Hva er programvare for utgiftshåndtering?

Den tradisjonelle måten å spore utgifter på var å stole på at den ansatte registrerte og håndterte utgiftene sine frem til et bestemt tidspunkt eller en bestemt dato. Den ansatte sendte deretter inn utgiftsrapporten sin, og administratoren måtte gå gjennom listen over utgifter, kontrollere papirkvitteringen og deretter godkjenne eller avvise dem.

Mange selskaper bruker fortsatt denne prosessen og er ikke klar over fordelene som kan oppnås ved å bruke programvare for utgiftssporing eller et system for utgiftsstyring.

Programvare for utgiftsstyring kan bidra til å sikre at selskapet ikke bruker for mye på forretningsutgifter, og gjør det mulig å utbetale refusjoner i sanntid.

Hvordan kan programvare for utgiftsstyring være til nytte for virksomheten din?

Du er kanskje allerede helt overbevist om at automatisert programvare for utgiftsstyring er veien å gå, men for sikkerhets skyld er her noen fordeler du kanskje ikke har hørt om når det gjelder programvare for utgiftsstyring:

Tid

I gjennomsnitt tar det 20 minutter å fylle ut en manuell utgiftsrapport. Med automatisering kan denne tiden reduseres betydelig. Programvare for utgiftsstyring tilbyr umiddelbar kontroll av kvitteringer ved innsending, kan kontrollere kvitteringer som ikke samsvarer med kravene, med høy nøyaktighet, og kan produsere utgiftsrapporter med et enkelt klikk.

Disse funksjonene eliminerer behovet for å gå tilbake og sortere gjennom kvitteringer, for ikke å nevne å lete gjennom regneark for å finne en feil eller se nærmere på en ansattutgift som kan ha vært i konflikt med retningslinjene dine. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Nøyaktighet

Automatisert programvare for utgiftsstyring reduserer sannsynligheten for feil betydelig. Små feil kan gå ubemerket hen og påvirke utgiftsrapporten. For å gjøre hverdagen enklere for økonomiteamet vil innføring av et automatisert system redusere disse feilene betraktelig, slik at dere får tid til å fokusere på viktigere oppgaver, som å planlegge fremtidige strategier for utgiftsstyring eller utvikle hensiktsmessige retningslinjer for forbruk. 

Utgiftsrapportering og prognoser

De fleste systemer for utgiftsrapportering og utgiftsstyring har en analysefunksjon som kan bidra til å spore utgiftskrav og analysere trender.

Analyser kan gi innsikt i fremtidig forbruk og til og med gi anbefalinger når retningslinjene for utgiftsstyring må justeres. På lang sikt kan dette spare selskapet for tid, penger og unødvendig stress.

Brukervennlig

Ansatte bruker programvare for utgiftsstyring til å sende inn utgiftene sine. Med dette i tankene har mange programvaresystemer integrerte smarttelefonfunksjoner som gjør det mulig for ansatte å ta bilder av kvitteringene sine og legge dem inn i systemet med en gang. 

Ansatte kan bruke firmakredittkort som integreres med programvaresystemet. Denne typen programvaregrensesnitt er generelt enkelt å bruke, og opplæringsmoduler og kundeservice er ofte inkludert. 

Dobbel integrasjon

Mange systemer for utgiftsstyring kan integreres med regnskapsprogramvare, noe som gjør håndteringen av utgifter enda mer effektiv og brukervennlig.

Regnskapsførere trenger ikke å registrere utgiftsdata. I stedet kan alle utgifter og kvitteringer åpnes på plattformen, og refusjoner kan planlegges og utbetales raskere. 

Integrasjon gjør det også enklere for frilansere og selskaper som tilbyr profesjonelle tjenester å sende inn utgifter for prosjekter, samt å spore og få dem refundert uten at de forsvinner i mengden.  

Bedre godkjenningsflyt

Når det gjelder å godkjenne eller avvise en utgift, kan programvare for utgiftsstyring settes opp til å godkjenne utgifter automatisk og sende et varsel til de rette godkjennerne for raskere validering. Denne valideringsprosessen kan lagres og brukes på andre utgiftskategorier, noe som reduserer tiden det tar å sende riktig dokumentasjon til godkjenneren.

Viktige funksjoner i programvare for utgiftsstyring

• Sporer kvitteringer – Spor kvitteringer umiddelbart når de sendes inn, og få rask tilgang til kvitteringene ved behov for revisjon.
• Dashbordfunksjoner – Samlede dashbord er lett tilgjengelige for både ansatte og ledere, og gjør det enklere for regnskapsførere å gjennomføre intern og ekstern revisjon.
• Kamerafunksjon for smarttelefon – Gjør det mulig for ansatte å ta bilder av kvitteringene med smarttelefonen og laste dem opp umiddelbart til dashbordet.
• Integrasjon med kredittkort – Kobler bedriftens kredittkort direkte til plattformen og gjør det mulig for ansatte å holde oversikt over forbruket i et brukervennlig dashbord.
• Varsler – Varsler når en nærmer seg forbruksgrensen, og flagger utgifter hvis de ikke er bekreftet.
• Videreformidling av kvitteringer – Kvitteringer kan raskt sendes til ledere og godkjennere for bekreftelse etter behov.
• Kontroll av brudd på retningslinjer – Analyserer kvitteringer og brukerdata for å følge med på forbruksgrenser og når en utgift bør revideres.
• Justeringer av utgiftspolicy – Retningslinjer kan justeres raskt og tas i bruk umiddelbart.

Slik velger du programvare for utgiftshåndtering

Nå som du kjenner fordelene og de viktigste funksjonene ved nettbasert programvare for utgiftshåndtering, hvordan vet du egentlig hvilket system som passer best for virksomheten din? Her er noen spørsmål du bør stille deg når du kjøper denne typen programvare:

Hvordan foretar de ansatte kjøp?

Hvis de ansatte bruker et personlig kredittkort, trenger du en funksjon for å ta bilder i mobilappen, slik at de kan registrere kvitteringer. Hvis det brukes kredittkort tilhørende virksomheten, er funksjoner som integrerer kredittkort, avgjørende. Det kan også hende at du må implementere flere sikkerhetsfunksjoner i tilfelle kortet blir borte, eller hvis bestemte utgifter må revideres. 

Hvilke funksjoner bruker du vanligvis i automatisert utgiftsprogramvare?

Ved å se på de eksisterende automatiserte programvareløsningene dine får du vite hvilke funksjoner du bør se etter i programvare for utgiftshåndtering. Hvis den eksisterende programvaren for eksempel jevnlig sender varsler til interessenter eller myndigheter, kan det være nyttig for virksomheten din å inkludere en varslingsfunksjon i plattformen for utgiftshåndtering. 

More Articles

• 5 eksempler på ERP-implementering i store selskaper

Hvor stor eller liten er virksomheten din?

For en liten virksomhet trenger du kanskje ikke programvare for utgiftshåndtering med funksjon for dobbel integrasjon (tillegg av regnskapsprogramvare). For større virksomheter kan det være avgjørende å ha en funksjon som lar frilansere eller tjenestegrupper sende inn kvitteringer for utlegg eller automatisk fakturere virksomheten din til leverandørreskontro. 

Ta hensyn til virksomhetens størrelse. Avhengig av virksomhetens art kan retningslinjer og integrasjoner allerede være på plass. 

Hvor mange avdelinger samarbeider?

Hvis du jevnlig fordeler kostnader på ulike avdelinger, kan det være nødvendig å sørge for at du har gode analysefunksjoner for å få innsikt og utvikle løsningen og retningslinjene for utgiftshåndtering på en god måte.

Hva synes du om programvare for utgiftshåndtering?

Enten du er overbevist eller ikke, er utgiftshåndtering en nødvendig prosess som ofte blir oversett. Den kan spare deg for tid, penger og frustrasjon når det gjelder behandling og sporing av utgifter. For ikke å nevne at den kan bidra til å forbedre systemene for arbeidsstyring. 

Selv om du mener at du allerede har en god prosess på plass, bør du vurdere de ansattes perspektiv: 82 % av virksomhetene som har investert eller planlegger å investere i programvare for utgiftshåndtering eller utgiftsrapporter, sier at de gjør det for å gjøre hverdagen enklere for ansatte og ledere.

Enten du ønsker å forenkle prosessen eller utvikle virksomheten, blir fordelene ved systemer for utgiftshåndtering stadig tydeligere. 
Klar for å ta en titt? Se vårt utvalg av de 10 beste programvarene for utgiftshåndtering for virksomheter i 2022.