Slik sier du opp noen på riktig måte: 10 ting du må gjøre

Det er også juridiske og etiske hensyn å ta. Derfor bør du dokumentere alt. 

Vedvarende svake prestasjoner

Når en ansatt konsekvent ikke oppfyller virksomhetens prestasjonsstandarder, til tross for å ha fått tilstrekkelig opplæring og støtte, kan oppsigelse være nødvendig. 

Manglende evne eller vilje til å tilpasse seg betydelige endringer på arbeidsplassen, som ny teknologi, nye prosesser eller organisatorisk omstrukturering, kan hemme virksomhetens fremgang og utvikling.

Brudd på virksomhetens retningslinjer eller etiske regler

Atferd som bryter med virksomhetens retningslinjer eller etiske regler, for eksempel trakassering, vold, diskriminering eller tyveri, kan gi grunnlag for oppsigelse. Dette bidrar til å opprettholde et trygt og respektfullt arbeidsmiljø.

Ulovlige aktiviteter eller etiske brudd

Involvering i ulovlige aktiviteter eller alvorlige etiske brudd, som bedrageri, underslag eller brudd på konfidensialitet, kan være så alvorlig at det gir grunnlag for oppsigelse.

Grunner til å ikke si opp noen

Før du tar den svært reelle beslutningen om å avslutte noens arbeidsforhold, bør du vurdere om situasjonen først kan rettes opp.

Midlertidig svake prestasjoner

Hvis en ansatt som tidligere har prestert godt, opplever en nedgang i prestasjonene, bør du ikke bare gå rett til oppsigelse.

Det kan hende at personen går gjennom personlige utfordringer, eller kanskje er usikker på rollen og ansvarsområdene sine. Kanskje en enkel samtale er nok.

Ved å tilby støtte, for eksempel i form av en plan for prestasjonsforbedring, en annen stilling eller til og med fri, før oppsigelse, kan du fremme lojalitet og produktivitet på lang sikt.

Slik avslutter du noens arbeidsforhold på riktig måte

Følg disse beste praksisene for å sikre at prosessen blir så lite smertefull som mulig for den enkelte og resten av teamet.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Dette må du gjøre #1: Unngå å bruke ordet «oppsagt»

Til tross for tittelen på denne artikkelen liker jeg ikke å bruke ordene «oppsagt» eller «avsluttet» når jeg snakker om å avslutte noens arbeidsforhold. 

Selv om de får høye poeng for tydelighet, er de harde og viser mangel på respekt og empati overfor menneskene som blir berørt.

På den annen side kan den ansatte bli gående og lure på hva arbeidsforholdet faktisk innebærer hvis du blir for vag.

For eksempel skjer en «permittering» faktisk når det ikke er nok arbeid for den ansatte på det aktuelle tidspunktet, men personen fortsatt er ansatt i virksomheten.

«La gå» får det til å høres ut som om det var den ansattes beslutning å slutte, og at du bare … lot personen gå?

Jeg foretrekker å si at noens arbeidsforhold har «blitt avsluttet», noe som er tydelig, men ikke like ubehagelig som «oppsagt».

Dette må du gjøre #2: Vær sikker på at oppsigelse er det BESTE alternativet

Det finnes mange gyldige grunner til at du har kommet til dette punktet, enten det dreier seg om vedvarende svake prestasjoner, manglende samsvar med virksomhetens visjon og verdier, eller at personen rett og slett ikke passer personlighetsmessig sammen med deg eller teamet ditt.

Uansett årsak bør du stille deg selv noen av følgende spørsmål før du går til det skrittet å si opp noen:

• Har jeg lagt ned en rimelig innsats for å rette opp mangelfulle prestasjoner?
• Har jeg iverksatt en plan for prestasjonsforbedring?
• Har jeg gjennomført regelmessige prestasjonsevalueringer og 1:1-oppfølginger?
• Finnes det en annen stilling i organisasjonen som vedkommende kanskje passer bedre til?
• Har jeg kontrollert observasjonene mine med andre teammedlemmer og ledere?
• Vil dette komme som en fullstendig overraskelse på denne medarbeideren og kollegene deres?

Selvfølgelig kan beslutningen om å avslutte arbeidsforholdet være mye enklere når det dreier seg om mer alvorlige eller til og med ulovlige forhold, som bedrageri, tyveri, seksuell trakassering eller vold.

Gjør det som må gjøres #3: Få orden på i-ene og de juridiske t-ene

Når du har besluttet å avslutte arbeidsforholdet, må du være oppmerksom på følgende juridiske forhold og retningslinjer når det gjelder oppsigelse av noen:

1. Virksomhetens retningslinjer for oppsigelse, enten de er nedskrevet i en personalhåndbok eller ganske enkelt utgjør vanlig praksis i virksomheten;
2. Arbeidsavtaler, som regulerer forholdet mellom arbeidsgiveren og arbeidstakeren kontraktsmessig, og som ofte inneholder oppsigelsesklausuler;
3. Grunnleggende menneskerettigheter som beskytter mennesker mot ting som diskriminering, for eksempel USAs lov om sivile rettigheter og Canadas menneskerettslov;
4. Arbeidsrettslige bestemmelser, enten de er statlige, provinsielle (for eksempel British Columbias lov om arbeidsstandarder) eller føderale (for eksempel Canadas arbeidsmiljølov eller WARN-loven i USA)
5. Praksis basert på ulovfestet rett, som ifølge Canadas justisdepartement er «lover som ikke er nedskrevet som lovgivning, men som har utviklet seg til et system av regler basert på rettspraksis.»

HR-ledere eller en arbeidsrettsadvokat kan hjelpe deg med å unngå vanlige fallgruver knyttet til juridiske spørsmål som prøvetid, ansettelse etter eget ønske og oppsigelse med eller uten saklig grunn. De kan også svare på vanlige spørsmål som:

• Hvor lang oppsigelsestid eller hvor mye sluttvederlag bør jeg gi?
• Avhenger oppsigelsestiden eller sluttvederlaget av årsaken?
• Kan jeg si opp en medarbeider av hvilken som helst grunn når som helst?
• Kan jeg bare degradere en medarbeider eller sette ned lønnen deres og håpe at de slutter?

I British Columbia blir ansatte for eksempel oftest sagt opp «uten saklig grunn», noe som betyr at arbeidsforholdet kan avsluttes uten at det oppgis noen grunn for oppsigelsen.

Hvis medarbeideren imidlertid har passert prøvetiden, har vedkommende krav på en eller annen form for oppsigelsestid eller sluttvederlag. Disse oppsigelsene skiller seg fra oppsigelser «med saklig grunn», som vanligvis er knyttet til klare, åpenbare og alvorlige brudd på samfunnets lover eller virksomhetens retningslinjer.

Gjør det som må gjøres #4: Utarbeid oppsigelsesbrevet

Når du har besluttet å si opp noen og rådført deg med HR eller arbeidsrettsadvokaten din, må mange aktiviteter gjennomføres før oppsigelsesmøtet.

Dette må gjøres stille og konfidensielt, og de eneste andre som må involveres eller være informert, er HR-lederen din, lederen din og IT-lederen din. 

Oppsigelsesbrevet er en skriftlig versjon av budskapet du skal formidle under oppsigelsesmøtet, og gis til medarbeideren under møtet.

Brevet angir kun fakta og inneholder ingen begrunnelser for oppsigelsen. Det er høflig, respektfullt og konsist, og inneholder følgende informasjon:

• Ikrafttredelsesdato for oppsigelsen;
• Om oppsigelsen skjedde med eller uten saklig grunn;
• Detaljer om sluttvederlagspakken (lønn, ytelser, helseforsikring, aksjeopsjoner osv.);
• Ytelser ved oppsigelse som arbeidstakeren kan ha krav på, for eksempel karriererådgivning;
• Informasjon etter arbeidsforholdet, for eksempel offisiell arbeidsattest og tilbakelevering av selskapets eiendeler; og
• Navn på kontaktperson og kontaktinformasjon for eventuelle spørsmål.
• En varm avslutning med et oppriktig ønske om lykke til videre.

MERK: I enkelte tilfeller der det tilbys et ekstra sluttvederlag, kan du be arbeidstakeren om å signere en fritakelseserklæring innen en bestemt dato (ofte innen én uke) som motytelse.

Må gjøres nr. 5: Forbered kommunikasjon til teamet

Det kan være et sjokk for kolleger å se en arbeidstaker slutte, særlig hvis de ikke var kjent med arbeidstakerens prestasjoner eller andre problemer. 

Forbered kommunikasjon på e-post som skal sendes til resten av teamet og/eller organisasjonen (hvis det er et mindre selskap) umiddelbart etter oppsigelsesmøtet.

Sørg også for å snakke personlig med personer som blir sterkere berørt av arbeidstakerens avgang, enten fordi de var venner, jobbet tett sammen, eller plutselig skal ta på seg mer arbeid og ansvar. Hvordan du håndterer denne kommunikasjonen, vil spille en viktig rolle i å gjenoppbygge tilliten etter nedbemanningen hos de berørte.

I all kommunikasjon på e-post og i personlige samtaler må du huske å respektere den tidligere arbeidstakeren, unngå nedsettende bemerkninger og unngå å dele årsakene bak beslutningen.

Det kan være et sjokk for kolleger å se en arbeidstaker slutte, særlig hvis de ikke var kjent med arbeidstakerens prestasjoner eller andre problemer. 

Forbered kommunikasjon på e-post som skal sendes til resten av teamet og/eller organisasjonen (hvis det er et mindre selskap) umiddelbart etter oppsigelsesmøtet.

Sørg også for å snakke personlig med personer som blir sterkere berørt av arbeidstakerens avgang, enten fordi de var venner, jobbet tett sammen, eller plutselig skal ta på seg mer arbeid og ansvar.

I all kommunikasjon på e-post og i personlige samtaler må du huske å respektere den tidligere arbeidstakeren, unngå nedsettende bemerkninger og unngå å dele årsakene bak beslutningen.

Må gjøres nr. 6: Utarbeid en overgangsplan for teamet

Hver gang en arbeidstaker slutter, enten frivillig eller ufrivillig, er det mange nødvendige aktiviteter i forbindelse med avslutningen av arbeidsforholdet.

Når noen blir oppsagt, kan det imidlertid være nødvendig å organisere mange av disse aktivitetene i det stille. 

Noen av disse aktivitetene omfatter:

• Kontakte berørte kunder eller leverandører.
• Overføre ansvarsområder til andre teammedlemmer.
• Deaktivere tilgang til lokaler, nettverk og andre IT-systemer. 

I enkelte tilfeller kan det også være lurt å vurdere å involvere eller leie inn sikkerhetspersonell for å hjelpe med å følge den oppsagte arbeidstakeren ut av lokalene. 

Jeg anbefaler dette bare i tilfeller der du er bekymret for at arbeidstakeren kan reagere aggressivt eller voldelig, eller hvis det er en betydelig risiko for tyveri eller skade på selskapets eiendeler.

Må gjøres nr. 7: Velg riktig tid og sted (og ha et vitne til stede)

Legg til rette for et problemfritt oppsigelsesmøte ved å velge riktig sted, dag og tidspunkt. Her er noen gode råd jeg har lært gjennom årene:

Sørg for privatliv og ro

Bruk et møterom uten vinduer eller med tildekkede vinduer. Unngå offentlige steder som restauranter, og ikke bruk kontoret ditt, slik at du unngår avbrytelser fra teamet.

Unngå fredager

Det kan være traumatisk å bli oppsagt, og støtteressurser som rådgivere og terapeuter arbeider ofte ikke i helgene. Ved å unngå fredager sikrer du også at du eller personallederen din er tilgjengelig dagen etter dersom arbeidstakeren har spørsmål.

Unngå ferier

Med mindre det er et tidskritisk element ved oppsigelsen, bør du for eksempel ikke avslutte arbeidsforholdet rett før noen skal på en ukes ferie.

Velg et roligere tidspunkt på dagen

Prøv å legge oppsigelsesmøtet til et tidspunkt der færre mennesker er til stede. Hvis den ansatte for eksempel ofte er tidlig på kontoret før kollegene sine, kan du prøve å gjennomføre møtet da.

Møt ansikt til ansikt

Å få sparken kan være en traumatisk livshendelse, så unngå å gjøre det via e-post, tekstmelding eller telefon, og gjør det ansikt til ansikt. 

Hvis du jobber på en hybridarbeidsplass, bør du prøve å gjennomføre møtet fysisk på en dag du vet at den ansatte er på kontoret. Hvis du derimot jobber på en fullstendig fjernarbeidsplass, bør du gjøre det virtuelt (de vil synes det er merkelig å bli kalt inn på kontoret til et «spesielt møte»).

Ha et vitne til stede

Det er viktig å ha noen andre i rommet for å minimere eventuelle juridiske diskusjoner om hva som ble sagt, eller ikke sagt. 

Vanligvis vil dette være noen fra HR, men hvis du jobber i en mindre virksomhet, kan det være nødvendig å ha med en administrativ assistent eller et annet teammedlem du stoler på.

Må-gjøres-oppgave nr. 8: Øv, øv, øv

Å si opp noen kan være en nervepirrende opplevelse, særlig hvis det er første gang. 

Utfallet av oppsigelsesmøtet vil i stor grad påvirkes av hvordan du og HR-lederen din opptrer, så skriv et manus, spill rollene og øv. Når det er sagt, er det viktig å være forberedt på alt, også at manuset ditt sporer av. 

Du kan forvente alle slags følelser fra den oppsagte medarbeideren. Jeg har vært vitne til overraskelse og sjokk, selv i tilfeller der jeg tydelig hadde kommunisert dårlig arbeidsprestasjon på forhånd og advart medarbeideren om at arbeidsforholdet deres var i fare.

Jeg har sett folk bli sinte, gråte, forhandle eller bare sitte der med et uttrykksløst ansikt uten å si noe. Hvis du og HR-representanten din øver på rollene deres og sørger for at møtet går fremover, vil det imidlertid gå bra.

Må-gjøres-oppgave nr. 9: Formidle de dårlige nyhetene raskt og respektfullt

Det er på tide å sette planene, forberedelsene og øvingen ut i livet. Nedenfor følger en rekke trinn jeg tidligere har brukt i oppsigelsesmøter. Husk imidlertid at alle organisasjoner og situasjoner er unike, så gjør de endringene du mener er riktige.

Trinn 1: Følg medarbeideren til møterommet

Dette kan ofte være et vanskelig og ubehagelig trinn av et par grunner. 

For det første er ikke møtet lagt inn i medarbeiderens kalender, så du håper at vedkommende er i nærheten og ikke har gått ut for å kjøpe kaffe eller noe annet. Noen ganger må du bare vente til vedkommende kommer tilbake.

Når du får kontakt, sier du noe i denne retningen: 

«[Medarbeiderens navn], jeg trenger at du blir med meg til et kort møte i konferanserommet.»

På dette tidspunktet kan vedkommende mistenke at han eller hun skal få sparken, og begynne å stille deg spørsmål. Bare fortsett å gjenta: «Vi snakker sammen når vi er i møterommet.»

Trinn 2: Kom til poenget og unngå småprat

Så snart medarbeideren din ser HR-lederen din i rommet med et alvorlig uttrykk i ansiktet, vil vedkommende mistenke at noe er galt. 

Sett deg ned så raskt som mulig, unngå småprat eller unødvendig samtale, og kom til poenget på en vennlig, men bestemt måte. Her er et eksempel på et manus for å si opp noen uten saklig grunn:

«[Medarbeiderens navn], jeg er her for å informere deg om at vi avslutter arbeidsforholdet ditt uten saklig grunn, med virkning fra i dag. [HR-lederens navn] er her for å gå gjennom de neste trinnene med deg, forklare ting som sluttvederlag og ytelser, og gi deg noen ressurser som kan hjelpe deg over i din neste jobb. [Medarbeiderens navn], jeg ønsker deg all mulig suksess i fremtiden. Ta vare på deg selv, og lykke til.»

På dette tidspunktet kan du forhåpentligvis reise deg og forlate rommet. Den tidligere medarbeideren din kan imidlertid begynne å stille spørsmål, forsøke å forhandle eller bli sint og anklagende. Bare fortsett å gjenta følgende:

‘[Medarbeiderens navn], jeg har gitt deg all informasjonen jeg kan. Nå anbefaler jeg at du lar [HR-lederens navn] gå gjennom alt med deg, slik at du kan konsentrere deg om å se fremover mot det som venter deg. Ta vare på deg selv, og lykke til.» 

Trinn 3: Avslutt møtet

Hvis du har en HR-representant, vil vedkommende ofte ta seg av denne delen. Hvis ikke, kan det være opp til deg. Det er noen ting som må håndteres etter at du har formidlet de dårlige nyhetene:

1. Dokumenter: gi dem oppsigelsesbrevet, fratredelsesbrevet (hvis aktuelt) og arbeidsattesten, og gå gjennom detaljene og hva de betyr for dem.
2. Sluttpakke: hvis de har blitt sagt opp uten saklig grunn og har krav på oppsigelsestid, forklar hvordan dette fungerer, hva som skjer med helseforsikring og ytelser, osv.
3. Sikkerhet og eiendeler: samle inn eventuelle adgangskort, brikker, telefoner, bærbare datamaskiner osv. som gir dem tilgang til eiendommen eller nettverket.

Trinn 4: Følg den ansatte ut

HR-representanten din kan følge den ansatte til skrivebordet deres slik at de kan hente personlige eiendeler, bilnøkler osv. 

Hvis de imidlertid har samlet opp ting gjennom 20 år, anbefaler jeg å avtale et tidspunkt utenom arbeidstiden slik at de får hentet dem. De kan prøve å snakke med kolleger, men det er best å begrense disse samtalene ved å si:

«[Den ansattes navn], vi trenger at du henter tingene dine og går, men ta gjerne kontakt med folk etter at du har kommet hjem.»

Til slutt følger du den ansatte ut av kontoret eller bygningen, men sørg for at vedkommende er i en tilstand som gjør det trygt å komme seg hjem. Hvis vedkommende for eksempel er fortvilet, kan du tilby deg å ringe en taxi som kan kjøre dem hjem.

Dette må gjøres #10: Gjennomfør planene dine etter oppsigelsen

Husker du alt arbeidet du la ned i å forberede kommunikasjonen til teamet, utarbeide overgangsplanene dine og gjøre IT klar til å stenge den ansattes nettverkstilgang? 

Vel, umiddelbart etter at den ansatte forlater bygningen, er det på tide å gjennomføre disse planene. 

Som du sikkert la merke til, er selve oppsigelsesmøtet viktig, men mye av arbeidet ligger i planleggingen og forberedelsene. Ved å gjøre det nødvendige forarbeidet på forhånd maksimerer du sjansene for en smidig overgang når den ansatte forlater organisasjonen.

Å si opp noen er en uheldig del av medarbeideropplevelsen

Gjennom hele prosessen med å si opp noen må du huske at de ansatte som blir igjen, følger nøye med på hvordan du håndterte situasjonen. 

Var du empatisk og respektfull, eller nedsettende og tankeløs? 

Var det en stor overraskelse for alle, inkludert den oppsagte medarbeideren, eller så alle at du gjorde alt du kunne for å unngå å ta et så drastisk skritt? 

Hvordan du opptrer i disse stressende situasjonene, kan styrke eller ødelegge forholdet ditt til teamet og påvirke den samlede medarbeideropplevelsen.

Programvare for medarbeideropplevelser hjelper med oppgaver som kommunikasjon, støtte, prestasjonsstyring og målsetting.

Den bidrar til å unngå uheldige situasjoner som å avslutte arbeidsforholdet til noen, og til å forbedre engasjement, medarbeiderbevaring og prestasjoner.

Viktigste punkter

• Vurder alternativer og konsekvenser først: Før du bestemmer deg for å si opp en ansatt, bør du undersøke alle mulige korrigerende tiltak, for eksempel forbedringsplaner.
• Juridiske og etiske forberedelser: Sørg for at juridiske og etiske standarder overholdes ved å dokumentere prosessen grundig, rådføre deg med HR-fagfolk eller advokater og utarbeide et respektfullt og faktabasert oppsigelsesbrev.
• Effektiv kommunikasjon og opptreden: Håndter oppsigelsesprosessen med empati og respekt, velg et passende språk og riktig tidspunkt, og forbered deg på ulike reaksjoner. Etter oppsigelsen bør du kommunisere effektivt med teamet og håndtere overgangen smidig for å opprettholde et positivt arbeidsmiljø.

Bli med i People Managing People-fellesskapet

For mer støtte innen alle aspekter av talentledelse kan du bli med i People Managing People-fellesskapet, et støttende fellesskap av HR- og bedriftsledere som deler kunnskap for å hjelpe deg med å utvikle karrieren din og bygge fremtidens organisasjoner.