Internationale werknemers betalen: een complete gids

De 21e eeuw betekent dat je heel gemakkelijk toegang hebt tot internationaal talent.

Nieuwe gebieden betekenen echter nieuwe arbeidswetten en gebruiken waarmee je rekening moet houden en die je moet naleven. Gebruik deze gids om te begrijpen hoe je internationale werknemers betaalt en welke uitdagingen daarbij komen kijken.

Hoe je internationale werknemers betaalt

Je opties voor het betalen van internationale werknemers hangen af van de mate van verantwoordelijkheid die je wilt nemen voor hun algehele dienstverband. 

In grote lijnen heb je vijf opties:

1. Het proces intern afhandelen
2. Opdrachtnemers gebruiken
3. Uitbesteden aan een lokale entiteit
4. Uitbesteden met behulp van een werkgever van registratie (EOR)
5. Uitbesteden aan een internationale loonadministratiedienstverlener

1. Het proces intern afhandelen

Sommige organisaties, met name grotere, kiezen ervoor om hun internationale loonadministratie intern te beheren met behulp van afzonderlijke bedrijfsentiteiten in elk rechtsgebied. Dit betekent 1) bedrijfsentiteiten oprichten in meerdere rechtsgebieden en 2) personeel aannemen om de loonadministratie te verwerken.

De voordelen hiervan zijn dat je volledige zeggenschap hebt over het proces en de ervaring rond de loonadministratie. Hoewel software voor internationale loonadministratie kan helpen, leiden de complexiteit van dit proces en de benodigde middelen ertoe dat veel organisaties voor alternatieve methoden kiezen.

Voordelen: Meer controle en aanpassingsmogelijkheden.
Nadelen: Complexiteit en benodigde middelen.

2. Opdrachtnemers gebruiken

Een andere optie is om opdrachtnemers in te huren, die in theorie eenvoudiger in dienst te nemen zijn.

Het enige waar je hierbij rekening mee moet houden, is dat als lokale autoriteiten je opdrachtnemer juridisch als werknemer classificeren, je bedrijf aansprakelijk is voor onbetaalde belastingen, achterstallig loon en secundaire arbeidsvoorwaarden. Je kunt ook aanvullende boetes krijgen.

Voordelen: Eenvoudig en gemakkelijk.
Nadelen: Je moet nog steeds rekening houden met lokale wetten en voorschriften en met die van je thuisland.

3. Uitbesteden aan een lokale entiteit

Een andere optie is om loonadministratie- en HR-taken uit te besteden aan een lokale dienstverlener voor loonadministratie, een HR-adviesbureau of een PEO. Zij geven je toegang tot lokale expertise en zijn vaak een kosteneffectievere methode dan het gebruik van een EOR. Het enige waar je hierbij rekening mee moet houden, is dat je nog steeds een juridische entiteit in het land moet hebben om dit model te kunnen gebruiken. 

Voordelen: Toegang tot lokale expertise, zorgt voor naleving in het land en biedt ondersteuning op maat.
Nadelen: Je moet eerst nog steeds een lokale entiteit oprichten.

4. Uitbesteden met behulp van een werkgever van registratie 

In plaats van te proberen de internationale loonadministratie intern te beheren, besteden veel organisaties het proces uit aan een werkgever van registratie (EOR).

Een EOR treedt op als werkgever in het rechtsgebied waar je werknemers wilt aannemen en handelt alle administratieve functies af, zoals de loonadministratie. Zij hebben een juridische entiteit in het rechtsgebied van jouw keuze en specialisten die alle administratie voor je afhandelen en ervoor zorgen dat je aan de voorschriften blijft voldoen.

EOR's kunnen je helpen om in minder dan een maand alles op te zetten en werknemers aan te nemen.

Voordelen: Eenvoudig, snel en minder arbeidsintensief.
Nadelen: Minder controle en afhankelijkheid van de dienstverlener.

professionele tip

Het is raadzaam om een EOR te selecteren die al minstens 3 jaar met succes mensen in het betreffende land in dienst neemt. Hierdoor is de kans groter dat je in zee gaat met een EOR die “alles al heeft meegemaakt” en de kans heeft gehad om meerdere dienstverbandcycli in dat land te doorlopen.—Alice Ferretti, Oprichter, HumansR

5. Uitbesteden aan een internationale loonadministratiedienstverlener

Een andere optie is om een internationale loonadministratiedienstverlener te gebruiken die de verwerking van de loonadministratie in meerdere landen consolideert in één platform. Houd er echter rekening mee dat je nog steeds een lokale juridische entiteit nodig hebt in elk land waar werknemers gevestigd zijn.

De aanbieder kan loonberekeningen, belastingaangiften en rapportage stroomlijnen, maar treedt niet op als de juridische werkgever. Wanneer je een wereldwijde loonadministratieaanbieder kiest, moet je eraan denken dat je zelf verantwoordelijk blijft voor naleving, contracten en arbeidsvoorwaarden.

Voordelen: Gecentraliseerde loonadministratie, consistente rapportage in verschillende landen en verbeterde efficiëntie naarmate je internationaal uitbreidt.
Nadelen: Je hebt nog steeds lokale entiteiten in elk land nodig; de kosten van wereldwijde loonadministratiediensten zijn hoog als je slechts in één of twee landen personeel aanneemt.

Welke arbeidsoptie moet ik kiezen?

Hier zijn 5 scenario's waarin een optie het beste past, die je kunnen helpen bepalen welke optie het meest geschikt is.

Als je twijfelt tussen de twee uitbestede opties, kan een nadere blik op de keuze tussen wereldwijde loonadministratie en een EOR je helpen bepalen welk model het beste past bij jouw internationale personeelsaanpak.

Amerikaanse belastingverplichtingen bij het betalen van buitenlandse werknemers

Als je een in de VS gevestigd bedrijf werknemers aanneemt of betaalt die buiten de Verenigde Staten wonen en werken, is het belangrijk om je Amerikaanse belastingverplichtingen te begrijpen—en minstens zo belangrijk: te weten wat niet van toepassing is.

Hieronder vind je een overzicht van 4 aandachtspunten om aan de regels te blijven voldoen bij het betalen van buitenlandse werknemers, maar eerst een samenvatting van de belangrijkste punten.

1. De locatie van het werk bepaalt de inhouding van belasting

Als een buitenlandse werknemer volledig buiten de VS werkt en geen Amerikaanse staatsburger of ingezetene van de VS is, dan geldt het volgende:

• De VS vereist over het algemeen geen inhouding van federale inkomstenbelasting.
• FICA (Social Security en Medicare) en FUTA (federale werkloosheidsbelasting) zijn doorgaans ook niet van toepassing.
• Je bedrijf kan echter belastingverplichtingen hebben in het land van de werknemer, waaronder:
  • Werkgeversbijdragen aan lokale socialezekerheidsregelingen
  • Lokale inhouding van inkomstenbelasting
  • Registratie bij buitenlandse belastingautoriteiten

Belangrijk: Als de werknemer werkzaamheden verricht in de VS of een Amerikaanse persoon is (staatsburger of ingezetene), zijn de Amerikaanse belastingwetten wel van toepassing.

2. IRS-formulieren waarvan je op de hoogte moet zijn

Bij het aannemen van buitenlandse personen of entiteiten heeft de IRS specifieke formulieren om de fiscale status vast te stellen en onjuiste rapportage te voorkomen:

• Formulier W-8BEN (voor personen) of W-8BEN-E (voor entiteiten):
  • Wordt gebruikt om te bevestigen dat de buitenlandse werknemer geen Amerikaanse persoon is.
  • Helpt Amerikaanse belastinginhouding op betalingen die naar het buitenland worden gedaan te voorkomen.
• Formulier 1042-S: Wordt gebruikt om inkomsten uit Amerikaanse bron die aan buitenlandse personen zijn betaald te rapporteren, indien inhouding vereist was.
• Formulier 1099: Niet vereist voor buitenlandse opdrachtnemers die buiten de VS werkzaamheden verrichten—alleen voor in de VS gevestigde opdrachtnemers.

3. Geen Amerikaanse loonbelastingen voor werk in het buitenland

Wanneer buitenlandse werknemers of opdrachtnemers zich volledig buiten de VS bevinden en geen inkomen uit Amerikaanse bronnen hebben:

• U hoeft geen Amerikaanse loonheffingen in te houden.
• U hoeft geen werkgeversbijdragen voor sociale zekerheid, Medicare of werkloosheidsverzekeringen te betalen.

Als de buitenlandse werknemer echter een Amerikaans staatsburger of ingezetene is, moet u belastingen inhouden en betalen zoals u dat voor een binnenlandse werknemer zou doen—ongeacht waar deze werkt.

4. Risico op een vaste inrichting (PE)

U moet zich ervan bewust zijn dat het aannemen van internationale werknemers een “vaste inrichting” in het land van de werknemer kan creëren—wat betekent dat:

• Uw bedrijf kan worden beschouwd als een belastbare bedrijfsaanwezigheid in dat land.
• Dit kan leiden tot vennootschapsbelasting, btw of lokale loonheffingen.

Om dit risico te beperken, gebruiken veel bedrijven:

• Werkgevers van record (EOR's) om de werknemer lokaal in dienst te nemen.
• Juridisch advies om inzicht te krijgen in de drempelwaarden voor een vaste inrichting in elk land.

Kosten voor het betalen van internationale werknemers

Om u te helpen de kosten van het betalen van internationale werknemers te overwegen, hebben we deze in een tabel uitgesplitst met schattingen van wat elk onderdeel u in USD kan kosten.

Uitdagingen bij het betalen van internationale werknemers

Hier zijn zeven uitdagingen waarmee u rekening moet houden bij het inzetten van internationale werknemers.

1. Naleving van lokale arbeids- en werkgeversbelastingwetgeving

Elk land heeft eigen regels over hoe werknemers moeten worden behandeld—zaken zoals betaald verlof, opzegtermijnen en minimumloon.

U moet ook uw aandeel in de werkgeversbelastingen betalen, zoals bijdragen voor zorgverzekeringen of pensioenen.

Het gaat hierbij minder om belastingen en meer om het zijn van een wettelijke werkgever. Als u dit overslaat, kunt u te maken krijgen met rechtszaken of sancties van arbeidsautoriteiten. Dit zorgt ervoor dat u volgens de wet rechtmatig opereert.

belangrijk om te weten

Werknemers op afstand activeren de 183-dagenregel; verblijven ze langer dan 183 dagen in een land, dan zijn ze daar fiscaal inwoner. Wereldwijd inkomen wordt lokaal belast. Pijler twee van de OESO houdt nu de locatie van de loonadministratie bij voor berekeningen van de minimumbelasting van 15%. Bedrijven moeten dagelijks documenteren waar werknemers werken.—Raoul P.E. Schweicher, beherend partner, MS Advisory

2. Internationale betalingen en kosten

Het verwerken van salarissen in meerdere valuta kan lastig zijn vanwege wisselkoersschommelingen en bankvereisten en -kosten.

Zoals Raoul P.E. Schweicher, beherend partner bij MS Advisory, benadrukt: “Betalingssystemen zijn versnipperd en duur. Traditionele SWIFT-overboekingen duren 3-5 dagen en kosten 3-4% aan vergoedingen. Werknemers hebben directe betalingen nodig, maar krijgen te maken met KYC-blokkeringen die 2-10 dagen duren wanneer banken om aanvullende documentatie vragen.

Bovendien kunnen valutaschommelingen 12% van de loonkosten van de ene op de andere dag tenietdoen. Werknemers raken gefrustreerd wanneer hun "stabiele" salaris daalt door wisselkoersbewegingen waar ze geen controle over hebben”.

3. Inhouding en aangifte van belastingen

Wanneer je werknemers in het buitenland betaalt, vereist naleving van internationale loonadministratieregels dat je het juiste bedrag aan inkomstenbelasting en sociale premies op hun loon inhoudt.

Sommige landen willen ook dat je werknemers aan het einde van het jaar belastingformulieren verstrekt. Het draait er allemaal om aan de goede kant van de belastingdienst te blijven. Doe je dit verkeerd, dan riskeer je boetes of controles.

4. Classificatie van werknemers (zzp’er versus werknemer)

Het feit dat je iemand een opdrachtnemer noemt, betekent niet dat de lokale wetgeving het daarmee eens is. Als iemand werkt als een werknemer—voltijds, rapporterend aan een manager en gebruikmakend van jouw hulpmiddelen—zullen sommige landen die persoon als werknemer herclassificeren.

Een korte opdracht in de Verenigde Staten kan doorgaan voor contractwerk, maar in Spanje leidt dezelfde constructie tot volledige werknemersbescherming.

Dat kan betekenen dat je achterstallig loon, belastingen of zelfs arbeidsvoorwaarden moet betalen. Het is een van de meest voorkomende fouten op het gebied van naleving. Raadpleeg bij twijfel de lokale regels of gebruik een EOR om problemen te voorkomen.

5. Gegevensbescherming en beveiliging van de loonadministratie

Gegevens uit de loonadministratie zijn uiterst gevoelig—namen, salarissen, bankgegevens en belastingnummers. Sommige landen hebben strenge privacywetten (zoals de AVG in Europa), en je moet je daaraan houden.

Je moet gegevens veilig opslaan en delen, anders kun je hoge boetes krijgen. Het is niet alleen een juridisch risico—het gaat ook om vertrouwen. Je team verwacht dat je hun gegevens veilig bewaart.

6. Integratie met interne systemen

Internationale loonadministratie werkt niet goed als deze op zichzelf staat. Idealiter sluit deze aan op je HR-systeem, tijdregistratie en financiële hulpmiddelen. 

Als dat niet het geval is, moet je gegevens handmatig kopiëren, wat leidt tot fouten en vertragingen. Hoe meer landen waarin je personeel aanneemt, hoe vervelender dat wordt. Integratie zorgt ervoor dat alles soepeler verloopt.

7. Verschillen in tijdzones

Tijdsverschillen zijn belangrijk bij het betalen van internationale werknemers, omdat uiterste aanleverdata voor de loonadministratie, openingstijden van banken en feestdagen per land verschillen en salarisoverboekingen kunnen vertragen.

Zoals Kevin Marshall, CPA en specialist in persoonlijke financiën bij Aflossingscalculator, het verwoordt: “Loonkalenders sluiten zelden op elkaar aan wanneer het hoofdkantoor zich tien tijdzones van het satellietteam bevindt. Een bestand dat om 12.00 uur in New York wordt afgesloten, is in Manilla al voorbij de uiterste aanlevertijd van de bank".

Internationale werknemers betalen: besluitvormingsproces in 6 stappen

Het beheren van een internationale loonadministratie of bepalen hoe je wereldwijd talent betaalt, komt neer op enkele belangrijke variabelen: classificatie van werknemers, juridische infrastructuur, teamgrootte, urgentie en risicotolerantie. 

Gebruik dit kader om de juiste keuze te maken op basis van jouw unieke situatie:

1. Beoordeel je bedrijfsbehoeften en -doelen

• Geografische aanwezigheid: Houd rekening met de landen waar u momenteel werknemers heeft en waar u van plan bent uit te breiden. De juridische en administratieve uitdagingen verschillen per land en sommige zijn veel complexer en langduriger dan andere.
• Aantal werknemers: Bepaal hoeveel werknemers u internationaal heeft en hoe deze aantallen naar verwachting zullen groeien. Als u 1–2 werknemers in een land aanneemt, kan een EOR- of opdrachtnemersconstructie de eenvoudigste oplossing zijn. Als u 3–10 werknemers in één land aanneemt, kan dit rechtvaardigen dat u een juridische entiteit opricht en de loonadministratie uitbesteedt aan een lokale dienstverlener.
• Kernactiviteiten: Beoordeel of het intern beheren van de loonadministratie zou afleiden van uw kernactiviteiten. 
• Termijn: Als u snel personeel moet aannemen en geen lokale entiteit wilt oprichten, biedt een EOR een snelle, conforme oplossing. Als u een krap budget heeft en personeel aanneemt voor kortdurend of projectmatig werk, kan een opdrachtnemersconstructie verstandiger zijn—mits het nalevingsrisico laag is.

2. Beoordeel uw huidige middelen

• Expertise: Beschikt u over, of kunt u redelijkerwijs beschikken over, de benodigde expertise op het gebied van internationale arbeidswetgeving, belastingregels en loonverwerking?
• Technologie: Beoordeel of u over de technologie beschikt om de loonadministratie te beheren in verschillende landen, inclusief updates op het gebied van naleving en integratie met andere systemen.
• Budget: Houd rekening met de financiële gevolgen, waaronder de kosten voor het opzetten en onderhouden van een intern proces versus uitbestedingskosten.

3. Beoordeel de voor- en nadelen

• Controle en maatwerk: Interne verwerking geeft u meer controle en mogelijk meer opties voor maatwerk, wat waardevol is als u complexe loonadministratiebehoeften heeft.
• Schaalbaarheid: Uitbesteding aan een EOR of loonadministratiedienst kan gemakkelijker meegroeien met uw bedrijf, vooral in nieuwe markten.
• Risicobeheer: Uitbesteding kan het risico op niet-naleving en de last van juridische sancties verminderen.

4. Strategische geschiktheid op lange termijn

• Kosten: Hoewel uitbesteding vooraf duurder kan lijken, kan het op de lange termijn kosteneffectiever zijn doordat u boetes voorkomt en de behoefte aan gespecialiseerd personeel vermindert.
• Bedrijfsstrategie: Stem uw keuze af op uw algemene bedrijfsstrategie. Als snelle internationale uitbreiding een doelstelling is, kunnen uitbesteding of het werken met opdrachtnemers u de benodigde flexibiliteit bieden.

5. Vraag offertes op en voer een gepaste zorgvuldigheidscontrole uit

Vraag gedetailleerde voorstellen op bij verschillende EOR- en internationale loonadministratiedienstverleners. Punten om naast kosten en reputatie op te letten:

• Lokale expertise
• Transparante prijzen
• Nauwkeurige berekeningen van werkgeverslasten
• Niveau van klantenondersteuning
• Schaalbaarheid op lange termijn
• Dienstverleners die afhankelijk zijn van partners versus dienstverleners met een eigen entiteit (de laatste optie wordt aanbevolen).
• Controleer referenties en beoordelingen.

6. Neem een beslissing 

Neem een beslissing op basis van het vermogen van uw bedrijf om de loonadministratie intern te beheren zonder afbreuk te doen aan naleving en operationele efficiëntie, en op basis van de mate waarin elke optie uw langetermijndoelstellingen ondersteunt.

Beste praktijken voor het betalen van internationale werknemers

Als u besluit het zelf te doen en het proces intern te beheren, volgen hier enkele beste praktijken om u daarbij te helpen:

1. Blijf op de hoogte van lokale wetgeving

Controleer voortdurend uw kennis van lokale arbeidswetgeving, belastingregels en rapportagevereisten in elk land. 

Zoals Katherine Loranger, CPO bij Safeguard Global, aanbeveelt: “Plan maandelijkse controles in—geen jaarlijkse. Valideer classificaties proactief: Met de opkomst van modellen waarbij op afstand werken de norm is, zien we een toename van het risico op verkeerde classificatie.

Als u internationaal opdrachtnemers inhuurt, zorg er dan voor dat uw risicomodel vóór de start van de loonadministratie wordt beoordeeld door regionale juridische experts.”

Op vergelijkbare wijze adviseert Ashley Akin, CPA en belastingadviseur bij Gold IRA Companies: “Stel een nalevingskalender op die minstens 12 tot 18 maanden vooruitkijkt en plan tijd in om werkprocessen aan te passen wanneer er nieuwe regels van kracht worden. Dat helpt fouten op het laatste moment te voorkomen en maakt internationale salarisadministratie veel beter beheersbaar.”

praktische tip

Voor bedrijven met virtuele of hybride personeelsbestanden zorg ik ervoor dat we een duidelijk proces hebben om bij te houden waar werknemers daadwerkelijk werken, omdat dat bepaalt aan welke staats- of lokale belasting ze onderworpen zijn.— Lee Baldwin, hoofd Managed, Pay Check Limited

2. Maak gebruik van technologie

Gebruik geavanceerde salarissoftware die meerdere valuta, talen en regelgevingsomgevingen aankan. 

Zorg ervoor dat de technologie schaalbaar is en kan integreren met andere HR- en boekhoudsystemen. Kleinere organisaties kunnen met deze behoeften omgaan met wereldwijde salarissoftware voor kleine bedrijven.

praktische tip

Koppel HRIS > wereldwijde salarisadministratie > boekhouding om handmatig opnieuw invoeren te elimineren en zelfbedieningsportalen beschikbaar te stellen waar werknemers hun uitbetalingsvaluta kunnen kiezen en loonstroken kunnen downloaden. Stel serviceniveauafspraken in, bijvoorbeeld dat het geld binnen maximaal 2 dagen op de rekening van de werknemer staat.—Raoul P.E. Schweicher, managing partner bij MS Advisory

3. Vertrouw niet te veel op technologie

Zoals Akin benadrukt: “Salarissoftware is nuttig, maar niet perfect. De software kan berekeningen en lokale inhoudingen verwerken, maar handmatige controles blijven nodig. Ik raad aan om elk kwartaal audits uit te voeren om zaken als verouderde belastingnummers, onjuiste adressen of AVG-problemen met betrekking tot verlopen toestemming op te sporen.”

4. Stel duidelijk beleid op

Zoals Marshall benadrukt: “Beleid is net zo belangrijk als software. Leg schriftelijk vast hoe en wanneer omrekeningen plaatsvinden, of het bedrijf of de werknemer wisselkoersschommelingen draagt en hoe inhoudingen voor arbeidsvoorwaarden worden toegepast. 

Bekijk het document twee keer per jaar, op dezelfde manier als waarop je leverancierscontracten beoordeelt, omdat de wetten waarop het is gebaseerd niet onveranderd blijven.”

5. Regelmatige audits en aansluitingen

Of de salarisadministratie nu internationaal is of niet, het is een goede gewoonte om regelmatig salarisadministratie-audits uit te voeren om nauwkeurigheid en naleving te waarborgen.

praktische tip

Houd een grootboek bij van het aantal gewerkte dagen per rechtsgebied ter ondersteuning van inkomensuitsluitingen onder de Pillar Two-regelgeving. Controleer dit elk kwartaal, omdat belastinglandschappen snel veranderen.—Raoul P.E. Schweicher, managing partner bij MS Advisory

6. Effectieve communicatie

Onderhoud duidelijke en open communicatiekanalen met je werknemers over zaken met betrekking tot de salarisadministratie. Dit omvat het verstrekken van gedetailleerde loonstroken waarop eventuele inhoudingen duidelijk worden uitgelegd en het snel reageren op vragen over de salarisadministratie.

Zoals Akin opmerkt: “Ik adviseer klanten om vooraf de bankgegevens, fiscale woonplaats en het adres van elke werknemer te bevestigen en deze vervolgens elk kwartaal te controleren.

Dit voorkomt problemen op het laatste moment, zoals mislukte betalingen of vertragingen bij belastingformulieren. Als de belastingregels veranderen, leg dit dan duidelijk en vroegtijdig uit, zodat werknemers niet worden verrast wanneer hun nettoloon verandert.”

7. Dek valutarisico's systematisch af

Het afdekken van valutarisico's wordt beschouwd als een goede praktijk voor internationale salarisadministratie wanneer je werknemers in vreemde valuta betaalt en verrassingen door wisselkoersschommelingen wilt voorkomen.

Het helpt bij budgettering, kostenbeheersing en het bieden van consistente betalingen—vooral als je de salarisadministratie vanuit één valuta, zoals USD, beheert. 

Veelgebruikte methoden zijn onder meer termijncontracten, rekeningen in meerdere valuta of platforms die vaste wisselkoersen aanbieden. Als je betalingen echter weinig in aantal of incidenteel zijn, is de complexiteit van hedging het misschien niet waard. 

Het is vooral nuttig wanneer de loonkosten hoog zijn of gebaseerd zijn op volatiele valutamarkten.

Pro tip

Een andere slimme zet is om rekeningen in meerdere valuta te gebruiken via diensten zoals Wise Business of Revolut. Hiermee kun je geld aanhouden en betalen in lokale valuta, waardoor je aanzienlijk bespaart op kosten voor valutawissels.—Josh Katz, oprichter, Josh Katz CPA

8. Gecentraliseerde rapportage

Gecentraliseerde wereldwijde salarisrapportage is een best practice, omdat je hiermee één overzicht krijgt van loonkosten, belastingverplichtingen en het aantal medewerkers in alle landen. Dit helpt bij budgettering, toezicht op naleving en rapportage aan het management. 

In plaats van bijvoorbeeld afzonderlijke spreadsheets op te vragen bij aanbieders in Brazilië, Duitsland en Japan, kun je alle salarisgegevens in één dashboard bekijken.

Het bespaart tijd, vermindert fouten en ondersteunt betere besluitvorming. Dat gezegd hebbende, zijn vaak geïntegreerde systemen of een wereldwijde salarisaanbieder nodig om dit goed te laten werken.

Pro tip

Maak een gedeelde kalender met alle lokale feestdagen en de voorbereidingstijd die elke aanbieder nodig heeft. Combineer die planning met een koppeling tussen het HR-systeem en het boekhoudkundige grootboek, en de ruimte voor handmatige typefouten neemt sterk af.—Kevin Marshall, CPA en professional op het gebied van persoonlijke financiën, Aflossingscalculator

9. Besteed verantwoordelijkheid nooit uit

Tot slot adviseert Loranger: “Besteed verantwoordelijkheid nooit uit. Of je nu een EOR gebruikt of de salarisadministratie intern beheert, iemand binnen de organisatie moet verantwoordelijk zijn voor kennis over naleving.”

10. Wijs een  “tijdzonescepticus” aan

Zoals Marshall voorstelt, wijs je iemand in het salarisadministratieteam aan die vóór elke verwerking uitsluitend controleert of de gekozen datum daadwerkelijk bestaat in elk betrokken land. Het klinkt onbeduidend, totdat je te maken krijgt met een nationale feestdag midden in de week die je niet had zien aankomen.

11. Gebruik versleutelde kanalen en tweefactorauthenticatie

Zoals Marshall opnieuw voorstelt: “We sturen alle salarisgegevens via versleutelde kanalen en slaan ze op servers op die voldoen aan de strengste norm van de landen waarin we actief zijn. 

Gebruik overal tweefactorauthenticatie, voer achtergrondcontroles uit bij elke leverancier die toegang heeft tot salarisgegevens en beperk de interne toegang tot de kleinst mogelijke groep. Mensen zullen mopperen over de extra inlogstap. Ze houden op met mopperen op de dag dat een phishingpoging mislukt dankzij die stap”.

Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People

Voor meer advies over internationale salarisadministratie en talentmanagement kun je je abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste content om je carrière verder te ontwikkelen en meer impact te maken binnen je organisatie.