Kuinka palkata avustaja neljässä helpossa vaiheessa

1. Ajanhallinta: Hallinnollisten tehtävien, kuten aikatauluttamisen, sähköpostien hallinnan ja kokousten koordinoinnin, delegointi varmistaa, että olet siellä missä sinua tarvitaan.
2. Tuottavuuden lisääntyminen: Avustaja voi hoitaa toistuvia tehtäviä, jolloin voit keskittyä paljon arvoa tuottaviin toimintoihin, kuten varainhankintaan, tuotekehitykseen ja verkostoitumiseen.
3. Parempi organisointi: Hän voi auttaa jäsentämään työnkulkuasi, hallitsemaan määräaikoja ja pitämään projektit aikataulussa.
4. Viestinnän tehostuminen: Avustaja voi toimia portinvartijana, suodattaa viestejä ja varmistaa, että tärkeät viestit asetetaan etusijalle.
5. Liiketoiminnan skaalautuvuus: Startup-yrityksesi kasvaessa päivittäisestä toiminnasta huolehtiva henkilö tukee kasvupyrkimyksiä.
6. Parempi työn ja vapaa-ajan tasapaino: Ottamalla vastuulleen rutiininomaisia tehtäviä hän voi auttaa sinua ylläpitämään terveempää työn ja vapaa-ajan tasapainoa.

4 yksinkertaista vaihetta avustajan palkkaamiseen

Vaihe 1: Selvitä, mihin tarvitset apua

Ensimmäinen vaihe avustajan palkkaamisessa on perehtyä siihen, mihin todella tarvitset apua. Ei riitä, että vain heiluttelet käsiäsi ilmassa ja huudat apua.

Esimerkiksi esikuntapäällikön vastuu, palkka ja vaikutusmahdollisuudet voivat olla hyvin erilaiset kuin hallinnollisen avustajan.

Sinun on lähestyttävä asiaa järjestelmällisesti, analyyttisesti ja itseäsi tarkastellen määrittääksesi, millainen avustaja hyödyttäisi sinua ja organisaatiotasi eniten.

Mitkä ovat henkilökohtaiset kipukohtasi?

Olet ihminen, ja kuten kaikilla ihmisillä, myös sinulla on rajasi. Ehkä huomasit varaavasi työmatkaa puhelimellasi lapsesi syntymäpäiväjuhlien aikana (myönnetään!), tai sinusta tuntuu, ettei työpaikalla ole ketään, johon voisit tukeutua, kun haluat pitää lomaa. 

Terveyttä edistävän työn ja vapaa-ajan tasapainon ylläpitäminen on usein tärkein syy henkilökohtaisen avustajan tai johdon avustajan palkkaamiseen. 

Vinkki: Tee luettelo henkilökohtaisista kipukohdistasi, olipa kyse tarpeesta saada luotettava oikea käsi, joka voi toimia puolestasi ollessasi poissa toimistolta, tai luotettavasta henkilöstä, joka voi tilata toimistotarvikkeita uudelleen ja hakea kahvia.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Mitkä ovat organisaatiosi kipukohdat?

Johtajana aikasi on arvokasta. Organisaation kasvaessa haluat käyttää enemmän aikaa tiimisi kasvattamiseen, tuotteiden kehittämiseen ja asiakkaiden tapaamiseen.

Yhä useammin ihmiset odottavat sinun määrittelevän yrityksen vision ja organisaation strategian sen sijaan, että selvittäisit uuden tavan käsitellä kuluja. 

Kun tiimisi jäsenet kiireistyvät ja heidän aikansa käy entistä arvokkaammaksi, he haluavat sinun saapuvan kokouksiin ajoissa ja hyvin valmistautuneena.

Vinkki: Tee luettelo siitä, mitkä mielestäsi ovat organisaatiosi kipukohtia, keskustele sitten tiimin jäsenten kanssa ja kysy heiltä, mitä heidän mielestään ne ovat. Näkemykset eivät välttämättä täsmää, ja yhteisen ymmärryksen saavuttaminen siitä, miten avustaja voi auttaa, on olennaista oikeanlaisen avustajan palkkaamisen kannalta.

Mitä olen valmis (ja en ole valmis) delegoimaan?

Useimmissa pienissä ja keskisuurissa yrityksissä kaikki hoitavat useita tehtäviä, ja jos olet perustaja tai omistaja, sinulla on todennäköisesti niistä eniten. 

Tämä tekee delegoinnista vaikeaa, mutta samalla välttämätöntä organisaation kasvaessa. Tämä vaihe edellyttää syvällistä itsetutkiskelua siitä, kuinka paljon päivittäisestä kontrollista olet valmis ja pystyt luopumaan.

Sen päättäminen, mitä tehtäviä ja pieniä projekteja olet (ja et ole) valmis delegoimaan, vaikuttaa siihen, millaisen avustajan haluat palkata. 

Seuraa tätä varten toimintaasi viikon ajan ja analysoi sitä.

1. Laadi luettelo kaikesta, mitä teit kunkin päivän aikana, ja arvioi, kuinka suuri prosenttiosuus ajastasi kului kuhunkin tehtävään.
2. Korosta ne tehtävät, jotka vaikuttivat suoraan organisaation edistämiseen tai kasvattamiseen. Merkitse muistiin ne tehtävät, joihin olisit halunnut käyttää enemmän aikaa.
3. Korosta ne tehtävät, jotka mielestäsi olisit voinut delegoida pätevälle ja luotettavalle henkilölle.
4. Käy luettelo viikon lopussa läpi, määritä itsellesi tuntipalkka (esimerkiksi 50 dollaria tunnilta) ja selvitä, maksaisitko jollekin toiselle saman tuntipalkan kaikkien luettelossasi olevien tehtävien hoitamisesta. Jos et, on todennäköisesti aika palkata henkilökohtainen avustaja.

Vaihe 2: Päätä, millaisen avustajan tarvitset

Tarpeidesi perusteella voit nyt päättää, millaisen avustajan palkkaat, missä hänen tulee työskennellä (etänä vai toimistolla) ja kuinka usein tarvitset häntä (kokoaikaisesti vai osa-aikaisesti).

Henkilökohtainen avustaja: henkilökohtaista tukea sinulle

Olemme kaikki kuulleet henkilökohtaisista avustajista (PA), mutta mitä henkilökohtainen avustaja oikeastaan tekee? Henkilökohtainen avustaja vastaa yleensä monenlaisista tehtävistä:

• Hallinnollinen tuki, kuten kulujen seuranta ja kuluraporttien laatiminen, kokousten esityslistojen valmistelu, muistiinpanojen tekeminen ja sanelujen kirjaaminen, tulostaminen ja arkistointi
• Aikataulujen hallinta, kuten kokousten ja puheluiden aikatauluttaminen, ulkopuolisten kokoustilojen vuokraaminen ja kalenterin yleinen hallinta
• Matkajärjestelyjen koordinointi, kuten matkasuunnitelmien laatiminen, lentojen ja hotellien varaaminen sekä asiakastapahtumien suunnittelu
• Viestinnän yhteyshenkilönä toimiminen, kuten puheluiden esiseulonta ja sähköposteihin vastaaminen
• Henkilökohtainen avustaminen, kuten pesulapalvelusta haettavien vaatteiden noutaminen, kahvin hakeminen ja koirien ulkoiluttaminen

Henkilökohtainen avustaja (josta käytetään joissakin tapauksissa myös nimitystä johdon henkilökohtainen avustaja) on omistautunut tukemaan vain sinua. 

Liike-elämässä ja erityisesti pienemmissä organisaatioissa nimike ”henkilökohtainen avustaja” ei kuitenkaan ole yleinen. Itse asiassa hiljattain tehdyssä LinkedInin työpaikkahaussa ei löytynyt yhtään avointa tehtävää Kanadasta.

Johdon assistentti: liiketoiminnan tukea sinulle (ja ehkä muillekin)

Johdon assistentti (EA) on tyypillisin henkilökohtaisen avustajan tyyppi, ja hän toimii luotettuna ”oikeana kätenäsi”. On tavallista, että johdon assistentti tukee sinun lisäksesi myös muita organisaatiosi johtajia.

Johdon assistentilla on samanlaisia toimisto- ja hallinnollisia vastuita kuin henkilökohtaisella avustajalla, mutta hänen työnsä keskittyy yleensä enemmän tukemaan sinua työelämässäsi kuin henkilökohtaisessa elämässäsi. Johdon assistentin lisävastuita voivat olla esimerkiksi:

• Talouden hallinta, kuten toimitusjohtajan ja muiden johtajien budjettien valvonta
• Prosessien luominen, kuten uusien hallinnollisten ja toimistoprosessien laatiminen.

Hallinnollinen assistentti: tukea koko tiimille

Hallinnollinen assistentti vastaa koko organisaation toimisto- ja hallinnollisesta tuesta. Tämän vuoksi hänen työnsä keskittyy vähemmän sinun tai muiden johtajien tukemiseen ja enemmän tehtäviin, jotka auttavat kaikkia yrityksessä.

Organisaatiosi koosta riippuen hän voi raportoida suoraan sinulle tai jollekin toiselle ylemmän tason johtajalle tai johtajille, kuten henkilöstöjohtajalle tai toimitusjohtajalle.

Häntä voidaan kutsua myös virtuaaliavustajaksi, toimistoavustajaksi tai senioriteetin ja vastuualueiden tasosta riippuen toimistopäälliköksi.

Hallinnollisella assistentilla on yleensä laajoja koko yrityksen kattavia vastuita, kuten:

• Toimiston hallinta: Toimistotarvikkeiden tilaaminen, toimittajien ja siivoushenkilöstön hallinnointi sekä laadukkaan kuluraportointiohjelmiston käyttäminen taloushallinnon sujuvan toiminnan varmistamiseksi.
• Tapahtumien koordinointi: Yrityksen juhlien suunnittelu ja asiakastapaamisten järjestäminen
• Asiakassuhteet: Vastaanoton hoitaminen ja asiakkaiden puheluihin vastaaminen.

Organisaatiosi koosta riippuen tehtävä voi muodostua johto- ja hallintoavustajan yhdistelmäksi. 

Lue lisää: Miten kulujenhallintaohjelmisto toimii

Esikuntapäällikkö: strateginen kumppani ylemmällä johtotasolla

Esikuntapäällikön (COS) tehtävä on harvinaisempi kuin johtoavustajan tehtävä, ja se ymmärretään yritysmaailmassa heikosti.

Tämä johtuu osittain siitä, että tehtävässä yhdistyvät ainutlaatuisella tavalla jotkin ylemmän johtajan tai johtoryhmän jäsenen strategisemmista vastuista johtoavustajan tavanomaisempiin vastuisiin, ja osittain siitä, että tehtävä yhdistetään useammin politiikan maailmaan.

CS raportoi lähes aina toimitusjohtajalle. Edellä kuvattujen johtoavustajan vastuiden lisäksi COS:n tehtäviin kuuluu usein:

• Toimia toimitusjohtajan edustajana ja sijaisena kokouksissa
• Hallinnoida toimitusjohtajan puolesta projektikokonaisuutta
• Toimia toimitusjohtajan liiketoimintaneuvonantajana
• Hallinnoida organisaation liiketoiminnan vuosikelloon kuuluvia asioita, kuten hallituksen kokouksia ja johdon kehittämisohjelmia
• Hallinnoida yrityksen johdon strategista suunnittelua ja budjetointia.

Vaihe 3: Laadi työnkuvaus, määritä palkkaus ja palkkaa työntekijä!

Tiedät, millaisen avustajan haluat palkata ja millaisista tehtävistä hän vastaa, joten nyt on aika laatia työnkuvaus, määrittää, kuinka paljon olet valmis maksamaan työntekijälle, ja aloittaa rekrytointi!

Avustajan työnkuvauksen laatiminen

Miten laadit työnkuvauksen palkattavalle avustajalle? Voit aloittaa työnkuvauksen laatimisen käyttämällä vaiheessa (1) määrittämääsi tehtäväluetteloa ja yhdistämällä siihen joitakin vaiheessa (2) lueteltuja esimerkkejä henkilökohtaisen avustajan vastuista ja tehtävistä avustajan tyypin mukaan.

Muista sisällyttää työpaikkailmoitukseen myös:

• Muut organisaatiossasi työskentelyn edut ja kannustimet
• Kuinka tiiviisti hän työskentelee kanssasi ja muiden johtajien kanssa
• Tehtävän mahdollinen laaja vaikutus yrityksen menestykseen
• Odotetut käyttäytymistavat ja henkilökohtaiset ominaisuudet
• Vaaditut/toivotut pätevyydet ja kokemukset.

Hyvät ehdokkaat arvostavat merkittävästi työskentelyä ylimmän johdon kanssa ja haluavat tietää, että heidän työllään on merkitystä.

Jos haluat perehtyä aiheeseen syvemmin, tutustu Mariya Hristovan erinomaiseen artikkeliin ”miten työnkuvaus laaditaan”.

Osa-aikainen tai kokoaikainen, etä- tai lähityö 

Tehtävänimikkeen ja työnkuvauksen lisäksi sinun on ennen palkan ja palkkauksen kaltaisista asioista päättämistä ratkaistava, tarvitsetko kokoaikaisen (noin 40 tuntia viikossa) työntekijän vai henkilön, joka työskentelee enemmän osa-aikaisesti. 

Jokaisessa vaihtoehdossa on hyvät ja huonot puolensa, ja sinun kannattaa ottaa huomioon seuraavat seikat:

• Kustannukset: Osa-aikainen työntekijä tulee sinulle halvemmaksi sekä palkan että mahdollisten lääkäri- ja terveysetujen osalta.
• Osaajien saatavuus: Kokopäivätyötä etsiviä henkilöitä on yleensä enemmän, joten tehtävän tarjoaminen osa-aikaisena voi rajoittaa mahdollisten ehdokkaiden määrää.
• Laajentaminen / supistaminen: Jos yli- tai aliarvioit avustajalle tarjolla olevan työn määrän, kokopäiväisen työntekijän muuttaminen osa-aikaiseksi tai päinvastoin voi olla vaikeaa.
• Oppimiskäyrä: Läheisesti kanssasi kokopäiväisesti työskentelevä avustaja saattaa perehtyä tehtäviinsä ja muuttua tehokkaaksi aiemmin kuin osa-aikaisesti työskentelevä.

Sinun on myös päätettävä, kuinka tärkeää on, että avustajasi on fyysisesti läsnä toimistolla sinun ja tiimisi kanssa.

Etä- ja virtuaalityöhön on monia erilaisia malleja, joilla on omat etunsa ja haittansa. Avustajan sijaintia ja sitä, työskenteleekö hän verkossa toimivana henkilökohtaisena avustajana, määrittävät pitkälti hänen tehtävänsä ja omat henkilökohtaiset mieltymyksesi.

More Articles

• Tekoäly työhaastatteluissa: uudet trendit, käyttötapaukset & mitä seuraavaksi
• Tekoäly ansioluetteloiden seulonnassa: johdonmukaisuuden, skaalautuvuuden ja arvioinnin laadun parantaminen
• Tekoäly rekrytoinnissa: trendit, muutokset ja tulevaisuus

Avustajalle maksettavan palkan määrittäminen

Kuinka paljon hallinnolliselle avustajalle pitäisi maksaa? Pitäisikö hänelle maksaa tuntipalkkaa vai vuosipalkkaa? Vastaus näihin kysymyksiin riippuu jälleen tehtävästä, hänen vastuistaan sekä siitä, työskenteleekö hän kokopäiväisesti vai osa-aikaisesti. 

Tyypillisesti kokopäiväinen avustaja saisi kokonaispalkitsemispaketin, joka sisältäisi vuosipalkan, lääkäri- ja terveysetuja sekä muita taloudellisia etuja. 

Seuraavassa taulukossa esitetään Kanadan tyypilliset palkat eri julkisten palkkalähteiden mukaan johdon avustajan ja hallinnollisen avustajan tehtävissä, jotka ovat yleisimpiä avustajan tehtäviä.

Tehtävä	Glassdoor	Kanadan hallitus	Robert Half	Payscale
Johdon avustaja	Min: $45,000Max: $80,000Avg: $60,000	Min: $36,400Max: $83,200Median: $57,595	25. prosenttipiste: $49,75050. prosenttipiste: $56,75090. prosenttipiste: $75,000	Min: $40,000Max: $71,000Avg: $54,186
Hallinnollinen avustaja	Min: $33,000Max: $44,000Avg: $55,000	Min: $31,200Max: $49,600Median: $45,385	25. prosenttipiste: $36,00050. prosenttipiste: $41,50090. prosenttipiste: $57,000	Min: $28,932Max: $50,835Avg: $36,878

Vaihe 4: Rekrytoi, valitse ja palkkaa!

Olet laatinut uuden avustajasi tehtävänkuvauksen, kirjoittanut työpaikkailmoituksen, määrittänyt, kuinka paljon olet valmis maksamaan, ja päättänyt, missä ja kuinka usein hän työskentelee.

Lisäksi henkilöstöhallinnon taustantarkistusratkaisujen käyttö parantaa palkkaamisen tehokkuutta ja tarkkuutta näin arkaluonteisessa ja arvokkaassa tehtävässä.

Näiden tärkeiden ainesosien avulla olet valmis aloittamaan ihanteellisen ehdokkaasi etsimisen!

Tutustu kätevään oppaaseemme aiheesta työntekijöiden palkkaaminen, josta saat vinkkejä, neuvoja ja ohjeita parhaan henkilön löytämiseen ja valitsemiseen tehtävään.

Mitä mieltä sinä olet?

Miten henkilökohtaisen avustajan palkkaaminen voisi auttaa sinua olemaan tehokkaampi ja vähemmän stressaantunut? Mitä hyötyä tehokas avustaja voisi mielestäsi tuoda organisaatiollesi? Millainen avustaja sopisi parhaiten organisaatiollesi ja miksi?

Kerro vastauksesi alla olevissa kommenteissa ja tilaa People Managing People -uutiskirje, jotta pysyt ajan tasalla henkilöstöhallinnon uusimmista näkemyksistä, joita johtamisen ja esihenkilötyön asiantuntijat eri puolilta maailmaa jakavat.