12 KPI-er for rekruttering som avgjør om ansettelsene lykkes

Det kan være å følge med på hvor lang tid det tar å besette en stilling, eller på kvaliteten i introduksjonsprosessen. Hvert kontaktpunkt gjør det mulig å justere etter behov for å få en smidigere rekrutteringsprosess.

Fordeler med KPI-er for rekruttering

Bruk av KPI-er er ikke bare avgjørende for prosessforbedringer, men har også flere fordeler, blant annet:

Bedre beslutningstaking

Rekrutteringskanaler kan være kostbare, og med mange tilgjengelige alternativer er det vanskelig å finne ut hvilken man skal velge. 

Det er her KPI-er kommer til nytte. De hjelper deg med å identifisere hvor de best kvalifiserte og mest verdifulle kandidatene kommer fra, slik at du kan fokusere på denne kanalen fremfor andre og investere pengene dine for å få den beste kandidaten inn i kandidatprosessen. 

Forbedrede prosesser

Rekrutteringsprosessen involverer ulike interessenter og innspill. KPI-er gjør det mulig å identifisere eventuelle flaskehalser i prosessen og forbedre flyten i prosessen som helhet. Dette er spesielt nyttig når du gjennomfører en rekrutteringsrevisjon.

Kostnadskontroll

KPI-er gjør det mulig å identifisere hvor rekrutteringsbudsjettet ditt best kan investeres på tvers av ulike deler av rekrutteringsprosessen, samtidig som du tar hensyn til både interne og eksterne faktorer.

Samsvar med virksomheten

KPI-er gjør det mulig å følge spesifikke måltall knyttet til rekruttering av talenter, fra mangfold til besetting av bestemte stillinger eller prosjekter, slik at du sikrer at du er på rett spor i forhold til virksomhetens behov.

Hva er forskjellen mellom KPI-er og måltall?

Både KPI-er og måltall følger med på resultater, men de har ulike formål. 

KPI-er er spesifikke og samsvarer direkte med virksomhetens mål, slik at du kan følge med på suksess innen viktige områder.

Måltall er bredere målinger som gir data om spesifikke deler av driften, men som ikke alltid er knyttet til strategiske virksomhetsmål. De danner grunnlaget for rekrutteringsanalyse, som hjelper deg med å forstå og forbedre rekrutteringsprosessen.

Kort sagt er alle KPI-er måltall, men ikke alle måltall er KPI-er.

KPI-enes rolle i rekrutteringsprosessen

I rekrutteringsprosessen fungerer KPI-er som de viktigste kontrollpunktene dine – de hjelper deg med å følge med på de mest sentrale delene av ansettelsen som er direkte knyttet til virksomhetens mål.

KPI-er kan for eksempel omfatte tid til besetting, kvaliteten på ansettelsen eller kandidatopplevelsen. 

Måltallenes rolle i rekrutteringsprosessen

Måltall er mer dagligdags data som gir deg et bredere bilde av hva som skjer i ansettelsesprosessen.

For eksempel: Hvor mange CV-er ble gjennomgått? Hvor mange personer gikk videre i rekrutteringsprosessen? Måltall gir innsikt som kan bidra til å tette eventuelle mangler i rekrutteringsprosessen.

Ved å benytte RPO-tjenester kan virksomheter forbedre viktige rekrutteringsmåltall, som tid til ansettelse og kandidatens kvalitet.

Eksempler på KPI-er og måltall

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

KPI-er:

• Tid til besetting – gjennomsnittlig antall dager det tar å besette en stilling, fra den publiseres til et tilbud blir akseptert.
• Kvaliteten på ansettelsen – måling av hvor lenge nyansatte blir værende i en bestemt periode (vanligvis ett år), samt den nyansattes resultatvurderinger.
• Kostnad per ansettelse – de totale kostnadene ved rekruttering og ansettelse delt på antall ansettelser
• Kandidatopplevelse – tilbakemeldinger fra kandidater om opplevelsen deres gjennom rekrutteringsprosessen.

Måltall:

• Forholdet mellom intervjuer og jobbtilbud – hvor mange som ble intervjuet, sammenlignet med hvor mange som mottok tilbud
• Antall mottatte søknader – totalt antall søknader til en bestemt stilling
• Akseptrate for jobbtilbud – prosentandelen av jobbtilbudene som ble akseptert av kandidatene 
• Kilde for ansettelser – hvilke kanaler kandidatene kommer fra – jobbportaler, anbefalinger eller byråer 

De 12 viktigste KPI-ene innen rekruttering

På dette tidspunktet lurer du sannsynligvis på hvilke KPI-er som er nødvendige, og hvilke som er sekundære når du skal måle resultatene dine innen rekruttering. La oss se nærmere på de viktigste. 

Tid til ansettelse

Tid til ansettelse gjenspeiler kandidatens opplevelse, samt selskapets evne til å fylle en stilling. Selskaper som bruker for lang tid på å fylle en stilling, bør se nærmere på ansettelsesrutinene sine, hva de ser etter, og eventuelle flaskehalser som kan finnes. 

I gjennomsnitt tar det 45 dager å fylle en stilling. Alt utover dette vil begynne å påvirke selskapet og kandidatens opplevelse negativt. 

Tips for å redusere tiden det tar å ansette: 

• Sørg for at du samarbeider med ansettelsesansvarlige for å avgrense hva som er viktig i den aktuelle stillingen, og gå nøye gjennom stillingsbeskrivelsen for å avdekke hva som er avgjørende, og hvor du kan være fleksibel når du vurderer kandidater.
• Effektiviser intervjuprosessen, og unngå å ha mer enn 2–3 intervjurunder. 
• Bruk funksjoner i rekrutteringsprogramvare og nye verktøy, som kunstig intelligens, til å planlegge intervjuer, kommunisere med kandidater og gi tilbakemeldinger. 

Kostnad per ansettelse

Kostnad per ansettelse er et viktig tall å kjenne til for budsjettering og for å forstå hvor pengene brukes i ansettelsesprosessen.

Tips for å redusere ansettelseskostnadene:

• Bruk interne medarbeidere til anbefalingsprogrammer for å redusere bruken av eksterne byråer og kanaler. Anbefalingsprogrammer er svært effektive når de gjennomføres på riktig måte. 
• Tenk langsiktig på merkevarebygging – bygg en arbeidsgivermerkevare som tiltrekker seg høyt kvalifiserte kandidater uten at du må lete dem frem.

Kvalitet på ansettelsen

Kvalitet på ansettelsen ser på verdien den nyansatte tilfører teamet, inkludert fastholdelsesraten, hvor godt personen presterer i rollen, og den generelle kulturelle tilpasningen til teamet. Dette er avgjørende hvis du vil sikre maksimal avkastning på investeringene i ansettelser. 

Tips for å forbedre kvaliteten på ansettelsene:

• Gi den ansettelsesansvarlige opplæring i hvordan kandidater intervjues og vurderes på en effektiv måte 
• Lag en tydelig intervjustruktur som gjør det mulig å stille kandidatene de riktige spørsmålene, gjennomføre vurderinger der det er mulig, og sette av nok tid til intervjuet.
• Sørg for at introduksjonsopplevelsen er effektiv, blant annet ved å sikre at ansettelsesansvarlige setter tydelige forventninger til den nyansatte. Sett av tid til veiledning i begynnelsen ved behov, ha jevnlige oppfølgingssamtaler, og gi den nyansatte alle nødvendige ressurser, all nødvendig informasjon og tilgang. 

Akseptrate for jobbtilbud

Akseptraten for jobbtilbud måler hvor mange jobbtilbud som blir akseptert av kandidatene.

Den viser selskapet hvor godt dere er posisjonert i markedet sammenlignet med konkurrentene, og om arbeidsgivermerkevaren deres er attraktiv – altså om folk ønsker å jobbe for selskapet.

Tips for å forbedre akseptraten for jobbtilbud:

• Gjør en konkurrentanalyse av fordelene dere tilbyr, og forbedre dem der dere kan for å sikre at dere forblir konkurransedyktige i markedet. 
• Sørg for at selskapet forstår hva hver generasjon ser etter, og er i stand til å tilby dette. Generasjon Z ser for eksempel ofte etter fleksibilitet, mens babyboomere i større grad ser etter god lønn og stabilitet. 
• Vær i stand til å kommunisere selskapets verdier, mål og overordnede kultur under ansettelsesprosessen. 

Kandidattilfredshet

Kandidattilfredshet viser til kandidatens opplevelse under intervjuprosessen og ansettelsesprosessen. Det er viktig at alle kandidater får en positiv opplevelse, enten de blir ansatt eller ikke, ettersom dette gjenspeiler virksomhetens merkevare og enkelt kan komme til uttrykk på plattformer som Glassdoor. 

Tips for å sikre at kandidatopplevelsen er god:

• Kommuniser tidslinjer og prosesser til kandidatene gjennom hvert trinn i prosessen 
• Hold prosessen enkel, og gi dem nyttig informasjon om hva de kan forvente i hvert trinn av prosessen.
• Hvis en kandidat ikke blir ansatt, bør du gi tilbakemelding på hvorfor – dette verdsettes i stor grad av kandidatene. 

Kilde til ansettelser

Kilden til ansettelser viser hvor de best kvalifiserte kandidatene kommer fra – plattformer som LinkedIn og Indeed, anbefalinger eller sosiale medier.

Dette hjelper deg med å forstå hvor du bør investere og rette innsatsen, slik at du kan optimalisere markedsføringsstrategiene for rekruttering og utvikle en tilnærming til søkemotoroptimalisering for rekruttering av stillingsannonsene dine.

Tips for å optimalisere strategier for kilde til ansettelser:

• Identifiser og utarbeid en helhetlig strategi for bruk av de mest effektive plattformene eller kildene, slik at teamet kan konsentrere seg om å bruke disse.
• Utforsk ulike kanaler, og eksperimenter med måter å nå forskjellige talentgrupper på. For eksempel kan det for stillinger som krever sikkerhetsklarering, være nyttig å bruke plattformer som hjelper deg med å finne kandidater som allerede er klarert, noe som bidrar til å fremskynde rekrutteringsprosessen.

Medarbeiderbevaringsgrad

Medarbeiderbevaringsgrad viser hvor lenge ansatte blir værende i virksomheten din over en bestemt tidsperiode. Den sier noe om kulturen din, jobbtilfredshet og utvikling, hvor effektive introduksjonsprosessene er, og hvor dyktige lederne dine er som personalledere. 

Tips for å forbedre medarbeiderbevaringen:

• Prioriter ansettelsen, introduksjonen og de første 90 dagene for en nyansatt som en viktig periode for å optimalisere opplevelsen deres. 
• Skap muligheter for at medarbeidere kan lære, utvikle seg og bli forfremmet.
• Lær opp lederne dine til å bli gode personalledere, ikke bare ledere.
• Frem en kultur preget av anerkjennelse, samarbeid og kontinuerlig læring.

Mangfoldsrekruttering

Mangfoldsrekruttering ser på virksomhetens evne og historikk når det gjelder å få mennesker med ulik bakgrunn med på laget. Det bidrar til å fremme innovasjon, kreativitet og flere andre aspekter ved teamene dine. 

Tips for å sikre at du ansetter mennesker med ulik bakgrunn:

• Gi lederne dine opplæring i skjevheter ved ansettelser 
• Utvid rekkevidden din til plattformer, fellesskap og organisasjoner som kan gi deg tilgang til en mangfoldig talentgruppe.
• Ikke ansett kun for mangfoldets skyld,  sørg også for at dataene og ansettelsesteamenes samlede vurdering stemmer overens med at kandidaten er egnet. 

Fullføringsgrad for søknader

Fullføringsgrad for søknader måler hvor mange kandidater som faktisk fullfører søknadsprosessen.

Hvis søknadsprosessen i virksomheten din for eksempel omfatter flere trinn, kompliserte søknadsfelt som skal fylles ut og unødvendig dokumentasjon, kan det avskrekke kandidater fra å fullføre søknaden. En lav fullføringsgrad forteller deg at du sannsynligvis har noen problemer med søknaden din. 

Tips for å sikre at søknadsprosessen går smidig og øke kandidatenes innsendinger:

• Hold det enkelt! Ikke be kandidatene om å legge ved CV-en sin, og be dem deretter fylle ut CV-relaterte felt manuelt rett etterpå. 
• Unngå å stille unødvendige spørsmål som krever lange svar eller essaysvar. 
• Sørg for at søknadsprosessen fungerer godt på mobile enheter. Kandidater vil ofte bruke mobiltelefoner til å fullføre søknaden. 

Forholdet mellom intervjuer og tilbud

Forholdet mellom intervjuer og tilbud måler antallet gjennomførte intervjuer sammenlignet med antallet tilbud som er gitt. Det hjelper deg med å forstå hvor effektiv intervjuprosessen er.

Hvis du gjennomfører mange intervjuer, men ikke gir noen tilbud, kan det være et problem med kandidatsøkingen, intervjustilen eller kompleksiteten i intervjuet. 

Du lurer sannsynligvis på hva som er et godt forholdstall. Ifølge CareerPlug var det gjennomsnittlige forholdstallet mellom intervjuer og ansettelser 36 % i 2023.

Tips for å øke dette forholdstallet:

• Sørg for at ansettende ledere og andre relevante intervjuere får opplæring i riktige og effektive intervjuteknikker. 
• Sørg for at rekruttererne forhåndsvurderer kandidatene effektivt og bare sender videre kandidater som er fullt kvalifiserte. 
• En av fordelene med rekrutteringsprogramvare er at den gjør det enkelt å håndtere prosesser som involverer flere interessenter, men alle disse interessentene må forstå hvordan den brukes. 

Frafallsrate det første året

Denne målingen viser hvor mange ansatte som slutter i løpet av det første året. Hvis mange slutter i løpet av det første året, er det sannsynligvis mangler i introduksjonen, jobbtilfredsheten, kulturen eller ledernes ferdigheter innen personalledelse. 

Tips for å sørge for at folk blir værende:

• Forbedre introduksjonsopplevelsen kontinuerlig. 
• Gi lederne opplæring i å bli dyktige personalledere
• Tilby mentorer og veiledning til nyansatte
• Følg effektivt opp nyansatte i løpet av de første 90 dagene
• Følg opp regelmessig i løpet av de første 90 dagene for å sikre at de har støtten og ressursene de trenger for å lykkes i rollen.

Tid i rekrutteringsfasen

Denne målingen viser hvor lenge kandidatene befinner seg i hver fase av rekrutteringsprosessen.

Hvor lang tid tar det for eksempel før kandidater går fra en innledende screening­samtale til et intervju med den ansettende lederen? Dette bidrar til å identifisere flaskehalser i prosessen og forbedre kandidatopplevelsen. 

Tips for å holde kandidatene effektivt gjennom rekrutteringsløpet:

• Fastsett tydelige tidsrammer og forventninger for hver fase sammen med kandidatene og de ansettende lederne.
• Bruk rekrutteringsprogramvare med KI-verktøy til å automatisere planlegging, oppfølging og tilbakemeldinger. 

Slik fastsetter du KPI-er for rekruttering

Det er vel og bra å identifisere disse KPI-ene som en topp prioritet, men du må forstå hvordan du fastsetter dem og begynner å følge dem opp, slik at du får en bedre forståelse av hva som skjer i rekrutteringsløpet ditt. 

Her er noen grunnleggende trinn som kan hjelpe deg i gang. 

Tilpass KPI-ene til virksomheten 

KPI-er for rekruttering handler om mer enn bare å følge med på tall. Det handler om å sikre at de er i tråd med virksomhetens overordnede strategi for fremtidig vekst og kontinuitet. 

Hvis virksomheten for eksempel ønsker å utvide bruken av en ny teknologi, må rekrutteringsarbeidet dreies mot å finne talenter som kan bidra med erfaring og kunnskap om bruk av den aktuelle teknologien for å støtte dette nye vekstområdet. 

KPI-ene må samsvare med de ulike avdelingene i hele virksomheten, fordi alle avdelinger påvirkes av rekrutteringsarbeidet på en eller annen måte. I stedet for å følge med på tilfeldige tall bør du sørge for å følge med på det som må måles for selskapets fremtidige vekst.

Involvering av viktige interessenter

Ved å involvere alle, fra HR og toppledelsen til ansettende ledere og rekrutterere, kan du forbedre prosessen. Alle bidrar med viktig innsikt fra ulike perspektiver i virksomheten, slik at du kan prioritere ferdighetene og erfaringene som trengs for en bestemt rolle. 

Alle må være samkjørte og samarbeide, ikke jobbe i siloer. 

Definer tydelige og målbare KPI-er for rekruttering

Tydelighet er avgjørende her. Sørg for at KPI-ene dine er SMARTe – spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsavgrensede. 

Vær konkret ved ansettelser. Du kan for eksempel sette som mål å ansette 5 programvareutviklere med Appian-erfaring i løpet av de neste 2 månedene, med en gjennomsnittslønn på 130k. Det hjelper deg med å følge fremdriften og gir et tydelig bilde av hvordan suksess vil se ut. 

Regelmessig gjennomgang og justering

Akkurat som det er behov for kontinuerlig forbedring av rekrutteringsprosessen, ansettelsen, introduksjonen og KPI-er, bør alt justeres etter behov for å sikre at virksomhetens behov blir ivaretatt. 

Ved å følge med på hvilken retning virksomheten beveger seg i, om noe endrer seg og hvor det kan være behov for forbedringer, kan du holde prosessen smidig og rette innsatsen mot områdene der det trengs. 

Dashbord for rekrutterings-KPI-er

Dashbord gir deg et sanntidsbilde av viktige rekrutteringsmålinger, for eksempel tid til ansettelse, kostnad per ansettelse og så videre, samlet på ett sted.

Det gjør det enklere å oppdage trender, identifisere flaskehalser og ta datadrevne beslutninger på relativt kort tid.

Nøkkelen er å fokusere på målingene som betyr mest for virksomheten din, og justere dem underveis. 

Det kan også være nyttig å integrere automatiseringsfunksjoner direkte i dashbordverktøyene. En av fordelene med KPI-programvare er at den kan bidra til dette.

Som nevnt tidligere kan verktøy for automatisering av rekruttering som håndterer kandidatsporing, CV-screening og utsending av oppdateringer, redusere rekrutterernes arbeidsbyrde betydelig og samtidig sikre nøyaktige sanntidsdata.

Dette legger til rette for raskere beslutningstaking, rapportering og annen innsikt, samtidig som teamet ditt får mer tid til å fokusere på relasjonsbygging og andre viktigere oppgaver.

Forenkle rapporteringen om rekruttering

Hold det enkelt når det gjelder rapportering. Et rekrutteringsdashbord kan enten tydeliggjøre eller komplisere ting. Unngå å ta med for mye informasjon som kanskje ikke er verdifull i en bestemt situasjon.

Målet er å gi teamet, ledelsen og interessentene dine et tydelig og lettlest bilde av relevant innsikt.

Et enklere dashbord gjør det lettere å ta til seg informasjonen, identifisere hva som fungerer, og fokusere på det som trenger oppmerksomhet.