Slik skriver du en stillingsbeskrivelse: En eksperts veiledning

Den fungerer som en veiledning både for potensielle kandidater, ansettende ledere og andre medlemmer av ansettelsesteamet.

Den bør inneholde nok informasjon til å vekke interessen til en arbeidssøker og motivere vedkommende til å gå videre i ansettelsesprosessen.

Det er også en mulighet til å gi et innblikk i bedriftskulturen, oppdraget og verdiene til virksomheten din, og bidrar til å samordne forventningene mellom arbeidsgivere og arbeidstakere.

Komponenter i en stillingsbeskrivelse

Stillingsbetegnelse

Oppgi stillingsbetegnelsen tydelig. Den bør gjenspeile stillingen og nivået dens i organisasjonen på en nøyaktig måte.

Eksempler: driftsdirektør (COO), markedsdirektør, senior programvareingeniør, salgsleder, HR-koordinator, kundeservicemedarbeider.

Formålet med stillingen

Gi en kort oversikt over stillingen, og beskriv hovedformålet med den og hvordan den inngår i organisasjonen.

Arbeidsoppgaver og ansvarsområder

List opp de viktigste arbeidsoppgavene og ansvarsområdene som er knyttet til stillingen. Bruk punktlister for tydelighet, og start hvert punkt med et handlingsverb (for eksempel «Administrere», «Utvikle» eller «Koordinere»).

Obligatoriske kvalifikasjoner

Beskriv de nødvendige kvalifikasjonene, inkludert utdanning, sertifiseringer, erfaringens omfang og ferdigheter.

Utdanning

Spesifiser utdanningskvalifikasjonene som er nødvendige for at en medarbeider skal kunne utføre stillingens arbeidsoppgaver og ansvarsområder på en effektiv måte. Oppgi tydelig relevante studieretninger, gradstyper eller spesifikke faglige fordypninger som gir den nødvendige kunnskapen for å lykkes i rollen.

Erfaring

Oppgi hvor mange års heltidsarbeidserfaring som kreves som et minimum for rollen, samt hvilke relevante typer erfaring som er nødvendige for å være kvalifisert.

Hvis praksisplasser, arbeidserfaring fra grunnutdanning eller undervisningsassistentstillinger for master- eller doktorgradsstudenter regnes som godkjent, må du tydelig angi dette som kvalifiserende erfaring.

Kunnskap, ferdigheter og evner

Definer tydelig hvilket kunnskapsnivå som kreves for å begynne i stillingen, ved å spesifisere hvor dyptgående forståelse som er nødvendig. Bruk følgende definisjoner som veiledning:

• Praktisk kunnskap: Grunnleggende forståelse av prinsipper og terminologi, som gjør det mulig å løse enkle problemer.
• Generell kunnskap: Tilstrekkelig kompetanse innen fagområdet til å håndtere standardoppgaver og typiske arbeidssituasjoner, inkludert kjennskap til fagets viktigste aspekter.
• Grundig kunnskap: Avansert forståelse av fagområdet, som gjør det mulig å løse komplekse problemer, gi tekniske råd og fungere som en ressurs for andre.
• Omfattende kunnskap: Ekspertise på høyt nivå, som innebærer dyp forståelse, innovativ tenkning og utvikling av nye konsepter eller tilnærminger (bruk dette nivået med måte for svært spesialiserte roller).

List i tillegg opp spesifikke ferdigheter og evner som er avgjørende for å lykkes i rollen, og inkluder eventuelle nødvendige lisenser eller sertifiseringer.

Ønskede kvalifikasjoner

En utvidet liste over ønskede kvalifikasjoner kan bidra til å vurdere kandidatens potensial for å lykkes og være produktiv i rollen ytterligere.

Selv om disse ikke er avgjørende for å utføre stillingens kjerneoppgaver, styrker kvalifikasjonene kandidatens evne til å utmerke seg. 

Ønskede kvalifikasjoner regnes som «fordelaktige å ha» og inkluderer ytterligere utdanning, relevant erfaring, spesialisert kunnskap, avanserte ferdigheter og spesifikke evner som samsvarer med rollens mål og organisasjonens behov.

Ved å inkludere slike kriterier får man et tydeligere bilde av den ideelle kandidaten, samtidig som det er rom for fleksibilitet i ansettelsesprosessen.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Arbeidsforhold

Beskriv arbeidsforholdene og de fysiske kravene som er direkte knyttet til jobbens viktigste oppgaver, for å sikre samsvar med loven om amerikanere med funksjonsnedsettelser (ADA). 

Spesifiser typen, intensiteten (anstrengelsesnivået), hyppigheten (hvor ofte) og varigheten (hvor lenge) av de nødvendige fysiske eller mentale egenskapene.

Ta hensyn til følgende faktorer:

• Arbeidsmiljø: Spesifiser om arbeidet utføres innendørs (f.eks. på et kontor) eller utendørs, og nevn relevante miljøforhold.
• Eksponeringsrisiko: Oppgi eventuell eksponering for farlige materialer, ekstreme temperaturer, høy lyd eller andre miljørisikoer.
• Fysiske krav: Inkluder viktige fysiske oppgaver som klatring, ståing, arbeid i bøyd stilling, bøying eller skriving.
• Løfting/fysisk anstrengelse: Definer hvilket nivå av fysisk anstrengelse som kreves:
  • Stillesittende: Opptil 10 pund
  • Lett: Opptil 20 pund
  • Middels: Opptil 50 pund
  • Tungt: Over 50 pund
• Arbeidstid: Oppgi om stillingen innebærer regelmessig arbeid om natten, i helgene eller vaktberedskap.
• Arbeidssted og reisekrav: Spesifiser arbeidsstedet og om det kreves reising, inkludert hyppighet og reisemål dersom det er relevant.
• Betegnelse som beredskapspersonell: Presiser om stillingen anses som kritisk under nødsituasjoner eller kritisk drift.

Denne informasjonen sikrer at forventningene til stillingen er tydelig definert, samtidig som den støtter en inkluderende ansettelsesprosess i samsvar med regelverket.

Virksomhetens formål, visjon og verdier

Beskriv tydelig organisasjonens formål, visjon og kjerneverdier for å formidle virksomhetens hensikt og langsiktige mål.

Dette hjelper kandidatene med å forstå virksomhetens grunnleggende prinsipper, kulturelle forventninger og hvordan rollen deres bidrar til den overordnede suksessen.

Lønn, goder og bonuser

Vurder å beskrive lønnen, godene og bonusordningen som er knyttet til stillingen, slik at kandidatene får tydelige forventninger. 

Det kan være lurt å inkludere et lønnsspenn, ytelser, bonuser og provisjonsordninger samt goder du tilbyr.

Ved å kommunisere disse aspektene tydelig sikrer du at kandidatene forstår den totale kompensasjonspakken og kan vurdere stillingens fulle verdi.

Slik skriver du en stillingsbeskrivelse: Prosess i fire trinn

1. Lag en enkel og lett forståelig stillingstittel

Start med stillingstittelen. Mitt motto er å bruke et enkelt og lett forståelig språk.

Hvis det allerede finnes en navnestandard for en bestemt rolle, er det ikke nødvendig å være kreativ med stillingstittelen. Ellers vil folk få problemer med å vurdere om de passer til stillingen ut fra tittelen. 

Eksempel: Hvis rollen er en kundeansvarlig, bør du kalle den det i stedet for «kundepleieguru» eller noe lignende.

2. Definer ansvarsområder og resultater

Beskriv deretter rollens ansvarsområder og hvordan de bidrar til organisasjonens mål. Kandidatene ønsker denne informasjonen!

Hvis du står fast når du skal utforme ansvarsområdene, kan du lage en lang liste over alle arbeidsoppgavene du kommer på som personen i denne rollen må utføre.

Du kan bruke en lignende struktur som den du ville laget for strategien din for kandidatsøk, for å hjelpe deg med å strukturere tankene dine.

Deretter bør du korte ned den lange listen over arbeidsoppgaver du har kommet frem til. Målet er å være informativ uten å overvelde med informasjon. 4–6 punkter for ansvarsområder, og det samme for ferdigheter, er en god tommelfingerregel.

Etter at du har bestemt deg for hvilke ansvarsområder du skal ta med, bør du tenke tilbake på oppdraget deres som selskap. Kanskje har dere noen OKR-er eller mål for teamet som disse arbeidsoppgavene skal bidra til å nå.

Begynn å formulere disse som resultater, og legg dem til på listen. På denne måten kan du knytte et spesifikt sett med ansvarsområder til et resultat.

Eksempel

La oss si at du skal ansette en teknologirekrutteringspartner. Du kan inkludere disse ansvarsområdene og de ønskede resultatene i stillingsbeskrivelsen:

• Finne, engasjere og vurdere kandidater innen produktutvikling og teknologi for å hjelpe oss med å skalere fra X til XX ansatte i løpet av de neste 9 månedene.
• Samarbeide med ansettende ledere om å utarbeide planer og prioriteringer for ansettelser og introduksjon for å støtte skalering og vekst, samt sikre en god opplevelse for de nyansatte.

Fortsett å knytte det tilbake til selskapets oppdrag og hvorfor dere eksisterer. Dette skaper en følelse av tilhørighet til rollen og dermed også en følelse av tilhørighet hos den potensielle kandidaten som leser den.

3. Beskriv de nødvendige ferdighetene og egenskapene

Derfra bør du begynne å tenke på hvilke ferdigheter, relevant erfaring, utdanning, sertifiseringer og egenskaper som kreves for at en person skal regnes som en kvalifisert kandidat.

Dette må virkelig tilpasses målgruppen for den ledige stillingen.

Ferdigheter og egenskaper for stillinger på nybegynnernivå

Hvis du ansetter til en stilling på nybegynnernivå, bør du ikke kreve 2–3 års erfaring med X.

Dette «må ha erfaring for å få erfaring»-paradokset er så utbredt at det har blitt til en populær meme.

For en stilling på nybegynnernivå bør du fokusere mer på egenskapene og ambisjonene til den potensielle kandidaten. Hvis du for eksempel ansetter til en administrativ stilling på nybegynnernivå, kan du ta med ting som:

• Sans for detaljer
• Organiseringsevne
• Evne til å prioritere

Erfaring med dette kan komme til uttrykk på mange måter og trenger ikke nødvendigvis å stamme fra tidligere administrativt arbeid.

Ferdigheter og egenskaper for stillinger som ikke er på nybegynnernivå

For stillinger som ikke er på nybegynnernivå, må du inkludere spesifikk erfaring, krav eller til og med kvalifikasjoner for å tiltrekke deg de rette kandidatene.

Det er omstridt å spesifisere et minimum antall års erfaring. Noen selskaper sverger til det, mens andre foretrekker å la det være vagt.

En fallgruve du imidlertid bør være oppmerksom på, er å ikke kreve flere års erfaring enn teknologien har eksistert, slik som i eksempelet nedenfor:

Dette overlater jeg til deg, siden jeg ser begge sider av argumentet. Personlig synes jeg at en grov veiledning kan være nyttig for folk, men den bør ikke behandles som en absolutt sannhet, og jeg heller mot å ikke bruke den.

4. Fremhev hvorfor selskapet ditt er et flott sted å jobbe

Jo bedre kandidaten er, desto flere karrieremuligheter har vedkommende – det er ganske enkelt et faktum.

Så selv om det er viktig å gi informasjon om jobben, er det like viktig å gi potensielle søkere et innblikk i hva bedriftskulturen deres har å tilby.

Vurder å legge til et sammendrag og noen punkter om følgende egenskaper:

• Virksomhetens oppdrag og verdier
• Type arbeidsmiljø (dvs. på kontoret, fjernarbeid eller hybrid)
• Frynsegoder (dvs. uformell kleskode eller gratis lunsj på fredager)
• Fordelspakker (dvs. helseforsikring, tannhelseforsikring og dekning av psykisk helse)
• Tiltak for helse og velvære
• Muligheter for karriereutvikling
• Retningslinjer for ferie og betalt fri
• Retningslinjer for rettferdig og/eller mangfoldig rekruttering

Husk at stillingsannonsen din markedsfører hele virksomheten din, ikke bare den ledige stillingen.

Det er her et tydelig arbeidsgiververdiløfte (EVP) vil være til uvurderlig hjelp. Et EVP er i hovedsak et sett med unike fordeler og tilbud som en arbeidsgiver lover å gi de ansatte i bytte mot deres ferdigheter, ekspertise og engasjement. 

Tenk på det som verdien en organisasjon gir de ansatte i bytte mot deres bidrag.

Beste praksis for å skrive en stillingsbeskrivelse

1. Lag en standardmal for stillingsbeskrivelser

Det er her du trekker inn arbeidsgiverprofileringen din og ideelt sett samarbeider med markedssjefen din. 

Du ønsker å skape en identitet der enkelte ting er standardiserte og gjenkjennelige – for eksempel overskrifter som leder blikket gjennom siden, og informasjon om virksomheten.

2. Bruk en konsekvent språkføring

Språkføringen er også noe markedsavdelingen kan hjelpe deg med, ettersom den er en del av arbeidsgiverens merkevareidentitet. Hvis du ikke er kjent med hva jeg mener med «språkføring», får du her noen eksempler på hvilken rolle språkføringen spiller i stillingsbeskrivelser.

Eksempler på språkføring

1. Du-form versus passiv form. Jeg er en stor tilhenger av å bruke «du» i stillingsbeskrivelser. Jeg mener det skaper nærhet til kandidaten og bidrar til å visualisere og menneskeliggjøre opplevelsen. Dette står i kontrast til passiv form, som i stedet kan lyde slik: «Den ideelle kandidaten til denne stillingen skal ha …»
2. Språkets formalitet. Noen virksomheter kommuniserer med en svært formell tone, mens andre bruker et mer avslappet språk – begge deler er helt greit, og begge deler formidler noe om organisasjonskulturen. Men hvis virksomhetens språkføring er uformell og stillingsbeskrivelsene dine høres ut som en invitasjon til Royal Gala, kan du utilsiktet gi et feilaktig bilde av virksomheten og forvirre kandidatene.

3. Hold det enkelt 

Bruk et enkelt og tilgjengelig språk (med mindre du snakker om spesifikke tekniske termer). Ingen blir imponert hvis de trenger en synonymordbok for å forstå stillingsbeskrivelsen din – med mindre du ansetter en synonymordbokforfatter!

4. Hold det kortere 

Hver rolle har en mengde oppgaver og arbeidsoppgaver som må dekkes. Men hvis du skriver ut alt, får du en vegg av tekst som få vil lese. 

Punktlister er din beste venn, og det er mulig å gruppere enkelte oppgaver og oppsummere dem i ett punkt (se eksempelet med teknologitalentpartneren ovenfor).

5. Knytt ansvarsområder til resultater

Prøv å hjelpe personen med å se for seg selv i rollen ved å knytte ansvarsområdene til resultater og resultatene til teamets eller virksomhetens mål. 

Du bør sørge for at den rette kandidaten allerede ser for seg hvordan de vil utvikle seg sammen med virksomheten din.

6. Eksperimenter

Som med alt innen markedsføring av rekruttering lønner det seg å holde ting friskt og eksperimentere litt. 

Skriv kanskje et par stillingsbeskrivelser for hver rolle, og gjennomfør A/B-testing for å se hvilken som gir best resultater når det gjelder antall og, enda viktigere, kvaliteten på kandidatene.

Du vil også naturlig nok måtte oppdatere stillingsbeskrivelsene etter hvert som tiden går og ting endrer seg i organisasjonen.

5 ting du bør være oppmerksom på i en stillingsbeskrivelse

1. Overflødige krav

Jeg er overbevist om at hvis alt du skriver er «gode kommunikasjonsevner» eller «sans for detaljer», kjenner du ikke personen som skal ha rollen godt nok.

Du må tenke over hvilke typer kommunikasjonsevner som kreves, og være mer spesifikk. Vage eller direkte latterlige jobbkrav skremmer raskt bort de beste talentene.

En produktleder kan for eksempel måtte ha «dokumenterte tverrfunksjonelle kommunikasjonsevner, der vedkommende er i stand til å forstå både forretningsmessige og tekniske behov».

Dette gir mer veiledning.

2. Utdanningskrav

Dette er et følsomt tema, men det jeg vil si, er at du bør tenke over hva som er helt nødvendig.

Hvis det kreves en bestemt kvalifikasjon eller sertifisering, er det helt naturlig å nevne det.

Men en «minimumskarakteren 2:1 fra et av de 20 beste universitetene» er utrolig ekskluderende. Vi bør forsøke å gå bort fra denne praksisen, særlig med tanke på alle de alternative veiene til en karriere.

3. Ekskluderende språk

Ekskluderende språk i stillingsbeskrivelser kan avskrekke kandidater med ulik bakgrunn og skape en lite inkluderende atmosfære. 

Det er viktig å bruke inkluderende språk for å tiltrekke seg et bredere utvalg av talenter, styrke selskapets omdømme og sikre at lovkrav overholdes.

Eksempler er å bruke kjønnsnøytrale uttrykk og unngå aldersspesifikke eller kulturelt forutinntatte formuleringer.

4. Formatering på jobbportaler

Vær oppmerksom på hvordan formateringen din kan se ut på ulike jobbportaler. Mange ganger har jeg brukt mye tid på flotte overskrifter og punktlister, bare for at jobbportalen skal lime inn en vegg av tekst når du ser på stillingsannonsen.

Se etter en forhåndsvisningsknapp, jobbportalens formateringsregler (vanligvis på siden med redigeringsverktøyet), eller sørg i det minste for at du ser på den publiserte annonsen rett etter at du har lagt den ut, for å kontrollere formateringen. 

5. Lønnsintervall

I stadig flere jurisdiksjoner er det et krav å oppgi et lønnsspenn eller lønnsintervall i en JD.

Jeg synes dette er et interessant tiltak for å jevne ut forskjellene og gi kandidatene mer makt i lønnsforhandlinger. 

Hvis du har til hensikt å justere lønnen avhengig av hvor en fjernarbeidende kandidat befinner seg, må du sørge for å spesifisere dette.

Verktøy som kan hjelpe

Å skrive en stillingsbeskrivelse fra grunnen av kan føre til et alvorlig tilfelle av «blank side-syndrom» – den plagsomme opplevelsen av å stirre på en tom side og oppdage at tankene også har blitt helt tomme. Her er noen verktøy som kan hjelpe deg:

Les andre stillingsbeskrivelser for å få et utgangspunkt

Det høres kanskje enkelt ut, men hvis du virkelig står fast når du skal begynne å beskrive en rolle (dette har skjedd mange ganger med junior- eller operative roller), kan du se på hvordan andre selskaper beskriver den. 

Se på noen eksempler fra konkurrenter, og kanskje også noen fra helt andre selskaper, for å se hvilke likheter og forskjeller som finnes (f.eks. hvis du er et B2B SaaS-selskap, kan du se på hvordan forbruksvarebedrifter skriver om denne rollen).

Når du har bestemt deg for en tilnærming, kan programvare for administrasjon av stillingsbeskrivelser hjelpe deg med å standardisere og vedlikeholde beskrivelser på tvers av roller.

Bruk en kjønnsspråkdekoder for å oppdage ekskluderende språk

Studie etter studie har vist to store forskjeller i måten menn og kvinner søker på jobber på. 

Kvinner prøver generelt å oppfylle 100 % av kravene til en stilling før de søker (derfor oppsummerer og begrenser du deg til færre punktlister), og det er mindre sannsynlig at de responderer på et overdrevent aggressivt eller ekskluderende språk.

Nylig så jeg «Han/hun vil bli med i et team på fire personer». Bra jobbet med Han/hun (enda bedre ville vært Du), men så ødela de for seg selv med teamet på fire personer. Er det en vanlig formulering – ja. Kan den være ekskluderende – også ja.

Det finnes flere verktøy for dette. Datapeople og Textio er betalte verktøy med avanserte funksjoner som språkanalysatorer og enkelte former for kunstig intelligens (de gjenkjenner for eksempel faste uttrykk), mens Genderdecoder er enklere, men gratis. 

Det kan overraske deg hva som kan regnes som et ekskluderende språk, særlig hvis du aldri har hatt behov for å granske det du skriver. En nylig studie fant at språk til og med kan påvirke gjennomsnittsalderen til søkerne dine.

ChatGPT

ChatGPT og andre chatbotter kan hjelpe deg med å skrive stillingsbeskrivelser ved å tilby tydelig, inkluderende og engasjerende tekst tilpasset behovene dine. Når du bruker ChatGPT til å skrive stillingsbeskrivelser, bør du følge disse anbefalingene:

1. Oppgi tydelige detaljer: Beskriv tydelig stillingens ansvarsområder, nødvendige ferdigheter, kvalifikasjoner og eventuelle spesifikke bedriftsverdier eller kulturtrekk for å sikre et nøyaktig og relevant innhold.
2. Fokuser på inkludering: Legg vekt på inkluderende språk for å tiltrekke deg et mangfold av kandidater, og unngå begreper som utilsiktet kan ekskludere enkelte grupper.
3. Gå gjennom og rediger: Gå alltid gjennom og finpuss det genererte innholdet med tanke på nøyaktighet, tone og samsvar med virksomhetens språk og uttrykk slik det er beskrevet i arbeidsgiverprofilen.
4. Sørg for juridisk samsvar: Kontroller at språket som brukes, er i samsvar med lovgivningen om like muligheter i arbeidslivet og andre relevante bestemmelser.

Eksempel på instruksjon:

«Skriv en detaljert stillingsbeskrivelse for rollen som [stillingstittel]. Ta med en overbevisende oversikt over stillingen, sentrale ansvarsområder, nødvendige kvalifikasjoner (utdanning, erfaring, ferdigheter), ønskede kvalifikasjoner, arbeidsforhold, fysiske krav og eventuelle relevante frynsegoder eller fordeler. Tilpass tonen slik at den er [profesjonell/uformell/engasjerende], og sørg for at innholdet samsvarer med bransjestandarder.»

Systemer for søkersporing

Til slutt har enkelte systemer for søkersporing (ATS) også maler for stillingsbeskrivelser som du kan bruke, samt tips om hvordan du kan optimalisere annonsene dine for SEO, slik at de vises for de riktige personene.

Sørg for å sjekke disse, og hvis du har en intern SEO-spesialist, kan du kanskje også rådføre deg med vedkommende om hva mer du kan gjøre.

Abonner på nyhetsbrevet fra People Managing People

Hvis du vil ha flere råd om hvordan du skriver en stillingsbeskrivelse og om rekruttering generelt, kan du abonnere på vårt ukentlige nyhetsbrev for HR- og bedriftsledere. Du får alt det nyeste innholdet vårt, som kan hjelpe deg med å utvikle karrieren din og skape større innvirkning i virksomheten din.