Comment améliorer la productivité au travail : meilleures pratiques
Lorsque vous cherchez sur Google « comment améliorer la productivité dans une organisation », vous trouverez de nombreux articles promettant que si vous appliquez ces 10 astuces de productivité sorties de nulle part, vous allez débloquer la productivité au travail.
Mais il est souvent difficile de voir comment ces conseils sont liés entre eux et s’additionnent réellement pour faire avancer l’aiguille de la productivité à l’échelle de toute l’organisation.
Dans cet article, nous adoptons une autre approche. Nous commencerons par définir la productivité organisationnelle et la façon de la mesurer, puis nous proposerons des meilleures pratiques pour les RH et les dirigeants afin de créer une culture de la productivité. Nous vous fournirons également des exemples concrets pour vous aider à démarrer.
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Qu’est-ce que la productivité et pourquoi devriez-vous la mesurer ?
L’une des raisons pour lesquelles la productivité peut sembler insaisissable pour une organisation est le manque de consensus sur ce qui rend une organisation productive.
Dans un environnement industriel, vous pouvez mesurer la productivité en fonction de la quantité de produits fabriqués par les employés dans un laps de temps défini. Mais dans une économie de la connaissance, où les travailleurs produisent généralement des services plutôt que des biens, cela devient moins évident.
Une solution consiste à calculer la productivité de l’entreprise en fonction du chiffre d’affaires généré selon le nombre d’heures travaillées. Plus vous générez d’argent en moins de temps, plus vous êtes productif.
Bien que cette mesure soit logique pour une organisation, il peut être difficile de la transposer au niveau des employés, car un travailleur du savoir a généralement tendance à évaluer sa propre productivité selon le nombre de tâches qu’il coche sur sa liste à faire. Mais, pour qu’une organisation considère cet employé comme productif, les éléments de cette liste doivent générer de la valeur pour l’entreprise.
Si nous définissons la productivité comme un moyen d’optimiser les revenus, on comprend pourquoi les organisations souhaitent la mesurer. Augmenter les revenus (et donc la productivité) est un signe de croissance et de bonne santé pour une entreprise.
Comment mesurer la productivité
Lorsque vous réfléchissez à la façon de mesurer la productivité dans votre organisation, concentrez-vous sur les résultats qui vous aident à atteindre les objectifs de l’entreprise.
Selon la nature de votre activité, des exemples d’indicateurs peuvent inclure le chiffre d’affaires, la satisfaction client ou le temps jusqu’à la mise en production.
Déterminez ce que vous allez suivre
La première étape consiste à décider ce que vous allez suivre et, plus important encore, pourquoi il est pertinent de le faire. En quoi votre indicateur de productivité choisi est-il lié aux objectifs de l’entreprise ?
Pour vous assurer que vos indicateurs ne sont pas définis au hasard, travaillez avec les dirigeants de l’entreprise pour établir un processus de fixation d’objectifs clair.
Ce processus doit permettre d’aligner les différents services sur les objectifs recherchés et sur la façon d’évaluer les progrès réalisés vers ces objectifs.
Le fait de définir des objectifs et résultats clés (OKR) ou des objectifs SMART engage également les organisations à progresser vis-à-vis de priorités bien définies.
Les employés peuvent alors voir comment leur travail quotidien s’inscrit dans la mission globale et soutient l’accomplissement des étapes-clés.
Développez une méthode pour suivre les indicateurs
Une erreur fréquente lorsqu’on définit des OKR est de sélectionner des résultats clés qui sont trop difficiles à mesurer.
Par exemple, si votre objectif affiché est de suivre la satisfaction client, mais que son évaluation nécessite de synthétiser des points de données issus de multiples sources, alors vous n’êtes peut-être pas encore prêt pour un indicateur clé dans ce domaine. Mieux vaut utiliser ce temps pour centraliser et harmoniser les sources de données, afin d’optimiser la collecte d’informations.
Travailler avec des parties prenantes transversales peut inclure la création et la documentation d’un glossaire des indicateurs. Considérez cela comme un dictionnaire de données offrant à toutes les parties prenantes une définition commune de ce que vous cherchez à mesurer, et de la source des données. Par exemple, qui compte comme utilisateur ou abonné ? Sur quelle période mesurerez-vous l’engagement ?
Bien que la création d’un glossaire représente un certain investissement, j’ai constaté que les organisations atteignent une meilleure productivité grâce à cet outil.
En effet, plus votre équipe passe de temps à mesurer, moins elle en consacre à la réalisation des objectifs de l’entreprise. Faire ce travail préparatoire pour nettoyer et organiser vos données, ainsi que s’accorder sur des définitions communes, rapporte de grands bénéfices à terme.
Analysez les données et utilisez-les pour déterminer des méthodes d’amélioration potentielles
Au fil du suivi, trimestre après trimestre, utilisez les données collectées pour identifier les axes d’amélioration et optimiser vos processus.
Vous pouvez ainsi expérimenter à petite échelle, tester vos hypothèses, puis, si ces tests s’avèrent concluants, déployer l’évolution du processus à l’ensemble de l’organisation.
Par exemple, selon une étude récente, l’utilisation de l’IA générative a amélioré la productivité des travailleurs du savoir jusqu’à 35 % chez les employés débutants et novices.
Comment améliorer la productivité dans votre organisation
Certaines organisations évaluent la productivité en se basant sur les heures travaillées ou l’activité apparente, mais l’usage de la surveillance des employés offre une mesure plus précise.
La pandémie de COVID-19 a mis en lumière les lacunes de l’utilisation de la présence comme indicateur de productivité, soulignant l’importance d’apporter de la valeur, plutôt que de compter les heures.
Contrairement aux ouvriers d'usine, les travailleurs du savoir comme les designers produits doivent être évalués sur la qualité de leur production. Une conception exceptionnelle peut éclipser plusieurs créations médiocres.
Les logiciels de surveillance des employés permettent d’améliorer la productivité en identifiant l’efficacité, en distinguant les meilleurs éléments et en favorisant une culture qui valorise le potentiel de chacun.
Voici quelques conseils pour que les RH et les responsables puissent créer un environnement de travail propice à la productivité pour toutes les équipes (indice : la motivation est primordiale !).
Assurez la clarté, la responsabilité et la redevabilité
Définissez clairement les rôles et responsabilités afin que les priorités et les responsabilités de chacun soient bien établies. Cela inclut la rédaction de descriptifs de poste réfléchis lors du recrutement de nouveaux profils, l’assurance que le processus d’embauche soit le plus équitable possible, et la création de parcours professionnels pour les rôles existants afin que les employés sachent ce qui est attendu d’eux pour bien performer et évoluer dans l’organisation. Pour des conseils à ce sujet, consultez Le CRA du Leadership.
Montrez aux employés que leur travail a du sens
Les membres d’une équipe se démotivent rapidement s’ils ont l’impression que leur travail est vain. À l’inverse, voir comment leurs tâches quotidiennes contribuent à la mission globale de l’organisation les encourage à s’investir davantage. L’établissement d’objectifs par la méthode OKR est un moyen efficace pour y parvenir.
Favorisez le bien-être des employés
Il va presque de soi qu’assurer le bien-être mental et physique grâce à des congés, des jours pour les personnes à charge, des avantages liés au bien-être, etc., garantit que chacun est à son plein potentiel et permet de prévenir l’épuisement professionnel.
De plus, les recherches démontrent que les employés recherchent un travail intellectuellement stimulant ainsi que la liberté de choisir comment l’exécuter. Pensez-y : si vous saviez que vous n’aviez aucun contrôle sur le travail demandé, pourquoi chercheriez-vous à le réaliser au mieux ?
Supprimez les obstacles
Créer un environnement de travail productif signifie aussi éliminer les blocages potentiels à la réussite et optimiser les systèmes.
Les équipes RH peuvent établir des directives pour l’utilisation de la pile technologique de l’organisation (par exemple : email ou Slack) afin de limiter le changement de contexte et mener des enquêtes pour déterminer si les collaborateurs disposent des outils et ressources nécessaires à leur efficacité. Elles peuvent aussi créer et maintenir un référentiel d’informations pour soutenir l’intégration des nouveaux arrivants et minimiser le temps perdu à rechercher de l’information.
Reconnaissez votre équipe
La reconnaissance ne signifie pas seulement des récompenses financières—même si une rémunération adaptée est importante ! Elle comprend également des opportunités d’évolution, des récompenses de performance ou tout simplement un mot pour féliciter un travail bien fait. Voici quelques excellentes idées de reconnaissance des employés.
Enfin, il est quasiment impossible de renforcer l’engagement et de minimiser le risque de burn out sans managers intermédiaires.
Les managers traduisent les priorités des dirigeants en plans opérationnels et assurent l’alignement au niveau des équipes. Ils sont aussi essentiels au développement et à la fidélisation des équipes.
Et il est impossible d’avoir des managers intermédiaires performants sans une formation adaptée. Les RH ont un rôle clé dans la création d’un programme de formation solide pour les managers de proximité afin qu’ils pratiquent une communication efficace et puissent devenir de véritables leaders d’entreprise.
Étude de cas : améliorer la productivité des employés
Il y a beaucoup de leviers pour améliorer la productivité, même si vous ne faites pas partie de la direction.
Du temps où j’étais consultant en stratégie, je dirigeais une équipe de 15 personnes et j’accordais une grande importance à l’engagement des collaborateurs. Sur une pyramide de 200 personnes, mon équipe a obtenu plus de 50 % des promotions.
Voici ce qui a contribué à la réussite de mon équipe :
- J’ai mis en place une enquête mensuelle sur la motivation afin de mesurer l’engagement et la satisfaction vis-à-vis du leadership, puis j’ai partagé les résultats anonymisés chaque mois avec l’équipe pour : 1) banaliser le retour d’expérience, 2) accélérer la boucle de rétroaction.
- J’ai rédigé chaque semaine un email mettant en avant les réussites des membres de l’équipe, en copiant toute l’équipe de direction. J’ai veillé à célébrer la qualité du travail ainsi que les situations où les membres déléguaient, se soutenaient mutuellement et prenaient soin de leur santé mentale.
- J’ai instauré des rendez-vous hebdomadaires réguliers avec chacun de mes subordonnés directs afin de comprendre leurs préoccupations, les accompagner pour améliorer la performance des employés et instaurer un climat de confiance.
Les employés se sont sentis soutenus sans être surveillés de façon excessive, et ils avaient une raison supplémentaire de donner le meilleur d’eux-mêmes car ils savaient que leur contribution comptait.
Participez à la conversation
Comment votre organisation a-t-elle mis en place des stratégies pour améliorer la productivité ? Quels défis avez-vous rencontrés en cours de route ? Partagez vos expériences dans les commentaires !
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