahdolliset ongelmat on jo tuotu esiin, voit keskittyä poikkeamien ratkaisemiseen sen sijaan, että etsisit niitä manuaalisesti jokaisesta tapahtumasta.
Näiden keskeisten ominaisuuksien lisäksi QuickBooksin kirjanpidon tekoäly sisältää myös useita työkaluja, jotka tehostavat päivittäistä kirjanpitoa.
RULE- ja AUTO-tunnisteet yksilöivät selkeästi automaattisesti kirjatut tapahtumat, joten näet paremmin, mitä tekoäly on käsitellyt. Se voi myös analysoida tuloslaskelmasi ja taseesi havaitakseen päällekkäiset tapahtumat, väärin luokitellut kulut ja muut kirjanpito-ongelmat ennen kuin niistä tulee suurempia ongelmia.
QuickBooksin kirjanpidon tekoälyn käyttäminen
Kun tilisi on yhdistetty, QuickBooks Accounting AI alkaa valmistella tapahtumia tarkistettaviksi. Näin käytät sen tärkeimpiä ominaisuuksia tapahtumien tarkistamiseen ja hyväksymiseen sekä kirjanpidon pitämiseen täsmällisenä.
Vaihe 1: Yhdistä pankki- ja luottokorttitilisi
Aloita yhdistämällä yrityksesi pankki- ja luottokorttitilit QuickBooks Onlineen.
Accounting AI käyttää saapuvia tapahtumia yhdessä kirjanpitohistoriasi kanssa ehdottaakseen luokkia, asiakkaita, toimittajia ja muita tapahtumatietoja ennen niiden valmistelemista tarkistettaviksi.
Vaihe 2: Tarkista kirjattaviksi valmiit tapahtumat
Avaa pankkitapahtumat ja tarkista Kirjattaviksi valmiit -ryhmä.
Nämä ovat tapahtumia, jotka Accounting AI katsoo riittävän luotettaviksi valmisteltaviksi tarkistusta varten. Tarkista ehdotetut tiedot, tee tarvittavat muutokset ja hyväksy ja kirjaa sitten erä.
Vaihe 3: Vastaa lisätietopyyntöihin
Jos Accounting AI tarvitsee lisää tietoa, tarkista sen merkitsemät tapahtumat ja anna pyydetyt tiedot. Jos joku muu, kuten kirjanpitäjäsi tai toinen tiimin jäsen, tietää vastauksen, voit jakaa pyynnön hänen kanssaan, jotta tapahtuma voidaan käsitellä loppuun.
Vaihe 4: Tarkista RULE- ja AUTO-tapahtumat
Tarkista RULE- tai AUTO-tunnisteilla merkityt tapahtumat tunnistaaksesi pankkisääntöjen, täsmäytettyjen palkkakirjausten, Bill Payn ja muiden tuettujen automaatioiden avulla käsitellyt tapahtumat. Näiden tapahtumien pistokokeet auttavat varmistamaan, että kaikki käsiteltiin odotetulla tavalla.
Vaihe 5: Täsmäytä tilisi
Jos käytät QuickBooks Online Plus- tai Advanced-versiota, hyödynnä tekoälyavusteista täsmäytystoimintoa kuukauden lopun päätösvaiheessa.
Se vertaa tiliotteitasi kirjanpitoosi, korostaa poikkeamat ja selittää, mihin sinun on kiinnitettävä huomiota ennen tiliesi täsmäyttämistä.
Vaihe 6: Tarkista raporttien havainnot
Lopuksi tarkista tekoälyn havainnot tuloslaskelmasta ja taseesta.
Etsi päällekkäisiä tapahtumia, väärin luokiteltuja kirjauksia, epätavallista tilitoimintaa ja muita kirjanpidon ongelmia ja ratkaise ne ennen kuin päätät kuukauden kirjanpidon.
Ketkä hyötyvät QuickBooks Accounting AI:n käytöstä?
Mitä enemmän aikaa käytät tapahtumien tarkistamiseen ja kirjanpidon ajan tasalla pitämiseen, sitä enemmän hyötyä QuickBooks Accounting AI:sta voi olla. Seuraaville käyttäjille se sopii parhaiten.
Omaa kirjanpitoaan hoitavat pienyritysten omistajat
Monet pienyritysten omistajat hoitavat kirjanpitonsa itse johtaessaan samalla muuta liiketoimintaa.
QuickBooks Accounting AI vähentää manuaalisen työn määrää valmistelemalla tapahtumia tarkistettaviksi, pyytämällä tarvittaessa täsmennyksiä ja auttamalla tunnistamaan kirjanpidon ongelmat ennen kuin niistä tulee suurempia ongelmia.
Näin omistajat voivat käyttää vähemmän aikaa rutiininomaiseen kirjanpitoon ja samalla säilyttää taloustietojensa hallinnan.
Freelancerit ja yksityisyrittäjät
Freelancereilla ja yksityisyrittäjillä ei usein ole varaa palkata omaa kirjanpitäjää, joten kirjanpidosta tulee yksi lisävastuu asiakkaiden palvelemisen rinnalle.
QuickBooks Accounting AI auttaa järjestämään saapuvat tapahtumat, ehdottaa luokkia aiemman toiminnan perusteella ja valmistelee rutiinityöt tarkistettaviksi. Näin täsmällisen kirjanpidon ylläpitäminen on helpompaa ilman, että työviikkoon tulee lisää työtunteja.
Kasvavat pienyritykset, joilla on paljon tapahtumia
Yrityksen kasvaessa myös tarkistettavien pankkitapahtumien, laskujen, kulujen ja palkkakirjausten määrä kasvaa.
QuickBooks Accounting AI auttaa kasvavia tiimejä pysymään mukana valmistelemalla rutiininomaiset kirjanpitotyöt, tukemalla kuukauden lopun täsmäytystä ja analysoimalla talousraportteja päällekkäisten tapahtumien, väärin luokiteltujen kulujen, jaksotettujen tulojen ja muiden kirjanpito-ongelmien varalta.
Tuloksena on kirjanpitoprosessi, joka mukautuu helpommin tapahtumamäärän kasvaessa.
QuickBooksin tekoälyavusteisen kirjanpidon rajoitukset ja haasteet
QuickBooksin tekoälyavusteinen kirjanpito voi vähentää manuaalista kirjanpitotyötä merkittävästi, mutta se on edelleen suunniteltu toimimaan rinnallasi eikä korvaamaan omaa harkintaasi. Tässä on muutama asia, jotka kannattaa pitää mielessä ennen kuin luotat sen ehdotuksiin.
Ominaisuuksien saatavuus riippuu tilauksestasi
QuickBooksin tekoälyavusteisen kirjanpidon ominaisuudet vaihtelevat tilauksen mukaan.
Vaikka tekoälyä hyödyntävät pankkitapahtumaominaisuudet ovat saatavilla kaikissa QuickBooks Online -tilauksissa, täysi tekoälyavusteinen kirjanpito sisältyy QuickBooks Online Essentials-, Plus- ja Advanced-tilauksiin.
Edistyneet ominaisuudet, kuten tekoälyavusteinen täsmäytys ja raporttien analysointi, edellyttävät QuickBooks Online Plus-, Advanced- tai Intuit Enterprise Suite -tilausta.
Se oppii kirjanpitohistoriastasi
Ehdotukset tarkentuvat ajan mittaan, kun se oppii kirjanpitotoiminnastasi ja vastauksistasi. Suositusten tarkistaminen ja korjaaminen auttaa parantamaan tulevia ehdotuksia.
Sinun kannattaa silti tarkistaa tekoälyn ehdotukset
Tekoäly valmistelee kirjanpidon tarkistettavaksi sen sijaan, että se tekisi kaikki kirjanpitopäätökset automaattisesti. Ehdotettujen luokkien, tapahtumien ja täsmäytysten tarkistaminen auttaa varmistamaan, että taloustietosi pysyvät oikein ennen muutosten hyväksymistä.
Kirjanpitopäätökset edellyttävät edelleen ihmisen harkintaa
Jotkin tapahtumat edellyttävät lisätietoja, ennen kuin ne voidaan luokitella oikein. Kun lisätietoja tarvitaan, tekoäly pyytää tarkennusta, mutta sinä tai kirjanpitäjäsi vastaatte edelleen lopullisten kirjanpitopäätösten tekemisestä.
Yhteenveto
Jos haluat oppia lisää, suosittelen tutustumaan heidän QuickBooksin tekoälyavusteisen kirjanpidon alustan esittelyyn nähdäksesi, miten se sopii QuickBooks Onlineen.
Kun käytät aikaa ehdotusten tarkistamiseen, vastaat lisätietopyyntöihin ja täsmäytät tilisi säännöllisesti, saat sen ominaisuuksista parhaan hyödyn ja pidät samalla kirjanpitosi ajan tasalla.
Usein kysyttyä QuickBooksin tekoälyavusteisesta kirjanpidosta
Tekeekö se virheitä?
Kyllä. Kuten minkä tahansa tekoälytyökalun kohdalla, sen ehdotukset eivät ole aina oikein, joten tapahtumat ja suositukset kannattaa tarkistaa ennen niiden hyväksymistä.
Voinko ohittaa sen ehdotukset?
Kyllä. Voit muokata ehdotettuja luokkia, asiakkaita, toimittajia ja muita tapahtumatietoja ennen niiden hyväksymistä, ja tekemäsi korjaukset auttavat parantamaan tulevia suosituksia.
Oppiiko se mieltymykseni?
Kyllä. Se oppii kirjanpitotoiminnastasi ja vastauksistasi, minkä ansiosta sen ehdotukset tarkentuvat ajan mittaan.
Mitä eroa on tekoälyavusteisella kirjanpidolla ja pankkisäännöillä?
Pankkisäännöt noudattavat ehtoja, jotka luot manuaalisesti, kun taas tekoälyavusteinen kirjanpito ehdottaa luokituksia kirjanpitomalliesi perusteella. Pankkisääntöjen käsittelemät tapahtumat merkitään RULE-tunnisteella.
Tarvitsenko edelleen kirjanpitäjää?
Kyllä. Tekoälyavusteinen kirjanpito auttaa automatisoimaan rutiininomaista kirjanpitotyötä, mutta kirjanpitopäätökset, verosuunnittelu ja taloudelliset neuvot edellyttävät edelleen omaa harkintaasi tai kirjanpitäjäsi asiantuntemusta.
