Colloqui di Permanenza: Guida Completa con Domande di Esempio
I colloqui di permanenza sono uno strumento utile per raccogliere feedback preziosi al fine di aumentare il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti.
Fino al 75% del turnover è dovuto a motivi prevenibili e, nella maggior parte dei casi, le organizzazioni possono facilmente implementare cambiamenti che migliorano l’esperienza dei dipendenti ed evitano che gli stessi consegnino una lettera di dimissioni.
È qui che il colloquio di permanenza entra in gioco come strumento chiave per l’esperienza del dipendente.
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Attraverso i colloqui di permanenza, la mia organizzazione è riuscita a individuare le cause profonde di alcune problematiche dipartimentali e affrontare prontamente diverse preoccupazioni dei dipendenti.
In questo articolo definiremo che cos’è un colloquio di permanenza e i benefici derivanti dal suo utilizzo, come dovrebbe essere condotto e alcune domande utili per iniziare.
Cos’è un colloquio di permanenza?
Il colloquio di permanenza, talvolta chiamato anche colloquio di fidelizzazione, è una conversazione strutturata tra un manager o un rappresentante HR e un dipendente per valutare il livello di coinvolgimento, analizzare la cultura aziendale, capire cosa spinge il dipendente a rimanere nell’organizzazione e comprendere dove si possono apportare miglioramenti.
Come avviene per i colloqui di uscita, anche i colloqui di permanenza fanno parte della strategia di ascolto dei dipendenti. Sono un ottimo modo per raccogliere feedback per migliorare l’esperienza dei dipendenti.
Vantaggi del colloquio di permanenza
- Migliora la fidelizzazione dei dipendenti. Evidenziando e affrontando le problematiche per migliorare l’esperienza delle persone si contribuisce a trattenere (e attrarre) i migliori talenti.
- Migliora il coinvolgimento dei dipendenti. I colloqui di permanenza possono essere potenti strumenti per incrementare il coinvolgimento, poiché danno voce ai singoli e li fanno sentire ascoltati. Questo li porterà a sentirsi maggiormente valorizzati e ad accrescere il loro engagement.
- Costruisce fiducia. Un colloquio di permanenza efficace è un ottimo modo per costruire fiducia tra l’intervistato e chi conduce l’intervista. La fiducia è fondamentale nelle organizzazioni ad alte prestazioni, soprattutto in quelle che lavorano da remoto.
- Migliora la cultura aziendale. I dati raccolti dai colloqui di permanenza possono essere utilizzati per creare la cultura aziendale desiderata.
Ad esempio, di recente la mia organizzazione ha svolto un ciclo di colloqui di permanenza e molti dipendenti hanno sollevato il tema dell’equilibrio tra lavoro e vita privata.
Abbiamo colto la possibilità di approfondire meglio come ciascuno percepisse il proprio equilibrio.
Abbiamo riscontrato che, sebbene la maggior parte abbia un orario ibrido, non tutti i dipartimenti seguivano gli stessi criteri e questa disparità generava qualche malumore. I responsabili hanno affrontato direttamente la questione con le loro squadre spiegando le ragioni aziendali delle differenze.
Questa trasparenza è stata apprezzata perché era passato molto tempo dall'ultima volta che l'azienda aveva spiegato le motivazioni dietro i diversi orari di lavoro ibridi.
Come condurre un colloquio di permanenza
Usa questo procedimento come modello passo passo per realizzare colloqui di permanenza nella tua organizzazione.
Primo passo: definire l'ambito
Questa fase consiste nel definire chiaramente cosa vuoi ottenere dal colloquio di permanenza e se ci sono persone, reparti o team specifici su cui concentrarsi.
Definisci chiaramente quali sono i tuoi obiettivi con il colloquio di permanenza, ad esempio comprendere la motivazione dei dipendenti, identificare possibili criticità o valutare la soddisfazione sul lavoro.
Secondo passo: sviluppare le domande
È importante porre domande aperte che stimolino risposte dettagliate, invece di semplici risposte 'sì' o 'no'. Questo approccio favorisce un dialogo più approfondito e offre maggiori spunti.
Ho preparato un elenco di domande nella sezione successiva, ma ecco alcuni principi che possono aiutarti:
- Punta anche sul positivo: formula domande per capire cosa mantiene il dipendente in azienda, cosa apprezza del suo lavoro o cosa trova appagante.
- Esplora le opportunità di crescita: chiedi quali sono i loro obiettivi di carriera e come l’azienda può supportare lo sviluppo professionale.
- Richiedi feedback: inserisci domande su possibili miglioramenti nell’ambiente di lavoro o nello stile di gestione.
Terzo passo: Condurre il colloquio
Condurre un colloquio di permanenza rappresenta un'opportunità per il tuo collaboratore di condividere la propria esperienza, ma comprensibilmente potrebbe essere un po’ titubante.
Per favorire l’onestà, assicurati di ribadire lo scopo dell’incontro e che le loro risposte saranno trattate in modo confidenziale.
Avrai preparato le domande ma, invece di limitarti a leggerle, ascolta attivamente e indaga più a fondo se pensi che ci sia qualcosa che meriti approfondimento.
Per aiutare a ottenere risposte più approfondite, consiglio di utilizzare la Tecnica dei 5 Perché. Questa pratica tecnica consiste nel porre fino a cinque volte delle domande di approfondimento basate sul "perché" circa la loro risposta, per andare più in profondità e ottenere maggiori dettagli.
Un altro consiglio: Qualcuno potrebbe sollevare una preoccupazione che non può essere cambiata. Vorrai affrontare la questione il prima possibile. Non lasciare intendere che sia possibile agire su quella preoccupazione se in realtà non lo è.
Durante il ciclo di colloqui di permanenza nel nostro ufficio centrale, diversi dipendenti hanno espresso il desiderio di poter lavorare in modalità 100% remota. Nel loro specifico ruolo all'interno dell’organizzazione, però, il lavoro da remoto non è una possibilità. La direzione ha affrontato subito la questione con loro.
Come prossimo passo, osserva se qualcun altro nell’organizzazione utilizza il colloquio di permanenza e chiedi loro informazioni sul loro processo.
Quarto passo: Analizzare le risposte
Dopo i colloqui, è il momento di analizzare le risposte—eventualmente combinandole con altre fonti come sondaggi tra dipendenti e metriche HR—per cercare temi ricorrenti e valutare cosa sia possibile realizzare.
A questo punto, puoi valutare gli approfondimenti utili e stabilire quale dei feedback ricevuti possa essere effettivamente messo in pratica per migliorare l’ambiente di lavoro.
La matrice impatto-impegno è uno strumento utile per aiutarti a dare priorità a ciò che può essere effettivamente realizzato in un determinato periodo di tempo e per iniziare a pianificare alcuni progetti.
Per esempio, ci siamo accorti che molte persone che abbiamo intervistato desideravano una maggiore flessibilità al mattino e alla sera per occuparsi di attività come la cura dei figli, così abbiamo introdotto il concetto di orario centrale con un impatto minimo.
Le prime indicazioni mostrano che ciò ha avuto un impatto positivo sul benessere dei dipendenti e, si spera, ci aiuterà a trattenere i migliori talenti.
Quinto passo: Follow-up
Poche cose scoraggiano i collaboratori quanto il non tenere conto dei loro feedback.
Per questo è importante comunicare le azioni e far sapere ai dipendenti che le loro opinioni sono state ascoltate e quali passi saranno intrapresi.
Se qualcosa non è realizzabile, va comunque riconosciuto il feedback e spiegato il perché. Magari si può trovare un compromesso.
Ricorda, la chiave per un colloquio di permanenza di successo è un vero coinvolgimento con i dipendenti e l’impegno ad agire sulle informazioni raccolte.
20 domande per il colloquio di permanenza
Come promesso, una selezione di esempi di domande da colloquio di permanenza per aiutarti a strutturare il tuo colloquio.
Il dipendente
- Cosa vorresti vedere di più o di meno da parte mia come tuo responsabile?
- Quando è stata l'ultima volta che hai pensato di lasciare l'azienda?
- Ritieni che i tuoi risultati vengano riconosciuti?
- Ti senti valorizzato come dipendente?
- Quali difficoltà o ostacoli alla tua produttività hai riscontrato di recente?
- (Se condotto da HR) Come ti trovi a lavorare sotto la supervisione di X?
Il ruolo
- Cosa vorresti che cambiasse nel tuo ruolo attuale?
- Cosa renderebbe il tuo ruolo più soddisfacente?
- Quali competenze pensi che non stiamo sfruttando a pieno nel tuo lavoro?
- Quali sono alcune competenze che vorresti sviluppare nella tua posizione attuale?
- Com’è una giornata ideale nel tuo ruolo attuale?
- Come sarebbe il tuo lavoro dei sogni qui?
- Ritieni che i tuoi obiettivi e le tue finalità siano chiari e raggiungibili?
La cultura
- Ritieni che ci sia una collaborazione efficace all'interno dell'organizzazione?
- Pensi che le persone siano felici di lavorare qui?
- Consiglieresti il nostro ambiente di lavoro a un amico o a un familiare?
- Ti senti abbastanza informato su ciò che accade all'interno dell'organizzazione?
- Cosa ti servirebbe da parte nostra per supportarti meglio?
- C'è qualcosa che avevi o facevi in un ruolo precedente che vorresti vedere anche qui?
- Cosa ti motiva a restare qui? (Da salvare per la fine).
Consiglio dell'esperto: Lascia domande come “Cosa ti motiva a restare qui?” verso la fine del colloquio—sono quelle domande a cui bisogna arrivare gradualmente.
Dal momento che uno stay interview dovrebbe durare al massimo un'ora, questa lista dovrebbe bastare per iniziare. E, di nuovo, si tratta di una banca di domande tra cui scegliere, non di una checklist.
Un’opzione da considerare quando si fanno gli stay interview è se inviare alcune o tutte le domande in anticipo.
Il vantaggio di questo approccio è che permette ai dipendenti di arrivare al colloquio preparati con risposte ragionate.
Tuttavia, inviando le domande in anticipo, potresti ricevere risposte più "filtrate" rispetto a quelle date al momento.
Durante la sessione di stay interview per il reparto in difficoltà della mia azienda, abbiamo posto la stessa domanda a ciascun dipendente: di cosa avresti bisogno da parte nostra per essere meglio supportato?
Abbiamo poi proseguito con domande "perché" pertinenti per approfondire il più possibile e arrivare al nocciolo delle problematiche di quel reparto.
Best practice per gli stay interview
- Poni domande aperte per ottenere risposte più approfondite.
- Indaga a fondo utilizzando la Tecnica dei 5 Perché.
- Agisci di conseguenza rispetto ai feedback raccolti e, se non puoi farlo, spiega il motivo.
- Esegui stay interview regolarmente per monitorare nel tempo il cambiamento del sentiment dei dipendenti.
- Chi conduce gli interview deve essere formato su comunicazione efficace e ascolto empatico, così da favorire un dialogo più produttivo.
FAQ sugli stay interview
Quando dovresti fare gli stay interview?
Un altro modo per porre la domanda è: "Quanto spesso dovresti condurre gli stay interview?" La risposta dipende da diversi fattori di cui parlerò qui sotto.
Stay interview con i nuovi assunti
Le organizzazioni possono utilizzare lo stay interview durante il processo di onboarding dei nuovi assunti, una volta che si sono ambientati e hanno preso confidenza con il nuovo ruolo.
Suggerisco di condurre uno stay interview intorno al novantesimo giorno dall’assunzione (se non l'hai già fatto, consiglio alla tua organizzazione di creare un piano 30-60-90 giorni per favorire lo sviluppo del dipendente).
Con i nuovi assunti, si possono affrontare temi come cosa sia andato bene nel processo di onboarding e se ci siano stati ostacoli.
Puoi anche parlare di opportunità di crescita che vorrebbero esplorare o raccogliere le loro impressioni sull'ambiente di lavoro dal punto di vista di chi è appena arrivato.
Stay interview con dipendenti di lunga data
Questa scelta dipende dalla tua organizzazione—alcuni esperti suggeriscono di effettuare stay interview 3-4 volte l’anno. Tuttavia, la mia preferenza personale è annualmente e all’occorrenza.
Le problematiche possono accumularsi fino a minare la soddisfazione del dipendente, quindi se le risorse umane o i manager notano segnali di insoddisfazione o scarso coinvolgimento tra i collaboratori è il momento di fare uno stay interview.
Da notare che questi colloqui non dovrebbero durare più di un’ora e possono anche essere inclusi nel ciclo di valutazione delle performance.
È anche raccomandato che i manager abbiano regolari check-in con i loro diretti riporti.
Dove dovrebbero essere condotti gli stay interview?
Lo stay interview non deve essere un incontro super formale—non serve ritrovarsi nella sala riunioni.
È importante avere uno spazio privato dove il dipendente possa esprimersi liberamente senza essere ascoltato da altri.
Che sia una chiamata Zoom privata o un incontro faccia a faccia in un bar dipenderà dalla cultura della tua azienda.
La mia organizzazione preferisce nettamente svolgere gli stay interview di persona o in videochiamata. Trovo che le persone siano più sincere rispetto a un contesto solo audio. Inoltre, questo consente all’intervistatore di osservare anche i segnali non verbali.
Chi dovrebbe condurre gli stay interview?
La persona che conduce il colloquio di permanenza può essere il responsabile diretto dell’attuale dipendente in questione. Ma non deve necessariamente esserlo!
Nella mia organizzazione, occasionalmente è il reparto Risorse Umane a condurre i colloqui di permanenza.
Ricorda, nella maggior parte dei casi, i dipendenti non lasciano il lavoro—lasciano i manager. I dipendenti non saranno sinceri durante un colloquio di permanenza se non si fidano del proprio manager.
Nella mia azienda, stavamo assistendo a un aumento del turnover in un dipartimento ad alte prestazioni, e la direzione voleva sentire il parere dei colleghi che erano rimasti, oltre alle interviste di uscita che già conducevamo.
Invece di far condurre i colloqui ai manager, le Risorse Umane hanno intervistato direttamente i dipendenti, sperando che fossero più sinceri riguardo ai problemi del dipartimento. Questo cambiamento si è rivelato estremamente fortunato, poiché i dipendenti sono stati molto aperti riguardo alle difficoltà che affrontava il loro team.
Siamo poi riusciti a condividere le nostre scoperte con i dirigenti del dipartimento e ad agire in base ai risultati.
Qual è la differenza tra un colloquio di permanenza e un colloquio di uscita?
| Colloquio di permanenza | Colloquio di uscita |
|---|---|
| Svolto durante il periodo di impiego | Svolto dopo la presentazione delle dimissioni |
| Preventivo | Reattivo |
| Può essere svolto dal manager o dalle Risorse Umane | Svolto da Risorse Umane o manager non diretto |
Quali sono gli obiettivi di un colloquio di permanenza?
L'obiettivo dei colloqui di permanenza è raccogliere feedback dai dipendenti per sviluppare nuove iniziative e migliorare l’esperienza lavorativa sia per il singolo che per tutta la popolazione aziendale.
Questo può significare offrire modalità di lavoro più flessibili, migliorare i benefit aziendali o facilitare meglio la mobilità interna.
Unisciti alla conversazione
I colloqui di permanenza sono ottimi strumenti da aggiungere all’arsenale della gestione delle risorse umane.
Dimostra che dai valore alla felicità dei dipendenti e alle loro opinioni, e potrebbe fare la differenza tra rimanere, essere promossi o andarsene. Se desideri altri consigli su come condurli o vuoi condividere la tua esperienza, lascia una domanda o risposta nei commenti.
Puoi anche fare domanda per unirti alla People Managing People Community, un luogo di supporto dove puoi connetterti e condividere esperienze con professionisti di settore esperti.
