Dynaamiset toimistotilat nykyaikaiselle työvoimalle

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

David Rice: Yritykset kaikkialla maailmassa painivat sen kysymyksen kanssa, pitäisikö työntekijät tuoda takaisin toimistolle vai ei. Monet ovat päätyneet kannattamaan ainakin osittaista paluuta toimistolle, mutta työntekijät eivät ole ottaneet päätöstä kovin innostuneesti vastaan. Monet eivät kaivanneet työmatkoja ja omaksuivatkin kotoa työskentelyn autonomian ja joustavuuden. Kuinka yritykset siis voisivat elävöittää toimistotilojaan houkutellakseen työntekijät takaisin? Kuinka ne voisivat suunnitella tiloja sellaisia toimintoja varten, joiden monet johtajat kokevat puuttuvan pandemian jälkeisistä etätyöympäristöistä?

Tervetuloa People Managing People -podcastiin. Tehtävämme on rakentaa parempi työelämä ja auttaa sinua luomaan onnellisia, terveitä ja tuottavia työpaikkoja. Olen juontajasi David Rice.

Vieraana on tänään Rebecca Swanner. Hän toimii HED:llä työympäristösuunnittelun johtajana. Keskustelemme siitä, kuinka toimistotiloja suunnitellaan pandemian jälkeiselle työvoimalle ja kuinka toimistolla olemisen kokemusta voidaan jälleen parantaa.

Rebecca, tervetuloa!

Rebecca Swanner: Kiitos kutsusta, mukava olla täällä.

David Rice: Ensimmäiseksi haluan kysyä paluuta toimistolle koskevista määräyksistä. Tämä on asia, jota olemme tarkastelleet paljon viime vuoden aikana. Olemme nähneet työnantajien yrittäessä toteuttaa tätä joitakin varsin erikoisia kehityssuuntia.

Mielestäni tämä liittyy keskeisesti siihen, kuinka suunnittelemme toimistotiloja. Tietotyöntekijät ovat viime vuosina ymmärtäneet, etteivät he oikeastaan tarvitse työpöytään sidottua työskentelyä. He odottavat nyt joustavuutta, mutta on hyvä huomata, että toimistotiloilla on edelleen käyttötarkoituksensa ja ne voivat olla paikkoja, joihin ihmiset haluavat tulla.

Mitä monet yritykset mielestäsi tekevät näissä käytännöissään väärin? Missä ajattelutavan pitäisi muuttua?

Rebecca Swanner: Mielestäni suurin virhe on ajatella, että yksi ratkaisu sopii kaikille. Itse työskentelen osana suurta valtakunnallista organisaatiota, ja paluuta työpaikalle koskevat käytäntömme ovat erilaisia eri toimistoissa.

Tällaiset kaikille sopivat määräykset eivät mielestäni toimi. Ne eivät ole joustavia. Yksi pandemian jälkeen oppimamme asia on, että meidän on tuotava ihminen takaisin työpaikan keskiöön. Se tarkoittaa, että yksilöllisiä tilanteita käsitellään eri tavoin ja tarkastellaan aidosti sitä, millaista työtä eri osastot tekevät toimistolla.

Tämä voi auttaa määrittämään, millainen paluuta toimistolle koskeva käytäntö on juuri heidän kohdallaan järkevä. Suurin virhe, jonka yritys voi tehdä, on arvioida yksittäistä työntekijää tämän toimistolla olemisen eikä työn tulosten perusteella. Työnantajana sinun ei loppujen lopuksi pitäisi välittää siitä, kuinka monta minuuttia joku istuu tuolillaan.

Sinua kiinnostavat tulos ja työntekijän kyky tehdä työnsä kunnolla sekä hyvä mielenterveys, joka mahdollistaa parhaan työn tekemisen. Niiden pitäisi olla keskiössä. Suurin ajattelutavan muutos liittyy siis siihen, kuinka määrittelemme nämä asiat ja mitä mittaamme: meidän pitäisi mitata tuloksia.

David Rice: Olen utelias, koska monet työntekijät ovat vastustaneet näitä käytäntöjä tai yrittäneet siirtyä muihin yrityksiin, joissa heidän joustavuuttaan ehkä kunnioitettiin hieman enemmän. Kun keskustelimme ennen tätä, sanoit, että ihmisiä pitäisi inspiroida eikä velvoittaa palaamaan toimistolle. Onko kuitenkin olemassa tiettyjä työntekijöitä, joiden pitäisi jossain määrin olla velvoitettuja työskentelemään toimistolla?

Keskustelin esimerkiksi erään asiantuntijan kanssa, ja hänen mukaansa nuoremmat työntekijät saattavat tarvita enemmän valmennusta ja läsnä olevaa johtamista. Tai ehkä kyse on uusista työntekijöistä koeajan aikana. Onko organisaatioissamme ihmisiä, joiden pitäisi jossain määrin olla velvoitettuja työskentelemään toimistolla?

Rebecca Swanner: Uusimmat tutkimukset osoittavat, että tämä on yleistys, mutta ollakseen yleisesti mahdollisimman tuottava keskivertotyöntekijän pitäisi olla toimistolla noin 60 prosenttia ajasta. Se on tutkimuksissa esiin noussut ihanneluku, mutta se ei päde jokaiseen toimialaan. Se on yleistys. Pitäisikö siis joidenkin ryhmien olla toimistolla enemmän?

Mielestäni kyse on jälleen oman työvoiman ja heidän tarpeidensa ymmärtämisestä. Ei ole järkevää pakottaa ihmistä toimistolle 40 tunniksi viikossa istumaan tuolilla ja syöttämään tietoja, kun hän ei puhu kenellekään eikä ole vuorovaikutuksessa muiden kanssa. Se ei yksinkertaisesti käy järkeen.

Joku toinen saattaa puolestaan tulla toimistolle vain kahtena päivänä viikossa, mutta näiden kahden päivän aikana hän saa todella rikkaita kokemuksia. Hän tekee yhteistyötä tiimitovereidensa kanssa, saa mentorointia tai tarjoaa mentorointia. Mielestäni lähestymistavan pitäisi jälleen lähteä ihmisistä.

Jos työntekijä ymmärtää työnantajansa viestin selkeästi ja inhimillisellä tavalla — haluan antaa sinulle tarvitsemasi joustavuuden. Haluan, että sinulla on terve työ- ja yksityiselämän tasapaino. Välitän kokonaisvaltaisesta hyvinvoinnistasi, mutta olemme tässä yhdessä. Olemme tiimi. Tutkimukset osoittavat, että tarvitsemme kasvokkaista aikaa menestyäksemme.

Mikä on siis oikea tasapaino? Sitä on työstettävä yhdessä henkilöstöhallinnon kanssa. Käytäntö voi olla erilainen eri toimistoissa ja eri alueilla. Yksi suurimmista toimistolle tulemiseen liittyvistä haasteista on työmatka. Jos toimisto sijaitsee keskustan suurkaupunkialueella, jossa ihmiset joutuvat istumaan puolitoista tuntia ruuhkassa, koska heillä ei ole varaa asua toimiston lähellä, maksamaan 25 dollaria pysäköinnistä ja kohtaamaan kaikkia muita esteitä, jotka vaikeuttavat toimistolle tulemista,

ehkä he tulevat toimistolle vain kahtena päivänä viikossa. Toisaalta esikaupunkialueella sijaitsevassa toimistossa ihmisillä voi olla varaa neljän makuuhuoneen taloon aivan toimiston lähellä, ja toimistolle pääsee 15 minuutissa. He saattavat mielellään tulla toimistolle neljänä päivänä viikossa. Kriittisin ajattelutavan muutos on siis jälleen se, ettemme voi käyttää kaikille sopivia määräyksiä. Se on mielestäni tärkein asia.

David Rice: Mainitsit yhteistyön. Tiedän, että monet työnantajat tavoittelevat juuri sitä. Olemme aiemmin puhuneet hieman toimintoperusteisesta suunnittelusta, kun keskustelimme ennen tätä. Mitkä ovat suosikkiesimerkkejäsi toimintoperusteisesta suunnittelusta, ja kuinka useammat organisaatiot voivat soveltaa suunnitteluajattelua fyysisiin tiloihin?

Rebecca Swanner: Toimintoperusteisessa suunnittelussa hienoa on se, että siinä on kyse valinnanmahdollisuudesta ja vapaudesta. Ihmisille voidaan antaa vapaus päättää, minä päivinä he tulevat toimistolle, kuinka paljon he tulevat tai mitä toimiston tiloja he käyttävät siellä ollessaan. Se on työntekijöille aidosti arvokas etu.

Kun ihmiselle annetaan mahdollisuus tai valta päättää, kuinka hän voi tehdä parhaansa, sillä on suuri merkitys. Jos joku haluaa soveltaa näitä strategioita omalla työpaikallaan, on varmistettava, ettei tila ole suunniteltu vain yhdenlaista työskentelyaluetta varten.

Sen sijaan että olisi joukko työpisteitä ja työntekijän odotettaisiin menevän työpisteelleen tai yksityiseen toimistoonsa tehtävästä riippumatta, hän voi valita, missä päin toimistoa haluaa työskennellä. Jos hän tulee toimistolle ja haluaa ratkaista tiiminsä kanssa jonkin projektin ongelman, toimistolla voi olla olohuonemainen tila, jossa asiaa voidaan pohtia yhdessä. Siellä voi olla sohvapöytä ja valkotauluja.

Jos työntekijällä on puhelu asiakkaan kanssa, hän voi siirtyä puhelinkoppiin. Se on täysin akustisesti eristetty, äänenlaatu on hyvä ja sieltä voi osallistua jopa Zoom-puheluun. Erilaisia tiloja on paljon. Kun puhuimme aiemmin HR-tiimeistä, kysyit, kuinka ne voivat valmistaa ja varustaa ihmiset uudenlaisia työtiloja varten.

Osa vastuusta kuuluu HR-tiimille, mutta tilat on myös suunniteltava opastaviksi niin, että niiden käyttötapa on ihmisille intuitiivinen. Mieti esimerkiksi, kun astut Starbucks-kahvilaan: mikä siellä saa sinut automaattisesti tietämään, kuinka tilaa käytetään?

Haistat kahvin. Kuulet musiikin. Näet monien työskentelevän kuulokkeet päässä. Erilaisia vihjeitä on paljon. Ymmärrät, että tämä on tila, jossa ei ole tarkoitus puhua muille, vaan tehdä rauhallisesti omia töitä, näppäillä tietokonetta tai puhua puhelimessa taustamelun keskellä.

Millaisia vihjeitä voimme sisällyttää arkkitehtuuriin, jotta ihmiset tietävät, kuinka eri tiloja käytetään? Mitkä tilat ovat hiljaisia ja mitkä äänekkäitä, ja kuinka tila voidaan järjestää niin, etteivät hiljaiset ja äänekkäät tilat ole vierekkäin?

David Rice: Mielenkiintoista, sillä mainitsit olohuonemaisen tilan. Viisi tai kuusi vuotta sitten monet yritykset hankkivat toimistoihin säkkituoleja, pingispöytiä ja kaikenlaista muuta — tilaa ikään kuin pelillistettiin.

Näetkö kehityksen siirtyvän pois tällaisesta? Mitä työntekijät vuonna 2024 oikeastaan arvostavat tietyissä tiloissa, kuten työympäristössä?

Rebecca Swanner: Kyse on jälleen monenlaisten tilojen tarjoamisesta. Valikoiman pitää ulottua hyvin yksityisistä tiloista avoimempiin tiloihin, kuten kokoontumis- ja juhlatiloihin, ja huomioida myös akustinen yksityisyys. Vaihtelua täytyy olla paljon. Palveluiden näkökulmasta näen tällä hetkellä kehityksen, jossa joko tavallista suuremmat palvelut tai enemmän toimitilaa vaativat palvelut,

kuten suuri pelihuone, kuntosali tai erittäin suuri konferenssikeskus, toteutetaan yhä harvemmin vuokralaisen omana hankkeena. Vastuu siirtyy kiinteistönomistajalle tai rakennuttajalle, joka tarjoaa tällaisia tiloja rakennuksessa tai kiinteistökannassaan. Niiden ei tarvitse sijaita juuri kyseisessä rakennuksessa.

Jos vuokralainen haluaa hyödyntää toimintoperusteista suunnittelua ja rakentaa monenlaisia tiloja, mutta tarvitsee esimerkiksi suuren koulutustilan, jota käytetään vain kerran kuukaudessa, sillä ei ehkä ole varaa käyttää siihen toimitilaa. Silloin se voi kysyä kiinteistönomistajalta, onko rakennuksessa tai kampuksella koulutustilaa, jota voisi käyttää.

Näin voidaan tarjota vielä enemmän vaihtoehtoja ilman, että vuokralaisen täytyy maksaa jokaisen mahdollisen tilatyypin rakentamisesta. Olemme kuitenkin todenneet, etteivät tilat voi olla loputtomasti muunneltavia. Tietyt tilat on suunniteltava tiettyihin tehtäviin, jotta ne toimivat todella hyvin.

Tila ei ole kuin Inspector Gadget: nappia painamalla kaihtimet laskeutuvat, lamppu syttyy, paikalle ilmestyy valtava akvaario ja kaikki pukeutuvat uimapukuihin. Niin ei tapahdu, se ei ole todellisuutta. Siksi tilojen suhteen on tärkeää olla realistinen.

David Rice: Onko sellaiseen tilaan, jossa ihmiset haluavat olla, liittyvää psykologista ulottuvuutta? Mitkä työympäristön suunnitteluun liittyvät asiat saavat ihmiset paitsi haluamaan käyttää tilaa myös tuntemaan olonsa mukavaksi, kun he käyttävät sitä eri tarkoituksiin? Mitä psykologiasta käsin oikeastaan halutaan saavuttaa?

Rebecca Swanner: Mainitsit pelillistämisen, ja se on kiinnostavaa, koska oli trendi, jossa toimistoista tehtiin hyvin rentoja ja nuorekkaita. Nyt näemme enemmän vaikutteita vieraanvaraisuudesta. Ajatuksena on, että astut tilaan, jossa kaikki tarpeesi on huomioitu, brändi välittää sinusta ja tunnet olevasi tervetullut.

On hauskaa, että toimistotiloissa omaksutaan vaikutteita vieraanvaraisuudesta. Nykyinen trendi on, että vieraanvaraisuuden elementtejä tuodaan yhä enemmän toimistotiloihin. Kun menet nykyään hotelliin, huomaat monia yksityiskohtia, joiden avulla sinut saadaan tuntemaan olosi kotoisaksi ja siltä, että sinut tunnetaan.

Samaa ajatusta voidaan käyttää toimistolla yhdistämään kodikas ja vieraanvarainen tunnelma. Yksi toimistotiloissa, sekä yksittäisten vuokralaisten tiloissa että rakennuksissa, esiin nouseva palvelu on concierge-palvelu. Kiinteistönomistajan ja rakennuttajan näkökulmasta kyse on siitä, että tilaan saapuessaan ihminen voi saada opastusta etenkin silloin, kun hän ei vietä siellä 40:tä tai 50:tä tuntia viikossa.

Jos jokin on unohtunut — esimerkiksi hammasharja tai hiiri, koska toimistolle tullaan vain kolmena päivänä viikossa — paikalla on joku hymyilevä ihminen, joka sanoo: ”Anna kun autan, ei hätää.” Hän toimii tilan lähettiläänä. Se on tärkeää myös siksi, että jos käytämme tiloja uusilla tavoilla, ihmisiä on autettava ymmärtämään, kuinka niitä käytetään.

Puhuin arkkitehtuuriin sisällytettävistä vihjeistä. On myös hyvä ajatus, että paikalla on ihminen, joka toimii lähettiläänä, toivottaa ihmiset tervetulleiksi, opastaa heitä tilassa, kertoo käytettävissä olevista välineistä ja antaa heille mahdollisuuden toimia itsenäisesti. Tällainen henkilö voi toimia conciergena. En myöskään ajattele, että kaiken vastuun pitäisi olla HR- tai toimitilatiimillä.

Vastuu kuuluu ennen kaikkea johdolle, ja paras tapa on näyttää esimerkkiä. Jos tilassa on esimerkiksi työskentelykahvila ja haluat työntekijöiden tuntevan, että he voivat mennä sinne työskentelemään kannettavalla tietokoneella pariksi tunniksi, se että he eivät ole omalla osastollaan työpisteessä ei tarkoita, etteivät he olisi tuottavia.

Johdon on toimittava samoin. Sen pitää poistua toimistosta, mennä työskentelykahvilaan, ottaa puheluita sieltä ja näyttää esimerkkiä. Näin ihmiset ymmärtävät, ettei kukaan tuomitse heitä siksi, etteivät he näy omalla paikallaan. He ovat edelleen tuottavia. On tärkeää muuttaa työskentelyasentoa.

Ihmiset käyttävät esimerkiksi istuma-seisomapöytiä. Kun ne tulivat markkinoille, monet seisoivat koko päivän, mikä oli oikeastaan huono asia, sillä tarkoitus on vaihtaa istumisen ja seisomisen välillä. Sitten julkaistiin sovelluksia, jotka ilmoittivat 20 minuutin välein: nyt istutaan, nyt seistään. Toimintoperusteisen suunnittelun yksi hieno puoli onkin, että se johtaa asennon ja liikkumisen vaihteluun rakennuksessa. Ajatus siitä, että hissi tuhoaa meidät kaikki, koska emme koskaan käytä portaita, ei ole hyvä lähtökohta.

Jo pelkkä siirtyminen tilasta toiseen tehtävää vaihdettaessa on hyödyllistä. Se tekee hyvää.

David Rice: Mainitsit tehtävien vaihtamisen, ja se oli seuraava kysymykseni. Onko mielestäsi tiettyjä tehtäviä, jotka sopivat paremmin toimistolle? Monissa ihmisissä on asioita, joista he pitävät kotona työskentelyssä. He ajattelevat, että keskittymistä vaativa työ tai jokin tietty tehtävä on parempi tehdä kotona.

Toisaalta kokoukset saattavat toimia paremmin toimistolla. Millaiset tehtävät sopivat mielestäsi paremmin kyseiseen ympäristöön?

Rebecca Swanner: Olen täysin samaa mieltä siitä, että jotkin tehtävät sopivat paremmin toimistolle. Näitä ovat yhteistyö, kokoukset sekä luova ja innovatiivinen ryhmätyö. Ne onnistuvat tietenkin paremmin toimistolla.

Jos joku tulee toimistolle vain tekemään keskittymistä vaativaa työtä yksin, siinä ei välttämättä ole järkeä. Paitsi että kaikille sopivaa yhtä ratkaisua ei ole. Jos nuorella harjoittelijalla on pieni asunto, jossa asuu 17 kissaa, kaksi koiraa ja kolme kämppäkaveria, voit olla varma, että keskittymistä vaativa työ sujuu tehokkaammin toimistolla.

Poikkeuksia siis on, mutta yleisesti ottaen olemme havainneet, että kasvokkainen yhteistyö on parempaa. En kuitenkaan usko, että näin tulee aina olemaan. Syy siihen, miksi etäyhteistyö on vaikeaa, on mielestäni se, ettei teknologia ole vielä tarvittavalla tasolla, jotta yhteistyö olisi saumatonta. Se kuitenkin kehittyy, koska sille on kysyntää.

David Rice: Muutoksenhallinnan näkökulmasta HR:n työpöydällä on tietenkin paljon asioita. Sanoit, ettei kaiken pitäisi olla HR-tiimin vastuulla, mutta joskus HR:n tehtäväksi kuitenkin jää työntekijöiden motivointi toimistotilojen hyödyntämiseen. Mitä neuvoja antaisit HR- tai henkilöstötoiminnan ammattilaisille, joiden tehtävänä on tuoda ihmiset takaisin toimistolle?

Kuinka he voivat tehdä kokemuksesta hieman paremman ja sujuvamman?

Rebecca Swanner: Työntekijöiden sitoutuminen on erittäin tärkeää. Joskus jo se, että ihmisille annetaan paikka pöydän ääressä ja mahdollisuus tuoda huolensa esiin, auttaa todella paljon. Kun ihmiset osallistuvat, he sitoutuvat prosessiin ja alkavat toimia sen puolestapuhujina.

He kertovat tiimeilleen, kuinka hienoa ja innostavaa kaikki on. Sitoutuminen täytyy siis saada yksilötasolla. Kaikkien ei tarvitse olla mukana, kunhan riittävä määrä organisaation ihmisiä alkaa levittää muutoksista syntyvää motivaatiota ja innostusta.

Yrityksemme tekee paljon työympäristöstrategiaa ja kyselytutkimuksia organisaatioissa ennen kuin suunnittelemme mitään. Mielestäni tärkeintä on, että jos kyselyissä esitetään kysymyksiä, vastausten kanssa on myös oltava valmis elämään. Emme tiedä vastauksia ennen kuin kysymme.

Tiedämme, mitä kysymyksiä pitää esittää, mutta emme tiedä, millaisia vastauksia saamme. Meidän kaikkien on oltava valmiita hyväksymään ne radikaalisti, vaikka ne eivät tukisi omia tavoitteitamme. Loppujen lopuksi kyse ei ole siitä, millaisia odotuksia sinulla on ihmisten palaamisesta toimistolle.

Kyse on siitä, mikä on tuloksen kannalta parasta. Se kuulostaa epäinhimilliseltä, mutta oikeastaan se on hyvin inhimillistä. Kun ihmiset kokevat yrityksen tukevan heitä, ovat uskollisia, tuntevat itsensä arvostetuiksi ja kuulluiksi sekä kokevat työ- ja yksityiselämän tasapainon sopivaksi, he tekevät parhaansa. Se vaikuttaa puolestaan tulokseen.

Kaikki siis toimii yhtenä hienona ekosysteeminä ja vie asioita oikeaan suuntaan.

David Rice: Ennen kuin lopetamme, haluan ensin antaa sinulle tilaisuuden kertoa, missä ihmiset voivat ottaa sinuun yhteyttä ja löytää lisää tietoa työstäsi.

Rebecca Swanner: Johdan HED:n työympäristösuunnittelua Los Angelesissa.

Olemme valtakunnallinen sisustus-, arkkitehtuuri- ja insinöörisuunnitteluyritys. Verkkosivustomme on hed.design, ja keskustelen mielelläni kenen tahansa kanssa. Minulle voi lähettää viestin LinkedInissä nimellä Rebecca Swanner. Swanner, aivan kuten lintu.

David Rice: Toinen asia: olemme aloittaneet podcastissa pienen perinteen, jossa vieras saa esittää minulle kysymyksen. Saat siis kysyä minulta mitä tahansa.

Rebecca Swanner: Pidän tästä kysymyksestä, koska ajattelen sitä paljon. Jos sinulla olisi yksi supervoima, mikä se olisi ja miksi?

David Rice: Hauskaa, etten oikeastaan ajattele tätä kovin usein, mutta luultavasti kyky nähdä tulevaisuuteen, jotta voisin tehdä parempia suunnitelmia.

Rebecca Swanner: Minä haluaisin palata ajassa taaksepäin ja elää hetkiä uudelleen tai sanoa ja olla sanomatta tiettyjä asioita. Mielenkiintoista. Olemme tässä asiassa yin ja yang.

David Rice: Minua huolestuttaisi kyky palata ajassa, koska tuntuu, että lakkaisin arvostamasta asioita yhtä paljon kuin voisin siinä hetkessä, jos tietäisin voivani palata ja tehdä kaiken uudelleen. Se on vähän kuin se, etten enää arvostanut suoraa televisiolähetystä, koska ohjelman voi vain tallentaa — ei siis T-votella, vaan käyttää YouTube TV:tä.

Sitten mainokset voi vain kelata nopeasti eteenpäin myöhemmin.

Rebecca Swanner: Niinpä.

David Rice: Kiitos, että liityit seuraamme. Arvostan todella aikaasi, Rebecca. Kiitos, että annoit meille hetken ajastasi.

Rebecca Swanner: Mukava olla täällä.

David Rice: Kuuntelijat, jos haluatte pysyä ajan tasalla kaikesta, joka liittyy toimistolle palaamiseen, työympäristöjen suunnitteluun, HR:ään ja henkilöstötoimintoihin, menkää osoitteeseen peoplemanagingpeople.com/subscribe ja tilatkaa uutiskirjeemme.

Ensi kertaan asti: jos olet pohjoisessa, rakenna lumiukko, nauti kylmästä säästä ja juo kuumaa kaakaota. Mukavaa päivänjatkoa!