Hoe voer je een talentbeoordeling uit in 5 stappen
Een talentbeoordeling is een gestructureerd proces waarin leiders de prestaties van medewerkers beoordelen, lacunes in capaciteiten vaststellen en plannen maken voor toekomstige functies. Ze helpen je medewerkers met een hoog potentieel te identificeren, opvolgingsplanning te versterken en je talentgegevens actueel te houden, zodat je organisatie altijd klaar is om nieuwe uitdagingen aan te gaan. Je leert wat een talentbeoordeling is, welke voordelen deze biedt en hoe je er effectief een uitvoert.
Wat is een talentbeoordeling?
Een talentbeoordeling is het proces waarin de leiders van je organisatie hun talent beoordelen op basis van zowel hun prestaties als hun potentieel. Dit is een cruciaal proces dat bijdraagt aan je algehele talentstrategie en helpt een duidelijk beeld te schetsen van:
- Wat je momenteel hebt vanuit talentperspectief
- Welke capaciteiten je nodig hebt wanneer je de toekomst tegemoetgaat
- Eventuele lacunes die je moet opvullen.
Wie moet een talentbeoordeling uitvoeren?
Als strategische partners van de organisatie spelen HR-professionals vaak een ondersteunende rol voor de leiders met wie ze samenwerken. Zo kun je het proces van talentbeoordeling het beste zien.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Om succesvol te zijn, mag een talentbeoordeling niet worden gezien als ‘zomaar weer iets van HR’. Je proces voor talentbeoordeling moet in essentie door HR worden gefaciliteerd, maar eigendom zijn van de bedrijfsleiders.
Dit betekent dat je bedrijfsleiders verantwoordelijk zijn voor:
- Het uitdragen en communiceren van de waarde van het proces
- Ervoor zorgen dat deelnemende leiders verantwoordelijk worden gehouden voor hun volledige bijdrage aan het proces (voorbereidend werk, de bijeenkomst over talentbeoordeling, actiepunten)
- Het actief leiden van en deelnemen aan bijeenkomsten over talentbeoordeling
- De resultaten van de talentbeoordeling benutten om de talentstrategie mogelijk te maken (d.w.z. specifiek talent ontwikkelen, externe vaardigheden/competenties aantrekken, enz.).
Je HR-/talentmanagementteam moet verantwoordelijk zijn voor het volgende:
- Het definiëren van het proces
- Het creëren van de benodigde hulpmiddelen/bronnen/overige materialen voor de uitvoering
- Leiders informeren over het proces en de hulpmiddelen
- Helpen bij het faciliteren van de door leiders geleide sessies over talentbeoordeling
- Samenwerken met het leiderschapsteam om ontwikkelingsplannen voor cruciaal talent op te stellen en de talentstrategie te verfijnen om het toekomstige succes van de organisatie te waarborgen
- Leiders uitdagen om kritisch te denken en hun medewerkers nauwkeurig te beoordelen op basis van vastgestelde criteria.
Waarom een talentbeoordeling uitvoeren?
Het belangrijkste doel van talentbeoordelingen is een beter inzicht te krijgen in je talentenbestand. Dit biedt je organisatie tal van voordelen, waaronder:
- Inzicht krijgen in de kritieke prioriteiten waarmee je organisatie wordt geconfronteerd en ervoor zorgen dat je over het juiste talent beschikt om aan de huidige en toekomstige bedrijfsbehoeften te voldoen
- Een beter inzicht krijgen in wie je collega's met een hoog potentieel (ook wel HiPo's genoemd) zijn, zodat je je HiPo's gericht kunt ontwikkelen en hen kunt inzetten op plekken waar ze de meeste waarde voor je organisatie opleveren.
- Toekomstige talentrisico's beperken door een sterke interne talentenpool op te bouwen en tegelijkertijd te begrijpen welk talent je extern moet ‘inkopen’.
Kortom, talentbeoordelingen zijn cruciaal om ervoor te zorgen dat je over het talent beschikt dat nodig is om aan de voortdurende behoeften van je organisatie te voldoen.
Wat moet een talentbeoordeling bevatten?
Een volwassen proces voor talentbeoordeling moet het volgende bereiken:
- Je talent beoordelen op basis van prestaties en potentieel
- Medewerkers met een hoog potentieel identificeren en erkennen binnen je organisatie
- Opvolgers identificeren voor kritieke functies (doorgaans alle leiderschapsfuncties, plus andere kritieke vaardigheden of vaardigheden die risico lopen)
- Het proces voor de ontwikkeling van ons talent op gang brengen door overeenstemming te bereiken over de volgende ontwikkelingsstappen voor cruciaal talent.
Een talentbeoordeling uitvoeren
Voordat we ingaan op het uitvoeren van een talentbeoordeling, eerst iets over de frequentie.
Probeer indien mogelijk eens per kwartaal bijeen te komen om je talent te bespreken. Zo houd je gegevens actueel, blijven talentgesprekken top-of-mind en beschik je over het algemeen over meer flexibiliteit en mogelijkheden.
Afhankelijk van je organisatorische behoeften volstaan echter ook halfjaarlijkse of, minimaal, jaarlijkse talentbijeenkomsten.
1. Definieer en communiceer je talentbeoordelingsproces
Tenzij je al een bestaand talentbeoordelingsproces hebt dat je kunt afstoffen en als uitgangspunt kunt gebruiken, is je eerste stap het definiëren van je nieuwe talentbeoordelingsproces en het informeren van je leidinggevenden hierover.
Denk na over de volgende zaken die je moet definiëren:
Hoe beoordeel je je talent?
De manier waarop je organisatie “prestaties” en “potentieel” definieert, vormt de hoeksteen van de manier waarop je collega's beoordeelt via je talentbeoordelingsproces.
Vermoedelijk beschikt je organisatie al over een goed gevestigd prestatiemanagementproces.
Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden: je talentbeoordelingsproces moet eenvoudig kunnen worden geïntegreerd in al je HR-processen.
Je kunt het beste consistent zijn met de manier waarop je organisatie prestaties al definieert via prestatiebeoordelingen/je prestatiemanagementproces.
Het definiëren van potentieel is iets abstracter en kan wat poëtischer worden omschreven. Organisaties zoals Korn Ferry hebben uitgebreid onderzoek gedaan naar potentieel waarop je kunt voortbouwen.
Het model van Korn Ferry omvat 18 eigenschappen die sterke indicatoren van potentieel zijn, zoals leiderschapskenmerken, leervermogen en probleemoplossend vermogen.
De manier waarop je potentieel binnen je organisatie definieert, is een persoonlijke beslissing die gebaseerd is op de unieke complexiteit en behoeften van je bedrijf.
Ik moedig je echter aan om als onderdeel van je definitie rekening te houden met twee zaken:
(1) Promotiepotentieel. Gelooft het leidinggevende team dat iemand in staat is om door te groeien naar functies op hoog niveau?
(2) Gereedheid. Hoe snel is iemand klaar voor de volgende stap? Is diegene er nu klaar voor (zou diegene de functie letterlijk nu kunnen overnemen als deze vacant zou worden)? Is diegene er binnenkort klaar voor (binnen één tot drie jaar)? Of kost het tijd om diegene voor te bereiden op toekomstige mogelijkheden (zijn er meer dan drie jaar nodig om diegene voor de functie te ontwikkelen)?
Wat is je aanpak voor opvolgingslijsten?
Het formeel documenteren van je opvolgingsplanning is essentieel om inzicht te krijgen in wie je moet ontwikkelen en voorbereiden voor het geval iemand zijn of haar functie verlaat.
Bovendien krijg je zo duidelijk zicht op de hiaten die je moet helpen dichten.
De beste aanpak voor opvolgingslijsten is om een opvolgingsplan te hebben voor alle kritieke functies binnen je organisatie.
Op basis van mijn ervaring omvat dit:
- Alle leidinggevende functies
- Alle andere bedrijfskritieke functies waarvoor we een plan moeten hebben om verstoring te beperken als een zittende functionaris de functie verlaat
- Alle nichefuncties/moeilijk in te vullen functies.
Wie valt binnen de reikwijdte?
Hoewel het de beste aanpak zou zijn om je hele organisatie bij de talentbeoordeling te betrekken, is dit mogelijk niet praktisch gezien de omvang van je organisatie of andere beperkingen.
Als je selectief moet zijn in welke doelgroepen binnen de reikwijdte van je beoordeling vallen, zorg er dan voor dat je duidelijk communiceert welke deelnemers binnen de reikwijdte van de beoordeling vallen.
Welke hulpmiddelen ga je gebruiken?
Hoe je deze informatie vastlegt, hangt af van de hulpmiddelen die je tot je beschikking hebt. Veel informatiesystemen voor human resources of talentmanagementsystemen bieden hulpmiddelen die zijn ontworpen om je processen voor talentbeoordeling en opvolgingsplanning te ondersteunen.
Als je geen HR-technologische oplossing hebt die hierbij kan helpen, is er niets mis mee om Excel, PowerPoint of een andere eenvoudige oplossing te gebruiken om deze cruciale informatie vast te leggen.
Een van de veelgebruikte hulpmiddelen ter ondersteuning van de talentbeoordeling is het 9-vakkenmodel. Dit eenvoudige maar effectieve hulpmiddel biedt een overzichtelijk kader om collega's te beoordelen op basis van hun prestaties en potentieel.
Dit creëert een gemeenschappelijke taal die je leidinggevenden kunnen gebruiken bij het kalibreren van hun teams.
Zodra je proces is vastgesteld, is het essentieel dat je dit duidelijk communiceert aan alle leidinggevenden die aan het proces zullen bijdragen.
Onthoud dat talentbeoordeling eigendom moet zijn van de bedrijfsleiding en door HR moet worden gefaciliteerd. Dit betekent dat het van cruciaal belang is dat je je leidinggevenden informeert over het proces, de frequentie van de beoordeling, belangrijke definities enzovoort, zodat zij verantwoordelijkheid kunnen nemen.
Houd er ook rekening mee dat technologie grote vooruitgang heeft geboekt, vooral nu AI een grotere rol is gaan spelen in processen voor prestatiebeheer.
Moderne hulpmiddelen kunnen je helpen taken binnen je beoordelingsproces te automatiseren, zodat er niets verloren gaat.
2. Laat je leidinggevenden hun voorbereiding doen
Onderdeel van je communicatiestrategie zijn de verwachtingen van je leidinggevenden terwijl zij zich voorbereiden op livebijeenkomsten voor talentbeoordeling.
Over het algemeen houdt deze verwachting in dat leidinggevenden al hun collega's beoordelen aan de hand van de definities van prestaties en potentieel die je hebt gecommuniceerd, en opsommingstekens of gesprekspunten voorbereiden om hun beoordelingen te onderbouwen. Dit kan bijvoorbeeld een talentbeoordeling met het 9-vakkenmodel of een ander format zijn om structuur te bieden.
Daarnaast moeten ze nagaan of ze opvolgers hebben die hun rol kunnen overnemen als zij hun functie verlaten, en welke ontwikkeling deze opvolgers nodig hebben om nu klaar te zijn om hun functie over te nemen.
3. Organiseer bijeenkomsten voor talentbeoordeling
Gewoonlijk werken bijeenkomsten voor talentbeoordeling zich omhoog door de leiderschapshiërarchie: ze beginnen met bijeenkomsten met leidinggevenden op een lager niveau en werken toe naar het niveau van de uitvoerende leiding.
De beste aanpak voor talentbeoordeling is het organiseren van livebijeenkomsten met alle managers die aan een bedrijfsleider rapporteren.
Hierdoor kan het leiderschapsteam:
- Samenwerken aan de manier waarop zij hun medewerkers beoordelen
- Feedback van elkaar verzamelen om extra perspectief te krijgen, en
- Bespreken hoe ze het talent van het volledige team het beste kunnen benutten om aan de behoeften van de organisatie te voldoen.
Bijeenkomsten voor talentbeoordeling begeleiden
Je kunt deze bijeenkomsten op veel manieren aanpakken, maar de eenvoudigste aanpak die ik heb gevonden, is om elke leidinggevende even in de schijnwerpers te zetten om zijn of haar team te belichten.
Een andere aanpak is om collega's te bespreken op basis van functieniveau of salarisschaal. Dit is een goede manier om ervoor te zorgen dat je medewerkers correct kalibreert ten opzichte van collega's met vergelijkbare verwachtingen.
Beide aanpakken, of een combinatie daarvan, kunnen geschikt zijn. Laat bij twijfel de leider van de groep bepalen wat voor hem of haar het beste werkt.
Een punt waarop je als begeleider van een talentbeoordeling voorbereid moet zijn, is de passie die leidinggevenden voor hun mensen hebben.
Ik heb tijdens dit proces vaak verhitte en omstreden discussies gezien over de manier waarop medewerkers worden beoordeeld.
Als begeleider moet je deelnemers zowel uitdagen om objectief over hun collega's na te denken als hen aanmoedigen om respectvol van mening te verschillen om een transparante en gezonde dialoog te waarborgen.
4. Analyseer je gegevens (maar voorkom analyseverlamming)
Neem de tijd om je gegevens te verzamelen en te analyseren. Deze informatie biedt je uitvoerende leiderschapsteam cruciale inzichten in de huidige staat van het talent binnen hun organisatie.
De focus van je analyse moet liggen op het waarborgen dat je zowel over de kwaliteit als de hoeveelheid talent beschikt die nodig is om je bedrijfsdoelstellingen te behalen. Zo kan je managementteam zowel zijn talent- als bedrijfsstrategieën aanscherpen.
Maar voorkom de valkuil van analyseverlamming!
Zodra je je bijeenkomsten voor talentbeoordeling hebt afgerond, beschik je over een enorme hoeveelheid waardevolle talentgegevens. Deze gegevens leveren echter geen waarde op tenzij je er actie op onderneemt.
De valkuil van verlamming vermijden
Hier zijn enkele dingen die ik aanbeveel om te voorkomen dat je in de valkuil van analyseverlamming terechtkomt:
- Stel jezelf een deadline om aan het management te rapporteren. Zonder een duidelijke deadline is het gemakkelijk om diep in het analysekonijnenhol te verdwijnen. Beloofde deadlines voor rapportage aan het management dwingen je om door te pakken en voorkomen dat je te veel tijd besteedt aan het overdenken van de gegevens.
- Beperk de reikwijdte van wat je aanvankelijk rapporteert. Door je focus te beperken, voorkom je dat perfectionisme vooruitgang in de weg staat. Richt je eerst op bepaalde demografische groepen; bijvoorbeeld één bedrijfsonderdeel, één managementlaag die momenteel prioriteit heeft of een andere groep die extra ondersteuning nodig heeft. Je kunt later altijd teruggaan naar de gegevens en deze verder uitdiepen.
- Vraag om hulp. Als je niet weet waarop je je tijd en energie moet richten, wees dan niet bang om je klanten te raadplegen (het bedrijfsmanagement)! Door je leiders om feedback te vragen over wat voor hen het belangrijkst is bij het realiseren van hun bedrijfsdoelen, kun je de reikwijdte beperken en je aandacht richten op wat er echt toe doet.
Systemen voor talentwerving spelen een cruciale rol bij het evalueren van huidige medewerkers en het plannen van toekomstige organisatorische groei.
5. Stel betekenisvolle, resultaatgerichte actieplannen op
Leiders en HR-professionals moeten de gegevens benutten om gerichte, resultaatgerichte ontwikkelingsplannen voor collega's op te stellen.
Dit kan onder andere bestaan uit persoonsgerichte plannen voor ontwikkelingsmogelijkheden zoals
- Uitdagende opdrachten om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen
- Nieuwe functies om ervoor te zorgen dat we ons meest veelbelovende talent inzetten voor onze grootste en meest complexe organisatorische uitdagingen
- Mentorschapsmogelijkheden om via sociaal leren een netwerk op te bouwen en jezelf te ontwikkelen
- Formele leer- en ontwikkelingsmogelijkheden, zoals cursussen of ontwikkelingsprogramma's.
Beste werkwijzen voor talentbeoordeling
Laten we enkele beste werkwijzen bekijken die je kunt toepassen bij zowel de ontwikkeling als de uitvoering van je talentbeoordeling.
Koppel terug aan je talentstrategie
Als je een van mijn andere artikelen voor People Managing People hebt gelezen, is het je misschien opgevallen dat ik een fanatieke voorstander ben van talentstrategie.
Net als alle HR-oplossingen moet je proces voor talentbeoordeling bijdragen aan je strategische talentdoelstellingen. Zo zorg je ervoor dat al je processen voor talentbeoordeling naadloos aansluiten op je andere talentgerelateerde processen.
Voordat je je talentbeoordeling start, is het altijd de moeite waard om een realiteitscheck te doen en ervoor te zorgen dat de inspanningen die je levert je algemene strategie ondersteunen. Stel jezelf vragen zoals:
- Welke kritieke bedrijfsdoelstellingen moeten we behalen? Hoe zal ons proces voor talentbeoordeling deze kritieke doelstellingen ondersteunen?
- Welke competenties, vaardigheden, gedragingen en waarden proberen we binnen onze organisatie te stimuleren? Welke leiderschapsmentaliteiten of belangrijke gedragingen proberen we te bevorderen? Vertonen onze medewerkers/leiders met hoog potentieel die via de talentbeoordeling zijn geïdentificeerd deze belangrijke eigenschappen die we waarderen?
- Zijn er ondervertegenwoordigde demografische groepen binnen onze medewerkers- en/of leiderschapspopulatie? Hoe kunnen we ons proces voor talentbeoordeling benutten om onze DEI-inspanningen te versnellen?
Als je talentbeoordeling niet helpt om belangrijke vragen zoals deze te beantwoorden, is het de moeite waard om terug naar de tekentafel te gaan en ervoor te zorgen dat alles wat je doet zorgvuldig aansluit op je talentstrategie.
Wees wendbaar
Ondanks sceptici kunnen wendbare methodologieën de uitvoering van je HR-oplossingen aanzienlijk verbeteren.
Ik moedig je aan om de volgende wendbare principes in overweging te nemen wanneer je aan je traject voor organisatorische talentbeoordeling begint.
Ontwikkel samen met de organisatie
Door samen te werken met de bedrijfsleiders die je talentbeoordelingen zullen gebruiken, zorg je ervoor dat je hun wensen en behoeften in het proces verwerkt.
Bij agile staat klanttevredenheid voorop en dit is een uitstekende manier om ervoor te zorgen dat je klanten (de leiders die het proces zullen gebruiken) achter je nieuwe talentbeoordelingsproces staan en het invoeren.
Eenvoud creëren
Agile processen draaien volledig om het creëren van eenvoud, het uitbrengen van minimaal levensvatbare producten (MVP's) en ervoor zorgen dat je aan de behoeften van je klanten voldoet en snel levert. Laat je behoefte aan perfectie je er niet van weerhouden om snel iets geweldigs voor je organisatie te leveren.
Iteratieve ontwikkeling
Door je talentbeoordelingsproces iteratief te ontwikkelen, verhoog je de ‘snelheid waarmee je op de markt komt’ en kun je feedback verzamelen en verfijningen aanbrengen om de doeltreffendheid en effectiviteit ervan in de toekomst te waarborgen.
Vooroordelen en verouderde talentgegevens voorkomen
Je zult nooit een duidelijk beeld van je talent kunnen krijgen als je gegevens vol staan met vooroordelen. Hoe voorkom je dan vooroordelen in je beoordelingsproces? Hier zijn enkele tips:
Bespreek veelvoorkomende vooroordelen met je managers
Een van de eenvoudigste manieren om vooroordelen tegen te gaan, is simpelweg de aandacht van je leiders te vestigen op de vooroordelen die bestaan.
Zelfs je beste leiders zijn mensen en hebben hun inherente vooroordelen.
Door deelnemers aan het proces inzicht te geven in de vooroordelen die hen kunnen hinderen voordat ze hun talent beoordelen, kun je hen helpen een stap terug te doen en met volledig open ogen aan een onbevooroordeelde talentbeoordeling te beginnen.
Zorg voor een duidelijk proces en duidelijke definities
Een duidelijk omschreven proces, met expliciete definities van wat het betekent om goed te presteren en een hoog potentieel te hebben, is essentieel om een consistente uitvoering van je talentbeoordeling te waarborgen.
Er mag geen onduidelijkheid bestaan over het proces en het moet duidelijk worden gecommuniceerd aan alle betrokken partijen, zodat leiders in je hele organisatie bij het beoordelen van hun medewerkers hetzelfde perspectief hanteren.
Werk samen
Leiderschapsteams samen laten werken bij het beoordelen van hun medewerkers is een belangrijk mechanisme om consistentie te waarborgen in de manier waarop je medewerkers worden beoordeeld.
Daarom raad ik sterk aan om regelmatig talentbeoordelingsgesprekken met je leiderschapsteam te organiseren. Door deze informatie live te bespreken, krijgen managers inzicht in de logica die bij anderen wordt toegepast en kunnen ze consistentie creëren.
Hierdoor kunnen managers hun collega's ook feedback geven over hun ervaringen met het samenwerken met elkaars medewerkers.
Houd gegevens actueel
Het feit dat een medewerker in voorgaande jaren hoog is beoordeeld, betekent niet dat diegene een vrijstelling krijgt wanneer je het proces herhaalt. Hetzelfde geldt wanneer diegene een medewerker was die gemiddeld presteerde en verbetering nodig had.
Talentgegevens zijn zeer veranderlijk en moeten worden beschouwd als levend en voortdurend in ontwikkeling. Door vooroordelen weg te nemen en je talent opnieuw te bekijken, zorg je ervoor dat je niet wordt gehinderd door verouderde gegevens die je algemene talentdoelstellingen kunnen belemmeren.
Gebruik technologie om je processen op te schalen
Hoewel het mogelijk is om zonder technologische ondersteuning te werken, zullen grote en groeiende organisaties vooral profiteren van technologische oplossingen die zijn ontworpen om je talentbeoordelingsproces te ondersteunen.
Zoek een hulpmiddel dat:
- Je helpt om gedurende het hele jaar talentgegevens vast te leggen
- Voortdurende samenwerking en gesprekken tussen leiders bevordert
- Een realtime overzicht van je volledige talentbestand biedt
- Je informeert over best practices voor talentontwikkeling.
Mijn aanbeveling is om vast te houden aan de hierboven besproken agile aanpak. Begin met een eenvoudig proces en krijg inzicht in de werking ervan.
Nadat je een aanpak hebt vastgesteld die voor jouw organisatie werkt, kun je deze verder verfijnen door te onderzoeken welke technologische oplossingen beschikbaar zijn om het proces te stroomlijnen.
Talentbeoordelingen helpen je concurrerend te blijven
Ik herinner me dat een enthousiaste IT-directeur tijdens mijn laatste talentbeoordelingscyclus zei: “Focussen op talent is een van de meest impactvolle dingen die ik als leider binnen onze organisatie kan doen,” en ik ben het daar volledig mee eens!
Het is altijd goed om een nieuw jaar te beginnen met introspectie, en het talentbeoordelingsproces is een uitstekende manier om dat binnen je organisatie te doen. Zoals ik hierboven al aangaf, is het echter ideaal om te streven naar een frequentie van elk kwartaal.
Talentbeoordelingen spelen een belangrijke rol bij het identificeren en ontwikkelen van je toptalent. Zoals Emily Rose McRae, die toezicht houdt op Gartners werkzaamheden op het gebied van de toekomst van werk en talentanalyse, onlangs deelde in een interview met CNBC:
“Het talenttekort waar we het in 2022 voortdurend over hadden, is niet verdwenen”, zegt McRae. “Je bevindt je dus in een situatie waarin het moeilijker is om personeel aan te nemen, terwijl je dringend behoefte hebt aan talent.”
Met zo’n hevige concurrentie kun je het je niet veroorloven om toppresteerders over het hoofd te zien en ze naar een concurrent te laten vertrekken.
Als het om talent gaat, heb je veel hulpmiddelen tot je beschikking—ik wil je aanmoedigen ervoor te zorgen dat het talentbeoordelingsproces daar één van is waarop je actief inzet.
