Come Usare un Software ERP: Guida per Principianti
I sistemi di pianificazione delle risorse d'impresa (o software ERP) sono diventati così diffusi che ogni professionista dovrebbe ormai sentirsi a proprio agio nell'utilizzarne uno. I manager continuano ad abbracciare l'idea di gestire i processi aziendali riuniti in un unico pacchetto completo; cercheranno dipendenti che possano navigare questi sistemi con facilità.
Un rapporto del 2019 mostra che oltre il 50% delle aziende ha in programma di implementare o aggiornare un sistema ERP quest'anno. Questo spiega perché il mercato dei software di pianificazione delle risorse d'impresa continua a crescere rapidamente, man mano che sempre più aziende adottano queste soluzioni. Le ricerche suggeriscono che il mercato dei sistemi ERP crescerà con un CAGR dell’8,5% e raggiungerà un valore di mercato di oltre 71,63 miliardi di dollari entro il 2026.
Questo articolo ti aiuterà a capire cos'è un software ERP e come utilizzarlo, così da poter tenere il passo con questi cambiamenti.
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Cos’è un sistema ERP
Un sistema ERP è un software che controlla, gestisce e integra funzioni e processi aziendali tramite moduli complementari e interconnessi. Le aziende utilizzano un sistema di pianificazione delle risorse d'impresa principalmente per migliorare la comunicazione tra i reparti, ottimizzare i processi e garantire un accesso affidabile a tutte le operazioni aziendali.
Le funzioni chiave dei sistemi ERP includono la gestione dell'inventario, la gestione della catena di fornitura, la gestione delle relazioni con i clienti, la contabilità, la spedizione, la pianificazione delle consegne, le vendite, i timesheet e molto altro.
I sistemi ERP integrano i processi aziendali, aumentano la visibilità sulle operazioni quotidiane e migliorano il processo decisionale.
Per approfondire, ecco il nostro articolo sui sistemi ERP e su come funzionano.
Quali sono i diversi tipi di sistemi ERP?
Esistono tre tipi principali di implementazione ERP. Questi sono i sistemi on-premise, ibridi e basati su cloud. Ogni tipologia di implementazione ERP presenta differenti vantaggi e svantaggi.
ERP On-Premise
Un sistema ERP on-premise viene installato e gestito su server locali presso sedi sotto il tuo controllo. Offre il controllo e la sicurezza di utilizzare un'infrastruttura IT personale collegata a persone, sistemi e processi aziendali.
Gli ERP on-premise sono più facili da personalizzare e adattare alle specifiche esigenze aziendali. Sono ideali per le aziende che necessitano di proteggere e supervisionare i dati di sistema. È necessario integrare il sistema con altre soluzioni per i processi aziendali quotidiani e occorrono risorse IT dedicate per la gestione e la manutenzione delle applicazioni e dei server.
ERP Basato su Cloud
Questa è una soluzione software ERP ospitata su una piattaforma di cloud computing, a differenza dei sistemi on-premise che funzionano in sede. Consente alle aziende di accedere ai servizi tramite internet. I fornitori ospitano il software ERP su cloud e lo forniscono alle aziende, eliminando fattori negativi come le licenze iniziali.
La domanda di software ERP basati su cloud continua a crescere e, secondo GlobeNewswire, si prevede che raggiungerà un CAGR superiore al 17% dal 2020 al 2025. La crescita della domanda deriva dalla possibilità di analizzare e accedere ai dati in tempo reale.
ERP Ibrido
Un ERP ibrido o suite ERP a due livelli combina sia le funzioni e le capacità di un ERP on-premise sia quelle di un ERP basato su cloud. Si tratta di un'applicazione ERP modulare, un sistema multi-fonte per le imprese digitali moderne.
Un modello a due livelli si riferisce ad un'architettura ERP ibrida in cui le funzionalità dell’ERP sono mantenute in una soluzione on-premise e le applicazioni ERP sono distribuite anche sul cloud. La tua azienda utilizza il sistema ERP on-premise per gestire le funzioni aziendali principali e aggiunge il software ERP su cloud per supportare le unità operative di dimensioni minori.
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Come utilizzare un software ERP
L'acquisto di un sistema ERP rappresenta un grande investimento per qualsiasi azienda, quindi bisogna sfruttarlo al massimo. Se utilizzati in modo completo, i sistemi ERP aumentano efficienza, qualità, riducono costi ed errori e migliorano le prestazioni, la produttività e la redditività dell’azienda. Ecco come utilizzare al meglio un software ERP e ottenere il massimo dal tuo investimento.
Rivedi i tuoi processi aziendali
È importante eseguire una revisione dei processi delle tue operazioni aziendali quando scegli il miglior sistema ERP. Ciò ti aiuta a monitorare quali processi hanno bisogno di essere migliorati (e come), così da poterli misurare dopo il lancio dell’ERP per verificare il ROI.
Questo passaggio può anche aiutarti a decidere quali processi aziendali richiedono maggiore attenzione, poiché ciò influenzerà quale software ERP finirai per acquistare. Ad esempio, hai bisogno di una soluzione contabile robusta? Oppure il tuo focus è più sul lato delle risorse umane? Se la tua risposta è “entrambe le opzioni”, allora sai che dovrai cercare una soluzione di fascia più alta che copra tutte le aree.
Qualcosa che potresti voler approfondire: Cosa sono esattamente i software per la gestione di etica e conformità?
Investi nella Formazione
Non dovresti mai sottovalutare il valore derivante dalla formazione dei tuoi dipendenti e di tutti gli altri utenti finali della tua soluzione ERP. Gli utenti formati ottengono il massimo da qualsiasi soluzione software e riescono ad adattarsi rapidamente ad aggiornamenti e cambiamenti. Inoltre, una comprensione approfondita del software ERP può aiutarli a prendere decisioni aziendali più informate e rapidamente.
Molte aziende commettono l'errore di pensare che una formazione iniziale sia sufficiente per far partire gli utenti. Tuttavia, non è così. Man mano che i sistemi ERP avanzano, così devono fare anche i tuoi dipendenti e utenti. Collaborare con il tuo fornitore ERP per impostare programmi di formazione continuativa consente agli utenti di approfondire le proprie conoscenze man mano che il software si evolve.
Concentrati sulla Qualità dei Dati
Il tuo sistema ERP ti aiuta a gestire il perché, il quando, il dove e il come del flusso dei dati. Questi dati devono essere ricchi, accurati e accessibili; altrimenti non ha senso averli. Prenditi del tempo per progettare i tuoi standard di inserimento dati, incluse convenzioni di denominazione e gestione delle versioni dei documenti. Assicurati che tutti in azienda abbiano accesso alle best practice sui dati, unificate tra i vari reparti.
Inoltre, effettua audit dei dati e pulizia periodica per verificare se gli standard vengono rispettati. Pulire dati errati può far perdere innumerevoli ore, quindi è molto meglio inserire tutto correttamente sin dall’inizio.
Può sembrare pignolo insistere su come inserire il giorno o il mese prima nel campo data... ma cambierai idea quando esporterai un foglio Excel e non riuscirai facilmente a distinguere le azioni svolte a febbraio da quelle svolte il 2 di ogni mese.
Personalizza la Tua Piattaforma ERP
La maggior parte dei software ERP sono soluzioni tuttofare sviluppate per adattarsi a ogni tipo di azienda. Progettare una soluzione personalizzata che soddisfi le esigenze della tua azienda è un modo per assicurarti di trarre il massimo valore dal software ERP.
Per ottenere i migliori risultati, chiedi al tuo fornitore di servizio di aiutarti a personalizzare il tuo sistema. Alcune delle personalizzazioni possibili includono nascondere campi inutili, attivare o disattivare funzionalità specifiche, aggiungere campi obbligatori e molto altro.
Inoltre, puoi personalizzare la tua piattaforma ERP, anche se in misura minore, tramite integrazioni e plug-in. Chiedi sempre al fornitore ERP quali opzioni sono disponibili quando si tratta di collegarsi ad altre app o implementare widget di nicchia.
Rendi il Tuo Sistema ERP a Prova di Futuro
I sistemi ERP, come ogni altro software, continuano a evolversi giorno dopo giorno. Il software ERP che utilizzi oggi potrebbe sembrare molto diverso tra cinque, dieci o vent'anni. Chiedi al fornitore ERP quale sia la loro roadmap futura. In che misura investono in ricerca e sviluppo? Quali funzionalità aggiuntive intendono sviluppare? Quanto frequentemente rilasciano aggiornamenti?
Un buon sistema ERP non sarà mai un monolito statico. Deve essere un ecosistema dinamico e in continua evoluzione che si adatta ai nuovi sviluppi tecnologici nel mondo business.
Valuta le Opzioni di Integrazione
Le integrazioni ERP possono aiutarti a migliorare l'efficienza operativa della tua azienda aggiungendo funzionalità al tuo toolkit. Le integrazioni mettono in comunicazione due applicazioni diverse e permettono loro di interagire. Alcune integrazioni sono molto articolate, così che le informazioni inserite in una possano essere facilmente consultate anche nell’altra.
Le integrazioni tipiche di sistemi ERP possono riguardare ambiti come la produzione e il design, la gestione delle relazioni con i clienti (CRM), la gestione della supply chain (SCM) e i sistemi di gestione del magazzino (WMS).
Sfrutta le App Mobili
Una soluzione ERP moderna probabilmente offrirà un'app per dispositivi mobili per iOS e/o Android. Sfrutta questa possibilità, perché apporta numerosi vantaggi agli utenti. Le app mobili garantiscono maggiore accessibilità e visibilità per i tuoi sistemi ERP.
Le app consentono anche a dipendenti e utenti di accedere facilmente a informazioni cruciali da remoto. È un modo semplice per tutti, ovunque si trovino, di rimanere aggiornati su tutte le operazioni aziendali.
Valuta il Costo Totale di Proprietà (TCO)
Investire in un sistema ERP è un impegno importante per la maggior parte delle aziende. Un’azienda attenta ai costi che deve implementare un sistema dovrebbe considerare il costo totale di proprietà per decidere quale tipo di ERP adottare. Il software ha un costo—senza contare altri fattori come l’acquisto dell’hardware, l’uso di risorse interne, la manutenzione e i costi futuri di upgrade. Considera il quadro generale e confrontalo con il risparmio di tempo e denaro che ti aspetti di ottenere.
Dai un'occhiata qui: 10 migliori sistemi ERP per piccole imprese con budget ridotto
Assicurati Che Il Top Management Sia Coinvolto
L'approvazione della direzione è un indicatore chiave di come procederà l'implementazione del tuo sistema ERP. Non è indispensabile che il top management partecipi direttamente al processo di implementazione. Tuttavia, collaborare con loro permette una pianificazione appropriata delle risorse, spesso un fattore determinante per il successo durante l’implementazione.
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Crea Un Team Trasversale
Per garantire un processo di implementazione fluido, forma un team composto da persone di diversi reparti. In questo modo assicuri che tutte le aree chiave dell’azienda vengano considerate e raccogli feedback dai vari team che si aspettano di utilizzare il sistema.
Alla fine, tutte le funzioni organizzative verranno integrate nel tuo sistema ERP. Assicurati che ogni reparto sia rappresentato nel processo di lancio.
Misura La Durata Del Tuo Sistema
Il ritorno sull'investimento ottenuto tramite il tuo sistema ERP determina se la scelta si è rivelata vantaggiosa per l’azienda. Questo valore può variare nel tempo e potrebbe essere necessario rivedere e monitorare periodicamente i tuoi obiettivi. Il sistema ideale dovrebbe offrirti valore per il tuo investimento e un ROI soddisfacente.
Conclusione
Molte aziende utilizzano software ERP, ma non tutte riescono a sfruttarne pienamente il potenziale. Comprendere le capacità e le funzioni della soluzione scelta può aiutarti a ottenere il massimo dal sistema. Il tuo ERP è uno strumento fondamentale per il successo della tua azienda perché ti permette di aumentare l’efficienza, ridurre gli errori, incrementare la produttività e, in ultima analisi, migliorare la redditività.
Molti manager commettono l’errore di trascurare aspetti fondamentali come la creazione di un team di implementazione diversificato, il coinvolgimento del top management, la formazione del personale, l’aggiornamento del sistema e la pianificazione futura.
Se da un lato è fondamentale conoscere il funzionamento del sistema ERP per sfruttarlo al meglio, dall’altro modo in cui dipendenti e utenti lo utilizzano determina il suo reale valore. Sebbene costoso, il sistema ERP giusto dovrebbe garantirti un ROI soddisfacente nel lungo periodo.
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