Internationale werknemers betalen: een complete gids
De 21e eeuw betekent dat je heel gemakkelijk toegang hebt tot internationaal talent.
Nieuwe gebieden brengen echter nieuwe arbeidswetten en gebruiken met zich mee waarmee je rekening moet houden en die je moet naleven. Gebruik deze gids om te begrijpen hoe je internationale werknemers betaalt en welke uitdagingen daarmee gepaard gaan.
Hoe betaal je internationale werknemers?
Je opties voor het betalen van internationale werknemers zijn afhankelijk van hoeveel verantwoordelijkheid je wilt nemen voor hun volledige dienstverband.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
In grote lijnen heb je vijf opties:
- Het proces intern afhandelen
- Werken met opdrachtnemers
- Uitbesteden aan een lokale entiteit
- Uitbesteden met behulp van een werkgever op papier (EOR)
- Uitbesteden aan een wereldwijde salarisdienstverlener
1. Het proces intern afhandelen
Sommige organisaties, met name grotere, kiezen ervoor om de wereldwijde salarisadministratie intern te beheren met behulp van afzonderlijke bedrijfseenheden in elk rechtsgebied. Dit betekent 1) bedrijfseenheden oprichten in meerdere rechtsgebieden en 2) personeel aannemen om de salarisadministratie te verwerken.
De voordelen hiervan zijn dat je volledig eigenaar bent van het salarisadministratieproces en de bijbehorende ervaring. Hoewel software voor wereldwijde salarisadministratie kan helpen, zorgen de complexiteit van dit proces en de benodigde middelen ervoor dat veel organisaties voor alternatieve methoden kiezen.
Voordelen: Meer controle en aanpassingsmogelijkheden.
Nadelen: Complexiteit en benodigde middelen.
2. Werken met opdrachtnemers
Een andere optie is om opdrachtnemers in te huren die in theorie eenvoudiger in dienst te nemen zijn.
Het enige waar je hier rekening mee moet houden, is dat als lokale autoriteiten je opdrachtnemer juridisch classificeren als werknemer, je bedrijf aansprakelijk is voor onbetaalde belastingen, achterstallig loon en arbeidsvoorwaarden. Je kunt ook aanvullende boetes krijgen.
Voordelen: Eenvoudig en gemakkelijk.
Nadelen: Je moet nog steeds rekening houden met lokale wet- en regelgeving en met die van je thuisland.
3. Uitbesteden aan een lokale entiteit
Een andere optie is om salarisadministratie- en HR-taken uit te besteden aan een lokale salarisdienstverlener, HR-adviesbureau of PEO. Zij geven je toegang tot lokale expertise en zijn vaak een kosteneffectievere methode dan het gebruik van een EOR. Het enige waar je hier rekening mee moet houden, is dat je nog steeds een juridische entiteit in het land nodig hebt om dit model te gebruiken.
Voordelen: Toegang tot lokale expertise, naleving van de regelgeving in het land en ondersteuning op maat.
Nadelen: Je moet eerst nog steeds een lokale entiteit oprichten.
4. Uitbesteden met behulp van een werkgever op papier
In plaats van te proberen de wereldwijde salarisadministratie intern te voeren, besteden veel organisaties het proces uit aan een werkgever op papier (EOR).
Een EOR treedt op als werkgever in het rechtsgebied waar je werknemers wilt aannemen en handelt alle administratieve functies af, zoals de salarisadministratie. Zij beschikken over een juridische entiteit in het gewenste rechtsgebied en specialisten die alle administratieve zaken voor je afhandelen en ervoor zorgen dat je aan de regelgeving blijft voldoen.
EOR's kunnen je helpen om binnen een maand operationeel te worden en werknemers aan te nemen.
Voordelen: Eenvoudig, snel en minder arbeidsintensief.
Nadelen: Minder controle en afhankelijkheid van de dienstverlener.
5. Uitbesteden aan een wereldwijde salarisdienstverlener
Een andere optie is om een wereldwijde salarisdienstverlener te gebruiken die de salarisverwerking in meerdere landen consolideert op één platform. Houd er echter rekening mee dat je nog steeds een lokale juridische entiteit nodig hebt in elk land waar werknemers gevestigd zijn.
De dienstverlener kan loonberekeningen, belastingaangiften en rapportage stroomlijnen, maar treedt niet op als de juridische werkgever. Jij blijft verantwoordelijk voor naleving, contracten en arbeidsvoorwaarden.
Voordelen: Gecentraliseerde loonadministratie, consistente rapportage in verschillende landen en verbeterde efficiëntie naarmate je internationaal uitbreidt.
Nadelen: Je hebt nog steeds lokale entiteiten in elk land nodig; de kosten van wereldwijde loonadministratiediensten zijn hoog als je slechts in één of twee landen personeel aanneemt.
Welke arbeidsoptie moet ik kiezen?
Hier zijn 5 scenario's waarin een optie het beste past, waarmee je kunt bepalen welke optie het meest geschikt voor je is.
| Moet je snel personeel aannemen in een nieuw land en heb je geen juridische entiteit? | Gebruik een EOR |
| Neem je een freelancer aan voor kortdurend werk? | Schakel een opdrachtnemer in |
| Heb je een lokale entiteit en heb je alleen hulp nodig bij het uitvoeren van de loonadministratie? | Besteed dit uit aan een lokale loonadministratiedienstverlener |
| Breid je op lange termijn uit in een land met een groeiend team? | Richt een lokale entiteit op en ontwikkel HR- en loonadministratieprocessen intern |
| Neem je personeel aan in meerdere landen en wil je gecentraliseerd toezicht? | Gebruik een wereldwijd loonadministratieplatform |
Amerikaanse belastingverplichtingen bij het betalen van buitenlandse werknemers
Als je een in de VS gevestigd bedrijf bent dat werknemers aanneemt of betaalt die buiten de Verenigde Staten wonen en werken, is het belangrijk om je Amerikaanse belastingverplichtingen te begrijpen — en minstens zo belangrijk: wat niet van toepassing is.
Hieronder vind je een overzicht van 4 aandachtspunten om aan de regels te blijven voldoen bij het betalen van buitenlandse werknemers, maar eerst een samenvatting van de belangrijkste punten.
1. De locatie van het werk bepaalt de inhouding van belastingen
Als een buitenlandse werknemer volledig buiten de VS werkt en geen Amerikaanse staatsburger of inwoner van de VS is, dan geldt het volgende:
- De VS vereist doorgaans geen inhouding van federale inkomstenbelasting.
- FICA (Social Security en Medicare) en FUTA (federale werkloosheidsbelasting) zijn doorgaans ook niet van toepassing.
- Je bedrijf kan echter wel belastingverplichtingen hebben in het land van de werknemer, waaronder:
- Werkgeversbijdragen aan lokale socialeverzekeringsregelingen
- Inhouding van lokale inkomstenbelasting
- Registratie bij buitenlandse belastingautoriteiten
Belangrijk: Als de werknemer werk verricht in de VS of een Amerikaanse persoon is (staatsburger of inwoner), zijn de Amerikaanse belastingwetten wel van toepassing.
2. IRS-formulieren waarvan je op de hoogte moet zijn
Bij het aannemen van buitenlandse personen of entiteiten gebruikt de IRS specifieke formulieren om de fiscale status vast te stellen en onjuiste rapportage te voorkomen:
- Formulier W-8BEN (voor personen) of W-8BEN-E (voor entiteiten):
- Wordt gebruikt om te bevestigen dat de buitenlandse werknemer geen Amerikaanse persoon is.
- Helpt Amerikaanse belastinginhouding op betalingen die in het buitenland worden verricht te voorkomen.
- Formulier 1042-S: Wordt gebruikt om inkomen uit Amerikaanse bronnen dat aan buitenlandse personen is betaald te rapporteren, als er inhouding vereist was.
- Formulier 1099: Niet vereist voor buitenlandse opdrachtnemers die buiten de VS werken — alleen voor in de VS gevestigde opdrachtnemers.
3. Geen Amerikaanse loonbelastingen voor werk vanuit het buitenland
Wanneer buitenlandse werknemers of opdrachtnemers zich volledig buiten de VS bevinden en geen inkomen uit Amerikaanse bronnen hebben:
- Je hoeft geen Amerikaanse loonbelastingen in te houden.
- Je hoeft geen werkgeversbijdragen voor Social Security, Medicare of werkloosheidsbelasting te betalen.
Als de buitenlandse werknemer echter een Amerikaans staatsburger of ingezetene is, moet je belastingen inhouden en betalen zoals je dat voor een binnenlandse werknemer zou doen—ongeacht waar diegene werkt.
4. Risico op een vaste inrichting (PE)
Je moet er rekening mee houden dat het aannemen van internationale werknemers kan leiden tot een “vaste inrichting” in het land van de werknemer—wat betekent dat:
- Je bedrijf kan worden beschouwd als een belastbare bedrijfsaanwezigheid in dat land.
- Dit kan leiden tot vennootschapsbelasting, btw of lokale loonheffingsverplichtingen.
Om dit risico te beperken, maken veel bedrijven gebruik van:
- Werkgevers van record (EOR's) om de werknemer lokaal in dienst te nemen.
- Juridisch advies om inzicht te krijgen in de drempelwaarden voor een PE in elk land.
Kosten van het betalen van internationale werknemers
Om je te helpen de kosten van het betalen van internationale werknemers in kaart te brengen, hebben we ze in een tabel uitgesplitst met schattingen van wat elk onderdeel je in USD kan kosten.
| Categorie | Kostensoort | Details | Geschatte kosten |
| Software | Software en infrastructuur | Initiële kosten voor salarissoftware voor meerdere landen en de benodigde IT-infrastructuur. | $50,000 - $200,000 |
| Software | Integratiekosten | Kosten voor het integreren van het salarissysteem met HR- en boekhoudsoftware | $10,000 - $50,000 |
| Operationeel | Salarissen voor salarisadministratiemedewerkers | Lonen voor specialisten in de salarisadministratie die bekend zijn met internationale regelgeving. | $60,000 - $120,000 per jaar |
| Operationeel | Trainingskosten | Kosten voor regelmatige trainingen om op de hoogte te blijven van technologische ontwikkelingen en wijzigingen in de wetgeving. | $5,000 - $20,000 per jaar |
| Naleving en regelgeving | Juridische en advieskosten | Vergoedingen voor juridische experts of adviseurs om naleving te waarborgen en bureaucratische procedures te doorlopen. | $20,000 - $100,000 per jaar |
| Naleving en regelgeving | Auditkosten | Kosten voor het uitvoeren van regelmatige audits op juistheid en naleving. | $10,000 - $30,000 per jaar |
| Uitbesteding | Kosten van dienstverleners | Vergoedingen voor wereldwijde salarisdienstverleners, afhankelijk van het aantal werknemers, de landen en de complexiteit van de dienstverlening. | $15 - $50 per werknemer per maand |
| Valutawissel en transacties | Valutaconversie | Kosten voor het omrekenen van valuta voor internationale salarisbetalingen. | 0.5% - 2% van het transactiebedrag |
| Valutawissel en transacties | Bankkosten | Banktransactiekosten voor internationale overschrijvingen en betalingen. | $10 - $50 per transactie |
| Foutcorrectie en boetes | Foutcorrectie | Kosten voor het corrigeren van fouten in de salarisadministratie, inclusief nabetalingen en rente. | $5,000 - $20,000 per incident |
| Foutcorrectie en boetes | Boetes wegens niet-naleving | Boetes en sancties wegens het niet naleven van salarisgerelateerde wetgeving. | $10,000 - $50,000 per incident |
| Diverse kosten | Projectmanagement | Projectmanagementkosten voor het implementeren van nieuwe systemen of het wijzigen van dienstverleners. | $10,000 - $40,000 per project |
Uitdagingen bij het betalen van internationale werknemers
Hier zijn zeven uitdagingen waarmee je rekening moet houden bij het inzetten van internationale werknemers.
1. Naleving van lokale arbeids- en werkgeversbelastingwetgeving
Elk land heeft zijn eigen regels over hoe werknemers moeten worden behandeld—zaken als betaald verlof, opzegtermijnen en minimumloon.
Je moet ook jouw aandeel in de werkgeversbelastingen betalen, zoals zorgverzekeringspremies of pensioenbijdragen.
Het gaat om meer dan alleen belastingen: je moet een legale werkgever zijn. Als je dit overslaat, kun je te maken krijgen met rechtszaken of sancties van arbeidsautoriteiten. Dit zorgt ervoor dat je volgens de wet rechtsgeldig handelt.
2. Internationale betalingen en kosten
Het verwerken van loonadministratie in meerdere valuta kan lastig zijn vanwege schommelingen in wisselkoersen en bankvereisten en -kosten.
Zoals Raoul P.E. Schweicher, beherend partner bij MS Advisory, benadrukt: “Betalingsinfrastructuren zijn versnipperd en duur. Traditionele SWIFT-overschrijvingen duren 3-5 dagen en kosten 3-4% aan vergoedingen. Werknemers hebben behoefte aan directe betalingen, maar krijgen te maken met KYC-blokkeringen die 2-10 dagen kunnen duren wanneer banken om aanvullende documentatie vragen.
Daarnaast kunnen schommelingen in wisselkoersen van de ene op de andere dag 12% van de loonkosten tenietdoen. Werknemers raken gefrustreerd wanneer hun "stabiele" salaris daalt door wisselkoersbewegingen waar ze geen invloed op hebben”.
3. Inhouding en aangifte van belastingen
Wanneer je werknemers in het buitenland betaalt, moet je ervoor zorgen dat je het juiste bedrag aan inkomstenbelasting en sociale premies op hun loon inhoudt.
Sommige landen willen ook dat je werknemers aan het einde van het jaar belastingformulieren verstrekt. Het draait er allemaal om dat je bij de belastingdienst goed bekendstaat. Als je dit verkeerd doet, loop je het risico op boetes of controles.
4. Classificatie van werknemers (opdrachtnemer versus werknemer)
Alleen omdat je iemand een opdrachtnemer noemt, betekent dat niet dat de lokale wetgeving het daarmee eens is. Als iemand werkt als een werknemer—fulltime, onder rapportage aan een manager en met gebruik van jouw hulpmiddelen—zullen sommige landen die persoon opnieuw classificeren.
Een korte opdracht in de Verenigde Staten kan doorgaan voor opdrachtnemerswerk, maar in Spanje leidt dezelfde constructie tot volledige werknemersbescherming.
Dat kan betekenen dat je achterstallig loon, belastingen of zelfs arbeidsvoorwaarden moet betalen. Het is een van de meest voorkomende fouten op het gebied van naleving. Raadpleeg bij twijfel de lokale regels of gebruik een EOR om risico's te vermijden.
5. Gegevensbescherming en beveiliging van de loonadministratie
Loongegevens zijn uiterst gevoelig—namen, salarissen, bankgegevens en belastingnummers. Sommige landen hebben strenge privacywetgeving (zoals de AVG in Europa), en die moet je naleven.
Je moet gegevens veilig opslaan en delen, anders kun je hoge boetes krijgen. Het gaat niet alleen om een juridisch risico—het is ook een kwestie van vertrouwen. Je team verwacht dat je hun gegevens veilig bewaart.
6. Integratie met interne systemen
Wereldwijde loonadministratie werkt niet goed als deze in een silo blijft. Idealiter wordt deze gekoppeld aan je HR-systeem, tijdregistratie en financiële hulpmiddelen.
Als dat niet het geval is, zul je gegevens handmatig moeten kopiëren, wat leidt tot fouten en vertragingen. Hoe meer landen je werknemers hebt, hoe vervelender dat wordt. Integratie helpt alles soepeler te laten verlopen.
7. Verschillen in tijdzones
Tijdsverschillen zijn belangrijk wanneer je internationale werknemers betaalt, omdat uiterste aanleverdata voor de loonadministratie, bankopeningstijden en feestdagen per land verschillen en salarisoverboekingen kunnen vertragen.
Zoals Kevin Marshall, CPA en professional op het gebied van persoonlijke financiën bij Amortization Calculator, het verwoordt: “Loonkalenders sluiten zelden op elkaar aan wanneer het hoofdkantoor zich tien tijdzones van het satellietteam bevindt. Een bestand dat om twaalf uur 's middags in New York wordt afgesloten, is in Manilla al voorbij de sluitingstijd van de bank".
Internationale werknemers betalen: besluitvormingsproces in 6 stappen
Het beheren van internationale loonadministratie of beslissen hoe je wereldwijd talent betaalt, komt neer op enkele belangrijke variabelen: de classificatie van werknemers, juridische infrastructuur, teamgrootte, urgentie en risicotolerantie.
Gebruik dit kader om op basis van je unieke situatie de juiste keuze te maken:
1. Beoordeel je bedrijfsbehoeften en doelstellingen
- Geografische aanwezigheid: Houd rekening met de landen waar je momenteel werknemers hebt en waar je van plan bent uit te breiden. De juridische en administratieve uitdagingen verschillen per land en sommige zijn veel complexer en langduriger dan andere.
- Aantal werknemers: Bepaal hoeveel werknemers je internationaal hebt en wat de verwachte groei van deze aantallen is. Als je 1–2 werknemers in een land aanneemt, kan een EOR- of opdrachtnemersconstructie de eenvoudigste route zijn. Als je 3–10 werknemers in één land aanneemt, kan het gerechtvaardigd zijn om een juridische entiteit op te richten en de loonadministratie uit te besteden aan een lokale dienstverlener.
- Kern van de bedrijfsactiviteiten: Beoordeel of het intern beheren van de loonadministratie zou afleiden van je kernactiviteiten.
- Termijn: Als je snel iemand moet aannemen en geen lokale entiteit wilt oprichten, biedt een EOR een snelle, conforme oplossing. Als je een beperkt budget hebt en mensen aanneemt voor kortdurend of projectmatig werk, kan een opdrachtnemersconstructie logischer zijn—mits het nalevingsrisico laag is.
2. Evalueer je huidige middelen
- Deskundigheid: Beschikt u over de noodzakelijke deskundigheid op het gebied van internationale arbeidswetgeving, belastingregels en salarisverwerking, of kunt u die redelijkerwijs verwerven?
- Technologie: Beoordeel of u over de technologie beschikt om de salarisadministratie te beheren in verschillende landen, inclusief het bijwerken van nalevingsvereisten en de integratie met andere systemen.
- Budget: Houd rekening met de financiële gevolgen, waaronder de kosten voor het opzetten en onderhouden van een intern proces versus uitbestedingskosten.
3. Beoordeel de voor- en nadelen
- Controle en maatwerk: Interne verwerking geeft u meer controle en mogelijk meer opties voor maatwerk, wat waardevol is als u complexe salarisbehoeften hebt.
- Schaalbaarheid: Uitbesteding aan een EOR of salarisdienst kan gemakkelijker meegroeien met uw bedrijf, vooral in nieuwe markten.
- Risicobeheer: Uitbesteding kan het risico op niet-naleving en de last van juridische boetes verminderen.
4. Strategische geschiktheid op lange termijn
- Kosten: Hoewel uitbesteding vooraf duurder kan lijken, kan het op de lange termijn kosteneffectiever zijn doordat u boetes voorkomt en minder gespecialiseerd personeel nodig hebt.
- Bedrijfsstrategie: Stem uw keuze af op uw algemene bedrijfsstrategie. Als snelle internationale expansie een doel is, kunnen uitbesteding of het werken met opdrachtnemers u de benodigde flexibiliteit bieden.
5. Vraag voorstellen op en voer grondig onderzoek uit
Vraag gedetailleerde voorstellen op bij verschillende EOR- en internationale salarisdienstverleners. Let naast kosten en reputatie ook op het volgende:
- Lokale deskundigheid
- Transparante prijzen
- Nauwkeurige berekeningen van werkgeverslasten
- Niveau van klantenondersteuning
- Schaalbaarheid op lange termijn
- Aanbieders die afhankelijk zijn van partners versus aanbieders met een eigen entiteit (die laatste optie wordt aanbevolen).
- Controleer referenties en beoordelingen.
6. Neem een beslissing
Neem een beslissing op basis van het vermogen van uw bedrijf om de salarisadministratie intern te beheren zonder dat dit ten koste gaat van naleving en operationele efficiëntie, en van de mate waarin elke optie uw langetermijndoelstellingen ondersteunt.
Beste praktijken voor het betalen van internationale werknemers
Als u besluit het proces zelf uit te voeren en intern te beheren, kunnen de volgende beste praktijken u helpen:
1. Blijf op de hoogte van lokale wetgeving
Controleer voortdurend uw kennis van lokale arbeidswetgeving, belastingregels en rapportagevereisten in elk land.
Zoals Katherine Loranger, CPO bij Safeguard Global, aanbeveelt: “Bouw maandelijkse controles in, geen jaarlijkse. Controleer classificaties proactief: door de opkomst van modellen waarbij werken op afstand de norm is, zien we een toegenomen risico op verkeerde classificatie.
Als u internationaal opdrachtnemers inhuurt, zorg er dan voor dat uw risicomodel vóór de start van de salarisverwerking door regionale juridische experts wordt beoordeeld.”
Ook Ashley Akin, CPA en belastingadviseur bij Gold IRA Companies, adviseert: “Stel een nalevingskalender op die minstens 12 tot 18 maanden vooruitkijkt en plan tijd in om werkprocessen aan te passen wanneer nieuwe regels van kracht worden. Zo voorkomt u fouten op het laatste moment en wordt internationale salarisverwerking veel beheersbaarder.”
2. Benut technologie
Gebruik geavanceerde salarissoftware die meerdere valuta, talen en regelgevingsomgevingen aankan.
Zorg ervoor dat de technologie schaalbaar is en kan worden geïntegreerd met andere HR- en boekhoudsystemen.
r r Voordelen: Eenvoudig en gemakkelijk.r Nadelen: Je moet nog steeds rekening houden met lokale wetten en voorschriften en met die van je thuisland.","_content":"field_authornotes_content","layout":"layout--tiny_image","_layout":"field_authornotes_layout"},"mode":"edit"} /-->6. Effectieve communicatie
Onderhoud duidelijke en open communicatiekanalen met je werknemers over zaken met betrekking tot de loonadministratie. Dit omvat het verstrekken van gedetailleerde loonstroken waarop eventuele inhoudingen duidelijk worden uitgelegd en het snel reageren op vragen over de loonadministratie.
Zoals Askin opmerkt: “Ik adviseer klanten om vooraf de bankgegevens, fiscale woonplaats en het adres van elke werknemer te bevestigen en deze vervolgens elk kwartaal te controleren.
Dit voorkomt problemen op het laatste moment, zoals mislukte betalingen of vertragingen bij belastingformulieren. Als belastingregels veranderen, leg ze dan duidelijk en vroegtijdig uit, zodat werknemers niet verrast worden wanneer hun nettoloon verandert.”
7. Dek valutarisico's systematisch af
Het afdekken van valutarisico's wordt beschouwd als een goede praktijk voor internationale loonadministratie wanneer je werknemers in buitenlandse valuta betaalt en verrassingen door schommelingen in de wisselkoers wilt voorkomen.
Het helpt bij budgettering, kostenbeheersing en het doen van consistente betalingen—vooral als je de loonadministratie vanuit één valuta, zoals USD, beheert.
Veelgebruikte methoden zijn termijncontracten, rekeningen in meerdere valuta's of platforms die vaste wisselkoersen aanbieden. Als je betalingen echter kleinschalig of incidenteel zijn, is de complexiteit van het afdekken van valutarisico's mogelijk niet de moeite waard.
Het is vooral nuttig wanneer de loonkosten hoog zijn of wanneer ze gebaseerd zijn op volatiele valutamarkten.
8. Gecentraliseerde rapportage
Gecentraliseerde rapportage over de wereldwijde loonadministratie is een goede praktijk, omdat je hiermee één overzicht krijgt van loonkosten, belastingverplichtingen en het personeelsbestand in alle landen. Dit helpt bij budgettering, nalevingscontrole en rapportage aan het management.
In plaats van afzonderlijke spreadsheets op te vragen bij aanbieders in Brazilië, Duitsland en Japan, kun je bijvoorbeeld alle gegevens over de loonadministratie in één dashboard bekijken.
Het bespaart tijd, vermindert fouten en ondersteunt betere besluitvorming. Dat gezegd hebbende, zijn vaak geïntegreerde systemen of een internationale aanbieder van loonadministratiediensten nodig om dit goed te laten werken.
9. Besteed verantwoordelijkheid nooit uit
Tot slot adviseert Loranger: “Delegeer nooit de verantwoordelijkheid. Of je nu een EOR gebruikt of de loonadministratie intern beheert, iemand binnen de organisatie moet verantwoordelijk zijn voor compliance-informatie.”
10. Wijs een “tijdzonescepticus” aan
Zoals Marshall voorstelt, wijs je iemand binnen het loonadministratieteam aan wiens enige taak het is om vóór elke verwerking te vragen of de gekozen datum daadwerkelijk in elk betrokken land bestaat. Het klinkt onbeduidend, totdat je te maken krijgt met een nationale feestdag midden in de week die je niet had zien aankomen.
11. Gebruik versleutelde kanalen en tweefactorauthenticatie
Nogmaals, zoals Marshall voorstelt: “We sturen alle loonadministratiegegevens via versleutelde kanalen en slaan ze op servers op die voldoen aan de strengste norm van de landen waarin we actief zijn.
Gebruik overal tweefactorauthenticatie, voer antecedentenonderzoek uit bij elke leverancier die toegang heeft tot loonadministratiegegevens en beperk de interne toegang tot de kleinst mogelijke groep. Mensen zullen klagen over de extra inlogstap. Ze houden op met klagen op de dag dat een phishingpoging mislukt dankzij die stap”.
Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People
Voor meer advies over internationale loonadministratie en talentmanagement kun je je abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste content om je te helpen groeien in je carrière en meer impact te maken binnen je organisatie.
