L’“Oracolo del Lavoro da Remoto” di CNBC spiega perché l’integrazione dell’IA sarà efficace solo quanto la documentazione e le pratiche di lavoro a distanza dell’organizzazione
L’IA funziona al meglio quando i team sono organizzati e comunicano in modo chiaro. Darren Murph spiega come le lezioni apprese dal lavoro da remoto aiutino le aziende a usare l’intelligenza artificiale in modo più efficace e a creare una cultura che favorisca l’apprendimento e modalità di lavoro più intelligenti.
Darren Murph
Consulente sul Futuro del Lavoro
Una buona documentazione migliora le prestazioni dell’IA: L’IA può essere intelligente solo quanto le informazioni di cui dispone. Se le note, i processi e i registri di un’azienda sono disordinati o obsoleti, l’IA sarà poco utile. Una documentazione chiara e organizzata è la chiave per ottenere un vero valore dall’IA.
I team pronti al lavoro da remoto sono già un passo avanti: Le aziende che hanno imparato a lavorare bene a distanza, annotando i processi, mantenendo la trasparenza e utilizzando strumenti per gestire il lavoro, sono in una posizione migliore per usare l’IA in modo efficace. Le abitudini che rendono il lavoro da remoto un successo facilitano anche l’uso dell’intelligenza artificiale.
Trattare la conoscenza aziendale come un prodotto di valore: Mantenere aggiornate le informazioni aziendali non è un progetto una tantum. Richiede cura continua, proprio come il mantenimento di un buon prodotto. Qualcuno dovrebbe essere responsabile di assicurarsi che rimangano accurate e facilmente reperibili.
Darren Murph è un pioniere del lavoro da remoto e una voce strategica riguardo al futuro del lavoro. Definito un “oracolo del lavoro da remoto” dalla CNBC e inserito nella lista Future of Work 50 di Forbes, Darren ha contribuito a guidare GitLab a diventare la prima azienda senza uffici a debuttare in borsa. Oggi, fornisce consulenza alle principali organizzazioni su come orientarsi in un mondo sempre più guidato dall’IA.
In questa conversazione, Darren spiega perché l’IA è efficace solo quanto la documentazione su cui si basa, come devono evolvere la leadership e i modelli operativi e perché i principi remote-first sono ancora più essenziali in un mondo con l’IA.
Come Darren Murph è passato dall’essere pioniere del lavoro da remoto a stratega dell’IA
Sono Darren. Sono stato definito un oracolo del lavoro da remoto dalla CNBC e ho fatto parte della Forbes Future of Work 50. Gestisco una società di consulenza che supporta le organizzazioni nell’adozione del lavoro da remoto e dell’IA.
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Negli ultimi 20 anni, ho supportato trasformazioni in aziende come Zillow, Vistaprint, Dropbox, Abbvie, Sonos, Mozilla e molte altre. Sono stato il primo Head of Remote presso GitLab, che è diventata la prima azienda senza uffici a debuttare in borsa. In quel ruolo, ho co-sviluppato studi di caso di organizzazione aziendale con la Harvard Business School e INSEAD. Il modello operativo altamente innovativo del nostro team ha raggiunto prestazioni di primissimo livello secondo i rigorosi benchmark OHI (Organizational Health Index) di McKinsey.
Prima di occuparmi di trasformazioni, ho ottenuto un Guinness World Record nella pubblicazione come blogger professionista più prolifico del mondo. Ho inoltre scritto il Remote Playbook di GitLab e “Living the Remote Dream: Guida a vedere il mondo, stabilire record e far avanzare la tua carriera.”
Perché i team pronti al lavoro da remoto hanno un vantaggio nell’adozione dell’IA
Consiglio ai miei clienti che per essere pronti all’IA, bisogna prima essere pronti per il lavoro da remoto.
I principi remote-first sono tutti prerequisiti per essere pronti all’IA — come la trasparenza, la cura maniacale per la documentazione e l’utilizzo intenzionale di software di gestione progetti per favorire il lavoro asincrono. L’era dell’IA è un’estensione naturale dell’era del lavoro da remoto.
In passato, insistere su una cultura della documentazione era una scelta. Le organizzazioni che adottavano un approccio laissez-faire nella codifica delle operazioni, della cultura e dei metodi di lavoro potevano affidarsi all’ufficio fisico per colmare le lacune più evidenti nelle operazioni.
Nell’era dell’IA, ogni episodio di trascuratezza operativa diventa evidente. L’IA può assistere un’organizzazione solo fino al livello di solidità della documentazione aziendale sottostante. Se l’IA attinge da informazioni obsolete o mancanti, le aziende resteranno deluse dalla capacità della tecnologia di renderle più efficienti.
Perciò, le organizzazioni che hanno già investito nei principi remote-first sono più vicine a essere pronte all’IA rispetto a chi è rimasto in disparte durante il COVID continuando con pratiche antiquate.
Perché l’IA non è una soluzione miracolosa per la trasformazione del luogo di lavoro
Il più grande errore che vedo oggi è pensare che l’IA sia una soluzione miracolosa. L’IA non crea valore dal nulla. L’impatto dell’IA è direttamente proporzionale alla qualità delle informazioni a disposizione dell’organizzazione. Se metti spazzatura, ottieni spazzatura.
Per lavorare su questo con i miei clienti, effettuiamo una verifica della gestione della conoscenza che obbliga a guardarsi obiettivamente allo specchio. Iniziamo valutando la dotazione di strumenti già presente in azienda. La maggior parte non possiede una knowledge base dedicata. Scegliamo lo strumento più adatto alle dimensioni e esigenze dell’azienda, quindi costruiamo una tassonomia di base che includa le domande e le informazioni più consultate. Poi troviamo la persona o il team responsabile della sua evoluzione e manutenzione.
È simile al lancio di un prodotto. La conoscenza deve essere considerata come un prodotto interno all’azienda, non semplicemente come un progetto temporaneo.
La maggior parte delle organizzazioni è gravemente carente sia nella documentazione che nelle risorse dedicate. Il mio compito è aiutare i leader a comprendere che gestire la conoscenza è importante tanto quanto gestire la sicurezza.
Come costruire un’infrastruttura della conoscenza crea le basi per il successo dell’IA
Un'organizzazione con cui ho lavorato aveva difficoltà a giustificare il ritorno sull'investimento per un’ottima documentazione interna. Hanno implementato Glean — una piattaforma di ricerca aziendale che utilizza l’IA per distillare informazioni da ogni fonte di dati utilizzata dall’azienda. Quando hanno visto quanto i risultati della ricerca fossero deludenti dopo aver semplicemente sovrapposto Glean alle fonti esistenti, hanno avuto un’epifania.
C'era bisogno di investire in un nuovo ruolo dedicato a strutturare l’informazione organizzativa. Questo ha portato a nuovi flussi di lavoro, tra cui formazione sulla validazione dei documenti, iniziative ricorrenti per eliminare informazioni obsolete e operatori di tutta l’azienda sono diventati responsabili della creazione di raccolte di informazioni prioritarie.
Quando una piattaforma di ricerca basata su IA è la porta d’ingresso al lavoro quotidiano, risulta subito evidente che l’infrastruttura sottostante deve essere perfettamente funzionante.
Perché una reale integrazione dell’IA richiede una revisione del modello operativo
Non è il momento di cercare piccole modifiche o soluzioni miracolose. Saranno necessarie modifiche sostanziali al modello operativo per restare al passo.
Questo significa spostare più attività su metodi asincroni, utilizzare strumenti di project management per ridurre il sovraccarico di riunioni, investire nella knowledge base aziendale e costruire strutture di incentivazione che vadano nella stessa direzione dei cambiamenti richiesti ai dipendenti.
Prima di guardare alla performance individuale, considera la responsabilità dell’azienda. Gli individui potranno utilizzare l’IA per aumentare l’efficienza solo nella misura in cui l’azienda stessa sostiene l’accuratezza e la profondità dei propri processi documentati.
Non compromettere il tuo investimento nell’IA trascurando la gestione della conoscenza, il project management e la revisione della cultura aziendale.
Non compromettere il tuo investimento nell’IA trascurando la gestione della conoscenza, il project management e la revisione della cultura aziendale.
Come l’IA sta ridefinendo cultura, leadership e autonomia dei dipendenti
La cultura sarà sempre più costruita al di fuori del luogo di lavoro, e i leader dovranno abbracciare questo cambiamento anziché respingerlo. Man mano che le persone avranno più flessibilità e autonomia su dove svolgere il proprio lavoro, i leader più aperti riconosceranno questa come un’opportunità unica per attrarre i migliori talenti.
Invece di costringerli a partecipare a riunioni inutili, ad esempio, investiranno in strumenti che consentano di lavorare anche in orari insoliti. Questo permette alle persone di trascorrere più tempo con la famiglia e dedicarsi agli hobby durante quello che normalmente era considerato "orario lavorativo". I leader che rinunciano al controllo attrarranno le persone più innovative.
Il contratto sociale tra datore di lavoro e dipendente è cambiato radicalmente. Con le aziende che investono meno sulla lealtà, i migliori talenti si tutelano costruendo carriere "a portafoglio". A loro volta, i leader devono essere consapevoli che i top performer potrebbero rimanere in azienda solo 12-24 mesi, poiché la lealtà deve essere reciproca per avere valore.
I leader che offrono strumenti e strutture culturali che consentono autonomia e indipendenza riescono a trattenere i dipendenti più a lungo, ottenendo così valore aggiunto dalla loro conoscenza istituzionale.
Esempio reale di automazione del flusso di lavoro tramite IA
Una delle esperienze più gratificanti che ho vissuto è stata guidare un team nello sviluppo di una nuova soluzione software che ha migliorato l’efficienza della nostra azienda del 30%.
Il team utilizzava un sistema di gestione dei contenuti che richiedeva diversi passaggi manuali. Sebbene gli esiti possibili fossero pochi, decine di membri del team compivano manualmente questi passi più volte al giorno.
Un agente IA è stato costruito includendo i possibili percorsi e addestrato con la logica su quale passaggio eseguire a seconda delle circostanze del passo precedente. Il team ha automatizzato una fase ripetitiva, risparmiando una notevole quantità di tempo. Nei casi in cui l’agente IA sceglieva il percorso sbagliato, imparava dall’intervento umano per migliorare il proprio tasso di successo in futuro.
Questo progetto mi ha insegnato quanto siano importanti la collaborazione e l’innovazione per raggiungere il successo.
Come l’IA sta cambiando note riunioni, riepiloghi e follow-up
L'intelligenza artificiale sta anche rivoluzionando le app per prendere appunti e i riepiloghi nelle riunioni. Consiglio ai miei clienti di registrare e trascrivere ogni riunione, sfruttando strumenti come Fathom.
Prendere appunti durante le riunioni sincrone è sempre stato fondamentale per una corretta gestione degli incontri, anche se era un’attività molto manuale nell’era pre-IA. Ora, difficilmente c’è motivo per cui un umano debba distogliere l’attenzione dalla riunione stessa. Rimani coinvolto, parla e discuti. Sarà l’IA a gestire gli appunti e la lista delle cose da fare dopo la riunione.
Come utilizzare l’IA per il brainstorming strategico e la risoluzione creativa dei problemi
L’IA si è dimostrata molto potente anche nei software per la mappatura mentale ed è un partner eccezionale per il brainstorming. Se sei disposto a lasciare che l’IA ampli il tuo punto di vista e contribuisca a una mentalità di crescita, può davvero iniettare energia creativa in un progetto.
Ad esempio, supponiamo che la tua azienda si trovi davanti al paradosso di aumentare la qualità riducendo i costi. Con un prompt dettagliato a un modello linguistico di grandi dimensioni come Claude o ChatGPT, puoi chiedere all’IA di considerare tutti i fattori, ammettere che si tratta di un paradosso e chiederle di generare idee per risolverlo.
La maggior parte delle sfide aziendali attuali è già stata vissuta in passato, probabilmente in settori fuori dalla portata di una persona, ma sicuramente a portata dell’IA. Metà della sfida sta nel superare i propri limiti mentali come leader e vedere la strada verso la creatività, in cui l’IA è maestra nell’assisterti.
Gli esseri umani sono esperti nel trasformare idee creative in piani attuabili. Lascia che l’IA ti aiuti a partire da un set di dati più ricco da cui trarre il meglio.
Perché l’apprendimento continuo è essenziale nell’era dell’IA
Nel mondo della tecnologia in rapida evoluzione, l’apprendimento continuo non è solo importante; è essenziale.
L’industria richiede non solo competenze tecniche, ma anche flessibilità e capacità di risolvere problemi. È fondamentale essere proattivi nella ricerca di nuove conoscenze ed esperienze.
Partecipare a workshop, iscriversi a corsi online e confrontarsi con la community tecnologica sono ottimi modi per restare aggiornati. Inoltre, collaborare con colleghi e mentori può offrire spunti preziosi e favorire l’innovazione.
Nel mondo della tecnologia in rapida evoluzione, l’apprendimento continuo non è solo importante; è essenziale.
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Puoi seguire il lavoro di Darren su LinkedIn e visitare darrenmurph.com per scoprire di più sulla sua attività in strategie da remoto, integrazione dell’IA e trasformazione organizzativa.
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