Slik gjennomfører du en analyse av kompetansegap i 4 trinn

Hva er en kompetansegapanalyse?

En kompetansegapanalyse er en metode organisasjoner bruker for å kartlegge og måle gapet mellom evnene og kompetansen de trenger, og det arbeidsstyrken deres har i dag.

HR-avdelinger og ledere vurderer nåværende ansattes ferdighetssett for å måle arbeidsprestasjonene deres og avgjøre om de har de nødvendige evnene og kunnskapene for å nå strategiske mål og holde tritt med nye trender. 

En kompetansegapanalyse er en utmerket måte for arbeidsgivere å:

• Forstå potensialet i arbeidsstyrken.
• Identifisere gap som på lang sikt kan hindre virksomhetens levetid. 
• Oppdage verktøy og innsikt for å iverksette gode rekrutteringsstrategier.
• Utarbeide opplærings- og utviklingsprogrammer.
• Tilby muligheter for kompetanseheving.

Det anbefales å gjennomføre en kompetansegapanalyse hver tredje til sjette måned, når strategien endres, eller hvis du oppdager prestasjonshull.

Med AI-drevne rekrutteringssystemer kan virksomheter gjennomføre en mer nøyaktig kompetansegapanalyse og sikre bedre samsvar mellom talenter og behov.

Eksempler på kompetansegapanalyser

Betydningen av å gjennomføre en kompetansegapanalyse har økt, men det er ikke noe nytt. Her er noen eksempler fra nyere historie på selskaper som har måttet gjøre dette.

AT&T

På midten av 2010-tallet satte AT&T i gang en omfattende kompetansegapanalyse for å håndtere de raske endringene som fant sted i telekommunikasjonsbransjen, særlig overgangen til digitale og skybaserte tjenester.

Som svar lanserte AT&T initiativet «Workforce 2020» for å tenke nytt om hvordan de forberedte ansatte på fremtiden.

Selskapet brukte en kombinasjon av interne undersøkelser, prestasjonsdata og analyser av markedstrender for å fastslå hvilke ferdigheter som manglet i arbeidsstyrken. De identifiserte gap innen digitale ferdigheter, datavitenskap og cybersikkerhet.

Løsningen var en stor investering i videreutdanning av AT&Ts arbeidsstyrke. De innførte en nettbasert plattform med kurs i programvareutvikling, dataanalyse og andre etterspurte områder, i samarbeid med organisasjoner som Udacity og Georgia Tech om sertifiseringer og grader. Tiltaket fikk senere det nye navnet «Future Ready» for å vise selskapets forpliktelse til å lære opp ansatte til et liv etter 2020.

Amazon

Amazon opplevde et økende behov for spesialiserte tekniske ferdigheter på tvers av flere områder, særlig innen maskinlæring, nettsky og robotikk, for å støtte ekspansjonen innen ordreoppfyllelse og logistikk.

Selskapet brukte data fra medarbeidersamtaler, markedsundersøkelser og fremtidige bransjeprognoser for å vurdere dagens ferdighetsnivåer og anslå fremtidige behov. De identifiserte betydelige gap innen områder som datavitenskap, nettskyteknikk og robotikk.

For å løse dette lanserte Amazon sitt «Upskilling 2025»-initiativ og forpliktet seg til å bruke $700 millioner på å lære opp 100 000 ansatte i relevante tekniske ferdigheter. Programmet omfatter blant annet Amazon Technical Academy, som fokuserer på ferdigheter innen programvareteknikk, og Machine Learning University, som underviser i avansert datavitenskap og maskinlæring.

Programmet er siden blitt utvidet og tilbyr en rekke læringsveier for ansatte.

Verizon

Verizon identifiserte et kompetansegap i arbeidsstyrken, særlig i tekniske roller. For å håndtere dette lanserte Verizon lærlingprogrammet «Verizon Thrive», et 12-måneders program der deltakerne både tjener penger og lærer, utviklet for å gi personer opplæring i viktige tekniske ferdigheter som kreves i ulike stillinger i selskapet.

Etter fullføringen takket 95 % av deltakerne i det første kullet ja til tilbud om heltidsansettelse i Verizon. Dette viser programmets effektivitet når det gjelder å bygge bro over kompetansegapet og styrke selskapets talentbase.

«Praksisopplæring er et flott verktøy vi kan bruke for å håndtere kompetansegap», sa Ryan Craig, forfatter av Apprentice Nation, i en episode av podkasten People Managing People. «Det er ikke bare et opplæringsprogram. Og det er ikke et program som krever at du betaler skoleavgift, tar opp gjeld eller påtar deg noen økonomisk risiko. Praksisopplæring er per definisjon en jobb, og det er en jobb som gir en levelønn med innebygd opplæring, innebygde lønnsøkninger etter hvert som du blir mer produktiv, og en innebygd karrierevei.»

Slik gjennomfører du en analyse av kompetansegap

1. Bestem plan og omfang

Først må du bestemme hvem som skal ha ansvar for prosessen, når du skal gjennomføre den, hvem du skal inkludere i evalueringen, og hvordan den skal gjennomføres.

De to vanligste nivåene en analyse av kompetansegap vurderer, er:

• Individuelt nivå—du kan identifisere ferdighetene og evnene hver jobbrolle krever, og hvordan de samsvarer med en arbeidstakers nåværende kompetansebeholdning.
• Bedrifts- eller teamnivå—du kan også avgjøre om teamet ditt eller selskapet som helhet har de nødvendige ferdighetene og kunnskapene til å fullføre et prosjekt, eller om du må benytte ekstern rekruttering.

Erfarne teamledere er bedre egnet til individuelle vurderinger, mens HR eller eksterne konsulenter er bedre for teamevalueringer. 

Ved å velge en ekstern fagperson opprettholder du objektiviteten og sikrer at ansettelsesledere, teamledere og HR-medarbeidere kan arbeide med oppgavene sine. 

Det er enklere å gjennomføre en analyse av kompetansegap med verktøy for medarbeiderevaluering som identifiserer områder som kan forbedres.

Hvilken form for analyse av kompetansegap skal du gjennomføre?

Det neste trinnet er å bestemme formen på analysen av kompetansegap. Alternativene inkluderer:

• Medarbeidersamtaler
• Undersøkelser
• Medarbeiderintervjuer
• Plattformer for kompetansestyring
• Tester før ansettelse. 
• 360-graders tilbakemeldinger
• Atferdsvurderinger
• Evalueringer av jobbrelatert kunnskap.

Ved å bruke verktøy for rekrutteringsdatabaser kan du raskt identifisere kandidater som dekker bestemte kompetansegap i teamet ditt. Ved å gjennomføre ferdighetstester etter medarbeiderintervjuer kan du finne ut hvilke muligheter for karriereutvikling du bør investere i.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Identifiser kritisk kompetanse

Her bør du vurdere to avgjørende spørsmål: 

1. Hvilke ferdigheter oppfatter selskapet ditt som verdifulle i dag?
2. Hvilke evner trenger medarbeiderne for å fortsette å utføre jobbene sine på en god måte?

Mange arbeidsgivere fremmer tilnærmingen med makro- og mikroferdigheter.

Førstnevnte representerer den unike måten en person arbeider på, og omfatter evner som kritisk tenkning, problemløsning og lederskap. 

Sistnevnte er mer tekniske ferdigheter og har en forhåndsdefinert læringsformel (f.eks. kodingstesting). 

Harde ferdigheter utvikler seg i takt med ny teknologi og nye bransjetrender og krever derfor kontinuerlig overvåking.

Myke ferdigheter verdsettes og er nødvendige uansett sektor eller selskap.

Analysen av kompetansegapet kan fokusere separat på disse to ferdighetstypene. Målet er å identifisere hvilke makroferdigheter selskapet ditt bør begynne å fremme i løpet av de neste fem årene, og hvilke mikroferdigheter som vil være til nytte for virksomheten din nå. 

Eksperttips

Oppmuntre de ansatte til å dele interessene sine og hvilke ferdigheter de ønsker å forbedre eller tilegne seg. Når du involverer medarbeiderne i prosessen, viser du dem også at du bryr deg om karriereutviklingen og den faglige utviklingen deres.

3. Kartlegg de nåværende ferdighetene i arbeidsstyrken for å identifisere kompetansegapene

Dette trinnet vil hjelpe deg med å forstå om du bør ansette nye medarbeidere, eller om opplæring er tilstrekkelig for å hjelpe de ansatte med å tilegne seg ferdighetene de mangler.

Ferdighetskartlegginger er vanligvis den enkleste og mest effektive metoden for å gjøre dette.

Lag kartlegginger som er tilpasset behovene i virksomheten og bransjen din, for eksempel jobbsimuleringer.

Du kan også bruke psykometriske tester til å analysere nivået på myke ferdigheter, for eksempel emosjonell intelligens. Kombiner denne innsikten med tilbakemeldinger fra ansatte og medarbeidersamtaler for å få en tydelig forståelse av arbeidsstyrkens begrensninger, potensial og muligheter.

4. Utforme tiltak

Når du har identifisert kompetansegapene, er det på tide å utforme effektive strategier for å bygge bro over dem. Alle organisasjoner vil ha unike kompetansegap, men en rapport fra World Economic Forum fremhever at kognitive ferdigheter, særlig kreativ og analytisk tenkning, er svært etterspurt, med teknologiforståelse like bak.

Tilsvarende viser en undersøkelse fra McKinsey at dataanalyse er området med størst kompetansegap, etterfulgt av IT og ledelse.

Typer tiltak

Avhengig av hvilke ferdigheter som trengs, og hvilke ferdigheter arbeidsstyrken din har i dag, er dette viktige tilnærminger for å håndtere kompetansegap:

Rekruttering av kritisk kompetanse: Kompetansegap kan føre til endringer i ansettelseskriteriene, slik at man ser etter kandidater med den nødvendige ekspertisen. Hvis tiden er knapp, kan du også benytte uavhengige oppdragstakere for å dekke kompetansegap midlertidig.

Opplæring og utvikling: En analyse av kompetansegap kan styre opplæringsprogrammene dine mot konkrete områder der de ansatte trenger nye ferdigheter.

Utforming av stillinger på nytt: En gjennomgang av virksomhetens mål kan avdekke områder der roller må omformes for å samsvare bedre med virksomhetens behov. Ny utforming av stillinger kan innebære kompetanseheving eller omskolering av nåværende ansatte for å oppfylle oppdaterte krav.

Gi opplæring for å lukke kompetansegap

Du har identifisert hvilke ferdigheter medarbeiderne dine mangler, og hvilke som er viktigst for virksomheten. Nå er det på tide å lære dem opp, slik at du begynner å se forbedringer.

Her er noen tips som kan bidra til å sikre at opplæringen lykkes.

Utvikle målrettede opplæringsprogrammer

• Tilpassede opplæringsplaner: Lag opplæringsprogrammer som er tilpasset de konkrete behovene som er identifisert i ferdighetskartleggingen. Dette kan omfatte alt fra tekniske ferdigheter til myke ferdigheter som ledelse og kommunikasjon.
• Bruk ulike opplæringsmetoder: Inkluder en kombinasjon av opplæringsmetoder, for eksempel workshops, nettbaserte læringsmoduler, webinarer og mentorprogrammer, for å imøtekomme ulike læringsstiler.

Frem en kultur for kontinuerlig læring

• Oppmuntre til selvstyrt læring: Gi de ansatte mulighet til å ta ansvar for sin egen utvikling ved å tilby tilgang til læringsressurser og tid til selvstudium.
• Frem kunnskapsdeling: Skap muligheter for de ansatte til å dele ferdighetene og kunnskapen sin, slik at læring mellom kolleger styrkes.

Samarbeid med ledere og ansvarlige

• Involver ledelsen: Involver ledere og ansvarlige i opplæringsprosessen, ettersom de spiller en viktig rolle i å identifisere kompetansegap og støtte de ansattes utvikling.
• Fastsett tydelige forventninger: Sørg for at lederne forstår sin rolle i å veilede og støtte teammedlemmene gjennom opplæringsprosessen.

Mål og tilpass opplæringstiltakene

• Følg med på fremdrift og effekt: Gå regelmessig gjennom hvor effektive opplæringsprogrammene er, og vurder hvordan de bidrar til å lukke kompetansegap og nå virksomhetens mål.
• Vær smidig og fleksibel: Vær forberedt på å tilpasse opplæringsprogrammene etter hvert som virksomhetens behov utvikler seg og nye kompetansegap oppstår.

Invester i faglig utvikling

• Ekstern opplæring og utdanning: Vurder å støtte videreutdanning eller kurs for faglig utvikling som kan gi nye sertifiseringer, ferdigheter og perspektiver.

Rekruttering for å dekke kompetansegap

For gapene du ikke kan dekke gjennom opplæring, må du ha en rekrutteringstilnærming som støtter arbeidet med strategisk arbeidsstyrkeplanlegging.

Her er noen tips som kan hjelpe deg med å få mest mulig ut av rekrutteringsarbeidet:

Forbedre stillingsbeskrivelser og krav

• Spesifikke ferdighetssett: Utform stillingsbeskrivelser som tydelig beskriver de spesifikke ferdighetene og kompetansene som trengs for å dekke de identifiserte gapene.
• Balanse mellom nødvendige og ønskelige ferdigheter: Prioriter nødvendige ferdigheter, samtidig som du er åpen for kandidater som kan utvikle seg inn i rollen.

Bruk målrettede rekrutteringsstrategier

• Målrettet søk: Søk mot bestemte bransjer, roller eller utdanningsprogrammer der potensielle kandidater med de ønskede ferdighetene sannsynligvis finnes.
• Utnytt sosiale medier og profesjonelle nettverk: Bruk plattformer som LinkedIn for å komme i kontakt med kandidater som har nisjekompetanse.

Ta i bruk ferdighetsbaserte vurderinger i rekrutteringsprosessen

• Vurderingsverktøy: Inkluder praktiske vurderinger, casestudier eller simuleringer for å evaluere kandidatenes ferdigheter på en effektiv måte.
• Atferdsbaserte intervjuer: Bruk atferdsbaserte intervjuteknikker for å forstå hvordan kandidatene har brukt ferdighetene sine i tidligere situasjoner.

Samarbeid med utdanningsinstitusjoner og fagforeninger

• Bygg relasjoner: Etabler kontakt med universiteter, yrkesskoler og fagforeninger for å få tilgang til en talentpool med nye talenter.
• Praksis- og lærlingprogrammer: Etabler programmer som lærlingordninger som gjør det mulig for studenter eller nyutdannede å tilføre organisasjonen nye ferdigheter og perspektiver.

Frem mangfold i rekrutteringen

• Utvid talentbasen: Diversifiser rekrutteringsarbeidet slik at det inkluderer ulike demografiske og faglige bakgrunner, og tilfører et bredt spekter av ferdigheter og erfaringer.
• Global talentanskaffelse: Vurder å se utover lokale talentbaser etter internasjonale kandidater som kan fylle spesialiserte roller.

Hvorfor gjennomføre en kompetansegapanalyse?

Kompetansekrav endrer seg raskt i nesten alle bransjer over hele verden. Dette er hovedgrunnen til at selskaper må holde oversikt over arbeidsstyrkens kompetansebeholdning. 

World Economic Forum (WEF) fant at 1,1 milliarder jobber sannsynligvis vil bli radikalt endret av teknologi i løpet av det neste tiåret, noe som betyr at mange arbeidsgivere må håndtere betydelige kompetansegap i årene som kommer.

Kompetanseheving og omskolering bør være regelmessig praksis. Et økende antall mennesker må tilpasse kompetansen sin eller tilegne seg ny kompetanse i løpet av dette tiåret.

De vanligste grunnene til å gjennomføre en kompetansegapanalyse er:

• Å oppleve en betydelig nedgang i virksomhetens resultater og ikke nå de økonomiske målene.
• Å innføre ny programvare, teknologiplattform eller prosess.
• Å forutse en markedsforstyrrelse (f.eks. automatisering) som kan svekke virksomhetens resultater.
• Å ønske å følge med på tap eller tilførsel av ferdigheter og kompetanser som følge av endringer i arbeidsstyrken.
• Å endre eller oppdatere forretningsmodellen eller strategien og ha behov for data om arbeidsstyrkens kompetansebeholdning.

Fordeler med kompetansegapanalyse

Her er de viktigste fordelene selskaper får ved å gjennomføre en kompetansegapanalyse. 

• Det lar deg utnytte kompetansen i arbeidsstyrken din—en kompetansegapanalyse hjelper deg med å forstå hvor mange ansatte som har ferdighetene og kunnskapen det er etterspørsel etter, og som er nødvendige for å nå strategiske mål og målsettinger.
• Det styrker de ansattes lærings- og utviklingsreise—en kompetansegapanalyse hjelper deg med å utvikle en kompetansebasert læringstilnærming basert på det som trengs.  
• Det styrker den strategiske arbeidsstyrkeplanleggingen—blant annet sørger strategisk arbeidsstyrkeplanlegging for at du ansetter riktig antall personer med tilstrekkelige ferdigheter og kompetanser.
• Det kan styrke rekrutteringsarbeidet ditt—kunnskap om hvilke ferdigheter og evner de fremtidige ansatte dine bør ha, kommer fra dataene en kompetanseanalyse gir.
• Det bidrar til å redusere kostnadene—gir deg data du kan bruke til å videreutvikle kompetansen i den eksisterende arbeidsstyrken din og fremme intern mobilitet i stedet for å rekruttere eksternt. 
• Det bidrar til å fremme høytytende team—når de ansatte tilegner seg ferdighetene som er nødvendige for å være konkurransedyktige og effektive, forbedres teamets prestasjoner og produktivitet.
• Det hjelper deg med å oppnå et konkurransefortrinn—kunnskap om arbeidsstyrkens styrker, potensial og svakheter er et betydelig konkurransefortrinn som sikrer et godt arbeidsgiverløfte.

Tilnærminger til kompetansegapanalyse

En standardisert kompetansegapanalyse bidrar til å identifisere avvik mellom nåværende og ønskede ferdigheter i en organisasjon. Her er to vanlige tilnærminger:

1. Enkel kompetansegapanalyse:

En enkel metode som bruker et regneark til å sammenligne nåværende ferdighetsnivåer med ønskede nivåer. Feltene omfatter:

• Navn på ansatt
• Ferdighet (spesifikk for stillingen eller fremtidige roller)
• Nåværende ferdighetsnivå (vurderingsskala)
• Ønsket ferdighetsnivå (vurderingsskala)

2. Kvantitativ kompetansegapanalyse:

En mer detaljert, algoritmebasert tilnærming som fokuserer på kompetanser de ansatte bruker ofte. Denne metoden innebærer:

• Referansemåling av ferdigheter for hver rolle, noe som kan gjøres enten ovenfra og ned eller nedenfra og opp.
• Datainnsamling: Bruk spørreundersøkelser, egenvurderinger eller 360-graders tilbakemeldinger.
• Poengsetting: Vurder ferdigheter på en skala fra 1 til 5, og mål både i hvilken grad ferdighetene finnes og hvor nødvendige de er, samt hvor ofte de brukes.

Denne tilnærmingen er ideell for større team og bidrar til å prioritere opplæringsbehov basert på ferdighetenes betydning og bruksfrekvens.

Maler for kompetansegapanalyse

Du lurer kanskje på hvordan en kompetansegapanalyse faktisk ser ut. Vel, ikke bekymre deg, vi har laget noen eksempelmaler som du kan ta i bruk med én gang.

La oss gå fra et organisasjonsperspektiv og dele dette opp i typer kompetansegapanalyser: individuell kompetansegapanalyse og kompetansegapanalyse for team.

Individuell

Instruksjoner for malen

1. Grunnleggende informasjon: Fyll ut den ansattes navn, stillingstittel, avdeling, leder, vurderer (personen som vurderer ferdighetene) og datoen for vurderingen.
2. Ferdighet/kompetanse: List opp de spesifikke ferdighetene eller kompetansene som trengs for den ansattes rolle. Eksempler kan være «CRM-kompetanse», «salgsanalyse» eller «produktkunnskap». Les mer om forskjellen i artikkelen vår om kompetansebasert resultatstyring.
3. Nåværende ferdighetsnivå: Vurder den ansattes nåværende ferdighetsnivå for hver kompetanse på en konsekvent skala (for eksempel 1–5, der 1 er nybegynner og 5 er ekspert).
4. Ønsket ferdighetsnivå: Angi hvilket kompetansenivå som kreves for rollen eller for fremtidig utvikling.
5. Tiltak som skal gjennomføres: Beskriv konkrete trinn som kan hjelpe den ansatte med å nå ønsket ferdighetsnivå. Tiltakene kan omfatte opplæringsprogrammer, veiledning eller oppgaver for selvstudium. Vær konkret, for eksempel «Meld deg på et videregående kurs i dataanalyse» eller «Planlegg ukentlige veiledningsøkter med produktteamet».
6. Startdato og frist: Angi når hver handlingsplan skal starte, og forventet dato for ferdigstillelse.
7. Prioritet: Angi et prioritetsnivå for hvert ferdighetsgap. For eksempel:
   • Høy prioritet (f.eks. avgjørende for rollen)
   • Middels prioritet (f.eks. nyttig, men ikke presserende)
   • Lav prioritet (f.eks. for fremtidig utvikling)

8. Kommentarer: Bruk denne delen til ytterligere merknader, for eksempel oppdateringer om fremdrift, tilbakemeldinger fra den ansatte eller eventuelle justeringer av handlingsplanen.

Team

Instruksjoner for malen:

1. Team og dato: Angi teamet som gjennomfører analysen, og datoen.
2. Navn og rolle: Skriv inn navnet og rollen til hver ansatt.
3. Samlet ferdighetsnivå: Dette feltet beregner automatisk gjennomsnittlig ferdighetsnivå for hver ansatt.
4. Ferdighetsfelt:
   • Angi hver spesifikke ferdighet som vurderes (f.eks. «dataanalyse» eller «prosjektledelse»).
   • Vurder hver ferdighet basert på en standardisert skala (f.eks. 1–5).
5. Kommentarer og neste trinn:
   • Legg til kommentarer eller foreslåtte tiltak for forbedring for hver ferdighet.
   • Inkluder anbefalinger om opplæring, veiledning eller justeringer av rollen etter behov.

---

Hvis du vil lese flere ekspertartikler om talentstyring og organisasjonsutvikling, kan du abonnere på nyhetsbrevet til People Managing People.