Näin perehdytät uuden työntekijän QuickBooks Workforcessa: työtarjouksesta ensimmäiseen palkkaan

Tarjous on hyväksytty, ja uusi työntekijäsi on valmis aloittamaan. Nyt on vuorossa paperityöt, verolomakkeet, suoraveloituksen tiedot ja kaikki muu, joka on täytettävä ennen ensimmäistä palkkaa. 

Olemme koonneet tämän oppaan, jotta voit perehdyttää uuden työntekijän QuickBooks Workforceen, suorittaa jokaisen vaiheen luottavaisin mielin ja valmistella työntekijäsi palkanmaksua varten.

Miksi QuickBooks Workforcea kannattaa käyttää työntekijän perehdyttämiseen?

Perehdytys ei pääty työtarjouksen allekirjoittamiseen. 

Verolomakkeet on vielä täytettävä, suoraveloituksen tiedot kerättävä, yrityksen asiakirjat allekirjoitettava ja palkanmaksua koskevat tiedot valmisteltava, ennen kuin uusi työntekijä on valmis saamaan ensimmäisen palkkansa. 

QuickBooks Workforce kokoaa nämä tehtävät yhteen paikkaan. Näin työntekijöiden on helpompi täyttää tarvittavat tiedot, ja sinä näet selkeämmin, mitä on vielä tekemättä.

Kun työntekijät suorittavat perehdytystehtävänsä, heidän tietonsa siirtyvät QuickBooks Workforceen sen sijaan, että ne syötettäisiin myöhemmin manuaalisesti. Tuloksena on järjestelmällisempi perehdytysprosessi ja sujuvampi siirtyminen työntekijän ensimmäiseen palkanmaksuun.

Muistettavaa ennen uuden työntekijän perehdyttämistä QuickBooks Workforcessa

Varmista ennen aloittamista, että kaikki on valmista. Kun nämä perusasiat ovat kunnossa, perehdytysprosessi sujuu helpommin.

Varmista QuickBooks Workforce -asetuksesi

Varmista, että QuickBooks Workforce -tilauksesi sisältää perehdytysominaisuudet, joita aiot käyttää. Jotkin edistyneet työkalut, kuten automaattiset I-9-lomakkeet ja sähköiset allekirjoitukset, ovat saatavilla vain tietyissä tilauksissa.

Kerää työntekijän tiedot ja asiakirjat

Varmista ennen perehdytysprosessin aloittamista, että työntekijän henkilökohtainen sähköpostiosoite, aloituspäivä, palkkatyyppi, palkkataso ja kaikki tarvittavat yrityksen asiakirjat ovat saatavilla. Kun valmistelet kaiken etukäteen, voit edetä työnkulussa pysähtymättä etsimään puuttuvia tietoja.

Tarkista palkanmaksu- ja etuusasetuksesi

Jos työntekijä kuuluu palkanmaksun tai etuuksien piiriin, varmista ennen perehdytyskutsun lähettämistä, että kyseiset asetukset on jo määritetty. Näin varmistat, että kaikki on valmista ensimmäistä palkanmaksua varten.

Uuden työntekijän perehdyttäminen QuickBooks Workforcessa

Perehdytä uusi työntekijä QuickBooks Workforcessa, täytä vaaditut paperityöt ja valmistele hänet palkanmaksua varten seuraavien ohjeiden avulla.

Aloita ennen ensimmäistä työpäivää

Heti kun tarjous on hyväksytty, siirry kohtaan Palkanmaksu, valitse sitten Työntekijät, valitse Lisää työntekijä ja syötä uuden työntekijän nimi ja sähköpostiosoite. 

Käynnistä ohjattu perehdytys valitsemalla ‘Jatka perehdytykseen’.

Täytä työnantajan osuuden tiedot

Käy läpi työntekijän henkilö- ja työtiedot ja syötä sitten palkanmaksua koskevat tiedot, kuten palkkatyyppi, oletustyöajat ja mahdolliset muut palkkatyypit.

Liitä asiakirjat ja määritä työnkulut

Lisää asiakirjat, jotka uuden työntekijän on tarkistettava ja allekirjoitettava sähköisesti, kuten työtarjous, työntekijän käsikirja ja yrityksen käytännöt. Lisää kaikki tilauksesi tukemat HR-työnkulut. Suorita tarvittaessa Checkr-taustatarkistus työntekijän profiilista.

Määritä etuusluokka ja Workforce-käyttöoikeus

Esikatsele työntekijälle saatavilla olevia etuuksia, jos tarjoat niitä, varmista työntekijän Workforce-käyttöoikeus ja lähetä portaalikutsu valitsemalla Viimeistele perehdytys.

Anna työntekijän suorittaa perehdytys loppuun

Saatuaan kutsun uusi työntekijä luo Workforce-tilinsä ja allekirjoittaa työtarjouksen. 

Sen jälkeen hän täyttää W-4- ja I-9-lomakkeet verkossa, syöttää suoraveloituksen tiedot, allekirjoittaa sähköisesti mahdolliset hänelle osoitetut asiakirjat ja ilmoittautuu etuuksiin ennen ensimmäistä työpäivää.

Seuraa valmistumista

Seuraa kutsun ja perehdytystehtävän tilaa Työntekijät-luettelosta ja hoida sitten mahdolliset keskeneräiset asiat. Tässä vaiheessa jäljellä oleva manuaalinen vaihe on seuranta, ei tietojen syöttäminen.

Varmista palkanmaksuvalmius ennen ensimmäistä palkanmaksua

Varmista työntekijän profiilista, että hänen palkanmaksuaikataulunsa, verotietonsa ja maksutapansa ovat täydelliset. Koska työntekijän tiedot siirtyvät suoraan palkanmaksuun, kyse on lopputarkistuksesta eikä tietojen syöttämisestä uudelleen.

Ota työntekijä mukaan seuraavaan palkanmaksuun

Kun perehdytystehtävät on suoritettu, uusi työntekijä näkyy työntekijäluettelossasi valmiina palkanmaksua varten.

Miltä onnistuminen näyttää

Jos perehdytys sujui ongelmitta, huomaat sen. 

Lomakkeiden perässä juoksemisen, puuttuvien tietojen täydentämisen tai samojen tietojen syöttämisen palkanmaksuun sijaan tarkistat vain työntekijän profiilista, että kaikki on valmista ennen ensimmäistä palkanmaksua. 

Työntekijä on valmis otettavaksi mukaan palkanmaksuun, ja hänen ensimmäinen palkkansa saapuu ilman viime hetken yllätyksiä. Sen jälkeen hän voi kirjautua QuickBooks Workforceen milloin tahansa tarkastelemaan palkkaerittelyjään ja W-2-lomakkeitaan ilman, että hänen tarvitsee pyytää niitä sinulta.

Yleiset virheet ja ammattilaisten vinkit

Muutamat yksinkertaiset parhaat käytännöt voivat auttaa välttämään yleisiä perehdytyksen ongelmia ja hyödyntämään QuickBooks Workforce. parhaalla mahdollisella tavalla.

Älä odota palkanmaksuviikkoon

Perehdytyksen tarkistamisen lykkääminen palkanmaksuviikolle voi johtaa siihen, että joudut jäljittämään puuttuvia verolomakkeita, suoraveloitustietoja tai allekirjoitettuja asiakirjoja. 

Tarkista jokaisen työntekijän perehdytyksen tila ennen palkanmaksun käsittelyä, jotta mahdolliset keskeneräiset asiat ehditään ratkaista.

Laadi vakiomuotoinen perehdytyspaketti

Luo vakiomuotoinen perehdytyspaketti, joka sisältää työtarjouksen, yrityksen käytännöt, käsikirjan ja kaikki muut vaaditut asiakirjat. 

Saman työnkulun käyttäminen jokaisen uuden työntekijän kohdalla auttaa pitämään perehdytyksen johdonmukaisena ja vähentää paperitöiden unohtumisen riskiä.

Varmista Workforce-sopimuksesi ennen prosessin rakentamista

Jotkin perehdytysominaisuudet, kuten automaattiset I-9-lomakkeet, sähköiset allekirjoitukset ja muut kehittyneet henkilöstöhallinnon ominaisuudet, ovat saatavilla vain tietyissä QuickBooks Workforce -sopimuksissa. 

Varmista ennen perehdytyksen työnkulun rakentamista, mitä tilauksesi sisältää.

Käytä Workforcea työntekijöiden itsepalveluportaalina

QuickBooks Workforce ei ole tarkoitettu vain perehdytykseen. 

Työntekijät voivat käyttää sitä jatkossakin palkkaerittelyjen, W-2-lomakkeiden ja muiden palkanmaksuasiakirjojen tarkasteluun. Näin rutiininomaiset palkanmaksuun liittyvät pyynnöt vähenevät ja kaikki pysyy yhdessä paikassa.

Tee palkanmaksun tarkistuksesta viimeinen tarkistuspiste

Tarkista työntekijän profiilista ennen ensimmäisen palkanmaksun käsittelyä, että verolomakkeet, maksutiedot ja vaaditut asiakirjat ovat täydelliset. 

Viimeisessä tarkistuksessa tulee varmistaa tietojen oikeellisuus, ei kerätä niitä.

Yhteenveto

Toivon, että tämä opas auttaa sinua perehdyttämään seuraavan työntekijäsi varmemmin ja pienemmällä paperityön määrällä. 

Voit myös tutustua laajemmin QuickBooks Workforce -alustaan ja perehtyä tarkemmin palkanmaksuun, kirjanpitoon ja yrityksesi hallintaan saatavilla oleviin työkaluihin.