La tua organizzazione è pronta per la tecnologia HR?
Se stai cercando di acquistare tecnologia HR per la tua organizzazione, hai bisogno di un business case chiaro che metta a confronto sia i costi che i benefici finanziari. In questo articolo ti mostrerò esattamente come analizzare questi due fattori chiave in modo da poter giustificare con sicurezza il tuo investimento in tecnologia HR.
I Veri Costi della Tecnologia HR
Nei miei anni di esperienza nell'implementazione di diverse soluzioni HR, una domanda che mi viene posta molto spesso è: "Qual è il costo reale?". Si tratta di una domanda decisamente sensata.
Per mettere in prospettiva il Costo Totale di Proprietà (comunemente chiamato "TCO"), di seguito trovi una panoramica dei costi applicabili alla maggior parte degli acquisti tecnologici.
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Costo Legale e di Approvvigionamento
Potrebbe sorprenderti, ma se intendi acquistare tecnologia e non disponi di un reparto interno di approvvigionamento e legale che supporti il processo, potresti dover spendere denaro per ottenere assistenza legale e per l’approvvigionamento.
Sebbene la maggior parte dei fornitori abbia termini e condizioni standard a cui puoi scegliere di aderire, potresti volerli leggere e negoziare affinché siano favorevoli alla tua organizzazione. Tuttavia, se sei disposto a non entrare nei dettagli, sii pronto ad accettare i termini e le condizioni del fornitore.
Costo Software
Questa è la categoria di costo più comune e nota. Se desideri acquistare una tecnologia o il diritto di utilizzarla, devi pagare un canone. Di solito si tratta di una tariffa annuale addebitata per ogni utente, soprattutto se stai acquistando software in cloud.
È importante notare che alcuni fornitori addebiteranno anche tariffe variabili in base al tipo di utente. Ad esempio, se stai acquistando licenze per utenti finali in sola lettura, queste potrebbero essere più economiche rispetto alle licenze per super amministratori.
Un altro punto importante da tenere a mente è che i fornitori potrebbero offrirti un prezzo scontato se sottoscrivi un contratto di 3, 5 (o più) anni. È come un piano telefonico: se scegli un piano senza vincoli o a consumo, ti verrà addebitata una tariffa più alta rispetto a chi sottoscrive un contratto.
Costo Software di Terze Parti
Se il software che intendi acquistare richiede "plugin" o strumenti aggiuntivi di terze parti, anche per questi dovrai pagare una tariffa. Un buon esempio di software di terze parti sono gli aggregatori di annunci di lavoro. Quando acquisti un software per il recruiting, potresti aver bisogno di un altro strumento di terze parti per pubblicare i tuoi annunci su più siti contemporaneamente.
Un altro esempio: potresti voler integrare il nuovo software con un sistema interno esistente. Per trasportare i dati tra i sistemi, e magari eseguire calcoli o modifiche di formato, potresti aver bisogno di uno strumento di integrazione, il cui costo si aggiunge a quello base del software.
Costo di Implementazione
A differenza dell'acquisto di app da iTunes o Google Play Store, la maggior parte dei software per ufficio (anche quelli in cloud) richiede un certo grado di configurazione. Di solito non è così semplice come accenderlo e sei subito pronto. Tuttavia, se stai utilizzando strumenti per start-up che rappresentano un'opzione a basso costo, potrebbe non essere necessaria alcuna configurazione.
Se il fornitore del software offre solo il software e si aspetta che tu lo "attivi da solo" o consente a società di consulenza di rivendere i loro prodotti, è probabile che ti venga addebitata una tariffa per questo servizio. Questo costo è collegato all'adattamento della piattaforma software ai processi richiesti dalla tua azienda relativi a quella funzionalità, alla loro configurazione, al testing e all’implementazione.
Questo costo può comprendere diversi elementi come consulenti funzionali, consulenti HR tecnici, analisi dei processi aziendali, project management, tester, pulizia dei dati, standardizzazione, formattazione e altro ancora. È importante notare che qualsiasi software di terze parti molto probabilmente comporterà un costo di implementazione o configurazione.
Costo di Implementazione Interna
Spesso le aziende non calcolano il costo delle risorse interne o delle risorse "back-fill" necessarie per implementare il progetto. Non è raro che le aziende richiedano esperti di dominio, tester, risorse tecniche, project manager o altri ruoli a seconda delle dimensioni e della portata del progetto.
Non dimenticare di prevedere un budget per queste risorse, soprattutto se intendi sostituire temporaneamente le tue risorse interne mentre lavorano al progetto.
Costo di integrazione
Ho già menzionato il costo degli strumenti di integrazione, ma bisogna anche considerare il costo effettivo della progettazione, configurazione/costruzione, test e implementazione dell'integrazione. Questo è molto simile ai costi di implementazione, ma questa volta hai bisogno di risorse di tipo IT.
Il partner di implementazione solitamente condurrà prima un workshop di definizione degli obiettivi con te per comprendere quali integrazioni vuoi realizzare, che tipo di dati vuoi collegare e con quale frequenza desideri che i sistemi integrati comunichino tra loro.
Se si tratta, ad esempio, di una integrazione tra il tuo sistema paghe e i sistemi di rilevazione presenze, questi dovranno comunicare costantemente. Sulla base di ciò, verrà stimato un costo di integrazione ben diverso rispetto a due sistemi che possono aggiornarsi una volta a settimana o poche volte all'anno.
È importante notare che, se stai integrando prodotti di due fornitori diversi, probabilmente dovrai pagare entrambi i fornitori per l'analisi e la facilitazione della progettazione, costruzione, test e implementazione dell'integrazione.
Costo del supporto
Il supporto può essere suddiviso in due semplici parti:
- Immediatamente dopo il go-live/garanzia, e
- Business as Usual (BAU).
La maggior parte dei fornitori di software include il supporto BAU standard nelle tariffe di licenza. Tuttavia, è importante verificare quale supporto sia disponibile per i super utenti, utenti funzionali e utenti tecnici immediatamente dopo l'implementazione. Una volta che inizierai a sperimentare i tuoi nuovi strumenti, sicuramente avrai qualche domanda.
Il supporto post-go-live è più articolato. Alcuni partner di implementazione potrebbero addebitarti delle tariffe di consulenza per offrire un'attenzione particolare ai tuoi utenti subito dopo il go-live. È inoltre importante notare che, se ci sono integrazioni, avrai bisogno di supporto per tutti i prodotti dei fornitori integrati, il che aumenterà i costi operativi.
In alcuni casi, le aziende possono scegliere di formare una persona internamente per fornire supporto all'integrazione. Ma acquisire nuove competenze avrà comunque un costo, incluso l'aggiornamento di queste competenze ogni volta che il software viene aggiornato.
Un costo di supporto accessorio consiste nell'aumento del numero di licenze di qualsiasi sistema di helpdesk/ticketing necessario per registrare chiamate/email di supporto internamente. Questo permetterà di tracciare e analizzare le tipologie di domande o problematiche riscontrate dagli utenti a causa dell'introduzione del cambiamento.
Costo del Change Management
Si spera che, se stai implementando una nuova tecnologia, tu sia consapevole della necessità di gestire il cambiamento. Questo non è solo il costo della formazione degli utenti, anche se è una parte importante, non rappresenta il costo totale del change management.
Il costo del cambiamento dovrebbe includere i costi di una risorsa per il change management in grado di valutare persone, processi e tecnologia della tua organizzazione e l'impatto dell'introduzione del cambiamento su tutte queste aree. Senza dimenticare i costi legati all'individuazione e preparazione dei change champion; incentivi all'adozione del cambiamento; e ovviamente la preparazione e la consegna dei materiali di formazione.
Un "sotto-costo" che rappresenta un importante motore del cambiamento è il business analyst, che aiuterà a identificare e creare/aggiornare la documentazione dei processi, se necessario, a causa dell'introduzione della tecnologia e delle eventuali modifiche ai ruoli.
Quali sono i benefici?
La maggior parte delle organizzazioni ha (presumibilmente) già affrontato un percorso per determinare se acquistare una tecnologia sia il modo migliore per risolvere un problema.
Ma si spera che, nella maggior parte dei casi, stiano analizzando le opzioni per verificare se questa sia davvero la risposta giusta. È molto comune che gli investitori vogliano vedere un'analisi delle alternative disponibili per risolvere il problema aziendale.
Le business case tradizionalmente includono i costi, i benefici, e gli svantaggi (se presenti), insieme ai rischi associati alle tre opzioni di soluzione aziendale – Non fare nulla, Fare il minimo, Fare qualcosa.
Le opzioni "Fare il minimo" e "Fare qualcosa" talvolta possono essere combinate in uno dei progetti che sono di piccola scala. Questa sezione viene solitamente seguita da una valutazione degli investimenti di tutte le opzioni per determinare la soluzione migliore. Dal linguaggio utilizzato, è ovvio che le business case sono orientate a fatti e numeri.
Poiché tutte le opzioni di soluzione richiedono la definizione dei benefici e degli svantaggi, questa parte si concentra sull'evidenziare le categorie di benefici e sull'offrire alcuni esempi per ciascuna.
Strategici
La maggior parte delle organizzazioni, se non tutte, tende ad avere una strategia. Potrebbe non essere sempre evidente ai dipendenti (sì, questo è tutto un altro problema di cui parlare in un altro post!), ma di solito ne esiste una che viene rivista ogni anno e ridefinita ogni 5 anni o secondo necessità.
Questa dovrebbe sempre essere la prima serie di benefici o allineamenti da considerare prima di prendere qualsiasi decisione. Questo potrebbe non essere ovvio a molte persone che scrivono un business case, MA dovrebbe essere il fattore più importante da considerare.
Se l’orientamento strategico di un’azienda è diventare un’impresa guidata dalla tecnologia, allora investire nella tecnologia potrebbe avere un peso maggiore rispetto a qualsiasi altra soluzione. Un altro ottimo esempio di strategia aziendale potrebbe essere puntare a diventare un leader nell’innovazione nel settore XYZ. Per essere innovativi nel settore, la tecnologia di solito gioca un ruolo fondamentale.
Tuttavia, se la strategia aziendale punta all’ottimizzazione, investire in nuove tecnologie potrebbe non avere lo stesso peso, rispetto magari alla riorganizzazione dei processi aziendali o a investimenti in aggiornamenti o ristrutturazioni, e così via. Quindi, in sostanza, conoscere la strategia e allineare le opzioni di soluzione per supportarla rappresenta probabilmente il beneficio più importante da sottolineare nel business case.
Finanziario
Questa è sicuramente la sezione più attesa di ogni business case. Un beneficio finanziario viene solitamente definito semplicemente come quello che aiuta ad aumentare il valore o a ridurre i costi, portando in definitiva un bilancio più sano per l’organizzazione.
Ma determinare questi benefici può essere difficile, specialmente se l’organizzazione in passato non ha misurato i propri processi, le proprie persone, la tecnologia e le relative performance. Senza aver misurato tutti questi aspetti, è molto difficile ottenere una valutazione accurata dei benefici che possa essere tradotta in un valore stimato in dollari. Qui diventa essenziale capire in dettaglio le strutture di prezzo e la ripartizione dei costi per calcoli ROI accurati.
Detto ciò, è possibile fare delle ipotesi su tutti questi aspetti per calcolare i risparmi monetari. Questa è un’opzione accettabile a seconda della propensione al rischio dell’organizzazione e della sua posizione nel ciclo di vita delle soluzioni.
Tuttavia, se la vostra organizzazione non si trova in un momento di crisi o risoluzione dei problemi, allora misurare persone, processi e tecnologia può aiutare sia nei calcoli dei risparmi, sia nella comprensione del problema, per poterlo risolvere.
Ecco alcuni aspetti chiave da considerare quando si misurano ciascuna di queste componenti e i relativi calcoli di risparmio monetario:
1. Persone
Quante persone servono per fare XYZ? Quante ore impiega il Sig. A per completare il compito XYZ? A seconda della nuova soluzione proposta, ad esempio una tecnologia, in che modo questa può:
- Ridurre il numero di persone necessarie? Oppure
- Ridurre il numero di ore necessarie per svolgere il compito XYZ? Oppure
- Entrambe le soluzioni, forse?
Devi essere in grado di indicare come saranno utilizzati i risparmi ottenuti. Ad esempio, prevedi di ridurre il personale non più necessario, di ricollocarlo o di fargli svolgere attività aggiuntive che prima non venivano svolte per mancanza di tempo?
In alcuni casi, è possibile un risparmio sostituendo una persona più pagata (altamente qualificata) con una meno pagata. Tuttavia, in questo scenario è importante tenere conto dei costi di selezione per la sostituzione e di eventuali costi di formazione. Un altro risparmio legato alle persone può derivare dall’eliminazione delle attività manuali, e quindi del personale impiegato in tali attività.
2. Processo
Questa è di solito un’area che offre grandi opportunità di risparmio. Tuttavia, per realizzare questi risparmi, un requisito fondamentale è avere processi documentati con misure di performance di servizio di base. Senza una baseline, è difficile calcolare il miglioramento nell’esecuzione dei processi così come il miglioramento delle performance, riducendo quindi il numero di errori o le necessità di rifare il lavoro.
I miglioramenti dei processi possono essere misurati grazie alla riduzione dei passaggi dovuta all’automazione abilitata dalla tecnologia. Un altro modo è misurare la riduzione del tempo totale impiegato per offrire uno specifico servizio al cliente, dall’inizio alla fine. Questo permette di elaborare un numero maggiore di transazioni e aiuta a trasferire o condividere la responsabilità del processo.
3. Tecnologia
Questa è un’altra area che di solito non viene misurata dai reparti HR. In alcuni casi, l’IT misura le prestazioni dei sistemi, ma non quelle dell’usabilità e certamente non integrate con i processi. Si tratta di un campo davvero ricco di potenzialità e apprendimento se misurato e usato correttamente.
Quindi, come si fa? Inizia misurando le basi: quanti utenti “attivi” sono presenti nel sistema; qual è il loro tasso di completamento per i compiti o le transazioni principali che devono svolgere? Quanto tempo impiegano le diverse tipologie di utenti a svolgere i propri compiti, soprattutto quando si misura il tempo complessivo, inclusi i passaggi extra-sistema? E così via.
Non finanziario
Questa è un'area del business case che di solito viene trattata bene dalla maggior parte delle organizzazioni. Qui sotto sono riportati esempi che ho visto nel corso degli anni durante implementazioni tecnologiche:
1. Migliorare i servizi offerti all’azienda
Anche se questo è un beneficio non finanziario definito in modo molto generico, può essere giustificato se combinato con benefici finanziari. Si tratta dell’aumento della qualità e, forse, della quantità dei servizi e delle transazioni forniti all’azienda, ovvero agli utenti finali.
2. Miglioramento delle capacità HR
Questo è un beneficio comunemente utilizzato. Non sono del tutto convinto di questo punto, soprattutto perché semplicemente sostituire le transazioni manuali con la tecnologia e dare più tempo all’HR per essere "strategico" non rende automaticamente l’HR strategico.
Tuttavia, ciò che effettivamente migliora le capacità dell’HR è il processo di implementazione della tecnologia e le competenze che (dis)imparano. Apprendere o perfezionare competenze di project management, negoziazione, gestione dei fornitori, gestione dei dati, gestione della configurazione, pianificazione, test e così via sono ottimi modi per elevare la capacità HR. Arriverei persino a dire che questi possono essere associati a benefici di evitare costi in progetti futuri, e quindi contribuire alla realizzazione di vantaggi finanziari.
3. Riduzione di errori e rifacimenti
Questo è un beneficio a cavallo tra il finanziario e il non finanziario. Riduce i costi generati da clienti o utenti finali insoddisfatti, così come quelli legati al rifacimento delle attività, quindi le ore necessarie per elaborare le transazioni. Anche in questo caso, si tratta di una riduzione e di un’evitazione dei costi e può essere preziosa per la pianificazione della realizzazione dei benefici finanziari.
4. Miglioramento dell’integrità dei dati
Anche questo è un beneficio a cavallo tra il finanziario e il non finanziario. Implementando un unico sistema fonte della verità, è molto più semplice migliorare la qualità dei dati disponibili. Tuttavia, questo è vero solo quando vengono stabilite regole di business su ciò che può essere inserito nel sistema. Passare da più sistemi a un unico sistema o a sistemi integrati è un beneficio spesso menzionato.
In sintesi
Ci sono molte aree e metodi per definire e misurare i benefici. Tuttavia, assicurarsi di prendere in considerazione tutte le categorie di benefici appropriate rafforzerà il business case.
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