Wendbaar HR: hoe je talentprogramma’s runt als productteams
In de afgelopen twee decennia hebben agilemethodologieën de technologiegemeenschap fundamenteel getransformeerd, waardoor organisaties de snelheid waarmee oplossingen op de markt komen, de klanttevredenheid en de winstgevendheid konden verhogen.
Deze methodologieën worden nu niet alleen gezien als hulpmiddelen voor IT- en digitale organisaties, maar ook voor operationele activiteiten, marketing en, jawel, zelfs HR-praktijken. De implementatie van HR-strategie in Agile HR maakt flexibele, responsieve benaderingen van personeelsbehoeften en organisatorische veranderingen mogelijk.
Dus hoe kunnen dezelfde agileprincipes die de techwereld stormenderhand veroverden, worden toegepast op de humanresourcesfunctie?
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat betekent Agile HR precies?
Agile HR is een methodologie voor het leveren van oplossingen die principes van iteratieve ontwikkeling gebruikt om snelheid van oplevering, experimenten en klanttevredenheid voorop te stellen.
Agile HR omvat meer dan alleen processen. Het begint met een mentaliteit en cultuur die je probeert te ontwikkelen.
Veel grote/gevestigde organisaties worden geplaagd door bureaucratie, omslachtige processen en administratieve rompslomp. Dit leidt tot stagnatie, een afname van de betrokkenheid van medewerkers en uiteindelijk een lage klanttevredenheid.
Een agile HR-mentaliteit en -cultuur draait volledig om het afbreken van deze barrières om agile waarden zoals klanttevredenheid (ongeacht of je klant intern of extern is), eenvoud, snelheid en innovatie te omarmen.
Waarom HR agile zou moeten zijn
Om de agile toekomst van human resources te begrijpen, helpt het om naar de oorsprong ervan te kijken.
In 1901 richtte National Cash Register, als gevolg van de Industriële Revolutie, snelle innovatie en de druk van grootschalige vakbondsvorming en arbeidsconflicten, wat vermoedelijk de eerste HR-afdeling was op, genaamd ‘Personeelszaken’.
Personeelszaken was voornamelijk een administratieve tak van het bedrijf en richtte zich op taken die verband hielden met werving, indienstneming, klachten van medewerkers, salarisadministratie en zelfs het welzijn van medewerkers.
In de daaropvolgende eeuw zouden HR-teams, gevoed door wetgeving die de rechten van medewerkers versterkte, steeds administratiever en sterker op naleving gericht worden. Snelle globalisering en technologische verbeteringen zoals HR-informatiesystemen leidden er uiteindelijk toe dat humanresourcesfuncties werden uitgekleed, uitbesteed aan het buitenland en nog meer op administratie werden gericht.
In veel gevallen was de slinger echter te ver doorgeslagen en was de aandacht voor het welzijn van medewerkers binnen het team Personeelszaken van National Cash Register volledig op de achtergrond geraakt. Zoals Namely beschrijft: “De HR-afdelingen van weleer werden gekenmerkt als ouderwetse, stijve en verheven klachtenafdelingen. Er is een reden waarom organisatoren volledige conferenties kunnen uitverkopen over de noodzaak om ‘HR opnieuw te definiëren.’”
Vandaag de dag reiken HR-verantwoordelijkheden verder dan werknemersrelaties. Mensen verwachten meer van hun werkgevers en de rollen van HR-professionals zijn geëvolueerd tot strategische partners die bedrijfsresultaten versnellen.
Met de grotere reikwijdte en strategische verantwoordelijkheid ontstaat echter ook de noodzaak voor human resources om zich aan te passen en de uitdaging aan te gaan. Dit is waar agile HR om de hoek komt kijken.
Traditionele HR-leveringsmodellen kunnen de snelheid, klantgerichtheid en innovatie missen die nodig zijn om aan de wensen en behoeften van je medewerkers te voldoen.
Agile stelt HR-teams in staat om snel producten en productteams op te zetten en een mensgerichte aanpak te hanteren bij het ontwerpen van nieuwe initiatieven.
| Traditionele HR | Agile HR |
|---|---|
| Procesgericht | Klantgericht |
| Holistisch | Iteratief |
| Voorschrijvend | Experimenteel |
| Formeel | Flexibel |
| Perfectie | Vooruitgang |
Tip: Het gebruik van open-source HR-platforms kan Agile HR-aanpakken ondersteunen door flexibele hulpmiddelen te bieden die kunnen worden aangepast naarmate teams zich ontwikkelen.
Hoe word je agile?
Dus hoe wordt jouw HR-functie agile? Agile wordt vaak gezien als een proces of methodologie, maar in werkelijkheid is het veel meer dan dat. Ik denk graag aan agile HR als iets dat uit drie belangrijke onderdelen bestaat:
- Agile mentaliteit en cultuur
- Agile processen
- Agile organisatieontwerp en -levering.
Allereerst heeft iedereen de mogelijkheid om agile te worden, ongeacht de omvang of middelen van je bedrijf. HR-platforms voor kleine bedrijven kunnen een agile HR-aanpak ondersteunen door aanpasbare hulpmiddelen te bieden voor snelle besluitvorming en basaal verandermanagement.
Wendbare mentaliteit en cultuur
Werknemerstevredenheid eerst
Wendbare processen draaien volledig om mensen op de eerste plaats zetten en klanttevredenheid waarborgen. In dit geval zijn uw klanten de werknemers en leiders binnen uw organisatie die gebruik zullen maken van de producten (d.w.z. arbeidsvoorwaarden, tools voor talentontwikkeling, leren en ontwikkeling, enz.) die uw HR-team aan hen levert.
Een mensgerichte aanpak, bijvoorbeeld door uw oplossingen samen te creëren als samenwerking tussen het HR-team en bedrijfsleiders, is een uitstekende manier om ervoor te zorgen dat u aan de behoeften van uw klanten/eindgebruikers voldoet. Naast co-creatie kunt u ook enquêtes, focusgroepen of interviews inzetten om feedback te verzamelen. De sleutel is dat uw feedbackproces tijdig moet zijn om de iteratieve ontwikkeling van uw HR-oplossingen te informeren.
Creëer eenvoud, verhoog de snelheid
Een van de belangrijkste uitgangspunten van een wendbare cultuur is een voorkeur voor eenvoud om snelheid van levering mogelijk te maken. Hoewel het voor ons gebruikelijke bedrijfstaal is om te zeggen dat we niet “de oceaan moeten droogleggen”, is de realiteit dat HR-organisaties voortdurend in deze valkuil lopen. Processen zijn maar al te vaak overgeëngineerd of ontworpen voor het gemak van HR-teamleden in plaats van voor de eindgebruiker.
Eenvoudige processen voor zowel het HR-team als de eindgebruiker verhogen niet alleen de snelheid waarmee u nieuwe diensten aan uw collega's kunt leveren, maar ook de kans dat uw werknemers uw nieuwe HR-oplossingen zullen omarmen en gebruiken.
Minimaal levensvatbare producten (MVP)
Op enig moment in uw loopbaan hebt u ongetwijfeld gehoord: “laat perfectie vooruitgang niet in de weg staan.” Het is natuurlijk dat we perfectionisten zijn, vooral bij werk waar we gepassioneerd over zijn en waarvoor we verantwoordelijkheid dragen.
Het concept van de MVP zet perfectionisme overboord. De focus moet hier liggen op het creëren van oplossingen die voldoen aan de minimaal noodzakelijke vereisten die zijn vastgesteld om zo snel mogelijk waarde aan uw organisatie te kunnen toevoegen. Van daaruit kunt u voortdurende feedback van werknemers verzamelen en itereren.
Wendbare processen
Benut feedback voor iteratieve ontwikkeling
Het mooie van het benutten van de hierboven besproken MVP-aanpak voor het leveren van uw HR-oplossing is dat u het leveren van een bruikbaar product aan uw leiders hebt versneld, onbedoeld over-engineeren van de oplossing hebt voorkomen en zinvolle feedback in real time hebt verzameld om het proces te verfijnen.
Uw producten iteratief ontwikkelen betekent eenvoudigweg dat u ze in de loop van de tijd blijft verfijnen en opnieuw uitbrengen op basis van feedback van werknemers en leiders. Dit kan in het begin vaker gebeuren wanneer uw HR-processen nieuw zijn voor uw organisatie, maar het is essentieel dat u in de loop van de tijd feedback blijft verzamelen en verfijningen aanbrengt om hun werking en effectiviteit ook in de toekomst te waarborgen.
Ontwerpdenken
Zoals ik hierboven al aangaf, is uw eindgebruiker op de eerste plaats zetten een van de belangrijkste principes van wendbaar HR. Een van de eenvoudigste manieren om ervoor te zorgen dat u aan dit principe voldoet, is het formaliseren van ontwerpdenkpraktijken binnen uw HR-functie.
Ontwerpdenken is eenvoudigweg “een proces om problemen op te lossen door de behoeften van de consument boven alles te stellen.” In HR betekent dit dat u dezelfde mensgerichte principes toepast om complexe problemen op te lossen en de best mogelijke werknemerservaringen te creëren.
Alle nieuwe uitdagingen, problemen en oplossingen die u als HR-functie probeert te implementeren, moeten beginnen met een formele, mensgerichte ontwerpfase.
Complexe processen ontleden
Wendbare methoden in de technologiesector ontleden complexe oplossingen op meesterlijke wijze in kleinere, beter beheersbare onderdelen die in de loop van de tijd kunnen worden ontwikkeld en geïmplementeerd. Hierdoor kunnen wendbare productteams producten stapsgewijs in een veel hoger tempo verbeteren, in plaats van in één keer één grote, complexe oplossing te bouwen.
Wendbaar HR is niet anders. U kunt de snelheid waarmee u de ervaringen van uw werknemers verbetert aanzienlijk verhogen door een vergelijkbare aanpak te hanteren. Verdeel complexe HR-uitdagingen als onderdeel van uw projectplanningsinspanningen in eenvoudigere, gemakkelijker te implementeren onderdelen. Elk onderdeel moet terug te voeren zijn op het grotere geheel/einddoel dat u probeert te bereiken.
Een eenvoudig voorbeeld hiervan is het implementeren van een nieuw hybride programma voor terugkeer naar het werk. In plaats van te proberen een holistische aanpak te ontwikkelen om al uw werknemers terug naar kantoor te brengen, splitst u uw aanpak op in logische stappen.
Je zou bijvoorbeeld eerst kunnen proberen je leidinggevenden weer naar kantoor te laten komen, zodat zij het goede voorbeeld geven. Of, als je meerdere kantoren hebt, zou je kunnen overwegen om medewerkers eerst terug te laten keren naar een belangrijke centrale locatie.
Dit biedt je natuurlijk het extra voordeel dat je onderweg kunt bijsturen door een feedbacklus in real time te gebruiken, zodat je je aanpak steeds verder kunt verfijnen terwijl je je uiteindelijke visie realiseert.
Communicatierituelen
Communicatie is een kunst in een agile wereld. De snelheid waarmee teams werken vereist meer communicatie, maar het is ook essentieel dat je uitvoeringsteams niet worden opgeslokt door vergaderingen die hen ervan weerhouden om hun werk te doen.
Agile heeft dit goed geregeld. Het aantal vergaderingen wordt beperkt en belangrijke ‘rituelen’ worden ingezet om barrières weg te nemen en teams gefocust te houden op wat voor hen ligt. Twee rituelen die ik aanbeveel om te overwegen zijn ‘dagelijkse korte bijeenkomsten’ en ‘terugbliksessies’.
Dagelijkse korte bijeenkomsten zijn bedoeld als snelle werkvergaderingen van het team waarin voortgangsupdates en eventuele uitdagingen worden besproken en barrières worden weggenomen.
De eenvoudigste aanpak hiervoor is om iedereen in het team het volgende te laten bespreken:
(1) Wat zij sinds de vorige bijeenkomst hebben bereikt
(2) Waar zij momenteel aan werken
(3) Met welke barrières zij worden geconfronteerd.
Elke barrière die tijdens de bijeenkomst wordt vastgesteld, moet aan iemand worden toegewezen om deze aan te pakken, zodat de voortgang doorgaat. Dagelijkse korte bijeenkomsten vinden traditioneel elke dag plaats, maar je kunt de frequentie aanpassen aan je behoeften.
Terugbliksessies gaan minder over voortgangsupdates en meer over geleerde lessen. Het doel van een terugblik is om een veilige ruimte te creëren waarin kan worden afgestemd op wat goed ging en wat minder goed ging, en om dit als feedbacklus te gebruiken voor voortdurende verbetering.
Traditioneel gebeurt dit wekelijks, maar ook hier kun je de frequentie aanpassen op basis van wat zinvol is voor je teams die oplossingen opleveren.
Agile organisatieontwerp en uitvoering
Agile organisatieontwerp
Je organisatieontwerp is een essentiële input voor je agile traject. De samenstelling van je agile HR-team kan echter sterk variëren, afhankelijk van de omvang van je organisatie, de volwassenheid van je agile processen en de reikwijdte van wat je oplevert.
Ongeacht de specifieke behoeften van je organisatie zijn er enkele principes die kenmerkend zijn voor elk agile HR-team: een duidelijk doel, focus op de klant, autonomie/besluitvorming op het laagst mogelijke niveau en datagedreven beslissingen op basis van feedback.
Afhankelijk van de omvang van je agile organisatie moet je mogelijk ook nieuwe agile rollen invoeren, zoals agile coaches, Scrum-masters en producteigenaren.
Multidisciplinaire agile productteams
Ongeacht het organisatieontwerp waarover je overeenstemming bereikt, is agile uitvoering afhankelijk van het vermogen van je organisatie om flexibele en multidisciplinaire agile productteams op te zetten. Dit betekent dat je een divers team samenbrengt van mensen uit verschillende HR- en bedrijfsfuncties, die elk beschikken over unieke en elkaar aanvullende vaardigheden die nodig zijn om je HR-product verder te brengen.
Productteams verenigen zich rond specifieke producten of projecten en nemen vanaf het ontstaan van het project tot en met de oplevering en implementatie ervan de verantwoordelijkheid op zich.
Multidisciplinariteit is essentieel in een agile HR-productteam. De diversiteit aan inzichten, expertise en specialisaties die rechtstreeks in het team zijn ingebouwd, zorgt ervoor dat het productteam zelfvoorzienend is en intern over de inhoudelijke expertise beschikt om volledige verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid te nemen voor het verder brengen van het product.
Sprints
Agile teams gebruiken doorgaans sprints als middel om snel momentum te creëren tijdens het ontwerpen, ontwikkelen en opleveren van nieuwe oplossingen. Sprints zijn korte, toegewijde en tijdgebonden perioden waarin specifieke resultaten binnen een agile product worden opgeleverd.
Hier komt het concept van iteratieve ontwikkeling samen met de realiteit van agile uitvoering. Elke sprint richt zich op een specifieke reeks resultaten, waardoor het team sneller waarde kan leveren, feedback kan verzamelen en vooruitgang kan blijven boeken in de richting van de bredere doelen voor het opleveren van HR-oplossingen.
Alles samenbrengen—een casestudy over agile talentontwikkeling
Beginnen met agile HR kan veel eenvoudiger zijn dan je misschien denkt. Ik wil je een praktijkcasestudy geven van hoe ik agile HR-principes heb gebruikt om hoogwaardige oplossingen voor talentontwikkeling te leveren.
Mijn team houdt toezicht op een leiderschapsontwikkelingsprogramma voor veelbelovende medewerkers dat we uitvoeren voor een van onze bedrijfsonderdelen. We hebben het ontwikkeld volgens dezelfde agileprincipes die ik hierboven heb besproken:
- Agile teams met verschillende disciplines - We begonnen ons traject door een agile team samen te stellen van medewerkers met uiteenlopende vaardigheden en rollen. Dit team bestond uit leden van het team voor talentmanagement, HR-businesspartners, bedrijfsleiders en ontwerpers die mensgericht werken. Dit gespecialiseerde team beschikte over de diversiteit aan inzichten en vaardigheden die nodig waren om de oplossing te realiseren en kreeg van ons directieteam de bevoegdheid en de vereiste autonomie om het product vooruit te helpen zonder bureaucratie, omslachtige procedures of aanvullende goedkeuringen.
- Communicatieroutines - Het productontwikkelingsteam maakte gebruik van traditionele agilecommunicatieroutines. We kwamen twee keer per week bijeen voor korte stand-upgesprekken om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zat, en één keer per week voor een retrospectief om het tempo te verlagen, te bekijken wat goed en minder goed werkte en ons daarop aan te passen. Zo konden we bijvoorbeeld snel knelpunten identificeren met een specifieke leverancier die we inschakelden voor trainingsinhoud. Hierdoor konden we onze aanpak wijzigen en de verwachtingen met de leverancier voor toekomstige samenwerkingen opnieuw vaststellen.
- Tevredenheid van medewerkers voorop en ontwerpdenken - We begonnen met het inzetten van twee mensgerichte ontwerpers (een rol binnen onze technologieorganisatie die doorgaans het ontwerp van digitale producten ondersteunt) om veel gebruikersonderzoek uit te voeren (interviews met leidinggevenden, voormalige deelnemers aan andere leiderschapsontwikkelingsprogramma's, interne klanten van het bedrijfsonderdeel waarvoor het programma werd ondersteund en potentiële veelbelovende kandidaten voor het programma). Dit onderzoek vormde de basis voor het ontwerp van het programma en zorgde ervoor dat aan alle behoeften van de klanten werd voldaan.
- Eenvoud en iteratieve ontwikkeling - In plaats van het volledige programma van begin tot eind te ontwerpen en ontwikkelen voordat we het aan eindgebruikers presenteerden, kozen we voor een aanpak waarbij we de visie in kleinere onderdelen opsplitsten. Dit zorgde voor eenvoud en stelde ons in staat om iteratief te ontwikkelen. Hoewel we een visie voor het volledige programma ontwierpen, ontwikkelden en leverden we de fasen en iteraties van het programma geleidelijk op. Hierdoor verkortten we onze ‘tijd tot marktintroductie’ en konden we onderweg voortdurend feedback van onze deelnemers verzamelen. Die feedback vormde de basis voor het ontwerp en de ontwikkeling van toekomstige fasen.
Zoals je kunt zien, hoefden we daarvoor niet onze volledige HR-organisatie te transformeren. Het enige wat we hoefden te doen, was ons verenigen rond de hierboven beschreven principes, een bevoegd productteam samenstellen en ons projectmanagement zo organiseren dat eenvoud, snelheid en voortdurende verbetering mogelijk werden.
De resultaten spraken voor zich: we creëerden het best beoordeelde ontwikkelingsprogramma, gemeten naar medewerkerstevredenheid, waaraan ik ooit heb meegewerkt.
Je agile HR-transformatie een vliegende start geven
Wees niet bang om een agile aanpak te hanteren voor de implementatie van je agile HR-aanpak. Zet kleine stappen op weg naar je grotere agilevisie, verzamel feedback, blijf itereren en experimenteer.
Laat je collega's samen met jou de agile aanpak ontwikkelen die het beste bij jouw organisatie past en zorg ervoor dat je aanpak wordt opgesplitst in eenvoudig te implementeren onderdelen die je in de loop van de tijd kunt uitbrengen terwijl je werkt aan de volledige overgang van je HR-functie naar een agile werkwijze. Zodra je weet wat voor je team werkt, kun je wat werkt opschalen en een echte agile transformatie realiseren.
Mijn aanbeveling is om eerst te beginnen met de cultuur en mentaliteit die je probeert te vestigen, voordat je overstapt op formele agileprocessen.
Zoals Agile HR Community stelt, gaat agile HR “over het daadwerkelijk loslaten van de traditie om de beste HR-praktijken te volgen en een aanpak van testen en leren te omarmen om waarde te leveren, waarbij die waarde wordt gevalideerd door onze mensen en hun werkervaring. Pas wanneer HR deze mentaliteit omarmt, kan het vakgebied Agile hulpmiddelen en werkwijzen succesvol binnen de eigen teams en projecten toepassen.”
Enkele aanvullende bronnen:
- De agile transformatie van HR: een geleidelijke ontwikkeling
- Personeelsoperaties als product
- De hoognodige opkomst van personeelsoperaties
Abonneer je op de People Managing People-nieuwsbrief en ontvang regelmatig inhoud die je helpt vooruitgang te boeken in je carrière en gezonde, productieve organisaties op te bouwen.
