Kvartalsvis prestasjonsvurdering: Veiledning og mal &

Et viktig mål med kvartalsvise medarbeidersamtaler er å tilpasse individuelle mål på kortere sikt til de overordnede forretningsmålene (en viktig teknikk for prestasjonsstyring).

Målene kan finjusteres eller tilpasses basert på endrede prioriteringer, og en vurdering av fremdriften hvert kvartal kan gjøre målene mer oppnåelige. Det blir også enklere å følge med på fremdriften.

Et annet mål som er spesifikt for kvartalsvise medarbeidersamtaler, er å begrense fokuset i samtalen til de foregående tre månedene.

Dette betyr at samtalene er mer taktiske, og at spørsmålene i medarbeidersamtalen fokuserer på nylige prestasjoner og områder som kan forbedres. De gir en plattform for hyppigere oppfølging og er en mer proaktiv tilnærming til prestasjonsstyring.

Hva bør inngå i kvartalsvise medarbeidersamtaler?

Høres bra ut så langt? Her er det du bør ta opp i kvartalsvise medarbeidersamtaler.

Prestasjonsmålinger

Vi bruker en blanding av ulike typer prestasjonsvurderinger, inkludert kvantitative målinger (f.eks. salgs-/kundeservicemål eller prosjektresultater) og kvalitative faktorer (f.eks. samarbeidsevner og evne til problemløsning), for å bidra til å vurdere prestasjonene.

Noen metoder for å måle kvalitative prestasjoner:

• Atferdsforankrede vurderingsskalaer (BARS): Bruk en prestasjonsvurderingsskala som er forankret i spesifikke atferder, for å vurdere kvalitative egenskaper på en konsekvent måte.
• 360-graders tilbakemeldinger: Samle inn tilbakemeldinger fra ulike kilder for å få et helhetlig bilde av medarbeiderens prestasjoner.
• Kompetansebaserte sjekklister: Gå gjennom en sjekkliste over viktige kompetanser med observerbar atferd under evalueringene.
• Prosjektresultater og casestudier: Analyser prosjektresultater eller casestudier for å vurdere bidrag innen områder som kreativitet og initiativ.

Måltilpasning

Gå gjennom og juster målene slik at de samsvarer med medarbeiderens karriereambisjoner og selskapets strategiske prioriteringer.

Tilbakemelding og fremovermelding

Gi konstruktive tilbakemeldinger på tidligere prestasjoner, og kom med fremovermeldinger som fokuserer på konkrete forslag til fremtidige forbedringer.

Fremme åpen dialog

Vi lærer opp lederne våre slik at de kan stille meningsfulle spørsmål som oppmuntrer teammedlemmene til å dele erfaringer, bekymringer og ambisjoner. Eksempler er «Hvilken støtte vil hjelpe deg med å nå målene dine?» og «Hvilke ferdigheter ønsker du å utvikle?».

Identifisere muligheter for faglig utvikling

Disse vurderingene er en mulighet til å identifisere opplæring, sertifiseringer, utfordrende oppgaver eller mentorordninger som samsvarer både med medarbeiderens karrieremål og selskapets behov.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Konkrete tiltak

Avslutt vurderingen ved å fastsette konkrete og gjennomførbare trinn som medarbeideren og lederen skal ta for å sikre fremgang i neste kvartal. Tiltakene kan omfatte nye oppgaver, justeringer av pågående prosjekter eller utviklingsaktiviteter.

Slik gjennomfører du en kvartalsvis prestasjonsvurdering

En kvartalsvis prestasjonsvurdering følger en struktur som ligner på en årlig vurdering, og Liz Lockhart har en svært grundig gjennomgang i artikkelen sin om gjennomføring av prestasjonsvurderinger.

Trinn én: Vurder prestasjonene til teamet og medarbeideren din

Siden du skal vurdere prestasjonene fra de foregående 3 månedene, bør dette trinnet ta mindre tid enn ved en årlig vurdering.

I tillegg til høydepunkter og utfordringer ved prestasjonene, sett fra lederens og medarbeiderens perspektiv, kan du også innhente 360-graders tilbakemeldinger fra andre teammedlemmer samt andre ledere og interessenter som kjenner medarbeiderens arbeid.

Ved å be om ytterligere innspill fra andre kan du redusere skjevheter og bidra til å skape en mer helhetlig prestasjonsvurdering for teammedlemmene.

Identifiser også eventuelle utfordringer medarbeiderne du har personalansvar for, møtte, og fastslå hva som var innenfor deres kontrollområde. Utarbeid deretter noen handlingsorienterte ideer for å håndtere disse utfordringene og skape områder for forbedring. 

Se etter områder der medarbeideren utviklet seg i løpet av det foregående kvartalet, og noter forbedringer på områder som var bekymringsfulle ved den forrige prestasjonsvurderingen. 

Trinn to: Utarbeid tilbakemeldingene dine med utgangspunkt i forventningene til rollen

Det vil hjelpe deg i prosessen med prestasjonsvurderingen å lage en detaljert oversikt over punktene du ønsker å ta opp.

I oversikten bør du fremheve konkrete prestasjonsmål fra det foregående kvartalet (disse målene bør være basert på forventningene til rollen).

Deretter kan du gi handlingsbaserte tilbakemeldinger som medarbeideren kan bruke til å forbedre prestasjonene sine i neste kvartal.

Hvis du innhentet innspill om prestasjonene fra kolleger eller andre ledere, bør du inkludere denne informasjonen for å vise hvordan medarbeidernes prestasjoner påvirker andre i organisasjonen.

Trinn tre: Forbered deg på å gjennomføre prestasjonsvurderingen

I dette trinnet lager du en detaljert oversikt i den rekkefølgen du ønsker at samtalen skal følge, ved å bruke organisasjonens mal for prestasjonsvurderinger (hvis dere ikke har en, kan du bruke nedlastingen nedenfor).

En god måte å starte samtalen på er med positive tilbakemeldinger, der du fremhever de gode bidragene personen har kommet med til teamet i løpet av det siste kvartalet. Du kan snakke om milepælene de nådde på veien mot målene sine.

Deretter kan du gå over til konstruktive tilbakemeldinger og utviklingsmuligheter, sammen med ideer til hvordan du planlegger å støtte medarbeideren. Det er her du tar opp de handlingsbaserte tilbakemeldingene.

Trinn fire: Gjennomfør prestasjonsvurderingen

Bruk den detaljerte oversikten din til å diskutere prestasjonsmålene og gi handlingsbaserte tilbakemeldinger. 

La medarbeideren din snakke om prestasjonene sine i løpet av det siste kvartalet, og lytt aktivt til det vedkommende har å si, selv om du er uenig i perspektivet. Hvis medarbeideren har gjennomført en egenevaluering, kan dere gå gjennom den sammen på dette tidspunktet.

Spør den ansatte hva de mener er deres forbedringsområder, og diskuter eventuelle uoverensstemmelser. Denne delen av samtalen er avgjørende for å bygge tillit og gi de ansatte mulighet til å dele sine perspektiver. 

Gi deretter de ansatte tid til å snakke om karriereutviklingen sin, inkludert hva de ønsker å jobbe med i neste kvartal. 

Til slutt kan du spørre den ansatte hvordan du kan støtte dem, og be om eventuelle tilbakemeldinger de måtte ha på prestasjonen din som leder.

Jeg har gått ganske raskt gjennom dette, så jeg foreslår at du leser Mariya Hristovas utmerkede artikkel om beste praksis for medarbeidersamtaler for en grundigere gjennomgang.

Mal for medarbeidersamtale

Få malen vår for medarbeidersamtaler!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Slik går du over til kvartalsvise medarbeidersamtaler i organisasjonen

Å gå fra årlige til kvartalsvise medarbeidersamtaler er en betydelig endring for enhver organisasjon, og den påvirker ansatte på alle nivåer.

Nedenfor finner du trinnene organisasjonen min tok for å gå fra en årlig til en kvartalsvis syklus for medarbeidersamtaler.

En merknad om prosessen og tidslinjen vår: Vi brukte de samme verktøyene for prestasjonsstyring som vi allerede hadde på plass, og dermed var det ikke nødvendig å implementere ny teknologi.

Vi beholdt også malen for prestasjonsvurdering stort sett uendret. Hvis vi hadde gjort endringer i den, ville det ha påvirket tidslinjen vår betydelig.

Få ledelsens støtte

Som med alle initiativer må du få ledelsens støtte før du begynner overgangen til kvartalsvise medarbeidersamtaler.

Vi utarbeidet en forretningsmessig begrunnelse som vi presenterte for toppledelsen. Der viste vi at kvartalsvise samtaler ville optimalisere prosessen for prestasjonsstyring for ansatte på alle nivåer i organisasjonen, og fremhevet fordelene som er nevnt ovenfor. 

I presentasjonen vår la vi også vekt på at overgangen ville spare tid for ledere og gjøre prosessen mindre tungvint for alle ansatte.

Etter at vi hadde sikret støtte fra ledelsen, identifiserte vi noen tidlige pådrivere i ulike deler av virksomheten som kunne hjelpe oss med å få bredere støtte i organisasjonen.

Kommunikasjon og endringsledelse

Vi startet med en konkret dato for når de første kvartalsvise samtalene skulle være fullført, og arbeidet deretter bakover for å fastsette tidslinjen vår. Samtidig utarbeidet vi en solid plan for endringsledelse og kommunikasjon.

Med en lanseringsdato ved slutten av første kvartal i det kommende året begynte vi arbeidet i andre kvartal med å utarbeide tidslinjen og sikre at vi hadde nok tid til å gjennomføre denne endringen på riktig måte. 

Vi arbeidet med kommunikasjonen for å tydelig forklare årsakene til endringen for både ansatte og ledere. Vi brukte flere plattformer til å formidle denne informasjonen, blant annet e-post og intranettet vårt, slik at den skulle nå alle ansatte.

I kommunikasjonen la vi vekt på fordelene ved hyppigere tilbakemeldinger og hvordan dette samsvarte med virksomhetens mål.

I kommunikasjonen til lederne la vi spesielt vekt på at overgangen til kvartalsvise samtaler ikke ville øke arbeidsmengden deres, men effektivisere prosessen. Vi viste også hvordan dette ville hjelpe dem med å følge de ansattes fremgang mot målene. 

Opplæringsøkter

I tillegg til kommunikasjonen til hele virksomheten utviklet vi opplæringsprogrammer for alle ansatte og gjennomførte dem i 20-minuttersøkter på Zoom. 

Disse opplæringsøktene gjentok hovedpunktene fra den tidligere kommunikasjonen, samtidig som de ga ansatte og ledere verktøyene og informasjonen de trengte for å gjennomføre sin første kvartalsvise samtalesyklus på en vellykket måte.

Vi ga også lederne ekstra opplæring for å gi dem veiledningsferdigheter som kunne hjelpe dem med å støtte de ansattes faglige utvikling. 

Som en del av opplæringen minnet vi lederne på å gi tilbakemeldinger som er konkrete, handlingsrettede og fokuserer på forbedring.

Evaluer og forbedre

Etter første runde av en kvartalsvis prestasjonsvurderingssyklus er et godt tidspunkt for å få tilbakemeldinger på hvordan den gikk. Du kan sende ut en kort pulsmåling til alle ansatte og ledere for å få deres perspektiv på hva som fungerte bra, og hvilke muligheter det er for forbedring.

Organisasjonen min vil sende ut separate pulsmålinger, én til ledere og én til alle ansatte, for å be om tilbakemeldinger på hvordan den kvartalsvise prestasjonsvurderingen gikk. Vi ønsker å høre fra organisasjonen for å sikre at prosessen fungerer smidig, og finne ut om det er nødvendig å gjøre endringer. 

Vi vil tilpasse pulsmålingen for å spørre om ansatte og ledere følte seg forberedt, og om de opplevde at prosessen gikk smidig for dem. 

Vi vil også innhente tilbakemeldinger senere på året for å finne ut om de kvartalsvise vurderingssyklusene oppleves som mindre tungvinte enn en årlig syklus. 

Beste praksis for kvartalsvise prestasjonsvurderinger

Teknologi og mal

Hvis du ikke allerede gjør det, er mitt råd å ta i bruk programvare for prestasjonsstyring for å effektivisere den kvartalsvise vurderingsprosessen. Programvaren du allerede bruker, kan sannsynligvis støtte en kvartalsvis vurderingssyklus. 

Vi fant ut i begynnelsen av tidsplanen vår at den nåværende programvaren for prestasjonsstyring kunne gå over til en kvartalsvis vurderingssyklus. Det kan bli enda enklere hvis du bruker et verktøy som tilbyr KI-funksjoner for prestasjonsvurderinger.

Uansett om du implementerer ny programvare eller ikke, er dette et godt tidspunkt for å gjennomgå malen for prestasjonsevaluering.

Det kan hende du må gjøre justeringer i den nåværende malen for å tilpasse den til en kvartalsvis vurderingssyklus. 

Finn ut om malene du bruker til egenvurdering og ledervurdering, passer til de nye behovene dine.

Målsetting og samkjøring

Du bør samkjøre individuelle mål og teammål med selskapets overordnede mål. 

Oppmuntre ledere og ansatte til å sette mål for prestasjonsvurderingen for hvert kvartal ved å bruke SMART-rammeverket (spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbestemte mål).

Å ta selskapets overordnede mål og bryte dem ned til kvartalsvise SMART-mål er en god måte å sikre samkjøring på. 

Det er viktig at ansatte forstår hvordan de individuelle målene deres samsvarer med selskapets mål, og ledere spiller en viktig rolle i å hjelpe dem med å forstå denne sammenhengen. 

En kvartalsvis prestasjonsvurderingssyklus gjør det mulig å jevnlig gå gjennom og justere kortsiktige mål slik at de gjenspeiler endrede prioriteringer i virksomheten. 

Dyrk en kultur for kontinuerlige tilbakemeldinger

Regelmessige prestasjonsvurderinger bør bidra til å dyrke en kultur med mer kontinuerlige tilbakemeldinger.

Du kan oppmuntre til en organisasjonskultur med kontinuerlige tilbakemeldinger utenom de formelle vurderingene ved å tilby kanaler for tilbakemeldinger i sanntid, for eksempel regelmessige oppfølgingssamtaler og plattformer for åpen kommunikasjon.

Regelmessige én-til-én-samtaler er gode muligheter til å gi og motta tilbakemeldinger, og gjør det også enkelt å følge med på prestasjoner.

Andre verdifulle metoder for å innhente tilbakemeldinger fra ansatte omfatter undersøkelser, møter uten nærmeste leder og sluttsamtaler.

En annen god måte å skape en kultur for kontinuerlige tilbakemeldinger på er å jevnlig anerkjenne og belønne ønsket atferd og gode prestasjoner. Du trenger ikke vente til prestasjonsvurderingen. 

Spørsmål du kan stille under kvartalsvise vurderinger

Med utgangspunkt i det jeg sa ovenfor om å fremme åpen dialog, følger her noen nyttige spørsmål du kan stille under en kvartalsvis vurdering.

Målsamkjøring og fremgang

• "Hvordan synes du det går med fremdriften mot målene dine dette kvartalet?"
• "Hvilke hindringer møtte du da du jobbet mot målene dine, og hvordan overvant du dem?"

Styrker og prestasjoner

• "Hvilke prestasjoner er du mest stolt av dette kvartalet?"
• "Hvilke av styrkene dine har bidratt mest til suksessen din i det siste?"

Forbedringsområder

• "Hvilke ferdigheter eller områder ønsker du å videreutvikle?"
• "På hvilke områder føler du at du kunne ha prestert bedre, og hvilken støtte trenger du?"

Tilbakemeldinger og fremovermeldinger

• "Hvilke tilbakemeldinger ville du gitt deg selv basert på prestasjonene dine dette kvartalet?"
• "Hva kan jeg som leder gjøre for å støtte deg bedre i neste kvartal?"

Profesjonell utvikling

• "Er det noen opplærings- eller utviklingsmuligheter du ønsker å benytte deg av?"
• "Hvilke ferdigheter eller erfaringer vil hjelpe deg med å nå dine langsiktige karrieremål?"

Arbeidsmiljø og trivsel

• "Hvordan opplever du den nåværende arbeidsmengden og balansen mellom jobb og fritid?"
• "Har du noen forslag til hvordan vi kan forbedre arbeidsflyten eller prosessene i teamet vårt?"

Fremtidige mål og forventninger

• "Hvilke mål ønsker du å sette deg for neste kvartal, og hvorfor?"
• "Hvordan ser du for deg at rollen din vil utvikle seg det neste året, og hvilke tiltak kan vi iverksette for å hjelpe deg med å nå dit?"

Samarbeid og relasjoner i teamet

• "Hvordan vil du beskrive samarbeidet ditt med teamet dette kvartalet?"
• "Er det noen du ønsker å samarbeide tettere med, eller noen dynamikker i teamet du ønsker å forbedre?"

Finn mer inspirasjon i listen vår over spørsmål til medarbeidersamtalen og formuleringer til medarbeidersamtalen.

Kvartalsvise medarbeidersamtaler legger til rette for mer dynamisk resultatstyring

Kvartalsvise medarbeidersamtaler er en voksende trend innen resultatstyring som representerer en progressiv overgang til en mer dynamisk og proaktiv tilnærming til resultatstyring.

Organisasjoner kan fremme en kultur for kontinuerlige tilbakemeldinger og forbedringer, øke medarbeidertilfredsheten og bidra til virksomhetens samlede suksess.

Effektiv kommunikasjon, endringsledelse og opplæringsøkter er viktige komponenter i en vellykket overgang, og sikrer at både medarbeidere og ledere forstår årsakene til endringen og har de nødvendige verktøyene for en smidig overgang.

Abonner på nyhetsbrevet fra People Managing People

For mer veiledning om resultatstyring kan du abonnere på vårt ukentlige nyhetsbrev for HR- og bedriftsledere. Du vil motta alt det nyeste innholdet vårt for å hjelpe deg med å utvikle karrieren din og skape større innvirkning i organisasjonen din.