Overweegt u een medewerkersintranet? Lees dit eerst
Dus je denkt na over een intranet, of misschien heb je er al een, maar het werkt niet voor je.
Als ze goed worden benut, kunnen intranetoplossingen voor medewerkers een waardevolle bron zijn, die efficiëntie creëert en bijdraagt aan de werknemerservaring.
Wat is een intranet voor medewerkers?
Een intranet voor medewerkers is een gesloten netwerk waarop werknemers van een bedrijf intern kunnen communiceren en nieuws, documenten en beleidsregels kunnen delen.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Ze zijn vooral populair bij grotere, internationaal verspreide organisaties om informatie te delen en de bedrijfscommunicatie te verbeteren in een grotendeels digitale werkomgeving.
Interne communicatie wordt eenvoudiger dankzij één centrale plek waar medewerkers ideeën kunnen uitwisselen en hulpmiddelen kunnen delen. De uitdaging met intranetten is echter dat ze vaak ‘op zolder worden achtergelaten’, net als de arme Miss Havisham.
Hoge verlatingspercentages komen voort uit het feit dat veel intranetten kampen met problemen zoals dubbele informatie en rommelige interfaces. Zoals Dhiraj Sharma uitlegt:
Na verloop van tijd wordt het [intranet]systeem een verzamelplaats voor content—een plek waar geen enkele medewerker doorheen wil zoeken, omdat er, net als in een rommella, geen samenhang, reden of waarde in zit. Wat een toegankelijke plek zou moeten zijn waar je alles op één plaats vindt, wordt een ongewenste stortvloed aan informatie. Je medewerkers laten het uiteindelijk links liggen om elders gemakkelijker antwoorden te zoeken.”
Hoe zorg je ervoor dat medewerkers je intranet gebruiken?
24% van de bedrijven is niet tevreden over de gebruikersinterface van hun intranet en 15% vindt de zoekfunctie ontoereikend. Het is duidelijk dat veel intranetten daarbuiten de nodige problemen hebben.
De sleutel tot een succesvolle implementatie en het succesvolle gebruik van een intranet voor medewerkers is het identificeren van obstakels vóór de implementatie en deze meteen aanpakken.
Hieronder volgen enkele manieren waarop je draagvlak onder medewerkers voor het intranet van je bedrijf kunt creëren: draagvlak .
1. Richt je op het verbeteren van de UX
Het verbeteren van de UX (gebruikerservaring) is de meest effectieve manier om de betrokkenheid van medewerkers bij je intranet te vergroten. Wanneer je de UX probeert te verbeteren, moet je streven naar een oplossing met een geringe leercurve.
UX verschilt van UI (gebruikersinterface), maar ze zijn nauw met elkaar verbonden. Een overzichtelijke en samenhangende UI verbetert de UX, omdat navigeren hierdoor eenvoudig wordt en gebruikers snel de content kunnen vinden waarnaar ze op zoek zijn.
Net als bij elke webapp is het doel om gebruikers met zo weinig mogelijk klikken te brengen waar ze willen zijn. Dit betekent dat je de tijd moet nemen om onderzoek te doen naar je gebruikers en een goede informatiearchitectuur moet uitwerken die pagina's en secties in een logische hiërarchie ordent.
2. Geef het goede voorbeeld door het intranet op directieniveau te gebruiken
Het gebrek aan intranetgebruik op managementniveau kan een negatieve invloed hebben op het draagvlak onder medewerkers. Wanneer leidinggevenden niet communiceren via het intranet of niet regelmatig updates delen, zijn medewerkers minder enthousiast om die bron te gebruiken.
Een uitstekende oplossing kan zijn om afdelingsmanagers de verantwoordelijkheid te geven voor het onderhouden van de intranetsystemen.
Een HR-manager zou bijvoorbeeld verantwoordelijk moeten zijn voor het onderhouden van het HR-gedeelte van het intranetsysteem. Die kan een bijgewerkt arbeidsvoorwaardenbeleid, onboardingprocessen voor nieuwe medewerkers, veelgestelde vragen of andere HR-gerelateerde updates op het intranetsysteem plaatsen.
3. Gebruik verschillende vormen van content
Intranetten kunnen worden gebruikt om de betrokkenheid van medewerkers te bevorderen door enthousiasme te creëren rond bedrijfsnieuws en evenementen. Ze kunnen ook worden gebruikt om feedback te verzamelen via interactieve functies zoals peilingen.
Door verschillende vormen van content te gebruiken, geef je de gebruikerservaring (bij gebrek aan een betere uitdrukking) wat meer pit en zorg je voor een hogere betrokkenheid. Het zijn kosten voor het welzijn van medewerkers die zichzelf terugverdienen doordat medewerkers dagelijks geïnformeerd blijven.
4. Gebruik statistieken om te optimaliseren
Moderne intranetsoftware voor medewerkers moet het mogelijk maken om de betrokkenheid bij de content die je plaatst te meten, zodat je deze voortdurend kunt blijven optimaliseren—net zoals je dat voor je website of sociale media zou doen.
Implementeer software voor werknemersmonitoring om gebruikersklikken op de homepage en belangrijke landingspagina's bij te houden. Hiermee identificeert u de meest effectieve links en oproepen tot actie, zodat u prioriteit kunt geven aan cruciale inhoud en de gebruikersbetrokkenheid kunt optimaliseren. Als u dit niet doet, leidt dat tot een slechte gebruikerservaring en lagere conversieratio's.
Maar naast het bekijken van statistieken kunt u werknemers aan het einde van een sessie ook om feedback vragen met vragen als “heb je vandaag gevonden wat je zocht?” en “Hoe gemakkelijk was het om te vinden wat je zocht?”
Het is ook een goede gewoonte om inhoud te verspreiden op basis van relevantie. Hoewel werknemers over het algemeen nieuwsgierig zijn, houdt het optimaliseren van de nieuwsfeed van een werknemer op basis van relevantie deze overzichtelijk. Controleer hiervoor of uw intranet de mogelijkheid biedt om inhoud alleen aan een specifieke groep werknemers te verspreiden.
Voorbeelden van werknemersintranetten
Inmiddels heeft u hopelijk een idee van hoe een goed bedrijfsintranet eruitziet. Ter ondersteuning volgen hier enkele voorbeelden van bedrijfsintranetten die goed zijn uitgevoerd.
1. DBS Bank
DBS Bank won in december 2021 de prijs voor Modern Intranet van het Jaar, dus welk beter voorbeeld is er?
Het sterke punt van dit systeem is dat werknemers via meerdere kanalen toegang hebben tot het intranet, waaronder:
- OneBot Virtual Assistant: een conversatie-interface voor het uitvoeren van taken en het beantwoorden van vragen.
- DBS Search: een functie waarmee werknemers in de inhoud en gegevens van het bedrijf kunnen zoeken.
- OneMobile: een mobiele interface voor het intranetsysteem van het bedrijf.
Het intranet biedt werknemers een uitgebreide digitale omgeving waarin zij kunnen floreren, met drie platforms die zich richten op verschillende aspecten van de werknemerservaring:
- F3W (Toekomst van werk, werkplek en personeelsbestand): een forum over de toekomst van werk
- iHealth app: een welzijnsvoorziening voor werknemers van DBS
- Life@DBS: het eigen sociale netwerk van het bedrijf waar werknemers contact kunnen leggen en relaties buiten het werk kunnen opbouwen
Het DBS-intranet is ook een uitstekend voorbeeld van een platform dat door werknemers wordt aangestuurd. DBS moedigt gebruikers aan om het systeem te beoordelen en suggesties te doen, en de EJC (Raad voor het werknemerstraject) probeert hiaten te vinden die moeten worden opgelost om de gebruikerservaring te verbeteren.
DBS is een goed voorbeeld van een goed uitgevoerd intranet, omdat het werknemers een prettige ervaring, toegang via meerdere kanalen en een gepersonaliseerde ervaring biedt die de DBS-cultuur in een digitale werkomgeving bevordert.
2. 3M Go
3M, een in de VS gevestigd multinationaal industrieel conglomeraat, had een zeer slecht ontworpen intranet met een overvolle interface die werknemers eigenlijk nooit gebruikten. Het was een rommelige verzameling links en intranetsystemen voor de andere vestigingen van 3M.
Het ontwerp bood een slechte gebruikerservaring, omdat het voor werknemers erg lastig was om te navigeren. Ze hadden moeite om de inhoud te vinden die ze nodig hadden.
Het bedrijf 3M zag dit in en veranderde zijn verouderde intranetsysteem in een esthetisch aantrekkelijk platform dat eenvoudig te gebruiken was en werknemers een geschiktere reeks functies bood. Werknemers hadden nu toegang tot een systeem waarmee ze dingen konden regelen zonder al te veel tijd aan navigatie te besteden.
3M Go heeft een aantrekkelijk ontwerp met een gepersonaliseerde nieuwsfeed op de homepage. Het nieuwe ontwerp hielp 3M om de betrokkenheid en productiviteit onder werknemers te verbeteren.
Na de herontwerpoefening veroverde 3M Go de eerste plaats in de lijst van de 10 beste intranetten van Nielsen Norman Group uit 2019.
Zelf bouwen versus kant-en-klaar
Wanneer u een intranet overweegt, heeft u twee opties: er zelf een bouwen of een kant-en-klare oplossing aanschaffen.
Microsoft Sharepoint-intranetten zijn eenvoudig te maken, maar ze bieden beperkte functionaliteit. Als u een intranetsoplossing vanaf nul creëert, kunt u deze volledig naar wens aanpassen, maar dit kan tijdrovend en duur zijn. Hoewel aangepaste intranetten bijvoorbeeld wel mobiele apps kunnen hebben, vereisen ze veel ontwikkelwerk.
Het kan ook nodig zijn om een interne specialist in dienst te nemen of ondersteuning uit te besteden voor het onderhoud en de ondersteuning van een aangepast intranet. Bovendien vereisen op maat gemaakte bedrijfsintranetten uitgebreide training, terwijl kant-en-klare intranetsystemen doorgaans minimale training vereisen.
Laat uw werknemersintranet geen stof verzamelen
Intranetten voor werknemers zijn een waardevolle hulpbron; laat ze niet onderbenut. Als je intranetsysteem een tijdje over het hoofd is gezien, is het nooit te laat om de draad weer op te pakken en het intranet opnieuw te gaan gebruiken.
Een intranet voor werknemers met een robuust contentmanagementsysteem helpt je om je bedrijfscultuur online te brengen. Je kunt updates op aanvraag delen en je bedrijfsprocessen en workflows naadloos uitvoeren.
Als je een nieuw intranetsysteem wilt implementeren, overweeg dan een kant-en-klare oplossing in plaats van een systeem vanaf nul te creëren.
Bekijk dit eens: Hoe je een echt werknemersgerichte organisatie opbouwt
