Hvordan dårlige bakgrunnssjekker saboterer gode ansettelser
Du tror du har funnet den rette. CV-en deres ser ut som en drøm. De svarte perfekt på alle spørsmålene. Fikk til og med driftslederen din til å le – en sjelden prestasjon. Du gjør klart tilbudet, men blir fullstendig overrumplet av en bakgrunnssjekk. Straffedom. Fra en annen delstat. Alvorlige greier.
Du stopper opp. HR stopper opp. Plutselig har alle sluppet rattet.
Du avslår. Noen dager senere finner du ut at det ikke var dem. Feil person. Samme navn, lignende fødselsdag, et helt annet liv.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Velkommen til verdenen av feil i bakgrunnssjekker – de stille jobbdreperne ingen snakker om før det koster noen karrieren eller selskapet ditt et søksmål.
Bakgrunnssjekksystemer ble utviklet for å beskytte arbeidsgivere. Men når de svikter, kan de sabotere selve prosessen de skulle støtte.
Omfanget av problemet
La oss ikke pynte på det: Tallene er stygge. Ifølge Det nasjonale senteret for forbrukerrett inneholder 1 av 5 bakgrunnssjekker en feil som kan ødelegge noens jobbmuligheter.
Det er ikke et enkelttilfelle. Det er systemsvikt. Dette handler heller ikke om skrivefeil – vi snakker om forseglede opplysninger som aldri skulle ha dukket opp, foreldede anklager eller fullstendige identitetsforvekslinger der noen blir flagget for en forbrytelse de ikke har begått.
Legg så dette oppå: 94 % av arbeidsgiverne gjennomfører bakgrunnssjekker som en del av ansettelsesprosessen. Og de er avhengige av tredjepartsleverandører, hvorav mange henter dataene sine fra offentlige kilder som ikke har blitt oppdatert siden den første iPhonen din. Fylkesregistre. Spor fra trygdekontoret. Private databaser sydd sammen som et Frankenstein-monster av halve sannheter.
Det er en perfekt storm. Du prøver å ta raske, informerte beslutninger. Teknologien gir deg hastighet, ikke nøyaktighet. Så hva skjer? En solid kandidat blir forkastet. Ingen forklaring. Ingen ny vurdering. Ingen anelse om hvorfor telefonen plutselig sluttet å ringe.
Ringvirkningene for arbeidsgivere
Jada, dette er et mareritt for kandidaten. Men la oss ikke late som om arbeidsgiverne slipper uskadd fra det.
Hvis du håndterer dette feil, står du overfor en reell juridisk risiko. Loven om kredittrapportering nøyer seg ikke med å foreslå at du varsler en kandidat – loven krever det i retningslinjene for etterlevelse av regler for rekruttering.
Før du iverksetter negative tiltak basert på en bakgrunnssjekk, må du gi kandidaten en kopi av rapporten og en mulighet til å bestride den. Hopper du over dette trinnet eller gjennomfører det klønete, befinner du deg plutselig på feil side av et søksmål.
Trenger du bevis på at dette ikke bare er juridisk teori? Byrået for økonomisk forbrukerbeskyttelse registrerte over 500 000 klager knyttet til problemer med bakgrunnssjekker i 2022.
Så har du omdømmet ditt. Det skal bare én kandidat til for å påpeke den ødelagte prosessen din på LinkedIn eller Glassdoor. Ett innlegg som går viralt. Én historie om hvordan teamet ditt sluttet å svare etter en falsk flagging, og arbeidsgivermerkevaren du har bygget opp, blir alvorlig skadet.
Legg til den rasemessige og sosioøkonomiske skjevheten som er innebygd i så mange av disse feilene, og nå har du en DEI-krise på toppen av et mareritt med manglende etterlevelse.
Du mister tillit. Du mister talenter. Du mister tid. Og plutselig viser det seg at fyren du ansatte i stedet? Ikke så perfekt likevel.
Slik minimerer du risikoen
Ingen i HR melder seg frivillig til å være amatørdetektiv. Men hvis du er avhengig av bakgrunnssjekker, har du to valg:
- Stol på systemet og be om at det er nøyaktig
- Bygg inn sikkerhetstiltak i prosessen din, slik at andres feil ikke blir selskapets ansvar.
Slik gjør du det riktig.
1. Velg en pålitelig leverandør av bakgrunnssjekker
Begynn med leverandøren din. Ikke alle selskaper som gjennomfører kontroller, er bygget likt – noen er grundige, mens andre behandler nøyaktighet som et valgfritt forslag.
Se etter leverandører eller tjenester for bakgrunnssjekk som er akkreditert av Foreningen for profesjonell bakgrunnsscreening (PBSA). Still dem spørsmål om datakildene deres, hvor ofte de oppdaterer opplysninger, og om de sammenligner på grunnlag av fullstendige identifikatorer – ikke bare navn og fødselsdager. Hvis svarene er vage, finner du en annen leverandør.
2. Innhent et tydelig, skriftlig samtykke fra kandidatene
Før du gjennomfører noe, må du innhente kandidatens skriftlige godkjenning. Ikke bare en avkrysningsboks, men et reelt, signert samtykke. Forklar tydelig hva du kontrollerer, hvorfor du gjør det, og hvordan opplysningene skal brukes. Åpenhet på dette stadiet er ikke bare etisk riktig – det er lovpålagt.
3. Tenk gjennom hvilke opplysninger du samler inn
Noen jobbsøknader ber fortsatt kandidater om å oppgi fullstendige adresser og nøyaktige datoer for tidligere ansettelser, helt ned på dagen. Det er unødvendig detaljert og skaper rom for uoverensstemmelser.
For bakgrunnssjekker er ansettelsesmåned og -år vanligvis tilstrekkelig. Jo mer spesifikke opplysningene dine er, desto større er sannsynligheten for at de blir blandet sammen, og det er da bakgrunnssjekker begynner å flagge feil person.
4. Kommuniser når noe er galt – kontroller kritisk.
Hvis noe ser feil ut – som en anklage i en delstat kandidaten aldri har bodd i – still spørsmål. Ikke anta at rapporten er ufeilbarlig. Du ville blitt overrasket over hvor mange solide kandidater som har blitt rammet av andres strafferegister fordi de delte etternavn og fødselsår.
Hvis noe uventet dukker opp i en bakgrunnsrapport, må du ikke ignorere kandidaten. Vær ærlig med dem. Fortell hva som ble flagget, og at de har rett til å svare. Overraskende mange arbeidsgivere hopper over denne delen, og det er slik søksmål oppstår.
5. Følg FCRA-reglene for forhåndsvarsel om negativ avgjørelse og negativ avgjørelse
I henhold til loven om kredittrapportering er du juridisk forpliktet til å sende et forhåndsvarsel om negativ avgjørelse før du tar en endelig beslutning basert på en bakgrunnssjekk. Det innebærer å dele rapporten og gi kandidaten mulighet til å bestride den.
Hvis du deretter fortsatt går videre med avslaget, kreves det et varsel om negativ avgjørelse. Ingen snarveier. Ingen unntak.
6. Gi kandidatene tid til å bestride opplysningene
Sett av en rimelig periode – for eksempel 7 arbeidsdager – slik at kandidatene kan svare på feil i bakgrunnssjekken. Avklar denne forventningen tidlig, og hold deg til den. Hvis noen trenger mer tid til å samle inn dokumentasjon, bør du være fleksibel. Hvis du forhaster denne delen, kan det føre til dårlige beslutninger og dårlig omtale.
7. Henvis berørte kandidater til juridisk hjelp
Hvis en kandidat påpeker en feil og underbygger den med dokumentasjon, må du ikke bare trekke på skuldrene og gå videre. Ha en plan.
Vurder å samarbeide med en juridisk rådgiver som kan hjelpe kandidater med å bestride feil og beskytte rettighetene deres. Du gjør ikke bare det riktige, du reduserer også selskapets risikoeksponering i prosessen.
Å støtte kandidater gjennom feil
Det er dette som skiller gode selskaper fra fremragende selskaper.
Når en bakgrunnssjekk skaper problemer i prosessen, låser de fleste arbeidsgivere seg. De vil ikke bli saksøkt, så de spiller trygt ved å ikke si noe, ikke gi noen kontekst og la systemet stille og rolig sile ut en kandidat.
Det er feighet forkledd som etterlevelse.
Det kandidatene trenger – særlig hvis de blir flagget for noe som ikke henger sammen – er en reell sjanse til å renvaske seg. Det betyr åpenhet. Det betyr å gi dem rapporten, et ordentlig varsel og nok tid til å rette opp feilen før muligheten forsvinner. Juridisk er det påkrevd. Etisk er det et minimum.
Vil du gå lenger? Samarbeid med juridiske fagpersoner som forstår loven om kredittrapportering. Tilby ressurser eller henvisninger. Bygg relasjoner med firmaer eller ideelle organisasjoner som hjelper mennesker med å utfordre uriktige registre.
Det handler ikke bare om å redde ansikt, men om å bygge tillit til ansettelsesprosessen, særlig blant grupper som historisk har blitt sviktet av systemer som ikke fungerer.
For realiteten er noe som kan gjøre enkelte ukomfortable, men slik er det: Du ansetter ikke bare medarbeidere – du avgjør hvem sin historie som får mulighet til å gå videre.
Hvis du baserer disse avgjørelsene på mangelfulle data, leder du ikke. Du setter vurderingsevnen din ut til en algoritme.
Nøyaktighet er et menneskelig spørsmål
Vi liker å late som om bakgrunnssjekker er ryddige, objektive og nøytrale. Det er de ikke. De er databaser bygget av ufullkomne mennesker, fylt med data fra utdaterte systemer og tolket av programvare som ikke kjenner selskapet ditt – eller kandidaten din – fra en murvegg.
Feil skjer. Men det er det du gjør når de skjer, som definerer integriteten din som arbeidsgiver.
Vil du ansette godt? Da må du lede deretter. Se nøyere etter. Still spørsmål. Og når noen blir flagget for noe som ikke føles riktig, bør du ta en pause før du trykker på avtrekkeren. For bak hver rapport står det en virkelig person, og noen ganger tar systemet fullstendig feil.
Hva skjer nå?
Vil du ha flere ekspertråd og mer innsikt? Meld deg på People Managing People-nyhetsbrevet og få analyser av alle de nyeste trendene og den nyeste teknologien direkte i innboksen din.
