Hoe u de productiviteit op het werk kunt verbeteren: beste praktijken
Om de productiviteit in een organisatie te verbeteren, begin je met inzicht in wat organisatorische productiviteit precies betekent en hoe je die kunt meten. In dit artikel bespreek ik praktische best practices die je als HR-leider of manager kunt gebruiken om een cultuur te creëren die de productiviteit verhoogt. Ook deel ik echte voorbeelden om duidelijk te maken hoe je deze ideeën meteen in de praktijk kunt brengen.
Wat is productiviteit en waarom zou je die meten?
Een van de redenen waarom productiviteit voor een organisatie zo moeilijk grijpbaar kan zijn, is het gebrek aan consensus over wat een organisatie productief maakt.
In een fabrieksomgeving kun je productiviteit meten op basis van hoeveel werknemers binnen een bepaalde tijd kunnen produceren. Maar in een kenniseconomie, waarin werknemers doorgaans diensten in plaats van producten leveren, is dat minder eenvoudig.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Een mogelijkheid is om de productiviteit van een bedrijf te berekenen als de gegenereerde omzet op basis van het aantal gewerkte uren. Hoe meer geld je in minder tijd verdient, hoe productiever je bent.
Hoewel dit een logische maatstaf voor een organisatie is, kan dit type meting moeilijk te vertalen zijn naar het niveau van individuele werknemers, omdat een kenniswerker persoonlijke productiviteit doorgaans beoordeelt op basis van het aantal taken dat van de takenlijst wordt afgevinkt. Om die werknemer als productief te beschouwen, moeten de items op die lijst echter waarde voor het bedrijf opleveren.
Als we productiviteit definiëren als een manier om omzet te optimaliseren, begrijp je waarom organisaties die graag willen meten. Een hogere omzet (en dus een hogere productiviteit) is een teken van een gezond, groeiend bedrijf.
Hoe meet je productiviteit?
Wanneer je nadenkt over hoe je productiviteit in je organisatie kunt meten, richt je dan op resultaten die je helpen bedrijfsdoelen te bereiken.
Afhankelijk van de aard van je bedrijf kunnen voorbeelden van meetwaarden omzet, klanttevredenheid of productietijd zijn.
Bepaal wat je gaat bijhouden
De eerste stap is bepalen wat je gaat bijhouden en, nog belangrijker, waarom het belangrijk is om dit bij te houden. Hoe verhoudt de door jou gekozen productiviteitsmaatstaf zich tot de bedrijfsdoelen?
Om ervoor te zorgen dat je productiviteitsmetingen niet zomaar een gok zijn, werk je samen met bedrijfsleiders aan een duidelijk proces voor het stellen van doelen.
Dit proces moet afdelingen op één lijn brengen wat betreft de gewenste doelstellingen en de manier waarop ze de voortgang ten opzichte van die doelstellingen zullen beoordelen.
Het vaststellen van doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR's) of SMART-doelen zorgt er ook voor dat organisaties verantwoordelijk worden gehouden voor het boeken van vooruitgang op vooraf bepaalde prioriteiten.
Werknemers kunnen dan zien hoe hun dagelijkse werk verband houdt met de missie en belangrijke mijlpalen ondersteunt.
Bedenk een methode om meetwaarden bij te houden
Een veelgemaakte fout bij het opstellen van OKR's is het kiezen van belangrijkste resultaten die te moeilijk te meten zijn.
Als je bijvoorbeeld als doel hebt gesteld om klanttevredenheid bij te houden, maar je die moet beoordelen door gegevenspunten uit meerdere informatiebronnen samen te voegen, ben je misschien nog niet klaar voor een belangrijk resultaat op dit gebied. Je kunt je tijd beter besteden aan het opschonen van uiteenlopende gegevensbronnen om het verzamelen van gegevens te stroomlijnen.
Afstemming met belanghebbenden uit verschillende functies kan het ontwikkelen en documenteren van een verklarende woordenlijst voor meetwaarden omvatten. Zie dit als een gegevenswoordenboek dat belanghebbenden een gemeenschappelijke definitie biedt van wat je probeert te meten en waar de gegevens vandaan komen. Wie telt er bijvoorbeeld als gebruiker of abonnee? Welke periode gebruik je om betrokkenheid te meten?
Hoewel het opstellen van een verklarende woordenlijst veel werk kan zijn, heb ik organisaties daardoor een betere productiviteit zien bereiken.
Dat komt doordat je team minder tijd beschikbaar heeft om aan bedrijfsdoelen te werken naarmate het meer tijd besteedt aan meten. Door vooraf de moeite te nemen om je gegevens op te schonen en te organiseren en overeenstemming te bereiken over gemeenschappelijke definities, pluk je daar op de lange termijn de vruchten van.
Analyseer de gegevens en gebruik ze om mogelijke verbeteringsmethoden te bepalen
Terwijl je de resultaten kwartaal na kwartaal bijhoudt, gebruik je de verzamelde gegevens om verbeterpunten te identificeren en je processen te optimaliseren.
Je kunt op kleine schaal experimenteren en hypotheses testen en, als je tests succesvol zijn, de toepassing uitbreiden naar de hele organisatie.
Uit een recent onderzoek bleek bijvoorbeeld dat het gebruik van generatieve AI de productiviteit van kenniswerkers bij beginnende en onervaren werknemers met maar liefst 35% verbeterde.
Hoe verbeter je de productiviteit in je organisatie?
Sommige organisaties beoordelen productiviteit op basis van gewerkte uren of zichtbare drukte, maar door medewerkersmonitoring in te zetten ontstaat een nauwkeuriger beeld.
De COVID-19-pandemie bracht tekortkomingen aan het licht in het gebruik van aanwezigheid als productiviteitsmaatstaf en benadrukte de noodzaak om waarde te creëren in plaats van uren bij te houden.
In tegenstelling tot fabrieksarbeiders zouden kenniswerkers, zoals productontwerpers, moeten worden beoordeeld op de kwaliteit van hun output. Eén uitzonderlijk ontwerp kan meerdere middelmatige ontwerpen overtreffen.
Software voor het monitoren van medewerkers helpt de productiviteit te verbeteren door efficiëntie inzichtelijk te maken, toppresteerders te onderscheiden en een cultuur te bevorderen die het potentieel ontsluit.
Hier volgen enkele tips voor HR en leidinggevenden om een werkomgeving te creëren die de productiviteit binnen je teams waarborgt (hint: motivatie is de sleutel!).
Zorg voor duidelijkheid, verantwoordelijkheid en aanspreekbaarheid
Definieer duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, zodat helder is wat de prioriteiten zijn en wie waarvoor verantwoordelijk en aanspreekbaar is. Dit omvat het opstellen van doordachte functieomschrijvingen bij het aannemen van mensen voor nieuwe functies, ervoor zorgen dat het wervingsproces zelf zo rechtvaardig mogelijk verloopt en het creëren van loopbaanpaden voor bestaande functies, zodat medewerkers begrijpen wat nodig is om goed te presteren en binnen de organisatie door te groeien. Bekijk voor advies hierover Het CRA-model voor leiderschap.
Laat medewerkers zien dat hun werk ertoe doet
Teamleden raken snel ontmoedigd als ze denken dat hun werk zinloos is. Aan de andere kant zullen ze gemotiveerder zijn om elke dag goed te presteren als ze kunnen zien hoe hun dagelijkse taken bijdragen aan het grotere geheel van wat de organisatie probeert te bereiken. Doelen stellen met behulp van OKRs is een effectieve manier om dit te bereiken.
Bevorder het welzijn van medewerkers
Het spreekt bijna voor zich dat het waarborgen van mentaal en fysiek welzijn door middel van vrije tijd, verlof voor zorgtaken, welzijnsvoorzieningen enzovoort, helpt om ervoor te zorgen dat teamleden optimaal kunnen werken en een burn-out te voorkomen.
Daarnaast blijkt uit onderzoek dat medewerkers intellectueel stimulerend werk verlangen, evenals de vrijheid om zelf te kiezen hoe ze dat werk uitvoeren. Denk er eens over na: als je wist dat je geen controle had over het werk dat je moest doen, waarom zou je je dan inspannen om het beter te doen?
Neem belemmeringen weg
Het creëren van een productieve werkomgeving betekent ook dat je mogelijke belemmeringen voor succes wegneemt en systemen optimaliseert.
HR-teams kunnen richtlijnen opstellen voor de manier waarop medewerkers de technologiestack van een organisatie (bijvoorbeeld e-mail of Slack) moeten gebruiken om het wisselen tussen contexten te beperken, en enquêtes gebruiken om vast te stellen of mensen de hulpmiddelen en middelen hebben die ze nodig hebben om effectief te werken. Ze kunnen ook een informatieopslagplaats creëren en onderhouden ter ondersteuning van de onboarding van medewerkers en om de tijd die aan het zoeken naar informatie wordt besteed te beperken.
Erken je team
Erkenning betekent niet alleen financiële beloningen—hoewel een passende beloning zeker helpt! Erkenning omvat ook mogelijkheden voor loopbaangroei, prestatieonderscheidingen of zelfs een eenvoudige blijk van waardering voor goed werk. Hier zijn enkele goede ideeën voor medewerkerserkenning.
Tot slot is het bijna onmogelijk om de betrokkenheid van medewerkers te versterken en het risico op een burn-out te beperken zonder middenmanagers.
Managers vertalen de prioriteiten van de directie naar operationele plannen en zorgen op werkniveau voor afstemming. Ze zijn ook essentieel voor teamontwikkeling en behoud van medewerkers.
En zonder passende training kun je geen effectieve middenmanagers hebben. HR speelt een cruciale rol bij het helpen van je organisatie om een sterk trainingsprogramma voor lijnmanagers op te stellen, zodat zij effectieve communicatie kunnen oefenen en kunnen uitgroeien tot succesvolle bedrijfsleiders.
Casestudy: de productiviteit van medewerkers verbeteren
Je kunt veel doen om de productiviteit van medewerkers te verbeteren, zelfs als je geen deel uitmaakt van de directie.
In mijn tijd als strategieconsultant leidde ik een team van 15 mensen en richtte ik me onvermoeibaar op medewerkersbetrokkenheid. Binnen een piramide van 200 personen verdiende mijn team >50% van de promoties.
Dit maakte mijn team succesvol:
- Ik voerde een maandelijkse motivatiesurvey in om een beeld te krijgen van de medewerkersbetrokkenheid en tevredenheid over het leiderschap, en besprak de geanonimiseerde resultaten maandelijks met het team om: 1) feedback geven te normaliseren en 2) de feedbacklus voor leren en actie te verkorten.
- Ik stelde wekelijks een e-mail met complimenten op om teamleden te erkennen voor hun prestaties en zette het volledige leidinggevende team in de cc. Ik zorgde ervoor dat werk van hoge kwaliteit werd gevierd, evenals situaties waarin teamleden taken delegeerden, elkaar ondersteunden en zorg droegen voor hun mentale welzijn.
- Ik heb regelmatig wekelijkse gesprekken gepland met elk van mijn directe medewerkers om hun zorgen te begrijpen, hen te coachen zodat de prestaties van medewerkers verbeteren en vertrouwen op te bouwen.
Medewerkers voelden zich gesteund zonder dat er sprake was van micromanagement, en ze hadden een stimulans om beter te presteren omdat ze het gevoel hadden dat hun bijdragen ertoe deden.
Neem deel aan het gesprek
Hoe heeft jouw organisatie strategieën geïmplementeerd om de productiviteit te verhogen? Met welke uitdagingen heb je onderweg te maken gehad? Laat het ons weten in de reacties!
Blijf op de hoogte van productiviteit op de werkplek en aanverwante onderwerpen op het gebied van mensen en cultuur door je te abonneren op de nieuwsbrief van People Managing People.
