11 beste praktijken voor een hybride personeelsbestand voor 2026

Sommige organisaties geven hun werknemers de vrijheid om hun werkplek te kiezen op basis van de taak of hun stemming van die dag, terwijl andere organisaties hierin meer voorschrijvend zijn.

Het model houdt rekening met de uiteenlopende behoeften van werknemers en erkent dat sommige taken beter geschikt zijn voor rustige omgevingen waarin men ongestoord kan werken, terwijl andere baat hebben bij samenwerking van persoon tot persoon 

Het is nu een populair werkmodel voor veel bedrijven en kan, mits correct geïmplementeerd, organisaties helpen hun werkgeversmerk te versterken, de betrokkenheid te vergroten en kantoorkosten te verlagen.

Voordelen van hybride werken

Hybride werken kan talrijke voordelen bieden voor zowel werkgevers als werknemers.

Hoe hybride werken werkgevers ten goede komt 

Kostenbesparing

Na salarissen zijn vastgoedkosten de grootste uitgavenpost voor werkgevers. Met een slimme kantoorplanning en de juiste software voor het reserveren van flexibele werkplekken kan hybride werken de vastgoedkosten verlagen.

Het is dan ook een “vanzelfsprekende keuze” dat hybride werken op de prioriteitenlijst van werkgevers moet staan, zodat zij de besparingen elders kunnen herinvesteren.

Gemakkelijker werven

Zoals in de inleiding vermeld, geeft de meerderheid van de mensen de voorkeur aan een hybride model boven volledig op kantoor werken. Dit geeft organisaties die hybride werken aanbieden een voorsprong op de arbeidsmarkt.

Productiviteit en behoud

Er zijn talrijke rapporten verschenen over de positieve impact die hybride werken heeft gehad op productiviteit en tevredenheid. 

Steeds meer werkgevers melden dat het invoeren van een hybride werkschema de productiviteitsniveaus van hun werknemers heeft verhoogd. 

Dit heeft op zijn beurt ook invloed gehad op de tevredenheid van werknemers over hun werk. Dit wordt geïllustreerd door een rapport van Gallup, waaruit bleek dat 50% van de ondervraagde leiders & managers “verbeterd behoud” noemde als een van de 5 grootste voordelen van hybride werken.

Flexibiliteit en veerkracht 

Zoals de plotselinge stopzetting van het “normale leven” in 2020 liet zien, waren maar weinig organisaties flexibel en veerkrachtig genoeg om op de plotselinge veranderingen te reageren. 

Bij een vorig bedrijf waar ik werkte, waren de teams die beter op de plotselinge veranderingen reageerden de teams die al hybride werkten. De werknemers die “op kantoor” werkten, hadden meer tijd en middelen nodig om zich aan de verandering aan te passen en terug te keren naar normale productiviteitsniveaus.

Bedrijven met een beleid voor hybride werken zijn beter in staat om op plotselinge schokken te reageren en zullen veerkrachtiger zijn in dergelijke situaties. Het aansturen van verspreid werkende teams in een hybride omgeving vereist echter flexibel leiderschap en aangepast technologiegebruik.

Hoe hybride werken werknemers ten goede komt 

Gezondheid en welzijn 

Uit een recent onderzoek van IWG bleek dat werknemers die hybride werken profiteren van een betere mentale en fysieke gezondheid. 

Minder tijd onderweg en minder tijd opgesloten op kantoor betekent dat zij meer kunnen bewegen, langer kunnen slapen en gezonder kunnen eten, wat resulteert in een aanzienlijk gezonder personeelsbestand. 

Daarnaast zorgt hybride werken ervoor dat werknemers meer tijd hebben om huishoudelijke klusjes te doen of de kinderen van school te halen, en draagt het bij aan een gezondere levensstijl. 

Kostenbesparingen

Naast het bevorderen van welzijn en een gezonde levensstijl, zorgt hybride werken ook voor lagere uitgaven aan vervoer, eten, kleding en zelfs kinderopvang.

Netwerken uitbreiden

Als het goed wordt aangepakt, kan hybride werken mensen samenbrengen die normaal gesproken niet samenwerken.

Afhankelijk van je kantoorinrichting en de manier waarop je ruimtebeheer benadert door middel van technieken zoals flexwerken, kun je ruimtes creëren waar werknemers zowel actief als passief kunnen samenwerken met mensen met wie ze normaal gesproken niet zouden samenwerken.

9 uitdagingen van hybride werken

Hier zijn enkele uitdagingen die ik ben tegengekomen bij het opzetten van onze strategie voor een hybride personeelsbestand. 

1. Ontevredenheid onder werknemers

Waar collega's werken en hoe vaak ze op kantoor zijn, blijft een controversieel onderwerp. 

Veel werknemers kregen tijdens de COVID-19-pandemie aanzienlijk meer flexibiliteit, waarvan ze met tegenzin afstand zouden doen. Als je geen rekening houdt met de voorkeuren en zorgen van werknemers, kan dit leiden tot ontevredenheid, minder betrokkenheid en personeelsverloop.

2. Benutting van kantoorruimte

Een belangrijk voordeel van hybride werken is dat werkgevers hun kantooroppervlak kunnen verkleinen en de benutting van hun kantoorruimte kunnen optimaliseren. 

Maar dit potentiële kostenbesparende voordeel brengt ook zijn eigen uitdagingen met zich mee. Verkleining van het kantoor kan vereisen dat collega's gebruikmaken van kantoren of werkplekken volgens het principe van flexwerken of 'hoteling', wat soms lastig te coördineren is.

Ook kunnen andere veranderingen in de kantoorinrichting nodig zijn om je ruimte optimaal te benutten (d.w.z. traditionele werkhokjes ombouwen tot samenwerkingscentra voor samenwerking op locatie).

3. Technologie

Het afwisselen tussen kantoor- en externe locaties vereist de juiste technologische infrastructuur, waaronder veilige netwerkmogelijkheden, laptops en hulpmiddelen voor samenwerking. 

Het kan ook nodig zijn om gespecialiseerde software en kantoortechnologie te gebruiken om het beheer van werknemers te faciliteren.

Zo zijn tools voor elektronische handtekeningen essentieel voor hybride werknemers, omdat zij hiermee documenten kunnen ondertekenen ongeacht waar ze zich bevinden.

4. Gegevensbeveiliging

Wanneer collega's vanaf meerdere locaties werken, zijn verbeterde protocollen voor informatiebeveiliging nodig om ervoor te zorgen dat je de gevoelige gegevens van je organisatie en haar klanten beschermt. 

Thuiswerken brengt een verhoogd risico met zich mee op social engineering, phishing en toegang tot gevoelige informatie via onbeveiligde netwerken. 

Werknemers die op afstand werken, klikken zelfs drie keer vaker op een phishing-e-mail dan werknemers die op kantoor werken.

Thuiswerken vereist extra aandacht voor het beschermen van je werknemers tegen malware en cyberaanvallen en voor het waarborgen dat alle informatie vanaf beveiligde apparaten wordt geraadpleegd. 

5. Nieuwe werknemers inwerken en integreren

Hoewel thuiswerken vanuit het oogpunt van onboarding bepaalde efficiëntievoordelen biedt, is aanvullende planning nodig om ervoor te zorgen dat mensen goed worden ingewerkt en in je organisatie worden geïntegreerd.

Tijdens dagen waarop werknemers op locatie werken, zijn bewuste inspanningen nodig om ervoor te zorgen dat je collega's de bedrijfscultuur leren kennen, een netwerk opbouwen en de relaties ontwikkelen die nodig zijn om succesvol te zijn in hun functie en loopbaan (d.w.z. ervoor zorgen dat nieuwe werknemers op locatie een ervaren buddy hebben die volgens hetzelfde ritme als zij naar kantoor gaat om hen te helpen bij hun inwerkperiode). 

Dit geldt vooral wanneer je nadenkt over het integreren van junior werknemers in je organisatie die niet de kans hebben gehad om in een kantooromgeving te werken en ook kunnen profiteren van de netwerkmogelijkheden en begeleiding die deze omgeving biedt.

6. Inclusiviteit en gelijkheid

Er bestaat een risico dat je een omgeving creëert die werknemers op locatie bevoordeelt boven werknemers op afstand of werknemers in kleinere kantoorlocaties. Dit omvat een gebrek aan zichtbaarheid van carrièremogelijkheden en moeilijkheden rond netwerken en informatie.

7. Effectieve samenwerking

Meer samenwerking is een van de belangrijkste voordelen die werkgevers benadrukken wanneer ze hun strategieën voor hybride werken communiceren. 

Er kunnen echter nog steeds samenwerkingsproblemen ontstaan voor werknemers op afstand of werknemers die op verschillende locaties/satellietkantoren werken, en in situaties waarin een groot aantal collega's fysiek bij elkaar aanwezig is terwijl anderen virtueel proberen bij te dragen.

8. Balans tussen werk en privé

Er zijn voor- en nadelen aan het behouden van een gezonde balans tussen werk en privé wanneer er zowel op kantoor als op afstand wordt gewerkt.

Aan de ene kant maakt werken op afstand het moeilijker voor mensen om af te sluiten en te stoppen met werken, en vervaagt de grens tussen hun privétijd en werktijd.

Het is gemakkelijker om af te sluiten wanneer je het kantoor verlaat, maar een nadeel voor sommigen kan een extreem lange reistijd zijn die hun tijd in beslag neemt. Het is belangrijk om te erkennen dat verschillende mensen hier op verschillende manieren door worden geraakt.

9. Vermoeidheid door virtuele vergaderingen

Vermoeidheid door virtuele vergaderingen in hybride omgevingen komt voort uit een verhoogde cognitieve belasting doordat non-verbale signalen ontbreken, en uit de belasting van het voortdurend schakelen tussen HR-hulpmiddelen en apps. Daarnaast dragen het gevoel dat je “altijd aanstaat", fysieke belasting door schermtijd en uitdagingen bij het combineren van interacties op afstand en in persoon bij aan uitputting.

Als je af en toe een evenement op locatie organiseert om dit tegen te gaan, probeer dan hulpmiddelen voor het boeken van vergaderruimtes die aanpasbare uitnodigingen en meldingen integreren, zodat mensen begrijpen wanneer het noodzakelijk is dat ze op locatie aanwezig zijn.

11 beste werkwijzen voor hybride personeelsbestanden

Op basis van de hierboven beschreven uitdagingen zijn dit mijn strategieën en beste werkwijzen om je hybride werkmodel te laten werken.

1. Begin met feedback van werknemers

Hoewel de uitdagingen die gepaard gaan met het implementeren van een hybride personeelsbestand ontmoedigend kunnen lijken, is het goede nieuws dat we nu veel beter weten wat wel en niet werkt. 

80% van de leiders heeft spijt van hun plannen om vroeg terug te keren naar kantoor, maar door hun vallen en opstaan hebben we gezien dat degenen die het succesvolst zijn “beslissingen nemen samen met hun werknemers, in plaats van voor hen.”

Zoals American Express ontdekte, is het vooraf verzamelen van feedback van je werknemers om samen je aanpak van hybride werken vorm te geven een essentieel onderdeel om hen te helpen je verandering te omarmen en ervoor te zorgen dat je hybride model zo goed mogelijk bij hen past.

Er is echter een zekere doelgerichtheid nodig om de juiste informatie naar boven te halen die nodig is om de feedback van je werknemers in je plannen te verwerken. Priya Parker verwoordt dit prachtig:

“Werknemers vragen of ze “terug naar kantoor” willen, is de verkeerde vraag. In plaats daarvan zouden managers moeten vragen: Waar verlangde je naar toen we elkaar niet fysiek konden ontmoeten? Wat heb je niet gemist en ben je bereid achter je te laten? Welke vormen van overleg heb je tijdens de pandemie uit noodzaak bedacht die verrassend goed werkten? Waarmee zouden we nu kunnen experimenteren?”

Andere goede vragen om te overwegen zijn onder meer: 

• Welke taken of soorten werk vind je productiever wanneer je op afstand werkt? Welke taken doe je liever op kantoor?
• Hoe kunnen we zorgen voor effectieve communicatie en samenwerking tussen teamleden op afstand en op locatie?
• Welk niveau van flexibiliteit is voor jou het meest gunstig? 
• Welke leer-, groei- en ontwikkelingsmogelijkheden zouden nuttig zijn om ervoor te zorgen dat collega's in een hybride omgeving het juiste niveau van ondersteuning voor professionele ontwikkeling krijgen?

2. Stel een verandermanagementplan op

Net als bij elke andere grote verandering die je binnen je organisatie doorvoert, is een verandermanagementplan cruciaal om je organisatie door de overgang naar een hybride personeelsbestand te begeleiden. 

Verandering kan zeer verstorend zijn voor je werknemers en leiden tot een lagere productiviteit, een lager moreel en meer personeelsverloop als deze niet op de juiste manier wordt aangepakt.

Hier komt je verandermanagementplan om de hoek kijken. Een goed uitgevoerde verandermanagementstrategie zal de weerstand van werknemers minimaliseren, hun angsten en onzekerheden aanpakken, de productiviteit op peil houden en uiteindelijk de invoering en het langetermijnsucces van de verandering bevorderen.  

Verandermanagementplannen beginnen met het creëren van bewustzijn over het WAAROM achter de verandering en behandelen de specifieke zorgen van elke doelgroep die wordt geraakt.

Het is van cruciaal belang dat je je collega's bewust maakt van de verandering en transparant bent over het besluitvormingsproces.

Daarnaast zorgt het in staat stellen van je leidinggevenden om veranderaars te worden en hun teams te begeleiden bij de invoering van je hybride model ervoor dat je werknemers op alle niveaus de nodige ondersteuning krijgen om de verschillende fasen van de invoering van de verandering te doorlopen.  

De omvang, reikwijdte en complexiteit van je organisatie bepalen in welke mate verandermanagement nodig is om de implementatie van je hybride personeelsbestand te ondersteunen.  

Je moet bijvoorbeeld specifieke strategieën ontwikkelen voor nichegroepen of persona’s binnen je organisatie. Als je bedrijf gespecialiseerde verandermanagementprofessionals heeft, is het essentieel om met hen samen te werken aan de juiste strategie voor verandermanagement en communicatie.

Een hulpmiddel dat ik bijzonder nuttig vind voor iemand die minder ervaring heeft met het aansturen van verandermanagement, is de veranderingsadoptiecurve.

Dit is een uitstekend hulpmiddel en een visuele weergave die je kan helpen nadenken over de verschillende fasen die je medewerkers moeten doorlopen wanneer ze je nieuwe hybride model invoeren.

Verder lezen: Verandermanagement binnen HR: leid verandering effectief als HR-professional

3. Zorg ervoor dat leidinggevenden het goede voorbeeld geven 

Leidinggevenden in je organisatie moeten zich zeer bewust zijn van de schaduw die ze werpen.  

Hypocriet gedrag van het type “Doe wat ik zeg, niet wat ik doe” zal je plan voor hybride werken volledig ondermijnen.

Het goede voorbeeld geven kan helpen een positieve toon te zetten, het gedrag van medewerkers te beïnvloeden en een cultuur van vertrouwen en samenwerking te creëren in je nieuwe hybride werkomgeving.

Manieren waarop je leidinggevenden het goede voorbeeld kunnen geven, zijn onder andere:

Vroege gebruikers worden

Leidinggevenden kunnen hun steun voor het hybride werkmodel tonen door vroege gebruikers te worden en deel te nemen aan zowel activiteiten op afstand als op kantoor. Door je leidinggevenden te vragen het nieuwe hybride model te omarmen voordat je dit aan je grotere medewerkersbestand vraagt, kun je de waarde van de flexibiliteit en voordelen ervan zichtbaar maken.

Werkdagen op afstand en op kantoor effectief in balans brengen

Het is van cruciaal belang dat leidinggevenden in de praktijk brengen wat ze prediken door werkdagen op afstand en op kantoor in balans te brengen. Door ervoor te zorgen dat leidinggevenden naast hun aanwezigheid op kantoor ook gebruikmaken van thuiswerkdagen, zet je de toon en voelen je medewerkers zich comfortabeler bij hun eigen balans.   

Duidelijk en transparant communiceren

Bij leidinggeven hoort ook het vertegenwoordigen van de standpunten van het bedrijf, zelfs wanneer het om een moeilijk gesprek gaat. Het is belangrijk dat leidinggevenden constante communicatie niet uit de weg gaan en de visie van het bedrijf duidelijk met hun medewerkers delen.

Actief luisteren en je aanpassen

De helft van communiceren is luisteren. Het is essentieel dat leidinggevenden actief naar hun collega’s luisteren, hun zorgen horen en hun vragen beantwoorden. 

Voor zover dat mogelijk is, moeten leidinggevenden zich aanpassen en flexibiliteit bieden binnen de passende kaders van je beleidsregels en procedures voor het hybride personeelsbestand (bijvoorbeeld de tijd aanpassen waarop medewerkers op kantoor moeten verschijnen of vertrekken, de dagen waarop ze op kantoor werken aanpassen als bepaalde dagen minder wenselijk zijn dan andere, of hen bij de start van je hybride aanpak zelfs een overgangsperiode geven zodat ze de nodige aanpassingen kunnen doen om aan de verwachtingen voor de hybride werkplek te voldoen).  

Een inclusieve omgeving creëren

Tot slot moeten leidinggevenden ervoor zorgen dat ze een inclusieve omgeving creëren waarin medewerkers op afstand en op kantoor goed kunnen functioneren.  Dit betekent dat zowel teams op afstand als medewerkers die fysiek aanwezig zijn actief kunnen deelnemen aan discussies en besluitvorming, en erkenning krijgen.

4. Maak een draaiboek

Gleb Tspiursky, een van de actiefste stemmen op het gebied van hybride personeelsbestanden, wijst op een fundamentele fout die veel organisaties maken in hun aanpak van hybride werken: 68% van de bedrijven heeft geen gestructureerd draaiboek om hun hybride aanpak te ondersteunen. 

Zoals Tsipursky aangeeft: “De toekomst van werk is hybride en het succes ervan hangt grotendeels af van ons vermogen om een goed gedocumenteerde aanpak voor dit model op te stellen.”

Een draaiboek is essentieel voor het opbouwen van consistentie, efficiëntie, kennisoverdracht en ondersteuning op aanvraag voor je medewerkers en leidinggevenden. Daarnaast biedt het ondersteuning bij schaalbaarheid en helpt het bij het inwerken en integreren van nieuwe medewerkers in je organisatie.

Voor je hybride draaiboek kun je onder andere de volgende onderdelen opnemen:

• Onderbouwing. Het ‘waarom’ achter uw hybride aanpak. 
• Overzicht van het hybride model. Een gemakkelijk te begrijpen samenvatting van uw model 
• Verwachtingen rondom planning en werktijden. Eventuele specifieke parameters met betrekking tot planningen en werktijden.
• Ondersteuning voor werkplek en apparatuur. Leg uit waar uw werknemers zullen werken (bijvoorbeeld speciale werkplekken, flexplekken, toegang tot printers enzovoort). 
• Rollen en verantwoordelijkheden. Beschrijf specifieke verantwoordelijkheden gedurende het proces, vooral van leidinggevenden en wat zij moeten doen om hun teams te ondersteunen en over welk niveau van autonomie zij beschikken. 
• Strategisch gebruik van teams: Sommige taken hebben baat bij samenwerking, terwijl andere individueel kunnen worden uitgevoerd.
• Communicatierichtlijnen. Hoe uw leidinggevenden en anderen moeten communiceren over uw nieuwe hybride werkplek.
• Samenwerkingstools voor teams. De tools en processen die beschikbaar zijn om hybride werk te ondersteunen, evenals hulpmiddelen om werknemers te helpen deze te gebruiken (bijvoorbeeld Microsoft Teams, Zoom enzovoort). 
• Documentbeheersysteem. Een manier waarop werknemers overal en op elk moment toegang hebben tot de bedrijfsdocumenten die zij nodig hebben om hun werk te doen, van proceshandleidingen tot verschillende sjablonen.
• Aanvullende bronnen en contactpersonen. Eventuele aanvullende bronnen en informatie over waar werknemers terechtkunnen met verdere vragen of voor ondersteuning.

Uw draaiboek moet worden gepubliceerd op een locatie die gemakkelijk toegankelijk is voor zowel uw werknemers als leidinggevenden.  

Een veelgebruikte beproefde werkwijze is een pagina op uw bedrijfsintranet of gedeelde opslaglocatie die specifiek aan uw hybride model is gewijd.

U kunt uw draaiboek en andere bronnen (bijvoorbeeld trainingsmateriaal voor leidinggevenden die hybride teams aansturen) op de site plaatsen.

Zodra uw aanpak voor hybride werken volledig is ingevoerd, wilt u uw draaiboek opnemen in uw werknemershandboek, zodat het onderdeel wordt van uw onboarding en de algehele werknemerservaring.

5. Gebruik de juiste tools 

De juiste samenwerkingstools en processen zijn essentieel voor het creëren van een succesvolle hybride werkplek.  

Uw mensen moeten effectief kunnen samenwerken, ongeacht of ze op locatie of op afstand werken. Mogelijk moet u ook nagaan of bepaalde processen moeten worden aangepast om samenwerking tussen meerdere werkomgevingen beter mogelijk te maken.

Een van mijn favoriete tools die mijn team en ik hebben ingevoerd, is Miro—in wezen een online whiteboardplatform dat in de technologiesector vaak wordt gebruikt door wendbare productteams.

We hebben gemerkt dat het uitstekend werkt voor synchrone en asynchrone samenwerking, het centraal opslaan van informatie en het bevorderen van innovatie en creativiteit. We hebben het zelfs gebruikt om workshops voor medewerkersbetrokkenheid en teambuildingactiviteiten te faciliteren.

6. Flexibele werktijden 

Het is essentieel dat u uw mensen binnen de beperkingen van uw model voor hybride werken zoveel mogelijk flexibiliteit biedt.  

Volgens onderzoek van McKinsey wordt flexibel werken vrijwel universeel ingevoerd wanneer het werknemers wordt aangeboden.

In feite zal 87% van de werknemers gebruikmaken van mogelijkheden voor hybride werken op afstand als zij die mogelijkheid krijgen.  

Werknemers hechten meer dan ooit waarde aan flexibiliteit van hun werkgevers. Daarom kan het essentieel zijn om een flexibel model te creëren waarmee uw werknemers op hun eigen voorwaarden invulling kunnen geven aan hybride werken. Dit bevordert hun betrokkenheid en draagvlak. 

Overweeg flexibiliteit te bieden op de volgende gebieden:

• Gewerkte uren (bijvoorbeeld mantelzorgers, ouders enzovoort de mogelijkheid bieden hun werk rond gezinsverantwoordelijkheden te organiseren) 
• Dagen waarop op kantoor versus op afstand wordt gewerkt
• Aantal dagen dat op kantoor wordt gewerkt 
• Gecomprimeerde werkweek (bijvoorbeeld vier dagen van tien uur) 
• Flexibele werktijd
• Flexibiliteit qua locatie 
• Op afstand werken op korte termijn, afhankelijk van de behoefte 
• Uitgebreide verlofopties om in persoonlijke behoeften te voorzien.

7. Gelijkwaardigheid tijdens vergaderingen 

Je zult waarschijnlijk situaties tegenkomen waarin sommige medewerkers op kantoor werken, terwijl anderen op afstand of op een andere kantoorlocatie werken. Het is essentieel om een omgeving te creëren waarin alle collega’s hun stem kunnen laten horen, ongeacht hun werklocatie.  

Overweeg het volgende om gelijkwaardigheid tijdens vergaderingen te bevorderen:

• Stel basisregels op en moedig actieve deelname aan
• Maak gebruik van videoconferentietools die geschikt zijn voor hybride werken
• Wissel vergaderlocaties af
• Maak gebruik van voorbereidende documenten en stel duidelijke vergaderagenda’s op.

Tools zoals Zoom kunnen verwarring veroorzaken door zijgesprekken, gemiste sociale signalen of technische problemen, en leiders moeten deze dynamiek bewust in goede banen leiden.

8. Ga bewust om met gezamenlijke dagen

Het verbeteren van samenwerking en communicatie moet de hoeksteen zijn van de kantoorervaring van je medewerkers. Maar een goede planning en coördinatie zijn nodig om ervoor te zorgen dat je mensen deze voordelen daadwerkelijk ervaren.  

Overweeg het volgende om ervoor te zorgen dat je teams het meeste halen uit hun gezamenlijke dagen op kantoor:

Optimaliseer de fysieke ruimte

Gebruik een agiel werkruimteontwerp om je werkplek te optimaliseren voor verschillende manieren van werken (zoals teamruimtes, individuele werkplekken, stille zones enzovoort). Als je kantoorruimte eruitziet als de traditionele kantoortuin met hokjes die zich zover uitstrekken als het oog kan zien, is het misschien tijd om te moderniseren.

Stem af met teamleden

Tijd op kantoor werkt alleen als mensen er ook daadwerkelijk zijn — nou ja — fysiek aanwezig zijn. Verwachtingen moeten vooraf worden vastgesteld om ervoor te zorgen dat de agenda’s van je team op elkaar zijn afgestemd en dat medewerkers beschikbaar zijn en dezelfde doelen hebben voor hun gezamenlijke tijd. Leiders moeten duidelijke doelen stellen voor wat het team zal bereiken en voor welke taken samenwerking op locatie nodig is.

Stimuleer teamvergaderingen en een-op-eengesprekken

Belangrijke contactmomenten, zoals teamvergaderingen en een-op-eengesprekken, zijn een goede manier om je tijd op kantoor te benutten. Teamvergaderingen op locatie helpen communicatie, verbondenheid en betrokkenheid te bevorderen.  

Op dezelfde manier stellen een-op-eengesprekken op locatie leiders in staat om relaties te versterken en zinvollere gesprekken te voeren. Dit kan vooral waardevol zijn voor coaching, feedback en ondersteuning bij loopbaanontwikkeling.

Geef prioriteit aan gezamenlijke ervaringen

Workshops, brainstormsessies en andere samenwerkingsgerichte vergaderingen lenen zich bij uitstek voor tijd op locatie.

Leiders moeten met de teams afstemmen om beter te begrijpen welke taken het team gezamenlijk moet uitvoeren en welke daarvan baat kunnen hebben bij persoonlijke samenwerking op locatie. 

Netwerken en sociale tijd

Netwerken en sociale tijd zijn cruciaal voor de betrokkenheid, het welzijn en de loopbaangroei van medewerkers. Dit geldt vooral voor beginnende en nieuwe medewerkers die nog leren hoe de bedrijfscultuur werkt en wat ervoor nodig is om binnen je organisatie een loopbaan op te bouwen.

Leren en ontwikkeling

Sommige activiteiten op het gebied van leren en ontwikkeling kunnen ook baat hebben bij persoonlijk contact. 

Trainingssessies, workshops, praktijkgerichte training of training op de werkplek, coaching en het ontwikkelen van vaardigheden zijn allemaal goede manieren om de vaardigheden van je medewerkers naar een hoger niveau te tillen.

Een bijkomend voordeel is dat medewerkers die deze activiteiten samen op locatie doorlopen, ook kunnen bijdragen aan teambuilding.

9. Breng autonomie en afstemming in balans

Het in balans brengen van autonomie en afstemming is een belangrijke beste praktijk voor hybride werken, omdat het medewerkers in staat stelt hun werk zelfstandig te organiseren en er tegelijkertijd voor zorgt dat ze afgestemd blijven op de organisatiedoelen en teamdoelstellingen.

Enkele tips:

• Stel duidelijke doelen en verwachtingen vast: Definieer duidelijke, meetbare doelstellingen voor elk teamlid en zorg ervoor dat zij begrijpen hoe hun werk bijdraagt aan bredere bedrijfsdoelen.
• Regelmatige check-ins en feedback: Voer regelmatig gestructureerde check-ins uit (bijvoorbeeld wekelijks of tweewekelijks) om de voortgang, uitdagingen en volgende stappen te bespreken. Zo blijven teams op één lijn en krijgen ze tegelijkertijd de ruimte om zelfstandig te werken.

10. Stel een luisterstrategie na de lancering op

Het is niet alleen van cruciaal belang om vooraf de feedback van je medewerkers te verzamelen bij het ontwerpen van je aanpak voor hybride werken, maar het is ook essentieel dat je een goed ontwikkelde luisterstrategie hebt om het succes van je model voor hybride werken te evalueren en dit waar nodig aan te passen, zodat het blijft voldoen aan de behoeften van je bedrijf en je medewerkers.

Door naar je mensen te luisteren, geef je hun een stem bij het vormgeven van het model voor hybride werken. Dit kan leiden tot een hogere mate van betrokkenheid, tevredenheid en productiviteit.

Overweeg tactieken zoals medewerkerstevredenheidsonderzoeken, focusgroepen en individuele interviews om anonieme feedback van je collega's te verzamelen. Het is belangrijk dat je een veilige omgeving creëert waarin je medewerkers feedback kunnen delen en hun stem kunnen laten horen.

Tot slot: wat heb je aan een luisterstrategie als je er geen actie op onderneemt?  

Net als bij alle producten en diensten die je je medewerkers aanbiedt, moet je je hybride aanpak na de implementatie blijven bijstellen en verfijnen.  

Het is altijd een goede gewoonte om met je medewerkers te delen dat je ‘naar hun stem hebt geluisterd’ en hun te vertellen welke veranderingen je doorvoert op basis van de feedback die zij hebben gegeven. 

Dit zal de betrokkenheid versterken en een cultuur creëren waarin zij in de toekomst eerder bereid zullen zijn feedback te geven.

11. Pak de telefoon

Met alle technologische samenwerkings- en chatprogramma's die beschikbaar zijn, is het gemakkelijk om directe gesprekken in real time te verwaarlozen. 

Leidinggevenden moeten zoveel mogelijk beschikbaar zijn voor dit soort ondersteuning en teamleden moeten zich voldoende op hun gemak voelen om de telefoon te pakken en te bellen.  

Onthoud: je bent uniek 

Hoewel er veel wordt gesproken over de ‘juiste manier’ om een hybride personeelsbestand te implementeren, is het belangrijk om te onthouden dat elke organisatie net zo uniek en complex is als de mensen die haar vormen.

Hoewel het nuttig is om over best practices te lezen en van anderen te leren, is het net zo essentieel om onbevooroordeeld te blijven en je aanpak af te stemmen op de behoeften van je organisatie.

Zoals Deloitte stelt: “Er is geen oplossing die voor iedereen geschikt is voor al deze uitdagingen. Er is geen draaiboek voor alle organisaties vanwege de verschillende contexten, bedrijfsactiviteiten en ecosystemen, de verschillende niveaus van volwassenheid op deze gebieden, de bedrijfscultuur, de internationale aanwezigheid, de mix van generaties, enzovoort.”

Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People

Voor meer advies over hybride werken kun je je abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders, waarin kennis en expertise worden gedeeld om je te helpen groeien in je carrière en meer impact te maken binnen je organisatie.