Come Usare un Software ERP: Guida per Principianti
Il software ERP riunisce tutti i processi aziendali in un unico luogo, rendendo i compiti quotidiani più semplici e organizzati. Se vuoi sapere come utilizzare un software ERP, imparerai le basi della navigazione in questi sistemi, cosa fanno e come padroneggiarli può aumentare la tua efficienza sul lavoro.
Spiegherò i semplici passaggi che utilizzo per gestire gli strumenti ERP.
Cos'è un sistema ERP
Un sistema ERP è un software che controlla, gestisce e integra le funzioni e i processi aziendali tramite moduli complementari e interconnessi. Le aziende utilizzano un sistema di pianificazione delle risorse d'impresa principalmente per migliorare la comunicazione tra dipartimenti, ottimizzare i processi e favorire un accesso affidabile a tutte le operazioni aziendali.
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Le funzioni chiave dei sistemi ERP includono la gestione dell'inventario, la gestione della supply chain, la gestione delle relazioni con i clienti, la contabilità, la spedizione, la pianificazione delle consegne, le vendite, la gestione delle presenze e molto altro ancora.
I sistemi ERP integrano i processi aziendali, aumentano la visibilità nelle operazioni quotidiane e migliorano il processo decisionale.
Per approfondire, ecco il nostro articolo sui sistemi ERP e sul loro funzionamento.
Quali sono i diversi tipi di sistemi ERP?
Esistono tre principali tipi di implementazione ERP: sistemi on-premise, ibridi e basati su cloud. Ogni sistema di implementazione ERP presenta vantaggi e svantaggi diversi.
ERP On-Premise
Si installa e si esegue un software ERP on-premise sui server interni in sedi sotto il tuo controllo. Offre il controllo e la sicurezza di utilizzare un'infrastruttura IT propria che si collega a persone, sistemi e processi aziendali.
Gli ERP on-premise sono più facili da personalizzare e adattare alle esigenze specifiche della propria azienda. Sono ideali per le aziende che devono proteggere e monitorare i dati di sistema. È necessaria un’integrazione specifica con altri sistemi per i processi aziendali quotidiani e anche risorse IT dedicate alla manutenzione delle applicazioni e dei server.
ERP Basato su Cloud
Questa è una soluzione ERP ospitata su una piattaforma di cloud computing, a differenza dei sistemi on-premise che vengono eseguiti in sede. Consente alle aziende di accedere ai servizi tramite Internet. I fornitori ospitano il software ERP nel cloud e lo forniscono alle aziende, eliminando fattori negativi come le licenze iniziali a pagamento.
La domanda di software ERP in cloud continua a crescere e, secondo GlobeNewswire, si prevede che raggiunga un CAGR di oltre il 17 percento dal 2020 al 2025. La crescita della domanda deriva dalla capacità di analizzare e accedere ai dati in tempo reale.
ERP Ibrido
Un ERP ibrido o modello a due livelli combina sia le funzioni e capacità degli ERP on-premise che cloud. Si tratta di un’applicazione ERP modulare, un sistema multi-sorgente per le moderne imprese digitali.
Il modello a due livelli si riferisce a un’architettura ERP ibrida nella quale vengono mantenute le capacità ERP su una soluzione on-premise e distribuite applicazioni ERP sul cloud. La tua azienda utilizza il sistema ERP on-premise esistente per gestire le funzioni aziendali e aggiunge un software ERP cloud per supportare le piccole unità aziendali.
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Come utilizzare un software ERP
L’acquisto di un sistema ERP rappresenta un grande investimento per qualsiasi azienda, quindi bisogna sfruttarlo al meglio. Se utilizzati appieno, i sistemi ERP migliorano efficienza, qualità, riducono costi ed errori e aumentano le prestazioni, la produttività e la redditività dell’azienda. Ecco come utilizzare un software ERP e ottenere il massimo dal tuo investimento.
Rivedi i tuoi processi aziendali
È importante eseguire una revisione dei processi delle tue operazioni aziendali quando scegli il miglior sistema ERP. Questo ti aiuta a monitorare quali processi hanno bisogno di miglioramento (e come) così da poterli misurare dopo il lancio dell’ERP e verificare il ROI.
Questa fase può anche aiutarti a decidere su quali processi aziendali concentrarti maggiormente, influenzando la scelta del software ERP che acquisterai. Per esempio, hai bisogno di una soluzione con solide funzionalità di contabilità? Oppure il tuo obiettivo è più orientato verso le risorse umane? Se la risposta è “tutto quanto sopra”, allora sai che dovrai cercare una soluzione di fascia più alta che copra tutte le necessità.
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Investi nella formazione
Non dovresti mai sottovalutare il valore che deriva dalla formazione dei tuoi dipendenti e di qualsiasi altro utilizzatore finale della tua soluzione ERP. Gli utenti formati sfruttano al massimo qualsiasi soluzione software e si adattano rapidamente ad aggiornamenti e cambiamenti. Inoltre, una profonda comprensione del software ERP può aiutarli a prendere decisioni aziendali informate più velocemente.
Molte aziende commettono l’errore di pensare che la formazione iniziale sia sufficiente per avviare gli utenti. Tuttavia, non è così. Man mano che i sistemi ERP continuano ad evolversi, così dovrebbero anche i tuoi dipendenti e utenti. Collaborare con il tuo fornitore ERP per organizzare programmi di formazione continua permette agli utenti di aumentare le proprie competenze al crescere della complessità del software.
Punta sulla qualità dei dati
Il tuo sistema ERP ti aiuta a gestire il perché, quando, dove e come del flusso di dati. Questi dati devono essere ricchi, precisi e accessibili, altrimenti non ha senso averli. Dedica un po’ di tempo a definire i tuoi standard di inserimento dati, comprese le convenzioni di denominazione e la gestione delle versioni dei documenti. Assicurati che tutti in azienda abbiano accesso alle migliori pratiche di gestione dati, unificate tra i vari reparti.
Inoltre, utilizza audit dei dati e pulizie di batch per effettuare controlli periodici sul rispetto degli standard. Correggere dati errati può far sprecare innumerevoli ore di tempo, quindi è molto meglio farlo bene fin dall’inizio.
Può sembrare insignificante insistere su come gli utenti inseriscano il giorno o il mese per primo nel campo data... ma cambierai idea quando esporterai in un foglio Excel e non riuscirai facilmente a distinguere le azioni effettuate a febbraio da quelle effettuate il 2 di ogni mese.
Personalizza la tua piattaforma ERP
La maggior parte dei software ERP nasce come soluzione tuttofare progettata per adattarsi a tutti i tipi di aziende. Progettare una soluzione su misura che soddisfi le esigenze della tua azienda è un modo per assicurarti di ottenere il massimo dal tuo ERP.
Per ottenere i risultati migliori, chiedi al tuo fornitore di servizi di aiutarti a personalizzare il tuo sistema. Alcune delle personalizzazioni che puoi aspettarti includono la rimozione di campi inutili, l’attivazione o la disattivazione di funzionalità specifiche, l’aggiunta di campi obbligatori e molte altre.
Inoltre, puoi personalizzare la tua piattaforma ERP anche in misura minore tramite integrazioni e plug-in. Chiedi sempre al tuo fornitore ERP quali opzioni hai a disposizione per collegarti ad altre app o per implementare widget specifici di nicchia.
Prepara il tuo sistema ERP al futuro
I sistemi ERP, come qualsiasi altro software, continuano a svilupparsi giorno dopo giorno. Il software ERP che utilizzi oggi potrebbe apparire notevolmente diverso tra cinque, dieci o vent’anni. Chiedi al tuo fornitore ERP come vede il futuro della piattaforma. Quanto investono in ricerca e sviluppo? Quali funzionalità prevedono di aggiungere? Quanto spesso rilasciano aggiornamenti?
Un buon sistema ERP non è un monolite statico. È un ecosistema in evoluzione e cambiamento che si adatta ai nuovi progressi tecnologici nel mondo del business.
Valuta le opzioni di integrazione
Le integrazioni ERP possono aiutarti a migliorare l’efficienza operativa della tua azienda aggiungendo funzionalità al tuo set di strumenti. Le integrazioni collegano due applicazioni distinte e permettono loro di comunicare. Alcune integrazioni sono molto profonde, tanto che le informazioni inserite in una possono essere facilmente accessibili nell’altra.
Tra le integrazioni più comuni dei sistemi ERP ci sono quelle relative alla produzione e progettazione, gestione della relazione con i clienti (CRM), gestione della catena di approvvigionamento (SCM), e sistemi di gestione magazzino (WMS).
Sfrutta le app mobili
Una soluzione ERP moderna probabilmente include un’app per dispositivi smart iOS e/o Android. Approfitta di questa possibilità, perché offre molti vantaggi agli utenti. Le app mobili aumentano l’accessibilità e migliorano la visibilità dei tuoi sistemi ERP.
Le app permettono inoltre a dipendenti e utenti di accedere facilmente alle informazioni cruciali anche da remoto. È un modo semplice per permettere a tutti, ovunque si trovino, di restare aggiornati su tutte le operazioni aziendali.
Considera il costo totale di proprietà (TCO)
Investire in un sistema ERP rappresenta un grande impegno per la maggior parte delle aziende. Un’azienda attenta ai costi, durante l’implementazione del sistema, dovrebbe considerare il costo totale di proprietà per decidere di quale ERP ha bisogno. Il software ha un costo—senza contare altri fattori di investimento come l’acquisto di hardware, l’impiego di risorse interne, la manutenzione e i costi futuri di aggiornamento. Analizza l’insieme quadro e confrontalo con il tempo e il denaro che prevedi di risparmiare.
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Assicurati che il top management sia coinvolto
Il supporto del top management è un fattore chiave per prevedere il successo dell’implementazione del tuo sistema ERP. Non è indispensabile che il management superiore si coinvolga direttamente nel processo di implementazione. Tuttavia, collaborare con loro consente una corretta pianificazione delle risorse, spesso fattore determinante per il successo durante il processo di implementazione.
Crea un team interfunzionale
Per garantire un processo di implementazione senza intoppi, costituisci un team di implementazione composto da persone provenienti da diversi reparti. Questo assicura che tutte le aree chiave della tua azienda vengano prese in considerazione e aiuta a raccogliere feedback dai diversi team che utilizzeranno il sistema.
Alla fine, tutte le funzioni organizzative vengono integrate nel tuo sistema ERP. Assicurati che ogni reparto sia rappresentato nella fase di lancio.
Misura la durata del tuo sistema
L’ROI che ottieni dal tuo sistema ERP determina se è stata una scelta valida per l’azienda. Questo varia nel tempo e potrebbe essere necessario adeguare e monitorare i tuoi obiettivi di tanto in tanto. Il sistema ideale dovrebbe offrirti valore per il denaro speso e un ROI notevole.
Conclusione
Molte aziende utilizzano software ERP, ma non tutte riescono a sfruttarne appieno il potenziale. Comprendere le capacità e le funzioni della soluzione scelta può aiutarti a ottenere il massimo dal sistema. Il tuo sistema ERP è uno strumento fondamentale per il successo dell’azienda perché ti permette di aumentare l’efficienza, ridurre gli errori, migliorare la produttività e, in definitiva, aumentare la redditività.
Molti manager commettono l'errore di trascurare aspetti cruciali come la creazione di un team di implementazione diversificato, il coinvolgimento del top management, la formazione, l’aggiornamento del sistema e la pianificazione futura.
Se da un lato è importante comprendere come funziona il tuo sistema ERP per ottenerne il massimo, dall’altro sono i dipendenti e gli utenti — attraverso il loro utilizzo — a determinare il vero valore. Anche se costoso, il sistema ERP giusto dovrebbe garantirti nel tempo un ROI elevato.
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