QuickBooks Workforce -palkanlaskennan tekoäly: ominaisuuksien perusteellinen tarkastelu ja toiminta

Palkkapäivän piti olla nopea. Sen sijaan jälleen yksi tunti kuluu puuttuvien työaikakirjausten etsimiseen ja pienten virheiden korjaamiseen, ennen kuin palkat voidaan edes käsitellä. 

Juuri tähän ongelmaan QuickBooks Workforce -palkkahallinnon tekoäly on suunniteltu auttamaan. 

Tässä oppaassa käymme läpi, miten se toimii, miten se määritetään ja sopiiko se yrityksellesi.

Mikä on QuickBooks Workforce -palkkahallinnon tekoäly? 

Perusluonteeltaan QuickBooks Workforce -palkkahallinnon tekoäly on suunniteltu poistamaan toistuva työ palkanlaskennan valmistelusta. 

Sen sijaan, että käyttäisit jokaisen palkanmaksukauden aikana aikaa työntekijöiden työtuntien, ylityötuntien ja juomarahojen selvittämiseen, tekoäly hoitaa tämän puolestasi ottamalla yhteyttä tekstiviestillä tai QuickBooks Workforce -sovelluksen kautta ja keräämällä tarvitsemansa tiedot.

Kun vastauksia saapuu, se tarkistaa ilmoitetut tunnit, merkitsee kaiken epätavallisen tai puutteellisen ja ottaa jopa uudelleen yhteyttä työntekijöihin auttaakseen selvittämään poikkeamat ennen palkkojen käsittelyä.

Kun kaikki tiedot on kerätty ja tarkistettu, se valmistelee palkkaluonnoksen QuickBooks Onlinessa, jolloin näet selkeästi bruttopalkat ja palkkakulut ennen prosessin jatkamista.

On tärkeää tietää, että palkkahallinnon tekoäly ei korvaa sinua päätöksentekijänä. Sen tehtävänä on valmistella palkat, ei hyväksyä niitä. 

Tarkistat edelleen jokaisen palkanmaksun ennen sen viimeistelyä. Näin saat automaation tarjoaman ajansäästön ja säilytät samalla täyden hallinnan siitä, kenelle maksetaan ja kuinka paljon.

QuickBooks-palkkahallinnon tekoälyn keskeiset ominaisuudet

Nämä keskeiset ominaisuudet tekevät QuickBooks Workforce -palkkahallinnon tekoälystä hyödyllisen palkkahallinnon apuvälineen.

Se kerää palkkahallinnon tiedot automaattisesti

Sen sijaan, että selvittäisit työntekijöiden työtunnit, ylityötunnit ja juomarahat jokaisen palkanmaksukauden aikana, palkkahallinnon tekoäly kerää ne puolestasi tekstiviestillä tai QuickBooks Workforce -sovelluksen kautta. Tämä vähentää edestakaista viestintää ennen palkkojen maksupäivää.

Se merkitsee ongelmat ennen palkkojen käsittelyä

Kun palkkahallinnon tietoja saapuu, palkkahallinnon tekoäly tarkistaa puuttuvat tiedot ja epätavalliset merkinnät. Jos jokin vaikuttaa poikkeavalta, se ottaa yhteyttä ennen palkkaluonnoksen valmistelua, mikä auttaa havaitsemaan ongelmat aikaisemmin.

Se valmistelee tarkistettavaksi valmiin palkkaluonnoksen

Kerättyään ja tarkistettuaan palkkahallinnon tiedot palkkahallinnon tekoäly luo palkkaluonnoksen QuickBooks Onlinessa, ja siinä näkyvät arvioidut bruttopalkat ja palkkakulut. Tarkistat luonnoksen, teet tarvittaessa muutokset ja hyväksyt palkanmaksun.

Palkkahallinnon tekoäly luo myös keräysaikataulun aiemman palkkahistoriasi perusteella, antaa sinun valita, miten työntekijöihin otetaan yhteyttä, edellyttää työntekijän suostumusta ennen viestien lähettämistä ja mahdollistaa ilmoitettujen tuntien korjaamisen ennen palkanmaksukauden päättymistä.

QuickBooks-palkkahallinnon tekoälyn käyttäminen

Seuraavien ohjeiden avulla määrität QuickBooks Workforce -palkkahallinnon tekoälyn ja alat käyttää sitä palkanmaksuprosessissasi.

Vaihe 1: Varmista kelpoisuutesi

Sinulla on oltava vähintään yksi jo maksettu palkka QuickBooks Workforce Core-, Premium- tai Elite-versiossa, ja AutoPayroll-toiminnon on oltava poissa käytöstä. Palkkahallinnon tekoälyä ja AutoPayroll-toimintoa ei voi käyttää yhdessä.

Vaihe 2: Aloita määritys syötteestä

Siirry kohtaan Syöte, valitse Palkkahallinnon tekoäly, sitten Katso, miten se toimii ja Aloita. Palkkahallinnon tekoäly analysoi aiemmat palkanmaksusi ja ehdottaa mukautettua suunnitelmaa.

[KUVARUUTUKAAppaus: vaihe 2 — palkkahallinnon tekoälyn määrityksen aloituskohta syötteessä]

Vaihe 3: Mukauta suunnitelma

Tarkista mukaan otettujen työntekijöiden luettelo ja täydennä puuttuvat tiedot. 

Valitse sitten päivät, jolloin palkkahallinnon tekoäly voi ottaa yhteyttä työntekijöihin, esikatsele heidän vastaanottamansa viesti, valitse viestintäkanavaksi tekstiviesti tai QuickBooks Workforce -sovellus ja valitse, miten palkkahallinnon tekoäly viestii kanssasi ylläpitäjänä.

Vaihe 4: Kerää työntekijöiden suostumus

Palkanmaksun tekoäly ottaa yhteyttä jokaiseen työntekijään pyytääkseen suostumuksen ennen tietojen keräämisen aloittamista. Kun tiimisi tietää uuden keräysmenetelmän olevan tulossa, he tietävät paremmin, mitä odottaa.

Vaihe 5: Tarkista ja hyväksy jokainen palkanmaksukerta

Tämän jälkeen palkanmaksun tekoäly kerää palkkatiedot aikataulun mukaisesti, tarkistaa lähetetyt tiedot, selvittää poikkeamat ja valmistelee tarkistettavaksesi palkkaluonnoksen, joka sisältää bruttopalkan ja palkkakulujen kokonaissummat. 

Tehtäväsi jokaisen palkanmaksukauden aikana on tarkistaa luonnos ja hyväksyä palkanmaksu.

Mitä tapahtuu, kun alat käyttää QuickBooks Workforce Payroll AI:tä

Kun QuickBooks Workforce Payroll AI on otettu käyttöön, palkanmaksuprosessisi vaatii huomattavasti vähemmän manuaalista työtä. 

Otetaan esimerkiksi yhdeksänhenkinen maisemanhoitotiimi, jolle maksetaan palkka joka toinen viikko. 

Työntekijät saavat maanantaina tekstiviestillä pyynnön ilmoittaa työtuntinsa, ja palkanmaksun tekoäly kerää heidän vastauksensa automaattisesti. 

Kun yksi tiimin jäsen ilmoittaa tavallisten 45 tunnin sijaan 61 tuntia, palkanmaksun tekoäly merkitsee poikkeaman ja pyytää lisätietoja. Työntekijä vastaa, että kyseessä oli kirjoitusvirhe, ja tiedot korjataan ennen palkanmaksun valmistelua.

Torstaihin mennessä yrityksen omistaja saa palkkaluonnoksen, jonka bruttopalkkojen kokonaissummat on jo laskettu. 

Sen sijaan että omistaja käyttäisi iltansa tuntikirjausten perään kyselemiseen ja palkanmaksutietojen manuaaliseen syöttämiseen ennen määräaikaa, hän tarkistaa luonnoksen kahvikupin ääressä, hyväksyy sen puhelimestaan ja jatkaa muun päivän parissa. 

Palkanmaksu tapahtuu edelleen tavalliseen tapaan. Muuttuu ainoastaan sitä edeltävään manuaaliseen valmisteluun tarvittavan työn määrä.

Ketkä hyötyisivät QuickBooks Workforce Payroll AI:stä?

Etkö ole varma, sopiiko QuickBooks Workforce Payroll AI sinulle? Seuraavat yritykset ja tiimit hyötyvät todennäköisimmin sen käytöstä.

Omistaja, joka vastaa myös palkanmaksun hallinnosta

Jos hoidat palkanmaksua yrityksesi johtamisen ohella, QuickBooks Workforce Payroll AI voi auttaa vähentämään kuhunkin palkanmaksukertaan valmistautumiseen kuluvaa aikaa. 

Sen sijaan että hoitaisit jokaisen tietojen keräämiseen ja tarkistamiseen liittyvän tehtävän manuaalisesti, voit keskittyä palkanmaksun tarkistamiseen ja hyväksymiseen.

Tuntityöntekijöiden tiimin johtaja

Tuntipalkkaisia työntekijöitä palkkaavien yritysten on usein hallittava muuttuvia työvuoroja, ylityötä ja tuntikirjausten toimittamista jokaisella palkanmaksukaudella. 

QuickBooks Workforce Payroll AI auttaa yksinkertaistamaan palkanmaksun valmistelua keräämällä ja tarkistamalla palkkatiedot ennen niiden toimittamista tarkistettaviksi.

Kasvava yritys, jonka taulukkolaskenta ei enää pysy mukana

Manuaaliset palkanmaksuprosessit, jotka toimivat aiemmin hyvin, voivat muuttua vaikeasti hallittaviksi tiimin kasvaessa. 

Jos luotat edelleen taulukkolaskentaan, paperisiin tuntikirjauksiin tai tekstiviesteihin, QuickBooks Workforce Payroll AI tarjoaa jäsennellymmän työnkulun palkanmaksun valmisteluun.

QuickBooks Workforce Payroll AI voi hyödyttää myös yrityksiä, joiden kenttätyöntekijät tai alihankkijat ilmoittavat työtuntinsa etänä, sekä toimistopäälliköitä tai tiimin jäseniä, jotka ovat hiljattain ottaneet vastuulleen palkanmaksun.

QuickBooks Workforce Payroll AI:n rajoitukset ja haasteet

Vaikka QuickBooks Workforce Payroll AI voi vähentää palkanmaksun valmisteluun liittyvää manuaalista työtä, ennen sen käyttöönottoa on syytä ottaa huomioon muutama rajoitus.

Kelpoisuusvaatimukset ovat voimassa

QuickBooks Workforce Payroll AI edellyttää vähintään yhtä aiemmin QuickBooks Workforce Core-, Premium- tai Elite-palvelulla suoritettua palkanmaksua, eikä sitä voi käyttää yhdessä AutoPayrollin kanssa. 

Työntekijöiden osallistuminen on välttämätöntä

Työntekijöiden on annettava suostumuksensa ennen kuin QuickBooks Workforce Payroll AI voi aloittaa palkkatietojen keräämisen. Jos tiimin jäsenet eivät vastaa palkanmaksuun liittyviin pyyntöihin, sinun on edelleen otettava heihin yhteyttä manuaalisesti.

Palkanmaksun hyväksyminen on edelleen vastuullasi

QuickBooks Workforce Payroll AI valmistelee palkkaluonnoksen, mutta vastuullasi on edelleen tarkistaa merkityt kohteet, varmistaa palkanlaskennan summat ja hyväksyä jokainen palkka-ajo ennen sen käsittelyä.

Palkanlaskennan tekoäly keskittyy palkanlaskennan valmisteluun

QuickBooks Workforce Payroll AI on suunniteltu keräämään palkanlaskennan tietoja, tarkistamaan lähetetyt tiedot, selvittämään poikkeamat ja valmistelemaan palkkaluonnoksia. Verotusasetukset, etuuksien määritykset ja vaatimustenmukaisuutta koskevat päätökset ovat edelleen osa tavallista palkanlaskennan työnkulkuasi.

Johtopäätös

Jos haluat oppia lisää, tutustu QuickBooks Workforce-palveluun vertaillaksesi saatavilla olevia palkanlaskennan suunnitelmia ja ominaisuuksia. 

Toivon, että tämä opas on antanut sinulle selkeämmän käsityksen siitä, miten QuickBooks Workforce Payroll AI toimii ja sopiiko se palkanlaskentaprosessiisi.