Samtaler for å beholde ansatte: Komplett guide med eksempelspørsmål

Gjennom fastholdelsessamtaler har organisasjonen min klart å komme til kjernen av enkelte avdelingsrelaterte utfordringer, samt ta tak i ulike bekymringer blant medarbeiderne raskt.

I denne artikkelen skal vi definere hva en fastholdelsessamtale er og fordelene ved å bruke slike samtaler, hvordan de bør gjennomføres, samt noen spørsmål som kan hjelpe deg med å komme i gang.

Hva er en fastholdelsessamtale?

En fastholdelsessamtale, noen ganger kalt en bevaringssamtale, er en strukturert samtale mellom en leder eller HR-representant og en medarbeider for å vurdere engasjementsnivået, kartlegge bedriftskulturen, finne ut hva som får medarbeideren til å bli i organisasjonen, og forstå hvor det kan gjøres forbedringer.

I likhet med avslutningssamtaler er fastholdelsessamtaler en del av strategien din for å lytte til medarbeiderne. De er en god måte å innhente tilbakemeldinger på for å forbedre medarbeideropplevelsen.

Fordeler med fastholdelsessamtaler

• Forbedre medarbeiderbevaringen. Ved å synliggjøre og håndtere utfordringer for å forbedre medarbeideropplevelsen bør du kunne beholde (og tiltrekke deg) de beste talentene.
• Forbedre medarbeiderengasjementet. Fastholdelsessamtaler kan være en viktig drivkraft for medarbeiderengasjement, siden de gir enkeltpersoner en stemme og får dem til å føle seg hørt. Dette bør igjen føre til at de føler seg verdsatt som medarbeidere, og øke engasjementet deres.
• Bygge tillit. En effektiv fastholdelsessamtale kan være en god måte å bygge tillit mellom personen som blir intervjuet, og personen som gjennomfører samtalen. Tillit er viktig i velfungerende organisasjoner, særlig i organisasjoner med fjernarbeid.
• Forbedre bedriftskulturen. Data fra fastholdelsessamtaler kan brukes til å skape den arbeidsplasskulturen du ønsker.

Som et eksempel gjennomførte organisasjonen min nylig en runde med fastholdelsessamtaler, og mange medarbeidere tok opp temaet balanse mellom arbeid og fritid.

Vi brukte dette som en anledning til å gå litt dypere for å finne ut hvordan de enkelte opplevde sin egen balanse.

Vi fant ut at selv om flertallet arbeider etter en hybrid arbeidsordning, er den ikke lik på tvers av avdelingene, og denne forskjellen førte til en del friksjon. Vi ba lederne ta opp denne opplevde ulikheten direkte med teamene sine for å forklare de forretningsmessige årsakene til forskjellene.

Denne åpenheten ble satt pris på, siden det var en stund siden selskapet hadde diskutert begrunnelsen for de ulike hybride arbeidsordningene våre. 

Slik gjennomfører du en fastholdelsessamtale

Bruk denne prosessen som en trinnvis mal for å gjennomføre fastholdelsessamtaler i organisasjonen din.

Trinn én: Definer omfanget

Dette handler om å definere tydelig hva du ønsker å få ut av fastholdelsessamtalen, og om det er bestemte personer, avdelinger eller team du ønsker å fokusere på.

Definer tydelig hva du håper å oppnå med fastholdelsessamtalen, for eksempel å forstå medarbeidernes motivasjon, identifisere potensielle utfordringer eller vurdere jobbtilfredsheten.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Trinn to: Utarbeid spørsmål

Du bør stille åpne spørsmål som oppmuntrer til detaljerte svar, i stedet for enkle «ja» eller «nei»-svar. Denne tilnærmingen legger til rette for en dypere samtale og gir mer innsikt. 

Jeg har satt sammen en liste med spørsmål i neste del, men her er noen prinsipper som kan hjelpe deg:

• Fokuser også på det positive: Formuler spørsmål for å forstå hva som får den ansatte til å bli i selskapet, for eksempel hva de liker ved jobben sin, eller hva de opplever som meningsfylt.
• Utforsk utviklingsmuligheter: Spør om karrieremålene deres og hvordan selskapet kan støtte den faglige utviklingen deres.
• Be om tilbakemeldinger: Inkluder spørsmål om mulige forbedringer på arbeidsplassen eller i lederstilen.

Steg tre: Gjennomføring av intervjuet

Et oppfølgingsintervju gir teammedlemmet ditt mulighet til å dele erfaringene sine, men det er forståelig at de kan være litt tilbakeholdne.

For å fremme ærlighet bør du sørge for å gjenta formålet med intervjuet og at svarene deres vil bli behandlet konfidensielt.

Du har forberedt spørsmålene dine, men i stedet for bare å gå gjennom dem bør du lytte aktivt og gå mer i dybden hvis du tror noe er verdt å utforske.

For å få mer utfyllende svar anbefaler jeg å bruke 5 hvorfor-metoden. Denne praktiske metoden innebærer å stille oppfølgingsspørsmål basert på svaret deres, opptil fem ganger, for å undersøke svaret nærmere og få flere detaljer.

Et annet tips: Noen kan ta opp en bekymring som ikke kan endres. Du bør ta tak i dette så snart som mulig. Ikke antyd at du kan gjøre noe med bekymringen hvis det ikke er mulig. 

Under runden med oppfølgingsintervjuer på hovedkontoret vårt sa flere ansatte at de gjerne skulle hatt muligheten til å jobbe 100 % eksternt. I deres spesifikke roller i organisasjonen er fjernarbeid rett og slett ikke mulig. Ledelsen tok dette opp med dem med en gang. 

Som et neste steg kan du se deg rundt for å finne ut om andre i organisasjonen bruker oppfølgingsintervjuer, og spørre dem om hvordan de gjennomfører dem.

Steg fire: Analyser svarene

Etter intervjuene er det på tide å analysere svarene – eventuelt i kombinasjon med andre kilder som medarbeiderundersøkelser og HR-måltall – for å se etter felles temaer og vurdere hva som kan oppnås.

Herfra kan du vurdere innsikter som kan omsettes til handling, og avgjøre hvilke tilbakemeldinger det realistisk sett er mulig å følge opp for å forbedre arbeidsmiljøet.

Effekt–innsats-matrisen er et nyttig verktøy som kan hjelpe deg med å prioritere hva som er mulig innenfor en gitt tidsramme, og begynne å planlegge enkelte prosjekter.

Vi oppdaget for eksempel at mange av dem vi snakket med, ønsket større fleksibilitet om morgenen og kvelden til oppgaver som barnepass, så vi innførte et konsept med kjernetid som krevde minimal innsats.

Tidlige indikatorer viser at dette har hatt en positiv innvirkning på de ansattes trivsel og forhåpentligvis vil hjelpe oss med å beholde våre beste medarbeidere.

Steg fem: Oppfølging

Det er få ting som skuffer teammedlemmene dine mer enn å ignorere tilbakemeldingene deres.

Derfor er det viktig å kommunisere hvilke tiltak som skal gjennomføres, og la de ansatte vite at tilbakemeldingene deres er blitt hørt, samt hvilke steg som vil bli tatt.

Hvis noe er urealistisk, bør du likevel anerkjenne tilbakemeldingen og forklare hvorfor. Kanskje finnes det et kompromiss.

Husk at nøkkelen til et vellykket oppfølgingsintervju er ekte engasjement i de ansatte og en forpliktelse til å handle ut fra innsikten som kommer frem.

20 spørsmål til oppfølgingsintervjuet

Som lovet får du her et utvalg eksempler på spørsmål til oppfølgingsintervjuet, som kan hjelpe deg med å utforme intervjuet ditt.

Den ansatte

1. Hva skulle du ønske å se mer eller mindre av fra meg som leder?
2. Når var siste gang du tenkte på å slutte i selskapet?
3. Føler du at prestasjonene dine blir anerkjent?
4. Føler du deg verdsatt som ansatt?
5. Hvilke utfordringer eller hindringer for produktiviteten din har du møtt i det siste?
6. (Hvis intervjuet gjennomføres av HR) Hvordan opplever du å jobbe under X?

Rollen

7. Hva vil du gjerne se endret i din nåværende rolle?
8. Hva ville gjort rollen din mer tilfredsstillende?
9. Hvilke ferdigheter synes du vi utnytter for lite i arbeidet ditt?
10. Hvilke ferdigheter vil du gjerne utvikle i din nåværende stilling?
11. Hvordan ville en ideell dag i din nåværende rolle sett ut?
12. Hvordan ville drømmejobben din her sett ut? 
13. Føler du at målene og oppgavene dine er tydelige og oppnåelige?

Kulturen

14. Føler du at det er et effektivt samarbeid i organisasjonen?
15. Føler du at folk trives med å jobbe her?
16. Ville du anbefalt oss som arbeidsplass til en venn eller et familiemedlem?
17. Føler du at du er godt informert om det som skjer i organisasjonen?
18. Hva trenger du fra oss for at vi skal kunne støtte deg bedre?
19. Hva hadde eller gjorde du i en tidligere rolle som du gjerne skulle sett her?
20. Hva får deg til å fortsette å jobbe her? (Spar dette til slutt).

Eksperttips: Jeg ville spart spørsmål som «Hva får deg til å fortsette å jobbe her?» til slutten av intervjuet – dette er den typen spørsmål du bygger opp mot. 

Siden en oppfølgingssamtale vanligvis ikke bør vare mer enn én time, bør denne listen være nok til å komme i gang. Og igjen: Dette er en samling spørsmål du kan velge fra, ikke en sjekkliste.

Et alternativ du kan vurdere når du gjennomfører oppfølgingssamtaler, er om du skal sende noen eller alle spørsmålene på forhånd.

En fordel med dette er at de ansatte får mulighet til å møte forberedt til intervjuet med gjennomtenkte svar.

Ved å sende spørsmålene på forhånd kan du imidlertid få et mer bearbeidet svar enn om den du intervjuer, svarer spontant.

Under runden med oppfølgingssamtaler i den utfordrede avdelingen i bedriften min stilte vi det samme spørsmålet til hver ansatt: Hva trenger du fra oss for at vi skal kunne støtte deg bedre? 

Og vi fulgte opp med relevante «hvorfor»-spørsmål for å gå så dypt som mulig og komme til kjernen av problemene i avdelingen. 

Beste praksis for oppfølgingssamtaler

• Still åpne spørsmål for å få mer utfyllende svar.
• Gå dypere ved å bruke 5 hvorfor-teknikken.
• Følg opp tilbakemeldingene, og forklar hvorfor hvis du ikke kan gjøre det.
• Gjennomfør oppfølgingssamtaler regelmessig for å følge endringer i de ansattes holdninger over tid.
• Sørg for at de som gjennomfører intervjuene, får opplæring i effektiv kommunikasjon og empatisk lytting for å fremme en mer produktiv dialog.

Vanlige spørsmål om oppfølgingssamtaler

Når bør du gjennomføre oppfølgingssamtaler? 

En annen måte å formulere dette på er: «Hvor ofte bør du gjennomføre oppfølgingssamtaler?» Svaret avhenger av flere faktorer som jeg skal snakke om nedenfor.

Oppfølgingssamtaler med nyansatte

Organisasjoner kan bruke oppfølgingssamtaler som en del av introduksjonsprosessen for nyansatte når de har kommet på plass og blitt kjent med den nye jobben sin.

Jeg foreslår å gjennomføre en oppfølgingssamtale rundt dag 90 etter at en person har begynt (hvis dere ikke allerede har gjort det, vil jeg foreslå at organisasjonen ser nærmere på å lage en 30-60-90-dagersplan for å støtte medarbeiderutviklingen).

For nyansatte kan temaer til diskusjon være hva som fungerte bra i introduksjonsprosessen, og om det oppsto noen hindringer. 

Dere kan også snakke om utviklingsmuligheter de ønsker å utforske, eller om deres syn på arbeidsmiljøet fra perspektivet til en nyansatt.

Oppfølgingssamtaler med ansatte som har jobbet lenge i virksomheten

Dette avgjør du selv – noen eksperter foreslår å gjennomføre oppfølgingssamtaler 3–4 ganger i året. Min personlige preferanse er imidlertid årlig og etter behov. 

Problemer kan hope seg opp og gradvis svekke de ansattes tilfredshet. Hvis personalavdelingen eller ledere merker at ansatte er misfornøyde eller uengasjerte, er det på tide med oppfølgingssamtaler.

Merk at disse oppfølgingssamtalene ikke bør ta mer enn én time, og at de også kan inngå i en syklus for medarbeidersamtaler.

Det anbefales også at ledere har regelmessige oppfølgingssamtaler med sine direkte medarbeidere.

Hvor bør bli-intervjuer gjennomføres?

Bli-intervjuet trenger ikke å være et svært formelt møte – dere trenger ikke å sitte i et styrerom. 

Du bør velge et privat sted der de ansatte kan snakke fritt uten at noen overhører samtalen. 

Om det skal være en privat Zoom-samtale eller et møte ansikt til ansikt på en kafé, avhenger av bedriftskulturen deres. 

Organisasjonen min foretrekker sterkt å gjennomføre bli-intervjuer personlig eller på video. Jeg opplever at folk er mer åpne enn når vi bruker et oppsett med bare lyd. Dette gjør det også mulig for intervjueren å lese ikke-verbale signaler.

Hvem bør gjennomføre bli-intervjuer?

Personen som gjennomfører bli-intervjuet, kan være nærmeste leder for den aktuelle ansatte. Men det trenger ikke å være slik! 

I organisasjonen min gjennomfører personalavdelingen bli-intervjuer av og til. 

Husk at nåværende ansatte oftere enn ikke slutter i jobben – de slutter på grunn av ledere. Ansatte vil ikke være åpne i et bli-intervju hvis de ikke stoler på lederen sin.

I selskapet mitt så vi en økning i utskiftningen i en bestemt avdeling med mange høyt presterende ansatte, og ledelsen ønsket å høre fra dem som ble værende, i tillegg til sluttintervjuene vi allerede gjennomførte.

I stedet for å la ledere gjennomføre intervjuene, intervjuet HR dem i håp om at de ville være mer åpne om utfordringene i avdelingen. Denne endringen viste seg å være utrolig heldig, ettersom de ansatte var svært åpne om problemene teamet deres sto overfor. 

Deretter kunne vi dele funnene våre med avdelingsledelsen og iverksette tiltak basert på funnene.

Hva er forskjellen mellom et bli-intervju og et sluttintervju?

Bli-intervju	Sluttintervju
Gjennomføres mens personen fortsatt er ansatt	Gjennomføres etter at en oppsigelse er levert
Forebyggende	Reaktivt
Kan gjennomføres av den ansattes leder eller HR	Gjennomføres av HR eller en leder som ikke er nærmeste leder

Hva er målene med et bli-intervju?

Målet med bli-intervjuer er å innhente tilbakemeldinger fra de ansatte for å utvikle nye tiltak og forbedre medarbeideropplevelsen, både for den enkelte ansatte og for de ansatte som helhet. 

Dette kan innebære å tilby mer fleksible arbeidsordninger, forbedre personalgodene eller legge bedre til rette for intern mobilitet.

Bli med i samtalen

Bli-intervjuer er nyttige verktøy å ha i verktøykassen for personalledelse.

De viser at du verdsetter de ansattes trivsel og meninger, og kan være forskjellen mellom at de blir værende, blir forfremmet eller slutter. Hvis du ønsker flere råd om hvordan du gjennomfører dem, eller selv vil dele noen råd, kan du legge igjen et spørsmål eller et svar i kommentarfeltet.

Du kan også søke om å bli med i People Managing People-fellesskapet, et støttende sted der du kan komme i kontakt med og dele kunnskap med erfarne fagfolk.