HR-guide til rekrutterings-e-poster + gratis maler
Rekruttering er en avgjørende del av enhver organisasjons suksess, og effektiv kommunikasjon spiller en viktig rolle i denne prosessen. En av de mest effektive måtene å opprettholde konsekvent og profesjonell kommunikasjon med kandidater på, er gjennom e-postmaler for rekruttering.
Denne artikkelen utforsker hva e-postmaler for rekruttering er, hvorfor de er viktige, og hvordan du kan opprette og tilpasse dem for ulike roller og bransjer.
Tips: Bruk dokumenthåndteringssystemer til å lagre og organisere e-postmaler for rekruttering, slik at de er raskt tilgjengelige.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er e-postmaler for rekruttering?
E-postmaler for rekruttering er forhåndsskrevne, standardiserte meldinger som brukes av rekrutterere til å kommunisere med kandidater gjennom hele ansettelsesprosessen.
Disse malene er utformet for å spare tid, sikre konsekvens og gi tydelig, profesjonell kommunikasjon i alle faser, fra første kontakt til jobbtilbud og avslag.
Ved å bruke maler kan rekrutterere effektivisere arbeidsflyten, opprettholde en konsekvent tone og sørge for at all viktig informasjon formidles på en effektiv måte. Enkelte programvareplattformer for rekruttering tilbyr standardmaler, men det er best å tilpasse dem og bygge dem inn i arbeidsflyten i teknologien.
Hvorfor er e-postmaler viktige i ansettelsesprosessen?
E-postmaler for rekruttering gir en standardisert måte å kommunisere med kandidater på, noe som bidrar til å redusere feil og sikrer at alle kandidater mottar samme mengde informasjon, uansett hvor de befinner seg i rekrutteringstrakten.
Maler sparer også rekrutterere for tid ved å eliminere behovet for å skrive nye meldinger for hver interaksjon. Gode maler kan forbedre svarprosenten ved å formidle budskapet tydelig og gjøre det enkelt for kandidater å ta neste steg.
10 viktige e-postmaler for rekruttering
Nedenfor finner du ti viktige e-postmaler for rekruttering som alle rekrutterere bør ha i verktøykassen sin.
Hver mal har et unikt formål i rekrutteringsprosessen. Husk at disse gir en grunnversjon av hvordan malen din bør se ut, men i mange tilfeller må de tilpasses noe for å dekke dine unike behov.
Første kontakt med passive kandidater
Formålet med denne e-posten er å introdusere virksomheten og muligheten for potensielle kandidater som kanskje ikke aktivt søker jobb. Workable anslår at så mye som 37 % av arbeidstakerne i USA til enhver tid er passive kandidater.
En god praksis med disse e-postene er å tilpasse meldingen ved å vise til kandidatens erfaring eller ferdigheter.
Eksempel på mal
Emne: Spennende mulighet hos [Selskapsnavn] – Vi tror du passer perfekt!
Brødtekst: Hei [Fornavn], Jeg kom over profilen din og ble imponert over erfaringen din innen [Bransje/ferdighet]. Jeg rekrutterer for tiden til en spennende stilling hos [Selskapsnavn] som jeg tror passer perfekt for deg. Hvis dette er interessant for deg, kan vi gjerne ta kontakt for å snakke mer om det!
Dette kan virke litt for enkelt, men faktum er at mange kandidater har mottatt meldinger som dette, og som viste seg å være søppelpost. Målet bør være å la menneskeligheten din skinne gjennom, samtidig som du holder det enkelt. Oppmerksomhetsspennet er kort, og folk bombarderes med meldinger gjennom hele dagen.
Bekreftelse på mottatt søknad
Denne e-posten bekrefter at du har mottatt en kandidats søknad. Kort og konsist er dagens regel, men det er viktig å sende en slik e-post fordi den hindrer kandidater i å føle seg holdt utenfor. Husk å takke kandidaten og oppgi en tidsplan for de neste stegene.
Eksempel på mal
Emne: Vi har mottatt søknaden din – Hva skjer nå?
Brødtekst: Hei [Fornavn], Takk for at du søkte på stillingen som [Stillingstittel] hos [Selskapsnavn]. Vi går gjennom søknadene og tar kontakt innen [Tidsramme] angående de neste stegene.
Invitasjon til intervju
Når du er klar til å invitere en kandidat til intervju, er det viktig å skape litt entusiasme og inkludere alle nødvendige detaljer om intervjuformatet og hvem kandidaten skal snakke med.
Eksempel på mal
Emne: Invitasjon til intervju – [Stillingstittel] hos [Selskapsnavn]
Brødtekst: Hei [Fornavn], Vi ble imponert over søknaden din og vil gjerne invitere deg til et intervju. Intervjuet finner sted [Dato] kl. [Tid] med [Intervjuerens navn]. Bekreft tilgjengeligheten din, så avtaler vi tidspunktet for intervjuet med deg.
Påminnelse om intervju
Denne e-posten fungerer som en påminnelse til kandidater om et kommende intervju. Du bør sende påminnelsen 24–48 timer før intervjuet.
Eksempelmal
Emne: Påminnelse: Intervjuet ditt med [Selskapsnavn]
Brødtekst: Hei [Fornavn], Dette er bare en rask påminnelse om intervjuet ditt for stillingen som [Stillingstittel] hos [Selskapsnavn] den [Dato] kl. [Tid]. Vi ser frem til å snakke med deg!
Takk etter intervjuet
Med denne e-posten vil du takke kandidatene for tiden deres og understreke interessen deres for stillingen. En god måte å gjøre den personlig på er å vise til noe som ble diskutert i intervjuet.
Eksempelmal
Emne: Takk for tiden din, [Fornavn]!
Brødtekst: Hei [Fornavn], Takk for at du tok deg tid til å delta på intervjuet for stillingen som [Stillingstittel]. Vi syntes det var hyggelig å lære mer om erfaringen din innen [Spesifikt tema] og bli bedre kjent med deg. Vi tar snart kontakt med informasjon om de neste trinnene innen [Tidsramme].
Jobbtilbud
Tiden har endelig kommet for å gi et formelt jobbtilbud til kandidaten du foretrekker. Først bør du informere kandidaten per telefon. Denne e-posten erstatter ikke direkte kommunikasjon, men følger opp telefonsamtalen.
På dette stadiet er det avgjørende at du tydelig beskriver vilkårene for tilbudet.
Eksempelmal
Emne: Spennende nyheter – Vi vil gjerne ha deg med på laget hos [Selskapsnavn]
Brødtekst: Hei [Fornavn], Vi er glade for å kunne tilby deg stillingen som [Stillingstittel] hos [Selskapsnavn]. Som vi diskuterte tidligere, er dette en heltidsstilling med forventet oppstartsdato [Dato].
Vedlagt finner du tilbudsbrevet med detaljer om lønn, goder og nyttig informasjon om din første dag hos oss. Gå gjennom det, og gi oss beskjed hvis du har spørsmål.
Avslagsbrev
Det er vanskelig, men ikke alle kan ansettes i en stilling, og det er uunngåelig at du må informere enkelte kandidater om at de ikke fikk jobben. Denne malen skal hjelpe deg med å informere kandidater om at de ikke ble valgt. Vær høflig, og gi konstruktive tilbakemeldinger hvis det er passende.
Eksempelmal
Emne: Oppdatering om søknaden din til [Stillingstittel]
Brødtekst: Hei [Fornavn], Takk for interessen din for stillingen som [Stillingstittel]. Selv om vi ble imponert over kvalifikasjonene dine, har vi besluttet å gå videre med en annen kandidat. Vi setter pris på tiden din og ønsker deg lykke til i jobbsøkingen.
Oppfølging av kandidat
Denne malen hjelper deg med å holde kontakten med kandidater som tidligere har blitt intervjuet eller vurdert, og med å uttrykke fortsatt interesse for profilen deres.
Eksempelmal
Emne: Vi følger opp – Er du fortsatt interessert i [Selskapsnavn]?
Brødtekst: Hei [Fornavn], Jeg håper det står bra til med deg. Vi er fortsatt imponert over profilen din og ville høre om du er åpen for å diskutere nye muligheter hos [Selskapsnavn]. Vi rekrutterer til flere stillinger og tror at du kan passe godt til en av dem.
Forespørsel om medarbeiderhenvisning
Denne malen er utformet for å oppmuntre nåværende medarbeidere til å henvise kandidater. For å motivere dem til å handle bør du fremheve eventuelle henvisningsbonuser eller insentiver du tilbyr.
Eksempelmal
Emne: Hjelp oss med å finne vår neste dyktige medarbeider!
Brødtekst: Hei, team! Vi ser etter talentfulle personer som kan bli med på [Avdeling]-teamet vårt. Hvis du kjenner noen som ville passet godt inn, kan du anbefale dem til oss. Du kan få en anbefalingsbonus hvis de blir ansatt!
Oppfølging av kandidatnettverket
For å holde potensielle kandidater engasjert i virksomheten over tid bør du opprette oppfølgingskampanjer på samme måte som du ville delt relevante bedriftsnyheter eller oppdateringer med en kunde.
Eksempelmal
Emne: Hold kontakten med [Selskapsnavn] – spennende oppdateringer på gang!
Brødtekst: Hei [Fornavn], Vi håper det står bra til med deg! Vi vil gjerne dele noen spennende nyheter om [Selskapsnavn], blant annet nye prosjekter og muligheter. La oss holde kontakten med tanke på fremtidige stillinger som kan være interessante for deg.
Igjen: Disse malene er verken uttømmende eller komplette. De skal gi deg et utgangspunkt for å ta kontakt med kandidater på ulike måter og gjøre ditt beste for å skape en positiv brukeropplevelse for dem.
Slik skriver du en rekrutterings-e-post
Før du utformer rekrutterings-e-posten, bør du avklare hovedformålet med den. Enten du tar kontakt med passive kandidater, følger opp etter et intervju eller inviterer noen til å søke, vil det å forstå hensikten forme innholdet og tonen i meldingen.
For effektiv kontakt med kandidater bør du kombinere rekrutteringsløsninger for små bedrifter med gode maler for rekrutterings-e-poster.
Slik skriver du en fengende emnelinje
Emnelinjen er mottakerens førsteinntrykk. Hold den kort, relevant og fristende for å fange mottakerens oppmerksomhet. For eksempel:
- "Spennende karrieremulighet hos [Selskapsnavn]"
- "Vi tror du ville passet godt inn i teamet vårt"
- "Vi la merke til ferdighetene dine – la oss ta en prat!"
Gjør hilsenen personlig
Start med å henvende deg til kandidaten ved fornavn. Nevn eventuelle felles bekjente eller spesifikke ferdigheter som fanget oppmerksomheten din. Denne personlige tilnærmingen viser at du er genuint interessert i kandidaten.
Presenter deg selv og virksomheten din
Presenter deg selv og rollen din kort, etterfulgt av en kort oversikt over virksomheten. Fremhev virksomhetens verdier, kultur og hva som gjør den til et godt sted å jobbe.
Fremhev muligheten
Forklar tydelig hvorfor du tar kontakt. Beskriv rollen, de viktigste ansvarsområdene, nødvendige ferdigheter og eventuelle spennende prosjekter. Bruk punktlister for å gjøre teksten lett å lese.
Forklar hvorfor kandidaten passer godt
Henvis til spesifikke ferdigheter eller erfaringer fra kandidatens CV eller LinkedIn-profil som passer med rollen. Dette viser at du har tilpasset henvendelsen.
Oppmuntre til svar
Avslutt med en tydelig oppfordring til handling, og inviter kandidaten til å ta neste steg. Enten det gjelder å avtale en samtale eller fylle ut en søknad, bør forespørselen din være enkel å forstå.
Ha en profesjonell og vennlig tone
Tonen bør være profesjonell, men samtidig imøtekommende. Bruk et positivt språk og unngå overdrevent formelt fagspråk, slik at kandidaten føler seg verdsatt og trygg. Dette, kombinert med et godt strukturert velkomstbrev, gjør at du fremstår som mer tilgjengelig for den nyansatte.
Korrekturles og finpuss teksten
Les korrektur før du sender e-posten, og se etter grammatiske feil eller skrivefeil. Et verktøy som Grammarly, eller det å få ChatGPT til å gjennomgå e-posten, kan hjelpe deg med å oppdage feil og finne gode forslag som kan forbedre formuleringene dine. En velskrevet e-post gjenspeiler profesjonaliteten din.
Tilpass maler til ulike roller og bransjer
Du bør tilpasse kommunikasjonen til målgruppen. Avhengig av hvilken type rolle du rekrutterer til, vil en annen type tone være passende. For eksempel:
- Tekniske stillinger – Tilpass språk og innhold for å fokusere på spesifikke teknologier eller metoder som er relevante for rollen.
- Kreative roller – Bruk en mer samtalepreget tone og vurder et bredere ordforråd, samtidig som du fremhever innovative prosjekter og muligheter for kunstnerisk utfoldelse.
- Rekruttering til lederstillinger – Fokuser på ledermuligheter og strategisk påvirkning, og bruk en formell og profesjonell tone som appellerer til kandidater på høyt nivå.
Måle hvor vellykkede rekrutterings-e-postene dine er
Som med alt annet du gjør i rekrutteringsarbeidet, bør du se på hva som fungerer, og hva som ikke gjør det. Dette kan være en del av en større revisjon av rekrutteringsarbeidet, eller et selvstendig tiltak for å måle effekten av kommunikasjonen din.
Her er noen måter å finne ut hva som fungerer godt, og hva som ikke gjør det, når e-post brukes som kommunikasjonskanal.
Viktige måltall å følge med på
Følg med på åpningstall, klikkfrekvenser og svarfrekvenser for å vurdere hvor effektive e-postkampanjene dine er. Dette gir deg en idé om hvilket innhold folk tiltrekkes av, og hva som sannsynligvis motiverer dem til å svare.
A/B-testing av malene dine
Eksperimenter med ulike emnelinjer, e-postformater og innhold for å finne ut hva som treffer målgruppen din best. Det kan ta litt tid før tydelige trender kommer til syne, men innsikten du får fra godt gjennomført A/B-testing, er verdt å vente på.
Tilbakemeldinger
Når du har fått et nytt teammedlem på plass, kan du spørre om vedkommendes opplevelse som kandidat, og hvordan de oppfattet kommunikasjonen som var en del av prosessen, gjennom spørreundersøkelser og andre mekanismer for tilbakemeldinger.
Se etter trender i tilbakemeldingene, og ta tak i områder der det finnes muligheter for forbedring. Dette vil hjelpe deg med å optimalisere hvordan du finner og ansetter nye medarbeidere.
Verktøy og programvare for håndtering av e-postmaler for rekruttering
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
