Gids voor het in kaart brengen van vaardigheden: revolutioneer uw talentmanagement

Wat is het in kaart brengen van vaardigheden?

Het in kaart brengen van vaardigheden is het proces waarbij de vaardigheden, kennis en capaciteiten worden vastgesteld die nodig zijn voor elke functie en elk team, en worden vergeleken met de vaardigheden die al aanwezig zijn. De resulterende vaardighedenkaarten worden vervolgens gebruikt om gerichte strategieën voor training en ontwikkeling en/of werving te ontwikkelen om eventuele hiaten op te vullen.

Het in kaart brengen van vaardigheden helpt om duidelijk te definiëren welke paden er zijn naar verschillende functies binnen de organisatie en wat nodig is om het volgende niveau te bereiken voor elke huidige of potentiële medewerker. De drie belangrijkste gebieden van het in kaart brengen van vaardigheden zijn:

• Het in kaart brengen van vaardigheden voor individuele functies
• Het in kaart brengen van vaardigheden voor teams
• Het in kaart brengen van vaardigheden voor individuen.

Voordelen van het in kaart brengen van vaardigheden

Het in kaart brengen van vaardigheden biedt waardevolle inzichten in het talent binnen een organisatie. Deze kunnen worden gebruikt om inspanningen op het gebied van personeelsplanning te optimaliseren, de betrokkenheid en productiviteit van medewerkers te vergroten, processen voor prestatiemanagement te verbeteren en inspanningen op het gebied van opvolgingsplanning te versterken.

De voordelen van het in kaart brengen van vaardigheden zijn onder andere:

• Verbeterde personeelsplanning. Het in kaart brengen van vaardigheden helpt organisaties om hiaten in hun personeelsbestand vast te stellen en toekomstige behoeften op het gebied van werving en training te plannen. Zo wordt gewaarborgd dat de juiste mensen met de juiste vaardigheden beschikbaar zijn wanneer dat nodig is.
• Grotere betrokkenheid van medewerkers. Door de sterke en zwakke punten van medewerkers vast te stellen, kunnen organisaties leermogelijkheden op basis van vaardigheden bieden. Dit leidt tot betere prestaties, meer betrokkenheid, grotere arbeidstevredenheid en een hogere retentie.
• Hogere productiviteit. Wanneer medewerkers een duidelijk inzicht hebben in hun functies en verantwoordelijkheden, zijn ze productiever. Het in kaart brengen van vaardigheden helpt managers om taken toe te wijzen die aansluiten bij de vaardigheden van medewerkers, wat leidt tot werk van betere kwaliteit en een hogere efficiëntie.
• Beter prestatiemanagement. Met gegevens over vaardigheden die direct beschikbaar zijn, kunnen managers hun teams nauwkeuriger feedback geven over hun prestaties. Dit leidt over het geheel genomen tot betere processen voor prestatiemanagement.
• Effectievere opvolgingsplanning. Het in kaart brengen van vaardigheden helpt organisaties om potentiële opvolgers voor sleutelposities binnen het bedrijf te identificeren. Hierdoor kunnen ze effectieve opvolgingsplannen opstellen die continuïteit in leidinggevende functies waarborgen.
• Beter wervingsproces. Weten welke vaardigheden nodig zijn, helpt iedereen om heel duidelijk te krijgen waarnaar moet worden gezocht bij werving. Dit leidt tot betere beoordelingen en een efficiënter en effectiever proces.

De vaardighedenmatrix

Vaardighedenmatrices vormen een cruciaal onderdeel van het proces voor het in kaart brengen van vaardigheden. Ze worden gebruikt om de vaardigheden, kennis en capaciteiten die nodig zijn voor elke functie en elk team te visualiseren en te vergelijken met wat al aanwezig is.

Ze helpen leidinggevenden om snel hiaten in vaardigheden en competenties vast te stellen en verbeterpunten te identificeren.

In de matrix staan vaardigheden doorgaans op de ene as en functies en namen van medewerkers op de andere as. Op het snijpunt van elke functie en medewerker worden de vaardigheden weergegeven die nodig zijn voor die specifieke rol of functie, waarbij wordt aangegeven welke vaardigheden essentieel zijn voor de functie. Vervolgens worden medewerkers beoordeeld op basis van hun vaardigheidsniveau voor elke vermelde vaardigheid.

In de bovenstaande vaardighedenmatrix worden functies gekoppeld aan elke vastgestelde vaardigheid, samen met opmerkingen over welke vaardigheden essentieel zijn voor de functie.

Vervolgens worden de vaardigheden van individuele teamleden in kaart gebracht om te beoordelen hoe elke persoon presteert ten opzichte van de verwachtingen van de functie (zoals aangegeven door hun prestatieniveau voor elke relevante vaardigheid).

Eventuele hiaten worden vervolgens gemarkeerd met behulp van een kleurcoderingssysteem, wat helpt om gesprekken over ontwikkeling en werving op gang te brengen.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Een project voor het in kaart brengen van vaardigheden uitvoeren

Momenteel investeren veel organisaties in processen en technologieën om de overgang naar vaardigheidsgerichte organisaties te maken.

Vanzelfsprekend maken het in kaart brengen van vaardigheden en het opstellen van vaardigheidsmatrices deel uit van dit proces.

Hier deel ik een bepaalde structuur en inzichten om je te helpen bij het in kaart brengen van vaardigheden en competenties in je organisatie.

1. Bepaal de doelstellingen van het project

Voordat je een vaardigheidsmodel selecteert en begint met het in kaart brengen van vaardigheden, is het essentieel om te begrijpen wat je met het project hoopt te bereiken.

Wil je lacunes in de competenties van medewerkers identificeren? Wil je gerichte trainingsprogramma's ontwikkelen? Wil je de vaardigheden van medewerkers afstemmen op de organisatiedoelstellingen? 

Door deze doelen te identificeren, kun je een model selecteren dat aansluit bij je doelstellingen en je werk gedurende het hele proces richting geeft. 

2. Selecteer een vaardigheidsmodel

Nadat je de doelstellingen van het project hebt bepaald, is de volgende stap het selecteren van het juiste vaardigheidsmodel of raamwerk om de beoordeling en evaluatie van functies, teams en vaardigheden van medewerkers te begeleiden. 

Er zijn verschillende modellen beschikbaar, elk met hun eigen sterke en zwakke punten. Daarom is het belangrijk om zorgvuldig te overwegen welk model het beste aansluit bij de behoeften van je organisatie.

Enkele veelvoorkomende modellen voor het in kaart brengen van vaardigheden zijn: 

• Korn/Ferry Lominger Leadership Architect-competentiemodel
• SIGMA Leadership-competentieraamwerk
• HRSG-modellen voor gedrags-, technische en leiderschapscompetenties
• Branchespecifieke competentiemodellen, zoals het competentiemodel voor voedsel- en drankendienstverlening of het competentiemodel voor verpleegkunde.

Het verkrijgen van betrokkenheid en steun van de mensen die door het vaardigheidsmodel worden beïnvloed en ermee zullen werken, is cruciaal voor het succesvol implementeren van elk model. 

Door deze stappen te volgen, kun je ervoor zorgen dat je een vaardigheidsmodel kiest dat aansluit bij hun doelstellingen en een effectief raamwerk biedt voor het beoordelen van de competenties van medewerkers.

2.1. Onderzoek beschikbare modellen

Er zijn veel verschillende vaardigheidsmodellen beschikbaar, variërend van algemene vaardigheids- of competentieraamwerken tot branchespecifieke normen. Onderzoek de verschillende beschikbare opties en beoordeel hun geschiktheid voor je organisatie op basis van factoren zoals relevantie, volledigheid en gebruiksgemak.

2.2. Betrek belanghebbenden

Betrek belangrijke belanghebbenden, zoals HR-managers, afdelingshoofden en de medewerkers zelf, bij het selectieproces. Houd rekening met hun inbreng over welk model het beste zou werken voor je organisatie.

2.3. Beoordeel kosten en middelen

Beoordeel de kosten die gepaard gaan met het implementeren van elk model, inclusief eventuele benodigde software of training voor medewerkers die de beoordelingen zullen uitvoeren. Sommige methoden voor het in kaart brengen van vaardigheden maken gebruik van softwaretools waarvoor abonnementen nodig zijn, terwijl andere modellen meer het karakter hebben van “eenmalig aanschaffen, voor altijd gebruiken”, maar mogelijk geen uitgebreide hulpmiddelen bevatten zoals de softwaregestuurde modellen.

2.4. Selecteer een model

Selecteer op basis van je onderzoek en de feedback van belanghebbenden het meest geschikte vaardigheidsmodel voor je organisatie.

Tip van een expert: Er is hier niet één juist antwoord, zelfs niet binnen verschillende branches. Praat met je team en leidinggevenden om inzicht te krijgen in hun wensen als het gaat om een vaardigheidsmodel. Zodra je er een hebt gevonden dat je bevalt, verbind je er dan toe om het uit te proberen! Als het niet goed past, wees dan moedig, pas het aan en probeer iets anders!

Nadat je een model hebt geselecteerd om uit te proberen, kun je beginnen met de oefening voor het in kaart brengen van vaardigheden (nu begint het echte plezier pas)!

3. Breng vaardigheden in kaart voor functies en teams

3.1. Identificeer belangrijke functies

Begin met het identificeren van de belangrijkste functies binnen je organisatie waarvoor je vaardigheden in kaart wilt brengen. Dit kunnen functietitels of specifieke afdelingen zijn. Ik raad aan om te beginnen met een kleine afdeling waarvan de functies goed worden begrepen. Het is ook een enorme hulp als je voor deze functies al functieomschrijvingen hebt!

3.2 Vereiste vaardigheden opsommen.

Maak voor elke functie een lijst met de specifieke vaardigheden die nodig zijn om die functie effectief uit te voeren. Dit kan worden gebaseerd op functieomschrijvingen of op input van managers en medewerkers.

Persoonlijk raad ik sterk aan om de manager van de functie bij dit proces te betrekken, omdat die persoon de prestaties van de functie beoordeelt en zou moeten begrijpen wat die functie bijzonder en uitzonderlijk waardevol maakt voor de organisatie.

3.3 Vaardigheden aan het model koppelen

Wanneer je de vaardigheden opsomt die voor een functie vereist zijn, sluiten deze mogelijk niet meteen aan op het model dat je hebt geselecteerd. Dat betekent dat ze enigszins vertaald moeten worden om ze op elkaar af te stemmen.

Gebruik je geselecteerde vaardighedenmodel om elke vereiste vaardigheid te koppelen aan de relevante vaardigheid binnen het model.

3.4 De functies als onderdeel van een team evalueren

Zodra vaardigheden aan functies zijn gekoppeld, bekijk je de functies die deel uitmaken van hetzelfde team en controleer je of de bijbehorende vaardigheden voldoende variatie laten zien. Zo zouden meer senior functies gekoppeld moeten zijn aan meer of vaardigheden op een hoger niveau, en zouden functies moeten verschillen in de vereiste vaardigheden.

Als je merkt dat elke functie binnen een team alle vaardigheden of grotendeels dezelfde vaardigheden vereist, is dat een aanleiding om de functies opnieuw te bekijken en te bepalen wat elke functie anders maakt en hoe je de verschillende functies kunt beschouwen in termen van de vereiste vaardigheden. 

Ga in dat geval terug naar stap 2 in dit onderdeel en wees niet bang om gaandeweg wijzigingen aan te brengen! Hoe meer je oefent met het in kaart brengen van vaardigheden, hoe beter je erin wordt en hoe duidelijker je de variatie in de vereiste vaardigheden tussen functies en teams zult zien.

3.5 De vaardighedenmatrix met het team bekijken

Nadat je de vaardigheden voor de verschillende functies hebt geïdentificeerd en de variatie in vereiste en nuttige vaardigheden tussen functies hebt bevestigd, laat je je voorlopige overzicht zien aan het team dat het werk daadwerkelijk uitvoert. Vraag om feedback om na te gaan of het overzicht overeenkomt met de vaardigheden die zij gebruiken om hun functie uit te voeren.

Soms hoor je over onderdelen van het werk waarvan je niet op de hoogte was, of over complexiteiten waarvoor een bepaalde vaardigheid nodig is waar je geen rekening mee had gehouden. Het is noodzakelijk om de validiteit van het model te controleren bij het team waarop het betrekking heeft. 

4. Vaardigheden bij medewerkers beoordelen

Nadat je de vereiste vaardigheden voor elke functie in kaart hebt gebracht, beoordeel je de capaciteiten van medewerkers aan de hand van die vereisten en met behulp van het gekozen model. Dit kan worden gedaan via enquêtes, interviews en/of andere beoordelingsmethoden.

Het proces omvat doorgaans het uitvoeren van vaardigheidsbeoordelingen of functioneringsgesprekken om de vaardigheden van medewerkers op verschillende gebieden te evalueren, zoals technische vaardigheden, communicatieve vaardigheden, leiderschapskwaliteiten, probleemoplossend vermogen enzovoort.

De beoordeling moet het geselecteerde model weerspiegelen en zorgvuldig worden uitgevoerd om vooroordelen of een overschatting van vaardigheden te voorkomen (waarbij een manager of medewerker zegt dat een medewerker vaardiger is dan die in werkelijkheid is, in de veronderstelling dat dit de medewerker, manager of het team op een bepaalde manier helpt). 

In het verleden heb ik beoordelingsschalen gebruikt voor het in kaart brengen van vaardigheden, met drie basiscategorieën: onvoldoende vaardig, vaardig en overgekwalificeerd. Met deze eenvoudige categorieën kunnen medewerkers en managers duidelijk aangeven of iemand onder, op of boven de verwachtingen voor een bepaalde vaardigheid presteert. 

5. Vaardigheden binnen de organisatie analyseren

Oef! Als je zover bent gekomen, heb je veel moeite gestoken in het selecteren van een model, het afstemmen van functies en teams op vaardigheden en het beoordelen van de vaardigheden van individuele medewerkers.

Nu is het tijd om te bekijken hoe je het vaardighedenmodel, het in kaart brengen en de beoordelingen kunt benutten om hiaten vast te stellen tussen de vereiste vaardigheden en de daadwerkelijke prestaties van medewerkers op het gebied van die vereiste vaardigheden. 

In deze fase is het jouw taak om hiaten of discrepanties vast te stellen tussen de vaardigheden van medewerkers en de vereisten van hun functie. 

Wanneer je hiaten ontdekt, beschouw iemand dan niet meteen als ongeschikt voor zijn of haar functie of als “geen goede match”. Bedenk in plaats daarvan welke initiatieven voor talentontwikkeling kunnen helpen om het gat te dichten. 

Is iemand in je team zeer vaardig op een gebied waarin een ander minder vaardig is? Dat klinkt voor mij als een geweldige kans om die medewerkers aan elkaar te koppelen, mee te laten lopen met elkaar of vaardigheden met elkaar te laten delen! 

Wanneer je nadenkt over hoe je een vaardighedentekort kunt aanpakken, kijk dan om je heen en waardeer de experts die mogelijk al binnen de organisatie aanwezig zijn.

Mensen zijn sociale wezens en leren is een sociale activiteit. Dat betekent dat het zeer bevorderlijk is voor zowel de betrokkenheid als het leren wanneer een werknemer een andere werknemer mag begeleiden of een vaardigheid mag aanleren die diegene helpt beter te worden in het werk. 

Bij het op grotere schaal identificeren van hiaten, buiten één geïsoleerd team, raad ik aan gerichte actieplannen te ontwikkelen om vastgestelde hiaten in de competenties van werknemers aan te pakken, zoals trainingsprogramma's of ontwikkelingsmogelijkheden. 

Let bij het beoordelen van de hiaten binnen verschillende functies en teams op patronen in de vaardigheidshiaten. Heeft je klantensuccesteam bijvoorbeeld training nodig in conflictbemiddeling? Dat klinkt als een geweldige kans voor een grootschaligere cursus of een ontwikkelingsprogramma dat specifiek is afgestemd op de behoeften van die groep.

Tools voor het in kaart brengen van vaardigheden

Er zijn tegenwoordig verschillende tools voor het in kaart brengen van vaardigheden beschikbaar die organisaties kunnen helpen bij het vrijwel realtime beoordelen en in kaart brengen van de vaardigheden van werknemers binnen functies en teams, en die daarnaast kunnen helpen bij gegevensanalyse. Hier zijn enkele voorbeelden:

• HRSG - Het oudste bedrijf op het gebied van het in kaart brengen van vaardigheden. HRSG is een AI-ondersteunde tool op expertniveau voor het in kaart brengen van vaardigheden, het analyseren van hiaten en het ondersteunen van de ontwikkeling van vaardigheden bij werknemers die vooruit willen in hun loopbaan. Als tool is deze flexibel en kunnen zelf ontwikkelde vaardigheden deel uitmaken van je vaardighedenkaart.
• AG5 - Een gespecialiseerde software voor vaardighedenbeheer die wordt vertrouwd door enkele van de grootste luchtvaartmaatschappijen en fabrikanten ter wereld. AG5 ondersteunt gedetailleerd in kaart brengen van vaardigheden, waaronder vaardigheden op het gebied van veiligheid en regelgeving, en stelt leidinggevenden in staat eenvoudig in de database van werknemers naar vaardigheden te zoeken om mensen binnen de organisatie te identificeren die goed passen.
• MuchSkills - Een talentmanagementplatform dat de visualisatie van individuele vaardigheden en teamvaardigheden ondersteunt, evenals een handige zoekfunctie om te identificeren wie binnen je organisatie over de vaardigheden beschikt die je zoekt. Met een paar klikken kun je alle mensen binnen je organisatie zien die bedreven zijn in een specifieke technologie, regelgeving, klantgericht gedrag enzovoort.
• iMocha - Een op AI gebaseerde beoordelingstool die organisaties helpt de sterke en zwakke punten van hun werknemers te begrijpen om kansen voor interne mobiliteit en verdere ontwikkeling van werknemers te identificeren.
• Skills Base - Software voor het in kaart brengen van vaardigheden die visueel is en teams helpt vaardigheidsgegevens te begrijpen, te beoordelen en ernaar te handelen. Skills Base is een van de meest complete tools voor het in kaart brengen van vaardigheden op de markt en begrijpt talentontwikkeling rechtstreeks in relatie tot vaardighedenkaarten, vaardigheidshiaten en opvolgingsplanning.
• TalentGuard - Een tool voor prestatiemanagement en competentiebeoordeling die HR-teams ondersteunt bij het betrekken van werknemers via leermogelijkheden, waaronder coaching, training en inhoud op aanvraag. 
• Cognology - Een competentiemanagementsysteem dat je helpt je huidige personeelsbestand te begrijpen en externe kandidaten te identificeren om vaardigheidshiaten op te vullen. Cognology omvat vaardigheidsbeoordelingen, monitoring en rapportage. 
• SoftExpert - Software voor management van menselijke ontwikkeling, zoals het bedrijf die zelf omschrijft, waarmee vaardigheden in kaart kunnen worden gebracht, hiaten kunnen worden geanalyseerd en talentontwikkelingsplannen kunnen worden opgesteld ter ondersteuning van de groei van werknemers en opvolgingsplanning, afgestemd op de bedrijfsdoelstellingen. 
• Augmentir - Geen gespecialiseerde tool voor het in kaart brengen en beheren van vaardigheden, maar deze kan die doelen bereiken via een van de vele modules. Augmentir maakt het mogelijk vaardigheden in kaart te brengen en te beheren. Voor zover ik kan zien, is de tool echter ontwikkeld met functies in productie en fysieke bedrijfsvoering in gedachten, inclusief het in kaart brengen van vaardigheden op het gebied van veiligheid en procesbeheersing! 
• Kahuna - Software voor vaardighedenbeheer met een visuele teammatrix die vaardigheden aan individuen koppelt en hiaten en ontwikkelingsmogelijkheden met een paar klikken inzichtelijk maakt. Kahuna wordt gebruikt door enkele van de grootste organisaties wereldwijd en ondersteunt verschillende functies, weergaven en functies voor HR-teams, toezichthouders en leidinggevenden

Elk van deze softwareopties is een waarschijnlijke kandidaat voor organisaties die de benodigde vaardigheden binnen de organisatie in kaart willen brengen, in een matrix willen weergeven en willen visualiseren. 

De juiste softwaretool voor de taak vinden is een zeer persoonlijk proces, dat begint bij de doelstellingen van het initiatief vanuit de organisatie. 

Voordat je de software induikt, moet je ervoor zorgen dat jij en je team het eens zijn over waarom je het in kaart brengen van vaardigheden wilt uitproberen en welke resultaten je hoopt te zien door een technologische oplossing voor het in kaart brengen van vaardigheden te benutten ter ondersteuning van talentontwikkeling. 

Controleer ook nogmaals of je systeem voor talentwerving functies voor het in kaart brengen van vaardigheden bevat, aangezien sommige geavanceerdere platforms dit vaak bieden.

Laten we het in kaart brengen! 

De tijd nemen om je bezig te houden met het in kaart brengen van vaardigheden helpt bij het ontdekken van de weg naar duurzame groei binnen organisaties en zal zich op de lange termijn terugbetalen, omdat je weet welk talent en welke vaardigheden je in huis hebt en welk talent en welke vaardigheden je in de toekomst moet verwerven. 

Dit helpt je om teamleden bij te scholen en je zult ook een grotere betrokkenheid en productiviteit zien.