Colloqui di fidelizzazione: guida completa con domande di esempio
I colloqui di permanenza sono uno strumento utile per raccogliere feedback preziosi, aumentare il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti.
Poiché fino al 75% del turnover è dovuto a ragioni prevenibili e, il più delle volte, le organizzazioni possono facilmente attuare cambiamenti che migliorano l’esperienza dei dipendenti e impediscono loro di presentare una lettera di dimissioni.
È qui che entra in gioco il colloquio di permanenza, come strumento fondamentale per l’esperienza dei dipendenti.
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Grazie ai colloqui di permanenza, la mia organizzazione è riuscita a individuare le cause profonde di alcuni problemi dipartimentali e ad affrontare tempestivamente diverse preoccupazioni dei dipendenti.
In questo articolo definiremo che cos’è un colloquio di permanenza e quali sono i vantaggi del suo utilizzo, come dovrebbe essere condotto e alcune domande per aiutarti a iniziare.
Che cos’è un colloquio di permanenza?
Un colloquio di permanenza, talvolta chiamato colloquio di fidelizzazione, è una conversazione strutturata tra un manager o un rappresentante delle risorse umane e un dipendente, finalizzata a valutare il livello di coinvolgimento, esaminare la cultura aziendale, capire cosa spinge il dipendente a rimanere nell’organizzazione e individuare dove è possibile apportare miglioramenti.
Come i colloqui di uscita, i colloqui di permanenza fanno parte della tua strategia di ascolto dei dipendenti. Sono un ottimo modo per raccogliere feedback e migliorare l’esperienza dei dipendenti.
Vantaggi dei colloqui di permanenza
- Migliorare la fidelizzazione dei dipendenti. Evidenziare e affrontare i problemi per migliorare l’esperienza dei dipendenti dovrebbe aiutarti a trattenere (e attrarre) i migliori talenti.
- Migliorare il coinvolgimento dei dipendenti. I colloqui di permanenza possono stimolare notevolmente il coinvolgimento dei dipendenti, poiché danno voce alle persone e le fanno sentire ascoltate. Questo dovrebbe a sua volta farle sentire dipendenti valorizzati e aumentare il loro coinvolgimento.
- Costruire la fiducia. Un colloquio di permanenza efficace può essere un ottimo modo per costruire la fiducia tra la persona intervistata e chi conduce il colloquio. La fiducia è importante nelle organizzazioni altamente efficienti, soprattutto in quelle che operano da remoto.
- Migliorare la cultura aziendale. I dati ottenuti dai colloqui di permanenza possono essere utilizzati per creare la cultura lavorativa che desideri.
Ad esempio, di recente la mia organizzazione ha condotto una serie di colloqui di permanenza e molti dipendenti hanno sollevato il tema dell’equilibrio tra vita professionale e vita privata.
Abbiamo colto questa opportunità per approfondire l’argomento e capire meglio come le persone percepissero il proprio equilibrio.
Abbiamo scoperto che, sebbene la maggior parte delle persone lavori secondo un modello ibrido, questo non avviene allo stesso modo in tutti i dipartimenti e tale disparità stava causando alcuni attriti. Abbiamo chiesto ai responsabili di affrontare direttamente con i propri team questa disuguaglianza percepita, per spiegare le ragioni aziendali alla base delle differenze.
Questa trasparenza è stata apprezzata, poiché era passato del tempo dall’ultima volta in cui l’azienda aveva discusso le motivazioni alla base delle differenze tra i nostri modelli di lavoro ibrido.
Come condurre un colloquio di permanenza
Usa questo processo come modello passo passo per condurre colloqui di permanenza nella tua organizzazione.
Fase uno: definire l’ambito
Questa fase consiste nel definire chiaramente ciò che vuoi ottenere dal colloquio di permanenza e se ci sono persone, dipartimenti o team specifici sui quali vuoi concentrarti.
Definisci chiaramente ciò che speri di ottenere con il colloquio di permanenza, ad esempio comprendere la motivazione dei dipendenti, individuare potenziali problemi o valutare la soddisfazione lavorativa.
Fase due: elaborare le domande
È consigliabile porre domande aperte che incoraggino risposte dettagliate, invece di semplici risposte “sì” o “no”. Questo approccio favorisce una conversazione più approfondita e fornisce maggiori informazioni.
Ho preparato un elenco di domande nella sezione successiva, ma ecco alcuni principi che possono guidarti:
- Concentrati anche sugli aspetti positivi: formula le domande per capire cosa spinge il dipendente a rimanere in azienda, ad esempio cosa apprezza del proprio lavoro o cosa trova gratificante.
- Esplora le opportunità di sviluppo: chiedi quali sono i suoi obiettivi di carriera e come l’azienda può supportare la sua crescita professionale.
- Raccogli feedback: includi domande su possibili miglioramenti nell’ambiente di lavoro o nello stile di gestione.
Terzo passaggio: condurre il colloquio
Condurre un colloquio di permanenza offre al membro del team l’opportunità di condividere la propria esperienza ma, comprensibilmente, potrebbe essere un po’ titubante.
Per favorire l’onestà, assicurati di ribadire lo scopo del colloquio e che le sue risposte saranno trattate in modo confidenziale.
Avrai preparato le domande ma, invece di limitarti a porle una dopo l’altra, ascolta attivamente e approfondisci se ritieni che ci sia qualcosa che vale la pena esplorare.
Per aiutare a ottenere risposte più approfondite, consiglio di utilizzare la tecnica dei 5 perché. Questa pratica utile consiste nel porre domande di approfondimento basate sul “perché” della risposta, fino a cinque volte, per esaminarla più a fondo e ottenere maggiori dettagli.
Un altro consiglio: qualcuno potrebbe sollevare una preoccupazione che non può essere modificata. Dovrai affrontarla il prima possibile. Non lasciare intendere che puoi intervenire su quella preoccupazione se non è possibile farlo.
Durante il ciclo di colloqui di permanenza presso la nostra sede centrale, diversi dipendenti hanno dichiarato che avrebbero voluto avere la possibilità di lavorare da remoto al 100%. Nel loro specifico ruolo all’interno dell’organizzazione, il lavoro da remoto semplicemente non è possibile. La dirigenza ha affrontato subito la questione con loro.
Come passaggio successivo, guardati intorno per verificare se qualcun altro all’interno dell’organizzazione utilizza il colloquio di permanenza e chiedigli informazioni sul relativo processo.
Quarto passaggio: analizzare le risposte
Dopo i colloqui, è il momento di analizzare le risposte, eventualmente insieme ad altre fonti come i sondaggi tra i dipendenti e le metriche delle risorse umane, per individuare temi ricorrenti e valutare cosa si può ottenere.
A questo punto, puoi valutare gli insegnamenti concreti e determinare quali feedback possono essere realisticamente messi in pratica per migliorare l’ambiente di lavoro.
La griglia impatto/sforzo è uno strumento utile per aiutarti a stabilire le priorità in base a ciò che è possibile realizzare entro un determinato periodo e iniziare a pianificare alcuni progetti.
Ad esempio, abbiamo scoperto che molti dei dipendenti con cui abbiamo parlato avrebbero preferito una maggiore flessibilità al mattino e alla sera per attività come la cura dei figli, quindi abbiamo introdotto il concetto di orario centrale con un impegno minimo.
I primi indicatori mostrano che questo ha avuto un impatto positivo sul benessere dei dipendenti e ci aiuterà, si spera, a trattenere i nostri collaboratori più performanti.
Quinto passaggio: dare seguito
Poche cose scoraggeranno i membri del tuo team più del fatto di ignorare i loro feedback.
Per questo è importante comunicare le azioni intraprese e far sapere ai dipendenti che il loro feedback è stato ascoltato e quali saranno i passaggi successivi.
Se qualcosa non è realistico, riconosci comunque il feedback e spiegane il motivo. Forse è possibile trovare un compromesso.
Ricorda: la chiave per un colloquio di permanenza efficace è un coinvolgimento autentico dei dipendenti e l’impegno ad agire sulla base degli insegnamenti ottenuti.
20 domande per il colloquio di permanenza
Come promesso, ecco una selezione di esempi di domande per il colloquio di permanenza che ti aiuteranno a strutturare il tuo colloquio.
Il dipendente
- Cosa vorresti vedere più spesso o meno spesso da parte mia in qualità di tuo responsabile?
- Quando è stata l’ultima volta che hai pensato di lasciare l’azienda?
- Ritieni che i tuoi risultati vengano riconosciuti?
- Ti senti valorizzato come dipendente?
- Quali difficoltà o ostacoli alla tua produttività hai incontrato di recente?
- (Se il colloquio è condotto dalle risorse umane) come ti senti a lavorare alle dipendenze di X?
Il ruolo
- Che cosa vorresti vedere cambiato nel tuo ruolo attuale?
- Che cosa renderebbe il tuo ruolo più soddisfacente?
- Quali competenze pensi che non stiamo sfruttando abbastanza nel tuo lavoro?
- Quali sono alcune competenze su cui vorresti lavorare nella tua posizione attuale?
- Come sarebbe una giornata ideale nel tuo ruolo attuale?
- Come sarebbe il lavoro dei tuoi sogni qui?
- Pensi che i tuoi obiettivi siano chiari e raggiungibili?
La cultura
- Pensi che all'interno dell'organizzazione ci sia una collaborazione efficace?
- Pensi che le persone siano felici di lavorare qui?
- Consiglieresti a un amico o a un familiare di lavorare qui?
- Pensi di essere ben informato su ciò che accade nell'organizzazione?
- Che cosa ti servirebbe da parte nostra per ricevere un supporto migliore?
- Che cosa avevi o facevi nel tuo ruolo precedente che vorresti vedere qui?
- Che cosa ti fa continuare a lavorare qui? (Da lasciare alla fine).
Consiglio dell'esperto: lascerei domande come “Che cosa ti fa continuare a lavorare qui?” verso la fine del colloquio: sono domande a cui si arriva gradualmente.
Poiché un colloquio di permanenza dovrebbe durare in genere al massimo un'ora, questo elenco dovrebbe essere sufficiente per iniziare. E, ancora una volta, si tratta di una raccolta di domande tra cui scegliere, non di una lista di controllo.
Un'opzione da valutare quando si svolgono colloqui di permanenza è se inviare in anticipo alcune o tutte le domande.
Un vantaggio è che ciò consente ai dipendenti di arrivare al colloquio preparati, con risposte ponderate.
Tuttavia, inviando le domande in anticipo, potresti ricevere una risposta più elaborata rispetto a quella che darebbe l'intervistato sul momento.
Durante il ciclo di colloqui di permanenza per il reparto in difficoltà della mia azienda, abbiamo posto a ogni dipendente la stessa domanda: che cosa ti servirebbe da parte nostra per ricevere un supporto migliore?
E abbiamo posto domande pertinenti sul “perché” per approfondire il più possibile e arrivare al cuore dei problemi di quel reparto.
Buone pratiche per i colloqui di permanenza
- Poni domande aperte per sollecitare risposte più approfondite.
- Approfondisci utilizzando la tecnica dei 5 perché.
- Agisci sulla base dei feedback e, se non puoi farlo, spiega il motivo.
- Svolgi regolarmente colloqui di permanenza per monitorare nel tempo i cambiamenti nella percezione dei dipendenti.
- Assicurati che chi conduce i colloqui abbia ricevuto una formazione sulla comunicazione efficace e sull'ascolto empatico, per favorire un dialogo più produttivo.
Domande frequenti sui colloqui di permanenza
Quando dovresti svolgere i colloqui di permanenza?
Un altro modo per formulare questa domanda sarebbe: "Con quale frequenza dovresti svolgere i colloqui di permanenza?" La risposta dipende da diversi fattori di cui parlerò qui sotto.
Colloqui di permanenza con i nuovi assunti
Le organizzazioni possono utilizzare il colloquio di permanenza durante il processo di inserimento dei nuovi assunti, una volta che si sono ambientati e hanno acquisito familiarità con il nuovo lavoro.
Suggerisco di svolgere un colloquio di permanenza intorno al 90° giorno dall'inizio del rapporto di lavoro (se non l'hai ancora fatto, suggerirei alla tua organizzazione di valutare la possibilità di creare un piano di 30-60-90 giorni per supportare lo sviluppo dei dipendenti).
Con i nuovi assunti, gli argomenti da discutere potrebbero riguardare ciò che ha funzionato bene durante il processo di inserimento e l'eventuale presenza di ostacoli.
Puoi anche parlare delle opportunità di sviluppo che vorrebbero esplorare o delle loro opinioni sull'ambiente di lavoro dal punto di vista di un nuovo assunto.
Colloqui di permanenza con i dipendenti di più lunga anzianità
Dipende dalla tua valutazione: alcuni esperti suggeriscono di svolgere colloqui di permanenza 3-4 volte all'anno. Tuttavia, la mia preferenza personale è una volta all'anno e quando necessario.
I problemi possono accumularsi e ridurre gradualmente la soddisfazione dei dipendenti; quindi, se le risorse umane o i responsabili percepiscono che i dipendenti sono insoddisfatti o disimpegnati, è il momento di svolgere colloqui di permanenza.
È importante notare che questi colloqui di permanenza non dovrebbero durare più di un'ora e possono persino rientrare in un ciclo di valutazione delle prestazioni.
Si raccomanda inoltre che i responsabili organizzino incontri periodici di aggiornamento con i propri collaboratori diretti.
Dove si dovrebbero svolgere i colloqui di permanenza?
Il colloquio di permanenza non deve essere una riunione estremamente formale: non è necessario essere seduti in una sala riunioni.
Sarà necessario uno spazio privato in cui i dipendenti possano parlare liberamente senza che nessuno ascolti la conversazione.
Che si tratti di una chiamata Zoom privata o di un incontro di persona in un bar dipenderà dalla cultura della vostra azienda.
La mia organizzazione preferisce fortemente svolgere i colloqui di permanenza di persona o in video. Trovo che le persone siano più propense a parlare apertamente rispetto a quando ci troviamo in un contesto esclusivamente audio. Questo consente inoltre all’intervistatore di cogliere i segnali non verbali.
Chi dovrebbe condurre i colloqui di permanenza?
La persona che conduce il colloquio di permanenza può essere il responsabile diretto del dipendente interessato. Ma non deve necessariamente esserlo!
Nella mia organizzazione, occasionalmente è il dipartimento delle risorse umane a condurre i colloqui di permanenza.
Ricordate che, nella maggior parte dei casi, i dipendenti attuali non lasciano il lavoro: lasciano i propri responsabili. I dipendenti non parleranno apertamente durante un colloquio di permanenza se non si fidano del proprio responsabile.
Nella mia azienda stavamo assistendo a un aumento del ricambio del personale in un particolare dipartimento ad alte prestazioni e la dirigenza voleva ascoltare le persone che erano rimaste, oltre a condurre i colloqui di uscita che già svolgevamo.
Invece di far condurre i colloqui ai responsabili, fu il dipartimento HR a intervistare i dipendenti, nella speranza che fossero più disponibili a parlare dei problemi del dipartimento. Questo cambiamento si rivelò estremamente vantaggioso, poiché i dipendenti parlarono molto apertamente dei problemi che il loro team stava affrontando.
Fummo quindi in grado di condividere i nostri risultati con la dirigenza del dipartimento e di intervenire sulla base di quanto emerso.
Qual è la differenza tra un colloquio di permanenza e un colloquio di uscita?
| Colloquio di permanenza | Colloquio di uscita |
|---|---|
| Svolto durante il periodo di permanenza di una persona | Svolto dopo la presentazione delle dimissioni |
| Proattivo | Reattivo |
| Può essere svolto dal responsabile del dipendente o dalle risorse umane | Svolto dalle risorse umane o da un responsabile non diretto |
Quali sono gli obiettivi di un colloquio di permanenza?
L’obiettivo dei colloqui di permanenza è raccogliere il feedback dei dipendenti per sviluppare nuove iniziative e migliorare l’esperienza dei dipendenti, sia per il singolo dipendente sia per la popolazione aziendale nel suo complesso.
Ciò potrebbe significare offrire modalità di lavoro più flessibili, migliorare i benefit per i dipendenti o facilitare maggiormente la mobilità interna.
Partecipa alla conversazione
I colloqui di permanenza sono strumenti preziosi da avere a disposizione nella gestione del personale.
Dimostrano che date valore alla felicità e alle opinioni dei dipendenti e potrebbero fare la differenza tra il fatto che restino, vengano promossi o se ne vadano. Se desiderate ulteriori consigli su come condurli o volete condividere la vostra esperienza, lasciate una domanda o una risposta nei commenti.
Potete anche candidarvi per entrare nella comunità di People Managing People, uno spazio di supporto in cui potete entrare in contatto e condividere conoscenze con professionisti esperti del settore.
