Tips voor medewerkersmanagement waar alle managers van kunnen leren

Personeelsmanagement is het proces waarbij ervoor wordt gezorgd dat de juiste mensen zich op de juiste plek bevinden, met de juiste middelen, om de gewenste doelen te bereiken. Dit omvat het werven, trainen en ontwikkelen van je teamleden.

Waarom is personeelsmanagement belangrijk?

Management maakt een enorm verschil in de ervaring van elke medewerker gedurende de levenscyclus van medewerkers. Managementgedrag en -stijlen hebben een aanzienlijke invloed op de prestaties, betrokkenheid, productiviteit en het behoud van medewerkers, vooral bij het begeleiden van veranderingen.

Er is veel overlap tussen management en leiderschap, en over het algemeen zijn goede leiders ook goede managers. Er zijn echter enkele belangrijke verschillen. Deze zijn:

• Leiders hebben vaak een meer strategische rol en visie, terwijl managers zich meer richten op de dagelijkse werkzaamheden
• Leiders coachen mensen om zichzelf te verbeteren en persoonlijke doelen te bereiken, terwijl managers mensen aansturen om het bedrijfsdoel te behalen
• Leiders hebben de neiging de status quo ter discussie te stellen, terwijl managers proberen de status quo consistent te bereiken of te handhaven
• Leiderschap is kwalitatief en de resultaten zijn immaterieel, terwijl management kwantitatief is en de resultaten meetbaar zijn

Aan de slag met personeelsmanagement

De eigenschappen van een goede personeelsmanager kunnen enigszins ongrijpbaar zijn. We willen allemaal worden geleid door iemand die bekwaam, zelfverzekerd en besluitvaardig is, maar hoe word je zo iemand? En wat is ervoor nodig om die rol te behouden?

Mijn studenten zijn vaak aspirant-personeelsmanagers of zijn net begonnen met het aansturen van medewerkers. In de meeste gevallen geven deze mensen veel om hun medewerkers en willen ze graag leren hoe ze hen zo goed mogelijk kunnen ondersteunen.

De oprechtheid van hun betrokkenheid is in hun beginperiode het belangrijkst. Van daaruit voegen we vaardigheden en bewustzijn toe om echt sterke, ondersteunende en empathische personeelsmanagers te creëren.

Er zijn enkele opmerkelijke stijlen waarmee je rekening moet houden bij het evalueren van je peoplemanagementtechnieken, zodat je deze kunt inzetten op een manier die prestaties, het behoud van medewerkers en een positieve werknemerservaring bevordert.

Peoplemanagementstijlen kunnen worden onderverdeeld in vier categorieën:

• Directief
• Coachend
• Ondersteunend
• Delegerend

Directief peoplemanagement

Bij directief peoplemanagement vertelt de manager medewerkers wat ze moeten doen en hoe ze dat moeten doen. Deze stijl is het meest effectief wanneer taken snel en efficiënt volgens een bepaalde norm of vereiste moeten worden uitgevoerd, of wanneer medewerkers zich nog aan het begin van hun ontwikkeling bevinden en meer begeleiding nodig hebben.

Dat gezegd hebbende, is er een groot verschil tussen een medewerker aansturen en micromanagen. Als je merkt dat je medewerkers micromanaget of hun werk of beslissingen tegenspreekt omdat ze niet zijn zoals jij het zou hebben gedaan, neem dan de tijd om je ware angsten te identificeren. Creëer vervolgens mogelijkheden voor je medewerkers om hun bekwaamheid te tonen, zelfvertrouwen op te bouwen en vertrouwen te creëren.

Coachend peoplemanagement 

In deze situatie geven managers duidelijke, specifieke aanwijzingen en ondersteunen ze medewerkers bij het bereiken van de gewenste resultaten. Deze stijl is effectief om mensen specifieke gedragingen en culturele normen aan te leren, zodat de manager in de toekomst mogelijk meer ondersteunend en minder directief kan optreden. 

De coachende stijl is nuttig bij het ontwikkelen van specifiek gedrag bij zeer bekwame medewerkers die zich aanpassen aan een nieuwe organisatiecultuur of context.

Ondersteunend peoplemanagement

De manager biedt medewerkers begeleiding en ondersteuning, maar laat hen hun eigen beslissingen nemen, inclusief het sturen van de resultaten.

Deze stijl is vaak positiever voor medewerkers en kan tot betere resultaten leiden wanneer er mogelijk meerdere "juiste antwoorden" zijn en medewerkers ervaren en bekwaam zijn in het creëren van een positief resultaat binnen de specifieke context of organisatie.

Delegerend peoplemanagement

De manager geeft medewerkers de autonomie om hun eigen beslissingen te nemen, met weinig ondersteuning of betrokkenheid.

De delegerende stijl kan nuttig zijn bij het ontwikkelen van vaardigheden van medewerkers en is doorgaans het meest geschikt voor zeer ervaren medewerkers die de context, cultuur en doelstellingen van de organisatie grondig begrijpen.

Geen aanpak die voor iedereen hetzelfde is

Zelfs binnen één team kunnen medewerkers met verschillende ontwikkelingsniveaus het best worden gemanaged of geleid met behulp van verschillende stijlen. De beste peoplemanagers zijn bekwaam in het bepalen welke stijlen het beste passen bij individuele medewerkers en teams.

In mijn ervaring met het managen van projectmanagers merk ik bijvoorbeeld dat nieuwe medewerkers in het begin meer aanwijzingen nodig hebben terwijl ze de context, cultuur, verwachtingen, teamnormen en bedrijfsnormen leren kennen.

Tijdens deze ontwikkelingsfase laat ik de nieuwe medewerkers vaak met mij samenwerken om een probleem op te lossen of een resultaat te bereiken. Later wijs ik hun projecten toe waarvoor zij de verantwoordelijkheid krijgen en kan ik overstappen op een coachende stijl. Naarmate hun ervaring en bekwaamheid toenemen, wordt mijn aanpak meer ondersteunend en later delegerend.

Wanneer je bepaalt welk type peoplemanagementstijl het beste past bij elk van je medewerkers, moet je rekening houden met hun ervaring en ontwikkeling of volwassenheid in hun rol en feedback vragen over je management. Zo kom je te weten of ze meer ondersteuning of aanwijzingen van jou nodig hebben om hun beste werk te leveren.

Het managen van medewerkers omvat de volgende taken, waarvan er veel essentieel zijn voor de levenscyclus van medewerkers:

• Werven en sollicitatiegesprekken voeren
• Inwerken en trainen
• Werk toewijzen en beoordelen
• Loopbaanontwikkeling en training
• Prestatiemanagement
• Erkenning en beloningen voor medewerkers
• Uitdiensttreding.

Naast deze taken speelt een manager van medewerkers een cruciale rol bij het creëren van een positieve en inclusieve werkomgeving door actief te luisteren naar zorgen van medewerkers, conflicten te bemiddelen en een cultuur van respect te bevorderen.

Om uit te blinken in deze managementtaken is het belangrijk om effectieve communicatie en voortdurend leren prioriteit te geven. Plan regelmatig één-op-één gesprekken om feedback van medewerkers te geven en te ontvangen, en blijf op de hoogte van de nieuwste trends en technieken in de sector via workshops, trainingen en managementcertificeringen.

Peoplemanagement vereist een combinatie van vaardigheden en capaciteiten die gericht zijn op het ondersteunen van medewerkers en het managen van prestaties, resultaten en de toewijzing van middelen.

Enkele belangrijke vaardigheden die hierbij specifiek in gedachten komen, zijn: 

1. Het vinden, interviewen en inwerken van medewerkers om de selectie en integratie van het juiste talent voor organisatorisch succes te waarborgen.
2. Vertrouwen opbouwen en vertrouwensrelaties onderhouden om een positieve en samenwerkende werkomgeving te creëren.
3. Actief luisteren en duidelijk communiceren om begrip mogelijk te maken, conflicten op te lossen en teamsamenwerking en afstemming te waarborgen.
4. Specifieke, tijdige feedback geven om medewerkers te begeleiden en te motiveren, zodat zij zich effectief kunnen ontwikkelen en hun prestaties kunnen verbeteren.
5. De sterke punten en kerncompetenties van mensen identificeren voor optimaal gebruik van talent, waardoor teamprestaties en werktevredenheid worden verbeterd.
6. Werk verdelen en delegeren voor een efficiënte taakverdeling, medewerkers die verantwoordelijkheid krijgen en een evenwichtige werkomgeving.
7. Duidelijke verwachtingen stellen om richting te geven, de inspanningen van het team op elkaar af te stemmen en een norm voor prestaties en verantwoordelijkheid vast te leggen.
8. Medewerkers motiveren om betrokkenheid te stimuleren, het moreel te verhogen en productiviteit en werktevredenheid te verbeteren.
9. Samenwerken bij het oplossen van problemen om uiteenlopende perspectieven en expertise te benutten, wat leidt tot innovatievere en effectievere oplossingen.
10. Ontwikkeling en leren van fouten aanmoedigen om een groeimindset, veerkracht en voortdurende verbetering onder medewerkers te bevorderen.
11. Successen vieren om prestaties te erkennen, het moreel van het team en individuen te versterken en positief gedrag en teameenheid te bevorderen.

1. Neem de juiste mensen aan

De juiste mensen aannemen is essentieel voor het succes van elke organisatie. Iemand met de verkeerde vaardigheden of waarden kan leiden tot verspilde tijd en moeite die voorkomen hadden kunnen worden.

Maar hoe weet je of iemand heeft wat ervoor nodig is? Hoe neem je een manager aan in plaats van een gewone werknemer? Dit zijn allemaal vragen waarop je antwoord nodig hebt voordat je kandidaten gaat bekijken

De beste manier om de juiste persoon aan te nemen is via een sollicitatieproces dat naast technische vragen over de functie of je bedrijf ook niet-technische vragen bevat over hun ervaring, waarden en doelen. Ik heb ook goede resultaten behaald door andere teamleden bij het sollicitatieproces te betrekken.

Hier is een tip om te onthouden: neem langzaam aan, ontsla snel. Als je de verkeerde persoon aanneemt, werk dan aan een snelle beëindiging van het dienstverband, zodat je verder kunt met je aannameplan en de juiste persoon kunt vinden om je team en de doelen van je organisatie te ondersteunen.

2. Stel duidelijke verwachtingen

Duidelijke verwachtingen stellen aan werknemers is een van de belangrijkste dingen die een manager voor teamleden kan doen. Je vertelt je werknemers wat je van hen verwacht en wat zij van jou kunnen verwachten.

Dus hoe kun je duidelijke verwachtingen stellen aan je werknemers? 

De beste manier om dit te doen is door een functieomschrijving of document ter verduidelijking van de rol te verstrekken waarin de specifieke taken en verantwoordelijkheden van de functie staan, evenals de doelen en doelstellingen van de positie. Dit document moet regelmatig worden bijgewerkt wanneer de verantwoordelijkheden van de werknemer veranderen.

Een andere manier om duidelijke verwachtingen te stellen is door regelmatig één-op-één-gesprekken met werknemers te voeren om hun prestaties te bespreken. Onthoud dat je hen wilt helpen de waarde en impact van hun acties in te zien en hen wilt begeleiden bij het behalen van de doelen van het team en hun persoonlijke doelen.

3. Geef regelmatig feedback

Regelmatig feedback geven is essentieel om open communicatie te behouden en misverstanden en verrassingen tot een minimum te beperken. 

Door feedback te geven, vertel je je teamleden wat ze goed doen en waar ze zich moeten verbeteren. Dit helpt ervoor te zorgen dat je werknemers voortdurend groeien en hun vaardigheden ontwikkelen.

Bij het geven van feedback pas ik Radicale openhartigheid toe. Prijs je werknemers publiekelijk en spreek hen onder vier ogen aan. Gebruik je emotionele intelligentie om te bepalen hoe je feedback geeft en sta er ook voor open feedback te ontvangen over de manier waarop je feedback geeft! 

Waarom is het zo belangrijk dat je dit regelmatig doet? Het is ontzettend belangrijk dat je negatieve feedback niet opspaart voor het officiële beoordelingsgesprek van een werknemer. Regelmatige check-ins zorgen ervoor dat je problemen sneller kunt corrigeren en de stress en angst van grotere gesprekken kunt verminderen.

4. Bied mogelijkheden voor training en ontwikkeling

Je wilt toch het gevoel hebben dat je voortdurend leert en professioneel groeit? 

Daarom is het zo belangrijk dat managers hun werknemers mogelijkheden voor ontwikkeling en training bieden die aansluiten bij individuele carrièredoelen. Door deze mogelijkheden te bieden, vertel je je werknemers dat je hun groei waardeert en in hun toekomst investeert.

Heb je iemand die zich wil ontwikkelen op het gebied van management en ernaar streeft leiding te geven aan mensen? Ondersteun dat. 

Om te groeien en verder te komen, heb je meer leiders nodig die je teams kunnen begeleiden. Moedig daarom altijd mensen aan die willen leren hoe ze anderen kunnen managen en hun leiderschapsvaardigheden willen ontwikkelen.

De beste manier om je teamleden mogelijkheden voor ontwikkeling en training te bieden, is door verschillende leermogelijkheden aan te bieden, zoals online cursussen, boeken, podcasts over leiderschap en management, of workshops die aansluiten bij hun interesses en loopbaanambities. Je kunt ook meelopen of functieroulatie aanbieden, zodat werknemers meer leren over andere onderdelen van het bedrijf.

5. Pak slechte prestaties snel aan

Als het gaat om het managen van werknemers die ondermaats presteren of het aanpakken van slechte prestaties, is timing allesbepalend. Zoals ik eerder aangaf: aarzel niet en stel gesprekken met werknemers over hun slechte prestaties niet uit.

Tegen de tijd dat je er als manager achter komt, worden anderen er zeker door geraakt en in het ergste geval komt het welzijn van de individuele werknemer in gevaar. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat het erger wordt.

Veelvoorkomende signalen van slechte prestaties zijn onder meer dat werknemers deadlines niet halen of werk van lage kwaliteit leveren, storend of vijandig gedrag vertonen, of weinig betrokkenheid of motivatie tonen. Soms is dit een teken dat een werknemer op het punt staat ontslag te nemen, maar niet altijd.

In sommige gevallen zullen goed presterende werknemers die samenwerken met werknemers die slecht presteren prestatieproblemen opmerken en hierover klagen. Praat met de mogelijk slecht presterende werknemer en vraag naar diens perspectief op hoe het gaat en met welke uitdagingen het team te maken heeft bij het behalen van zijn doelen. In sommige gevallen kan een gebrek aan zelfbewustzijn simpelweg het probleem zijn.

Wat kun je doen als feedback geven en het probleem snel aanpakken niet werkt?

Wanneer je bevestigt dat een werknemer niet aan de prestatienormen voldoet, begin dan direct met het documenteren van de problemen en voeg details, tijdstippen en gevolgen toe. Het vastleggen van details over de situaties, je interventies, gegeven feedback, reacties en overeengekomen vervolgstappen is erg nuttig als problemen aanhouden of zich ontwikkelen tot een punt waarop ontslag volgt.

6. Stimuleer creativiteit en innovatie; omarm mislukking

"Je moet vertrouwen op de passie, gedrevenheid en creativiteit van iemand die echt met een idee aan de slag wil gaan. Vertrouwen is wat we nodig hebben om succesvol te zijn in ons werk en in de relatie die we met onze managers moeten hebben." - John Carter, uitvinder van de Bose-koptelefoon met ruisonderdrukking

Creativiteit en innovatie op de werkplek stimuleren is een belangrijke drijvende kracht achter groei, werknemersbetrokkenheid en behoud van werknemers. Creatieve en innovatieve werknemers zijn meer betrokken en gemotiveerd en komen eerder met nieuwe ideeën en oplossingen voor problemen.

Maar een deel van creativiteit, innovatie en groei is mislukking. In innovatieve organisaties moet mislukking worden gezien als een kans om te leren. Het is belangrijk om een omgeving te creëren waarin het oké is om fouten te maken. Als manager kun je dit doen door werknemers te helpen van de ervaring te leren.

Om te helpen vaststellen wat er misging, kun je beginnen met vragen als "Wat probeerde je te bereiken?", "Met welke belangrijke uitdagingen kreeg je te maken?" en "Wat ga je veranderen of aanpassen bij je volgende poging?" Deze vragen zijn toekomstgericht en helpen je werknemers te leren.

7. Luister actief naar je mensen, teams en organisatie

Actief luisteren is een communicatietechniek en sociale vaardigheid waarbij je goed let op de persoon die spreekt, hem of haar niet onderbreekt, oogcontact maakt en indien nodig aantekeningen maakt. 

Ja, dit is een interpersoonlijke vaardigheid die managers moeten hebben, omdat deze essentieel is voor het creëren van een bedrijfscultuur waarin werknemers zich gesteund en gesterkt voelen. 

Het doel van actief luisteren is ervoor te zorgen dat de spreker zich gehoord en begrepen voelt. Dit is nuttig voor zowel nieuwe als ervaren managers, omdat de verschillende niveaus van luisteren hen helpen een dieper inzicht te krijgen in de gedachten en gevoelens van hun werknemers. Op hun beurt kunnen managers hun werknemers beter ondersteunen en hen helpen hun doelen te bereiken.

Actief luisteren helpt ook om vertrouwen op te bouwen tussen de manager en de werknemer, omdat het laat zien dat je waarde hecht aan de persoon die spreekt.

Wanneer werknemers zich gehoord en begrepen voelen, ontstaat er een positievere werkomgeving en heeft dit invloed op de betrokkenheid, het behoud en de productiviteit van werknemers. Het is ook een zeer nuttige vaardigheid bij conflicten.

8. Vier successen

Wanneer mensen het gevoel hebben dat hun harde werk wordt erkend en gewaardeerd, zullen ze zich meer betrokken en gemotiveerd voelen. Hierdoor worden ze productiever en dragen ze meer bij aan de organisatie.

Een succesvolle strategie voor personeelsmanagement omvat het vieren van successen met werknemers en het bedanken van hen voor hun harde werk. Luid de bel!

Vier je werknemers door het nieuws over hun succes met anderen te delen en hen publiekelijk te feliciteren. Je kunt dit persoonlijk doen, op virtuele samenwerkingsplatforms en zelfs op LinkedIn!

Mensen horen graag over de successen van het bedrijf en hun collega's. Het geeft hen het gevoel dat ze deel uitmaken van iets groters en dat hun werk waardevol is.

Lees ook: 30 creatieve ideeën voor erkenning en waardering van werknemers

Bonus: omgaan met werken op afstand

Na bijna twee jaar waarin ik directe medewerkers via een webcam en headset aanstuurde, heb ik unieke manieren gevonden om verbondenheid binnen het team op te bouwen, besluitvorming te faciliteren, nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en resultaten te blijven leveren. 

Hier is mijn checklist om een goede manager te zijn en wereldwijde teams te managen: 

• Leer je mensen kennen. Leer meer over hun leven, competenties, doelen en wat ze buiten het werk graag doen. Dit helpt empathie en verbondenheid op te bouwen.
• Maak op informele en frequente wijze contact. Plan consequent tijd in om je mensen te spreken. Voor de meeste situaties is 25 minuten per week of per twee weken het beste. Je werknemers moeten deze tijd sturen, omdat die gericht moet zijn op hun prestatiegroei en ontwikkeling. Zoals Zack McGill aangeeft in een artikel over het managen van verkoopteams op afstand: "Ik heb regelmatig individuele check-ins met het hele team (één-op-ééngesprekken, coaching van telefoongesprekken, ad-hocoverleg enzovoort). We proberen ook maandelijks online samen te komen voor de gezelligheid."
• Pas je leiderschapsstijl aan per werknemer en aan de context. Afhankelijk van hun ontwikkeling en behoeften moet je mogelijk meer tijd besteden aan sommige teamleden dan aan andere. Besteed tijd waar dat nodig is en geef leiding aan werknemers op afstand op basis van hun behoeften, niet die van jou.
• Moedig professionele ontwikkeling aan. Dat mensen vanuit huis werken, betekent niet dat ze moeten stoppen met leren. Leren kan helpen het gevoel van "mwah" te doorbreken en ons in de richting van nieuwe competenties, vaardigheden en interesses te bewegen. 
• Bouw verbindingen op en stimuleer teamwerk. Het kan lastig zijn om vanuit huis anderen te ontmoeten en echte relaties op te bouwen wanneer je probeert "initiatieven af te ronden". Bedenk wat je teams voor de lol vanuit huis kunnen doen! Jackbox-spellen zijn een grote hit bij mijn team.

Leid ten slotte altijd met empathie. Bij veel bedrijven is mensen op de eerste plaats zetten een kernwaarde. Ik vat dit zo op dat het mijn rol als leider is om empathisch te zijn.