Slik gjennomfører du et avslutningsintervju: En eksperts veiledning

Hvis noen for eksempel slutter fordi rollen deres ikke samsvarte med det som sto i stillingsbeskrivelsen, er det tydelig at det finnes et misforhold der!

Samtidig hjelper avslutningsintervjuer også medarbeideren som skal slutte, med å oppnå en følelse av avslutning i forbindelse med overgangen. Det gir dem en mulighet til å uttrykke følelser og bekymringer som ofte ikke har blitt sagt høyt, uten frykt for represalier.

Ved å lette denne følelsesmessige byrden vil de forlate organisasjonen din med et mer positivt inntrykk enn om du aldri hadde bedt om tilbakemeldingen deres.

Hvem bør gjennomføre et avslutningsintervju?

Som du sikkert kan forestille deg, er det en krevende oppgave å gjennomføre et avslutningsintervju. Det krever takt og emosjonell intelligens for å få en meningsfull kontakt med medarbeideren som skal slutte. 

En reell kontakt vil hjelpe deg med å få mest mulig ut av prosessen for avslutningsintervjuet.

Derfor er beste praksis å la en utpekt HR-leder eller et annet medlem av HR-avdelingen gjennomføre samtalen. Ideelt sett bør det være en person medarbeideren allerede har et nøytralt forhold til.

For å bidra til å standardisere prosessen for innsamling av data fra avslutningsintervjuer er det best at den samme HR-medarbeideren gjennomfører intervjuene så langt det er mulig.

Hvis selskapet ditt ikke har en HR-avdeling, kan en driftsleder eller en annen støtteperson være vert for møtet i stedet. Alternativt kan du be medarbeideren om å fylle ut spørreskjemaet for avslutningsintervjuet på egen hånd. 

En medarbeiders leder skal aldri bli bedt om eller forventes å delta i avslutningsintervjuet.

Det ville gjort situasjonen vanskelig for begge deltakerne og redusert effektiviteten i intervjuprosessen.

Hvem bør delta i et avslutningsintervju?

Det er riktig å be de fleste medarbeidere som skal slutte, om et avslutningsintervju, men ikke alle. Som beste praksis anbefaler jeg ikke å avtale et intervju med en medarbeider som har blitt sagt opp. 

Selv om de kan føle at de har verdifulle tilbakemeldinger å dele, vil opplevelsen deres utvilsomt være preget av at selskapet har avsluttet arbeidsforholdet deres. I så fall er sannsynligheten for å få konstruktive tilbakemeldinger mye lavere.

Jeg anbefaler å gjennomføre avslutningsintervjuer med alle andre medarbeidere som skal slutte. Selv om du føler at du allerede vet hvorfor de slutter, vet du aldri hvilke andre verdifulle innsikter de kan ha å bidra med før du spør.

Noen HR-ledere mener at det ikke er nødvendig å gjennomføre avslutningsintervjuer med medarbeidere som går av med pensjon, men det er jeg uenig i.

At noen går av med pensjon, betyr ikke at erfaringen deres fra organisasjonen din er ugyldig.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Slik gjennomfører du et effektivt avslutningsintervju

Som vi har vært inne på, er hensikten med denne øvelsen å få så mange ærlige tilbakemeldinger som mulig for å bidra til å forbedre medarbeideropplevelsen for de gjenværende teammedlemmene.

Med dette i tankene er her prosessen min trinn for trinn, med anbefalinger for hvordan du kan gjøre disse samtalene så utbytterike som mulig.

1. Forbered intervjuet

Når et teammedlem offisielt har sagt opp, bør du be den utpekte HR-medarbeideren eller lederen kontakte vedkommende for å avtale et avslutningsintervju.

Forklar medarbeideren hva de kan forvente under prosessen for avslutningsintervjuet. Informer dem om følgende:

• Formålet med intervjuet (det vil si å finne ut hvordan vi kan unngå å miste flere verdifulle medarbeidere som dem)
• Hvor lang tid intervjuet vil ta (1 til 2 timer er vanlig)
• Hvem som vil få tilgang til tilbakemeldingene deres (vanligvis bare sentrale medlemmer av HR-teamet ditt, og aldri medarbeiderens nærmeste leder)
• Når tilbakemeldingene vil bli delt (en god praksis er å dele tilbakemeldingene først etter medarbeiderens siste arbeidsdag, slik at vedkommende føler seg trygg)
• Send dem listen over spørsmålene til avslutningsintervjuet på forhånd (dette hjelper dem med å forberede seg mentalt til møtet)
• Forsikre dem om at alle tilbakemeldinger vil bli behandlet strengt konfidensielt.

Når du har bestemt deg for dato og tidspunkt for intervjuet, må du sørge for å reservere et privat rom til møtet. 

Hvis det er mulig, bør du bestille et møterom i et område av kontoret med lite gjennomgangstrafikk, helst uten vinduer som vender inn mot kontoret. Avslutningsintervjuer kan bli følelsesladde, og du vil ikke ha tilskuere som kikker inn gjennom glasset.

Spørsmål til avslutningsintervjuet: utvikling av malen

Før ditt første avslutningsintervju vil jeg anbefale at du utarbeider en liste over spørsmål du ønsker å stille. 

Sørg for å stille åpne spørsmål, ettersom disse naturlig nok vil gi de mest nyttige svarene. 

For eksempel:

• Hadde du medarbeidersamtaler? (et lukket spørsmål – du forventer et ja eller nei)
• Hvordan opplevde du prosessen for medarbeidersamtaler? (åpent – du får mye mer tilbakemelding på denne måten)

Når du har fastsatt spørsmålene, kan du gjøre dette dokumentet om til en mal som du deretter sender til medarbeiderne før intervjuet, slik at de kan forberede tankene sine. 

Eller, i tilfeller der det ikke er mulig å gjennomføre et intervju ansikt til ansikt, kan malen fylles ut på egen hånd i stedet.

Hvis du er ny i prosessen med avslutningsintervjuer, kan det hende du trenger litt hjelp til å finne ut hva du skal spørre om. 

Her er en liste over nyttige spørsmål til avslutningsintervjuet (og en mal) som kan hjelpe deg med å innarbeide denne prosessen i rutinene for avslutning av arbeidsforhold.

2. Gjennomfør intervjuet

For å gjennomføre et mer effektivt avslutningsintervju er det viktig å etablere riktig tone før du går i gang med spørsmålene. Jeg anbefaler at du kommer inn på følgende:

• Takk dem for at de har sagt ja til å møte deg.
• Minn dem på at virksomheten din verdsetter tilbakemeldinger.
• Gjenta at formålet med møtet er å forstå deres personlige erfaring som medarbeider og årsakene til at de slutter.
• Forsikre dem igjen om at alle tilbakemeldinger vil bli behandlet konfidensielt og ikke delt med lederen deres (etter min erfaring er dette den største bekymringen).

Gå i dybden med 5 hvorfor

Når avslutningsintervjuet har begynt, bør du holde deg til spørsmålene i malen. Dette standardiserer intervjuprosessen og gjør dataene mer sammenlignbare enn om du stiller spørsmål etter innfallsmetoden.

Du bør imidlertid ikke være redd for å be om flere detaljer hvis noen kommer med en alvorlig opplysning. 

Hvis en medarbeider forteller deg at de slutter fordi de følte seg diskriminert, bør du ikke bare skrive det ned og gå videre. 

Be dem hjelpe deg med å forstå hvorfor de følte det slik. Dette er din siste sjanse til å få en ærlig tilbakemelding fra dem, så det er greit å gå litt dypere.

Noen medarbeidere som slutter, er svært tilbakeholdne med tilbakemeldingene sine, og du kan føle at du bare skraper i overflaten av problemene deres. I slike tilfeller er en nyttig strategi du kan bruke, 5 hvorfor-teknikken.

Still personen et innledende åpent spørsmål og se hva vedkommende svarer. Når de har svart, kan du omformulere det de har sagt og følge opp med et nytt hvorfor-spørsmål. Dette vil automatisk få dem til å reflektere litt dypere. 

Når de har svart på det, gjentar du prosessen og spør hvorfor igjen, helt til du har gjennomført syklusen fem ganger. 

For eksempel: 

S1: Hvorfor har du bestemt deg for å slutte i virksomheten?
SV1: Fordi jeg ikke har noen muligheter til å utvikle meg her.

S2: Hvorfor føler du at du ikke har noen muligheter til å utvikle deg her?
SV2: Fordi jeg har vært på samme nivå i tre år nå.

S3: Hvorfor tror du at du har vært på samme nivå så lenge?
SV3: Fordi lederen min ikke tror at jeg kan påta meg mer avanserte ansvarsområder.

S4: Hvorfor tror du at lederen din tenker det?
SV4: Fordi vi aldri diskuterer mine profesjonelle mål eller ambisjoner. 

S5: Hvorfor diskuterer du ikke målene og ambisjonene dine med lederen din?
SV5: Fordi vedkommende aldri setter av tid til meg og ikke virker interessert. Jeg har heller ikke hatt en medarbeidersamtale på to år. 

Ved å stille disse ekstra hvorfor-spørsmålene avdekket vi mye mer informasjon. I dette tilfellet kan vi se at årsaken til at medarbeideren slutter, er tredelt: 

1. Det var generelt mangel på støtte og tilbakemeldinger fra lederen. 
2. Karriereutviklingsmålene deres ble ikke støttet eller anerkjent.
3. De hadde ikke hatt en medarbeidersamtale på to år. 

Hvis du opplever at du sitter overfor en medarbeider som skal slutte, og som gir deg svært lite informasjon, 

kan du bruke denne teknikken for å gå litt dypere inn i svarene deres. 

Ikke bruk den for mye på hvert spørsmål. Rollen din er å avdekke nyttig informasjon, ikke å grille medarbeideren som slutter om hver minste ting de sier. 

3. Gjennomgang etter intervjuet

Når du har avsluttet samtalen, takker du medarbeideren igjen for at de ga tilbakemeldingene sine. Gi dem muligheten til å gjennomgå tilbakemeldingene skriftlig før de blir en del av personalmappen deres. 

Dette er en nyttig anledning for medarbeidere til å reflektere over det de har sagt, særlig hvis møtet avdekket mange negative forhold. Tross alt er dere i en profesjonell setting, så det er viktig at tilbakemeldingene deres også formuleres profesjonelt. 

Avslutningsintervjuet er en mulighet til å avdekke problemer på arbeidsplassen fra arbeidstakerens perspektiv. Som tilretteleggere er det imidlertid viktig å sørge for at tilbakemeldingene også blir godt mottatt av mottakeren.

At en medarbeider slutter, betyr ikke nødvendigvis at de ønsker å ødelegge forholdet til virksomheten for alltid.

Andre ting å vurdere

Selv om det som regel er best å gjennomføre et avslutningsintervju personlig (eller via video- eller telefonsamtale), finnes det tilfeller der det ikke er mulig eller hensiktsmessig å gjøre det.

I slike tilfeller kan du be medarbeideren som slutter, om å besvare spørsmålene selv og sende dem til deg for gjennomgang.

Tilbakemeldingene du mottar, går kanskje ikke like dypt inn i problemene deres, men det er likevel bedre å be om deres synspunkter enn å ikke motta noe i det hele tatt.

Hvis tiden tillater det, kan du også bruke 5 hvorfor-teknikken ovenfor for å be dem utdype noen av svarene sine litt mer.

Gå gjennom tilbakemeldingene deres, og hvis noe tydelig trenger mer detaljer, markerer du det i en kommentar og skriver «Kan du forklare dette litt mer?» eller spør ganske enkelt «Hvorfor?»

Beste praksis for avslutningsintervjuer

For å oppsummere det jeg har gått gjennom ovenfor, er her noen anbefalte fremgangsmåter:

• Et avslutningsintervju bør aldri gjennomføres av den direkte lederen eller nærmeste overordnede til teammedlemmet som slutter.
• Still åpne spørsmål, og gå dypere ved hjelp av 5 hvorfor-teknikken
• Lag en liste med spørsmål som deles med intervjuobjektet før intervjuet
• Gi medarbeideren som slutter, muligheten til å gjennomgå tilbakemeldingene sine skriftlig i etterkant
• Ikke intervju medarbeidere som har blitt sagt opp.
• Hvis det er mulig, bør du alltid forsøke å gjennomføre intervjuet personlig eller, hvis det ikke lar seg gjøre, via en videosamtale.

Avslutningsintervjuer som en del av en bredere strategi for å lytte til medarbeiderne

Ved å følge prosessen ovenfor får du verdifulle tilbakemeldinger som kan inngå i strategiene dine for rekruttering, medarbeiderbevaring, utvikling og medarbeiderengasjement.

Ta en titt på våre spørsmål til avslutningsintervjuet for å få hjelp til å omsette det du har lært, til handling. Du kan også laste ned malen vår for et tilpassbart spørreskjema til avslutningsintervjuet:

Få malen vår for avslutningsintervjuet!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Men selv om det er viktig å få denne typen tilbakemeldinger fra medarbeidere som slutter, er det også viktig å holde kommunikasjonslinjene åpne med de nåværende medarbeiderne dine.

Bli-intervjuer, undersøkelser, regelmessige en-til-en-samtaler og ressursgrupper for medarbeidere er også nyttige mekanismer for å samle inn tilbakemeldinger fra medarbeiderne.

Noen nyttige ressurser:

• 8 effektive måter å få tilbakemeldinger fra ansatte på (+ fordeler og ulemper)
• 5 strategier, metoder og beste praksiser for å lytte til ansatte

Bli med i samtalen

Abonner på nyhetsbrevet til People Managing People og motta jevnlig innhold som hjelper deg med å utvikle karrieren din og bygge sunne, produktive organisasjoner.

Du finner meg også i People Managing People-fellesskapet, et støttende fellesskap av HR-fagfolk og bedriftsledere som deler kunnskap for å hjelpe deg med å utvikle karrieren din og skape større innvirkning i organisasjonen din.