Työntekijätietojen ei pitäisi edellyttää sähköpostiketjujen, jaettujen kansioiden tai arkistokaappien läpikäymistä vain asiakirjan löytämiseksi tai jonkun tietojen päivittämiseksi.
QuickBooks Workforce auttaa kokoamaan kaiken yhteen pitämällä jokaisen työntekijän tiedot yhdessä paikassa ja tarjoamalla työntekijöille turvallisen itsepalvelukäytön.
Tässä oppaassa näytämme, miten työntekijätiedot järjestetään QuickBooks Workforcessa, jotta niitä on helpompi hallita nyt ja löytää silloin, kun niitä eniten tarvitset.
Miksi QuickBooks Workforcea kannattaa käyttää työntekijätietojen järjestämiseen
QuickBooks Workforce auttaa pitämään työntekijätiedot järjestyksessä kokoamalla kaiken yhteen paikkaan sen sijaan, että tiedot olisivat hajallaan sähköposteissa, paperitiedostoissa ja useissa järjestelmissä.
Jokaisella työntekijällä on yksi profiili, jossa henkilötietoja, palkanmaksutietoja ja työsuhdeasiakirjoja voidaan hallita yhdessä, ja työntekijöiden itsepalvelu vähentää palkkalaskelmia, W-2-lomakkeita ja muita palkanmaksutietoja koskevia rutiinipyyntöjä.
Kun tiedot on yhdistetty palkanmaksuun ja järjestelmänvalvojat hallitsevat käyttöoikeuksia, tietojen pitäminen ajan tasalla, suojattuina ja helposti saatavilla koko työsuhteen ajan on helpompaa.
Työntekijätietojen järjestäminen QuickBooks Workforcessa
Järjestä työntekijätiedot kattaviksi ja helposti hallittaviksi QuickBooks Workforce-profiileiksi seuraavien ohjeiden avulla.
Want to learn more about QuickBooks Workforce?
Vaihe 1. Tarkista, mitä sinulla on
Luettele, missä työntekijöiden tiedot tällä hetkellä sijaitsevat, kuten laatikoissa, postilaatikoissa ja laskentataulukoissa, ja selvitä sitten, mitä kunkin työntekijän profiilista puuttuu.
Tästä kartoituksesta tulee siirtotarkistuslista, kun siirrät tiedot QuickBooks Workforceen.
Vaihe 2. Täydennä jokainen työntekijäprofiili
Siirry kohtaan Palkanmaksu ja sitten kohtaan Työntekijät ja täytä jokaisen työntekijän henkilö-, työ- ja palkanmaksutiedot. Profiili toimii luotettavana keskitettynä tietolähteenä vain, kun se on täydellinen.
Vaihe 3. Liitä asiakirjat
Lisää allekirjoitetut työtarjoukset, käytäntöjen hyväksynnät ja muut työsuhdeasiakirjat kunkin työntekijän profiiliin.
Premium- ja Elite-sopimuksissa voit pyytää allekirjoituksia sähköisesti digitaalisen asiakirjatyönkulun avulla ja pitää valmiit asiakirjat järjestyksessä työntekijän tietojen yhteydessä.
Vaihe 4. Kutsu kaikki QuickBooks Workforceen
Lähetä QuickBooks Workforce -kutsut työntekijöille, jotka eivät ole vielä muodostaneet yhteyttä, ja pyydä heitä valitsemaan paperiton W-2-vaihtoehto käyttöönoton aikana. Jokainen itsepalvelua käyttävä työntekijä vähentää niiden henkilöiden määrää, jotka tarvitsevat sinulta tavallisia palkanmaksuasiakirjoja.
Vaihe 5. Määritä käyttöoikeudet harkiten
Tarkista jokaisen työntekijän QuickBooks Workforce -käyttöoikeudet, jotta he näkevät vain ne tiedot, jotka heidän kuuluukin nähdä.
Kun joku lähtee yrityksestä, poista hänen QuickBooks Workforce -käyttöoikeutensa käytöstä, mutta säilytä hänen työsuhdetietonsa ennallaan säilytysvaatimustesi mukaisesti.
Vaihe 6. Ohjaa päivitykset suoraan lähteeseen
Kannusta työntekijöitä päivittämään mahdollisuuksien mukaan henkilötietonsa QuickBooks Workforcessa, mukaan lukien osoitteenmuutokset ja muut henkilötiedot.
Suoraan lähteessä ylläpidetyt tiedot pysyvät todennäköisemmin ajan tasalla kuin sähköpostien tai manuaalisten pyyntöjen kautta välitetyt tiedot.
Vaihe 7. Tee kevyt neljännesvuosittainen tarkistus
Tarkista puutteelliset profiilit, käsittelemättömät asiakirjapyynnöt ja työntekijät, jotka eivät ole hyväksyneet QuickBooks Workforce -kutsuaan.
Kun käytät muutaman minuutin tietojen tarkistamiseen jokaisella vuosineljänneksellä, vuoden lopusta tulee paljon helpompi.
Mitä huomaat, kun olet järjestänyt työntekijätiedot QuickBooks Workforcessa
Huomaat eron siinä, että kansioiden etsimiseen tai työntekijöiden tavallisiin pyyntöihin vastaamiseen kuluvan ajan sijaan voit hallita kaikkea yhdessä paikassa.
Työntekijät voivat käyttää omia palkkalaskelmiaan ja W-2-lomakkeitaan Workforcen kautta, ja täydelliset profiilit pitävät palkanmaksutiedot ja työsuhdeasiakirjat järjestyksessä ja helposti löydettävissä.
Kun joku liittyy yritykseen tai lähtee siitä, noudatettavana on johdonmukainen prosessi viime hetken kiireen sijaan.
Vuodenvaihteeseen mennessä W-2-pyyntöjä tulee vain vähän, koska työntekijöillä on jo käyttöoikeus ja paperittomat asetukset on määritetty etukäteen.
Yleiset virheet ja ammattilaisvinkit
Näiden yksinkertaisten muistutusten avulla voit pitää työntekijätiedot järjestyksessä yrityksesi kasvaessa.
Älä säilytä samasta tiedosta useita versioita
Kun työntekijätiedot on siirretty QuickBooks Workforceen, lopeta samojen tietojen päivittäminen taulukkolaskentatiedostoissa, sähköposteissa tai paperitiedostoissa. Yhden kattavan työntekijäprofiilin säilyttäminen auttaa varmistamaan, että kaikki työskentelevät samojen tietojen pohjalta.
Hoida QuickBooks Workforce -kutsut viipymättä
Työntekijöiden on aktivoitava QuickBooks Workforce -tilinsä, ennen kuin he voivat käyttää itsepalveluominaisuuksia. Mitä nopeammin he hyväksyvät kutsunsa, sitä nopeammin he pääsevät tarkastelemaan palkkalaskelmia ja W-2-lomakkeita ilman yhteydenottoa palkanlaskentaan.
Poista QuickBooks Workforce -käyttöoikeus käytöstä työsuhteen päättämisen yhteydessä
Kun työntekijä lähtee, poista hänen QuickBooks Workforce -käyttöoikeutensa käytöstä, mutta säilytä hänen työsuhdetietonsa QuickBooksissa. Tämä suojaa työntekijän tietoja vaikuttamatta tietojen säilyttämiseen.
Pidä uusien työntekijöiden tiedot yhdenmukaisina
Käytä samaa perehdytysprosessia jokaisen uuden työntekijän kohdalla, jotta jokaisen työntekijän profiili sisältää alusta alkaen täydelliset ja yhdenmukaiset tiedot.
Tarkista työntekijätiedot säännöllisesti
Tarkista työntekijäprofiilit säännöllisesti, jotta voit tunnistaa puuttuvat tiedot, keskeneräiset asiakirjat tai odottavat Workforce-määritykset ennen kuin ne aiheuttavat ongelmia palkanlaskennan tai vuodenvaihteen raportoinnin aikana.
Yhteenveto
Jos haluat tutustua QuickBooks Workforceen tarkemmin, tutustu QuickBooks Workforceen ja näe alusta käytännössä itse.
Toivon, että tämä opas auttaa sinua luomaan järjestelmällisemmän ja luotettavamman tavan hallita työntekijätietoja QuickBooks Workforcen avulla. Tiimisi kasvaessa kaiken säilyttäminen yhdessä paikassa voi helpottaa palkanlaskennan, perehdytyksen ja vuodenvaihteen tehtävien hallintaa huomattavasti.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä työntekijät voivat nähdä ja tehdä itse?
Työntekijät voivat käyttää palkkalaskelmia, W-2-lomakkeita, ansiotietoja, vapaapäivien saldoja ja muita saatavilla olevia itsepalveluominaisuuksia sekä päivittää sallittuja henkilötietoja ja suorittaa heille määritettyjä tehtäviä.
Kuka hallitsee sitä, mitä näkyy?
Ylläpitäjät hallitsevat kunkin työntekijän QuickBooks Workforce -käyttöoikeutta, ja käytettävissä olevat ominaisuudet riippuvat tilauksestasi ja määrityksistäsi.
Mitä työntekijäprofiili sisältää?
Jokainen profiili sisältää henkilötiedot ja työhön liittyvät tiedot, palkanlaskennan tiedot, työsuhdeasiakirjat sekä QuickBooks Workforce -käyttöoikeusasetukset yhdessä paikassa.
Miten tämä auttaa vuodenvaihteessa ja tarkastuksessa?
Kun työntekijätiedot ja palkanlaskennan tiedot säilytetään yhdessä, ne on helpompi löytää vuodenvaihteen raportointia ja tietopyyntöjä varten.
Mitä tiedoille tapahtuu, kun joku lähtee?
Poista työntekijän QuickBooks Workforce -käyttöoikeus käytöstä hänen lähtiessään, mutta säilytä hänen työsuhdetietonsa QuickBooksissa tietojen säilytysvaatimustesi mukaisesti.
