Kuinka virheelliset taustaselvitykset sabotoivat hyvät rekrytoinnit
Luulet löytäneesi sen oikean. Hänen ansioluettelunsa vaikuttaa unelmalta. Hän vastasi jokaiseen kysymykseen täydellisesti. Sai jopa operatiivisen toimintamme johtajan nauramaan – harvinainen saavutus. Olet valmistelemassa työtarjousta, kun taustatarkastus yllättää sinut täysin. Rikostuomio. Toisesta osavaltiosta. Vakava juttu.
Pysähdyt. HR pysähtyy. Yhtäkkiä kukaan ei enää ota vastuuta tilanteesta.
Kieltäydyt palkkaamasta häntä. Päiviä myöhemmin saat selville, ettei kyse ollut hänestä. Väärä henkilö. Sama nimi, samankaltainen syntymäpäivä, täysin erilainen elämä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tervetuloa taustatarkastusvirheiden maailmaan – hiljaisiin uran tuhoajiin, joista kukaan ei puhu ennen kuin ne maksavat jollekin uran tai yrityksellesi oikeusjutun.
Taustatarkastusjärjestelmät on luotu suojaamaan työnantajia. Mutta kun ne toimivat virheellisesti, ne voivat sabotoida juuri sitä prosessia, jota niiden oli tarkoitus tukea.
Ongelman laajuus
Älkäämme kaunistelko asiaa: luvut ovat rumia. Kansallisen kuluttajalainsäädännön keskuksen mukaan joka viidennessä taustatarkastuksessa on virhe, joka voi romuttaa jonkun työllistymismahdollisuudet.
Kyse ei ole sattumasta. Kyse on järjestelmällisestä epäonnistumisesta. Nämä eivät ole pelkkiä kirjoitusvirheitä. Puhumme esimerkiksi sinetöidyistä rekisteritiedoista, joita ei olisi koskaan pitänyt näyttää, vanhentuneista syytteistä tai täydellisistä henkilöllisyyksien sekoittumisista, joissa joku merkitään rikoksesta, jota hän ei ole tehnyt.
Lisätään tähän vielä seuraava: 94 % työnantajista tekee taustatarkastuksia osana rekrytointiprosessiaan. Ja he luottavat ulkopuolisiin palveluntarjoajiin, joista monet keräävät tietonsa julkisista lähteistä, joita ei ole päivitetty sitten ensimmäisen iPhonesi. Piirikuntien rekisterit. Sosiaaliturvatunnusten jäljitykset. Yksityiset tietokannat, jotka on koottu yhteen kuin puolittaisten totuuksien Frankensteinin hirviö.
Kyseessä on täydellinen myrsky. Yrität tehdä nopeita ja perusteltuja päätöksiä. Teknologia tarjoaa nopeutta, ei tarkkuutta. Mitä sitten tapahtuu? Hyvä ehdokas hylätään. Ei selitystä. Ei uutta tarkastelua. Ei tietoa siitä, miksi hänen puhelimensa lakkasi soimasta.
Vaikutukset työnantajiin
Tämä on tietenkin ehdokkaalle painajaismaista. Mutta älkäämme esittäkö, että työnantajat selviävät vahingoittumattomina.
Jos mokaat tämän, vastassasi on todellinen oikeudellinen riski. Reilua luottotietoraportointia koskeva laki ei ainoastaan suosittele, että ilmoitat ehdokkaalle asiasta etukäteen, vaan se edellyttää sitä rekrytoinnin vaatimustenmukaisuutta koskevissa ohjeissaan.
Ennen kuin ryhdyt taustatarkastukseen perustuvaan ehdokkaalle haitalliseen toimenpiteeseen, sinun on annettava hänelle kopio raportista ja mahdollisuus riitauttaa sen tiedot. Jos ohitat tämän vaiheen tai hoidat sen huolimattomasti, huomaat yhtäkkiä olevasi oikeusjutun häviävällä puolella.
Tarvitsetko todisteita siitä, ettei kyse ole vain oikeusteoriasta? Kuluttajien taloudellisen suojelun virasto kirjasi vuonna 2022 yli 500 000 taustatarkastusongelmiin liittyvää valitusta.
Sitten on maineesi. Yksi ehdokas riittää tuomaan rikkinäisen prosessisi esiin LinkedInissä tai Glassdoorissa. Yksi viraaliksi leviävä julkaisu. Yksi tarina siitä, kuinka tiimisi lakkasi vastaamasta hänelle sen jälkeen, kun hänet oli virheellisesti merkitty epäilyttäväksi – ja työnantajabrändisi voi vahingoittua vakavasti.
Kun tähän lisätään moniin näistä virheistä sisäänrakennettu rotuun ja sosioekonomiseen asemaan perustuva vinouma, käsissäsi on vaatimustenmukaisuuteen liittyvän painajaisen lisäksi DEI-kriisi.
Menetät luottamusta. Menetät osaajia. Menetät aikaa. Ja yhtäkkiä se tyyppi, jonka palkkasit hänen sijastaan? Ei hänkään ollutkaan niin täydellinen.
Näin minimoit riskin
Kukaan HR-alalla ei ryhdy työhön halutakseen olla amatöörietsivä. Mutta jos luotat taustatarkastuksiin, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:
- Luota järjestelmään ja toivo, että se on tarkka
- Rakenna prosessiisi suojamekanismeja, jotta jonkun muun tekemä virhe ei muutu yrityksesi vastuuksi.
Näin toimit oikein.
1. Valitse luotettava taustatarkastusten tarjoaja
Aloita palveluntarjoajasta. Kaikki seulontayritykset eivät ole samanlaisia – jotkut ovat erittäin huolellisia, kun taas toisille tarkkuus on vain suositus.
Etsi palveluntarjoajia tai taustatarkastuspalveluita, jotka Ammattimaisen taustaseulonnan yhdistys (PBSA) on akkreditoinut. Kysy tarkasti niiden tietolähteistä, siitä, kuinka usein ne päivittävät rekisteritietoja ja tarkistavatko ne kaikki yksilöivät tunnistetiedot – eivät vain nimiä ja syntymäpäiviä. Jos vastaukset ovat epämääräisiä, etsi toinen palveluntarjoaja.
2. Hanki ehdokkailta selkeä kirjallinen suostumus
Ennen kuin teet mitään, hanki ehdokkaalta kirjallinen hyväksyntä. Älä tyydy pelkkään valintaruutuun, vaan hanki aito, allekirjoitettu suostumus. Kerro selkeästi, mitä tarkistat, miksi tarkistat sen ja miten tietoja käytetään. Läpinäkyvyys tässä vaiheessa ei ole vain eettinen periaate, vaan myös lain vaatimus.
3. Mieti uudelleen, mitä tietoja keräät
Joissakin työhakemuksissa ehdokkaita pyydetään edelleen ilmoittamaan aiempien työpaikkojen täydelliset osoitteet ja tarkat työsuhdepäivät aina päivämäärän tarkkuudella. Se on liioittelua ja luo mahdollisuuden epäjohdonmukaisuuksille.
Taustatarkistuksia varten työsuhteen kuukausi ja vuosi ovat yleensä riittäviä. Mitä yksityiskohtaisempia tietosi ovat, sitä todennäköisemmin ne menevät sekaisin, ja silloin taustatarkistukset alkavat merkitä väärää henkilöä epäilyttäväksi.
4. Kerro, jos jokin vaikuttaa epäilyttävältä – tarkista kriittisesti.
Jos jokin näyttää epäilyttävältä – esimerkiksi veloitus osavaltiossa, jossa ehdokas ei ole koskaan asunut – esitä kysymyksiä. Älä oleta, että raportti on ehdoton totuus. Saattaisit yllättyä siitä, kuinka monet pätevät ehdokkaat ovat joutuneet vaikeuksiin jonkun toisen rikosrekisterin vuoksi, koska heillä on sama sukunimi ja syntymävuosi.
Jos taustaraportissa näkyy jotain odottamatonta, älä katoa ehdokkaan elämästä. Ole suora hänen kanssaan. Kerro, mikä on merkitty epäilyttäväksi ja että hänellä on oikeus vastata siihen. Yllättävän monet työnantajat ohittavat tämän vaiheen, ja juuri siitä oikeusjutut saavat alkunsa.
5. Noudata FCRA:n ennakollista ja kielteistä päätöstä koskevia sääntöjä
Fair Credit Reporting Act -lain mukaan sinulla on lakisääteinen velvollisuus lähettää ilmoitus suunnitellusta kielteisestä päätöksestä ennen lopullisen päätöksen tekemistä taustatarkistuksen perusteella. Tämä tarkoittaa raportin jakamista ja ehdokkaalle mahdollisuuden antamista riitauttaa sen sisältö.
Jos päätät tämän jälkeenkin hylätä ehdokkaan, vaaditaan ilmoitus kielteisestä päätöksestä. Ei oikoteitä. Ei poikkeuksia.
6. Anna ehdokkaille aikaa riitauttaa tiedot
Varaa kohtuullinen aika – esimerkiksi 7 työpäivää – jotta ehdokkaat voivat vastata taustatarkistuksen virheisiin. Kerro tämä odotus heti alussa ja noudata sitä. Jos joku tarvitsee enemmän aikaa asiakirjojen kokoamiseen, jousta. Tämän vaiheen kiirehtiminen voi johtaa huonoihin päätöksiin ja kielteiseen julkisuuteen.
7. Ohjaa virheistä kärsivät ehdokkaat oikeudelliseen apuun
Jos ehdokas ilmoittaa virheestä ja tukee väitettään asiakirjoilla, älä vain kohauta olkapäitäsi ja jatka eteenpäin. Laadi toimintasuunnitelma.
Harkitse yhteistyötä oikeudellisen neuvonantajan kanssa, joka voi auttaa ehdokkaita riitauttamaan virheet ja suojelemaan heidän oikeuksiaan. Et tee vain oikein, vaan pienennät samalla yrityksesi riskiä.
Ehdokkaiden tukeminen virhetilanteissa
Tämä erottaa hyvät yritykset erinomaisista.
Kun taustatarkistus sekoittaa prosessin, useimmat työnantajat lamaantuvat. He eivät halua joutua haastetuiksi oikeuteen, joten he pelaavat varman päälle olemalla sanomatta mitään, tarjoamatta asiayhteyttä ja antamalla järjestelmän hiljaisesti karsia ehdokkaan pois.
Se on pelkuruutta vaatimustenmukaisuuden kaapuun käärittynä.
Ehdokkaat tarvitsevat – erityisesti silloin, kun heidät merkitään epäilyttäviksi jonkin sellaisen vuoksi, joka ei käy järkeen – reilun mahdollisuuden puhdistaa maineensa. Se tarkoittaa avoimuutta. Se tarkoittaa, että heille annetaan raportti, asianmukainen ilmoitus ja riittävästi aikaa korjata tilanne ennen kuin heidän mahdollisuutensa katoaa. Lain mukaan se on pakollista. Eettisesti se on vähintä, mitä voidaan odottaa.
Haluatko mennä pidemmälle? Tee yhteistyötä Fair Credit Reporting Act -lain tuntevien oikeusalan ammattilaisten kanssa. Tarjoa resursseja tai ohjaa ehdokkaita niiden pariin. Rakenna suhteita asianajotoimistoihin tai voittoa tavoittelemattomiin järjestöihin, jotka auttavat ihmisiä haastamaan virheelliset tiedot.
Kyse ei ole vain kasvojen pelastamisesta, vaan luottamuksen rakentamisesta rekrytointiprosessiin, erityisesti yhteisöissä, joihin rikkinäiset järjestelmät ovat historiallisesti vaikuttaneet kielteisesti.
Sillä todellisuus on tämä, vaikka se saattaa tehdä jotkut epämukaviksi: näin asiat ovat. Et vain palkkaa työntekijöitä – päätät, kenen tarina saa mahdollisuuden jatkaa eteenpäin.
Jos luotat virheellisiin tietoihin näitä päätöksiä tehdessäsi, et johda. Ulkoistat harkintasi algoritmille.
Tarkkuus on inhimillinen kysymys
Haluamme uskotella itsellemme, että taustatarkistukset ovat siistejä, objektiivisia ja puolueettomia. Ne eivät ole. Ne ovat epätäydellisten ihmisten rakentamia tietokantoja, joita vanhentuneet järjestelmät täyttävät ja joita ohjelmistot tulkitsevat tuntematta yritystäsi – tai ehdokastasi – lainkaan.
Virheitä tapahtuu. Mutta se, mitä teet niiden tapahtuessa, määrittää rehellisyytesi työnantajana.
Haluatko palkata hyvin? Johda sitten sen mukaisesti. Katso tarkemmin. Esitä kysymyksiä. Ja kun joku merkitään epäilyttäväksi jonkin sellaisen vuoksi, joka ei tunnu oikealta, pysähdy hetkeksi ennen kuin toimit. Jokaisen raportin takana on oikea ihminen, ja toisinaan järjestelmä on täysin väärässä.
Mitä seuraavaksi?
Haluatko lisää asiantuntijaneuvoja ja näkemyksiä? Tilaa People Managing People -uutiskirje ja saat analyysit uusimmista trendeistä ja teknologiasta suoraan sähköpostiisi.
