Wat is kantoorhoteling? Complete gids voor hybride kantoren
Kantoorhoteling is een groeiende trend nu organisaties hun werkwijzen aanpassen om meer flexibiliteit, efficiëntie en samenwerking te ondersteunen.
Het implementeren van hoteling kan helpen om kantoorruimte efficiënter te benutten en hybride werkroosters of mobiele teams te ondersteunen.
Gebruik deze gids om te ontdekken hoe hoteling jouw organisatie kan helpen, met enkele best practices voor de implementatie ervan.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is kantoorhoteling?
Kantoorhoteling is een flexibele strategie voor het beheren van werkruimten die werknemers de mogelijkheid biedt om naar behoefte bureaus, kantoren of vergaderruimten te reserveren, in plaats van permanent toegewezen werkplekken te hebben.
Deze aanpak komt vaak voor bij bedrijven die flexibele werkregelingen gebruiken, zoals werken op afstand of hybride modellen, waarbij werknemers niet elke dag een vaste werkplek nodig hebben.
Hoe werkt kantoorhoteling?
Met behulp van een onlineboekingsplatform, zoals platforms voor het beheren van kantoorruimte of hotelingsoftware, kunnen werknemers een werkplek selecteren op basis van hun behoeften en zich bij aankomst aanmelden.
Sommige systemen zijn geïntegreerd met agenda's en kantoorplattegronden, zodat werknemers ruimten kunnen selecteren in de buurt van teamgenoten of de middelen die ze nodig hebben.
Bij aankomst melden werknemers zich aan via een kiosk, mobiele app of QR-code om hun reservering te bevestigen.
Aan het einde van de reservering melden werknemers zich af en kan de werkplek worden schoongemaakt voordat de volgende reservering ingaat.
Veel organisaties gebruiken ook analyses uit het hotelingsysteem om het gebruik van ruimten te monitoren, de beschikbaarheid van zitplaatsen aan te passen en de efficiëntie van het kantoor te verbeteren.
Naast ‘pure’ hoteling implementeren sommige organisaties een hybride aanpak. Zo kan bijvoorbeeld slechts een deel van de werkplekken bestemd zijn voor hoteling, of kunnen er aangewezen zones zijn voor elke afdeling waar werknemers binnen het gebied van hun team een bureau kunnen kiezen.
Voordelen van kantoorhoteling
Organisaties kunnen hoteling gebruiken om kantoorruimte efficiënter te benutten en werknemers op afstand en hybride werknemers te ondersteunen. Mogelijke voordelen zijn:
- Ruimteoptimalisatie: Vermindert de behoefte aan een groot kantooroppervlak doordat bedrijven de ruimte efficiënter kunnen gebruiken. Uiteraard betekent minder ruimte over het algemeen lagere huur- en onderhoudskosten.
- Flexibiliteit: Werknemers kunnen op basis van hun behoeften voor die dag kiezen waar ze werken (bijv. rustige gebieden voor geconcentreerd werk of samenwerkingsruimten voor teamvergaderingen).
- Stimuleert samenwerking: Werknemers van verschillende afdelingen of teams kunnen op een bepaalde dag dicht bij elkaar zitten, wat communicatie en samenwerking tussen verschillende functies stimuleert.
- Tevredenheid van werknemers: Hoteling biedt werknemers flexibiliteit en autonomie bij het kiezen van hun werkomgeving, wat de arbeidstevredenheid en de balans tussen werk en privéleven kan verbeteren.
- Betere gegevens over kantoorgebruik: Organisaties kunnen patronen in het ruimtegebruik volgen en zich daaraan aanpassen, waardoor de kantoorindeling wordt geoptimaliseerd om beter aan de werkelijke behoeften van hun personeelsbestand te voldoen.
- Milieuvoordelen: Doordat er minder middelen nodig zijn voor het verwarmen, koelen en onderhouden van grote kantoorruimten, kunnen bedrijven hun ecologische voetafdruk verkleinen door kantoorhoteling te omarmen.
Type organisaties die doorgaans het meeste baat hebben bij kantoorhoteling
Organisaties die het meeste baat hebben bij kantoorhoteling hebben doorgaans hybride of groeiende personeelsbestanden. Dit zijn onder andere:
- Hybride bedrijven en bedrijven die vooropstellen dat er op afstand wordt gewerkt: Bedrijven waar werknemers hun tijd verdelen tussen thuis en kantoor kunnen ongebruikte bureaus verminderen en de efficiëntie van de ruimte verbeteren.
- Consultancy en professionele dienstverlening: Bedrijven waarvan werknemers vaak reizen, met klanten werken of van team wisselen, profiteren van flexibele zitopstellingen.
- Start-ups: Snelgroeiende bedrijven met veranderende teamstructuren kunnen hoteling gebruiken om hun werkruimte op te schalen zonder onnodige uitbreiding van hun vastgoed.
- Hoofdkantoren en gedeelde kantoren: Grote bedrijven met meerdere afdelingen of coworkingruimten kunnen de samenwerking verbeteren en het gebruik van kantoorruimte optimaliseren.
- Gezondheidszorg- en farmaceutische bedrijven: Buitendienstteams, onderzoekers of specialisten die niet dagelijks een permanent bureau nodig hebben, kunnen profiteren van flexibele hotelingruimten.
- Onderwijs- en onderzoeksinstellingen: Universiteiten, onderzoekscentra en innovatiehubs kunnen hoteling gebruiken om gedeelde kantoren en samenwerkingsruimten efficiënt te beheren.
Uitdagingen van kantoorhoteling
Aan de andere kant zijn enkele mogelijke uitdagingen van hoteling:
- Boekingsconflicten: Werknemers kunnen moeite hebben om hun voorkeurswerkplek te reserveren, vooral op drukke kantoordagen, wat tot frustratie kan leiden.
- Verlies van persoonlijke ruimte: Werknemers kunnen zich minder verbonden of minder comfortabel voelen zonder een vaste werkplek die ze naar eigen wens kunnen inrichten. Eén Reddit-gebruiker beschreef dat werknemers zich voelen als ‘misplaatste stiefkinderen’.
- Het bezet houden van bureaus: Dit gebeurt wanneer werknemers bureaus onnodig voor langere tijd reserveren, waardoor de beschikbaarheid wordt beperkt en de efficiëntie van het ruimtegebruik afneemt.
- Afhankelijkheid van technologie: Kantoorhoteling is sterk afhankelijk van reserveringssystemen en technische problemen kunnen het proces verstoren.
Kantoorhoteling versus flexwerken
Met kantoorhoteling kunnen werknemers bureaus of werkruimten vooraf reserveren, wat voorspelbaarheid en een beter beheer van de ruimte biedt via een reserveringssysteem.
Flexwerken werkt daarentegen volgens het principe ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’, waarbij werknemers bij aankomst een beschikbaar bureau kiezen. Dit biedt meer spontaniteit, maar minder structuur.
Kantoorhoteling is geschikter voor geplande kantoorbezoeken, terwijl flexwerken geschikt is voor flexibele, ongeplande werkdagen.
Lees meer in ons artikel over kantoorhoteling versus flexwerken.
Hoe weet je of kantoorhoteling geschikt is voor jouw bedrijf?
Zoals gezegd kunnen de meeste organisaties tot op zekere hoogte profiteren van kantoorhoteling. Let op de volgende signalen:
1. Samenstelling van het personeelsbestand
- Hybride of op afstand werkend personeel: Als een aanzienlijk deel van je personeelsbestand op afstand of hybride werkt, kan kantoorhoteling je helpen de ruimte zo efficiënt mogelijk te benutten.
- Mobiele of reizende werknemers: Als je team regelmatig voor het werk reist, kan kantoorhoteling tijdelijke werkplekken bieden wanneer werknemers op kantoor komen.
2. Benutting van kantoorruimte
- Onderbenutte ruimte: Als je merkt dat je kantoor overdag veel lege bureaus of vergaderruimten heeft, vooral nu hybride of werken op afstand steeds gebruikelijker wordt, kan kantoorhoteling je helpen de beschikbare ruimte optimaal te benutten.
- Vastgoedkosten: Als je betaalt voor grote kantoorruimten maar merkt dat deze niet volledig worden benut, kan kantoorhoteling je kantooroppervlak verkleinen en de overheadkosten verlagen zonder de productiviteit van werknemers in gevaar te brengen.
3. Behoefte aan flexibiliteit
- Veranderende teamgroottes of locaties: Als je bedrijf snel groeit of regelmatig wordt gereorganiseerd, kan kantoorhoteling de flexibiliteit bieden die nodig is om op of af te schalen zonder langlopende huurcontracten aan te gaan of permanente werkplekken opnieuw in te richten.
- Projectmatig werk: Teams die worden samengesteld en opgeheven op basis van specifieke projecten kunnen profiteren van kantoorhoteling, omdat ze ruimten naar behoefte kunnen boeken. Dit bevordert de samenwerking en vermindert de behoefte aan vaste zitplaatsen.
4. Voorkeuren van werknemers
- Behoefte aan flexibiliteit: Als je werknemers interesse hebben getoond in flexibele werkregelingen, kan kantoorhoteling dit ondersteunen doordat ze zelf kunnen kiezen waar ze werken wanneer ze naar kantoor komen.
- Een samenwerkingsgerichte werkcultuur: Als samenwerking tussen afdelingen of teams essentieel is, kan kantoorhoteling interactie tussen verschillende functies stimuleren doordat werknemers werkplekken in de buurt van collega's of projectteams kunnen reserveren.
5. Complexiteit van ruimtebeheer
- Meerdere kantoorlocaties: Als je bedrijf op meerdere locaties actief is, kan kantoorhoteling helpen het ruimtebeheerproces op verschillende locaties te standaardiseren, zodat medewerkers overal waar ze werken dezelfde ervaring hebben.
- Boeken van vergaderruimten en middelen: Kantoorhoteling wordt vaak geïntegreerd met andere boekingssystemen, zoals tools voor het plannen van vergaderruimten en ondersteuning voor middelenbeheer (bijv. monitors, projectoren). Als je huidige proces voor het beheren van deze middelen complex of inefficiënt is, kan hoteling het vereenvoudigen.
Beste werkwijzen voor kantoorhoteling
Weet je nog welke uitdagingen eerder werden genoemd? Hoteling kan geweldig zijn, maar vereist doordacht beheer van kantoorruimte.
Volg deze beste werkwijzen om ze te vermijden en optimaal te profiteren van de voordelen van hoteling in je organisatie.
1. Plan voor de behoeften van medewerkers
- Begrijp werkpatronen: Voer enquêtes of interviews uit om te bepalen hoe medewerkers het liefst werken (op afstand, hybride of op kantoor) en stem hoteling af op die behoeften door verschillende werkplekken aan te bieden (stille zones, samenwerkingsruimten enz.).
- Verdeel het kantoor in zones: Wijs specifieke gebieden aan voor verschillende soorten werk (bijv. samenwerkingsruimten, individuele werkplekken). Zo kunnen medewerkers gemakkelijk geschikte werkplekken vinden op basis van hun dagelijkse taken.
2. Stel duidelijk beleid en duidelijke richtlijnen op
- Definieer boekingsregels: Stel duidelijke regels op, zoals hoe ver van tevoren werkplekken kunnen worden gereserveerd, boekingslimieten, annuleringsprocedures en beleid voor schoonmaak en persoonlijke spullen.
- Stel tijdslimieten in: Stimuleer medewerkers om alleen te boeken voor de uren of dagen die ze nodig hebben, zodat het reserveren van bureaus voor langere perioden wordt voorkomen. Een tijdslimiet voor het gebruik van werkplekken kan eerlijke toegang tot gedeelde ruimten bevorderen.
- Beheer afwezigen: Stel een protocol op voor het omgaan met medewerkers die niet komen opdagen, bijvoorbeeld door niet-bezette bureaus na een bepaalde periode automatisch vrij te geven.
3. Zorg voor voldoende voorzieningen
- Ergonomisch meubilair: Zorg ervoor dat werkplekken zijn uitgerust met comfortabel, verstelbaar meubilair. Medewerkers zonder vaste werkplek moeten toegang hebben tot dezelfde ergonomische ondersteuning als medewerkers met een permanent bureau.
- Gestandaardiseerde technologie: Rust alle werkplekken voor hoteling uit met gestandaardiseerde apparatuur, zoals monitors, dockingstations, stopcontacten enz.
- Persoonlijke opbergruimte: Bied kluisjes of opbergoplossingen aan waar medewerkers persoonlijke spullen en werkmaterialen veilig kunnen bewaren wanneer ze niet op kantoor zijn.
4. Bied flexibele werkplekken
- Verschillende ruimten: Moderne kantoren bieden een mix van werkomgevingen, zoals open bureaus, privékantoren, samenwerkingsruimten en stille zones. Zo kunnen medewerkers de juiste omgeving voor hun specifieke taken vinden.
- Hybride vergaderruimten: Zorg ervoor dat vergaderruimten zijn uitgerust met videoconferentie en andere samenwerkingstools om hybride vergaderingen met zowel teamleden op kantoor als op afstand te ondersteunen.
5. Houd het gebruik van de ruimte in de gaten en optimaliseer het
- Gebruiksgegevens bijhouden: Gebruik de analyses van de kantoortechnologieën om het gebruik van werkruimten bij te houden en trends te identificeren, zoals onderbenutte ruimtes of momenten met een piek in de bezetting.
- Kantoorbeheerder: Wijs een kantoorbeheerder aan die bijhoudt wie daadwerkelijk op zijn of haar plek aanwezig is in plaats van deze alleen te boeken om hem te reserveren. Dit heeft geholpen met de beschikbaarheid.
- Pas de indeling aan op basis van de vraag: Herconfigureer de kantoorindeling op basis van gebruiksgegevens om aan de vraag te voldoen, bijvoorbeeld door indien nodig meer samenwerkingsruimtes of rustige zones toe te voegen.
- Analyseer kostenbesparingen: Analyseer regelmatig de financiële voordelen van kantoorhoteling, zoals lagere vastgoedkosten en energiebesparingen, om het succes van het programma te beoordelen.
- Verzamel regelmatig feedback: Gebruik enquêtes of focusgroepen om de tevredenheid van medewerkers over het kantoorhoteling-systeem te peilen.
Hoe kies je een kantoorhotelingoplossing?
Zoals gezegd is kantoorhoteling afhankelijk van gespecialiseerde kantoortechnologie om efficiënt te functioneren. Hier zijn enkele belangrijke factoren om te overwegen bij het kiezen van de beste oplossing voor jouw behoeften:
- Gebruiksgemak: Zoek naar een platform met een eenvoudige, intuïtieve interface waarmee medewerkers zonder verwarring gemakkelijk bureaus, vergaderruimtes en andere ruimtes kunnen boeken.
- Integratie met bestaande systemen: Zorg ervoor dat de oplossing integreert met je huidige software, zoals agenda's, HR-apps, communicatietools en software voor kantoorruimtebeheer. Zoek naar oplossingen zoals Deskfound die eenmalige aanmelding (SSO) en andere beveiligingsmaatregelen ondersteunen, zodat ze aansluiten op je IT-infrastructuur.
- Mobiele toegankelijkheid: Zoek naar een oplossing die mobiele toegang ondersteunt, zodat medewerkers onderweg ruimtes kunnen boeken en de beschikbaarheid in realtime kunnen controleren.
- Realtimebeheer van ruimtes: Het systeem moet realtime-inzichten bieden in de beschikbaarheid van bureaus en de bezetting van het kantoor, zodat ruimtes beter kunnen worden geoptimaliseerd en het gebruik ervan kan worden bijgehouden. OfficeSpace beschikt bijvoorbeeld over handige tools voor het beheren van kantoorindelingen, het optimaliseren van de bezetting en het bijhouden van gebruiksgegevens.
- Aanpasbaarheid: Overweeg oplossingen die kunnen worden afgestemd op de specifieke behoeften van je bedrijf, zoals het aanwijzen van zones voor teams, het ondersteunen van vaste en flexibele bureaus of het aanbieden van terugkerende reserveringen. De functie voor het groeperen van collega's van Eden is hier een goed voorbeeld van.
- Analyses en rapportages: Het is handig als de oplossing gedetailleerde rapporten over het gebruik van ruimtes biedt, zodat je datagestuurde beslissingen kunt nemen om kantoorruimteplanning te optimaliseren, inclusief indeling en toewijzing van middelen.
Ondersteuning door de leverancier en schaalbaarheid: Lees beoordelingen en benut je netwerk om een leverancier te kiezen met sterke klantenondersteuning en een oplossing die kan meegroeien naarmate je bedrijf groeit of de behoeften aan werkruimte veranderen.
Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People
Klaar om je kantoor te vernieuwen met een slim nieuw werkplekontwerp? Wil je meer advies over het juiste gebruik van je kantoorruimte, abonneer je dan op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste content om je te helpen vooruitgang te boeken in je carrière en meer impact te maken binnen je organisatie.
