Bruken av elektroniske signaturer passer perfekt inn i strategisk HR-ledelse og bidrar til å optimalisere dokumentflyter og redusere administrative forsinkelser.

Når bør du bruke en elektronisk signatur?

Generelt brukes en elektronisk signatur til nøyaktig samme formål som en våt signatur: som bevis på at den undertegnende parten har sett og samtykker til vilkårene i dokumentet.

Mange HR-programvareløsninger inkluderer nå teknologi for elektroniske signaturer, noe som ytterligere forbedrer effektiviteten i arbeidsflyten. Det er et papirløst alternativ som kan redusere behandlingstiden og forbedre arbeidsflyten ved å redusere behovet for møter ansikt til ansikt. Og det sparer også store mengder papir!

Fordeler ved bruk av elektroniske signaturer

Elektroniske signaturer har mange fordeler sammenlignet med håndskrevne signaturer. La oss se på det jeg mener er de 6 største fordelene:

Miljøvennlig

Siden elektroniske signaturer er papirløse, er de en utmerket måte for miljøbevisste virksomheter å «praktisere det de prediker». De viser kundene dine at engasjementet ditt for bærekraft strekker seg lenger enn merkevarematerialet ditt og omfatter hvordan du driver virksomheten.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Kostnadseffektivt

Elektronisk signering av dokumenter gir umiddelbare kostnadsbesparelser fordi det reduserer teamets fakturerbare timer. I stedet for å måtte organisere et møte ansikt til ansikt kan elektroniske signaturer innhentes eksternt, noe som reduserer kostnadene forbundet med oppgaver som porto, utskrift og arkivlagring.

Redusert risiko for menneskelige feil

Når du klargjør et elektronisk dokument, kan du forhåndsutfylle mange deler av skjemaet, slik at risikoen for menneskelige feil ved signering reduseres. Mange løsninger for elektroniske signaturer, inkludert Adobe og DocuSign, markerer også automatisk hvert sted i det digitale dokumentet som krever en signatur, slik at ingenting blir oversett ved et uhell.

Sikkerhet

Digitale autentiseringsmetoder og forbedrede sikkerhetsfunksjoner sørger for at digitale signaturer blir verifisert, slik at du oppfyller alle krav til regulatorisk samsvar. Denne typen programvare beskytter også dokumenter mot manipulering og opprettholder dokumentets integritet.

Elektronisk innhenting av signaturer oppretter også et revisjonsspor som enkelt kan undersøkes dersom det oppstår spørsmål.

Automatisering av arbeidsflyt

I et elektronisk dokument blir godkjenninger automatisert. Det betyr at signeringsprosessen i seg selv effektiviseres i henhold til den ønskede arbeidsflyten. Mange programvareløsninger tilbyr integrerte funksjoner for elektroniske signaturer for å optimalisere denne prosessen.

Ved å bruke HR-databaseprogramvare sammen med elektroniske signaturer kan du fremskynde prosessene for dokumenthåndtering og godkjenning ved å innhente, lagre og sortere dokumenter og signaturer på ett sted.

Synlighet og åpenhet

Alle som signerer, kan se hvem som har signert dokumentet, og mottar umiddelbart en fullstendig signert kopi når den er godkjent av alle relevante parter. De fleste løsninger for elektroniske signaturer lagrer også signerte dokumenter for arkiveringsformål, slik at de er enkle å finne igjen senere.

Forbedret brukeropplevelse (UX)

Elektroniske signaturer forbedrer kundeopplevelsen ved å gjøre dokumenter enklere og raskere å signere. Hvis du klargjør dokumenter for en travel leder som ofte er ute og reiser, er det ikke noe problem! Vedkommende kan signere dem fra flyplassen mens han eller hun går om bord i flyet.

Fleksibilitet

Elektroniske signaturer krever ikke et rom fullt av arkivskap for å oppbevare papirene. De kan sendes til hvem som helst, hvor som helst og når som helst, og lagres elektronisk for fremtidig referanse. 

ROI – avkastning på investering

Bruk av programvare til å samle inn digitale signaturer kan øke selskapets avkastning på investeringen ved å effektivisere arbeidsflyter, fremskynde ferdigstillelsen av kontrakter (som krever færre arbeidstimer) og redusere kostnader knyttet til papir, blekk og postforsendelser.

Hvordan fungerer elektroniske signaturer?

Elektroniske signaturer bidrar til kontraktsadministrasjon ved å autentisere, spore og lagre informasjon om signatører. De fungerer akkurat som en håndskrevet signatur og er unike for hver signerende part.

Signatører kan velge å bruke en pekepenn til å opprette sin elektroniske signatur eller bruke en skrevet signatur. Vanligvis vil signatøren ved begynnelsen av dokumentet velge hvilket alternativ de foretrekker, og bruke dette gjennom resten av dokumentet.

For teammedlemmer som er nye innen elektroniske signaturer, kan det være nyttig å tilby opplæring ved oppstart. På denne måten kan de veilede brukerne gjennom prosessen og svare på spørsmål som dukker opp.

Er elektroniske signaturer lovlige?

Elektroniske signaturer er lovlige og anerkjennes av mange retningslinjer for regelverksetterlevelse, inkludert forordningen om elektronisk identifikasjon, autentisering og tillitstjenester (eIDAS) i EU og Uniform lov om elektroniske transaksjoner (UETA) i USA.

Reglene for når e-signaturer er lovlige, kan variere avhengig av geografisk plassering, og noen ganger vil kravene være forskjellige selv innenfor ett land, avhengig av hvilken delstat eller provins du opererer i. 

Det er best å kontrollere at din spesifikke situasjon omfattes av retningslinjene for regelverksetterlevelse før du velger å ta i bruk en prosess for elektroniske signaturer.

Når godtas ikke e-signaturer?

Det finnes fortsatt enkelte områder der håndskrevne signaturer vanligvis kreves. Dette omfatter:

• Dokumentasjon for transport av farlige materialer
• Testamenter, truster og andre juridiske dokumenter
• Tilbakekallingsvarsler av hensyn til folkehelse og sikkerhet
• Oppsigelsesvarsler for helse- eller livsforsikring
• Tvangssalg, utkastelse og misligholdsvarsler for en persons primærbolig
• Rettskjennelser og offisielle dokumenter
• Dokumentasjon knyttet til skilsmisse, adopsjon og familierett.

More Articles

• 10 beste alternativer til Google Dokumenter for HR-team i 2026

Programvare for elektroniske signaturer

For å fullføre dokumentasjon med sikre elektroniske signaturer må du velge en programvareløsning. Det finnes en omfattende liste over tilgjengelige tjenesteleverandører, og hver av dem har sine egne unike fordeler. 

Når du velger en løsning, er det best å starte med en gratis prøveperiode. På denne måten kan du teste funksjonaliteten for å bekrefte at den fungerer for virksomhetens spesifikke behov. Du bør også sørge for at e-signeringsløsningen din integreres med plattformene teamet allerede bruker.

Viktige funksjoner og bruksområder

Når du ser deg rundt etter den beste e-signeringsløsningen, anbefaler jeg at du følger nøye med på disse viktige funksjonene:

• Funksjoner for redigering og kommentarer: Programvaren bør gi deg mulighet til å legge til nyttige kommentarer (som forklaringer eller instruksjoner) og redigere dokumentet etter behov.
• Sikkerhet: Kontroller at programvaren har funksjonalitet for autentisering og identitetskontroll, samt datakryptering.
• Maler: For enkel bruk bør du se etter programvareløsninger som tilbyr maler du kan bygge videre på.
• Automatisert arbeidsflyt: Sørg for at programvaren lar deg opprette automatiseringer for ting som bekreftelser og godkjenninger.
• Lagring: Arkivering av dokumenter sparer tid og plass som ellers ville gått med til arkivering av papirdokumenter.
• Revisjonsspor: Velg en løsning som lar deg gå tilbake og se gjennom hendelser dersom det oppstår spørsmål.
• Mobilfunksjonalitet: For å nå flest mulig kunder bør du sørge for at løsningen støtter både datamaskiner og mobile enheter.
• Tilpasning av merkevareprofil: Hvis du inkluderer logoen og merkevarefargene dine i dokumentene, gir det et profesjonelt preg.

Lær mer om dokumenthåndtering

Det tar tid og krever overveielser å velge riktig programvare for elektroniske signaturer som passer til virksomhetens behov.

Hvis du ser etter måter å forbedre effektiviteten og sikkerheten i dokumenthåndteringsprosessene dine på, abonner på nyhetsbrevet vårt. Når ekspertene våre publiserer nye artikler og gir ut nye podkastepisoder, er du den første som får vite det.