Veiledning i ferdighetskartlegging: Revolusjoner talentforvaltningen

Hva er kartlegging av ferdigheter?

Kartlegging av ferdigheter er prosessen med å identifisere ferdighetene, kunnskapen og evnene som trengs for hver rolle og hvert team, og kartlegge dem opp mot ferdighetene som allerede finnes. De resulterende ferdighetskartene brukes deretter til å utvikle målrettede strategier for rekruttering og/eller opplæring og utvikling for å dekke eventuelle mangler.

Kartlegging av ferdigheter bidrar til å tydelig definere veier til ulike roller i organisasjonen og hva som kreves for å nå neste nivå for nåværende eller potensielle ansatte. De tre hovedområdene innen kartlegging av ferdigheter er:

• Kartlegging av ferdigheter for individuelle roller
• Kartlegging av ferdigheter for team
• Kartlegging av ferdigheter for enkeltpersoner.

Fordeler ved kartlegging av ferdigheter

Kartlegging av ferdigheter gir verdifull innsikt i organisasjonens talentmasse. Denne innsikten kan brukes til å optimalisere arbeidet med planlegging av arbeidsstyrken, styrke de ansattes engasjement og produktivitet, forbedre prosessene for resultatstyring og arbeidet med etterfølgerplanlegging.

Fordelene ved kartlegging av ferdigheter omfatter:

• Forbedret planlegging av arbeidsstyrken. Kartlegging av ferdigheter hjelper organisasjoner med å identifisere mangler i arbeidsstyrken og planlegge fremtidige behov for ansettelser og opplæring. Dette sikrer at de rette personene med de rette ferdighetene er tilgjengelige når det trengs.
• Større medarbeiderengasjement. Ved å identifisere de ansattes styrker og svakheter kan organisasjoner tilby læringsmuligheter basert på ferdigheter. Dette fører til bedre prestasjoner, større engasjement, høyere jobbtilfredshet og bedre personalbevaring.
• Økt produktivitet. Når ansatte har en tydelig forståelse av rollene og ansvarsområdene sine, blir de mer produktive. Kartlegging av ferdigheter hjelper ledere med å tildele oppgaver som samsvarer med de ansattes ferdighetssett, noe som fører til arbeid av høyere kvalitet og økt effektivitet.
• Bedre resultatstyring. Når data om ferdigheter er lett tilgjengelige, kan ledere gi mer presise tilbakemeldinger om prestasjoner til teamene sine. Dette fører samlet sett til bedre prosesser for resultatstyring.
• Mer effektiv etterfølgerplanlegging. Kartlegging av ferdigheter hjelper organisasjoner med å identifisere potensielle etterfølgere til nøkkelstillinger i virksomheten. Dette gjør det mulig å utarbeide effektive etterfølgerplaner som sikrer kontinuitet i lederrollene.
• Bedre ansettelsesprosess. Når man vet hvilke ferdigheter som trengs, blir det tydeligere for alle hva man skal se etter i en ansettelsesprosess, noe som fører til bedre vurderinger og en mer effektiv prosess.

Ferdighetsmatrisen

Ferdighetsmatriser er en viktig del av prosessen med kartlegging av ferdigheter. De brukes til å visualisere ferdighetene, kunnskapen og evnene som trengs for hver rolle og hvert team, sammenlignet med det som allerede finnes.

De hjelper ledere med raskt å identifisere eventuelle mangler innen ferdigheter og kompetanse, samt områder som kan forbedres.

Matriseoppsettet viser vanligvis ferdigheter på den ene aksen og roller og ansattnavn på den andre. Skjæringspunktet mellom hver stilling og ansatt viser ferdighetene som kreves for den aktuelle rollen eller stillingen, og angir hvilke ferdigheter som er avgjørende for rollen. Deretter vurderes de ansatte ut fra ferdighetsnivået deres for hver oppførte ferdighet.

I ferdighetsmatrisen ovenfor er rollene kartlagt opp mot hver identifiserte ferdighet, sammen med merknader om hvilke ferdigheter som er avgjørende for rollen.

Deretter kartlegges ferdighetene til hvert enkelt teammedlem for å vurdere hvordan hver person presterer opp mot forventningene til rollen (slik det fremgår av prestasjonsnivået for hver relevante ferdighet).

Eventuelle mangler fremheves deretter ved hjelp av et fargekodingssystem, noe som bidrar til å åpne for samtaler om utvikling og rekruttering.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Slik gjennomfører du et prosjekt for kartlegging av ferdigheter

For tiden investerer mange organisasjoner i prosesser og teknologi for å gjennomføre overgangen til å bli ferdighetsbaserte organisasjoner.

Naturligvis er kartlegging av ferdigheter og opprettelse av ferdighetsmatriser en del av denne prosessen.

Her deler jeg litt struktur og innsikt for å hjelpe deg med å kartlegge ferdigheter og kompetanse i organisasjonen din.

1. Definer prosjektets mål

Før du velger en ferdighetsmodell og begynner å kartlegge ferdigheter, er det viktig å forstå hva du håper å oppnå gjennom prosjektet.

Ser du etter å identifisere mangler i de ansattes kompetanse? Ønsker du å utvikle målrettede opplæringsprogrammer? Prøver du å tilpasse de ansattes ferdigheter til organisasjonens mål? 

Ved å identifisere disse målene kan du velge en modell som samsvarer med målene dine, og som vil veilede arbeidet ditt gjennom hele prosessen. 

2. Velg en ferdighetsmodell

Når du har definert prosjektets mål, er neste steg å velge en passende ferdighetsmodell eller et rammeverk som kan veilede vurderingen og evalueringen av roller, team og de ansattes ferdigheter. 

Det finnes flere tilgjengelige modeller, hver med sine egne styrker og svakheter, så det er viktig å vurdere nøye hvilken som passer best til organisasjonens behov.

Noen vanlige modeller for kartlegging av ferdigheter inkluderer: 

• Korn/Ferry Lominger Leadership Architect-kompetansemodell
• SIGMA-rammeverk for lederkompetanse
• HRSG-modeller for atferdsmessig, teknisk og ledelsesmessig kompetanse
• Bransjespesifikke kompetansemodeller, som kompetansemodellen for mat- og drikkevareservice eller kompetansemodellen for sykepleie.

Det er avgjørende for en vellykket implementering av enhver modell å få engasjement og støtte fra personene som berøres, og som skal samhandle med ferdighetsmodellen. 

Ved å følge disse trinnene kan du sikre at du velger en ferdighetsmodell som samsvarer med målene deres, og som gir et effektivt rammeverk for vurdering av de ansattes kompetanse.

2.1. Undersøk tilgjengelige modeller

Det finnes mange ulike ferdighetsmodeller, fra generiske ferdighets- eller kompetanserammeverk til bransjespesifikke standarder. Undersøk de ulike tilgjengelige alternativene, og vurder hvor godt de passer for organisasjonen din basert på faktorer som relevans, omfang og brukervennlighet.

2.2. Involver interessenter

Involver sentrale interessenter, som HR-ledere, avdelingsledere og de ansatte selv, i utvelgelsesprosessen. Ta hensyn til deres innspill om hvilken modell som vil fungere best for organisasjonen din.

2.3. Vurder kostnader og ressurser

Vurder kostnadene knyttet til implementeringen av hver modell, inkludert eventuell nødvendig programvare eller opplæring for medarbeiderne som skal gjennomføre vurderingene. Noen kartleggingsmetoder benytter programvareverktøy som krever abonnement, mens andre modeller i større grad kjøpes én gang og brukes for alltid, men kanskje ikke inkluderer avanserte verktøy som de programvarebaserte modellene.

2.4. Velg en modell

Velg den ferdighetsmodellen som passer best for organisasjonen din, basert på undersøkelsene dine og tilbakemeldingene fra interessentene.

Eksperttips: Det finnes ikke ett riktig svar her, heller ikke på tvers av bransjer. Snakk med teamet og lederne dine for å forstå hva de ønsker seg når det gjelder en ferdighetsmodell. Når du har funnet en du liker, bør du forplikte deg til å prøve den ut! Hvis den ikke passer, bør du være modig nok til å tilpasse den eller prøve noe annet!

Når du har valgt en modell du vil prøve, kan du begynne kartleggingsøvelsen (nå begynner moroa for alvor)!

3. Knytt ferdigheter til roller og team

3.1. Identifiser nøkkelroller

Begynn med å identifisere de viktigste rollene i organisasjonen din som du ønsker å kartlegge ferdigheter for. Dette kan omfatte stillingstitler eller bestemte avdelinger. Jeg foreslår å begynne med en liten avdeling der rollene er godt forstått. Det er også til stor hjelp å ha stillingsbeskrivelser klare for disse rollene!

3.2 List opp nødvendige ferdigheter.

Lag en liste over de spesifikke ferdighetene som trengs for å utføre hver rolle effektivt. Dette kan baseres på stillingsbeskrivelser eller innspill fra ledere og ansatte.

Personlig anbefaler jeg på det sterkeste å involvere lederen for rollen i denne prosessen, fordi vedkommende er personen som vurderer prestasjonene i rollen, og bør forstå hva som gjør rollen spesiell og eksepsjonelt verdifull for organisasjonen.

3.3 Knytt ferdighetene til modellen

Når du lister opp ferdighetene som kreves for en rolle, er det ikke sikkert at de umiddelbart samsvarer med modellen du har valgt, noe som betyr at de må oversettes litt for å samsvare.

Bruk ferdighetsmodellen du har valgt, og knytt hver nødvendige ferdighet til den relevante ferdigheten i modellen.

3.4 Vurder rollene som en del av et team

Når ferdighetene er kartlagt for rollene, bør du gjennomgå rollene som tilhører det samme teamet og sørge for at ferdighetene som er knyttet til dem, viser variasjon. For eksempel bør mer senior roller være knyttet til flere ferdigheter eller ferdigheter på et høyere nivå, og rollene bør variere med hensyn til hvilke ferdigheter som kreves.

Hvis du oppdager at alle rollene i et team krever alle ferdigheter eller stort sett de samme ferdighetene, er det et tegn på at du bør gjennomgå rollene og finne ut hva som gjør hver rolle forskjellig, og hvordan du bør vurdere de ulike rollene når det gjelder nødvendige ferdigheter. 

Gå tilbake til trinn 2 i denne delen hvis dette skjer, og ikke vær redd for å gjøre endringer underveis! Jo mer du øver på ferdighetskartlegging, desto bedre blir du på det, og desto tydeligere vil du se variasjonen i kravene til ferdigheter på tvers av roller og team.

3.5 Gå gjennom ferdighetsmatrisen med teamet

Etter at du har identifisert ferdighetene på tvers av rollene og bekreftet variasjonen i nødvendige og nyttige ferdigheter på tvers av rollene, viser du det foreløpige kartet ditt til teamet som faktisk utfører jobben, og ber om tilbakemeldinger for å se om det gjenspeiler ferdighetene de bruker i rollen sin.

Noen ganger vil du høre om deler av jobben du ikke kjente til, eller om kompleksitet som krever en bestemt ferdighet du ikke hadde forutsett. Det er helt nødvendig å kontrollere at modellen er gyldig sammen med teamet den gjenspeiler. 

4. Vurder ferdigheter på tvers av medarbeidere

Når du har kartlagt de nødvendige ferdighetene for hver rolle, vurderer du medarbeidernes ferdigheter opp mot disse kravene ved hjelp av den valgte modellen. Dette kan gjøres gjennom spørreundersøkelser, intervjuer og/eller andre vurderingsmetoder.

Prosessen innebærer vanligvis å gjennomføre ferdighetsvurderinger eller prestasjonsevalueringer for å vurdere medarbeidernes ferdigheter på ulike områder, som tekniske ferdigheter, kommunikasjonsevner, lederegenskaper, evne til problemløsning og så videre.

Vurderingen bør gjenspeile den valgte modellen og bør gjennomføres med varsomhet, slik at man unngår å fremme skjevheter eller oppblåsing av ferdigheter (der en leder eller medarbeider sier at en medarbeider har høyere ferdighetsnivå enn vedkommende faktisk har, i den tro at det på en eller annen måte vil hjelpe medarbeideren, lederen eller teamet). 

Tidligere har jeg brukt vurderingsskalaer for ferdighetskartlegging med tre grunnleggende kategorier: underkvalifisert, kvalifisert og overkvalifisert. Med disse enkle kategoriene kan medarbeidere og ledere tydelig uttrykke om en person ligger under, på eller over forventet nivå innenfor en ferdighet. 

5. Analyser ferdigheter på tvers av organisasjonen

Puh! Hvis du kommer så langt, har du lagt ned mye arbeid i å velge en modell, tilpasse roller og team til ferdigheter og vurdere ferdighetene til de enkelte medarbeiderne.

Nå er det på tide å vurdere hvordan du kan utnytte ferdighetsmodellen, kartleggingen og vurderingen til å identifisere gap mellom nødvendige ferdigheter og medarbeidernes faktiske prestasjoner når det gjelder de nødvendige ferdighetene. 

I denne fasen er oppgaven din å identifisere gap eller manglende samsvar mellom ferdighetene medarbeiderne har, og kravene i rollene deres. 

Når du finner gap, må du ikke umiddelbart oppfatte en person som ukvalifisert for jobben sin generelt eller som «ikke egnet». Vurder heller hvilke tiltak for talentutvikling som kan være nyttige for å lukke gapet. 

Har noen i teamet ditt svært gode ferdigheter på et område der en annen person har svakere ferdigheter? Det høres ut som en flott mulighet for samarbeid, jobbskygging eller litt deling av ferdigheter! 

Når du vurderer hvordan du skal håndtere et eventuelt ferdighetsgap, bør du se deg rundt og anerkjenne ekspertene du kanskje allerede har i organisasjonen.

Mennesker er sosiale skapninger, og læring er en sosial aktivitet. Det betyr at det er svært gunstig både for engasjement og læring når én medarbeider får veilede eller lære opp en annen medarbeider i en ferdighet som gjør dem bedre i jobben sin. 

Når du identifiserer kompetansegap i større skala, på tvers av flere team, vil jeg anbefale å utvikle målrettede handlingsplaner for å håndtere identifiserte kompetansegap hos medarbeiderne, for eksempel opplæringsprogrammer eller utviklingsmuligheter. 

Når du gjennomgår gapene på tvers av roller og team, bør du se etter mønstre i kompetansegapene. Trenger for eksempel kundesuksessteamet ditt opplæring i konflikthåndtering? Det høres ut som en god mulighet for et kurs eller utviklingsprogram i større skala, spesielt tilpasset behovene til denne gruppen.

Verktøy for kompetansekartlegging

Det finnes i dag en rekke verktøy for kompetansekartlegging som kan hjelpe organisasjoner med å vurdere og kartlegge medarbeidernes kompetanse på tvers av roller og team, nesten i sanntid, samt bistå med dataanalyse. Her er noen eksempler:

• HRSG – Det eldste selskapet innen kompetansekartlegging. HRSG er et AI-aktivert verktøy på ekspertnivå for kompetansekartlegging, gapanalyse og støtte til utvikling av kompetanse hos medarbeidere som ønsker å utvikle seg videre i karrieren. Som verktøy er det fleksibelt og gjør det mulig å inkludere egendefinert kompetanse i kompetansekartet.
• AG5 – En rendyrket programvare for kompetansestyring som er betrodd av noen av verdens største flyselskaper og produsenter. AG5 støtter detaljert kompetansekartlegging, inkludert kompetanse knyttet til sikkerhet og regelverk, og gjør det enkelt for ledere å søke etter kompetanse i medarbeiderdatabasen for å identifisere personer i organisasjonen som passer godt.
• MuchSkills – En plattform for talentstyring som støtter visualisering av individuell kompetanse og teamkompetanse, samt et effektivt søk for å identifisere hvem i organisasjonen som har kompetansen du ser etter. Med noen få klikk kan du se alle i organisasjonen som har kompetanse innen en bestemt teknologi, et regelverk, kundeorientert atferd og så videre.
• iMocha – Et AI-basert vurderingsverktøy som hjelper organisasjoner med å forstå medarbeidernes styrker og svakheter for å identifisere muligheter for intern mobilitet og videre medarbeiderutvikling.
• Skills Base – Programvare for kompetansekartlegging som er visuell og hjelper team med å forstå, vurdere og handle ut fra kompetansedata. Skills Base er et av de mest komplette verktøyene for kompetansekartlegging på markedet og forstår direkte talentutvikling i sammenheng med kompetansekart, kompetansegap og etterfølgerplanlegging.
• TalentGuard – Et verktøy for resultatstyring og kompetansevurdering som hjelper HR-team med å engasjere medarbeidere gjennom læringsmuligheter, inkludert veiledning, opplæring og innhold tilgjengelig ved behov. 
• Cognology – Et system for kompetansestyring som hjelper deg med å forstå dagens arbeidsstyrke og identifisere eksterne kandidater for å dekke kompetansegap. Cognology inkluderer kompetansevurderinger, sporing og rapportering. 
• SoftExpert – En programvare for styring av menneskelig utvikling, slik selskapet selv beskriver den, som muliggjør kompetansekartlegging, gapanalyse og planer for talentutvikling for å støtte medarbeidervekst og etterfølgerplanlegging i tråd med virksomhetens mål. 
• Augmentir – Ikke et rendyrket verktøy for kompetansekartlegging og kompetansestyring, men kan oppnå disse målene gjennom én av de mange modulene. Augmentir gjør det mulig å kartlegge og administrere kompetanse, men så vidt jeg kan se, er det utviklet med tanke på roller innen produksjon og fysisk drift, inkludert kartlegging av kompetanse knyttet til sikkerhet og prosesskontroll! 
• Kahuna – Programvare for kompetansestyring som inkluderer en visuell teammatrise som knytter kompetanse til enkeltpersoner og fremhever gap og utviklingsmuligheter med noen få klikk. Kahuna brukes av noen av verdens største organisasjoner og støtter ulike roller, visninger og funksjoner på tvers av HR-team, arbeidsledere og ledere

Alle disse programvarealternativene er sannsynlige kandidater for organisasjoner som ønsker å kartlegge, strukturere og visualisere nødvendig kompetanse på tvers av organisasjonen. 

Å finne det riktige programvareverktøyet for oppgaven er en svært individuell prosess som starter med organisasjonens mål for initiativet. 

Før du går i gang med programvaren, bør du sørge for at du og teamet ditt er enige om hvorfor dere ønsker å prøve kompetansekartlegging, og hvilke resultater dere håper å oppnå ved å ta i bruk en teknologiløsning for kompetansekartlegging som støtte for talentutvikling. 

Dobbeltsjekk også om systemet ditt for talentanskaffelse har funksjoner for ferdighetskartlegging, siden noen av de mer avanserte plattformene ofte har det.

La oss kartlegge det! 

Å sette av tid til ferdighetskartlegging bidrar til å finne veien mot bærekraftig vekst i organisasjoner og vil lønne seg på lang sikt, fordi du vil vite hvilke talenter og ferdigheter du har, og hvilke talenter og ferdigheter du trenger å skaffe i fremtiden. 

Dette vil hjelpe deg med å videreutvikle teammedlemmer, og du vil også se økt engasjement og produktivitet.