Comment Embaucher Un Assistant En 4 Étapes Simples
Si vous avez besoin d’aide pour organiser votre journée et gérer vos tâches, embaucher un assistant peut réellement faire la différence. Dans cet article, je vais vous guider à travers quatre étapes simples pour embaucher un assistant et vous aider à déterminer précisément quel type de soutien vous convient, quelles seront ses missions et combien vous devriez le rémunérer.
Bénéficiez de la clarté et de l’aide nécessaires pour alléger votre charge de travail et rendre votre journée plus productive.
Pourquoi embaucher un assistant ?
En tant que dirigeant d’entreprise, recruter un assistant peut vous apporter plusieurs avantages :
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- Gestion du temps : Déléguer les tâches administratives comme la planification, la gestion des emails et la coordination des réunions vous assure d’être toujours là où vous devez être.
- Productivité accrue : Un assistant peut gérer les tâches répétitives, vous permettant de vous concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée comme la levée de fonds, le développement de produit et le réseau professionnel.
- Meilleure organisation : Il ou elle peut aider à structurer votre flux de travail, gérer les échéances et maintenir les projets sur les rails.
- Communication améliorée : Un assistant peut jouer le rôle de filtre, trier les messages et s’assurer que les communications importantes soient traitées en priorité.
- Scalabilité de l’entreprise : À mesure que votre startup grandit, avoir quelqu’un pour gérer les opérations quotidiennes favorise la croissance de l’activité.
- Équilibre vie professionnelle/vie personnelle amélioré : En se chargeant de responsabilités routinières, votre assistant vous aide à mieux équilibrer votre vie professionnelle et privée.
4 étapes simples pour embaucher un assistant
Étape 1 : Identifiez les domaines où vous avez besoin d’aide
La première étape pour recruter un assistant est de déterminer précisément dans quels domaines vous avez besoin d’assistance. Il ne suffit pas de lever les bras et d’appeler à l’aide.
La responsabilité, la rémunération et le niveau d’impact d’un chief of staff, par exemple, peuvent être très différents de ceux d’un assistant administratif.
Vous devrez adopter une démarche méthodique, analytique et introspective pour identifier le type d’assistant qui sera le plus utile à vous-même et à votre organisation.
Quels sont vos points de douleur personnels ?
Vous êtes humain, et comme tous les humains, vous avez vos limites. Peut-être vous êtes-vous retrouvé à réserver un voyage d’affaires sur votre téléphone pendant l’anniversaire de votre enfant (coupable !), ou vous avez l’impression de ne pas avoir de relais au bureau quand vous voulez prendre des vacances.
Maintenir un bon équilibre vie professionnelle/vie personnelle est souvent la principale raison poussant à recruter un assistant personnel ou un assistant de direction.
Astuce : Faites la liste de vos points de douleur personnels, que ce soit le besoin d’avoir un bras droit de confiance pouvant agir en votre nom lorsque vous êtes absent du bureau, ou une personne fiable pour recommander des fournitures ou apporter un café.
Quels sont les points de douleur de votre organisation ?
En tant que dirigeant, votre temps est précieux. Lorsque l’organisation grandit, vous aurez envie de passer plus de temps à faire évoluer votre équipe, développer des produits et rencontrer les clients.
De plus en plus, les gens attendront de vous que vous définissiez la vision de l’entreprise et la stratégie globale, plutôt que de vous occuper d’inventer une nouvelle procédure de traitement des notes de frais.
Et, à mesure qu’ils deviennent plus occupés et que leur temps devient plus précieux, vos collaborateurs souhaiteront que vous soyez ponctuel et bien préparé lors des réunions.
Astuce : Faites la liste de ce que vous pensez être les points de douleur de votre organisation, puis discutez-en avec vos collègues et demandez-leur leur avis. Il se peut que vos perceptions ne correspondent pas et parvenir à une compréhension partagée du rôle de l’assistant est essentiel pour savoir quel profil recruter.
Qu’êtes-vous prêt à déléguer (ou non) ?
Dans la plupart des petites et moyennes entreprises, tout le monde porte plusieurs casquettes et si vous êtes le fondateur ou le propriétaire, vous en portez sûrement le plus.
Cela rend la délégation difficile, mais aussi essentielle à mesure que grandit votre structure. Cette étape exige une profonde réflexion sur la part de contrôle quotidien que vous êtes prêt – et capable – de confier à quelqu’un d’autre.
Décider quelles tâches et petits projets vous acceptez (ou non) de déléguer influencera le type d’assistant que vous rechercherez.
Pour cela, suivez toutes vos activités pendant une semaine puis analysez-les.
- Faites une liste de tout ce que vous avez fait chaque jour et indiquez approximativement le pourcentage de temps consacré à chacune de ces activités.
- Surlignez les activités qui ont directement contribué à faire avancer ou à développer l'organisation. Notez celles auxquelles vous auriez aimé consacrer plus de temps.
- Surlignez les activités que vous pensez pouvoir déléguer à une personne de confiance et compétente.
- Faites un point en fin de semaine, fixez-vous un taux horaire (par exemple, vous vous payez 50 $/heure) et déterminez si vous seriez prêt à payer quelqu'un d'autre à ce tarif pour exécuter l'ensemble des tâches de votre liste. Si la réponse est non, il est probablement temps d’engager un assistant personnel.
Étape 2 : Décidez du type d'assistant dont vous avez besoin
En fonction de vos besoins, vous pouvez maintenant déterminer quel type d'assistant recruter, où il doit être (télétravail ou présentiel) et à quelle fréquence vous en aurez besoin (temps plein ou temps partiel).
Assistant personnel : un soutien individualisé
Nous avons tous entendu parler des assistants personnels (AP), mais que fait concrètement un assistant personnel ? Un assistant personnel s'occupe généralement d'un large éventail de tâches :
- Soutien administratif : par exemple, suivi des dépenses et rédaction de rapports de frais, préparation des ordres du jour, prise de notes, rédaction sous dictée, impressions et classement
- Gestion d'agenda : par exemple, planification de réunions et d'appels, réservation d'espaces de réunion externes, gestion générale du calendrier
- Coordination des déplacements : par exemple, organisation d'itinéraires, réservations de vols et d'hôtels, planification d'événements clients
- Interface de communication : par exemple, filtrage des appels téléphoniques, réponse aux courriels
- Aide personnelle : par exemple, récupérer le pressing, aller chercher un café, promener vos chiens
Un assistant personnel (également appelé assistant personnel de direction dans certains cas) est dédié à vous épauler, vous et uniquement vous.
Cependant, dans le monde de l'entreprise et en particulier dans les petites structures, le titre « assistant personnel » est plutôt rare. En fait, une recherche récente d'offres sur LinkedIn n'a révélé aucun poste vacant au Canada.
Assistant de direction : soutien professionnel pour vous (et peut-être d'autres)
L’assistant de direction (AD) est le type d’assistant personnel le plus courant : il agit comme votre “bras droit” de confiance. Il n’est pas rare qu’un AD assiste également d’autres cadres de votre organisation en plus de vous-même.
Un assistant de direction assume des responsabilités cléricales et administratives similaires à celles d'un AP, mais il se concentre davantage sur le soutien à votre vie professionnelle plutôt que personnelle. Parmi les responsabilités supplémentaires d'un AD, on peut trouver :
- Gestion financière : par exemple, suivi du budget du PDG ou d'autres cadres dirigeants
- Mise en place de processus : par exemple, création de nouveaux processus administratifs et de gestion
Dans son livre, « The CEO’s Secret Weapon », Jan Jones, qui a terminé sa carrière en tant qu’assistante de direction de la célèbre icône du développement personnel Tony Robbins, décrit comment elle « préparait le café, tapait des lettres, répondait au téléphone, organisait les déplacements, embauchait et gérait des équipes, mettait en place et dirigeait des services administratifs, gérait de petites entreprises, développait et menait des projets de toutes tailles, agissant comme le prolongement de mes patrons, toujours vigilante sur leurs affaires, tout en jouant aussi le rôle de confidente, de conseillère, de championne et d’amie. »
Assistant administratif : soutien pour l’ensemble de l’équipe
Un assistant administratif doit apporter un appui administratif et clérical à l’ensemble de l’organisation. Ainsi, il sera moins focalisé sur votre soutien personnel ou celui des cadres, et davantage sur les missions qui profitent à l’ensemble de la société.
Selon la taille de votre organisation, il ou elle peut vous rapporter directement ou bien dépendre d'un autre cadre dirigeant ou responsable senior, comme le directeur des ressources humaines ou le directeur général.
On parle parfois aussi d’assistant virtuel, d’assistant de bureau ou — selon le niveau de responsabilité — d’office manager.
Un assistant administratif a typiquement de larges responsabilités transversales à l'ensemble de l'entreprise, telles que :
- Gestion du bureau : Commander des fournitures de bureau, gérer les fournisseurs et le personnel de nettoyage, utiliser un logiciel de gestion des notes de frais de premier ordre pour assurer le bon fonctionnement des finances.
- Coordination d’événements : Planifier les fêtes d’entreprise, organiser les réunions avec les clients
- Relations clients : Réception à l’accueil, gestion des appels clients.
Selon la taille de votre organisation, vous pouvez vous retrouver avec un poste hybride d’assistant de direction et d’assistant administratif.
En savoir plus : Comment fonctionne un logiciel de gestion des notes de frais
Chef de cabinet : Partenaire stratégique de niveau sénior
Le rôle de chef de cabinet (COS) est moins courant que celui d’assistant de direction, et mal compris dans le contexte des entreprises.
Cela s’explique en partie parce qu’il combine de façon unique certaines responsabilités stratégiques propres aux dirigeants ou cadres supérieurs avec des missions plus classiques d’un assistant de direction, et en partie car ce poste est souvent associé au monde politique.
Le chef de cabinet relève presque toujours du CEO. En plus des responsabilités décrites plus haut pour l’assistant de direction, le COS va souvent :
- Agir comme représentant et remplaçant du CEO lors des réunions
- Gérer un portefeuille de projets pour le compte du CEO
- Agir comme conseiller professionnel pour le CEO
- Superviser les rythmes de fonctionnement de l’organisation comme les réunions du conseil d’administration et les retraites de la direction
- Gérer la planification stratégique et le budget des cadres dirigeants de l’entreprise.
Dans son livre, « Chief of Staff », Tyler Parris définit le COS comme « un rôle passe-partout, tenu par une personne possédant des qualités exceptionnelles en organisation et en relations humaines, qui gère toutes sortes de tâches non prises en charge par un autre membre de l’équipe de direction ou du personnel administratif d’un cadre. »
Étape 3 : Rédiger une fiche de poste, déterminer la rémunération et embaucher !
Vous savez quel type d’assistant recruter et les missions qui lui seront confiées, il ne vous reste plus qu’à rédiger la fiche de poste, définir combien vous êtes prêt à payer la personne et passer au recrutement !
Rédiger une fiche de poste d’assistant
Comment rédiger une fiche de poste pour l’assistant que vous souhaitez embaucher ? Vous pouvez commencer à rédiger l’annonce en utilisant la liste des tâches identifiées à l’étape (1), combinée avec quelques exemples de responsabilités et de tâches d’assistant personnel mentionnées à l’étape (2), selon le type d’assistant.
Dans votre offre d’emploi, veillez à inclure aussi :
- Autres avantages et atouts offerts par votre organisation
- Le niveau de proximité avec lequel la personne sera amenée à travailler avec vous et avec les autres dirigeants
- Le large impact que le poste peut avoir sur le succès de l’entreprise
- Les comportements attendus et qualités personnelles
- Les qualifications et expériences exigées/souhaitées.
Les candidats talentueux accordent une grande valeur à la collaboration avec la direction et veulent savoir que leur mission a du sens.
Si vous souhaitez aller plus loin, consultez l’excellent article de Mariya Hristova « comment rédiger une fiche de poste ».
Temps partiel ou temps plein, à distance ou en présentiel
En plus du titre et de la description de poste, et avant de décider du salaire ou de la rémunération, vous devrez déterminer si vous avez besoin d’un salarié à temps plein (~40 heures/semaine) ou de quelqu’un intervenant de façon plus ponctuelle à temps partiel.
Il y a des avantages et des inconvénients pour chaque option, et vous devriez prendre en compte les éléments suivants :
- Coûts : Un emploi à temps partiel vous coûtera moins cher, tant en salaire qu'en prestations médicales et de santé éventuelles.
- Disponibilité des talents : Il y a généralement plus de personnes à la recherche d'un emploi à temps plein, donc limiter le poste à temps partiel peut réduire le nombre de candidats potentiels.
- Montée ou baisse en charge : Si vous surestimez ou sous-estimez la quantité de travail pour un assistant, il peut être difficile de passer d'un salarié à temps plein à temps partiel, ou inversement.
- Courbe d'apprentissage : Un assistant travaillant à temps plein à vos côtés pourra s'adapter et devenir efficace plus rapidement qu'un assistant à temps partiel.
Vous devrez également décider de l'importance de la présence physique de votre assistant au bureau avec vous et votre équipe.
Il existe de nombreux modèles différents de travail à distance et virtuel, avec leurs propres avantages et inconvénients. Le choix du lieu de travail de votre assistant, ainsi que sa fonction d'assistant personnel en ligne, seront largement déterminés par ses missions et vos propres préférences.
Déterminer combien un assistant doit être payé
Combien faut-il payer un(e) assistant(e) administratif(ve) ? Faut-il leur verser un salaire horaire ou annuel ? Une fois encore, la réponse dépend du rôle, de ses responsabilités, et du fait qu'il s'agisse d'un emploi à temps plein ou partiel.
En général, un assistant à temps plein bénéficiera d'un package de rémunération globale, qui inclut un salaire annuel, des prestations médicales et de santé, ainsi que d'autres avantages financiers.
Le tableau ci-dessous résume les salaires typiques au Canada selon différentes sources publiques pour les postes d'assistant(e) de direction et d'assistant(e) administratif(ve), qui sont les fonctions d'assistance les plus courantes.
| Poste | Glassdoor | Gouvernement du Canada | Robert Half | Payscale |
|---|---|---|---|---|
| Assistant(e) de direction | Min : $45,000Max : $80,000Moy : $60,000 | Min : $36,400Max : $83,200Médiane : $57,595 | 25e percentile : $49,75050e percentile : $56,75090e percentile : $75,000 | Min : $40,000Max : $71,000Moy : $54,186 |
| Assistant(e) administratif(ve) | Min : $33,000Max : $44,000Moy : $55,000 | Min : $31,200Max : $49,600Médiane : $45,385 | 25e percentile : $36,00050e percentile : $41,50090e percentile : $57,000 | Min : $28,932Max : $50,835Moy : $36,878 |
Étape 4 : Recruter, sélectionner et embaucher !
Vous avez rédigé la description de poste de votre nouvel assistant, préparé une offre d'emploi, fixé la rémunération que vous êtes prêt à offrir ainsi que les modalités de travail.
De plus, utiliser des solutions de vérification des antécédents RH améliore l'efficacité du recrutement et la fiabilité de l’embauche pour un poste aussi sensible et important.
Avec ces ingrédients essentiels en main, vous êtes prêt à commencer votre recherche du candidat idéal !
Consultez notre guide pratique sur comment recruter des salariés pour obtenir des conseils, des astuces et un accompagnement pour trouver et sélectionner la meilleure personne pour le poste.
Qu’en pensez-vous ?
En quoi le recrutement d’un(e) assistant(e) personnel(le) pourrait vous aider à être plus efficace et moins stressé ? Selon vous, quels bénéfices un(e) assistant(e) efficace peut-il(elle) apporter à votre organisation ? Quel type d’assistant(e) serait le plus adapté, et pourquoi ?
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