Comment améliorer la productivité au travail : meilleures pratiques
Pour améliorer la productivité au sein d'une organisation, commencez par comprendre ce que signifie réellement la productivité organisationnelle et comment vous pouvez la mesurer. Dans cet article, je vais vous présenter des pratiques concrètes que vous pouvez adopter en tant que responsable RH ou manager pour créer une culture favorisant la productivité, ainsi que des exemples concrets pour illustrer comment mettre immédiatement ces idées en pratique.
Qu'est-ce que la productivité et pourquoi devriez-vous la mesurer ?
L'une des raisons pour lesquelles la productivité peut sembler insaisissable dans une organisation est l'absence de consensus sur ce qui rend une organisation productive.
Dans un environnement industriel, la productivité peut s'évaluer en fonction de la quantité produite par les employés dans un temps donné. Mais dans une économie de la connaissance, où les travailleurs produisent généralement des services plutôt que des biens, c’est moins évident.
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Une option consiste à calculer la productivité de l’entreprise en fonction du chiffre d’affaires généré par le nombre d’heures travaillées. Plus vous gagnez d’argent en moins de temps, plus vous êtes productif.
Bien que ce soit un indicateur logique pour une organisation, ce type de mesure est difficile à traduire au niveau de l’employé, car un travailleur du savoir évalue souvent sa productivité personnelle en fonction des tâches qu’il raye de sa to-do list. Or, pour qu’une organisation considère ce travailleur comme productif, les tâches de cette liste doivent générer de la valeur pour l’entreprise.
Si l’on définit la productivité comme un moyen d’optimiser le chiffre d’affaires, on comprend pourquoi les organisations souhaitent la mesurer. L’augmentation du chiffre d’affaires (et donc de la productivité) témoigne de la bonne santé et de la croissance d’une entreprise.
Comment mesurer la productivité
Lorsque vous vous demandez comment mesurer la productivité dans votre organisation, concentrez-vous sur les résultats qui vous aident à atteindre les objectifs de l’entreprise.
Selon la nature de votre activité, des exemples d’indicateurs peuvent inclure le chiffre d’affaires, la satisfaction client ou le délai de mise en production.
Déterminez ce que vous allez mesurer
La première étape consiste à définir ce que vous allez suivre, et surtout, pourquoi il est important de le faire. Quel lien existe-t-il entre votre indicateur de productivité choisi et les objectifs de l’entreprise ?
Pour vous assurer que vos indicateurs de productivité ne sont pas de simples coups d’épée dans l’eau, travaillez avec les dirigeants pour établir un processus clair de définition des objectifs.
Ce processus doit permettre aux différents services d’aligner leurs objectifs communs et de déterminer comment ils évalueront les progrès réalisés.
La mise en place d’objectifs et de résultats clés (OKR) ou d’objectifs SMART permet également aux organisations de rendre des comptes sur l’avancement de leurs priorités.
Les employés peuvent alors voir comment leur travail quotidien s’aligne sur la mission et contribue à l’atteinte d’étapes importantes.
Mettez en place une méthode pour le suivi des indicateurs
Une erreur fréquente lors de la définition des OKR est de choisir des résultats clés trop difficiles à mesurer.
Par exemple, si votre objectif affiché est de suivre la satisfaction client, mais que l’évaluer nécessite de synthétiser des données provenant de multiples sources, vous n’êtes sans doute pas prêt à mesurer ce résultat clé pour l’instant. Votre temps serait mieux utilisé à centraliser et fiabiliser vos données pour faciliter cette collecte.
L’alignement avec les parties prenantes interfonctionnelles peut inclure le développement et la documentation d’un glossaire des indicateurs. Considérez-le comme un dictionnaire des données, définissant pour tous un langage et une source commune pour la mesure. Par exemple, qui est compté comme utilisateur ou abonné ? Quelle est la période de référence pour mesurer l’engagement ?
Bien que la création d’un glossaire puisse représenter une lourde charge, j’ai constaté que les organisations obtenaient de meilleurs résultats en matière de productivité grâce à cette démarche.
Cela s’explique par le fait que plus votre équipe consacre du temps à la mesure, moins elle en a à consacrer à l’atteinte des objectifs. En effectuant dès le départ le travail de nettoyage et d’organisation des données et en vous accordant sur des définitions communes, vous faites un investissement rentable sur le long terme.
Analysez les données et servez-vous-en pour identifier des pistes d’amélioration
En suivant vos résultats trimestre après trimestre, utilisez les données recueillies pour identifier des axes d’amélioration et optimiser vos processus.
Vous pouvez expérimenter et tester des hypothèses à petite échelle et, si les tests s’avèrent concluants, étendre la modification des processus à toute l’organisation.
Par exemple, selon une étude récente, l’utilisation de l’intelligence artificielle générative a amélioré la productivité des travailleurs du savoir jusqu'à 35 % chez les employés débutants ou novices.
Comment améliorer la productivité dans votre organisation
Certaines organisations évaluent la productivité en fonction des heures travaillées ou de l’apparente activité, mais l’utilisation de la surveillance des employés offre une mesure plus précise.
La pandémie de COVID-19 a mis en lumière les limites de l’assiduité comme indicateur de productivité, soulignant l’importance de privilégier la création de valeur plutôt que le suivi des heures.
Contrairement aux ouvriers d'usine, les travailleurs du savoir, tels que les concepteurs de produits, doivent être évalués sur la qualité de leur production. Un design exceptionnel peut surpasser plusieurs créations ordinaires.
Les logiciels de surveillance des employés permettent d’améliorer la productivité en identifiant les performances, en distinguant les meilleurs employés et en favorisant une culture qui dévoile tout le potentiel.
Voici quelques conseils pour que les RH et les dirigeants puissent créer un environnement de travail assurant la productivité de toutes vos équipes (indice : la motivation est la clé !).
Assurez clarté, responsabilité et imputabilité
Définissez clairement les rôles et responsabilités afin de savoir quelles sont les priorités, qui est responsable et qui doit rendre compte. Cela passe notamment par la rédaction de descriptions de poste réfléchies lors des recrutements, l’assurance d’un processus de recrutement aussi équitable que possible, et la création de parcours professionnels pour les postes existants afin que chacun comprenne comment bien performer et progresser dans l’organisation. Pour des conseils à ce sujet, consultez Le modèle CRA du leadership.
Montrez aux employés que leur travail compte
Les membres de l’équipe se démotivent rapidement s’ils pensent que leur travail est inutile. À l’inverse, s’ils comprennent comment leurs tâches quotidiennes contribuent à la vision globale de l’organisation, ils seront plus motivés chaque jour. La fixation d’objectifs via la méthode OKR est un moyen efficace d’y parvenir.
Favorisez le bien-être des employés
Il va presque de soi que garantir le bien-être mental et physique via des congés, des jours pour événements familiaux, des avantages bien-être, etc., aide chaque membre d’équipe à exprimer son plein potentiel et à prévenir l’épuisement professionnel.
De plus, la recherche montre que les employés recherchent un travail intellectuellement stimulant ainsi que la liberté de choisir comment l’exécuter. Réfléchissez-y : si vous saviez que vous n’avez aucune latitude sur l’exécution de vos tâches, pourquoi vous appliqueriez-vous à mieux les faire ?
Supprimez les obstacles
Créer un environnement de travail productif suppose également de lever les obstacles potentiels au succès et d’optimiser les systèmes.
Les RH peuvent définir des directives sur l’utilisation des outils technologiques de l’organisation (email, Slack, etc.) afin de limiter la dispersion et utiliser des sondages pour vérifier que chacun dispose bien des outils et ressources nécessaires pour travailler efficacement. Elles peuvent aussi constituer et alimenter une base de données d’informations pour faciliter l’intégration des employés et réduire le temps consacré à la recherche d’information.
Reconnaissez votre équipe
La reconnaissance ne se limite pas aux récompenses monétaires—même si une rémunération appropriée est effectivement importante ! Elle englobe aussi les opportunités de développement professionnel, les distinctions de performance ou tout simplement un mot de félicitations pour le travail accompli. Voici quelques excellentes idées de reconnaissance des employés.
Enfin, il est quasiment impossible de renforcer l’engagement des employés et de limiter le risque de burn-out sans chefs intermédiaires.
Les managers traduisent les objectifs stratégiques en plans opérationnels et veillent à leur bon alignement sur le terrain. Ils jouent aussi un rôle clé dans le développement et la fidélisation des équipes.
Et, il n’y a pas de managers intermédiaires efficaces sans formation adéquate. Le rôle des RH est crucial pour aider l’organisation à créer un programme de formation solide à destination des managers de proximité afin qu’ils puissent développer leur communication et devenir de véritables leaders d’entreprise.
Étude de cas : Améliorer la productivité des employés
Vous pouvez faire beaucoup pour accroître la productivité de vos employés, même si vous ne faites pas partie du comité de direction.
Lors de mes années en conseil en stratégie, je dirigeais une équipe de 15 personnes et je me concentrais sans relâche sur l’engagement des employés. Sur une pyramide de 200 personnes, mon équipe a obtenu plus de 50% des promotions.
Voici ce qui a fait notre succès :
- J’ai instauré un sondage mensuel sur la motivation pour prendre le pouls de l’engagement des salariés et de leur satisfaction vis-à-vis du management. Les résultats anonymisés étaient revus en équipe chaque mois : 1) cela a normalisé la nécessité de donner du feedback et 2) a permis de raccourcir les boucles d’apprentissage et de réaction.
- J’envoyais chaque semaine un e-mail de félicitations pour reconnaître les accomplissements de l’équipe en mettant en copie tout le management. Je prenais soin de célébrer tant la qualité du travail que les délégations réussies, l’entraide et l’attention portée au bien-être mental.
- J’ai instauré des réunions hebdomadaires régulières avec chacun de mes collaborateurs directs pour comprendre leurs préoccupations, les accompagner afin d’améliorer leur performance, et instaurer un climat de confiance.
Les employés se sentaient soutenus sans être surveillés de près, et ils avaient de la motivation pour mieux performer car ils avaient le sentiment que leurs contributions comptaient.
Participez à la conversation
Comment votre organisation a-t-elle mis en place des stratégies pour augmenter la productivité ? Quels défis avez-vous rencontrés en cours de route ? Faites-le-nous savoir dans les commentaires !
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