Slik ansetter du en assistent i 4 enkle trinn

1. Tidsstyring: Delegering av administrative oppgaver som planlegging, e-posthåndtering og koordinering av møter sikrer at du er der du trenger å være.
2. Økt produktivitet: En assistent kan håndtere repetitive oppgaver, slik at du kan konsentrere deg om aktiviteter med høy verdi, som innhenting av kapital, produktutvikling og nettverksbygging.
3. Bedre organisering: De kan hjelpe med å strukturere arbeidsflyten din, håndtere tidsfrister og holde prosjekter på sporet.
4. Bedre kommunikasjon: En assistent kan fungere som en portvakt, filtrere meldinger og sørge for at viktig kommunikasjon blir prioritert.
5. Skalerbar virksomhet: Etter hvert som oppstartsbedriften din vokser, bidrar det å ha noen som håndterer den daglige driften, til arbeidet med å skalere virksomheten.
6. Bedre balanse mellom jobb og privatliv: Ved å ta på seg rutineansvar kan de hjelpe deg med å opprettholde en sunnere balanse mellom jobb og privatliv.

4 enkle trinn for å ansette en assistent

Trinn 1: Finn ut hva du trenger hjelp med

Det første trinnet når du skal ansette en assistent, er å gå grundig inn i hva du faktisk trenger hjelp med. Det er ikke nok å bare vifte med armene i været og rope om hjelp.

Ansvar, lønn og påvirkningskraft for eksempelvis en stabssjef kan være ganske annerledes enn for en administrativ assistent.

Du må ha en metodisk, analytisk og introspektiv tilnærming for å finne ut hvilken type assistent som vil være til størst fordel for deg og organisasjonen din.

Hva er dine personlige utfordringer?

Du er et menneske, og som alle mennesker har du dine begrensninger. Kanskje du har tatt deg selv i å sitte med telefonen under barnets bursdagsselskap for å bestille en jobbreise (skyldig!), eller du føler at du ikke har noen å støtte deg på på jobb når du ønsker å ta ferie. 

Å opprettholde en sunn balanse mellom jobb og privatliv er ofte den viktigste drivkraften bak behovet for å ansette en personlig assistent eller en lederassistent. 

Tips: Lag en liste over dine personlige utfordringer, enten det handler om behovet for å ha en betrodd høyre hånd som kan handle på dine vegne når du ikke er på kontoret, eller en pålitelig person som kan bestille kontorrekvisita på nytt og hente kaffe.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hva er organisasjonens utfordringer?

Som leder i organisasjonen din er tiden din verdifull. Etter hvert som organisasjonen vokser, vil du ønske å bruke mer tid på å utvikle teamet ditt, utvikle produkter og møte kunder.

Stadig flere vil se til deg for å definere selskapets visjon og fastsette organisasjonens strategi, i stedet for at du skal finne en ny måte å behandle utgifter på. 

Og etter hvert som de får mer å gjøre og tiden deres blir mer verdifull, vil teammedlemmene dine ønske at du møter opp til møter i tide og godt forberedt.

Tips: Lag en liste over det du mener organisasjonens utfordringer er, og snakk deretter med teammedlemmene og spør hva de mener utfordringene er. Listene er kanskje ikke like, og det å komme frem til en felles forståelse av hvordan en assistent kan hjelpe, er avgjørende for å vite hvilken type assistent du bør ansette.

Hva er jeg villig (og ikke villig) til å delegere?

I de fleste små og mellomstore virksomheter har alle flere roller, og hvis du er grunnleggeren eller eieren, har du sannsynligvis flest. 

Dette gjør delegering vanskelig, men gjør det også nødvendig etter hvert som organisasjonen vokser. Dette trinnet krever grundig selvrefleksjon rundt hvor mye kontroll over den daglige driften du er villig og i stand til å gi fra deg.

Beslutningen om hvilke oppgaver og små prosjekter du er (og ikke er) villig til å delegere, vil påvirke hvilken type assistent du ønsker å ansette. 

For å gjøre dette bør du registrere aktivitetene dine i løpet av en uke og analysere dem.

1. Lag en liste over alt du gjorde hver dag, og omtrent hvilken prosentandel av tiden du brukte på hver aktivitet.
2. Fremhev aktivitetene som direkte bidro til å fremme eller utvikle organisasjonen. Noter deg hvilke aktiviteter du skulle ønske du hadde brukt mer tid på.
3. Fremhev aktivitetene du tror du kunne ha delegert til noen som er kompetente og som du stoler på.
4. Gå gjennom listen på slutten av uken, fastsett en timelønn for deg selv (kanskje du betaler deg selv $50 per time), og vurder om du ville betalt noen andre den samme satsen for å utføre alle oppgavene på listen. Hvis ikke, er det sannsynligvis på tide å ansette en personlig assistent.

Trinn 2: Bestem hvilken type assistent du trenger

Basert på hva du trenger, kan du nå bestemme hvilken type assistent du skal ansette, hvor vedkommende må arbeide (eksternt eller på kontoret), og hvor ofte du trenger vedkommende (heltid eller deltid).

Personlig assistent: personlig støtte til deg

Vi har alle hørt om personlige assistenter (PA-er), men hva gjør egentlig en personlig assistent? En personlig assistent er vanligvis ansvarlig for en lang rekke oppgaver:

• Administrativ støtte, for eksempel oppfølging av utgifter og utfylling av utgiftsrapporter, utarbeidelse av møteagendaer, notatskriving og diktering, utskrift og arkivering
• Kalenderstyring, for eksempel planlegging av møter og samtaler, leie av eksterne møtelokaler og generell kalenderstyring
• Reisekoordinering, for eksempel utarbeidelse av reiseplaner, bestilling av flyreiser og hoteller og planlegging av kundearrangementer
• Kommunikasjonskontakt, for eksempel siling av telefonsamtaler og besvarelse av e-poster
• Personlig assistanse, for eksempel henting av klær fra renseriet, henting av kaffe og lufting av hundene dine

En personlig assistent (også kjent som en personlig lederassistent i noen tilfeller) er dedikert til å støtte bare deg. 

I næringslivet, og særlig i mindre organisasjoner, er imidlertid tittelen «personlig assistent» ikke vanlig. Et nylig søk etter ledige stillinger på LinkedIn viste faktisk ingen åpne stillinger i Canada.

Lederassistent: forretningsstøtte til deg (og kanskje andre)

En lederassistent (EA) er den vanligste typen personlig assistent og fungerer som din betrodde «høyre hånd». Det er vanlig at en lederassistent støtter andre ledere i organisasjonen din, i tillegg til deg.

En lederassistent har lignende kontor- og administrative ansvarsområder som en PA, men vil vanligvis være mer fokusert på å støtte deg i arbeidslivet enn i privatlivet. Ytterligere ansvarsområder for en lederassistent kan omfatte:

• Økonomistyring, for eksempel oppfølging av budsjettene til administrerende direktør og andre ledere
• Prosessutvikling, for eksempel nye administrative prosesser og kontorprosesser.

Administrativ assistent: støtte til hele teamet

En administrativ assistent er ansvarlig for kontorstøtte og administrativ støtte til hele organisasjonen. Som et resultat vil vedkommende være mindre fokusert på å støtte deg eller andre ledere, og mer fokusert på oppgaver som hjelper alle i selskapet.

Avhengig av organisasjonens størrelse kan vedkommende rapportere direkte til deg eller til en annen seniorleder eller leder, for eksempel personaldirektøren eller administrerende direktør.

Vedkommende kan også omtales som en virtuell assistent, kontorassistent eller – avhengig av nivået av ansiennitet og ansvar – kontorleder.

En administrativ assistent har vanligvis et bredt ansvar på tvers av selskapet, for eksempel:

• Kontoradministrasjon: Bestilling av kontorrekvisita, administrasjon av leverandører og rengjøringspersonell, samt bruk av førsteklasses programvare for utgiftsrapportering for å sikre smidig økonomisk drift.
• Arrangementkoordinering: Planlegging av firmafester og organisering av kundemøter
• Kunderelasjoner: Resepsjonsarbeid og mottak av kundesamtaler.

Avhengig av størrelsen på organisasjonen kan du ende opp med en kombinasjon av en lederassistent og en administrativ assistent. 

Les mer: Slik fungerer programvare for utgiftsstyring

Stabssjef: Strategisk partner på seniornivå

Rollen som stabssjef (COS) er mindre vanlig enn rollen som lederassistent og er lite forstått i en forretningskontekst.

Dette skyldes delvis at rollen på en unik måte kombinerer noen av de mer strategiske ansvarsområdene til en seniorleder eller toppleder med de mer typiske oppgavene til en lederassistent, og delvis at den oftere forbindes med politikkens verden.

CS rapporterer nesten alltid til administrerende direktør. I tillegg til ansvarsområdene til en lederassistent som er beskrevet ovenfor, vil COS ofte:

• Fungere som stedfortreder for administrerende direktør i møter
• Administrere en portefølje av prosjekter på vegne av administrerende direktør
• Være en forretningsrådgiver for administrerende direktør
• Administrere organisasjonens forretningsrytmer, som styremøter og ledersamlinger
• Administrere strategisk planlegging og budsjettering for selskapets ledere.

Trinn 3: Lag en stillingsbeskrivelse, fastsett lønn og ansett!

Du vet hvilken type assistent du skal ansette og hvilke typer oppgaver vedkommende skal ha ansvar for, så nå er det på tide å utforme en stillingsbeskrivelse, bestemme hvor mye du er villig til å betale personen, og sette i gang ansettelsesprosessen!

Utarbeide en stillingsbeskrivelse for en assistent

Hvordan lager du en stillingsbeskrivelse for assistenten du ønsker å ansette? Du kan begynne å lage stillingsbeskrivelsen ved å bruke listen over oppgaver du identifiserte i trinn (1), kombinert med noen av eksemplene på ansvarsområder og oppgaver for en personlig assistent som er listet opp i trinn (2), avhengig av typen assistent.

I stillingsannonsen bør du også inkludere:

• Andre fordeler og goder ved å jobbe for organisasjonen din
• Hvor tett vedkommende vil jobbe sammen med deg og andre ledere
• Den brede innvirkningen stillingen kan ha på selskapets suksess
• Forventet atferd og personlige egenskaper
• Påkrevde/ønskede kvalifikasjoner og erfaring.

Dyktige kandidater legger stor vekt på å jobbe med toppledelsen og ønsker å vite at det de gjør, har betydning.

Hvis du vil gå mer i dybden, kan du lese den utmerkede artikkelen til Mariya Hristova «slik skriver du en stillingsbeskrivelse».

Deltid eller heltid, fjernarbeid eller lokalt 

I tillegg til stillingstittel og stillingsbeskrivelse, og før du bestemmer deg for ting som lønn og godtgjørelse, må du avgjøre om du trenger en heltidsansatt (~40 timer per uke), eller om du trenger noen som kan jobbe mer deltid. 

Det finnes fordeler og ulemper ved begge deler, og du bør vurdere følgende:

• Kostnader: Deltidsansettelse vil koste deg mindre, både når det gjelder lønn og eventuelle medisinske ytelser og helseforsikring.
• Tilgang på talenter: Det er vanligvis flere personer som søker heltidsstillinger, så dersom du gjør stillingen til en deltidsstilling, kan det begrense antallet aktuelle kandidater.
• Opp- og nedskalering: Hvis du overvurderer eller undervurderer hvor mye arbeid du har til en assistent, kan det være vanskelig å gjøre en heltidsansatt om til en deltidsansatt, eller omvendt.
• Læringskurve: En assistent som jobber tett med deg på heltid, kan komme raskere inn i arbeidet og bli effektiv tidligere enn en som jobber deltid.

Du må også avgjøre hvor viktig det er at assistenten din er fysisk til stede på kontoret sammen med deg og teamet ditt.

Det finnes mange ulike modeller for fjernarbeid og virtuelt arbeid, med sine egne fordeler og ulemper. Hvor assistenten din befinner seg, samt om vedkommende skal være en personlig nettassistent, vil i stor grad avhenge av arbeidsoppgavene og dine egne personlige preferanser.

Fastsette hvor mye en assistent bør få betalt

Hvor mye bør en administrativ assistent få betalt? Bør du betale vedkommende en timelønn eller en årslønn? Svaret på disse spørsmålene avhenger igjen av rollen, ansvarsområdene og om stillingen er heltid eller deltid. 

Vanligvis vil en heltidsassistent motta en pakke med total kompensasjon, som inkluderer årslønn, medisinske ytelser og helseforsikring samt andre økonomiske goder. 

Tabellen nedenfor oppsummerer typiske lønninger i Canada, basert på ulike offentlige lønnskilder for stillingene administrerende assistent og administrativ assistent, som er de vanligste assistentstillingene.

Stilling	Glassdoor	Canadas regjering	Robert Half	Payscale
Administrerende assistent	Min.: $45,000Maks.: $80,000Gj.sn.: $60,000	Min.: $36,400Maks.: $83,200Median: $57,595	25. persentil: $49,75050. persentil: $56,75090. persentil: $75,000	Min.: $40,000Maks.: $71,000Gj.sn.: $54,186
Administrativ assistent	Min.: $33,000Maks.: $44,000Gj.sn.: $55,000	Min.: $31,200Maks.: $49,600Median: $45,385	25. persentil: $36,00050. persentil: $41,50090. persentil: $57,000	Min.: $28,932Maks.: $50,835Gj.sn.: $36,878

Steg 4: Rekrutter, velg og ansett!

Du har laget stillingsbeskrivelsen for den nye assistenten din, skrevet en stillingsannonse, fastsatt hvor mye du er villig til å betale, og bestemt hvor og hvor ofte vedkommende skal jobbe.

I tillegg kan bruk av løsninger for bakgrunnssjekk innen HR gjøre ansettelsesprosessen mer effektiv og nøyaktig for en så sensitiv og verdifull stilling.

Med disse viktige ingrediensene på plass er du klar til å begynne jakten på den ideelle kandidaten din!

Ta en titt på vår nyttige veiledning om hvordan du ansetter medarbeidere for tips, råd og veiledning om hvordan du finner og velger den beste personen til jobben.

Hva synes du?

Hvordan kan det å ansette en personlig assistent hjelpe deg med å bli mer effektiv og mindre stresset? Hvilke fordeler tror du en effektiv assistent kan tilføre organisasjonen din? Hvilken type assistent vil passe best for organisasjonen din, og hvorfor?

Del dine synspunkter på disse spørsmålene i kommentarfeltet nedenfor, og abonner på nyhetsbrevet fra People Managing People for å holde deg oppdatert på de nyeste tankene innen HR fra ledelses- og administrasjonseksperter over hele verden.