Miten käsitellä kiusallisia ja epämukavia keskusteluja: mitä jokaisen uuden esihenkilön tulisi tietää
Tuntuuko sinusta, ettet tiedä, miten käydä vaikeita keskusteluja työntekijöiden kanssa? Et ole yksin.
Viestintäkonsultointiyritys Interact kyselytti yli 2 000 esihenkilöä selvittääkseen, mitkä keskustelut tuntuivat esihenkilöistä kaikkein epämukavimmilta.
Esihenkilöiltä kysyttiin, tuntuiko heistä kiusallisemmalta antaa kielteistä palautetta, osoittaa haavoittuvuutta, välittää ”yrityksen linja” tai jopa vain antaa tiimilleen selkeitä ohjeita.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tulos?
Selvästi eniten esihenkilöitä vaivasi… viestintä ylipäätään.
Aivan oikein. Yli kaksi kolmasosaa esihenkilöistä haluaisi mieluummin olla viestimättä tiimiensä kanssa lainkaan.
Tämä on suoraan sanottuna melko huolestuttavaa. Koko suorituksen johtamisen lähtökohta perustuu esihenkilöiden ja heidän suoraan alaisuudessaan työskentelevien työntekijöiden välisiin rakentaviin keskusteluihin.
Työntekijät, jotka saavat usein merkityksellistä palautetta, sitoutuvat työssään neljä kertaa todennäköisemmin ja tuntevat 3,6 kertaa todennäköisemmin motivaatiota tehdä parhaansa.
Jos enemmistö esihenkilöistä ei pidä palautteen antamisesta – tai näköjään edes tiiminsä kanssa puhumisesta – ei ole yllättävää, että useimmat työntekijät haluavat enemmän palautetta ja että useampi kuin joka kolmas tuntee, ettei hänen panostaan arvosteta.
Jos siis olet uusi tai kokeneempi esihenkilö, joka haluaa oppia käsittelemään vaikeita keskusteluja ja saamaan tiimistään parhaat puolet esiin, tämä artikkeli on sinua varten. Käymme läpi:
- Miksi palautteen antamiseen kannattaa panostaa
- Miten valmistautua vaikeaan keskusteluun työntekijän kanssa
- Esimerkkejä siitä, mitä kiusallisen tai epämukavan keskustelun aikana kannattaa sanoa ja tehdä – ja mitä ei kannata sanoa
Miksi esihenkilöiden on osattava käydä vaikeita keskusteluja?
Ei ole epäilystäkään siitä, etteikö vaikean palautteen antaminen tuntuisi useimmista meistä epämukavalta. Valitettavasti työelämä tarjoaa loputtomasti tilaisuuksia haastaviin keskusteluihin, ja niiden välttely todennäköisesti pahentaa tilannetta.
Esihenkilöiden on opittava käymään kiusallisia keskusteluja, koska:
Työntekijät hyötyvät kielteisestä palautteesta – ja monet pitävät sitä kehuja parempana
Johtamiskonsulttien Jack Zengerin ja Joseph Folkmanin tutkimuksen mukaan lähes kolme neljästä ihmisestä uskoo korjaavan palautteen parantavan heidän suoritustaan. Sama tutkimus osoitti itse asiassa, että työntekijät todella haluavat kielteistä palautetta.
Kaikkiaan 92 % vastaajista oli samaa mieltä siitä, että ”Kielteinen (suuntaa muuttava) palaute on asianmukaisesti annettuna tehokas tapa parantaa suoritusta.”
Säännölliset keskustelut tiimisi kanssa voivat edistää heidän mielenterveyttään
Usein toistuvat kahdenkeskiset keskustelut työntekijöidesi kanssa voivat vähentää uupumisen riskiä, parantaa merkittävästi heidän sitoutumistaan ja työtyytyväisyyttään sekä varmistaa, että he kokevat tulevansa paremmin ymmärretyiksi ja tuetuiksi.
Työntekijöidesi käytös ja suoriutuminen vaikuttavat heidän ympärillään oleviin ihmisiin
Esihenkilönä sinulla on vastuu auttaa tiimiäsi onnistumaan ja menestymään. Heikosti suoriutuva, hankala tai sitoutumaton työntekijä vaikeuttaa usein muiden tiimin jäsenten elämää ja voi luoda toimimattoman tiimiympäristön.
Vaikka vaikeat keskustelut voivat olla tuskallisia, ne ovat hyvän esihenkilön työn olennainen osa. Seuraavaksi tarkastelemme, miten voit lähestyä niitä tehokkaasti.
Asiantuntijavinkki: Johtajat voivat käyttää HR-tapausten hallintatyökaluja dokumentoidakseen ja hallinnoidakseen vaikeisiin keskusteluihin liittyvien konfliktien ratkaisemista.
Miten käydä vaikeita keskusteluja työntekijöiden kanssa
Tietyt keskustelut eivät tule koskaan olemaan mukavia, ja kielteisen palautteen antaminen kuuluu niihin. On kuitenkin keinoja, joilla voit helpottaa tilannetta molempien osapuolten kannalta.
1. Luo palautekulttuuri
Jos kielteinen palaute tulee täysin yllättäen, tiimisi jäsen saattaa hyvinkin järkyttyä ja pahoittaa mielensä. Jos työympäristö kuitenkin kannustaa jatkuvaan sekä myönteiseen että kielteiseen palautteeseen, sinun ei todennäköisesti tarvitse järjestää joka kerta virheen sattuessa muodollista keskustelua.
Hyvä nyrkkisääntö on antaa suoraan alaisillesi viisi myönteistä palautetta jokaista rakentavaa kritiikkiä kohden. Tutkimusten mukaan tämä on tehokkaasti toimivien tiimien ihanteellinen suhde.
2. Mieti, minkä lopputuloksen haluat
Oletetaan kuitenkin, että sinun on käytävä työntekijän kanssa vakavampi keskustelu suoriutumisesta. Aloita selvittämällä itsellesi erittäin tarkasti ja rehellisesti, minkä lopputuloksen haluat keskustelulta. Haluatko työntekijän muuttavan käytöstään? Jos haluat, niin miten tarkalleen?
Jos työntekijä esimerkiksi myöhästyy jatkuvasti, miksi se on ongelma? Häiritseekö se sinua vain tunnetasolla vai aiheuttaako se haittaa sinulle tai muulle tiimille? Tarvitseeko hänen saapua ajoissa joka päivä vai ainoastaan silloin, kun aamulla on kokous?
Tämä on tärkeää siksi, että saatat huomata käyväsi keskustelua vääristä syistä. Kuvitellaan esimerkiksi, ettet olisi edes huomannut hänen saapuvan joka päivä viisi minuuttia myöhässä, mutta asia häiritsee yhtä hänen työtovereistaan. Keskustelun onnistunut käsittely on paljon epätodennäköisempää, jos ainoa todellinen toivottu lopputulos on, että ristiriita katoaa!
3. Tutustu omiin laukaiseviin tekijöihisi
Kun valmistaudut vaikeaan keskusteluun työntekijän kanssa, saatat keskittyä siihen, miten hän reagoi. Pahoittaako hän mielensä? Väittääkö hän vastaan?
Sinun kannattaisi kuitenkin ajatella omaa toimintaasi vastaavissa tilanteissa. Mitkä asiat laukaisevat sinussa voimakkaimmat reaktiot? Miten toimit stressaantuneena? Miltä ristiriidat tuntuvat sinusta? Liittyykö aiempiin stressaaviin keskusteluihin huonoja muistoja, jotka saattavat vaikuttaa siihen, miten käsittelet tätä keskustelua?
Et voi hallita sitä, miten työntekijäsi reagoi. Kun kuitenkin pohdit omia reaktioitasi etukäteen, olet paremmin valmistautunut käsittelemään keskustelun aikana esiin nousevia tunteita.
4. Tunnista omat subjektiiviset reaktiosi
Yksi standardoitujen suoriutumisen arviointien suurimmista ongelmista on arvioijan yksilöllinen vaikutus — se, että yli puolet toista henkilöä koskevista arvioistamme heijastaa omia ominaisuuksiamme eikä arvioimamme henkilön ominaisuuksia.
Tutkimukset osoittavat, että sama vääristymä voi ilmetä, kun yritämme antaa työntekijälle palautetta kasvotusten. Emme voi uskotella itsellemme tarjoavamme hänelle objektiivisen näkemyksen hänen heikosta suoriutumisestaan. Kerromme hänelle yksinkertaisesti, mitä tunnemme, havaitsemme ja ajattelemme hänen suoriutumisestaan — omasta puolueellisesta näkökulmastamme.
Tämän seurauksena 1) hän todennäköisesti on eri mieltä näkemyksemme kanssa ja 2) on hyvin mahdollista, että hän on oikeassa ja me väärässä!
Sen sijaan että aloittaisit vaikean keskustelun kertomalla työntekijälle, mikä ongelma on, on sekä hyödyllisempää että tarkempaa kertoa hänelle tosiasioihin perustuvista havainnoistasi ja esittää sitten yksityiskohtaisia kysymyksiä.
Sen sijaan että kertoisit työntekijälle, että hänen myyntipuhettaan on parannettava, voisit esimerkiksi sanoa: “Olen huomannut, että myyntilukusi ovat odotettua pienemmät. Mitä mielestäsi on tapahtumassa?” .
5. Esitä hyviä kysymyksiä
Jos haluat työntekijän parantavan suoriutumiseen liittyvää ongelmaa, pelkkä ongelmasta kertominen ei riitä. Hänen on löydettävä keinoja ongelman ratkaisemiseksi, ja häntä on motivoitava todella haluamaan sen ratkaisemista.
Ainoa tapa tehdä tämä on ymmärtää, mikä ongelman alun perin aiheuttaa. Jos kuitenkin esität heti “Miksi”-kysymyksiä (“Miksi teit noin?” “Miksi et kertonut minulle aiemmin?”), työntekijä todennäköisesti ryhtyy puolustuskannalle.
Aloita sen sijaan kuuntelemalla.
Oletetaan, että tiimisi jäsen on juuri kertonut sinulle tärkeän projektin olevan kaksi kuukautta myöhässä. Sen sijaan että kysyisit “Miksi näin on tapahtunut?”, pyydä häntä kuvailemaan ongelmaa vaihe vaiheelta, jotta voit auttaa selvittämään ongelman tarkan syyn.
Voit esimerkiksi sanoa: “Selvä, kerro minulle, mitä tapahtui. Missä vaiheessa projekti alkoi viivästyä? Ja mitä sitten tapahtui? Mikä mielestäsi oli ongelmana?”
Näin et arvostele työntekijää, vaan voit auttaa häntä suoriutumaan paremmin seuraavalla kerralla.
6. Tunnista oma vastuusi
Sinun on ehkä aika käydä myös itsesi kanssa kiusallinen keskustelu. Tiimin suoriutuminen heijastaa yllättävän suuressa määrin esihenkilön ominaisuuksia.
BetterUpin tutkimuksessa havaittiin, että heikon strategisen ajattelun omaavien esihenkilöiden tiimit olivat paljon vähemmän innovatiivisia, heikkoa palautumiskykyä osoittavat esihenkilöt heikensivät tiimin suoriutumista ja esihenkilöillä, joiden kognitiivinen ketteryys oli heikkoa (eli heidän kykynsä vaihtaa näkökulmaa oli rajallinen), oli myös vähemmän ketteriä tiimejä.
Valitettavasti ongelman syy saatat olla sinä!
Mutta ei ole syytä panikoida. Ota yksinkertaisesti vastuullesi oma osuutesi ongelmasta ennen kuin aloitat keskustelun. Voit esimerkiksi sanoa: ”Huomaan, että tämä projekti on viivästynyt huomattavasti. Olen huolissani siitä, etten antanut sinulle realistista määräaikaa ja saatoin aliarvioida projektin monimutkaisuuden. Voisitko kertoa minulle, mitä tapahtui?”
Tämä saa työntekijän tuntemaan olonsa paljon vähemmän puolustelevaksi ja keskustelemaan kanssasi todennäköisemmin rehellisesti. Se muuttaa valta-asetelmaa – sen sijaan että esimies toruisi työntekijää, teistä tulee kaksi ihmistä ratkaisemassa yhteistä ongelmaa, jotta se ei toistuisi.
7. Vältä tunteiden tarttumista
Jos kerrot työntekijälle huonoja uutisia, hän saattaa hyvinkin liikuttua. Tämä on täysin luonnollista tällaisessa keskustelussa – mutta esimiehenä saatat kokea tilanteen stressaavaksi.
Johtamisviestinnän valmentaja Deborah Grayson Riegel huomauttaa esimerkiksi, että työntekijän itkiessä vaikean keskustelun aikana koemme tilanteen usein järkyttävänä, koska pelkäämme olevamme sen syy tai haluamme vaistomaisesti korjata tilanteen.
Tilanteeseen liittyy myös tunteiden tarttuminen. Tunteet tarttuvat, joten jos työntekijä suuttuu tai järkyttyy, saatamme hyvinkin huomata jäljittelevämme hänen reaktioitaan. Tämä ei ole vähintäkään hyödyllistä!
Kun johdat alisuoriutuvaa työntekijää, on normaalia, että hän järkyttyy, kun otat hänen suoriutumisensa puheeksi – hän saattaa pelätä työpaikkansa menettämistä, tuntea häpeää epäonnistumisestaan tai olla pettynyt siihen, ettei saavuta toivomiaan tuloksia.
Esimiehenä tehtäväsi on kuitenkin auttaa häntä säätelemään näitä vaikeita tunteita pysymällä rauhallisena ja tukevana sekä estämällä omia tunteitasi jäljittelemästä hänen tunteitaan.
Jos huomaat liikuttuvasi, palaa käsillä olevaan tehtävään keskittymällä siihen, mitä tuloksia tarvitset keskustelulta.
Jos tiimin jäsen suuttuu, alkaa itkeä tai masentuu keskustelunne aikana, Grayson Riegel neuvoo toimimaan seuraavasti:
- Käytä neutraalia kieltä ja kerro, mitä näet, mutta älä kerro hänelle, miltä hänestä tuntuu. Sen sijaan että sanoisit esimerkiksi ”Näen, että olet hyvin surullinen”, kokeile sanoa: ”Näen, että itket. Haluaisitko pitää tauon vai jatketaanko?”
- Osoita myötätuntoa ja uteliaisuutta. Voit esimerkiksi sanoa: ”Voisitko kertoa, mitä ajattelet tässä vaiheessa?” tai ”Mikä auttaisi sinua juuri nyt eniten?”
Näin annat kielteistä palautetta (esimerkkien kera)
Tässä on muutamia ilmauksia, joista saatat kokea olevan hyötyä vaikean keskustelun aikana – sekä muutamia, joita saatat haluta välttää!
| Sen sijaan että sanoisit: | Kokeile sanoa: |
|---|---|
| Miksi tämä meni pieleen? | Voisitko kertoa minulle, mitä tapahtui? |
| Sinun täytyy parantaa viestintätaitojasi. | Tässä on jotain, mitä en ymmärtänyt viime esityksessäsi. |
| Älä itke. | Näen, että itket. Haluaisitko pitää tauon vai jatketaanko? Sinä päätät. |
| Näen, että olet järkyttynyt – olen itsekin juuri nyt melko järkyttynyt! | Vaikutat järkyttyneeltä – ymmärsinkö oikein? Voisitko kertoa, mitä ajattelet juuri nyt? |
| Tulet jatkuvasti myöhässä, ja se on tiimille todellinen ongelma. | Myöhästyit eilisestä kokouksesta ja jäit paitsi Clairen päivityksestä. Voisitko pyytää häntä kertomaan sinulle, mitä on tapahtunut? |
| Sinun täytyy käyttäytyä puhelimessa ammattimaisemmin. | Kun vastaat puhelimeen noin, minusta tuntuu x… |
| Sinun täytyy kehittää suhteitasi muuhun tiimiin. | Huomaan, ettet osallistu ryhmäkeskusteluun juurikaan. Voisitko kertoa siitä lisää? |
| Myöhästyt jatkuvasti määräajoista, ja se hidastaa muun tiimin työtä. Sinun täytyy parantaa ajanhallintaasi. | Huomaan, että olet myöhästynyt kahdesta viimeisestä määräajasta. Mikä olisi paras tapa, jolla voisin auttaa? |
On aika tottua epämukaviin keskusteluihin
Jos haluat olla erinomainen esimies, tulee aikoja, jolloin sinun on käytävä vaikeita keskusteluja.
Olipa kyse kielteisestä suoriutumisarviosta, tiimin konfliktin ratkaisemisesta tai jopa jonkun työsuhteen päättämisestä, se ei tule koskaan olemaan helppoa – mutta valmistautuminen, harjoittelu ja asioiden tarkastelu eri näkökulmista voivat auttaa.
Kuten aina, paljon onnea.
The New Manager Handbook
Hard-learned words of wisdom from seasoned people managers to those just starting out.
Lisää resursseja, joiden avulla voit kehittyä paremmaksi esimieheksi:
- Ystävästä pomoksi: Kuinka luoda auktoriteettia ja asettaa rajat uutena esihenkilönä
- Liian syvällä: Kuinka pysyä rauhallisena ja jatkaa eteenpäin, kun olet uutena esihenkilönä ylikuormittunut
- 8 tehokasta tapaa saada palautetta työntekijöiltä (+ hyvät ja huonot puolet)
- 5 menetelmää, joiden avulla voit käsitellä haastavia tiimin jäseniä
- 5 tapaa antaa vaikuttavampaa palautetta
- Kuinka siirtyä esihenkilöstä valmentajaksi
- Kuinka hallita itsensä johtamista ja tulla paremmaksi johtajaksi (Dave Ulrichin kanssa)
