Syvällä vaikeuksissa: Kuinka pysyä rauhallisena ja jatkaa eteenpäin uutena esihenkilönä, kun kaikki tuntuu ylivoimaiselta
Kun hait johtotehtävää, tiesit sen olevan haastava. Mutta tunsit olevasi valmis siihen.
Kun haastattelupaneeli pyysi sinua kuvailemaan tilannetta, jossa jouduit selviytymään stressistä, vastauksesi vakuutti heidät siitä, että olisit rauhallinen johtaja. Niinpä he antoivat sinulle tehtävän ja asettivat sinut tiimisi johtoon.
Kuinka siis on mahdollista, että tunnet itsesi jo nyt ylikuormittuneeksi?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ensimmäisenä päivänäsi sanoit tiimillesi “Oveni on aina avoinna”. Nyt käytävällä on jatkuvasti jono.
Siirryt kokouksesta Zoom-puheluun ja taas kokoukseen. Saapuneet viestit ja tehtävälistasi kasaantuvat. Et oikein saa otetta uuden tiimin dynamiikasta. Huomaat merkkejä kytevästä konfliktista.
Puhumattakaan siitä, että suuren projektin määräaika lähestyy.
Kuinka voit pysyä rauhallisena ja jatkaa eteenpäin, kun sinusta tuntuu, että olet joutunut liian syvälle?
Tässä artikkelissa tarkastelemme, miksi tunnemme itsemme ylikuormittuneiksi ja miten ylikuormitus vaikuttaa meihin, työhömme ja tiimeihimme.
Tarkastelemme rauhallisen johtajan ominaisuuksia ja esittelemme 5 käytännön lähestymistapaa uuteen tehtävääsi, jotka auttavat sinua pysymään rauhallisena ja jatkamaan eteenpäin (myös silloin, kun olet ylikuormittunut).
Ylikuormituksen vaikutus
Emme aio valehdella—uuden esihenkilön tehtävässä toimiminen voi olla uskomattoman stressaavaa. Haasteita tulee olemaan. Konflikteja tulee olemaan. Kriisejä syntyy. Se kuuluu esihenkilönä olemiseen.
Stressi ei ole aina huono asia. Itse asiassa se voi jopa motivoida myönteisesti ja kannustaa sinua saavuttamaan tavoitteesi. Liiallinen stressi voi kuitenkin johtaa ylikuormitukseen ja jopa uupumukseen. Se heikentää kykyäsi selviytyä haasteista hyvin, joten mitä ylikuormittuneemmaksi tunnet olosi, sitä ylivoimaisemmilta haasteesi tuntuvat. Se on noidankehä.
Harvard Business Review -tutkimuksessa havaittiin, että paineen alla 53 % johtajista on sulkeutuneempia ja kontrolloivampia. 45 % stressaantuneista johtajista jättää työntekijöiden näkemykset huomiotta tai torjuu ne. Toisessa tutkimuksessa yli puolet vastaajista koki, että esihenkilö, joka ei pysty käsittelemään stressiä tehokkaasti, vahingoittaa organisaation suorituskykyä.
Tämä tarkoittaa, että velvollisuutesi on olla rauhallinen johtaja.
Jos ajattelet nyt, että se kuulostaa mahdottomalta, älä huoli. Kyse on oikeastaan vain yhdestä johtamistaidosta, jota voit kehittää.
Millainen on rauhallinen johtaja?
Rauhalliset johtajat ovat yksinkertaisesti ihmisiä, jotka osaavat hyödyntää intuitionsa, kokemuksensa, kypsyytensä ja viisautensa voimaa tullakseen tehokkaammiksi johtajiksi.
Doug Dickerson, johtamisen asiantuntija
Johtamiskouluttaja ja sovittelija Doug Dickerson tunnistaa rauhallisten johtajien neljä keskeistä ominaisuutta:
- He näkevät kokonaiskuvan
- He tietävät, milloin toimia ja milloin odottaa
- He kyseenalaistavat vakiintuneet toimintatavat
- He tarjoavat kipeästi kaivattua vakautta vaikeina aikoina.
He ovat myös kehittäneet keskeiset taidot, jotka auttavat heitä levittämään rauhallisuuttaan muuhun tiimiin:
Heillä on rauhallinen ja jämäkkä viestintätyyli
Haastavia aikoja ei ole hyödyllistä kohdata rauhallisesti, jos et viesti suunnitelmastasi selkeästi, itsevarmasti ja tehokkaasti. Rauhalliset johtajat käyttävät viestinnässään jämäkkää mutta myötätuntoista lähestymistapaa.
He innostavat muita selviytymiskykyyn ja stressinhallintaan
Jos stressi voi tarttua, niin voi myös stressin hyvä hallinta. Itse asiassa 79 % työntekijöistä, joiden esihenkilö osaa hallita stressiä, tavoittelee etenemistä yrityksessä, kun taas vähemmän palautumiskykyisten johtajien alaisista vastaava luku on vain 55 %.
Tämän taitokokonaisuuden kehittäminen perustuu viiteen keskeiseen tapaan:
- Myötätunnon osoittaminen itseä kohtaan
- Tietoisen tauon pitäminen ennen toimimista
- Avun pyytämisen opetteleminen
- Yhteen tehtävään keskittyminen kerrallaan
- Tehtävien tehokas delegointi.
Näin kehität taitojasi rauhallisena johtajana (myös silloin, kun tunnet olevasi ylikuormittunut)
1. Ole armollinen itsellesi
Tämä ensimmäinen askel on erittäin tärkeä: ole ystävällinen itsellesi. Esihenkilönä toimiminen on suuri vastuu, mutta se on myös prosessi. Hyväksi esihenkilöksi tuleminen vaatii kaikilta harjoittelua – se ei ole taito, joka syntyy luonnostaan.
Rauhallisen johtajan taitojesi kehittäminen edellyttää, että hyväksyt sinulla olevan paljon opittavaa – ja se on täysin hyväksyttävää. Aloita itsemyötätuntoisesta ajattelutavasta.
Toimintaohjeet:
- Harjoita itsestä huolehtimista työpaikalla. Huolehdi tietoisesti fyysisestä, henkisestä, emotionaalisesta ja sosiaalisesta hyvinvoinnistasi. Jos esimerkiksi alat stressaantua, pidä lyhyt tauko työpisteeltäsi ja lähde ulos kävelylle. Sisällytä työpäivääsi taukoja venyttelyä, liikuntaa tai vaikka meditaatiota varten.
- Tunnista itsesi arvostelu ja kielteinen sisäinen puhe ja lopeta ne heti alkuunsa. Kysy itseltäsi, ”Antaisinko tällaisen palautteen alaiselleni?” Jos vastaus on ei, lopeta puhumasta itsellesi sillä tavalla.
- Pidä ”Onnistumiset”-tiedostoa. Luo Google Driveen asiakirja ja lisää siihen kaikki myönteinen palaute, jota saat esihenkilöiltäsi, tiimiltäsi, mentoreiltasi tai asiakkailtasi. Avaa se huonona päivänä ja muistuta itseäsi siitä, miten pitkälle olet päässyt.
- Jos tarvitset muistutusta, lue Jo Smallin kirje, joka alkaa sanoilla: ”Hyvä uupunut esihenkilö, teet valtavan hyvää työtä…”
2. Älä kiirehdi, vaan pohdi
On tärkeää olla kiirehtimättä toimintaan, erityisesti kriisin kohdatessa. Harvard Business Schoolin professori Nancy Koehn nostaa esimerkiksi Abraham Lincolnin, joka pyrki reagoimaan korkean panoksen tilanteisiin tekemällä… ei mitään.
Antamalla itselleen aikaa pohtia ja arvioida tilannetta Lincoln pystyi laatimaan harkitumman ja realistisemman suunnitelman kuin jos hän olisi rynnännyt suin päin toimintaan.
Koehn sanoo: ”Pieninkin tauko ennen puhelimeen tarttumista, twiitin lähettämistä tai jonkin sanomista jollekulle auttaa johtajaa kokoamaan ajatuksensa ja maksimoimaan mahdollisuudet tehdä järkevä ratkaisu.”
McKinseyn tutkijat Jacqueline Brassey ja Michiel Kruyt kutsuvat tätä taitoa integroivaksi tietoisuudeksi – prosessiksi, jossa yhdistyy tietoisuus tilanteesta sekä tietoisuus itsestä ja omista reaktioista.
Kun pidät tietoisen tauon ennen vastaamista, voit käsitellä stressiäsi, vaalia harkittua rauhallisuutta ja luoda tilaa selkeille päätöksille ja reaktioille.
Toimintaohjeet:
- Varaa aikaa ajattelulle. Varaa jokaisen viikon alussa ja lopussa aikaa arvioidaksesi suoriutumistasi esihenkilönä ja tunnistaaksesi stressiä laukaisevat tekijät. Jos koit olevasi ylikuormittunut, mikä oli perimmäinen syy ja miten voit vähentää todennäköisyyttä, että tunnet samoin uudelleen? Missä tilanteissa asiat sujuivat hyvin?
- Harkitse tietoisuustaitojen harjoittamista. Jo muutaman minuutin meditaatio työpäivän aikana voi auttaa sinua pysähtymään ennen reagoimista.
3. Pyydä apua
Kaikesta huolimatta me kaikki kohtaamme ongelmia, jotka ylittävät omat kykymme. On kuitenkin tärkeää, ettei ylpeys estä avun pyytämistä.
Haetpa tukea työtovereiltasi tai omalta esihenkilöltäsi, avun pyytäminen on täysin hyväksyttävää – erityisesti, jos olet uusi esihenkilö. Vastoin mahdollista käsitystäsi ihmiset haluavat paljon todennäköisemmin auttaa sinua kuin tuomita sinut avun pyytämisen vuoksi.
”Kun olet aivan mukavuusalueesi reunalla,” sanoo Kane Carpenter, työnantajabrändäyksen ja kasvustrategioiden käytännön johtaja yrityksessä Daggerfinn, ”on täysin hyväksyttävää yrittää selvittää asiaa itse. Kun sinusta tuntuu, että olet täysin liian syvällä vesissäsi, on aika pyytää apua.”
Toimintaohjeet:
- Kun pyydät apua, kerro avoimesti, rehellisesti ja täsmällisesti, mikä tuntuu vaikealta. Kerro, mitä olet jo yrittänyt, ehdota yhtä tai kahta mahdollista ratkaisua ja pyydä palautetta.
- Valmistele etukäteen, mitä haluat sanoa, ja esitä asia myönteisellä tavalla.
- Etsi mentori oman organisaatiosi ulkopuolelta, jotta voit keskustella ongelmista ja haasteista ilman huolta siitä, että vaikutat siltä, ettet pärjää.
4. Tee yksi asia kerrallaan
Moniajon taitoa pidetään usein kunnia-asiana. Mutta moniajo ei ole niin tuottavaa kuin kuvittelemme. Se hidastaa meitä, pitää meidät hajamielisinä ja lisää virheiden todennäköisyyttä. Lisäksi tutkimukset osoittavat, että yliarvioimme pahasti kykymme tehdä montaa asiaa samanaikaisesti.
Kun teemme yhden asian kerrallaan, voimme keskittyä tekemään jokaisen asian hyvin emmekä tunne olevamme täysin ylikuormitettuja. Tietoisuustaitojen asiantuntija John Kabat-Zinn neuvoo kirjassaan Täydellinen katastrofielämä:
”Yritä tehdä yksi asia kerrallaan ja antaa sille sen ansaitsema huomio niin pitkäksi aikaa kuin se ansaitsee, häiritsemättä itseäsi tai antamatta itsesi häiriintyä esimerkiksi saapuvien sähköpostien tai tekstiviestien vuoksi.”
Toimintaohjeet:
- Aseta tehtävälistasi tärkeysjärjestykseen ja käsittele tehtävät sitten järjestyksessä yksi kerrallaan.
- Erota tärkeät ja kiireelliset asiat toisistaan ja päätä, mitä sinun on tehtävä ensin, mitä voit tehdä myöhemmin ja mitä voit delegoida.
- Kokeile priorisointityökalua, kuten Eisenhowerin matriisia.
- Digitaaliset tehtävienhallintatyökalut, kuten Todoist tai Trello, voivat auttaa sinua ja tiimiäsi järjestämään projektin tehtävät tehokkaasti.
5. Delegoi
Älä yritä selviytyä yksin. Olet edelleen osa tiimiä, mutta et ole enää pelkkä yksittäinen suorittaja. Delegointi antaa sinulle tilaa keskittyä esihenkilötyön prioriteetteihin. Se antaa sinulle aikaa palautua ja kehittyä esihenkilönä.
Lisäksi se auttaa työntekijöitäsi kehittymään ja oppimaan uusia taitoja ja osaamisalueita.
Toimintaohjeet:
- Käytä aikaa kaikkien tehtäviesi kartoittamiseen. Tunnista, mitkä tehtävät vain sinä voit tai sinun pitäisi tehdä. Delegoi kaikki muu, jonka joku toinen tiimin jäsen voisi tehdä (vaikka tuntisitkin voivasi tehdä sen paremmin!)
- Ota ennen delegointia huomioon tiimin jäsenten roolit, taipumukset ja nykyinen työmäärä. Näin varmistat laadun lisäksi sen, ettet vain siirrä omaa ylikuormitustasi suoraan alaisillesi.
Pysy rauhallisena ja jatka eteenpäin
Rauhallisena johtajana toimiminen ei tarkoita, että kiellät esihenkilötyön haasteet tai teeskentelet, etteivät ne olisi haastavia. Se tarkoittaa yksinkertaisesti sen valitsemista, miten vastaat niihin parhaalla mahdollisella tavalla. Kyse on hyväksymisestä ja toiminnasta, ei reagoinnista.
Sinun ei tarvitse odottaa, että olet pätevä toimimaan ”rauhallisena johtajana”. Lincolnin tavoin voit valita toimia rauhallisesti. Rauhallisen johtajan tavoin toimimisen hyvä puoli on, että se auttaa sinua itse asiassa muuttumaan rauhalliseksi johtajaksi. Onnea matkaan!
The New Manager Handbook
Hard-learned words of wisdom from seasoned people managers to those just starting out.
Käsikirjan lisäksi, jos toivot lisäapua taitojesi hiomiseen ja tekniikoidesi kehittämiseen suoria alaisia sisältävään työelämään, kannattaa harkita uusille esihenkilöille tarkoitettua kurssia lisäkoulutusta varten.
Seuraavat lisäresurssit voivat auttaa sinua esihenkilömatkallasi:
- Miksi uuden esihenkilön ei pitäisi pelätä avun pyytämistä (ja miten se tehdään)
- Kuinka käsitellä kiusallisia ja epämukavia keskusteluja: mitä jokaisen uuden esihenkilön tulisi tietää
- Ystävästä esihenkilöksi: kuinka luoda auktoriteettia ja asettaa rajoja uutena esihenkilönä
- Vinkkejä henkilöstöjohtamiseen uusille ja kokeneille esihenkilöille
- 5 menetelmää haastavien tiimin jäsenten kanssa toimimiseen
- Kuinka siirtyä esihenkilöstä valmentajaksi
- Selkeyden, vastuun ja tilivelvollisuuden (CRA) johtamismalli
- Johtamisesta poisoppiminen: kuinka johtaa työnteon uudessa maailmassa (Bev Attfield Within People -yrityksestä)
- 10 parasta johtamisen kehittämisohjelmaa tulevien johtajien kasvattamiseen
