Come Utilizzare Gli Obiettivi a Cascata + Comodo Foglio di Lavoro
Gli obiettivi sono la tabella di marcia per il successo di un'organizzazione.
Tuttavia, troppo spesso, gli obiettivi non sono correttamente allineati con le azioni e le decisioni quotidiane. Questo porta spesso a perdere opportunità e a risultati al di sotto delle aspettative.
Il metodo degli obiettivi a cascata crea allineamento tra gli obiettivi di alto livello dell'organizzazione e quelli dei team e degli individui.
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Sono profondamente immerso nello sviluppo organizzativo e qualcuno potrebbe definirmi un po' ossessionato dagli obiettivi e dal processo di definizione degli obiettivi.
Qui condivido le mie best practice per impostare correttamente la definizione degli obiettivi nella tua organizzazione e nei tuoi team utilizzando il framework degli obiettivi a cascata.
Cosa Sono Gli Obiettivi a Cascata?
“L'obiettivo è assicurarsi che tutti vadano nella stessa direzione, con priorità chiare, in un ritmo costante.” - Felipe Castro di Lean Performance
Gli obiettivi a cascata rappresentano un approccio top-down alla definizione degli obiettivi. Si inizia stabilendo un tema di alto livello per l'anno, gli obiettivi chiave a livello organizzativo, gli obiettivi per i leader, i dipartimenti e i team e, infine, gli obiettivi per i singoli dipendenti.
Quando viene applicato con successo, questo modello permette agli individui e ai team di essere sia allineati che autonomi nel raggiungere i risultati desiderati.
Inoltre, una comunicazione regolare e le verifiche periodiche assicurano che tutti siano aggiornati e attivamente impegnati nel conseguire gli obiettivi collettivi.
Una statistica poco piacevole: solo il 16% dei lavoratori in prima linea ha una chiara comprensione di come il proprio lavoro contribuisca agli obiettivi strategici dell'organizzazione.
Gli obiettivi a cascata aiutano le persone a comprendere in che modo il proprio lavoro contribuisce al successo generale dell'organizzazione.
Vantaggi Degli Obiettivi a Cascata
Ci sono molte valide ragioni per cui gli obiettivi a cascata stanno diventando così popolari.
- Allineamento con visione e strategia: Gli obiettivi a cascata garantiscono che gli obiettivi individuali e di team siano allineati agli obiettivi più ampi dell'organizzazione e facilitano la definizione delle priorità.
- Migliore comunicazione: Il processo degli obiettivi a cascata prevede generalmente discussioni e negoziazioni tra i diversi livelli dell'organizzazione. Questo migliora la comunicazione e fa sì che tutti comprendano il quadro generale e il proprio ruolo per raggiungerlo.
- Gestione delle performance migliorata: Gli obiettivi a cascata forniscono una struttura per la gestione delle performance. Offrono criteri chiari per valutare le performance individuali e di team, facilitando il feedback costruttivo e la crescita professionale.
- Aumento del coinvolgimento e della motivazione: Quando i dipendenti comprendono come il proprio lavoro contribuisce al successo dell'organizzazione, ciò favorisce il coinvolgimento dei dipendenti.
- Facilita una migliore gestione delle risorse: Con obiettivi chiari a ogni livello, le organizzazioni possono gestire e allocare meglio le risorse, evitando duplicazioni e garantendo un utilizzo efficiente delle risorse stesse.
Ora ti guiderò su come implementare un modello di obiettivi a cascata nella tua organizzazione.
Come Implementare Gli Obiettivi a Cascata Nella Tua Organizzazione
1. Ottieni chiarezza sugli obiettivi organizzativi
“La chiarezza favorisce la concentrazione” – Thomas Leonard, pioniere del personal coaching
Il primo vero passo nella definizione degli obiettivi è ottenere chiarezza su ciò che è più importante in questo momento e perché.
È compito dei leader di alto livello fornire chiarezza ai propri team su ciò che è prioritario per l'organizzazione.
La chiarezza in un'organizzazione include la costruzione e la condivisione di risposte a questi elementi chiave:
- Missione o Scopo: Perché esiste l'organizzazione?
- Visione: Qual è la visione per il futuro? Come potremmo arrivarci? Se hai bisogno di aiuto per iniziare, dai un'occhiata a questi 15 esempi di dichiarazione di visione.
- Valori: Quali sono i principi che guidano comportamenti e decisioni?
- Piani strategici: Dove vogliamo essere tra 3 anni? E tra 5 anni? Quali risultati intendiamo raggiungere che si allineano con la nostra missione e visione? Come ci guideranno i nostri valori?
- Obiettivi: Cosa è più importante raggiungere nel breve periodo? Quali aree di focus stimoleranno l'organizzazione verso la realizzazione della sua visione?
In un'organizzazione con chiarezza, missione, visione e valori sono definiti e si evolvono con il business. Il piano strategico è condiviso ampiamente e le persone a tutti i livelli sanno come il loro lavoro contribuisce al raggiungimento di quegli obiettivi.
Una buona pratica per favorire la chiarezza è che il team di livello esecutivo definisca un tema di alto livello per l'anno ed obiettivi specifici chiave, validi per tutta l'organizzazione, che si desidera raggiungere per avanzare nel piano strategico.
Combinati, questi elementi generano quella chiarezza che aiuta a guidare il processo decisionale e favorisce l'allineamento degli obiettivi all'interno dell'organizzazione.
2. Sviluppa obiettivi strategici
“Gli obiettivi sono come una mappa. Ci aiutano a determinare dove vogliamo arrivare e ci danno una direzione personale su cui concentrare le nostre energie.” - Catherine Pulsifer
Il processo di pianificazione strategica è una parte fondamentale del successo di qualsiasi organizzazione.
Tuttavia, troppo spesso le organizzazioni non riescono a ottenere i risultati desiderati perché gli obiettivi non sono adeguatamente allineati alle loro azioni.
È possibile correggere questa disallineamento iniziando dall'alto e facendo "scendere" gli obiettivi fino al livello individuale.
Almeno 3 settimane prima dell'inizio di un nuovo trimestre, i leader di vertice dell'organizzazione dovrebbero lavorare insieme per identificare i principali obiettivi strategici e i risultati desiderati.
Dovrebbero farlo non solo per se stessi, ma anche per i propri dipartimenti, come riflesso negli obiettivi dei leader stessi.
I leader dovrebbero essere responsabili dei risultati raggiunti dai propri team, come riflesso nei loro obiettivi individuali.
Questo significa che, se il team manca il bersaglio, anche il leader non raggiunge il suo obiettivo. Questi obiettivi devono essere collegati e allineati. Vincere insieme, imparare insieme.
Ad esempio, un responsabile delle risorse umane potrebbe avere come obiettivo l'accelerazione dell'assunzione e dell'onboarding per raggiungere i target di crescita aziendale, misurato dal numero di assunzioni in un trimestre, con un preciso obiettivo numerico.
Anche se probabilmente questo responsabile non programmerà né condurrà in prima persona tutti i colloqui per raggiungere questo obiettivo, egli/ella sarà responsabile dei team incaricati di portare a termine tali risultati.
Per questo, dovrebbe essere reso responsabile nel supportare il successo della squadra sotto forma di un obiettivo misurabile.
Se il team va in difficoltà, questo incentiva il leader a sostenere il raggiungimento dell’obiettivo come membro attivo, non solo come osservatore o valutatore dei risultati ottenuti dal gruppo.
Ogni responsabile dovrebbe fissare 3-5 obiettivi per il proprio dipartimento che riflettano ciò che è più importante raggiungere nelle aree funzionali nel prossimo trimestre.
Ogni obiettivo dovrebbe contenere ciò che si intende raggiungere, quali azioni, programmi o cambiamenti potrebbero essere necessari per raggiungerlo, e come sarà misurato l'obiettivo.
Parleremo più in dettaglio di questa formula per la creazione degli obiettivi più avanti, quindi continua a leggere!
3. Pubblica gli obiettivi in modo trasparente
"La trasparenza, l'onestà, la gentilezza, la buona amministrazione, perfino l'umorismo, funzionano sempre nelle aziende." - John Gerzema
Una volta che gli obiettivi sono stati fissati per i responsabili ai livelli più alti, devono poi essere resi visibili all'intera organizzazione.
La pubblicazione trasparente degli obiettivi aiuta tutti nell'organizzazione a comprendere cosa è più importante, su cosa stanno lavorando ciascun leader e team, e fornisce indicazioni fondamentali su interdipendenze e opportunità di collaborazione tra le varie squadre.
4. Sviluppa obiettivi a livello di team e individuale
“Una delle chiavi della leadership è riconoscere che tutti hanno doni e talenti. Un buon leader saprà canalizzare questi doni verso lo stesso obiettivo.” – Ben Carson, ex Segretario statunitense per l'edilizia abitativa e lo sviluppo urbano
Una volta che gli obiettivi sono stati chiariti dai leader di livello superiore, manager e singoli individui possono riflettere sulle proprie aree di responsabilità e determinare come possono contribuire al meglio.
I manager dovrebbero considerare le responsabilità dei membri del proprio team, gli obiettivi strategici definiti dal loro responsabile, i principali obiettivi organizzativi da cui "scendono" gli obiettivi del loro responsabile, e ogni obiettivo di team aggiuntivo previsto per il trimestre.
Da qui, emergono quindi gli obiettivi individuali, basati su ciò che ogni membro è particolarmente qualificato a fare e sulle rispettive aree di responsabilità.
Quando stabilisco gli obiettivi con i miei team, organizzo un workshop per fissare insieme gli obiettivi.
Ci riuniamo come team nella prima settimana del trimestre e ribadiamo e confermiamo lo scopo del nostro team, rivediamo gli obiettivi dei nostri leader di livello superiore e identifichiamo se ci sono altri elementi strategici chiave che il nostro team deve raggiungere.
Da qui, sviluppiamo gli obiettivi del team. Successivamente, ogni persona conferma la propria area di responsabilità e determina come può contribuire. Questo è il modo in cui gli obiettivi vengono definiti a livello individuale, partendo dagli obiettivi chiave dell’organizzazione e andando a cascata.
Esistono molti modi diversi per scrivere gli obiettivi e ogni metodo ha i suoi punti di forza. Personalmente apprezzo molto il modello degli obiettivi SMART, ma so che alcuni preferiscono gli OKR.
Secondo la mia esperienza, le metodologie migliori includono sempre un risultato misurabile, solitamente un indicatore, in modo che sia chiaro quando l’obiettivo è stato raggiunto.
Ogni obiettivo scritto può seguire questa formula:
Nota: Quando definite i parametri misurabili, concentratevi sui risultati (outcomes), non sui prodotti finali (outputs).
L'obiettivo di uno specialista HR potrebbe essere elaborare 5 promozioni a settimana—e allora?
Chiedersi “E allora?” vi aiuterà a individuare il risultato da misurare. Elaborare le promozioni è un output, il risultato è che i dipendenti vengono promossi senza incontrare ostacoli dal reparto HR.
Il risultato misurabile è che l’HR è facile con cui collaborare, così i manager non sentiranno il bisogno di aggirare i processi, creando così più lavoro per tutti (occhiata ironica).
Esempi di obiettivi allineati e attuabili
| Ruolo | Obiettivo | Come | Misura del successo |
| Customer Success Manager | Aumentare la fidelizzazione dei miei clienti. | Facilitando le revisioni aziendali trimestrali e collaborando con gli agenti di supporto tecnico per garantire che i miei clienti siano ben supportati e informati sulle questioni chiave. | Ritenzione del 90% di tutti i clienti a me assegnati. |
| Technical Support Representative | Ottenere un aumento del punteggio di soddisfazione del cliente su tutti i miei ticket. | Garantire che i clienti ricevano una risposta a tutti i ticket entro 4 ore lavorative. Se non sono in grado di risolvere il problema del cliente, replico e documento il problema nell’escalation verso il team di livello superiore, mantenendo comunque la proprietà del ticket fino alla risoluzione. | Aumento del punteggio di soddisfazione clienti a una media di 4,5 su 5 stelle. Riduzione del mio tempo medio di prima risposta a meno di 4 ore lavorative. |
| HR Specialist | Migliorare la fidelizzazione dei dipendenti | Creare una guida di onboarding per i nuovi assunti che evidenzi i sistemi e i processi fondamentali per un inserimento di successo in azienda. Questa guida sarà pubblicata sull’intranet aziendale. | Almeno 20 nuovi dipendenti indicano la guida come utile durante l’onboarding. Una riduzione del 10% delle domande via email del team che fanno riferimento a temi trattati nella guida. |
Collegare e allineare gli obiettivi: un esempio
Allineare gli obiettivi agli obiettivi chiave dell’azienda e a quelli dei leader consente un allineamento in tutta l’organizzazione e permette autonomia nel raggiungimento degli obiettivi aziendali.
In molti casi, gli obiettivi saranno chiaramente allineati dagli obiettivi di business fino a quelli individuali.
Ma a volte possono esserci obiettivi di team o di manager che non si collegano direttamente a quelli dei leader superiori nella gerarchia, ma che restano comunque importanti da raggiungere e si collegano bene a un tema annuale.
Va benissimo così!
Questi obiettivi sono comunque importanti e vale la pena documentarli e raggiungerli per portare avanti l’organizzazione.
Best practice per obiettivi a cascata
Imposta una cadenza trimestrale
Dalla mia esperienza, le organizzazioni si muovono a un ritmo tale che gli obiettivi annuali individuali diventano obsoleti quasi immediatamente dopo essere stati definiti.
Le condizioni cambiano, emergono nuovi mercati, i ruoli si evolvono e i prodotti si sviluppano. Ecco perché le aziende che stabiliscono obiettivi di performance trimestrali possono generare il 31% in più di ritorni rispetto a quelle che li rivedono annualmente.
Se la tua organizzazione si muove velocemente e vuoi ottenere di più, smetti di fissare obiettivi annuali per i singoli. Invece, imposta obiettivi trimestrali e valuta la loro rilevanza, necessità e progresso settimanalmente o ogni due settimane.
Nei miei team, fissiamo gli obiettivi all'inizio di ogni trimestre e valutiamo la loro rilevanza, necessità e progresso settimanalmente o ogni due settimane.
Abbiamo tolleranza per il cambiamento delle priorità all'inizio del trimestre, ma ci assicuriamo anche di fare ciò che abbiamo detto che avremmo fatto. È un equilibrio delicato. Impegnati e vai!
Ecco un tipico calendario di definizione degli obiettivi per il mio gruppo, che si ripete ogni trimestre:
- 3 settimane prima dell'inizio del trimestre: Valuta i progetti chiave, le priorità e gli obiettivi organizzativi. Durante questo periodo, i leader di più alto livello pubblicano anche i loro obiettivi con completa trasparenza. Tutta l'organizzazione li esamina e li considera una componente centrale della pianificazione degli obiettivi del team e dei singoli.
- 1-2 settimane prima dell'inizio del trimestre: Allineati con i team cross-funzionali sui progetti di gruppo. Se hai bisogno di qualcosa da un altro team per raggiungere un obiettivo più grande, assicurati che sia all'ordine del giorno—verifica che stiano fissando obiettivi in linea con i progetti organizzativi.
- La settimana d'inizio trimestre: Incontratevi come team per allinearvi su scopo, priorità e definire i vostri obiettivi. Confermate gli obiettivi con gli altri reparti e mettete tutto nero su bianco (o documentato su uno strumento specifico).
- Settimanalmente o ogni due settimane, durante il trimestre: Scrivi un breve aggiornamento sui progressi di tutti gli obiettivi. Valuta gli obiettivi per assicurarti che le priorità siano riflesse in modo accurato. Comunica tra i team sui progressi e considera le dipendenze quando programmi le attività chiave.
- Durante tutto il trimestre: Esegui, esegui, esegui! Documenta il progresso costantemente e comunica in modo continuo.
- Ultime 3 settimane del trimestre: Ripeti il punto 1 per prepararti al trimestre successivo.
- Fine trimestre: Celebra i successi! Organizza un incontro per condividere i risultati raggiunti e discutere ciò che sarà più importante ottenere nel trimestre successivo.
Definire obiettivi trimestrali e monitorare i progressi settimanalmente o ogni due settimane fa avanzare i tuoi team con maggiore focus.
Più pratichi questo ritmo di definizione degli obiettivi nelle revisioni delle prestazioni, più ti sembrerà leggero e più sarà efficace.
Ottieni il coinvolgimento della leadership
“Fissa obiettivi realistici, continua a rivalutarli, e sii costante.” – Venus Williams
Il coinvolgimento della leadership è essenziale per l'implementazione e il supporto del processo di obiettivi a cascata. Senza il supporto della leadership chiave, il programma di obiettivi rischia di essere considerato opzionale.
Con il supporto dei livelli più alti della tua organizzazione, potresti anche valutare di collegare gli obiettivi alla retribuzione.
I bonus sono spesso collegati al raggiungimento degli obiettivi, e il metodo degli obiettivi a cascata si adatta alla retribuzione basata sulle prestazioni poiché include esiti misurabili che possono essere monitorati e rendicontati nel tempo.
Quando è il momento di partire, presenta il modello, ottieni supporto e guida i team nell'impegno verso gli obiettivi. Rendi gli obiettivi visibili e integra aggiornamenti regolari sugli obiettivi nel tuo flusso di lavoro standard.
Usa la tecnologia
Tenere traccia degli obiettivi costantemente con aggiornamenti settimanali o bisettimanali documentati, sia in un documento condiviso che in un foglio di calcolo, può essere laborioso.
Il software per la definizione degli obiettivi aiuta a impostare e monitorare gli obiettivi. Puoi usarlo per visualizzare gli obiettivi come sono allineati in tutta l'organizzazione e gli strumenti di visualizzazione aiutano tutti a vedere esattamente quanto manca al raggiungimento di ciascun obiettivo.
In alternativa, potresti preferire utilizzare il software OKR se il metodo OKR è quello che preferisci, oppure il software di gestione delle prestazioni probabilmente includerà strumenti di monitoraggio degli obiettivi.
Buone pratiche in termini di tempistiche e considerazioni cross-team
“Un obiettivo senza una scadenza è solo un sogno.” – Robert Herjavec
Nel momento in cui implementi ed inizi a gestire il tuo programma di obiettivi, fai attenzione alla natura ciclica del processo di obiettivi trimestrali.
Continua sempre, trimestre dopo trimestre!
I primi trimestri potrebbero sembrare un po' macchinosi, ma tieni duro! Col tempo, i team e i singoli si abitueranno alla pratica e sicuramente diventerà più semplice e meglio compresa.
In molti casi, raggiungere obiettivi organizzativi cross-funzionali richiede che più team e individui completino ciascuno una parte del lavoro. In questi casi, valuta la possibilità di fissare scadenze specifiche per gli obiettivi che presentano dipendenze a valle.
Il 30% delle organizzazioni indica la mancata coordinazione tra le unità come la maggiore sfida nell'esecuzione della strategia.
Quando si lavora su obiettivi che riguardano l'intera organizzazione, la collaborazione e la pianificazione con altri team è fondamentale per il successo collettivo.
Riunisciti con i team con cui collabori più spesso prima dell'inizio del trimestre, in modo da inserire i tuoi punti nell'ordine del giorno prima che fissino e blocchino i loro obiettivi.
Collaboro regolarmente con alcuni team e abbiamo stabilito una riunione ricorrente prima dell'inizio di ogni trimestre per allinearci e inserirci a vicenda nei rispettivi ordini del giorno.
Funziona davvero!
Scheda per gli Obiettivi a Cascata
Per aiutarti a iniziare, usa la scheda sottostante per chiarire i risultati più importanti della tua organizzazione, gli obiettivi chiave di business e quelli dei leader, quindi inizia a scrivere gli obiettivi individuali utilizzando la formula descritta in questo articolo.
Scarica la nostra Scheda per gli Obiettivi a Cascata!
