Slik forbedrer du produktiviteten på arbeidsplassen: beste praksis

Et alternativ er å beregne virksomhetens produktivitet som inntektene som genereres, basert på antall arbeidede timer. Jo mer penger du tjener på kortere tid, desto mer produktiv er du.

Selv om dette er et logisk måltall for en organisasjon, kan denne typen måling være vanskelig å oversette til medarbeidernivå, fordi en kunnskapsarbeider vanligvis vurderer sin personlige produktivitet basert på hvor mange oppgaver de krysser av på gjøremålslisten. Men for at en organisasjon skal anse denne arbeidstakeren som produktiv, må oppgavene på listen skape verdi for virksomheten.

Hvis vi definerer produktivitet som en måte å optimalisere inntektene på, forstår du hvorfor organisasjoner gjerne vil måle den. Økte inntekter, og dermed økt produktivitet, er et tegn på en sunn virksomhet i vekst.

Hvordan måle produktivitet

Når du vurderer hvordan du skal måle produktivitet i organisasjonen din, bør du fokusere på resultater som hjelper deg med å nå virksomhetens mål.

Avhengig av virksomhetens art kan eksempler på måltall være inntekter, kundetilfredshet eller tid frem til produksjon.

Bestem hva du skal følge med på

Det første steget er å bestemme hva du skal følge med på, og enda viktigere, hvorfor det er viktig å følge med på det. Hvordan henger det valgte produktivitetsmåltallet sammen med virksomhetens mål?

For å sikre at produktivitetsmåltallene dine ikke bare er et skudd i blinde, bør du samarbeide med virksomhetens ledere om å etablere en tydelig prosess for målsetting.

Denne prosessen bør samordne avdelingene rundt ønskede mål og hvordan de skal vurdere fremdriften mot disse målene.

Å sette mål og nøkkelresultater (OKR-er) eller SMART-mål gjør også organisasjoner ansvarlige for å oppnå fremdrift i tråd med definerte prioriteringer.

Medarbeiderne kan dermed se hvordan det daglige arbeidet deres henger sammen med oppdraget og støtter viktige milepæler.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Utform en metode for å følge med på måltall

En vanlig feil når man setter OKR-er, er å velge nøkkelresultater som er for vanskelige å måle.

Hvis målet ditt for eksempel er å følge med på kundetilfredshet, men vurderingen krever at du sammenstiller datapunkter fra flere ulike informasjonskilder, er du kanskje ikke klar for et nøkkelresultat på dette området. Tiden din vil være bedre brukt på å rydde opp i de ulike datakildene for å effektivisere datainnsamlingen.

Samordning med interessenter på tvers av funksjoner kan innebære å utvikle og dokumentere en ordliste for måltall. Tenk på dette som en dataordbok som gir interessentene en felles forståelse av hva dere prøver å måle, og hvor dataene kommer fra. Hvem regnes for eksempel som en bruker eller abonnent? Hvilken tidsperiode skal dere bruke til å måle engasjement?

Selv om det kan være mye arbeid å lage en ordliste, har jeg sett organisasjoner oppnå bedre produktivitet som følge av det.

Det skyldes at jo mer tid teamet ditt bruker på måling, desto mindre tid har de tilgjengelig til å arbeide mot virksomhetens mål. Det lønner seg på lang sikt å gjøre grunnarbeidet med å rydde opp i og organisere dataene, samt bli enige om felles definisjoner.

Analyser dataene og bruk dem til å finne mulige forbedringsmetoder

Når du følger resultatene fra kvartal til kvartal, bør du bruke dataene du har samlet inn til å finne områder som kan forbedres, og optimalisere prosessene dine.

Du kan eksperimentere og teste hypoteser i liten skala, og hvis testene lykkes, kan du trappe opp og gjennomføre prosessendringen i hele organisasjonen.

En nylig studie viste for eksempel at bruk av generativ KI forbedret produktiviteten til kunnskapsarbeidere med så mye som 35 % for ansatte på begynnernivå og uerfarne medarbeidere.

Hvordan forbedre produktiviteten i organisasjonen din

Noen organisasjoner vurderer produktivitet ut fra arbeidede timer eller hvor travle medarbeiderne virker, men bruk av medarbeiderovervåking gir et mer nøyaktig mål.

COVID-19-pandemien avdekket svakheter ved å bruke tilstedeværelse som produktivitetsmål, og understreket behovet for å skape verdi fremfor å følge med på antall timer.

I motsetning til fabrikkarbeidere bør kunnskapsarbeidere, som produktdesignere, vurderes ut fra kvaliteten på resultatene. Ett fremragende design kan utkonkurrere flere middelmådige.

Programvare for overvåking av medarbeidere bidrar til å forbedre produktiviteten ved å identifisere effektivitet, skille ut de beste medarbeiderne og fremme en kultur som frigjør potensial.

Her er noen tips til hvordan HR og ledere kan skape et arbeidsmiljø som sikrer produktivitet på tvers av teamene deres (hint: motivasjon er avgjørende!).

Sørg for tydelighet, ansvar og ansvarlighet

Definer tydelige roller og ansvarsområder, slik at det er klart hva prioriteringene er, og hvem som har ansvar og er ansvarlig for hva. Dette innebærer å utforme gjennomtenkte stillingsbeskrivelser ved ansettelse i nye roller, arbeide for å sikre at selve ansettelsesprosessen er så rettferdig som mulig, og opprette karriereveier for eksisterende roller, slik at medarbeiderne forstår hva som kreves for å prestere godt og utvikle seg i organisasjonen. For råd om dette kan du se CRAs lederskapsmodell.

Vis medarbeiderne at det de gjør, betyr noe

Teammedlemmer blir raskt motløse hvis de tror at arbeidet deres er forgjeves. På den annen side blir de mer motiverte til å yte sitt beste hver dag hvis de kan se hvordan de daglige oppgavene deres bidrar til det større bildet av det organisasjonen prøver å oppnå. Målsetting ved hjelp av OKR-er er en effektiv metode for å oppnå dette.

Frem medarbeidernes trivsel

Det sier nesten seg selv at det å ivareta mental og fysisk helse gjennom fri, permisjon for omsorgsansvar, helsefordeler og så videre vil bidra til at teammedlemmene kan arbeide med sitt fulle potensial og bidra til å forebygge utbrenthet.

Forskning viser dessuten at medarbeidere ønsker intellektuelt stimulerende arbeid, i tillegg til friheten til å velge hvordan arbeidet skal utføres. Tenk over det: Hvis du visste at du ikke hadde noen kontroll over arbeidet du ble bedt om å gjøre, hvorfor skulle du bry deg om å gjøre det bedre?

Fjern hindringer 

Å dyrke frem et produktivt arbeidsmiljø innebærer også å fjerne mulige hindringer for å lykkes og optimalisere systemene. Det kan innebære å ta i bruk produktivitetsverktøy som hjelper medarbeiderne med å organisere arbeidet, håndtere oppgaver og redusere distraksjoner.

HR-team kan lage retningslinjer for hvordan medarbeiderne skal bruke organisasjonens teknologiverktøy (f.eks. e-post eller Slack) for å begrense kontekstbytte, og bruke undersøkelser til å finne ut om medarbeiderne har verktøyene og ressursene de trenger for å arbeide effektivt. De kan også opprette og vedlikeholde et informasjonsarkiv som støtter introduksjonen av nye medarbeidere og minimerer tiden som brukes på informasjonsinnhenting.

Anerkjenn teamet ditt

Anerkjennelse betyr ikke bare økonomiske belønninger – selv om riktig kompensasjon absolutt hjelper! Anerkjennelse omfatter også muligheter for karriereutvikling, prestasjonspriser eller til og med en enkel hyllest for godt utført arbeid. Her er noen gode ideer til å anerkjenne medarbeidere.

Til slutt er det nesten umulig å styrke medarbeiderengasjementet og minimere risikoen for utbrenthet uten mellomledere.

Ledere omsetter ledelsens prioriteringer til operasjonelle planer og sørger for samsvar på arbeidsnivå. De er også avgjørende for teamutvikling og medarbeiderbevaring. 

Og du kan ikke ha effektive mellomledere uten hensiktsmessig opplæring. HR spiller en avgjørende rolle i å hjelpe organisasjonen med å utforme et solid opplæringsprogram for linjeledere, slik at de kan øve på effektiv kommunikasjon og utvikle seg til gode forretningsledere.

Kasusstudie: Forbedring av medarbeidernes produktivitet

Det er mye du kan gjøre for å forbedre medarbeidernes produktivitet, selv om du ikke er en del av toppledelsen. 

Da jeg jobbet med strategisk rådgivning, ledet jeg et team på 15 personer og fokuserte konsekvent på medarbeiderengasjement. På tvers av en pyramide på 200 personer fikk teamet mitt >50 % av forfremmelsene.

Dette var det som gjorde teamet mitt vellykket:

• Jeg innførte en månedlig motivasjonsundersøkelse for å få en pekepinn på medarbeidernes engasjement og tilfredshet med ledelsen, og gjennomgikk de anonymiserte resultatene med teamet hver måned for å: 1) normalisere det å gi tilbakemeldinger og 2) forkorte tilbakemeldingssløyfen for læring og handling.

• Jeg utarbeidet en ukentlig e-post med hyllester for å anerkjenne teammedlemmer for det de hadde oppnådd, og satte hele ledergruppen på kopi. Jeg sørget for å feire arbeid av høy kvalitet, samt tilfeller der teammedlemmer delegerte oppgaver, støttet hverandre og ivaretok sitt mentale velvære.

• Jeg etablerte regelmessige ukentlige oppfølgingssamtaler med hver av mine direkte rapporterende for å forstå bekymringene deres, veilede dem slik at medarbeidernes prestasjoner kunne forbedres, og bygge tillit.

Medarbeiderne følte seg støttet uten detaljstyring, og de hadde et insentiv til å prestere bedre fordi de følte at bidragene deres betydde noe.

Bli med i samtalen

Hvordan har organisasjonen din innført strategier for å øke produktiviteten? Hvilke utfordringer har dere møtt underveis? Fortell oss gjerne i kommentarfeltet!

For å holde deg oppdatert på produktivitet på arbeidsplassen og relaterte temaer innen mennesker og kultur, kan du abonnere på nyhetsbrevet People Managing People.