Colloqui di Permanenza: Guida Completa con Domande Esempio
I colloqui di permanenza sono uno strumento utile per raccogliere feedback preziosi al fine di aumentare il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti.
Fino al 75% dei casi di turnover avviene per ragioni prevenibili e, più spesso di quanto si pensi, le organizzazioni possono facilmente attuare cambiamenti che migliorano l'esperienza dei dipendenti e impediscono che essi presentino una lettera di dimissioni.
Ed è proprio qui che il colloquio di permanenza si inserisce come importante strumento per migliorare l'esperienza dei dipendenti.
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Attraverso i colloqui di permanenza, la mia organizzazione è riuscita ad arrivare al cuore di alcuni problemi dipartimentali e affrontare tempestivamente diverse preoccupazioni dei dipendenti.
In questo articolo definiremo cosa si intende per colloquio di permanenza e i relativi vantaggi, come dovrebbe essere svolto e proporremo alcune domande per aiutarti a partire.
Cos'è un colloquio di permanenza?
Un colloquio di permanenza, a volte chiamato colloquio di retention, è una conversazione strutturata tra un manager o un responsabile HR e un dipendente per valutare il livello di coinvolgimento, comprendere la cultura aziendale, scoprire cosa spinge il dipendente a rimanere in azienda e capire dove possono essere apportati miglioramenti.
Proprio come i colloqui di uscita, i colloqui di permanenza fanno parte della tua strategia di ascolto dei dipendenti. Sono un ottimo modo per raccogliere feedback utili a migliorare l'esperienza dei dipendenti.
Vantaggi dei colloqui di permanenza
- Migliora la fidelizzazione dei dipendenti. Evidenziando e affrontando problematiche per migliorare l'esperienza dei dipendenti dovresti riuscire a trattenere (e attrarre) i migliori talenti.
- Favorisci il coinvolgimento dei dipendenti. I colloqui di permanenza possono essere ottimi motori del coinvolgimento dei dipendenti poiché danno voce all'individuo e lo fanno sentire ascoltato. Di conseguenza, il lavoratore si sentirà più valorizzato e il suo coinvolgimento crescerà.
- Costruisci fiducia. Un colloquio di permanenza ben fatto può essere un ottimo modo per rafforzare la fiducia tra l'intervistato e chi conduce il colloquio. La fiducia è un elemento chiave nelle organizzazioni altamente performanti, in particolare in quelle remote.
- Migliora la cultura aziendale. I dati ottenuti dai colloqui di permanenza possono essere utilizzati per creare la cultura aziendale che desideri.
Per esempio, la mia organizzazione ha recentemente svolto una serie di colloqui di permanenza e molti dipendenti hanno sollevato il tema dell'equilibrio tra lavoro e vita privata.
Abbiamo colto l'occasione per approfondire e capire come ciascuno percepisse la propria situazione.
Abbiamo scoperto che, pur essendo la maggior parte su un orario ibrido, la situazione non era uguale tra i vari dipartimenti e questa disparità stava generando qualche attrito. I leader hanno affrontato direttamente questa percezione di disuguaglianza con i loro team, spiegando le motivazioni aziendali dietro le differenze.
Questa trasparenza è stata apprezzata, poiché era passato del tempo dall'ultima volta che l'azienda aveva discusso le ragioni delle diverse modalità di lavoro ibrido.
Come condurre un colloquio di permanenza
Usa questo processo come modello passo-passo per condurre i colloqui di permanenza nella tua organizzazione.
Primo passo: Definisci l'ambito
Questa fase consiste nel chiarire cosa vuoi ottenere dal colloquio di permanenza e se ci sono persone, reparti o team specifici su cui vuoi concentrarti.
Definisci chiaramente quali sono gli obiettivi del colloquio di permanenza, ad esempio comprendere la motivazione dei dipendenti, individuare possibili problematiche o valutare la soddisfazione lavorativa.
Secondo passo: Sviluppa le domande
È importante porre domande aperte che favoriscano risposte articolate, evitando domande che prevedano solo risposte "sì" o "no". Questo approccio incentiva una conversazione più profonda e fornisce maggiori spunti.
Ho preparato un elenco di domande nella prossima sezione, ma ecco alcuni principi guida:
- Punta anche sul positivo: Formula domande per comprendere cosa spinge il dipendente a rimanere in azienda, come ciò che apprezzano del loro lavoro o ciò che trovano appagante.
- Esplora le opportunità di crescita: Chiedi quali sono i loro obiettivi di carriera e come l'azienda può supportare il loro sviluppo professionale.
- Chiedi feedback: Includi domande su possibili miglioramenti nell'ambiente di lavoro o nello stile di management.
Terzo passaggio: Condurre il colloquio
Condurre un colloquio di permanenza è l’occasione per il tuo collaboratore di condividere la propria esperienza, ma comprensibilmente potrebbe essere un po' titubante.
Per favorire l'onestà, assicurati di ribadire lo scopo del colloquio e che le loro risposte verranno trattate in modo confidenziale.
Avrai già preparato le tue domande ma, invece di limitarti a scorrerle una dopo l’altra, ascolta attivamente e approfondisci se intuisci che qualcosa merita di essere esplorato.
Per aiutare a ottenere risposte più ricche, consiglio di utilizzare la tecnica dei 5 Perché. Questa tecnica utile consiste nel porre domande di follow-up basate sul "perché" fino a cinque volte per esplorare più a fondo la risposta e ottenere maggiori dettagli.
Un altro consiglio: Qualcuno potrebbe sollevare una preoccupazione su qualcosa che non può essere modificato. In questo caso, vorrà essere affrontata il prima possibile. Non lasciar intendere che sia possibile intervenire su quella problematica se effettivamente non è così.
Durante la serie di colloqui di permanenza nel nostro ufficio direzionale, diversi dipendenti hanno affermato che vorrebbero avere la possibilità di lavorare al 100% da remoto. Nello specifico ruolo ricoperto all’interno dell’organizzazione, però, il lavoro da remoto non è proprio fattibile. La direzione ha affrontato subito questo argomento con loro.
Come prossimo passo, dai un’occhiata se qualcun altro all'interno dell’organizzazione fa uso dei colloqui di permanenza e chiedi loro quale processo seguono.
Quarto passaggio: Analisi delle risposte
Dopo i colloqui, è il momento di analizzare le risposte—eventualmente combinandole con altre fonti come i sondaggi tra dipendenti e le metriche HR—per individuare tematiche comuni e valutare cosa può essere realizzato.
Da qui, puoi valutare le intuizioni azionabili e determinare su quali feedback sia realisticamente possibile intervenire per migliorare l’ambiente di lavoro.
La matrice impatto-sforzo è uno strumento utile che ti aiuta a dare priorità a ciò che può essere realizzato in un determinato lasso di tempo e a pianificare alcuni progetti.
Per esempio, abbiamo scoperto che molte delle persone con cui abbiamo parlato preferirebbero maggiore flessibilità al mattino e alla sera per gestire impegni come l’assistenza ai figli, così abbiamo introdotto il concetto di orario flessibile con una modifica minima.
I primi segnali mostrano che questa soluzione ha avuto un impatto positivo sul benessere dei dipendenti e, auspicabilmente, ci aiuterà a trattenere i nostri migliori talenti.
Quinto passaggio: Follow-up
Poche cose disilluderanno i tuoi collaboratori più dell’ignorare i loro feedback.
Ecco perché è importante comunicare quali azioni verranno intraprese e far sapere ai dipendenti che il loro parere è stato ascoltato e quali saranno i prossimi passi.
Se qualcosa non è realistico, comunque riconosci il feedback e spiega perché. Forse si può trovare un compromesso.
Ricorda, il segreto di un colloquio di permanenza di successo è il coinvolgimento autentico dei dipendenti e la volontà di agire in base agli spunti emersi.
20 Domande per il colloquio di permanenza
Come promesso, una selezione di domande esempio per il colloquio di permanenza che ti aiuteranno a strutturare il tuo incontro.
Il dipendente
- Cosa ti piacerebbe vedere di più o di meno da parte mia come responsabile?
- Quando è stata l’ultima volta che hai pensato di lasciare l’azienda?
- Ritieni che i tuoi risultati vengano riconosciuti?
- Ti senti valorizzato come dipendente?
- Quali ostacoli o difficoltà alla tua produttività hai incontrato di recente?
- (Se svolto dalle risorse umane) come ti trovi a lavorare sotto la guida di X?
Il ruolo
- Cosa vorresti che cambiasse nel tuo ruolo attuale?
- Cosa renderebbe il tuo ruolo più soddisfacente?
- Quali competenze pensi che stiamo sottutilizzando nel tuo lavoro?
- Quali competenze ti piacerebbe sviluppare ulteriormente nella tua posizione?
- Come sarebbe una giornata ideale nel tuo ruolo attuale?
- Come immagini il tuo lavoro dei sogni qui?
- Ritieni che i tuoi obiettivi e traguardi siano chiari e raggiungibili?
La cultura
- Pensi che ci sia una collaborazione efficace all'interno dell'organizzazione?
- Pensi che le persone siano felici di lavorare qui?
- Consiglieresti il nostro ambiente di lavoro a un amico o a un familiare?
- Pensi di essere ben informato su ciò che accade nell'organizzazione?
- Di cosa avresti bisogno da parte nostra per supportarti meglio?
- C'è qualcosa che avevi o facevi in un ruolo precedente che ti piacerebbe vedere qui?
- Cosa ti fa restare a lavorare qui? (Chiedilo come domanda finale).
Consiglio dell’esperto: Lascia domande come “Cosa ti fa restare a lavorare qui?” verso la fine del colloquio: sono tipi di domande a cui si arriva gradualmente.
Un colloquio di stay interview non dovrebbe durare più di un’ora: questa lista è sufficiente per iniziare. E, ancora una volta, si tratta di un ventaglio di domande da cui attingere, non di un elenco da seguire punto per punto.
Un'opzione da considerare quando si conducono i colloqui di stay interview è se inviare alcune o tutte le domande in anticipo.
Il vantaggio è che consente ai dipendenti di arrivare preparati al colloquio, con risposte più ragionate.
Tuttavia, mandando le domande in anticipo, potresti ricevere risposte più "filtrate" rispetto a quelle date sul momento.
Durante i colloqui di stay interview per il reparto in difficoltà della mia azienda, abbiamo fatto a ciascun dipendente la stessa domanda: di cosa avresti bisogno da parte nostra per supportarti meglio?
Abbiamo poi approfondito con domande "perché" attinenti, per scavare il più possibile fino ad arrivare al nocciolo delle problematiche di quel reparto.
Best practice per le stay interview
- Poni domande aperte per ottenere risposte più articolate.
- Approfondisci utilizzando la Tecnica dei 5 Perché.
- Agisci in base al feedback e, se non puoi, spiegane i motivi.
- Conduci regolarmente le stay interview per monitorare l’evoluzione del sentiment dei dipendenti nel tempo.
- Assicurati che chi conduce i colloqui sia formato nella comunicazione efficace e nell’ascolto empatico, per favorire un dialogo più produttivo.
FAQ sulle stay interview
Quando bisognerebbe fare le stay interview?
Un altro modo per chiederlo è: “Quanto spesso dovresti condurre le stay interview?” La risposta dipende da diversi fattori che illustrerò qui sotto.
Stay interview con i nuovi assunti
Le organizzazioni possono utilizzare la stay interview durante il processo di onboarding dei nuovi assunti, una volta che si sono ambientati e hanno imparato a conoscere il nuovo lavoro.
Suggerisco di organizzare una stay interview intorno al novantesimo giorno dall’ingresso di una persona (se non l’avete ancora fatto, vi suggerisco di valutare la creazione di un piano 30-60-90 giorni a supporto dello sviluppo dei dipendenti).
Con i nuovi assunti, si possono discutere temi come cosa ha funzionato bene nell’onboarding e se ci sono stati ostacoli.
Puoi anche parlare delle opportunità di crescita che desiderano esplorare, oppure delle loro impressioni sull’ambiente di lavoro dal punto di vista di chi è appena arrivato.
Stay interview con i dipendenti di più lungo corso
A vostra discrezione: alcuni esperti suggeriscono di effettuare le stay interview 3-4 volte l’anno. Tuttavia, la mia preferenza personale è una volta l’anno e all’occorrenza.
I problemi possono accumularsi e andare a erodere la soddisfazione: se le risorse umane o i manager percepiscono che i dipendenti sono scontenti o disimpegnati, è il momento di organizzare delle stay interview.
Queste stay interview non dovrebbero durare più di un’ora e possono anche essere parte del ciclo di valutazione delle performance.
Si raccomanda inoltre che i manager organizzino check-in regolari con i loro collaboratori diretti.
Dove andrebbero fatte le stay interview?
La stay interview non deve essere per forza un incontro super formale—non è necessario stare seduti in una sala riunioni.
Serve uno spazio privato in cui i dipendenti possano parlare liberamente senza essere sentiti.
Se questo spazio è una chiamata privata su Zoom o un incontro in un bar dipende dalla cultura aziendale.
La mia organizzazione preferisce fortemente tenere le stay interview di persona o in videochiamata. Ritengo che le persone siano più propense ad aprirsi rispetto a una conversazione solo audio. Inoltre dà modo all’intervistatore di cogliere segnali non verbali.
Chi dovrebbe condurre le stay interview?
La persona che conduce il colloquio di permanenza può essere il responsabile diretto del dipendente in questione. Ma non è obbligatorio!
Nella mia organizzazione, a volte le risorse umane si occupano di condurre i colloqui di permanenza.
Ricordate: nella maggior parte dei casi, i dipendenti non lasciano il lavoro—lasciano i manager. I dipendenti non saranno sinceri in un colloquio di permanenza se non si fidano del loro responsabile.
Nella mia azienda, avevamo riscontrato un aumento del turnover in un particolare reparto ad alte prestazioni, e la direzione voleva ascoltare anche coloro che erano rimasti, oltre ai colloqui di uscita che già svolgevamo.
Invece di far condurre i colloqui ai manager, li hanno fatti le risorse umane, sperando che i dipendenti fossero più sinceri riguardo alle problematiche del reparto. Questo cambiamento si è rivelato molto fortunato, poiché i dipendenti sono stati molto aperti riguardo alle criticità affrontate dalla loro squadra.
Siamo così stati in grado di condividere i risultati con la direzione del reparto e di prendere provvedimenti in merito.
Qual è la differenza tra un colloquio di permanenza e un colloquio di uscita?
| Colloquio di permanenza | Colloquio di uscita |
|---|---|
| Condotto durante la permanenza di un dipendente | Condotto dopo la consegna delle dimissioni |
| Preventivo | Reattivo |
| Può essere condotto dal manager o dalle risorse umane | Condotto dalle risorse umane o da un responsabile non diretto |
Quali sono gli obiettivi di un colloquio di permanenza?
L'obiettivo dei colloqui di permanenza è raccogliere feedback dai dipendenti per sviluppare nuove iniziative e migliorare l'esperienza lavorativa sia per il singolo che per tutta la popolazione aziendale.
Questo potrebbe significare offrire modalità di lavoro più flessibili, migliorare i benefit aziendali o facilitare meglio la mobilità interna.
Unisciti alla conversazione
I colloqui di permanenza sono strumenti eccellenti da avere nell’arsenale della gestione delle persone.
Dimostra che dai valore alla felicità e alle opinioni dei dipendenti, e potrebbe fare la differenza tra il restare, essere promossi o andarsene. Se vuoi consigli su come condurli o intendi condividerne, lascia una domanda o un commento qui sotto.
Puoi anche fare richiesta per unirti alla People Managing People Community, un luogo di supporto dove connettersi e condividere esperienze con professionisti esperti del settore.
