Come Usare Gli Obiettivi a Cascata + Foglio di Lavoro Utile
Gli obiettivi sono la mappa per il successo di un'organizzazione. Tuttavia, troppo spesso gli obiettivi non sono adeguatamente allineati alle azioni e alle decisioni quotidiane. Questo porta frequentemente a occasioni perse e performance sotto la media.
Il metodo degli obiettivi a cascata crea un allineamento tra gli obiettivi di alto livello dell'organizzazione e quelli dei team e dei singoli individui.
Sono profondamente immerso nello sviluppo organizzativo e qualcuno potrebbe definirmi un po' ossessionato dagli obiettivi e dal processo di definizione degli stessi. Qui condivido le mie migliori pratiche per impostare correttamente gli obiettivi nella tua organizzazione e nei tuoi team utilizzando il framework degli obiettivi a cascata.
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Cosa Sono Gli Obiettivi a Cascata?
“L'obiettivo è assicurarsi che tutti vadano nella stessa direzione, con priorità chiare, in un ritmo costante.”- Felipe Castro di Lean Performance
Gli obiettivi a cascata rappresentano un approccio top-down alla definizione degli obiettivi. Si parte fissando un tema di alto livello per l'anno, obiettivi strategici dell'intera organizzazione, obiettivi per leader, dipartimenti e team, e infine obiettivi per i singoli dipendenti.
Quando implementato con successo, questo modello consente a individui e team di essere sia allineati che autonomi nel raggiungimento dei risultati desiderati.
Inoltre, una comunicazione regolare e degli incontri di follow-up garantiscono che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda e impegnati attivamente nel perseguire risultati collettivi.
Un dato poco confortante: solo il 16% dei lavoratori in prima linea ha una chiara comprensione di come il proprio lavoro contribuisca agli obiettivi strategici dell’organizzazione.
Gli obiettivi a cascata aiutano le persone a capire come il loro lavoro contribuisca al successo più ampio dell’organizzazione.
Vantaggi Degli Obiettivi a Cascata
Ci sono molte ottime ragioni per cui gli obiettivi a cascata stanno diventando così popolari.
- Allineamento con la visione e la strategia: Gli obiettivi a cascata fanno sì che gli obiettivi di individui e team siano coerenti con gli obiettivi generali dell’organizzazione e facilitano l’impostazione delle priorità.
- Migliore comunicazione: Il processo degli obiettivi a cascata in genere coinvolge discussioni e negoziazioni tra i diversi livelli di un'organizzazione. Questo migliora la comunicazione e garantisce che tutti comprendano il quadro generale e il proprio ruolo nel raggiungerlo.
- Gestione della performance potenziata: Gli obiettivi a cascata forniscono un framework per la gestione della performance. Offrono criteri chiari per valutare le performance di individui e team e facilitano il feedback costruttivo e lo sviluppo professionale.
- Aumento di coinvolgimento e motivazione: Quando i dipendenti comprendono come il proprio lavoro contribuisce al successo organizzativo, questo favorisce il coinvolgimento dei dipendenti.
- Facilita una gestione delle risorse più efficiente: Con obiettivi chiari a ogni livello, le organizzazioni possono gestire e allocare meglio le risorse, assicurandosi che gli sforzi non vengano duplicati e le risorse utilizzate in modo efficiente.
Ora ti mostrerò come implementare un modello di obiettivi a cascata nella tua organizzazione.
Come Implementare Gli Obiettivi a Cascata Nella Tua Organizzazione
1. Chiarisci gli obiettivi organizzativi
"La chiarezza favorisce il focus" – Thomas Leonard, pioniere del coaching personale
Il primo vero passo nella definizione degli obiettivi è chiarire cosa è più importante in questo momento e perché.
È compito dei leader di livello più alto fornire chiarezza ai loro team su ciò che è più importante per l’organizzazione.
La chiarezza in un’organizzazione si costruisce identificando e condividendo risposte a questi elementi chiave:
- Missione o Scopo: Perché esiste l’organizzazione?
- Visione: Qual è la visione per il futuro? Come potremmo arrivarci? Se ti serve un aiuto per cominciare, guarda questi 15 esempi di Vision Statement.
- Valori: Quali sono i principi che guidano i comportamenti e le decisioni?
- Piani Strategici: Dove vogliamo essere tra 3 anni? 5 anni? Quali risultati cerchiamo di raggiungere che siano in linea con la nostra missione e visione? In che modo i nostri valori ci guideranno?
- Obiettivi: Cosa è più importante per noi da raggiungere nel breve termine? Quali aree di interesse spingeranno l’organizzazione verso il raggiungimento della sua visione?
In un’organizzazione dove c’è chiarezza, missione, visione e valori sono definiti e si evolvono insieme all’azienda. Il piano strategico viene condiviso ampiamente e le persone a tutti i livelli sanno come il proprio lavoro contribuisce al raggiungimento di tali obiettivi.
Una buona pratica per favorire la chiarezza è che il team esecutivo crei un tema di alto livello per l’anno e specifici obiettivi chiave a livello organizzativo che si vogliono raggiungere per avanzare nel piano strategico.
Combinati, questi elementi creano chiarezza che guida il processo decisionale e favorisce l’allineamento degli obiettivi in tutta l’organizzazione.
2. Sviluppa obiettivi strategici
“Gli obiettivi sono come una mappa. Ci aiutano a determinare dove vogliamo arrivare e ci danno una direzione personale su cui concentrare la nostra energia.” - Catherine Pulsifer
Il processo di pianificazione strategica è una parte fondamentale del successo di qualsiasi organizzazione.
Tuttavia, troppo spesso le organizzazioni non raggiungono i risultati desiderati perché i loro obiettivi non sono adeguatamente allineati alle azioni.
Puoi risolvere questo disallineamento partendo dall’alto e facendo scendere gli obiettivi a cascata fino al livello individuale.
Almeno 3 settimane prima dell’inizio di un nuovo trimestre, i leader di un’organizzazione dovrebbero collaborare per individuare gli obiettivi strategici chiave e i risultati desiderati.
Dovrebbero farlo non solo per sé stessi, ma anche per i propri dipartimenti, come riflesso negli obiettivi del leader.
I leader devono essere responsabili dei risultati conseguiti dai loro team, così come evidenziato nei propri obiettivi individuali.
Ciò significa che se il team non raggiunge l’obiettivo, anche il leader mancherà il proprio. Questi obiettivi devono essere connessi e allineati. Vincere insieme, imparare insieme.
Ad esempio, un responsabile HR potrebbe avere un obiettivo focalizzato sull’accelerazione delle assunzioni e dell’onboarding per raggiungere obiettivi di crescita aziendale, misurato dal numero di assunzioni in un trimestre, con un traguardo numerico specifico.
Sebbene questo leader probabilmente non pianificherà e guiderà tutti i colloqui necessari per raggiungere direttamente l’obiettivo, è responsabile dei team che realizzeranno questi risultati.
Di conseguenza, dovrebbe essere ritenuto responsabile nel supportare il successo del proprio team sotto forma di un obiettivo misurabile.
Se il team resta indietro, ciò incentiva il leader a supportare il raggiungimento dell’obiettivo partecipando attivamente, non solo osservando o valutando i risultati ottenuti dal team.
Ogni leader dovrebbe definire 3-5 obiettivi per il proprio dipartimento che riflettano ciò che è più importante raggiungere nelle rispettive aree funzionali nel trimestre successivo.
Ogni obiettivo dovrebbe includere cosa si intende raggiungere, quali attività, programmi o cambiamenti potrebbero essere necessari per raggiungerlo e come sarà misurato.
Parleremo più in dettaglio di questa formula di creazione degli obiettivi più avanti, quindi continua a leggere!
3. Pubblica gli obiettivi in modo trasparente
"Trasparenza, onestà, gentilezza, buona gestione e perfino l’umorismo funzionano sempre nelle aziende." - John Gerzema
Una volta che gli obiettivi sono stati definiti dai leader di più alto livello, devono essere resi visibili a tutta l’organizzazione.
La pubblicazione trasparente degli obiettivi aiuta tutti all’interno dell’organizzazione a comprendere ciò che è più importante, su cosa stanno lavorando i vari leader e team, e offre un’importante visione sulle interdipendenze e le opportunità di collaborazione trasversale tra team.
4. Sviluppa obiettivi a livello di team e individuale
“Una delle chiavi della leadership è riconoscere che tutti hanno doni e talenti. Un buon leader impara a sfruttare questi doni verso il medesimo obiettivo.” – Ben Carson, ex Segretario dello Sviluppo Urbano e dell’Edilizia Pubblica degli Stati Uniti
Quando gli obiettivi sono stati chiariti dai leader di livello superiore, manager e individui possono considerare la propria area di responsabilità e determinare come possono contribuire al meglio.
I manager dovrebbero tenere conto delle responsabilità dei membri del proprio team, degli obiettivi strategici definiti dal proprio leader, degli obiettivi organizzativi chiave dai quali si diramano quelli del leader, e di eventuali ulteriori obiettivi di team per il trimestre.
Da qui emergono obiettivi individuali basati su ciò che ogni membro del team è qualificato in modo unico a fare e sulle sue aree di responsabilità.
Quando stabilisco obiettivi con i miei team, organizzo un workshop per fissare insieme gli obiettivi.
Ci riuniamo come team nella prima settimana del trimestre e ribadiamo e confermiamo lo scopo del nostro team, rivediamo gli obiettivi dei nostri leader di livello superiore e identifichiamo se ci sono altri elementi strategici chiave che il nostro team deve raggiungere.
Da lì sviluppiamo gli obiettivi del team. Successivamente, ciascuna persona conferma la propria area di responsabilità e determina come può contribuire. È così che vengono definiti gli obiettivi a livello individuale, a cascata dagli obiettivi principali dell’organizzazione.
Ci sono molti modi diversi per scrivere gli obiettivi e ogni metodo ha i suoi punti di forza. Personalmente apprezzo molto il modello degli obiettivi SMART, ma so che alcuni preferiscono gli OKR.
Nella mia esperienza, le migliori metodologie includono un risultato misurabile, solitamente un parametro numerico, così è chiaro quando l'obiettivo è stato raggiunto.
Ogni obiettivo scritto può seguire questa formula:
Nota: Quando definite elementi misurabili, concentratevi sui risultati finali, non sugli output.
L’obiettivo di uno specialista HR potrebbe includere l'elaborazione di 5 promozioni a settimana—e quindi?
Chiedersi “E quindi?” vi aiuterà a trovare il risultato da misurare. Elaborare promozioni è un output, il risultato è che i dipendenti vengono promossi senza problemi con l’HR.
Il risultato misurabile è che l’HR è facile con cui collaborare, il che significa che i manager non cercheranno di aggirare i processi, generando così più lavoro per tutti (sospiro).
Esempi di obiettivi allineati e concreti
| Ruolo | Obiettivo | Come | Misura del Successo |
| Customer Success Manager | Aumentare la fidelizzazione dei miei clienti. | Facilitando revisioni trimestrali di business e collaborando con gli agenti del supporto tecnico per garantire che i miei clienti siano ben supportati e informati su questioni chiave. | 90% di fidelizzazione di tutti i clienti assegnati a me. |
| Rappresentante di Supporto Tecnico | Ottenere un aumento del mio punteggio di soddisfazione cliente su tutti i miei ticket. | Garantire che i clienti ricevano una risposta a tutti i ticket entro 4 ore lavorative. Se non riesco a risolvere il problema di un cliente, replicherò e documenterò il problema quando lo segnalo al team di livello successivo, ma manterrò la responsabilità del ticket fino alla risoluzione. | Aumento del mio punteggio medio di soddisfazione del cliente a 4,5 su 5 stelle. Ridurre il mio tempo medio di prima risposta a meno di 4 ore lavorative. |
| Specialista HR | Migliorare la fidelizzazione dei dipendenti | Creare una guida all’onboarding per i nuovi assunti evidenziando i sistemi e i processi chiave più importanti per un onboarding di successo in azienda. Questa guida sarà pubblicata sull’intranet aziendale. | Almeno 20 nuovi dipendenti evidenzieranno la guida come utile nella loro esperienza di onboarding. Riduzione del 10% nelle domande via email al team che fanno riferimento a elementi coperti nella guida. |
Collegare e allineare gli obiettivi: un esempio
Allineare gli obiettivi a quelli chiave dell’azienda e dei leader permette l’allineamento in tutta l’organizzazione e abilita l’autonomia nel raggiungere gli obiettivi dell’organizzazione.
In molti casi, gli obiettivi saranno chiaramente allineati dagli obiettivi di business chiave fino agli obiettivi individuali.
Ma talvolta ci possono essere obiettivi di team o di manager che non sono direttamente collegati a quelli dei leader più in alto nella gerarchia ma sono comunque importanti da raggiungere e si collegano bene a un tema annuale.
Va benissimo così!
Questi obiettivi sono ancora importanti e vale la pena documentarli e raggiungerli per far progredire l’organizzazione.
Best practice per obiettivi a cascata
Stabilire una cadenza trimestrale
Nella mia esperienza, le organizzazioni si muovono a un ritmo che rende gli obiettivi individuali annuali obsoleti quasi subito dopo che sono stati fissati.
Le condizioni cambiano, i mercati emergono, i ruoli si evolvono e anche i prodotti. Ecco perché le aziende che fissano obiettivi di performance trimestralmente possono generare il 31% in più di rendimento rispetto a chi li rivede solo annualmente.
Se la tua organizzazione va veloce e vuoi ottenere di più, smetti di fissare obiettivi annuali per i singoli. Invece, stabilisci obiettivi trimestrali e valuta la loro rilevanza, necessità e progresso ogni settimana o ogni due settimane.
Nelle mie squadre, definiamo gli obiettivi all’inizio di ogni trimestre e ne valutiamo la rilevanza, la necessità e il progresso settimanalmente o ogni due settimane.
Abbiamo una certa tolleranza per la variazione delle priorità all’inizio del trimestre, ma ci assicuriamo anche di fare ciò che abbiamo promesso di fare. È un equilibrio delicato. Impegnati e vai avanti!
Ecco un tipico programma di definizione degli obiettivi per il mio gruppo, da ripetere ogni trimestre:
- 3 settimane prima dell’inizio del trimestre: Valuta i progetti chiave, le priorità e gli obiettivi dell’organizzazione. In questo periodo, i leader di livello più alto pubblicano anche i loro obiettivi con piena trasparenza. L’intera organizzazione li esamina e li considera come componente fondamentale nella pianificazione degli obiettivi di team e individuali.
- 1-2 settimane prima dell’inizio del trimestre: Allineati con i team trasversali sui progetti di gruppo. Se hai bisogno di qualcosa da un altro team per raggiungere un obiettivo più grande, inseriscilo nella loro agenda—assicurati che stiano fissando obiettivi allineati con i progetti dell’intera organizzazione.
- La settimana in cui inizia il trimestre: Incontrati come team per allineare lo scopo, le priorità e fissare i tuoi obiettivi. Conferma gli obiettivi con gli altri reparti e metti tutto per iscritto (o documenta in uno strumento).
- Settimanalmente o ogni due settimane durante il trimestre: Scrivi un breve aggiornamento sui progressi di tutti gli obiettivi. Valuta gli obiettivi per essere sicuri che le priorità siano riflesse correttamente. Comunica tra i team l’avanzamento degli obiettivi e assicurati che tutte le dipendenze vengano prese in considerazione quando pianifichi le attività chiave.
- Durante tutto il trimestre: Esegui, esegui, esegui! Documenta i progressi e comunica costantemente.
- Ultime 3 settimane del trimestre: Ripeti il punto 1 per prepararti al prossimo trimestre.
- Fine del trimestre: Festeggia i successi! Incontrati come gruppo per rendicontare ciò che è stato raggiunto e discutere cosa sarà più importante realizzare nel prossimo trimestre.
Stabilire obiettivi trimestrali e monitorare i progressi settimanali o bisettimanali permette ai tuoi team di procedere con maggiore focus.
Più pratichi questa cadenza di definizione degli obiettivi nelle valutazioni delle performance, più il processo sarà leggero ed efficace.
Ottenere il supporto della leadership
“Fissa obiettivi realistici, rivalutali costantemente e sii coerente.” – Venus Williams
Il coinvolgimento della leadership è essenziale per implementare e supportare il processo di definizione a cascata degli obiettivi. Senza il supporto dei vertici, il programma degli obiettivi rischia di essere considerato extracurricolare.
Con l’appoggio del management di più alto livello, potresti anche prendere in considerazione di legare gli obiettivi alla retribuzione.
Spesso i bonus sono collegati al raggiungimento degli obiettivi, e il metodo a cascata si adatta alla retribuzione basata sulle performance poiché prevede risultati misurabili che possono essere monitorati e segnalati nel tempo.
Quando è ora di cominciare, presenta il modello, ottieni sostegno e guida i tuoi team a impegnarsi sugli obiettivi. Rendi visibili gli obiettivi e inserisci aggiornamenti regolari nel tuo flusso di lavoro standard.
Sfrutta la tecnologia
Tenere traccia degli obiettivi costantemente con aggiornamenti documentati ogni settimana o ogni due settimane, sia in un documento condiviso sia in un foglio di calcolo, può essere impegnativo.
Il software per la definizione degli obiettivi aiuta a pianificare e monitorare gli obiettivi. Puoi usarlo per mostrare come gli obiettivi sono allineati in tutta l’organizzazione e, grazie agli strumenti di visualizzazione, tutti possono vedere esattamente quanto manca al raggiungimento di ciascun obiettivo.
In alternativa, potresti voler usare un software OKR se il metodo OKR è quello che prediligi, oppure il software di gestione delle performance includerà probabilmente strumenti per il monitoraggio degli obiettivi.
Buone pratiche per la tempistica e per aspetti cross-team
“Un obiettivo senza una tempistica è solo un sogno.” – Robert Herjavec
Quando implementi e avvii il programma di gestione degli obiettivi, tieni a mente la natura ciclica del processo di obiettivi trimestrali.
Va avanti, trimestre dopo trimestre!
I primi trimestri potrebbero sembrare un po’ macchinosi, ma insisti! Team e individui si abitueranno alla pratica e, con il tempo, tutto risulterà più semplice e più chiaro.
In molti casi, raggiungere obiettivi organizzativi trasversali richiede che diversi team e individui completino ciascuno una parte del lavoro. In questi casi, valuta la possibilità di fissare scadenze specifiche per gli obiettivi che presentano dipendenze a valle.
Il 30% delle organizzazioni cita la mancata coordinazione tra le unità come la maggiore sfida nell'esecuzione della strategia.
Quando stai lavorando su obiettivi comuni a tutta l'organizzazione, la collaborazione e la pianificazione con altri team è fondamentale per il successo collettivo.
Incontra i team con cui lavori più spesso prima dell'inizio del trimestre in modo da poter entrare nei loro piani prima che stabiliscano e definiscano i loro obiettivi.
Collaboro costantemente con alcuni team e abbiamo fissato una riunione ricorrente prima dell’inizio di ogni trimestre per allinearci e inserire i punti all’ordine del giorno reciproco.
Funziona davvero!
Scheda degli Obiettivi a Cascata
Per aiutarti a iniziare, usa la scheda sottostante per ottenere chiarezza sugli esiti più importanti per la tua organizzazione, i principali obiettivi aziendali e gli obiettivi dei leader, e poi inizia a scrivere gli obiettivi individuali utilizzando la formula indicata in questo articolo.
Ottieni la nostra Scheda degli Obiettivi a Cascata!
