Den komplette veiledningen til målsetting i medarbeidersamtaler
Medarbeidersamtaler, enten du elsker eller gruer deg til dem, er kommet for å bli. Selv om de kanskje fremkaller bilder av kleine samtaler og skjemaer fulle av sjargong, er de også en gyllen mulighet til å samordne de ansattes ambisjoner med organisasjonens mål.
Riktig gjennomført kan målsetting i medarbeidersamtaler forvandle disse møtene fra fryktede plikter til inspirerende samtaler med fokus på utvikling.
Denne veiledningen tar deg gjennom alt du trenger å vite om målsetting i medarbeidersamtaler – fra hvilke typer mål du bør sette, til tips for å gjøre prosessen fordelaktig for alle.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvorfor målsetting i medarbeidersamtaler er viktig
Se for deg at du legger ut på en biltur uten kart (eller GPS, for de under 30). Slik kan arbeid føles uten tydelige mål. Å sette mål under medarbeidersamtaler gir de ansatte retning, mening og en følelse av eierskap til sin profesjonelle utvikling.
Med andre ord er de et sentralt element i hvordan du forbedrer de ansattes prestasjoner.
Men la oss være ærlige: Målsetting kan være vanskelig. Enten det dreier seg om vage mål («bare gjør det bedre»), overambisiøse mål («doble produksjonen innen neste uke») eller mangel på måter å følge opp og måle fremgang på (verktøy for prestasjonsstyring), finnes det mange utfordringer.
Strukturert målsetting kan imidlertid fjerne uklarhet, øke motivasjonen og sikre samsvar mellom de ansattes innsats og organisasjonens mål.
Typer mål du kan sette under en medarbeidersamtale
En medarbeidersamtale handler ikke bare om å vurdere hva noen gjør på jobb, men også hvordan de gjør det. Det kan være nyttig å identifisere bestemte typer mål for å hjelpe deg med å utfordre folk på mer meningsfulle måter. Bare ikke la det ta helt av.
«Jeg har funnet ut at 3 er et magisk tall», sa Stefano Grossi, sjef for produkt og teknologi i FreshBooks. «Og for hvert mål bør det ikke være mer enn 3 trinn for å nå det. Når du lager handlingsplanen, må du huske å bruke den ansattes styrker til å håndtere områdene som kan forbedres, og gjøre det innenfor teamets mål. Hvorfor? Ingen trenger teoretiske mål eller generell «opplæring» som de aldri vil kunne bruke i hverdagen. Du ønsker en svært handlingsrettet plan som starter i dag, for å bidra til det teamet prøver å oppnå i morgen.»
Her er noen måltyper som ofte dukker opp i medarbeidersamtaler.
Prestasjonsmål
Prestasjonsmål fokuserer på å oppnå konkrete, arbeidsrelaterte resultater. Dette er grunnmuren i målsetting, med vekt på målbare leveranser knyttet til den ansattes rolle.
Eksempler:
- Øke salget med 15 % i første kvartal.
- Redusere prosjektgjennomføringstiden med 10 % i løpet av de neste 8 ukene.
- Opprettholde en kundetilfredshet på 90 % eller høyere i årets første halvdel.
Prestasjonsmål knytter seg direkte til selskapets KPI-er for å vise de ansatte hvordan arbeidet deres påvirker det store bildet. Men disse målene fokuserer i siste instans på atferden organisasjonen ønsker å se, for å oppnå de ønskede forretningsresultatene.
Du kan bruke disse eksemplene på prestasjonsmål som et utgangspunkt.
Utviklingsmål
Utviklingsmål inngår vanligvis som en del av en bredere utviklingsplan for ansatte og retter seg mot kompetansebygging og profesjonell utvikling. Disse målene passer perfekt for ansatte som ønsker å utvikle seg videre og utvide ferdighetene sine for å skape en mer fleksibel karrierevei.
Eksempler:
- Utvikle ferdigheter innen prosjektledelse ved å fullføre et sertifiseringskurs for Project Management Professional (PMP) i løpet av de neste seks månedene, og deretter lede ett tverrfunksjonelt prosjekt.
- Forbedre skrive- og kommunikasjonsevnen ved å utarbeide tre rapporter eller tilbud rettet mot kunder hver måned det neste kvartalet, med tilbakemeldinger fra en mentor eller leder på hvert utkast.
- Utvide kunnskapen om bransjetrender ved å lese én relevant bok eller tidsskriftartikkel hver måned og presentere de viktigste innsiktene under de månedlige teammøtene de neste seks månedene.
Hvorfor det er viktig: Ansatte ønsker å utvikle seg. LinkedIns rapport om læring på arbeidsplassen fant at 94 % av de ansatte ville blitt lenger i en bedrift som investerer i karriereutviklingen deres.
Atferdsmål
Atferdsmål fokuserer på mellommenneskelige ferdigheter, atferd på arbeidsplassen og kulturell tilpasning. Disse er avgjørende for å fremme en samarbeidsorientert, empatisk og produktiv arbeidsplass. De skiller seg fra andre mål ved at de ikke alltid er tidsavgrensede, men løpende.
Dataene som brukes til å måle dem, vil være kvalitative og kommer vanligvis fra 360-graders tilbakemeldinger eller en annen form for kollegavurdering.
Eksempler:
- Forbedre aktiv lytting under teammøter ved å oppsummere andres ideer før du svarer.
- Fremme bedre samarbeid ved å bidra til to prosjekter på tvers av avdelinger dette kvartalet.
- Øve på empati i klientinteraksjoner ved å stille oppklarende spørsmål på eget initiativ.
Disse målene kan være nyttige når man skal håndtere en giftig eller vanskelig medarbeider. Et nylig eksempel ble publisert på Reddit. Ledere fylte kommentarfeltet med forslag til hvordan man kunne sette mål for denne medarbeideren.
Produktivitetsmål
Produktivitetsmål fokuserer på å øke effektiviteten og produksjonen samtidig som kvaliteten på arbeidet opprettholdes eller forbedres. Dette er noen av de vanligste målene som alle medarbeidere møter fra introduksjonen og gjennom hele medarbeiderens livssyklus.
Eksempler:
- Fullføre tre klientforslag per uke med en feilrate på under 1 % i Q2.
- Automatisere minst én repetitiv oppgave hver måned for å spare fem arbeidstimer i uken innen utgangen av kvartalet.
- Øke det personlige salget med 20 % dette kvartalet ved å forbedre oppfølgingsfrekvensen med potensielle kunder.
Hvorfor det er viktig: Realistiske produktivitetsmål er bra for medarbeiderens velvære. En undersøkelse fra Workhuman viste at nesten 83 % av respondentene hadde produktivitetsangst, og at yngre generasjoner opplevde dette flere ganger i uken.
Kommunikasjonsmål
Kommunikasjonsmål har som mål å forbedre tydelighet, effektivitet og engasjement i muntlig og skriftlig kommunikasjon. Disse vil hjelpe medarbeidere med å redusere misforståelser og dermed støtte et positivt arbeidsmiljø og samkjøring innad i teamene.
Ofte ligner disse på atferdsmål ved at de innebærer en løpende justering av medarbeiderens handlinger.
Eksempler:
- Forbedre svartiden på e-post til under 24 timer og redusere feilkommunikasjon ved å oppsummere viktige handlingspunkter i alle e-poster.
- Gi ukentlige oppdateringer i teammøter med tydelige handlingspunkter og en kortfattet oppsummering av fremdriften.
- Styrke ferdighetene i å snakke foran en forsamling ved å presentere ett tema i månedlige teammøter og be om tilbakemeldinger fra kolleger.
Ledelsesmål
Ledelsesmål fokuserer på å utvikle evnen til å inspirere, veilede og påvirke andre for å nå organisatoriske mål.
For dem som ønsker å klatre i det organisatoriske hierarkiet, eller som gjennomfører en resultatvurdering av en leder, er disse målene en viktig del av kartleggingsprosessen.
Eksempler:
- Veilede to juniormedarbeidere i teamet de neste seks månedene, med møter annenhver uke for å støtte deres faglige utvikling.
- Lede et tverrfunksjonelt prosjekt innen utgangen av kvartalet og sikre levering i tide samt positive tilbakemeldinger fra teamet i undersøkelser etter prosjektet.
- Fullføre et sertifikat i lederutvikling i løpet av de neste seks månedene og bruke de lærte teknikkene i teammøter.
Når det gjelder ledelsesmål, finnes det kanskje mer enn for noen annen type mål ingen universell erfaring eller standardtilnærming til hvordan disse målene skal settes. Veien inn i ledelse er unik for hver person, og derfor må tilnærmingen din til å utvikle disse målene variere fra medarbeider til medarbeider.
«Opplæringsprogrammer for ledelse må ta hensyn til ulike utfordringer i team og identifisere individuelle lederstiler for å legge til rette for at ledere skal lykkes», sa Char Stark, People Operations- og talentstrateg hos Beacon HR.
Se flere eksempler i artikkelen vår om hvordan du setter resultatmål for ledere.
Mål for problemløsning
Mål for problemløsning har som mål å forbedre kritisk tenkning og beslutningsevne, slik at man effektivt kan håndtere utfordringer og iverksette løsninger.
Mange ansatte har evner innen problemløsning, men har ikke finpusset disse ferdighetene fordi de ikke blir utfordret nok i rollene sine til å bruke dem regelmessig. Denne typen mål egner seg utmerket som utviklingsmål fordi de krever kreativ tenkning.
Eksempler:
- Løs minst to kundeklager i uken ved å identifisere rotårsaker og iverksette løsninger innen 48 timer.
- Utvikle en ny arbeidsflyt for å redusere teamets rapporteringsfeil med 25 % i løpet av neste kvartal.
- Utarbeid og presenter en plan for å håndtere en tilbakevendende operasjonell flaskehals i løpet av de neste 60 dagene.
Dette er gode eksempler, men det kan oppstå noen vanlige utfordringer. Den første er at ansatte kanskje ikke føler seg myndiggjort til å ta tak i dette uten å bli bedt om det, så du må kanskje hjelpe dem med å identifisere disse mulighetene slik at de kan utvikle sin innflytelse i organisasjonen.
En annen utfordring er at de kanskje ikke intuitivt velger riktig tilnærming, kan ha en tendens til å tro at svaret er enklere enn det faktisk er, eller ganske enkelt mangler kunnskapen eller ønsket om å finne svar på vanskelige spørsmål.
Mål for tidsstyring
Mål for tidsstyring er utformet for å forbedre evnen til å prioritere oppgaver, overholde tidsfrister og maksimere produktiviteten.
Dette er mål du kanskje forventer å se som en del av en plan for forbedring av arbeidsprestasjoner eller som et supplement til de nevnte produktivitetsmålene, men de kan brukes på alle ansatte avhengig av konteksten.
Eksempler:
- Bruk et verktøy for oppgavestyring til å planlegge daglige prioriteringer, og fullfør minst 90 % av de høyt prioriterte oppgavene hver uke den neste måneden.
- Reduser møtenes varighet ved å lage tydelige agendaer og sørge for at møtene ikke varer lenger enn 30 minutter når det er mulig.
- Sett av to timer med uavbrutt fokustid hver dag til å arbeide med komplekse prosjekter i neste kvartal.
Teamarbeidsmål
Teamarbeidsmål fokuserer på å fremme samarbeid, gjensidig støtte og produktiv samhandling i et team. De ligner på atferdsmål ved at du trenger tilbakemeldinger fra flere hold for å kunne vurdere dem på riktig måte.
Eksempler:
- Bidra i minst én idédugnad i teamet per måned, og komme med tre konkrete ideer i hver økt.
- Fungere som bindeledd mellom to avdelinger under et samarbeidsprosjekt for å sikre samsvar og tydelig kommunikasjon innen prosjektet er fullført.
- Styrk samholdet i teamet ved å organisere én uformell teambuildingaktivitet hvert kvartal.
«Å sette mål for teamarbeid er selve kjernen i organisasjonens resultatstyring», sa Ben Levitan, administrerende direktør i Cedalion Partners. «Det gjøres ikke via e-post eller engang i ett møte. Å sette mål for teamarbeid handler om å knytte hodet (kvantitativt, målbart osv.) sammen med hjertet (følelser, engasjement, utholdenhet).»
Slik setter du effektive mål for medarbeidersamtaler
Du kan bruke mange ulike tilnærminger når du setter mål. Du kan ha langsiktige mål som måles i løpet av et år, eller kortsiktige mål som utvikler seg med hver kvartalsvise resultatgjennomgang.
Uansett hvilket rammeverk eller hvilken frekvens du velger, er det første du må gjøre å identifisere et område med muligheter for utvikling eller forbedring og sørge for at personen du setter målet for, støtter det som en del av veien videre. Uten dette vil du bare bruke tid og krefter på å forsøke å forbedre prestasjonene.
Når du har fått deres engasjement, kan du identifisere det riktige rammeverket for målene du ønsker å sette, forutsatt at du ikke allerede har et system på plass. Her er noen vanlige løsninger.
SMART-rammeverket for mål
SMART-mål er spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbestemte. De er gullstandarden for handlingsrettet og tydelig målsetting.
Fordeler:
- Tydelige forventninger eliminerer misforståelser.
- Det er enkelt å følge fremdriften ved hjelp av målbare milepæler.
- Medarbeidere føler seg mer fokuserte og motiverte når målene er realistiske og relevante.
Eksempel: I stedet for «Bli bedre på presentasjoner» kan et SMART-mål være: «Hold én presentasjon på 10 minutter for teamet innen utgangen av måneden, og få tilbakemeldinger fra minst to kolleger.»
OKR-er (mål og nøkkelresultater)
OKR-er innebærer å sette ambisiøse mål sammen med målbare nøkkelresultater. De passer godt for innovative eller dynamiske team der ambisiøse mål knyttes til individuelle mål og organisasjonens oppdrag.
Når det skal brukes: OKR-er fungerer godt i team med store visjoner. Et markedsføringsteam kan for eksempel sette denne OKR-en:
- Mål: Styrke selskapets tilstedeværelse på nettet.
- Nøkkelresultater: Publisere 10 blogginnlegg, oppnå 50 000 sidevisninger og øke antallet følgere i sosiale medier med 20 %.
FAST-rammeverket for mål
FAST-rammeverket fokuserer på å gjøre målene ofte diskuterte, ambisiøse, spesifikke og transparente. I motsetning til tradisjonelle metoder for målsetting prioriterer FAST kontinuerlige samtaler, dristige mål og synlighet i organisasjonen for å sikre samkjøring og ansvarlighet.
Fordeler:
- Hyppige diskusjoner holder målene tilpasningsdyktige og i tråd med endrede prioriteringer.
- Ambisiøse mål inspirerer til innovasjon og oppmuntrer teamene til å strekke evnene sine.
- Spesifikke mål gir klarhet, reduserer uklarhet og skaper fokus.
- Åpenhet fremmer ansvarlighet og samarbeid på tvers av team.
Eksempel: I stedet for et generelt mål som «Forbedre salget» kan et FAST-mål være:
- Ofte diskutert: Fremdriften gjennomgås ukentlig i teammøter.
- Ambisiøst: Øke salget med 25 % i et konkurransepreget marked.
- Spesifikt: Fokusere på tre viktige produktlinjer med målrettede kampanjer.
- Transparent: Alle teammedlemmer kan se målet og oppdateringer om fremdriften i selskapets kontrollpanel.
Dette er bare tre rammeverk du kan prøve. Det finnes en rekke andre teknikker for målsetting som kan forbedre prestasjonene.
Tilbakemeldings- og justeringssløyfe
Mål er ikke statiske. Livet skjer, markedene endrer seg og prioriteringene utvikler seg. Regelmessige tilbakemeldinger sikrer at målene forblir relevante og oppnåelige. To faktorer som tilbakemeldingssløyfen kan bygges rundt, er:
- Sette milepæler: Del langsiktige mål opp i mindre deler. Et prosjektmål som går over ett år, kan for eksempel ha leveranser hvert kvartal.
- Regelmessige oppfølginger: Planlegg månedlige én-til-én-samtaler for å gjennomgå fremdriften og gjøre nødvendige justeringer, slik at du får et element av resultatstyring i sanntid.
Tips for vellykket målsetting i medarbeidersamtaler
- Vær spesifikk og tydelig: Vage mål fører til vage resultater. Beskriv nøyaktig hva som forventes, hvorfor det er viktig, og hvordan suksess skal måles.
- Knytt målene til karriereutvikling og virksomhetens mål: Finn en balanse mellom individuell utvikling og organisasjonens behov. En ansatt som for eksempel ønsker å lære avanserte Excel-ferdigheter, kan knytte dette til forbedring av teamets rapporteringsprosesser.
- Følg regelmessig med på og juster målene ved behov: De beste målene er fleksible. Regelmessige oppfølginger holder dem relevante og hjelper ansatte med å håndtere hindringer.
- Oppmuntre ansatte til å ta eierskap til målene: Folk har større sannsynlighet for å nå mål de har satt selv. Involver ansatte i målsettingsprosessen for å styrke engasjementet og ansvarsfølelsen.
- Sørg for ressurser og støtte for å nå målene: Mål uten ressurser er bare ønsker. Enten det gjelder finansiering av et kurs, tid til faglig utvikling eller veiledning, må du sørge for at de ansatte har det de trenger for å lykkes.
Utover disse tipsene er det en annen viktig ting å huske på: at både du og de ansatte er mennesker.
"Ingen trives under en robotaktig leder," skriver Keri Ohlrich i vår veiledning i samtaler om medarbeidersamtaler. "Start samtalen med å knytte kontakt som mennesker, og vis forståelse for at ansatte kan være svært engstelige for disse samtalene. Denne lille gesten viser at du ser dem som mer enn resultatene de leverer – det handler om personen bak arbeidet."
Verktøy for målsetting
Det finnes en rekke verktøy som kan hjelpe deg med å sette meningsfulle og målbare mål for ansatte. Som alltid ser vi på de beste alternativene på markedet for å hjelpe deg med å gjøre personalarbeidet så effektivt som mulig, og nedenfor har vi samlet vår favorittprogramvare for målsetting.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hva skjer nå?
Hvis du vil holde deg oppdatert på den nyeste utviklingen, teknikkene og ekspertinnsikten innen prestasjonsledelse, kan du melde deg på People Managing People-nyhetsbrevet.
