Slik intervjuer du noen: Ekspertguide + gratis mal
I min forrige artikkel skrev jeg om å gi jevnlig tilbakemelding til ansettelsesansvarlige og team om intervjuprosessen.
Ved siden av dette jobber jeg mye med å lære opp teammedlemmer som deltar i intervjuer av kandidater, slik at de kan fokusere intervjuene samtidig som de gjør dem mer engasjerende for kandidatene.
Gjennom årene har jeg erfart at vi i mange tilfeller kan gjøre mer på kortere tid uten at kandidatene føler at de blir grillet av den spanske inkvisisjonen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Så, uten mer om og men, er her min veiledning til å skape fokuserte og engasjerende intervjuer.
Hvorfor er intervjuer viktige?
Vi intervjuer kandidater for å vurdere kvalifikasjonene, kommunikasjonsevnen og motivasjonen deres, samtidig som vi bekrefter at opplysningene i søknaden er korrekte.
På den andre siden kan jobbsøkere vise frem evnene sine, få en bedre forståelse av rollen og etablere en god relasjon til potensielle arbeidsgivere.
Begge parter kan avklare forventninger, forhandle om vilkår og ta informerte beslutninger, noe som reduserer risikoen for gjennomtrekk og sikrer en god match.
Det overordnede målet er å undersøke de nødvendige ferdighetene, atferden og motivasjonen grundig, og å skape en positiv kandidatreise uavhengig av utfallet.
Slik intervjuer du noen: Prosess i 6 trinn
Jeg er ikke sikker på at jeg ønsker å sette et tall på hvor mange personer jeg har vært involvert i å intervjue opp gjennom årene, og ingen intervjuer er noen gang helt like (noe som er en del av moroa).
Uansett rolle eller organisasjon er dette prosessen min for å forberede og gjennomføre et effektivt intervju:
1. Fastsett et mål
Det første trinnet er å fastsette et mål for intervjuene. Er formålet å teste teknisk kompetanse, atferd eller begge deler?
For å forstå dette bør du først skrive ned alt du trenger å vite om en person for å kunne ansette vedkommende i stillingen med trygghet. Dette vil danne grunnlaget for både intervjuets struktur og innhold.
Eksempel:
Du søker en erfaren selger som kan hjelpe deg med å lansere produktet ditt i et nytt marked. Vedkommende bør ha potensielle forbindelser til de viktigste kundene du ser etter – fokuser på det!
Ser du også etter at denne personen etter hvert skal bli teamleder? Ha noen spørsmål om dette også.
Tror du produktet ditt har større nytte av én salgsform enn en annen? Sørg for å forstå salgsstilen deres.
Og så videre, helt til du har fått med deg alt du trenger å vite om personen for å kunne ansette vedkommende.
Prioriter deretter hvilke spørsmål du trenger svar på mest, slik at du kan bruke mest tid på disse og begynne å lage spørsmålsmalene (du kan bruke mine nederst i denne artikkelen som hjelp).
Hvis du tar deg tid til denne øvelsen, får du et rammeverk for hva du ser etter i hvert intervju, som du senere kan være svært åpen om overfor kandidatene.
Begynn samtidig å vurdere hvem som trenger å evaluere hver del, og hvordan kandidatene skal vurderes. Jeg anbefaler at du unngår å involvere alle og enhver (at administrerende direktør møter hver kandidat, er faktisk ikke den skrytehistorien enkelte selskaper får det til å høres ut som – mer om det senere).
På den annen side kan det bli ganske problematisk for både kandidaten og selskapet å basere seg utelukkende på den ansettelsesansvarlige.
Det handler om balansen mellom ulempene ved én persons mening og en beslutning tatt av en komité (og dermed en langvarig ansettelsesprosess). Artikkelen min om samarbeidsbasert ansettelse går mer i dybden på dette, og du bør se eksempler på et flytskjema for rekrutteringsprosessen for å se hvordan du kan visualisere dette.
Eksempel:
En implementeringsansvarlig har en rolle som omfatter både kunderelasjoner og tekniske aspekter. Be en erfaren kundeansvarlig vurdere førstnevnte og noen fra produkt- eller ingeniøravdelingen vurdere sistnevnte. På den måten kan hver av dem fokusere på sitt område og få mest mulig ut av kandidaten.
2. Utarbeid intervjustrukturen
Når du har fastsatt målet, kan du begynne å tenke på hvordan strukturen bør se ut.
Jeg anbefaler vanligvis at du strukturerer intervjuene som en trakt, med de viktigste ferdighetene i de første fasene og de valgfrie ferdighetene i de påfølgende fasene.
Eksempel:
- Fase én: Gå i dybden med erfaringen deres ved hjelp av spesifikke spørsmål, der nødvendig erfaring prioriteres først, før man går videre til ønsket erfaring.
- Fase to: «Teknisk» intervju, kanskje med en oppgave, der du får vurdere nødvendige ferdigheter og eventuelt få en forståelse av ferdighetene som er ønskelige å ha (basert på kandidatens prestasjon under det første intervjuet).
- Fase tre: Fokuser på hva kandidaten tilfører kulturen, og den atferdsmessige matchen.
Ved å dele opp intervjuet slik som i eksempelet ovenfor, nedvurderer du ikke kulturen ved å plassere den sist, men sørger for at du ikke går videre med personer som mangler ferdighetene, og dermed kaster bort tid. Dette er spesielt viktig ved ansettelser på seniornivå.
I tillegg lar denne intervjustrukturen deg bruke de tidligere intervjuene til å informere om hvor detaljerte svar du kan forvente i de neste fasene.
La oss for eksempel si at du intervjuer til en stilling som senior økonomikontroller innen økonomi, og at du har en kandidat som i den første fasen fortalte om kompleks økonomirapportering vedkommende hadde arbeidet med, og som tilfeldigvis samsvarer med oppgaven i fase to.
Under oppgaven forventer du at kandidaten anvender ekspertisen vedkommende nevnte, og du kan vurdere om kandidaten faktisk har den ekspertisen han eller hun snakket om.
3. Forberede spørsmål
Sannsynligvis har du vært gjennom noen intervjuer nå, enten som intervjuer eller intervjuobjekt.
Du kan med stor sannsynlighet huske en gang da du følte at du svarte på et spørsmål som virket irrelevant, eller motsatt, at du fikk et svar fra en kandidat som føltes som et teaterstykke.
Nøkkelen til et godt intervjuspørsmål er å involvere kandidaten i en samtale.
For å oppnå dette bør du stille åpne spørsmål (hvem, når, hvordan, hvorfor, hvor) eller be om eksempler. Dette vil resultere i lengre svar, der de detaljerte opplysningene gir langt større verdi.
Eksempel:
«Har du erfaring med programvaretesting?» (dårlig) mot «Hva er erfaringen din med programvaretesting?» (bra)
Bruk disse spørsmålene til å forstå personens erfaring og beslutningstaking. Jeg har lært så mye av å intervjue mennesker!
Det neste viktigste: å skrelle løken, altså oppfølgingsspørsmål.
Disse kjennetegner ekspertene på området og hjelper personer med størst potensial med å skille seg ut. Vanligvis, hvis noen prøver å dikte opp en historie for å gi inntrykk av at de har erfaring, avsløres det ved det andre eller tredje oppfølgingsspørsmålet.
Vær oppmerksom på personens svar på det første store, overordnede spørsmålet ditt, og noter deg områder du gjerne vil spørre om dersom det ikke passer å avbryte. Det vil gjøre oppfølgingsspørsmålene mer relevante for svaret, men her er noen mer universelle spørsmål:
- Hvorfor tok personen den beslutningen?
- Hvilke andre alternativer fantes, og hvorfor var de ikke gjennomførbare?
- Hvordan utviklet det hele seg?
- Hva kunne vært forbedret?
- Hvordan reagerte de andre i teamet på beslutningen?
- Hvordan kommuniserte personen med andre?
Til slutt: vær nysgjerrig og spørrelysten – ikke som et inkvisitorisk forhør!
Å være aggressiv i spørsmålsstillingen er et tegn på en svak eller usikker intervjuer, og du får sjelden det beste ut av kandidatene hvis du inntar en «tøff» holdning.
Det eneste unntaket er hvis det er en del av bedriftskulturen deres – i så fall bør du gjerne være så aggressiv som nødvendig, slik at kandidatene så tidlig som mulig vet hva de går til!
Spørsmål du bør unngå
Det finnes visse typer spørsmål som folk liker å stille, men som historisk sett nesten aldri fungerer.
Lurespørsmål
Eksempler er «Hvor mange vinduer finnes det i Canary Wharf?», eller min personlige favoritt: «Hvor mange pianostemmere finnes det i Nederland?» (et spørsmål jeg faktisk fikk i et intervju, og som jeg aldri kommer til å glemme).
Disse spørsmålene skal visstnok undersøke personens «problemløsningsferdigheter». På det tidspunktet hadde jeg sett et piano kanskje to ganger i livet, så jeg ante ikke hvordan stemming av pianoer foregår.
Jeg har imidlertid mange venner med gitarer, og de stemmer dem selv. Derfor svarte jeg på spørsmålet ved å spørre tilbake: «Mener du personer som stemmer sine egne pianoer, eller profesjonelle?»
Intervjueren likte tydeligvis ikke svaret mitt!
Denne typen spørsmål får folk til å spille skuespill, og kan også være svært ekskluderende for mennesker fra ulike kulturer. Det eneste de oppnår, er å sløse bort verdifull intervjutid som kan brukes til å stille bedre spørsmål.
Bedre alternativ:
Gi dem et lite scenario som de vil møte i løpet av tiden i rollen, og be dem forklare trinn for trinn hvordan de vil løse det. Dette er et eksempel som er forankret i virkeligheten, og som kandidaten lettere vil kunne relatere seg til.
Eksempel for en erfaren selger:
"Hvordan ville du gått frem i et nytt marked som er dominert av et par svært etablerte merkevarer, med en ny utfordrermerkevare som svært få kjenner til?".
Dette kan til og med sette i gang en hel idémyldringsøkt!
Merkelige spørsmål
"Hvilken Pokémon starter du med?" eller "Hvis du var et dyr, hvilket dyr ville du vært?".
Jeg skulle ønske jeg fant på dette. Pokémon-spørsmålet kom fra en person i en opplæringsøkt om intervjuer, som ganske modig fortalte at vedkommende stilte dette spørsmålet til alle.
Jeg spurte hvorfor, og han svarte: "Da vil jeg vite alt jeg trenger å vite om dem". Jeg er evig takknemlig for at han innrømmet dette under opplæringen, slik at jeg kunne sette en stopper for det. På dette tidspunktet kan du like gjerne spørre dem hvilket stjernetegn de har!
Jeg har spilt mange videospill, men aldri Pokémon. Lurer på hva det sier om meg?
Bedre alternativ:
Det finnes ikke noe bedre alternativ til disse. Gå videre, og bruk tiden på å stille andre, mer nyttige spørsmål!
Selg meg X
Jeg kommer for alltid til å forbanne The Wolf of Wall Street for å ha plantet spørsmålet "selg meg denne pennen" i hodet på folk som en slags nøkkel til alt innen salg.
Et nylig alternativ jeg kom over i et intervju, var da jeg ble bedt om å selge selskapet jeg var på intervju hos.
Jeg er rekrutterer, og det forventes at jeg vet mer enn det som står på nettstedet, noe som følger av å faktisk jobbe i selskapet. Ellers kan kandidatene bare lese det selv!
Bedre alternativ:
"Selg meg ditt nåværende produkt eller ditt nåværende selskap".
På den måten kan du teste fortellerevnen eller salgsstilen deres med noe de bør være trygge på.
For åpne spørsmål
"Fortell meg om deg selv".
“Vel, jeg er fra [sett inn land], jeg er fisk, og jeg elsker å svømme.”
Svarte jeg på spørsmålet? – Ja. Får jeg jobben? Selvfølgelig ikke.
Et annet eksempel: "Hvilke problemer kan du løse for oss" – Hvilke problemer har dere?
“Hva er svakhetene dine?” – Dette er et svakt spørsmål!
Bedre alternativ:
Fortell dem om et problem du har akkurat nå, og gå i dialog med dem om dette. Still dem et mer veiledende spørsmål, for eksempel "Fortell meg om erfaringen din med X-prosjektet", ved å velge ut noe fra CV-en deres.
Et alternativ til spørsmålet om svakheter er å spørre om en gang de ikke oppnådde suksess med noe, og hva de lærte som følge av det.
Hvorfor bør vi ansette deg?
Det er vel nettopp dette intervjuet er til for?
4. Lag et vurderingsrammeverk
Vurderingsrammeverket skal sikre at strukturen og spørsmålene brukes på samme måte i hvert intervju.
Det finnes flere ulike måter å gi svar poeng på, for eksempel numeriske verdier (1–5 eller 1–10), eller sterke sider/fordeler og svake sider/ulemper.
Min favoritt er Sterkt nei, nei, ja og sterkt ja, fordi det er en enkel skala som ikke gir rom for å stille seg på gjerdet.
Uansett hva du velger, må du sørge for at poengsummene har en tydelig betydning, slik at intervjuerne vet hva de skal se etter.
Med mindre det dreier seg om et spesifikt teknisk spørsmål med ett riktig svar, handler rammeverket mer om at intervjuerne skal forstå hvordan et godt svar ser ut, enn om hva som ville vært det «riktige» svaret fra en kandidat.
Da vi nylig ansatte en ingeniør på seniornivå, så vi for eksempel på tekniske og atferdsmessige parametere og identifiserte 3–4 spørsmål for hver av dem, samt 3–4 tilhørende ferdigheter/egenskaper knyttet til hvert spørsmål.
Ett av kriteriene for stillingen som stabsingeniør var å forstå hvorfor kandidaten hadde implementert bestemte rammeverk, så vi laget følgende for å vurdere dette kriteriet:
- Sterkt nei – ingen forståelse overhodet av de implementerte rammeverkene
- Nei – ingen forståelse av hvorfor rammeverkene ble implementert, og ingen refleksjon over hva annet som kunne ha blitt vurdert.
- Ja – god forståelse av de implementerte rammeverkene og årsakene til at de ble implementert
- Sterkt ja – svært god forståelse av ulike rammeverk og hvorfor hvert enkelt kan bli valgt, samt evne til å forklare hvilke andre alternative løsninger som ble vurdert, og hvorfor de ikke fungerte.
5. Gjennomfør intervjuet
Når det gjelder kandidatopplevelsen, er intervjuet stedet der du virkelig kan lykkes eller mislykkes.
Det er her kandidatene tilbringer mest tid sammen med deg, og selv om du ikke har hatt tid til å lage en superstilig karriereside med interaktivitet overalt, kan en god intervjuopplevelse veie opp for det.
Det betyr ikke at intervjuet skal være enkelt! Gode kandidater foretrekker faktisk intervjuer som utfordrer dem og får dem til å tenke over fagområdet sitt, så rådene ovenfor om effektive intervjuer gjelder fortsatt.
Det jeg vil rette oppmerksomheten din mot i denne delen, er imidlertid det grunnleggende som, når du gjør det riktig, sannsynligvis ikke vil utløse stormende ros, men som vil gi deg den kritikken du fortjener hvis du gjør det feil. Sørg derfor alltid for å:
- Presentere deg selv og fortelle hva du gjør i selskapet
- Hvis det er det første intervjuet, også presentere selskapet
- Gi kontekst for hva du ønsker å gå gjennom i dette intervjuet
- Forsikre kandidaten om at de, enten intervjuet foregår på nettet eller personlig, kan ta en pause for å hente vann eller gå på toalettet hvis de trenger det. Vi er alle mennesker.
- Sørge for at du har lest CV-en deres på forhånd og har relevante spørsmål klare
- Sørge for at du er presis (gjerne litt tidligere som vert)
- Følge med på tiden og sørge for at kandidaten får tid til å stille spørsmål
- Smile og være nysgjerrig på personen overfor deg!
Det virker grunnleggende, men jeg ser fortsatt situasjoner der folk glemmer et hvilket som helst antall av disse tingene, og det synes alltid.
Å vite hvordan man intervjuer noen effektivt, innebærer også å håndtere tiden godt ved hjelp av programvare for intervjuplanlegging.
Tips for å ta effektive intervjunotater
Å ta gode intervjunotater er en ferdighet du må utvikle, og jeg er redd jeg ikke har noen snarveier.
I begynnelsen syntes jeg det var enklere å ha penn og papir foran meg. Jeg skrev ned intervjuspørsmålene og nummererte dem, og noterte nummeret når et nytt spørsmål dukket opp. Etter det gikk jeg over til å skrive ned svarene fortløpende.
Enten det er stikkord eller fullstendige setninger, er poenget at du bør ha nok informasjon om det kandidaten sa til å kunne underbygge beslutningene dine.
De fleste moderne søkersporingssystemer (ATS) har et verktøy av noe slag som hjelper deg med å ta notater under intervjuer (det kan kalles en «intervjupakke», et «poengkort» eller et «tilbakemeldingsskjema»).
Avhengig av ATS-et kan du også ha stjerner eller «ja» eller «nei», eller en numerisk poengsum du kan tildele. Snakk med ATS-leverandøren eller rekrutteringsteamet ditt for å konfigurere dette hvis det er verdifullt for deg.
Ved å sørge for at du har gode notater fra alle i ansettelsespanelet, får du den beste oversikten over hvordan hver kandidat presterer gjennom rekrutteringsprosessen.
Personlig har jeg alltid syntes at «sterkt nei», «nei», «ja» og «sterkt ja» er det mest verdifulle.
Numeriske poengsummer og stjerner tar vanligvis mye tid, krever et sterkt ansettelsesteam og mange data- og tilbakemeldingseksempler fra intervjuer for å lære opp alle i intervjugruppen i hva forskjellen på tre og fire stjerner innebærer. Det kan føre til mer subjektivitet.
6. Vurder kandidaten og ta en avgjørelse
Vurder kandidaten ved hjelp av vurderingskriteriene dine fra trinn 4.
Selv om det er nyttig å innhente tilbakemeldinger fra flere personer for å ta en avgjørelse og redusere skjevhet, er det, som du sikkert er klar over, utfordrende å oppnå enighet i gruppen.
En avgjørelse må tas av en person eller gruppe som kanskje ikke deler synspunktene til enkelte av de involverte.
Den endelige avgjørelsen må respekteres og få gjennomslag, med forståelse for at den ikke kan skape friksjon i eksisterende team.
Det samarbeidende ansettelsesteamet bør lage en kortliste over kandidater og gi tilbakemelding på hver av dem, slik at en ansettelsesansvarlig eller et ansettelsespanel kan vurdere dem.
Beslutningstakeren i prosessen bør deretter kunne dele sine tanker og begrunne avgjørelsen som blir tatt.
7. Gi og be om tilbakemeldinger
Kandidatenes opplevelse tar ikke slutt så snart du har avsluttet Zoom-samtalen eller fulgt kandidaten ut døren.
Periodene mellom intervjustadiene eller like før tilbudet er avgjørende, så sørg for å utnytte dem best mulig.
Tilbakemeldinger i tide
Tilbakemeldinger er svært viktige, særlig for kandidater som ikke gikk videre gjennom stadiene.
Det er nyttig for alle kandidater å få vite hva som gikk bra og ikke fullt så bra i intervjuet, og, hvis de gikk videre, hva de neste trinnene vil innebære.
Hvis du trenger hjelp med dette, kan du lese artikkelen min om hvordan du gir tilbakemeldinger etter intervjuet.
Be om tilbakemeldinger
Tiden mellom intervjuer er et godt tidspunkt å be om tilbakemeldinger på. Personlig følger jeg ikke en prosess der man sender en spørreundersøkelse eller et tilbakemeldingsskjema etter hvert stadium – det kan bli kjedelig.
Et enkelt spørsmål i e-posten der du informerer dem om tilbakemeldingen eller om at de går videre til neste trinn, kan imidlertid være nok til at de gir deg en idé om hva de likte, og hva de egentlig ikke forsto.
Oppdateringer i riktig tempo
Hvis du trenger noen dager eller venter på noe bestemt som vil forsinke tilbakemeldingen til kandidaten (enten avslaget eller at kandidaten går videre gjennom de ulike stadiene), må du gi beskjed!
Ideelt sett bør kandidater få vite utfallet innen noen få dager etter intervjuet – målet er om mulig maksimalt 72 timer etter intervjuet.
Hvis det imidlertid blir en forsinkelse, sender jeg kandidatene en kort melding for å bekrefte at jeg ikke har glemt dem, og at selskapet ikke forsvinner uten å gi lyd fra seg, men at det rett og slett er noe som forsinker oss, uansett hva forsinkelsen måtte skyldes.
Intervjusjekkliste
Før du setter i gang, bør du krysse av for følgende:
- Har du en standardliste med innledende spørsmål som du stiller til alle kandidater?
- Er denne listen delt inn etter intervju og intervjuer?
- Har hvert spørsmål et spesifikt formål som knytter seg til stillingsbeskrivelsen?
- Har du noen oppfølgingsspørsmål i tankene?
- Har du standardisert og satt opp intervjustadiene (det kan også være lurt å oppgi dem i stillingsannonsen)?
- Hvis intervjuet foregår på nett, er du på et sted der du ikke blir forstyrret av andre eller bakgrunnsstøy?
- Hvis møtet foregår virtuelt, er plattformen din for videointervjuer oppdatert og klar til bruk?
- Hvis intervjuet foregår ansikt til ansikt, har du bestilt rommet og sørget for at du er klar til å ta imot personen?
En av de beste måtene å sikre en god kandidatopplevelse på er å være godt forberedt, så jeg har laget en mal du kan laste ned, som kan hjelpe deg med å strukturere tankene dine for hvert intervju og forberede deg selv og intervjupanelet ditt.
Intervjumal
Få intervjumalen din!
Denne malen går gjennom spørsmålene ett for ett, særlig spørsmål som den ansettende lederen overlater til andre i intervjupanelet å stille.
Selv om dette kan virke omfattende i begynnelsen, vil du snart gjøre det instinktivt, og det er avgjørende at alle som intervjuer, er på samme side. Ellers vil dere intervjue den samme kandidaten med svært ulike mål, og ingen kan være alt for alle!
Beste praksis for intervjuer
En oppfriskning av noen av de beste fremgangsmåtene som er omtalt ovenfor:
- Vær tydelig på målet: Før du gjør noe som helst, må du være tydelig på formålet med intervjuet, det vil si hva du trenger å vite for å tilby noen jobben. Dette vil danne grunnlaget for intervjustrukturen og spørsmålene.
- Åpne spørsmål: Still åpne spørsmål (hvem, når, hvordan, hvorfor, hvor), eller be om eksempler.
- Ta i bruk teknologi: Systemer for kandidatsporing og andre former for rekrutteringsprogramvare kan hjelpe deg med å ta notater og vurdere kandidater.
- Tilbakemelding i tide: Gi rettidig og detaljert tilbakemelding i samsvar med hvor langt kandidaten har kommet i prosessen. Husk også å be om tilbakemelding.
Mot fokuserte og engasjerende intervjuer
Et jobbintervju bør ikke være en maktkamp. Du kan få mye mer ut av folk ved å behandle dem som, vel, mennesker!
Jeg går så langt som å sende kandidater generelle intervjutips eller tips om hva som vil bli tatt opp i hvert trinn, før intervjuet. Selv om jeg ikke gir dem svarene, bidrar dette til å redusere presset ytterligere.
Sørg for å vise den samme høfligheten gjennom hele intervjuet som du ville vist gjester i hjemmet ditt, og vær nysgjerrig på dem som individer. Ikke glem å sette av tid på slutten av intervjuet til at de også kan stille spørsmål!
Intervjuet er belønningen din etter det som kan ha vært en lang og utmattende periode med kandidatsøk, så nyt det!
