Retriitit ovat uusi toimisto: Näin rakennat yhteyttä ja yhteistä suuntaa hajautetussa maailmassa
Offsiten perustaja ja toimitusjohtaja Jared Kleinert kertoo tiimiretriittien kasvavasta merkityksestä nykypäivän hajautetussa työympäristössä. Etä- ja hybridimallien yleistyessä retriitit ovat muuttuneet eduista välttämättömiksi strategioiksi, joiden avulla tiimit pysyvät yhteyksissä, yhtenäisinä ja sitoutuneina.
Jared korostaa, että tarkoituksellisesti suunnitellut tiimitapaamiset ovat ratkaisevan tärkeitä osaajien pitämiseksi yrityksessä ja vahvan yrityskulttuurin rakentamiseksi. Keskustelussa tarkastellaan, miten tehokkaita retriittejä suunnitellaan asettamalla selkeät liiketoimintatavoitteet ja mittaamalla vaikutuksia palautteen ja sitoutumisen mittareiden avulla.
Haastattelun kohokohdat
- Tiimitapaamisten kehitys pandemian aikana [00:41]
- Jared perusti Offsiten pandemian aikana ennakoiden etä- ja hybridityön yleistymistä.
- Hän havaitsi etätyön kasvavan suosion jo ennen pandemiaa, ja pandemia kiihdytti tätä kehitystä.
- Etä- tai hybridimalleja käyttävät yritykset alkoivat nähdä tiimiretriitit yhä useammin välttämättöminä yrityskulttuurin ylläpitämiseksi.
- Offsiten tavoitteena oli yksinkertaistaa retriittien suunnitteluprosessia, jota monet pitivät turhauttavana.
- Kysyntä kasvoi aluksi, kun yritykset palasivat retriitteihin Omikronin jälkeen, mutta sitten teknologia-ala ajautui laskusuhdanteeseen.
- Taantumasta huolimatta tiimitapaamiset muuttuivat etätiimeille ”mukavasta lisästä” välttämättömyydeksi.
- Myös perinteiset ja muut kuin teknologiayritykset ovat alkaneet ottaa tiimitapaamisia käyttöön.
- Toimistolle palaamisen trendit näkyvät pääasiassa Fortune 500 -yrityksissä eivätkä edusta laajempaa muutosta.
- Jared uskoo etä- ja hybridityön jatkavan kasvuaan seuraavien 2–10 vuoden aikana lyhyen aikavälin vaihteluista huolimatta.
- Liiketilojen vuokrasopimusten pitkän aikavälin muutokset voivat tukea hajautettuja työskentelymalleja entisestään.
Jos työskentelet etänä, hybridimallilla tai hajautetusti ja haluat pitää lahjakkaat ihmiset yrityksessäsi, sinun on järjestettävä tiimiretriittejä. Se on väistämätöntä 99 prosentille yrityksistä.
Jared Kleinert
- Yleiset virheet offsite-tapahtumien suunnittelussa [05:11]
- Suurin virhe offsite-tapahtumien suunnittelussa on selkeän tavoitteen puuttuminen.
- Monet yritykset eivät sovita offsite-tapahtumien ohjelmaa liiketoiminnan tavoitteisiin.
- Offsite-tapahtumilla tulisi olla tietty tarkoitus, kuten strateginen suunnittelu, myynnin aloitustapahtuma tai asiakassuhteiden vahvistaminen.
- Yritykset investoivat näihin tapahtumiin huomattavasti aikaa, rahaa ja mainetta.
- Huonosti toteutettu offsite-tapahtuma voi heikentää työntekijöiden työmotivaatiota ja sitoutumista.
- Onnistuneet offsite-tapahtumat suunnitellaan huolellisesti niiden ydintarkoituksen ympärille, ja niissä hyödynnetään tehokkaasti kasvokkain vietettyä aikaa.
- Hyväksynnän saavuttaminen ja sijoitetun pääoman tuoton mittaaminen [06:50]
- Mittaa vaikutusta työntekijöiden kokemuksiin ennen offsite-tapahtumaa ja sen jälkeen toteutettavilla kyselyillä (esimerkiksi eNPS, sitoutuminen ja yhteenkuuluvuus).
- Vertaa sitoutumisen mittareita ennen tapahtumaa ja sen jälkeen osoittaaksesi myönteisen muutoksen.
- Kerää laadullista palautetta odotuksista ja tuloksista arvon arvioimiseksi.
- Seuraa henkilöstön pysyvyyden paranemista keskeisenä sijoitetun pääoman tuoton mittarina — osaajien pitäminen pidempään säästää kustannuksia.
- Etsi konkreettisia tuloksia, kuten uusia ideoita, aloitteita tai työnkulkujen parannuksia, joita offsite-tapahtuma on synnyttänyt.
- Seuraa tiimin kokemuksissa tapahtuvia muutoksia Slackin tai henkilöstöhallinnon työkalujen (kuten Culture Ampin ja Lattticen) avulla.
- Ota valokuvia ja videoita työnantajabrändäystä ja rekrytointia varten.
- Korosta offsite-tapahtuman tuloksia sisäisissä raporteissa saadaksesi hyväksynnän tuleville tapahtumille.
Osaajien korvaaminen on kallista. Myös pienemmän henkilöstömäärän aiheuttamat käyttökatkokset ovat kalliita. On monia aineettomia asioita, joita on vaikeampi mitata mutta helppo tuntea — kuten tiimiretriittien lisäämä luottamus ja työpaikalla solmitut ystävyyssuhteet.
Jared Kleinert
- Osallistavuuden varmistaminen työpaikan ulkopuolisissa tapahtumissa [10:41]
- Hyödynnä ennen tapahtumaa tehtäviä kyselyitä ymmärtääksesi yksilölliset mieltymykset, tarpeet ja huolenaiheet (esim. ruoka, aktiivisuustaso ja fobiat).
- Ota huomioon henkilökohtaiset tarpeet, kuten huonetoiveet, lastenhoito ja lemmikkien hoito.
- Salli läheisten tai perheiden osallistua joihinkin tapahtumiin syvempien yhteyksien rakentamiseksi.
- Tarjoa valinnaisia ja monipuolisia aktiviteetteja, jotka sopivat erilaisiin energiatasoihin ja kiinnostuksenkohteisiin.
- Luo osallistavia ja henkilökohtaisia keskusteluhetkiä, joissa voi osoittaa haavoittuvuutta omat mukavuusrajat huomioiden.
- Kannusta johtoa näyttämään avoimuudellaan esimerkkiä ja luomaan pohjaa syvemmälle yhteydelle.
- Suunnittele aktiviteetit yrityskulttuuria heijastaviksi ja kustannuksia säästäviksi (esim. kykykilpailut).
- Tavoittele mahdollisimman henkilökohtaista ja harkittua lähestymistapaa myös ryhmäkoon kasvaessa.
- Työpaikan ulkopuolisten tapahtumien pitkän aikavälin vaikutus [13:38]
- Pitkän aikavälin vaikutus syntyy suhteiden, ideoiden ja yhteisten kokemusten kumuloituessa ajan myötä.
- Toistuvat tapahtumat syventävät henkilökohtaisia yhteyksiä ja vahvistavat tiimin yhteenkuuluvuutta.
- Jokainen tapahtuma voi rakentua edellisen pohjalle ja vahvistaa missiota, visiota, arvoja ja tavoitteita.
- Työntekijöiden palkitseminen yrityksen arvojen mukaisesta toiminnasta vahvistaa kulttuurista yhdenmukaisuutta.
- Jatkuva palaute auttaa kehittämään budjetteja, aktiviteetteja ja yleistä vaikuttavuutta.
- Säännöllinen kehittäminen tekee tapahtumista yhä arvokkaampia ja paremmin yrityksen tarpeisiin sopivia.
- Ainutlaatuiset tapahtumakonseptit ja tulokset [15:21]
- Parhaissa tapahtumissa yhdistyvät yrityksen ainutlaatuinen kulttuuri ja hyväksi havaitut käytännöt.
- Erinomainen esimerkki oli nopeasti kasvavalle startup-yritykselle Stanille järjestetty tapahtuma Park Cityssä Utahissa.
- Tapahtuman painopisteenä oli edistyksen juhlistaminen, suhteiden rakentaminen ja vauhdin ylläpitäminen tiimin nopean kasvun jälkeen.
- Aktiviteetteihin kuuluivat hiihto, rengasliukumäki, tiimihengen rakentaminen, arvoihin perustuvat keskusteluhetket ja strateginen suunnittelu.
- Osastopäälliköt vetivät keskusteluhetkiä toimitusjohtajan ”tilannekatsaus”-puheen jälkeen.
- Toimitusjohtaja korosti, että yksi tapahtumassa syntynyt idea voisi vaikuttaa merkittävästi yrityksen kasvuun.
- Tapahtumat auttavat edistämään autonomian ja yhdenmukaisuuden kulttuuria, joka voi olla johtajien yksittäisiä panoksia arvokkaampaa.
- Työpaikan ulkopuolisten tapahtumien optimaalinen tiheys ja kesto [19:20]
- Tapahtumien tiheys riippuu yrityksen koosta, vaiheesta ja budjetista.
- Jaredin 20–25 hengen tiimi järjestää johdon retriittejä neljännesvuosittain ja koko tiimin tapahtumia kaksi kertaa vuodessa.
- Suuremmat yritykset järjestävät usein vuosittaisen koko henkilöstön tapaamisen sekä neljännesvuosittaisia johdon tai tiimikohtaisia tapahtumia.
- Hyvä sijoitetun pääoman tuotto: johdon neljännesvuosittaisia tapahtumia suositellaan kaikille yrityksille.
- Etä- tai hybridiyritysten työntekijät voivat osallistua 2–4 tapahtumaan vuodessa.
- Esimerkkejä:
- Airbnb: etätyöntekijöille järjestettävät neljännesvuosittaiset tapahtumat.
- Dropbox: 10 % työajasta kasvokkain (~25 päivää vuodessa), usein tapahtumien muodossa.
- Tapahtumien tarkoitus vaihtelee: tiimihengen rakentaminen, strateginen suunnittelu, keskittynyt työ tai sosiaalisten suhteiden vahvistaminen.
Tutustu vieraaseemme
Jared Kleinert on Offsiten perustaja ja toimitusjohtaja. Offsite on alusta, joka sujuvoittaa tiimiretriittien suunnittelua etä- ja hybridiorganisaatioille. USA Today on nimennyt hänet ”verkostoituneimmaksi millenniaaliksi”, ja hän on TED-puhuja sekä kolminkertaisesti palkittu kirjailija. Hänen teoksiinsa kuuluvat muun muassa 2 miljardia alle 20-vuotiaana ja Verkostoituminen: kuinka tavata vaikutusvaltaisia ihmisiä, syventää suhteita ja tulla superverkostoitujaksi. Ennen Offsiten perustamista Jared kuului 15Five-yrityksen ensimmäisten kymmenen työntekijän joukkoon. 15Five on yrityksille suunnattu SaaS-yritys. Hänen näkemyksiään yrittäjyydestä, verkostoitumisesta ja työn tulevaisuudesta ovat esitelleet suuret mediat, kuten Forbes, TIME, Harvard Business Review ja NPR. Vuonna 2013 hän toimi presidentti Obaman maailmanlaajuisen yrittäjyyshuippukokouksen edustajana Malesiassa.
Työpaikan ulkopuoliset tapahtumat ovat yksi parhaista tavoista varmistaa, että kaikki ovat kulttuurisesti ja strategisesti samalla sivulla. Tämä yhdenmukaisuus voi olla miljoonien, jopa miljardien, dollarien arvoinen.
Jared Kleinert
Aiheeseen liittyvät linkit:
- Liity People Managing People -yhteisöön
- Tilaa uutiskirje saadaksesi uusimmat artikkelimme ja podcast-jaksomme
- Ota yhteyttä Jarediin LinkedInissä
- Tutustu Offsiteen
Aiheeseen liittyvät artikkelit ja podcastit:
- Tietoa People Managing People -podcastista
- HR:n rooli kriisinhallinnassa: prosessi & vinkit
- Miksi osallistavat kokoukset ovat parempia (ja miten niitä johdetaan)
- Kuinka maksimoida työntekijöiden perehdytyksen ROI
- Joustavan työn hyödyntäminen työpaikan inklusiivisuuden lisäämiseksi
- ROI:n (sijoitetun pääoman tuoton) operationalisointi
Lue tekstitys:
Kokeilemme podcastiemme tekstittämistä ohjelmistolla. Älä välitä mahdollisista kirjoitusvirheistä, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.
Jared Kleinert: Jos työskentelet etänä, hybridimallissa tai hajautetussa organisaatiossa ja haluat pitää lahjakkaat ihmiset yrityksessäsi, sinun on suunniteltava tiimiretriittejä. Se on väistämätöntä 99 prosentille yrityksistä.
David Rice: Tervetuloa People Managing People -podcastiin. Tehtävämme on rakentaa parempi maailma työpaikoille ja auttaa sinua luomaan onnellisia, terveitä ja tuottavia työympäristöjä. Olen juontajasi David Rice.
Vieraana on tänään Jared Kleinert. Hän on Offsiten perustaja ja toimitusjohtaja. Keskustelemme yrityksen tai tiimin retriittien suunnittelun ja toteuttamisen hyödyistä ja haasteista sekä siitä, miten voit varmistaa, että ihmiset saavat kokemuksesta mahdollisimman paljon irti.
Jared, tervetuloa!
Jared Kleinert: Kiitos kutsusta.
David Rice: Haluan aloittaa kysymällä, miten retriitit ovat kehittyneet viimeisten kahden vuoden aikana. Hajautettujen tiimien yleistyessä näihin on varmasti enemmän kiinnostusta kuin koskaan aiemmin. Mutta vaikka yritykset palaavat toimistoille, retriiteillä on edelleen sama tehtävä kuin ennenkin.
Ehkä niiden tavoitteet ovat hieman erilaiset. Kerro siis, miten näet tilanteen muuttuvan ja kehittyvän toimistolle paluun ja muiden vastaavien ilmiöiden myötä.
Jared Kleinert: Aloitin Offsiten pandemian aikana, koska näin monien yritysten siirtyvän etä- tai hybridimalliin osittain pandemian vuoksi. Olin nähnyt tämän kehityksen jo kymmenen vuoden ajan ennen pandemiaa: hyvin harvat yritykset toimivat etä- tai hybridimallissa, mutta ennen pandemiaa ehkä 10–20 prosenttia tietotyötä tekevistä tiimeistä oli etä- tai hybridimallissa.
Luotin tähän kehityssuuntaan ja ajattelin sen kiihtyvän. Uskoin myös, että sen seurauksena monet yritykset alkaisivat suunnitella tiimiretriittejä. Yritykset kuten VCN, GitLab, Automattic ja Buffer järjestivät paljon tiimiretriittejä, koska ne olivat väistämätön osa yrityskulttuurin rakentamista etä-, hajautetussa tai hybridimallissa. Ne tiesivät kokemuksesta, että retriittien, konferenssien ja muiden tapahtumien suunnittelu on hankalaa.
Jos suunnittelusta voisi tehdä vähemmän hankalaa, yrityksellä voisi todennäköisesti olla hyvä kulttuuri. Vaikka aloitimme pandemian aikana, saimme ensimmäiset asiakkaamme todennäköisesti Omikron-aallon aikaan. Yritykset olivat hyvin innostuneita retriiteistä, joten kehitys lähti aluksi voimakkaasti oikeaan suuntaan.
Sitten teknologia-ala kärsi kovasti taantumasta kaksi tai kolme vuotta ennen mahdollista makrotalouden taantumaa, jota ehkä koemme nyt tai joka saattaa alkaa seuraavien kuuden, kahdentoista tai kahdenkymmenenneljän kuukauden aikana. Ainakin asiakaskunnassamme retriittien määrä väheni, mutta ihmiset alkoivat arvioida, olivatko retriitit yritykselle mukava lisä vai välttämättömyys.
Vähitellen niistä tuli välttämättömyys. Jos työskentelet etänä, hybridimallissa tai hajautetussa organisaatiossa ja haluat pitää lahjakkaat ihmiset yrityksessäsi, sinun on järjestettävä tiimiretriittejä. Se on väistämätöntä 99 prosentille yrityksistä. Sen jälkeen yhä useammat perinteisetkin yritykset alkoivat ottaa retriittejä käyttöön.
Toimistolle palaaminen on epäilemättä vähentänyt niitä hieman, mutta tämä koskee mielestäni lähinnä Fortune 500 -yrityksiä ja sitä suurempia organisaatioita. Pelottavat otsikot eivät välttämättä kerro koko todellista kehitystä. Näen edelleen vahvoja tekijöitä, jotka viittaavat etä-, hybridi- ja hajautetun työn lisääntymiseen seuraavien 2, 5 ja 10 vuoden aikana, vaikka vastakkaisiakin kehityssuuntia varmasti esiintyy.
Elämme myös työnantajan markkinoilla. Mitä tapahtuu, kun tilanne muuttuu jälleen työntekijän tai osaajien markkinaksi ja talous avautuu tai vapautuu uudelleen? Se voi tapahtua kahden tai viiden vuoden kuluttua, kuka tietää. Jossain vaiheessa tilanne kuitenkin paranee. Entä kun suuret yritykset pääsevät eroon kalliista vuokrasopimuksistaan?
Jatkavatko ne samoilla sopimuksilla vai pienentävätkö ne toimistotilojaan? Lisääkö se hajautettua, etä- ja hybridityötä? Itse luotan etätyön kehitykseen, mutta en tiedä, mitä mieltä sinä olet.
David Rice: Niinpä. Uskon, että siihen suuntaan maailma on menossa. Eikä syy ole välttämättä se, että se vastaisi osaajien toiveita, vaan yksinkertaisesti se, että se on järkevintä. Kuten sanoit, jos et ole Fortune 5 -yritys etkä voi hankkia pilvenpiirtäjää, tilanne on toinen.
On eri asia olla valtava yritys, jolla on 50 000 työntekijää ja varaa kokonaiseen rakennukseen keskustassa, kuin olla 80 hengen yritys, jonka tiimi sijaitsee eri kaupungeissa. Hajautettu työ vain on järkevämpää.
Varsinkin tämän alan startup-yrityksissä en usko tulevaisuuden toimistokeskeiseen kulttuuriin.
Jared Kleinert: Olen samaa mieltä. Sukupolvien vaihtuminen tukee tätä kehitystä. Data osoittaa, että etä-, hajautetussa ja hybridimallissa toimivat yritykset ovat kannattavampia ja tehokkaampia.
Kun ihmiset työskentelevät etänä tai hajautetusti, he ovat onnellisempia, voivat liikkua enemmän, viettää enemmän aikaa perheensä kanssa, olla terveempiä ja nukkua enemmän. Se on kaiken kaikkiaan järkevää.
David Rice: Olen samaa mieltä.
Olen utelias, koska oma yritykseni on myös järjestänyt retriittejä. Mitkä ovat yleisimpiä virheitä, joita yritykset tekevät retriittejä suunnitellessaan, etenkin kun tapahtuma pitäisi yhdistää organisaation laajempiin tavoitteisiin?
Jared Kleinert: Suurin virhe on todennäköisesti tavoitteiden puute. Ei tiedetä, mitkä liiketoiminnan tavoitteet ovat, eikä ymmärretä, miten ohjelma, paikka ja tapahtuman palvelut voidaan yhdistää niihin.
Retriitin pitäisi auttaa liiketoimintaa saavuttamaan jotakin: kyse voi olla tulevan vuosineljänneksen tai vuoden strategisesta suunnittelusta, myynnin aloitustapahtumasta, markkinoillemenon käynnistämisestä, vuoden energisestä aloittamisesta tai markkinoinnin asiakaskonferenssista.
Ihmiset pitäisi koota yhteen kahdeksi, kolmeksi tai viideksi päiväksi vain hyvän syyn vuoksi, koska siihen käytetään paljon rahaa ja kaikkien aikaa. Lisäksi työnantajan maine on vaakalaudalla. Onnistunut retriitti voi lisätä sitoutumista, pysyvyyttä ja yhteistä suuntaa, mutta huonosti järjestetty tapahtuma voi jättää osallistujille kielteisen vaikutelman.
Retriitille pitää siis olla hyvä syy. Hyviä syitä on paljon, mutta niiden on oltava harkittuja ja näkyä siinä, minne mennään ja mitä tehdään. Kannattaa tehdä kasvokkain asioita, joita ei voi tehdä Zoomissa.
David Rice: Ehdottomasti. Tapahtumat voivat olla melko kalliita. Jos olet HR- tai henkilöstöhallinnon johtaja, sinun täytyy pohtia retriittien tuottoa ja viestiä siitä muille johtajille. Miten saat heidät mukaan ja tuot esiin tapahtuman strategisen arvon?
Jared Kleinert: Pyydämme asiakkaitamme käyttämään ennen retriittiä palautelomaketta. Siinä kysytään käytännön asioita, kuten ruokavaliosta, matkustamiseen liittyvistä tarpeista ja muista erityisistä huomioista. Lisäksi kannattaa kysyä työnantajan suositteluindeksiä: kuinka todennäköisesti työntekijä suosittelisi työpaikkaansa ystävälleen.
Voit kysyä myös yhteisöllisyyden kokemuksesta tai uskosta yrityksen tulevaisuuteen. Mitä tahansa henkilöstön sitoutumisen mittareita käytättekin, niitä voi mitata ennen ja jälkeen retriitin ja nähdä, onko tapahtumalla ollut myönteinen vaikutus.
Avoimia kysymyksiä voivat olla esimerkiksi: mitä haluat saavuttaa osallistumalla tähän retriittiin? Mitä mielestäsi saavutimme retriitin avulla? Tämä on yksi parhaista työkaluista, jonka HR- tai henkilöstöjohtaja voi ottaa käyttöön. Se helpottaa tulevien retriittien perustelemista.
Voit seurata myös pysyvyyslukuja. Pystyvätkö tiimin lahjakkaat jäsenet pysymään yrityksessä kuusi kuukautta, vuoden tai kaksi vuotta pidempään säännöllisten retriittien ansiosta? Osaajien korvaaminen voi olla hyvin kallista.
Myös pienemmällä henkilöstömäärällä työskentelystä aiheutuva menetetty aika voi olla kallista. Monet vaikutukset ovat vaikeasti mitattavia, mutta ne voi tuntea: luottamus lisääntyy, työtoverit ystävystyvät ja Slackin aktiivisuus kasvaa.
Jos käytätte esimerkiksi 15Fiveä, Latticea tai Culture Ampia, niissä saattaa olla mielialan analysointiin liittyviä työkaluja. Retriitin vaikutuksen voi huomata myös yksinkertaisesti vertaamalla tilannetta ennen ja jälkeen tapahtuman. Toivottavasti ihmiset kokevat retriitin hyväksi vielä viikkoja ja kuukausia myöhemmin.
Muita konkreettisia tuloksia voivat olla retriitissä syntyneet uudet aloitteet, markkinointi- tai liiketoiminnan kehitysideoita koskevat ajatukset tai tuote- ja teknologiaideat.
Järjestimme viimeisimmän koko henkilöstön tapaamisemme helmikuun ensimmäisellä viikolla. Johdin työpajan siitä, miten päivittäisiä työnkulkuja voi ajatella, automatisoida ja tehdä toimivammiksi. Sen jälkeen näin jokaisen yrityksen työntekijän kokeilevan erilaisia tekoälytyökaluja, kirjoittavan parempia työohjeita ja etsivän tapoja tehostaa työnkulkujaan. Tämä on vaikuttanut yritykseemme konkreettisesti.
Retriiteistä voi siis löytää monenlaisia oppeja. Lisäksi kannattaa huomioida työnantajamielikuva. Palkatkaa valokuvaaja tai videokuvaaja, ottakaa kuvia tiimistä viihtymässä ja käyttäkää materiaalia rekrytoinnissa.
Se on helposti hyödynnettävä mahdollisuus. Toimitusjohtajat jakavat usein hauskan ilmoituksen yhteydessä kuvan iloisesta tiimistään ja kirjoittavat rakastavansa tiimiään. Myös HR-tiimin kannattaa huomioida retriittien työnantajamielikuvaan liittyvät mahdollisuudet.
David Rice: Juuri niin. Kun kaikki ovat hyväntuulisia ja samassa paikassa, ilmapiiri on positiivinen ja tilanteesta saa hyvää materiaalia.
Monista tiimeistä tuli pandemian aikana hajautettuja. Aloitte palkata ihmisiä eri maista, organisaatioista tuli monikulttuurisia ja mukana on eri ikäryhmiä. Millä strategioilla varmistat, että retriitti on kaikille osallistava ja merkityksellinen?
Jared Kleinert: Ennen retriittiä täytettävä palautelomake auttaa meitä ymmärtämään, mistä ihmiset pitävät ja mistä eivät, sekä mitä tarpeita heillä on. Näin voimme huolehtia esimerkiksi tarjottavasta ruoasta.
Yksi tiimimme jäsen pelkää korkeita paikkoja. Kun saimme tietää tämän, varmistimme, että hänellä on retriiteillä aina mahdollisuus majoittua pohjakerroksessa. On myös huomioitava, että ihmiset jättävät perheensä taakse: onko heillä mahdollisuus järjestää lasten- tai lemmikkienhoito ja suunnitella se etukäteen?
Järjestämme koko henkilöstön tapaamisen retriitillä kahdesti vuodessa. Toisella kerroista otamme mukaan puolisot tai sallimme työntekijöiden tuoda puolisonsa. Se on ollut hieno lisä toimintaamme. Ihmisestä voi nähdä uuden puolen, ja samalla voi rakentaa haluamaansa yrityskulttuuria.
Osallistujilta voi kysyä myös suunnitelluista aktiviteeteista. Kuinka avoimia he ovat aktiiviselle tekemiselle verrattuna rentoutumiseen? Jos vastaukset vaihtelevat paljon, osa päivästä voidaan jakaa valinnaisiin aktiviteetteihin: ryhmä yksi tekee yhtä, ryhmä kaksi toista ja ryhmä kolme kolmatta.
Ihmisille on annettava lupa osallistua eri tasoilla, mutta heitä kannattaa myös rohkaista heittäytymään mukaan. Monet järjestämämme tapaamiset liittyvät henkilökohtaiseen kasvuun ja syvempien, merkityksellisten yhteyksien luomiseen.
Niihin voi kuulua päiväkirjatehtäviä tai mahdollisuuksia olla haavoittuvainen ja kertoa omasta elämästä, nykyisistä haasteista tai aiemmista kokemuksista. Johtajana johdan yleensä nämä keskustelut avoimesti ja rehellisesti, mikä auttaa luomaan sävyn muulle ryhmälle.
Kaikilla on kuitenkin lupa pysytellä pinnallisemmalla tasolla, jos syvemmälle meneminen ei tunnu mukavalta. Toisaalta ihmisiä voi kutsua syvempään keskusteluun, jos he itse haluavat.
Mitä suuremmaksi retriitti kasvaa, sitä vähemmän sitä voi personoida. Siksi mahdollisimman monet käytännön asiat kannattaa huomioida ja aktiviteetit sovittaa yrityksen omaan kulttuuriin. Näin voi myös säästää rahaa.
Jotkut asiakkaistamme ovat järjestäneet esimerkiksi kykyjen esittelyjä osana iltaohjelmaa. Ihmiset voivat näyttää, mitä he tekevät vapaa-ajallaan. Tiimissä voi olla lahjakkaita muusikoita tai kiinnostavia harrastajia, joiden kautta muut tutustuvat heihin paremmin.
David Rice: Hienoa.
Mainitsit aiemmin ennen ja jälkeen tehtävät kyselyt, joiden avulla voi nähdä, edetäänkö oikeaan suuntaan. Se kertoo varmasti paljon tapahtuman onnistumisesta. Onko asiakkaillasi myös pitkän aikavälin mittareita, jotka osoittavat retriittien vaikuttavan laajemmin tai jopa muuttavasti?
Jared Kleinert: Tulokset alkavat kertyä ajan mittaan. Myös erilaiset ideat vahvistuvat ja kumuloituvat. Samalla rakennetaan suhteita muihin ihmisiin yhä syvemmällä ja merkityksellisemmällä tasolla, ja monet näistä suhteista syntyvät ainutlaatuisten yhteisten kokemusten kautta.
Kun matkustetaan uusiin paikkoihin, kokeillaan erilaista ruokaa, osallistutaan uusiin aktiviteetteihin ja keskustellaan vuoden haasteista tarkoituksellisesti, suhteet työtovereihin vahvistuvat.
Jo tämä yksin on arvokasta. Yhdessä retriitissä voidaan rakentaa yrityksen missiota, visiota ja arvoja, seuraavassa jatkaa niiden kehittämistä ja kolmannessa puhua siitä, miten tavoitteet saavutetaan niiden avulla. Samalla voidaan palkita ihmisiä yrityksen arvojen mukaisesta toiminnasta vuoden aikana.
Näin vaikutukset alkavat rakentua toistensa päälle. Myös budjetteja ja aktiviteetteja voi hienosäätää kyselyiden perusteella. Kysykää jatkuvasti, mistä ihmiset pitivät ja mistä eivät, ja kalibroikaa sisältöä vähitellen oman yrityksen tarpeisiin sopivaksi.
David Rice: Tapahtumien suunnittelu on nykyään samanlaista kuin moni muukin asia. Ihmiset käyttävät tekoälyä päätöksenteon tukena, matkasuunnitelmien tekemiseen ja kaikenlaisiin muihin tehtäviin. Tekoäly voi kuitenkin johtaa lähestymistapojen yhdenmukaistumiseen tai tehdä oletuksia, jotka eivät vastaa todellisuutta.
Voitko kertoa tietystä retriitistä, josta olet erityisen ylpeä, mikä teki siitä ainutlaatuisen ja millaisia odottamattomia tuloksia siitä saatiin?
Jared Kleinert: Parhaissa retriiteissä yhdistyvät asiakkaan ainutlaatuinen kulttuuri ja satojen retriittien parhaat käytännöt.
Kymmenen päivää sitten Stanin perustajasta julkaistiin YouTube-video. Stan on mielestäni B-sarjan rahoitusta saanut startup, joka on kerännyt vähintään 30 miljoonaa dollaria. Järjestimme heidän noin 50 hengen retriittinsä Park Cityssä Utahissa tammikuussa.
Perustajalla on YouTube-seuraajia, ja hän julkaisi vlogityylisen katsauksen retriitistä sen aikana. Emme tienneet videosta emmekä pyytäneet häntä tekemään sitä. Hän onnistui hienosti selittämään omasta näkökulmastaan, miksi retriitti oli heille niin arvokas.
Heille tärkeää oli edistymisen juhlistaminen, vahvojen suhteiden rakentaminen ja vauhdin ylläpitäminen. He olivat kaksinkertaistaneet henkilöstömääränsä muutaman viime kuukauden aikana, joten monet eivät tunteneet toisiaan. Retriitti antoi heille mahdollisuuden tutustua.
He auttavat sisällöntuottajia ansaitsemaan seuraajillaan ja rakentamaan omia alustojaan. Siksi he kuvasivat paljon sisältöä hiihtäessään, laskiessaan mäkeä ja pitäessään hauskaa.
He keskustelivat myös yrityksen arvoista, tarkastelivat taloutta ja suunnittelivat seuraavaa vuotta. Tavoitteena oli kasvaa 100 miljoonan dollarin vuotuisen liikevaihdon yritykseksi ja yksisarvisstartupiksi. Osastojen johtajat vetivät omia sessioitaan toimitusjohtajan yrityksen tilaa käsitelleen puheenvuoron jälkeen. Lisäksi järjestettiin paljon illallisia ja hauskanpitoa.
Perustaja sanoi, että yksikin idea näistä sessioista voisi tehdä retriitistä arvokkaan, mutta parhaimmillaan se voisi olla satakertaisesti kasvattava idea, joka tekee yrityksestä miljardin dollarin arvoisen. Tällaisen potentiaalin mahdollistaminen on erittäin arvokasta.
Hän kertoi myös, että oman vaiheensa toimitusjohtajana hän voi yksittäisenä tekijänä tehdä vain rajallisesti. Hän voisi osallistua myyntipuheluihin koko päivän, mutta se ei todennäköisesti vaikuttaisi merkittävästi tarvittavan liikevaihdon saavuttamiseen.
Sen sijaan hänen täytyy rakentaa kulttuuri, jossa ihmisillä on autonomiaa tehdä päätöksiä, he tekevät oikeita päätöksiä ja noudattavat yrityksen strategiaa.
Retriitit ovat yksi parhaista, elleivät paras, tapa saada kaikki samalle sivulle kulttuurisesti ja strategisesti. Se voi olla potentiaalisesti miljoonien tai miljardien dollarien arvoista. Mielestäni hän ilmaisi tämän erittäin hyvin. Voin lähettää sinulle YouTube-videon, jonka voit halutessasi lisätä ohjelman tietoihin.
David Rice: Pidän tuosta, koska puhut siitä, miten retriitillä luodaan tietty tunne ja yhteisöllisyys. Kaikki palaa lopulta tunteeseen, ja sen täytyy perustua inhimilliseen ymmärrykseen siitä, miltä ihmisistä tuntuu.
Dataa voi tarkastella loputtomasti, mutta loppujen lopuksi tunnet omat ihmisisi ja tiedät, mitä haluat saavuttaa. Kysyin tekoälystä ja ainutlaatuisuudesta juuri siksi, että halusin päästä tähän: yhteisöllisyyden tunne syntyy ihmislähtöisestä ymmärryksestä.
Minun on kuitenkin kysyttävä: retriittejä on hienoa järjestää, mutta niitä ei voi tehdä jatkuvasti. Budjetti vaikuttaa tietysti. Jos maailma olisi ihanteellinen ja toimisimme tehokkaasti, kuinka paljon aikaa retriiteillä pitäisi mielestäsi viettää?
Jared Kleinert: Yrityksillä on erilaiset retriittien rytmit. Siihen vaikuttavat yrityksen vaihe, koko ja menestys. Meitä on noin 20–25 henkilöä laskutavasta riippuen. Järjestämme johtoryhmän retriitin neljännesvuosittain ja koko henkilöstön retriitin kahdesti vuodessa.
Kun yrityksessä on sata työntekijää, monet järjestävät jonkinlaisen myynnin tai markkinoillemenon aloitustapahtuman. Mielestäni neljännesvuosittainen johtoryhmän retriitti tuottaa paljon arvoa ja jokaisen yrityksen pitäisi järjestää sellainen koosta riippumatta.
Lisäksi jokainen osasto voi järjestää yhdestä kolmeen retriittiä vuodessa ja vähintään yhden koko henkilöstön tapaamisen. Etä- tai hybridiyrityksen työntekijä saattaa siis osallistua kahdesta neljään erilaiseen retriittiin vuodessa.
Myyntitiimi voi osallistua myynnin aloitustapahtumaan, President's Club -palkintomatkalle, toiseen myyntiretriittiin ja koko henkilöstön tapaamiseen. Tuote- ja teknologiaosasto saattaa puolestaan haluta enemmän syvällistä työaikaa ja osallistua vain koko henkilöstön tapaamiseen tai yhteen keskivuoden retriittiin.
Airbnb kertoi pandemian aikana toimivansa täysin etänä ja ilmoitti työntekijöiden voivan odottaa retriittiä neljännesvuosittain.
Dropboxilla on niin sanottu 90/10-sääntö: noin 10 prosenttia työajasta ollaan kasvokkain ja 90 prosenttia etänä. Se tarkoittaa noin 25 päivää retriiteillä. Tämä voi tarkoittaa neljää kolmen–viiden päivän tapahtumaa vuodessa, joiden painopiste on yhdessä työskentelyssä, kollegoiden lähellä olemisessa ja yhteisissä illallisissa.
Jokaisella organisaatiolla on kuitenkin omat tarpeensa. Mitä hajautetumpi yritys on, sitä vaikeampaa kaikkien kokoaminen yhteen voi olla, mutta vähintään kerran vuodessa koko henkilöstön tapaaminen on silti sen arvoinen. Lisäksi jokaiselle työntekijälle kannattaa mahdollisuuksien mukaan järjestää vielä yhdestä kolmeen muuta tapaamista.
David Rice: Mielenkiintoista. Ennen kuin lopetamme, haluan antaa sinulle mahdollisuuden kertoa, mistä ihmiset löytävät sinut ja miten he voivat tutustua työhösi.
Jared Kleinert: Mene osoitteeseen offsite.com ja luo maksuton tili. Palvelu toimii Airbnbn tavoin: voit etsiä tuhansia valikoituja retriittipaikkoja ja palveluntarjoajia, kuten valokuvaajia, videokuvaajia, oheistuotteiden toimittajia ja matkustuspalveluja.
Voit olla suoraan yhteydessä heihin ja säästää paljon rahaa ja aikaa. Tarjoamme myös retriittien kokonaisvaltaista suunnittelua palveluna ja olemme tehneet sitä sadoille yrityksille ympäri maailmaa. Voit lähettää minulle sähköpostia osoitteeseen jared@offsite.com milloin tahansa. Saat alennuksen, jos mainitset ohjelman. Ota yhteyttä, jos sinulla on kysymyksiä. Autan mielelläni.
David Rice: Täällä podcastissa on myös perinne. Annan aina vieraalle mahdollisuuden esittää minulle kysymyksen. Ole hyvä.
Jared Kleinert: Uskotko, että avaruusolennot ovat todellisia?
David Rice: Loistava kysymys. Kyllä, mutta en usko niiden olevan sellaisia kuin kuvittelemme. Mitä avaruusolennolla oikeastaan tarkoitetaan? Veikkaan, että jollakin toisella planeetalla on esimerkiksi yhteisöllisesti elävää bakteerielämää.
Jared Kleinert: Uskotko, että siellä on ihmisen kaltainen olento?
David Rice: En tiedä. Ehkä, mutta en usko niin. Ehkä täysin toisessa galaksissa, koska kukaan ei tiedä, mitä siellä on. Tässä galaksissa en usko siihen. En usko niiden näyttävän tai käyttäytyvän kuten me – tai ainakin toivon niin. Vitsailen vain.
Mutta kyllä, uskon ehdottomasti, että jossain on jonkinlaista älyllistä elämää.
Jared Kleinert: Hienoa.
David Rice: Kiitos, että tulit ohjelmaan. Arvostan, että käytit aikaasi kanssamme.
Jared Kleinert: Kiitos ajastasi. Arvostan sitä.
David Rice: Hyvät kuuntelijat, jos ette ole vielä tehneet niin, menkää osoitteeseen peoplemanagingpeople.com/subscribe. Tilatkaa uutiskirje, niin saatte kaiken suoraan sähköpostiinne.
Ensi kertaan asti: alkakaa suunnitella retriittiä. Älkää kutsuko avaruusolentoja.
