La tua organizzazione è pronta per la tecnologia HR?
Se stai cercando di acquistare una tecnologia per le risorse umane per la tua organizzazione, hai bisogno di un business case chiaro che tenga conto sia dei costi sia dei vantaggi finanziari. In questo articolo ti mostrerò esattamente come analizzare questi due fattori chiave, così potrai giustificare con sicurezza il tuo investimento nella tecnologia HR.
Il vero costo della tecnologia HR
Negli anni in cui ho implementato diverse soluzioni HR, una domanda comune che mi viene posta continuamente è: “Quanto costerà davvero?”. È una domanda assolutamente legittima.
Per inquadrare quindi il Costo Totale di Proprietà (comunemente indicato come “TCO”), di seguito trovi una suddivisione dei costi applicabili alla maggior parte degli acquisti tecnologici.
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Costi legali e di approvvigionamento
Potrebbe sorprenderti, ma se intendi acquistare una tecnologia e non disponi di un ufficio interno per gli approvvigionamenti e di un ufficio legale che supportino il processo, potresti dover spendere del denaro per ottenere assistenza legale e negli approvvigionamenti.
Sebbene la maggior parte dei fornitori disponga di termini e condizioni standard che puoi scegliere di sottoscrivere, potresti volerli leggere e negoziare a favore della tua organizzazione. Tuttavia, se preferisci non esaminare i dettagli, preparati ad accettare i termini e le condizioni del fornitore.
Costo del software
Questa è la categoria di costo più comune e conosciuta. Se vuoi acquistare una tecnologia o i diritti per utilizzarla, devi pagare una tariffa. Di solito si tratta di una quota annuale applicata a ogni utente, soprattutto se acquisti software cloud.
È importante notare che alcuni fornitori applicano anche tariffe variabili a seconda del tipo di utente. Ad esempio, se acquisti licenze di sola lettura per gli utenti finali, potrebbero essere più economiche delle licenze per superamministratori.
Un altro punto importante da considerare è che i fornitori potrebbero offrirti un prezzo scontato se sottoscrivi un contratto della durata di 3-5 anni (o più). È come per un piano di telefonia mobile: se acquisti un piano senza contratto o con pagamento a consumo, ti verrà addebitata una tariffa più alta rispetto a quella prevista dalla sottoscrizione di un contratto.
Costo del software di terze parti
Se il software che intendi acquistare richiede “componenti aggiuntivi” o altri strumenti di terze parti, dovrai pagare anche una tariffa per questi elementi. Un ottimo esempio di software di terze parti sono gli aggregatori di offerte di lavoro. Quando acquisti un software per il reclutamento, potresti aver bisogno di un altro strumento di terze parti per pubblicare contemporaneamente i tuoi annunci di lavoro su più siti.
Un altro esempio è il caso in cui tu voglia integrare il nuovo software con un sistema interno esistente. Per trasferire i dati tra i sistemi e magari eseguire calcoli o modificare la formattazione, potresti aver bisogno di uno strumento di integrazione, che comporta un costo aggiuntivo rispetto al software standard.
Costo dell'implementazione
A differenza dell'acquisto di app dall'iTunes Store o dal Google Play Store, la maggior parte dei software per ufficio (anche quelli cloud) richiede un certo livello di configurazione. Di solito non è sufficiente attivarlo per essere subito pronti. Tuttavia, se utilizzi strumenti per nuove imprese che rappresentano un'opzione a basso costo, potresti non aver bisogno di alcuna configurazione.
Se il tuo fornitore di software fornisce esclusivamente il software e si aspetta che tu lo “attivi autonomamente”, oppure consente alle società di consulenza di rivendere i suoi prodotti, è probabile che ti venga addebitata una tariffa per questo servizio. Questo costo è legato all'adattamento della piattaforma software e alla progettazione dei processi necessari per la tua azienda in relazione a quella funzionalità, nonché alla sua configurazione, al collaudo e all'implementazione.
Questo costo può comprendere diverse voci, come consulenti funzionali, consulenti tecnici HR, analisi aziendale dei processi, gestione del progetto, addetti ai test, pulizia dei dati, standardizzazione, formattazione e altro ancora. È inoltre importante notare che qualsiasi software di terze parti comporterà molto probabilmente un costo di implementazione o di configurazione iniziale.
Costo dell'implementazione interna
Spesso le aziende non riescono a calcolare il costo delle risorse interne o delle risorse sostitutive necessarie per implementare il progetto. Non è raro che le aziende abbiano bisogno di esperti in materia, addetti ai test, risorse tecniche, responsabili di progetto o altri ruoli, a seconda delle dimensioni e della portata del progetto.
Non dimenticare di stabilire un budget per queste risorse, soprattutto se intendi sostituire temporaneamente le tue risorse interne mentre lavorano al progetto.
Costo dell'integrazione
Ho già menzionato il costo degli strumenti di integrazione, ma è necessario considerare anche il costo effettivo della progettazione, della configurazione/realizzazione, dei test e della distribuzione dell'integrazione. È molto simile ai costi di implementazione, ma questa volta sono necessarie risorse di tipo IT.
Il partner responsabile dell'implementazione di solito conduce innanzitutto un laboratorio di definizione dell'ambito con voi, per comprendere quali integrazioni desiderate realizzare, quale tipo di dati volete collegare e con quale frequenza desiderate che i sistemi integrati comunichino.
Se si tratta, ad esempio, dell'integrazione dei sistemi di gestione delle paghe e di rilevazione delle presenze, dovranno comunicare continuamente. Sulla base di questo, stimeranno un costo di integrazione molto diverso da quello previsto per due sistemi che possono aggiornarsi una volta alla settimana o poche volte all'anno.
È importante notare che, se state integrando prodotti di due fornitori diversi, probabilmente pagherete entrambi i fornitori per l'analisi e la facilitazione della progettazione, della realizzazione, dei test e della distribuzione dell'integrazione.
Costo del supporto
Il supporto può essere suddiviso in due parti semplici:
- Supporto immediatamente successivo all'avvio operativo/garanzia, e
- Attività ordinaria (BAU).
La maggior parte dei fornitori di software include il supporto standard per le attività ordinarie nei costi di licenza. Tuttavia, è importante verificare quale supporto sia disponibile per gli utenti esperti, gli utenti funzionali e gli utenti tecnici subito dopo l'implementazione. Una volta che inizierete a utilizzare i vostri nuovi strumenti, avrete sicuramente alcune domande.
Il supporto successivo all'avvio operativo è più complesso. Alcuni partner responsabili dell'implementazione vi addebiteranno costi di consulenza per fornire un ulteriore supporto attento ai vostri utenti subito dopo l'avvio operativo. È inoltre importante notare che, quando sono presenti integrazioni, avrete bisogno di supporto per tutti i prodotti dei fornitori integrati, il che aumenterà i vostri costi operativi.
In alcuni casi, le aziende possono scegliere di formare internamente qualcuno che fornisca supporto per le integrazioni. Tuttavia, anche l'aggiornamento delle competenze avrà un costo, compreso l'aggiornamento di tali competenze ogni volta che il software viene sottoposto a un aggiornamento.
Un costo di supporto incidentale è rappresentato dall'aumento del numero di licenze per qualsiasi sistema di help desk/gestione dei ticket necessario per registrare internamente le richieste di supporto effettuate tramite chiamate o e-mail. Ciò consentirà di monitorare e analizzare il tipo di domande o problemi riscontrati dagli utenti a causa dell'introduzione del cambiamento.
Costo della gestione del cambiamento
Si spera che, se state implementando una tecnologia, siate consapevoli della necessità di gestire il cambiamento. Non si tratta solo del costo della formazione degli utenti. Sebbene questa sia una parte importante, non rappresenta il costo complessivo del cambiamento.
Il costo del cambiamento dovrebbe includere i costi di una risorsa dedicata alla gestione del cambiamento, in grado di valutare le persone, i processi e la tecnologia della vostra organizzazione, nonché gli effetti dell'introduzione del cambiamento su tutti questi ambiti. A ciò si aggiungono i costi relativi all'identificazione e alla preparazione dei promotori del cambiamento per il loro ruolo, i premi per l'adozione del cambiamento e, naturalmente, la preparazione e l'erogazione dei materiali formativi.
Un sottocosto che rappresenta un fattore di cambiamento molto importante è quello di un analista aziendale che aiuti a identificare e creare/aggiornare la documentazione dei processi, quando necessario, a causa dell'introduzione della tecnologia e di eventuali modifiche ai ruoli.
Quali sono i vantaggi?
La maggior parte delle organizzazioni ha (presumibilmente) intrapreso un percorso per determinare se l'acquisto di una tecnologia sia il modo migliore per risolvere un problema.
Ma si spera che, nella maggior parte dei casi, stiano analizzando le opzioni disponibili per verificare se questa sia effettivamente la risposta giusta. È molto comune che gli investitori desiderino vedere un'analisi delle opzioni disponibili per risolvere il problema aziendale.
I casi aziendali tradizionalmente includono i costi, i vantaggi e gli svantaggi (se presenti), oltre ai rischi associati alle tre opzioni aziendali (soluzioni): Non fare nulla, Fare il minimo, Fare qualcosa.
Le opzioni Fare il minimo e Fare qualcosa possono talvolta essere combinate in uno dei progetti di piccole dimensioni. Questa sezione è solitamente seguita da una valutazione degli investimenti di tutte le opzioni, per determinare la soluzione migliore. Come suggerisce il linguaggio, è evidente che i casi aziendali sono orientati a fatti e cifre.
Dato che tutte le opzioni di soluzione richiedono la definizione di vantaggi e svantaggi, la parte seguente si concentra sull'evidenziazione delle categorie di vantaggi e sulla fornitura di alcuni esempi per ciascuna.
Strategici
La maggior parte delle organizzazioni, se non tutte, tende ad avere una strategia. Potrebbe non essere sempre evidente ai dipendenti (sì, questo è un problema completamente diverso da discutere in un altro articolo!), ma di solito ne esiste una che viene rivista ogni anno e ridefinita ogni 5 anni o quando appropriato.
Questo dovrebbe essere sempre il primo insieme di vantaggi o allineamenti da considerare prima di prendere qualsiasi decisione. Potrebbe non essere evidente a molte delle persone che redigono il caso aziendale, MA dovrebbe essere il fattore più importante da considerare.
Se la direzione strategica di un'azienda è quella di essere un'impresa guidata dalla tecnologia, allora investire nella tecnologia potrebbe avere un peso maggiore rispetto a qualsiasi altra soluzione. Un altro ottimo esempio di strategia aziendale potrebbe essere puntare a diventare leader nell'innovazione nel settore XYZ. Per essere innovativi nel settore, la tecnologia svolge solitamente un ruolo importante.
Tuttavia, se la strategia aziendale è orientata all'ottimizzazione, investire in nuove tecnologie potrebbe non avere lo stesso peso di, ad esempio, riprogettare i processi aziendali o investire in aggiornamenti o ristrutturazioni, e così via. In definitiva, conoscere la strategia e allineare le opzioni di soluzione per supportarla è probabilmente il vantaggio più importante da evidenziare nel caso aziendale.
Finanziari
Questa è sicuramente la sezione più attesa di ogni caso aziendale. Un vantaggio finanziario viene solitamente definito semplicemente come un vantaggio che contribuisce ad aumentare il valore o a ridurre i costi, portando infine a uno stato patrimoniale più sano per l'organizzazione.
Tuttavia, determinare questi vantaggi può essere difficile, soprattutto se in passato l'organizzazione non ha misurato i propri processi, le persone, la tecnologia e le prestazioni relative. Senza aver misurato tutti questi aspetti, è molto difficile ottenere una valutazione accurata dei vantaggi che possa tradursi in un valore monetario stimato. È qui che la comprensione delle strutture dettagliate dei prezzi e delle suddivisioni dei costi diventa essenziale per calcoli accurati del ROI.
Detto questo, è possibile fare ipotesi su tutti questi aspetti per calcolare il risparmio in dollari. Questa è un'opzione accettabile a seconda della tolleranza al rischio dell'organizzazione e della fase del ciclo di vita in cui si trovano le soluzioni.
Tuttavia, se la tua organizzazione non si trova in una situazione di crisi o in una fase di risoluzione dei problemi, misurare le persone, i processi e la tecnologia può aiutare sia nei calcoli del risparmio in dollari sia a comprendere meglio il problema per poterlo risolvere.
Ecco alcune considerazioni chiave da fare quando si misura ciascuno di questi componenti e si calcolano i relativi risparmi in dollari:
1. Persone
Quante persone sono necessarie per svolgere XYZ? Quante ore impiega il signor A per svolgere l'attività XYZ? A seconda della nuova soluzione proposta, ad esempio la tecnologia, in che modo questa potrebbe:
- Ridurre il numero di persone necessarie? oppure
- Ridurre il numero di ore necessarie per svolgere l'attività XYZ? oppure
- Entrambe le cose, forse?
Devi essere in grado di indicare come verrà utilizzato qualsiasi risparmio. Ad esempio, ridurrai il numero di dipendenti non necessari, li riassegnerai o assegnerai loro ulteriore lavoro che in precedenza non veniva svolto a causa dei vincoli di tempo?
In alcuni casi, potrebbero esserci risparmi associati alla sostituzione di una persona con una retribuzione più elevata (altamente qualificata) con una persona con una retribuzione inferiore. Tuttavia, in questo scenario, è importante tenere conto dei costi di reclutamento relativi alla sostituzione e di eventuali costi legati alla formazione. Un altro risparmio relativo alle persone potrebbe derivare dall'eliminazione della necessità di svolgere attività manuali e quindi del personale che supporta tali attività.
2. Processi
Questa è solitamente un'area che offre significative opportunità di risparmio. Tuttavia, per realizzare tali risparmi, un prerequisito fondamentale è disporre di processi documentati con indicatori di riferimento delle prestazioni del servizio. Senza una linea di base, è difficile calcolare il miglioramento nell'esecuzione dei processi e nelle prestazioni, riducendo così il numero di errori o di rilavorazioni necessarie.
I miglioramenti dei processi possono essere misurati riducendo il numero di passaggi del processo grazie all'automazione resa possibile dalla tecnologia. Possono inoltre essere misurati attraverso la riduzione del tempo impiegato dall'inizio alla fine per fornire un particolare servizio al cliente. Ciò consentirà di elaborare un numero maggiore di transazioni e contribuirà a trasferire o condividere la responsabilità del processo.
3. Tecnologia
Questa è un'altra area che solitamente non viene misurata dai dipartimenti delle risorse umane. In alcuni casi, i dipartimenti IT misurano le prestazioni dei sistemi, ma non l'usabilità e certamente non in combinazione con il processo. Si tratta davvero di un'area di grande apprendimento e responsabilizzazione, se misurata e utilizzata.
Quindi, come si presenta tutto questo? Inizia misurando gli aspetti di base: quanti utenti ‘attivi’ esistono nel sistema; qual è il loro tasso di completamento per le attività o le transazioni chiave che devono eseguire? Quanto tempo impiegano i diversi tipi di utenti per svolgere le proprie attività, soprattutto quando misuri il tempo totale dall'inizio alla fine, includendo i passaggi del processo non gestiti dal sistema?; e così via.
Non finanziari
Questa è un'area del caso aziendale che di solito viene gestita bene dalla maggior parte delle organizzazioni. Di seguito sono riportati esempi che ho visto nel corso degli anni nell'ambito delle implementazioni tecnologiche:
1. Migliorare i servizi all'azienda
Sebbene si tratti di un beneficio non finanziario definito in modo molto generico, può essere giustificato se associato a benefici finanziari. Riguarda essenzialmente l'aumento della qualità e, forse, della quantità dei servizi e delle transazioni forniti all'azienda, ovvero agli utenti finali.
2. Miglioramento delle capacità delle risorse umane
Questo è un beneficio comunemente utilizzato. Non sono del tutto convinto, soprattutto per il fatto che sostituire semplicemente le transazioni manuali con la tecnologia e dare alle risorse umane più tempo per essere “strategiche” non rende strategiche le risorse umane.
Tuttavia, ciò che migliora le capacità delle risorse umane è il processo di implementazione della tecnologia e le competenze che acquisiscono (o disimparano). Imparare o migliorare la gestione dei progetti, la negoziazione, la gestione dei fornitori, la gestione dei dati, la gestione della configurazione, la pianificazione, i test e così via sono ottimi modi per potenziare le capacità delle risorse umane. Mi spingerei persino ad affermare che questi elementi possono essere associati a benefici di evitamento dei costi nei progetti futuri, contribuendo così alla realizzazione dei benefici finanziari.
3. Riduzione degli errori e delle rilavorazioni
Si tratta di un beneficio finanziario al limite. Riduce il costo dei clienti o degli utenti finali insoddisfatti, così come quello delle rilavorazioni e quindi delle ore necessarie per elaborare le transazioni. Anche questo è un beneficio di riduzione ed evitamento dei costi e può essere utile per la pianificazione della realizzazione dei benefici finanziari.
4. Miglioramento dell'integrità dei dati
Questo è un altro beneficio finanziario al limite. Implementando un unico sistema che funga da fonte di verità, è molto più facile migliorare la qualità dei dati disponibili. Tuttavia, ciò è vero solo quando vengono definite regole aziendali relative a ciò che può essere inserito nel sistema. Il passaggio da più sistemi a un unico sistema o a sistemi integrati è un beneficio comunemente vantato.
In sintesi
Esistono molte aree e metodologie per definire e misurare i benefici. Tuttavia, assicurarsi di considerare tutte le categorie di benefici appropriate porterà a un caso aziendale più solido.
Hai domande o spunti da condividere? Vuoi sapere in che modo un HRIS può apportare benefici alla tua azienda? Potresti valutare la partecipazione a una conferenza incentrata sulla tecnologia per le risorse umane per saperne di più su queste soluzioni.
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