Hvorfor inkluderende møter er bedre (og hvordan du leder dem)

Sannheten om de fleste møter

Se for deg det møtet med den samme personen som alltid dominerer samtalen, driver sin egen agenda og ikke lytter til det andre sier. 

Møtetiden går ut eller overskrides, folk er ikke forberedt på å bidra (æsj, og akkurat dette irriterer meg virkelig), og agendaen er enten ikke-eksisterende eller altfor fullpakket.

Som møtedeltakere går vi derfra og føler oss overveldet og forvirret, som om ingen har gjort hjemmeleksen sin med hensyn til hva målene for møtet burde være, eller hva deltakernes behov var. 

De er ikke produktive, de er ofte uorganiserte, og vanligvis blir feil personer bedt om å delta, eller de riktige personene mangler. De distraherer fra viktigere ting eller domineres av de samme personene som tar opp hele tiden. 

Å sitte i møter som dette gir meg angst og gjør meg for frustrert til å si fra og stille spørsmål, særlig i større virtuelle møter (jeg vet ikke med deg, men hvis jeg aldri brukte et sekund til på Zoom igjen, ville det vært helt greit for meg). 

Dette er kanskje en kontroversiell påstand, men jeg mener at møter bør være nyttige for deltakerne. Sprøtt, ikke sant? 

Sannheten er at vi egentlig alle elsker møter! De må bare være inkluderende!

Hva gjør et møte inkluderende?

Et inkluderende møte er et møte der en mangfoldig gruppe mennesker føler at de blir sett, representert, respektert og verdsatt når de samarbeider i en møteform. 

Folk går derfra med fornyet energi, en følelse av tilknytning og motivasjon til å få arbeidet gjort etterpå. 

Når samtalene er balanserte, moderert slik at de flyter lett, og vi – viktigst av alt – er tålmodige med hverandre, føler folk seg lyttet til og forstått, og at tiden deres blir verdsatt.

Dette er kjennetegnet på inkluderende møter, og de oppstår ikke ved en tilfeldighet. For å lede et inkluderende møte må man planlegge på forhånd, vite hvordan man skal disponere tiden, sørge for likeverdig deltakelse og, viktigst av alt, hjelpe gruppen med å bearbeide innholdet i møtet på en god måte, slik at alle er på samme side og kan ha nytte av å være til stede.

Det vanskelige er at selv om det er mulig å måle inkludering med plattformer for medarbeideropplevelse som Aleria eller Culture Amp, vil det kanskje ikke gi de mest nøyaktige eller ærlige svarene å ha disse autentiske samtalene direkte, enten i grupper eller én til én med teamet ditt. 

Hvis du først nå begynner å tenke på hvordan du kan gjøre møtene dine inkluderende, må du kanskje først jobbe med deg selv før du spør folk direkte om opplevelsene deres.  

Her kan du begynne. 

De viktigste elementene i et inkluderende møte 

Bevissthet

Å lede inkluderende møter krever mer enn gode intensjoner, men det er der det begynner. Du må være bevisst på språket du bruker, hvem som er i møtet, hvem som ikke er i møtet, men burde være det, og hvilken informasjon deltakerne trenger for å ha nytte av møtet. 

Et vanlig eksempel er å kalle folk «gutter». Ikke alle identifiserer seg som gutter. 

Menneskelighet

Hvis du er som meg, unngår du rutinemessig den forferdelige småpraten som oppstår de første 3 minuttene av ethvert møte. Det er ikke fordi jeg vil unngå å snakke med menneskene som er der, jeg orker bare ikke å snakke om været eller noens nye hårklipp om og om igjen. 

En gang deltok jeg i en serie møter der en annen person, helt tilfeldig, kommenterte den samme personens hårklipp i starten av hvert møte som denne personen med hårklippen og jeg deltok i den uken. Etter det femte møtet, der en ny person hadde bemerket Jennies hårklipp for femte gang, begynte jeg å tro at jeg befant meg i en eller annen form for simulering. 

Det finnes så mange andre måter for oss å knytte bånd som mennesker på, med dybde, og inkluderende møter handler om å finne måter å gjøre dette på (bortsett fra å kommentere hår, utseende eller været). Her er 5 måter å føre bedre småprat på (uten å snakke om været).

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Tilgjengelighet

Vi lærer og bearbeider ikke alle informasjon på samme måte. Inkluderende ledere og ledere tar hensyn til dette når de presenterer oppdateringer, kommer med kunngjøringer, håndterer endringer og tar opp problemer med teamene sine. 

Dette krever at man tar seg tid til å bli kjent med teamet sitt (1:1-samtaler, spørreskjemaer eller vurderinger er gode verktøy for dette), slik at man kan sørge for å ta hensyn til forskjeller i evner, nevromangfold og læringsstiler. Dette er avgjørende for å sikre at møtene er inkluderende. 

Du kan også være interessert i å få spesifikk DEI-opplæring.

Synlighet

Møter bør være en anledning for teammedlemmer til å si sin mening, støtte hverandre og be om hjelp. Sørg for at det finnes balanserte muligheter for å gi denne synligheten til medlemmene av teamet ditt når alle befinner seg i samme rom. 

Gjør mangfoldserklæringen din til praksis 

Tradisjonelle møteformater setter ekstroverte, nevrotypiske og systemisk dominerende identiteter i sentrum. 

Som du vet, finnes det uendelig mange måter mennesker kan være forskjellige på: sosioøkonomisk bakgrunn, utdanningsnivå, rase, seksuell orientering, kjønn, religion, politiske tilknytninger, læringsstiler, nevromangfold, ulike fysiske, mentale og emosjonelle evner, personlighetstrekk, kulturell arv eller det å være introvert kontra ekstrovert. Listen fortsetter. 

Hvis organisasjonen din har en mangfoldserklæring som hevder at dere «feirer mangfold», men bommer på hvordan mennesker samarbeider og ikke utvikler seg bort fra disse tradisjonelle og undertrykkende møteformatene, ivaretar du den ikke på en god måte. 

I en verden der det finnes uttrykt verdi i forskjellene våre, er prioritering av inkluderende møter det som får ting til å skje i praksis. 

Slik gjennomfører du inkluderende møter

Husk dette: inkluderende møter er godt tilrettelagte møter. En dyktig tilrettelegger kan gjøre et møte fra meningsløst til produktivt, deltakerne dine fra uvitende til engasjerte og et prosjekt fra fryktet til ferdigstilt. 

Alle som leder en organisert gruppe mennesker mot et felles mål, har rollen som tilrettelegger og kan ta i bruk ferdigheter innen tilrettelegging. 

Det er teamlederen som kaller inn til et møte for å informere om når kundene kan forvente en ny produktlansering, og som sørger for at alle har oversikt over kommunikasjonsplanen.

Det er prosjektlederen som holder alle informert om tidsplaner, endringer og hindringer. 

Utenfor jobben kjenner du kanskje en venn som planlegger, knytter folk sammen og til og med bare er en god lytter? Der har du tilrettelegging. Vi liker slike venner, ikke sant?

Alle tilretteleggere har en ulik stil, og alle grupper vil ha ulik dynamikk. Det er dette som gjør tilrettelegging så spennende. En dyktig tilrettelegger tilpasser seg gruppens behov. De kan få folk til å snakke sammen. De vet hvordan de skal lodde stemningen rundt bestemte personligheter, meninger og følsomme temaer som en gruppe kan ha. 

Men hva er det egentlig? 

Tilrettelegging innebærer å gi de nødvendige ressursene, den nødvendige informasjonen og støtten som skal til for at elever eller deltakere skal kunne fullføre en oppgave.

Det høres ut som undervisning, ikke sant?

Tilrettelegging er annerledes enn undervisning, men de utelukker ikke hverandre. Lærere hjelper elever med å tilegne seg nye ferdigheter eller ny kunnskap ved å gi dem informasjon om et fagområde. Det finnes et målbart resultat til slutt, for eksempel en karakter. Lærere er vanligvis fageksperter, og de har som regel alle de riktige svarene. 

Tilretteleggere hjelper deltakerne med møteopplevelsen sin ved å lede den overordnede prosessen. Gode tilretteleggere vet at det handler mindre om dem selv og mer om gruppen, og skaper dermed et inkluderende miljø. De stiller de riktige spørsmålene for å hjelpe folk med å gjøre oppdagelser på egen hånd og hente frem visdommen hos menneskene i rommet. 

Så, hvilke konkrete øyeblikk viser at tilrettelegging faktisk foregår?

Det er når sjefen din ber alle om å dele hvordan de har det, eller hva de individuelt fokuserer på, i begynnelsen av møtet for å gi alle i møtet en mulighet til å snakke. 

Det er når deltakerne har en åpen diskusjon under en opplæringsøkt, og fasilitatoren bygger en felles tematikk rundt det som deles for å fremme psykologisk trygghet og en følelse av tilhørighet. 

Det er under en idémyldringsøkt når ideer samles på en organisert måte, og fasilitatoren utpeker en referent til å notere ideer, ber noen om å svare i chattevinduet og roterer på rollene for å oppmuntre til balansert deltakelse.

La oss se nærmere på våre 5 favoritteknikker for fasilitering av mer inkluderende møter. 

1. Utarbeid felles spilleregler 

Felles spilleregler er et sett med grunnleggende regler som deltakerne forventes å følge. De kan ta form av et levende dokument som du kan revidere gjennom hele den langsiktige perioden møtene dine varer. 

Målet er å skape et åpent og inkluderende rom der hver enkelt føler seg trygg, sett og hørt. Når gruppens forventninger gjøres tydelige og synlige for alle, kan folk i større grad stole på at de blir respektert og er trygge på å dele åpent i et møte.

2. Innsjekkinger 

Innsjekkinger er en enkel og naturlig måte å fremme inkluderende menneskelig kontakt på. De kan være arbeidsrelaterte eller ikke arbeidsrelaterte, skjer vanligvis i begynnelsen av et møte når alle har kommet, og egner seg best for mindre grupper på under 10 personer. 

Fasilitatoren ber gruppen gå rundt i rommet og svare på et enkelt spørsmål, som «hvordan har du det i dag?» eller «hva trenger du støtte til?». Hvis deltakerne ikke kjenner hverandre, er dette en utmerket anledning for hver enkelt til å si navnet sitt og fortelle noe unikt om seg selv. 

Fordi fasilitering handler om menneskelig kontakt, er det viktig å legge til rette for at alle får mulighet til å bli kjent med hverandre (hvis de ikke allerede kjenner hverandre).

3. Gå gjennom agendaen og de ønskede resultatene, sammen 

Det er så enkelt, men blir likevel ofte oversett – det er svært viktig å lage en relevant agenda som deltakerne kan se før møtet starter. Dette hjelper alle med å møte forberedt og vite hva som forventes av dem. Enda bedre: be deltakerne om innspill på forhånd. 

Ved å be om innspill før møtet får folk mulighet til å tenke gjennom eventuelle spørsmål de har, slik at de kan møte klare til å lytte til innholdet. 

Husk at folk ikke kan lytte til det som blir sagt og tenke ut spørsmål samtidig. Hvis du har satt av tid til spørsmål på slutten av møtet, må du respektere dette tidsrommet. Ikke skynd deg å avslutte møtet bare fordi det oppstår noen øyeblikk med stillhet. Stillhet betyr at folk tenker før de snakker, og det er bra.

4. To minutters 360 

Dette er en teknikk som gir deltakerne mulighet til å stoppe opp og reflektere over det som har blitt sagt, og samtidig få anledning til å snakke høyt. Når deltakerne snakker, kan de stille et spørsmål, komme med en observasjon eller på annen måte bearbeide møtets innhold verbalt. Vi kaller det en to minutters 360 fordi det er nettopp det. 

1) Stopp opp i to hele minutter for stille refleksjon. 

2) Gå én runde rundt i rommet slik at alle får mulighet til å snakke. 

Dette kan føles helt merkelig og kleint i begynnelsen (stillhet er ubehagelig i samfunnet vårt), men det kan være kraftfullt og en enkel måte å bygge mangfold og inkludering i møtene dine på.

Spesielt under en viktig kunngjøring, en stor prosessendring, produktopplæring eller annen informasjon som formidles, viser du deltakerne respekt ved å la dem reflektere over det som deles og svare der og da. 

5. Gi plass til alle

Det er fasilitatorens jobb å sørge for at alle får like muligheter til å delta i møtet. Legg merke til hvem som stiller spørsmål, hvem som snakker mest, og hvem som forblir stille. 

Hvis det er en runde der gruppen deler, må du passe på at du ikke gjetter eller spør hvem som fortsatt må få ordet. Dette er en svært enkel måte å vise at du er oppmerksom på gruppens behov, noe som er avgjørende i fasilitering. 

Husk at det viktigste som må sies, ikke alltid blir sagt av dem som snakker mest. Gi plass til alle. 

Hybride og virtuelle møter

For hybride og virtuelle møteformater er det imidlertid mer å ta hensyn til, for som vi har sett, handler det hele om å praktisere bevissthet, menneskelighet, tilgjengelighet og synlighet. 

Vær bevisst

Vær tydelig, og oppgi at målet ditt er å inkludere deltakere som deltar eksternt. Det er så enkelt, men blir sjelden anerkjent. Informer foredragsholderne om at det er et hybridmøte, og at de skal holde presentasjoner deretter.

Bruk teknologien til din fordel

Chatfelt kan være gode tillegg til møter når de brukes på riktig måte. Eksterne deltakere får flere muligheter til å formulere et spørsmål eller en kommentar i chatten, noe som kan være vanskeligere når man deltar fysisk.

Verktøy som Equal Time kan også bidra til å følge med på hvor mye alle snakker, slik at du sørger for at ulike personer får mulighet til å komme til orde. 

More Articles

• 15 beste DEI-sertifiseringer 2026

Tilby støtte og skap tilhørighet

Det kan føles isolerende å delta eksternt i et hybridmøte. Det kan være til stor hjelp å ha en utpekt «kontaktperson» for virtuelle deltakere som kan svare på spørsmål og tale deltakernes sak.  Husk å ta en pause og se etter om noen har rukket opp hånden eller stilt et spørsmål under presentasjonen.

For større møter kan du prøve å inkludere virtuelle nettverks- eller teambyggingsmuligheter for eksterne deltakere når de som deltar fysisk, har pauser mellom øktene. Hurtignettverking er en flott måte å gjøre dette på. 

Sørg for tydelig og tilgjengelig lyd, visuelt innhold og møteinformasjon

Spesielt i større møter gjelder det at det som ikke blir sagt i en mikrofon, ikke kan høres på nettet. Det gjør det også vanskelig å vite hvem som presenterer. Sørg for at du har riktig lydutstyr, og be virtuelle deltakere om tilbakemeldinger på lydkvaliteten. 

Bruk et digitalt verktøy for arrangementsplanlegging som oppdateres i sanntid, slik at du kan legge til detaljer og eventuelle endringer i agendaen, introdusere alle foredragsholdere tydelig og gi informasjon om hva økten innebærer i møteinvitasjonene og/eller agendaen. Dette er også fordeler du kan få fra programvare for møteadministrasjon.

Etter min mening er det ikke lenger akseptabelt at personer i ledende stillinger eller ledelsen begynner presentasjonene sine med å kritisere sine egne lysbilder før de begynner å snakke. Gå foran som et godt eksempel, og bruk velorganiserte, hjernevennlige lysbilder som er tilgjengelige og enkle å følge. Jeg garanterer at du får et langt mer engasjert publikum i hybride og virtuelle møter (et godt tips: De fleste leser ikke lysbildene dine og lytter til deg samtidig). 

Å være på kamera over lengre tid er en unik form for utmattelse. Fastsett retningslinjer for når kameraet skal være på eller av. Jeg er en sterk forkjemper for å slå av Zoom-kameraet i store, hybride møter. 

Løft frem stemmene til eksterne deltakere

Det finnes en gammel oppfatning om at det er bedre for karrieremulighetene å delta fysisk på store møter, så tenk ekstra over at disse deltakerne ikke vil være like synlige i organisasjonen som om de var til stede fysisk. Hvis det finnes en mulighet til å løfte frem arbeidet til en ekstern deltaker, så gjør det!

Jeg jobbet tidligere i et lite utdanningsselskap i Portland i Oregon, som hadde månedlige, hybride møter av typen «allmøte», ledet av direktøren for medarbeidere og prestasjoner. 

Dette møtet var en gullgruve for arbeidsplasskultur. Hun var, sammen med HR-lederen vår, svært aktiv i å utvikle ulike programmer som skulle løfte medarbeideropplevelsen, og lenge før covid verdsatte denne organisasjonen sine eksterne medarbeidere og så på dem som en viktig mulighet til å diversifisere bemanningen. 

Et av favorittprogrammene mine som hun drev, het «Se noe, si noe». Det ga medarbeiderne mulighet til å sende inn anerkjennelse på kolleganivå for hvem som helst i organisasjonen. Det var en del av teamkulturen å sende inn disse skriftlig, slik at de kunne leses høyt for alle i samtalen. 

Dette selskapet hadde færre enn 80 ansatte, så prosessen tok omtrent 10 minutter, men det var en svært enkel og morsom måte å anerkjenne konkrete prestasjoner og løfte frem andres arbeid på en meningsfull måte hver måned. 

Det handler om tilrettelegging

Husk at inkluderende møter handler om å sikre like og balanserte muligheter for deltakelse, skape en følelse av tilhørighet og ivareta psykologisk trygghet når vi samarbeider i grupper. 

Enten du leder et rutinemessig teammøte, en idédugnad eller til og med ditt neste teambuildingarrangement eller sosiale sammenkomst, fører gode fasiliteringsferdigheter til samhandling av høyere kvalitet, mer kreative ideer og sterkere relasjoner. 

Interessert i å lære bedre fasiliteringsferdigheter? Ta kontakt med meg på LinkedIn for å lære mer, og vurder å ta ett av disse kursene i møteledelse for å hjelpe deg med å gjennomføre mer effektive, produktive og inkluderende møter.

Her er noen flere ressurser som kan hjelpe deg med å skape mer inkluderende arbeidsplasser:

• Støtt nevromangfold på arbeidsplassen: En uutnyttet talentressurs
• Slik skaper du en organisasjon bygget på mangfold, likestilling og inkludering (med Katie Zink fra Social Construct Consulting)
• 3 måter å støtte personer med usynlige funksjonsnedsettelser på arbeidsplassen
• Beste programvare for booking av møterom