Wat is een aansprakelijkheidsverzekering voor werknemersvoordelen?

In dit artikel bespreken we alles wat je moet weten over EBL, hoe het werkt en waarom het belangrijk is voor je bedrijf.

Hoe de dekking voor aansprakelijkheid voor arbeidsvoorwaarden werkt

Stel dat een nieuwe werknemer bij je bedrijf in dienst komt en de HR-manager per ongeluk vergeet diegene aan te melden voor de collectieve ziektekostenverzekering.

Er gaan een paar weken voorbij en de nieuwe medewerker raakt betrokken bij een auto-ongeluk, waarna blijkt dat diegene geen ziektekostenverzekering heeft.

In een dergelijk scenario kan een EBL-dekking de blootstelling van je bedrijf beperken die ontstaat doordat de werknemer niet is aangemeld voor de medische arbeidsvoorwaardenregeling van het bedrijf.

Daarnaast beschermt de dekking voor aansprakelijkheid voor arbeidsvoorwaarden werkgevers ook tegen bepaalde claims op grond van de Wet betaalbare zorg (ACA) en werknemerscompensatie.

Stel bijvoorbeeld dat je een freelancer voor je bedrijf laat werken. De betreffende persoon klaagt je bedrijf vervolgens aan en beweert ten onrechte te zijn aangemerkt als zelfstandige, waarbij diegene stelt dat je bedrijf hem of haar als voltijdse werknemer had moeten beschouwen.

Op grond van de bepalingen van de ACA zou die persoon daardoor in aanmerking komen voor een ziektekostenverzekering en verschillende andere programma's voor arbeidsvoorwaarden.

EBL-dekking zou je bedrijf in een dergelijk scenario tegen een dergelijke rechtszaak beschermen.

(Let op: Als je van plan bent internationale freelancers in te huren, kan het gebruik van een dienst voor formeel werkgeverschap of een wervingsplatform voor freelancers je ook helpen problemen met een verkeerde classificatie te beperken).

Soorten arbeidsvoorwaarden die worden gedekt door een aansprakelijkheidsverzekering voor arbeidsvoorwaarden

Houd er rekening mee dat EBL-dekking weliswaar kan helpen om de blootstelling van je bedrijf als gevolg van fouten tijdens het plannen en beheren van arbeidsvoorwaarden te beperken, maar op geen enkele manier een vervanging is voor risicobeheer.

Met dat in gedachten volgt hier een lijst met enkele arbeidsvoorwaarden die door een aansprakelijkheidsverzekering voor arbeidsvoorwaarden worden gedekt.

• Tandartsverzekering
• Arbeidsongeschiktheidsverzekering
• Ziektekostenverzekering
• Werkloosheidsverzekering
• Levensverzekering en andere vrijwillige arbeidsvoorwaarden
• Zwangerschapsverlof
• Pensioenuitkeringen
• Sociale zekerheidsuitkeringen
• Vakantie-uitkeringen zoals berekend door toonaangevende salarissoftwareoplossingen
• Werknemerscompensatieverzekering

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

EBL versus FLC

Hoewel een EBL-verzekering misschien klinkt als een fiduciaire aansprakelijkheidsverzekering (FLC), zijn ze niet hetzelfde (hoewel ze enkele overeenkomsten hebben).

EBL-dekking is specifiek ontworpen om werkgevers te beschermen tegen fouten en omissies in verschillende soorten arbeidsvoorwaardenregelingen.

Een fiduciaire aansprakelijkheidsverzekering is ontworpen om werkgevers te beschermen tegen onrechtmatige handelingen in strijd met de bepalingen van de Wet inzake pensioeninkomenszekerheid voor werknemers (ERISA).

Daarom is de dekking van een fiduciaire aansprakelijkheidsverzekering veel ruimer dan die van een EBL-polis.

De verzekering dekt administratieve fouten, omissies en nalatige handelingen die worden verricht in strijd met een fiduciaire plicht tijdens het beheer van arbeidsvoorwaardenregelingen.

EBL-polissen sluiten specifiek alle claims uit die rechtstreeks voortvloeien uit het schenden van de bepalingen van ERISA. Deze worden gedekt door een fiduciaire verzekering.

De term “fiduciair", zoals gebruikt in een fiduciaire aansprakelijkheidspolis, wordt door de wet gedefinieerd als – iedere persoon of entiteit die verantwoordelijk is voor het beheer van arbeidsvoorwaardenregelingen.

Volgens de wet kunnen de persoonlijke bezittingen van een individu worden gebruikt om fiduciaire verliezen te verhalen.

EBL versus EPL

EBL verschilt ook van EPL – de afkorting voor een aansprakelijkheidsverzekering voor arbeidspraktijken.

De laatstgenoemde wordt gebruikt om bedrijven te beschermen tegen aansprakelijkheid die kan voortkomen uit arbeidsgerelateerde claims. Deze kunnen bestaan uit discriminatie, onrechtmatige beëindiging van het dienstverband en seksuele intimidatie.

Hoewel aansprakelijkheid voor arbeidsvoorwaarden bestaat om de aansprakelijkheid van werkgevers te beperken die voortkomt uit hiaten die polissen voor algemene bedrijfsaansprakelijkheid mogelijk niet dekken, vormt deze geen duplicaat van de algemene aansprakelijkheidsdekking.

Dit betekent dat EBL weliswaar fouten en omissies kan dekken die HR-afdelingen maken bij het beheren van arbeidsvoorwaarden, maar dat bepaalde onverstandige handelingen in sommige gevallen van dekking zijn uitgesloten. Hieronder staan enkele voorbeelden van veelvoorkomende uitsluitingen.

• Frauduleuze, oneerlijke, kwaadwillige of criminele handelingen die worden gepleegd met betrekking tot de aansprakelijkheidsverzekering van de werkgever (dit valt doorgaans onder een fraudeverzekering)
• Onvoldoende middelen om premies te betalen of een arbeidsvoorwaardenprogramma te financieren
• Slecht financieel advies en HR-beleid dat gevolgen heeft voor een arbeidsvoorwaardenprogramma
• Materiële schade, lichamelijk letsel dat kan leiden tot een claim voor werknemerscompensatie, reclameschade, persoonlijke schade en elk ander type werkgeversaansprakelijkheid dat onder de algemene aansprakelijkheidspolis valt
• Rechtszaken, claims of beschuldigingen tegen een federale werknemer
• ERISA-overtredingen en in aanmerking komende claims voor werknemerscompensatie op grond van de wet
• Praktijken die onder een EPL-beoordeling vallen en worden gedekt door de aansprakelijkheidsverzekering van de werkgever.

Beperkingen van de aansprakelijkheidsverzekering voor arbeidsvoorwaarden

Een EBL-verzekering heeft doorgaans twee afzonderlijke limieten: een werknemerslimiet en een totaallimiet.

Werknemerslimiet

De werknemerslimiet verwijst naar het maximale geldbedrag dat een verzekeraar bereid zou zijn te betalen voor aansprakelijkheden die zijn ontstaan bij een individuele werknemer, diens naaste familieleden of diens begunstigden.

Sommige polissen bevatten clausules die een maximum stellen aan de waarde van de claim in plaats van aan een individuele werknemer.

Andere aansprakelijkheidspolissen bevatten een eigen risico dat de maximale eigen uitgave vertegenwoordigt die een werkgever zou maken voor elke werknemer die een claim indient.

Totaallimiet

De totaallimiet verwijst naar het maximale geldbedrag dat een verzekeraar bereid zou zijn te betalen voor aansprakelijkheden die voortkomen uit administratieve fouten en omissies. Een goede EBL-dekking moet uw bedrijf beschermen in de volgende administratieve situaties:

1. Een onjuiste beschrijving van arbeidsvoorwaardenregelingen en de bijbehorende toelatingsregels
2. Ontbrekende gegevens of bestanden in HR-informatiesystemen die verband houden met arbeidsvoorwaarden
3. Het niet beëindigen, inschrijven of beheren van begunstigden van werknemers.

Hoe uitgebreider de polis is wat betreft de reikwijdte van de dekking, hoe beter uw bedrijf beschermd zal zijn in het geval van een claim.

Veelvoorkomende claims voor aansprakelijkheid inzake arbeidsvoorwaarden

Veelvoorkomende claims voor aansprakelijkheid inzake arbeidsvoorwaarden (EBL) hebben vaak betrekking op het beheer en de uitvoering van arbeidsvoorwaardenprogramma's.

Deze programma's kunnen een ziektekostenverzekering, pensioenregelingen, levensverzekeringen, arbeidsongeschiktheidsverzekeringen en meer omvatten. Hier volgen enkele typische situaties waarin EBL-claims kunnen ontstaan:

• Ontzegging van uitkeringen: Vorderingen van werknemers of voormalige werknemers die menen dat hun uitkeringen waarop zij volgens het arbeidsvoorwaardenplan van hun werkgever recht hadden, hun onrechtmatig zijn ontzegd.
• Administratieve fouten: Fouten bij de uitvoering van een programma voor werknemersvoorzieningen, zoals het niet inschrijven van een werknemer voor een plan ondanks diens geschiktheid, het onjuist verwerken van persoonsgegevens waardoor uitkeringen verloren gaan, of fouten in uitkeringsoverzichten.
• Verkeerde voorstelling van zaken: Vorderingen die voortvloeien uit beschuldigingen dat een werkgever of de beheerder van een arbeidsvoorwaardenplan de uitkeringen, dekking of geschiktheidsvereisten verkeerd heeft voorgesteld, waardoor de werknemer financiële schade lijdt of geen dekking heeft.
• Onjuist advies of onjuiste begeleiding: Situaties waarin werknemers onjuist advies of onjuiste begeleiding ontvangen over hun opties met betrekking tot werknemersvoorzieningen, waardoor zij keuzes maken die niet aan hun behoeften of verwachtingen voldoen of financiële schade veroorzaken.
• Niet-naleving van plandocumenten: Vorderingen die ontstaan wanneer uitkeringen niet worden beheerd in overeenstemming met de plandocumenten of het vastgestelde beleid van de werkgever, wat kan leiden tot geschillen over geschiktheid en uitkeringen.
• Discriminatie: Vorderingen in verband met discriminerende praktijken bij het beheer van werknemersvoorzieningen, zoals het verstrekken van verschillende niveaus van uitkeringen op basis van leeftijd, geslacht, ras of andere beschermde kenmerken.
• Schending van fiduciaire verplichtingen: Volgens wetten zoals de Wet inzake inkomenszekerheid bij pensionering van werknemers (ERISA) in de Verenigde Staten hebben fiduciaire beheerders van arbeidsvoorwaardenplannen de plicht om in het belang van de deelnemers te handelen. Vorderingen kunnen ontstaan wanneer fiduciaire beheerders deze verplichtingen niet nakomen, bijvoorbeeld door onverstandige beleggingen te doen of de kosten van het plan niet te controleren.
• Vertraagde of onjuiste uitbetalingen: Problemen die ontstaan wanneer uitbetalingen worden vertraagd, onjuist zijn of niet worden gedaan in overeenstemming met de voorwaarden van het plan, waardoor begunstigden in financiële moeilijkheden komen.
• Niet informeren of bijwerken: Vorderingen die zijn gebaseerd op het feit dat een werkgever werknemers niet naar behoren informeert over wijzigingen in arbeidsvoorwaardenplannen, opties of geschiktheidsvereisten, wat kan leiden tot verlies van dekking of uitkeringen.
• COBRA-overtredingen: In de VS geeft de Geconsolideerde omnibuswet inzake begrotingsverzoening (COBRA) werknemers en hun gezinnen die hun ziektekostendekking verliezen onder bepaalde omstandigheden het recht om ervoor te kiezen de collectieve ziektekostendekking voort te zetten. Schendingen of wanbeheer van deze rechten kunnen tot vorderingen leiden.

Hoe u de risico's en verantwoordelijkheden van aansprakelijkheid inzake werknemersvoorzieningen kunt beperken

Het beperken van de risico's en verantwoordelijkheden die verband houden met aansprakelijkheid inzake werknemersvoorzieningen (EBL) omvat een combinatie van zorgvuldige planning, naleving van wettelijke normen, effectieve communicatie en strategieën voor risicobeheer.

Zo kunt u deze uitdagingen aanpakken:

• Begrijp wettelijke verplichtingen. Maak uzelf vertrouwd met alle toepasselijke wetten en regelgeving, zoals de Amerikaanse wet op de inkomenszekerheid bij pensionering van werknemers (ERISA), die arbeidsvoorwaardenregelingen voor werknemers regelt. Naleving van deze regelgeving is cruciaal.
• Implementeer robuuste administratieve processen. Ontwikkel en onderhoud zorgvuldige administratieve processen om inschrijvingen, beëindigingen en wijzigingen in arbeidsvoorwaarden nauwkeurig te beheren. Geautomatiseerde systemen kunnen fouten verminderen, maar vereisen ook regelmatige controles en updates.
• Informeer werknemers. Bied werknemers duidelijke, uitgebreide informatie over de arbeidsvoorwaardenregelingen. Regelmatige informatiesessies en eenvoudig toegankelijke hulpmiddelen kunnen werknemers helpen weloverwogen beslissingen te nemen en misverstanden te voorkomen.
• Controleer reglementen regelmatig. Zorg ervoor dat alle reglementen actueel zijn en de voorwaarden van de aangeboden arbeidsvoorwaarden nauwkeurig weerspiegelen. Consistentie tussen de reglementen en de daadwerkelijke praktijk is essentieel om geschillen te voorkomen.
• Zorg voor de juiste dekking. Overweeg een aansprakelijkheidsverzekering voor arbeidsvoorwaarden af te sluiten om u te beschermen tegen mogelijke claims die voortvloeien uit administratieve fouten en nalatigheden bij het beheer van arbeidsvoorwaardenregelingen.
• Stel gekwalificeerd personeel of gekwalificeerde partners aan. Zorg ervoor dat degenen die verantwoordelijk zijn voor het beheren van arbeidsvoorwaarden voldoende gekwalificeerd en ervaren zijn. Overweeg samen te werken met gerenommeerde externe beheerders als de interne middelen ontoereikend zijn.
• Kies voor een transparante aanpak. Bevorder een omgeving van transparantie en open communicatie over arbeidsvoorwaardenbeleid en eventuele wijzigingen daarin. Werknemers moeten zich prettig voelen bij het stellen van vragen en het uiten van zorgen.
• Stel een beoordelingsproces voor claims en beroepsprocedures in. Zorg voor een formeel proces voor het beoordelen en behandelen van claims en beroepsprocedures van werknemers met betrekking tot hun arbeidsvoorwaarden. Dit proces moet eerlijk, tijdig en in overeenstemming met de wettelijke vereisten zijn.
• Regelmatige training en bijscholing. Bied HR-medewerkers en iedereen die betrokken is bij het beheer van arbeidsvoorwaarden regelmatig training aan, zodat zij op de hoogte blijven van de nieuwste wetgeving, beste praktijken en technologieën.
• Monitoren en controleren: Voer regelmatig controles uit op het proces voor het beheer van arbeidsvoorwaarden om fouten proactief te identificeren en te corrigeren. Dit kan zowel interne als externe controles omvatten.
• Documentatie en archivering: Bewaar gedetailleerde gegevens van alle beslissingen, communicatie en transacties met betrekking tot arbeidsvoorwaarden. Goede archiveringspraktijken kunnen cruciaal zijn bij het verdedigen tegen mogelijke claims.

Win professioneel advies in: Win bij twijfel advies in van juridische professionals of deskundigen op het gebied van arbeidsvoorwaardenbeheer. Externe consultants kunnen waardevolle inzichten bieden in strategieën voor risicobeheer en nalevingskwesties.

Kosten van een aansprakelijkheidsverzekering voor arbeidsvoorwaarden

De kosten van een EBL-verzekering kunnen sterk variëren. Uiteindelijk zijn deze afhankelijk van het aantal werknemers dat de polis moet dekken.

U kunt ook rekenen op een eigen risico van ongeveer $1,000 voor elke ingediende claim. Desondanks blijft dit type dekking een van de meest betaalbare verzekeringen die voor bedrijven beschikbaar zijn.

Om een aansprakelijkheidsverzekering voor arbeidsvoorwaarden te vinden die binnen het budget van uw bedrijf past, moet u contact opnemen met een gerenommeerde verzekeraar en een offerte op maat aanvragen op basis van uw budget en dekkingsbehoeften.

Blijf op de hoogte van alles wat met arbeidsvoorwaarden te maken heeft door u te abonneren op de People Managing-nieuwsbrief, een wekelijkse dosis inspirerende en praktische inhoud die u helpt vooruitgang te boeken in uw carrière en meer impact te maken binnen uw organisatie.