Hoe je sterke relaties opbouwt terwijl je op afstand werkt
Hoe je op afstand relaties opbouwt, is voor veel thuiswerkers en teams een belangrijke uitdaging. Ik bouw al meer dan 15 jaar op afstand relaties op. Sommige van mijn beste vrienden, mentoren en collega’s zijn mensen die ik nog nooit persoonlijk heb ontmoet. Het goede nieuws is dat er nu meer methoden en hulpmiddelen dan ooit zijn om contacten op afstand te faciliteren.
Hier deel ik enkele van mijn persoonlijke geheimen en tips voor het opbouwen van relaties met mensen die je niet vaak van aangezicht tot aangezicht en persoonlijk kunt zien.
Waarom sterke relaties belangrijk zijn
Sterke relaties zijn belangrijk op het werk, omdat ze vertrouwen en samenwerking bevorderen in een omgeving van wederzijds respect, open communicatie en gedeeld begrip.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Sterkere banden vergroten ook de arbeidstevredenheid en het moreel op de werkplek, en sterke relaties met collega’s helpen een gevoel van verbondenheid en veiligheid te creëren. Daardoor wordt het gemakkelijker om een positieve balans tussen werk en privéleven te bereiken (wat we allemaal zouden moeten willen!).
Ja, het kost moeite, vooral in een werkomgeving op afstand, maar dit is waarom het nuttig is om tijd en energie te investeren in het opbouwen van sterke relaties op het werk:
- Ze bouwen vertrouwen op en helpen uitstekend werk te leveren, omdat meer mensen zich gesterkt voelen om contact te leggen en ideeën bij te dragen. Bovendien heeft iedereen soms een gunst nodig.
- Ze helpen bij talentontwikkeling en carrièremogelijkheden, vooral als het gaat om interne promotie en mobiliteit
- Relaties met collega’s helpen het mentale welzijn te beschermen, en je investering in die relaties draagt positief bij aan het welzijn van anderen
- Relaties kunnen werk simpelweg aangenamer maken; we hebben allemaal wel een of twee bevriende collega’s nodig.
Onderzoeker naar verbinding, Susan McPherson, publiceerde onlangs De verloren kunst van het verbinden, waarin ze het belang benadrukt van het opbouwen van relaties op het werk, zelfs als je op afstand werkt.
Zoals Susan zegt: “Alles goeds wat mij professioneel ooit is overkomen, gebeurde dankzij de connecties die ik heb gelegd.”
Kortom, verbinding maken is belangrijk!
De uitdagingen van het op afstand opbouwen van relaties
Relaties kunnen zelfs onder de beste omstandigheden moeilijk tot stand komen, vooral als je helemaal opnieuw begint en volledig op afstand een relatie moet opbouwen.
Relaties op afstand kunnen vaak aanvoelen als een tweesnijdend zwaard. Hoewel contact op lange afstand nieuwe vriendschappen en motivatie kan bieden, brengt het ook enkele unieke uitdagingen met zich mee.
Dit geldt vooral voor werknemers die samenwerken met collega’s in andere landen en mogelijk zijn aangenomen via een dienst voor werkgeverschap op papier, wat betekent dat hun ervaring met arbeidsvoorwaarden of met zaken zoals inwerken anders kan zijn.
De uitdagingen die individuen, managers en organisaties moeten overwinnen, zijn:
Minder tijd samen doorbrengen
Ondanks alle voordelen die werken op afstand kan opleveren, maakt minder interactie binnen het team, die vanzelfsprekend ontstaat wanneer iedereen in dezelfde ruimte werkt, het moeilijker om elkaar te leren kennen.
Denk aan de ervaring van iemand die je alleen op afstand kent. Als je die persoon niet zo goed kent en je zelf andere dingen aan je hoofd hebt, ben je misschien minder geneigd om diegene te helpen. Vergelijk dat met een vriend uit je persoonlijke leven die hulp nodig heeft; de kans is veel groter dat je meteen bijspringt en de dag redt.
Het is moeilijker om mensen uit andere bedrijfsafdelingen te ontmoeten
Zonder de gebruikelijke praatjes bij de koffiemachine, gezamenlijke lunches of sociale bijeenkomsten en evenementen van het bedrijf, kan het voor werknemers moeilijk zijn om collega’s van andere afdelingen te leren kennen en relaties met hen op te bouwen.
Dit maakt niet alleen samenwerking binnen de organisatie moeilijker, maar kan er ook voor zorgen dat thuiswerkers zich losgekoppeld voelen van hun collega’s en de bedrijfscultuur.
Ik begon persoonlijk op kantoor bij mijn bedrijf te werken, en daardoor was het gemakkelijk om iedereen te leren kennen! Dat betekende dat ik, toen ik hulp nodig had bij een inkooporder, wist dat ik Alec van de boekhoudafdeling om hulp kon vragen. Zelfs als hij niet precies de juiste persoon was om het probleem op te lossen, hielp hij me uitzoeken wat ik vervolgens moest doen.
Op dezelfde manier merken mensen op wie op kantoor met wie praat en samenwerkt. Zie je een van je naaste collega's voortdurend met het hoger management praten? Misschien kunnen zij je dankzij deze gesprekken helpen een mentor te vinden.
Deze mogelijkheden zijn moeilijker te herkennen in een werkomgeving op afstand (ervan uitgaande dat je natuurlijk niet voortdurend in agenda's zit te kijken).
De manier waarop we communiceren verandert
Mensen persoonlijk ontmoeten biedt een totaal andere ervaring dan communiceren via digitale hulpmiddelen.
Bij fysiek contact kunnen we lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen en andere nuances waarnemen die ons meer informatie geven dan wanneer we ons uitsluitend op woorden verlaten.
Persoonlijke gesprekken maken het ook gemakkelijk om spontaan vragen te stellen en ideeën te bespreken, zonder dat we hoeven te wachten of vertraging oplopen voordat iemand reageert (dit kan zó ongemakkelijk worden, vooral als er vertraging zit in het beeld of geluid).
Digitale communicatie neemt deze voordelen weg en dwingt ons sterk te leunen op tekst om onze gedachten effectief over te brengen.
Mensen kiezen hun woorden misschien zorgvuldiger, of hebben moeite om sarcasme of emotionele signalen in geschreven vorm te begrijpen. Dit leidt tot een minder vloeiend gesprek en resulteert vaak in een verkeerd begrip van de bedoeling of toon van de spreker. Denk er eens aan of iemand ooit een “LOL” of “yup” in een bericht verkeerd heeft opgevat; hetzelfde gebeurt in gesprekken op het werk.
Als we kijken naar de 7-38-55%-regel van Albert Mehrabian, krijgen we maximaal 7% van ons begrip via woorden, nog eens 38% via de toon van de stem, en is de resterende 55% van ons begrip afhankelijk van lichaamstaal!
Dit is precies waarom mensen tekstberichten verkeerd begrijpen, ze beter begrijpen wanneer de toon van de stem wordt toegevoegd, maar ze het best begrijpen wanneer ze het volledige pakket van woorden, toon en lichaamstaal krijgen. Zo begrijpen jij en je huisdieren elkaar ook: 55% van het begrip van een boodschap komt voort uit lichaamstaal!
Uiteindelijk zijn digitale communicatiemiddelen een gemakkelijke manier om verbonden te blijven, maar het is moeilijk om de diepgaande, spontane gesprekken die we tijdens persoonlijke interacties kunnen voeren na te bootsen.
Zo bouw je sterke relaties op tijdens werken op afstand
Als je in onze huidige tijd werkt, is de kans groot dat je relaties met collega's, klasgenoten of samenwerkingspartners op afstand moet opbouwen of helpen bevorderen.
Nu deel ik enkele van mijn methoden om als individu, manager en organisatie sterke relaties op afstand te bevorderen.
Op individueel niveau
Je kunt virtueel geweldige relaties opbouwen, dat beloof ik! Als individu maken je interacties met andere mensen een enorm verschil bij het opbouwen van relaties en het wekken van vertrouwen. Probeer deze methoden eens:
Zoek bewust contact
Allereerst geldt dat, om virtueel effectieve en vertrouwensvolle relaties op te bouwen, het contact ook daadwerkelijk moet plaatsvinden! Mensen willen gehoord, gezien en begrepen worden—vooral online—dus bewust contact zoeken is essentieel!
Mensen vinden om contact mee te leggen kan beginnen met zoeken naar nieuwe medewerkers binnen je bedrijf of naar forums of groepen die verband houden met je interessegebied. Deze bieden je een startpunt om gesprekken aan te knopen met gelijkgestemde mensen.
Als je bijvoorbeeld schrijver wilt worden, kun je lid worden van online schrijversgemeenschappen en deelnemen aan discussies over onderwerpen die met schrijven te maken hebben. Je kunt ook deelnemen aan virtuele evenementen zoals conferenties, webinars en workshops die waardevolle kennis bieden en tegelijkertijd je netwerk uitbreiden.
Als je op mij lijkt, heb je misschien aan het einde van een telefoonlijn of boven een scherm met tekstberichten gezeten, wachtend tot iemand (of die ene speciale persoon) contact met je opneemt. Je wacht bij de telefoon tot het telefoontje of bericht komt, en het duurt een eeuwigheid!
Nou, ik heb nieuws voor je. Ervan uitgaande dat je nog niet obsessief contact met die persoon hebt opgenomen, is het jouw taak om de verbinding tot stand te brengen.
Onderzoeker Vanessa Van Edwards van Science of People herinnerde me er onlangs aan dat mensen houden van mensen die van mensen houden! Het klinkt vreemd, maar dit betekent dat als je wilt dat iemand contact met jou opneemt, JIJ contact met die persoon moet opnemen! Zoek bewust contact.
Als je contact opneemt met een nieuw iemand of met iemand die je niet kent, begin dan met een vriendelijke opmerking, een korte introductie en een vraag. Open het gesprek en geef de ander de gelegenheid om te reageren.
Als je van iemand wilt leren, vertel het die persoon dan. Als je denkt dat je iemand binnen je bedrijf op weg kunt helpen (misschien is die persoon nieuw), vertel het diegene dan! Laat zien wat je te bieden hebt en nodig de ander uit tot een gesprek.
Ik heb er een gewoonte van gemaakt om contact op te nemen met nieuwe medewerkers binnen mijn organisatie, zelfs als we niet nauw zullen samenwerken.
Op hun eerste of tweede dag stuur ik een kort berichtje waarin ik gewoon hallo zeg, mezelf voorstel en aanbied om op welke manier dan ook te helpen. Meestal leidt dit tot een informeel gesprek en vervolgens tot een koffiegesprek (videogesprek). Bam! De relatie is begonnen, het vertrouwen wordt opgebouwd en het nieuwe lid van het bedrijf voelt zich welkom en gesteund. Een win-winsituatie!
Bel liever even dan dat je een e-mail stuurt (als dat logisch is)
Natuurlijk is het gemakkelijk en leuk om de hele dag chatberichten en emoji's heen en weer te sturen, maar onthoud: woorden zijn slechts goed voor 7% van het begrip en je kunt diepgaandere gesprekken mislopen.
Je mist veel kritieke informatie wanneer je alleen tekst gebruikt om te communiceren. Verminder verwarring en zorg voor duidelijkheid door de telefoon te pakken (+38% begrip), of, nog beter, neem deel aan een videogesprek om op afstand zo goed mogelijk contact te maken (tot 100% begrip, omdat 55% lichaamstaal is)!
Ik heb mensen de overstap zien maken van een organisatiecultuur met alleen spraak naar een cultuur waarin de video aanstaat, en negen van de tien keer geven mensen de voorkeur aan video! Zet de stap en probeer het! Als je een laptop met een webcam of een smartphone hebt, kun je deelnemen aan een videogesprek.
Kijk maar eens hoeveel meer begrip je hier krijgt door lichaamstaal, helemaal zonder woorden of intonatie! Ik kan de persoon links bijna “hoi!” horen zeggen.
Maak je geen zorgen over een rommelige kamer, onverzorgd haar of een niet helemaal geschikte outfit. We zijn allemaal al zo lang thuis dat a) het niemand kan schelen hoe je eruitziet en b) het niemand kan schelen hoe je achtergrond eruitziet (en je kunt virtuele achtergronden gebruiken).
Als je organisatie nog geen hulpmiddelen voor videoconferenties heeft, kun je bovendien misschien enkele gratis hulpmiddelen gebruiken, zoals Google Meet of een basisaccount bij Zoom, om aan de slag te gaan.
Leer de juiste vragen te stellen
Contact maken met anderen betekent niet alleen dat je deelneemt aan een videogesprek en “roddels uitwisselt”.
Onderzoeker op het gebied van verbinding Susan McPherson stelt voor om haar methode “Verzamel, Vraag, Doe” te gebruiken om betekenisvolle verbindingen te leggen. Ze pleit ervoor deze methode in drie delen te gebruiken om doelgerichte, echte verbindingen en relaties met anderen op te bouwen.
Het model Verzamel, Vraag, Doe
Verzamel: denk na over jezelf, bepaal je waarden en doelen en bepaal hoe je kunt helpen. Richt je op JOMO: het plezier van anderen ontmoeten. Iedereen die we ontmoeten kan ons helpen iets te leren of ons in contact brengen met iemand of iets waar we eerder misschien nog niets van wisten.
Vraag: stel anderen betekenisvolle vragen, zodat je begrijpt hoe je hen het beste kunt helpen of van hen kunt leren. Dit is het belangrijkste onderdeel van het hele proces. Wanneer je met anderen praat, bedenk dan wat belangrijk is voor die persoon, voor welke uitdagingen diegene staat en wat diens unieke superkrachten zijn. Bedenk hoe je die persoon kunt helpen. Als je goed luistert, kun je vervolgens overgaan naar de doe-fase.
Doe: onderneem actie op basis van je verbinding en gesprek. Door je afspraken na te komen en dat zichtbaar te maken voor je gesprekspartner, bouw je vertrouwen op en verdiep je relaties, omdat je daadwerkelijk doet wat je jezelf of je gesprekspartner hebt beloofd.
Facilitatievaardigheden
Als je nadenkt over de beste leraren, managers en leiders die je in je leven hebt gehad, hebben zij waarschijnlijk één ding gemeen: het zijn doelgerichte begeleiders.
Bij het werken met virtuele teams en het opbouwen van verbindingen maakt facilitatie het verschil tussen iemand die het gevoel heeft dat diegene de vergadering observeert en iemand die daadwerkelijk deelneemt.
Doelgerichte facilitatie verandert virtuele vergaderingen ingrijpend, maar vereist een zorgvuldige planning en inspanning. Begeleiders moeten zich richten op het creëren van ervaringen waarin gesprekken natuurlijk verlopen, door het gesprek te sturen langs onderwerpen die voor beide partijen relevant zijn, zonder dat een van beiden zich beoordeeld of buitengesloten voelt.
Als facilitator moet je ervoor zorgen dat iedere deelnemer de gelegenheid krijgt om op een respectvolle manier zijn of haar mening te geven, en dat alle deelnemers toegang hebben tot dezelfde informatie en gelijke kansen hebben om bij te dragen.
Door de tijd te nemen om gesprekken tussen mensen die niet persoonlijk met elkaar kunnen communiceren zorgvuldig te plannen en te begeleiden, helpt doelgerichte facilitatie bij het opbouwen van relaties op afstand die gebaseerd zijn op wederzijds begrip, respect en vertrouwen.
Leiderschaps-/managementniveau
Het maakt deel uit van de taak van een leider om teams te helpen samenkomen en duidelijkheid en richting te bieden. Dit is een van de uitdagingen van het aansturen van externe teams, maar met deze methoden zeker haalbaar:
Breng iedereen regelmatig samen
Leiders van externe teams moeten zich bewust zijn van het belang om mensen regelmatig samen te brengen en mogelijkheden te bieden om een sterk gevoel van gemeenschap en samenwerking te bevorderen.
Een belangrijke sleutel tot succes bij het aansturen van digitale teams is het creëren van mogelijkheden voor persoonlijke contacten via virtuele activiteiten.
Door regelmatig bijeenkomsten te organiseren, kunnen leiders ervoor zorgen dat hun teams verbonden blijven en op één lijn zitten. Dit helpt niet alleen om ervoor te zorgen dat iedereen weet waar de anderen mee bezig zijn, maar stelt teamleden ook in staat om een band met elkaar op te bouwen en relaties buiten de gebruikelijke “werkvergaderingen” om te ontwikkelen.
Mensen hebben betekenisvolle contacten nodig om gemotiveerd, productief en gefocust te blijven op het behalen van hun doelen—iets wat niet kan gebeuren als ze niet de gelegenheid krijgen om regelmatig contact te hebben (en een beetje plezier te maken).
Videoconferentietools maken het samenbrengen van verspreide teams heel eenvoudig, en elke keer gaat het makkelijker dan de vorige (oefening baart kunst).
Wanneer ik virtuele teamvergaderingen leid, doen we een beetje werk en een beetje iets leuks. We beginnen met iets leuks via een kennismakingsactiviteit, doen daarna wat werk en eindigen met nog iets leuks.
Mijn favoriete kennismakings- en energiegevende activiteiten zijn eenvoudig uit te voeren, en onderweg leer je waarschijnlijk iets over je collega's! Wanneer je je volgende virtuele teamvergadering organiseert of eraan deelneemt, kun je overwegen deze te beginnen met een van deze kennismakingsvragen!
Maak tijdens vergaderingen tijd voor een praatje
Door tijdens virtuele vergaderingen tijd vrij te maken voor een praatje, kunnen mensen verbonden blijven, zelfs wanneer ze fysiek van elkaar gescheiden zijn.
Een praatje wordt vaak gezien als verspilling van tijd en energie, maar het kan een belangrijk middel zijn om verbinding en betrokkenheid binnen virtuele teams te bevorderen.
Een paar minuten aan het begin of einde van elke vergadering om te praten over persoonlijke zaken, niet-werkgerelateerde interesses, actuele gebeurtenissen of iets anders dat losstaat van de taak die voor ons ligt, helpt de algehele communicatie en het opbouwen van een gevoel van kameraadschap. Het kan je zelfs opvallen dat sommige mensen om deze reden eerder deelnemen aan vergaderingen!
Een praatje helpt teamleden een goede verstandhouding met elkaar op te bouwen, wat essentieel is voor effectieve samenwerking in een virtuele omgeving. Zonder een praatje is de kans groter dat teamleden zich niet verbonden voelen met hun collega's, wat kan leiden tot gevoelens van eenzaamheid of isolement.
In mijn teams hebben we vaak terugkerende controle-, afstemmings- of stand-upvergaderingen, maar we hebben afgesproken dat we pas vier minuten na het begin van de vergadering over werkgerelateerde zaken beginnen.
De eerste vier minuten van de vergadering zijn voor een praatje, iets laten zien en vertellen, het vieren van successen of praten over onze persoonlijke projecten. Zodra de vier minuten voorbij zijn, zeggen we: “Oké, laten we eraan beginnen” en begint de geplande agenda van de vergadering.
Begeleid virtuele teamactiviteiten
Het begeleiden van virtuele teambuildingactiviteiten met externe teams kan een uitstekende manier zijn om sterke interpersoonlijke relaties te helpen bevorderen en de betrokkenheid onder teamleden te stimuleren.
Virtuele teambuildingactiviteiten kunnen bestaan uit online spellen en wedstrijden, groepsvideogesprekken, virtuele borrels of zelfs virtuele workshops die zijn ontworpen om creativiteit en samenwerking binnen de groep te stimuleren.
Door werknemers de gelegenheid te bieden samen te komen, contact te maken en in een informele sfeer met elkaar om te gaan, ontstaat een gevoel van gemeenschap—wat essentieel is voor effectieve communicatie en samenwerking in een virtuele omgeving.
Zo kunnen samen online spellen spelen een ideaal platform bieden om contact te leggen met collega's en tegelijkertijd de samenwerking binnen het team te bevorderen.
Online spellen zijn interactief en leuk en vereisen vaak probleemoplossend vermogen en creativiteit—waardoor ze perfect zijn om externe teams te helpen samenwerken aan gemeenschappelijke doelen en tegelijkertijd de gelegenheid te krijgen om samen te ontspannen.
In mijn teams organiseren we vaak virtuele borrels waarbij we samen online spellen spelen, zoals de spellen uit de Jackbox Suite, of andere online platforms voor samenwerkingsspellen. Naast Jackbox is een van onze vaste favorieten tekenspellen zoals Skribbl.io.
We hebben ook samen knutselactiviteiten gedaan, zoals het maken van terrariums op maat. We kregen allemaal de materialen voor het knutselwerk toegestuurd en namen vervolgens deel aan een liveworkshop om ze in elkaar te zetten, georganiseerd door Craftiful Studio.
Mijn team vond deze activiteit geweldig. Als je ervoor kiest om dit met een groep te organiseren, raad ik aan om vóór de start van de les wat tijd in te plannen om gezellig bij te praten (verwijs naar het bovenstaande punt over het belang van koetjes en kalfjes) of samen iets te drinken.
Bonus: Bij deze activiteit draait het om alcohol, dus dat is een bonus! ALLEEN als je hele team van cocktails houdt, kun je een virtuele cocktailproeverij overwegen! Straightaway Cocktails maakt een heel schattige proefset die een van mijn virtuele groepen heeft gebruikt om zelf een virtueel cocktailproeverijfeest te organiseren!
Elk groepslid kocht de proefset. Daarna namen we deel aan een Zoom-gesprek en gingen we ze één voor één langs. We deelden onze aantekeningen, waar de smaken ons aan deden denken en wat we het lekkerst vonden.
Dit is ook een geweldige manier om familieleden van mensen in je virtuele team erbij te betrekken als zij willen meegenieten! Als je een voldoende grote groep hebt, neem dan rechtstreeks contact op met Straightaway Cocktails en laat iemand uit hun team de proeverij begeleiden!
Maak er een dubbele van: Als je op zoek bent naar iets met een ander thema of meer variatie, bekijk dan Priority Experiences voor een enorm uitgebreide lijst met mogelijkheden voor je virtuele team!
Deze activiteiten zijn niet goedkoop, maar je krijgt waarvoor je betaalt! Priority Experiences biedt veel opties naast alcohol, van chocoladeproeverijen tot kooklessen, en er zijn internationale opties beschikbaar voor je wereldwijde team (wat moeilijker te organiseren is dan je zou denken).
Belangrijk! Als je virtuele teamactiviteiten plant, plan ze dan tijdens normale werktijden. Laat je mensen niet kiezen tussen tijd met hun gezin en virtuele cocktails drinken met collega's.
Ja, het is prima om af en toe om 15.00 uur te stoppen met "normaal werk" om samen virtueel van elkaars gezelschap te genieten. Laat mensen niet "extra werken" om aan teamactiviteiten deel te nemen.
Stimuleer 1-op-1-contacten tussen werkstromen
Als leidinggevende moedig ik mensen aan om contact te leggen over werkstromen heen, vooral wanneer ze in een virtuele omgeving werken.
Dat komt doordat contact leggen met mensen op het werk met wie je normaal gesproken misschien niet samenwerkt op verschillende manieren nuttig kan zijn, bijvoorbeeld door je netwerk diverser te maken en het aantal perspectieven en vormen van ondersteuning waartoe je toegang hebt uit te breiden.
In plaats van alleen met dezelfde kleine groep collega's om te gaan, zorgt contact met anderen uit verschillende afdelingen of locaties voor meer diverse gesprekken en meningen. Dat kan nuttig blijken bij het oplossen van problemen of om een beter inzicht te krijgen in verschillende aspecten van het bedrijf.
Bovendien helpt contact met mensen met verschillende achtergronden of functies binnen het bedrijf om hiërarchische structuren af te breken en ervoor te zorgen dat iedereen zich een gelijkwaardig onderdeel van het team voelt.
Door de tijd te nemen om contact te leggen met collega's met wie je normaal gesproken misschien niet samenwerkt, help je ook een inclusievere werkomgeving te creëren en samenwerking aan te moedigen tussen mensen die nooit eerder hadden overwogen om met elkaar in zee te gaan.
Ik stimuleer 1-op-1-contacten binnen het hele bedrijf actief door op zoek te gaan naar mogelijkheden voor mensen om contact te leggen met iemand die ze nog niet kennen voor begeleiding, advies of een controle van hun werkresultaat.
Mensen geven graag advies en worden graag gezien als coach of expert. Daarom helpt het meestal om dit te benaderen vanuit de gedachte: "Misschien kan deze persoon je helpen, neem eens contact met diegene op." Zo wordt het gesprek gemakkelijker en wordt antwoord gegeven op de vraag "Waarom wil deze persoon met mij praten?", die vaak opkomt wanneer iemand die je niet kent op het werk contact met je opneemt.
Koppel mensen aan werkitems
Mensen aan werkitems koppelen wanneer ze op afstand werken, kan een geweldige manier zijn om betrokkenheid, samenwerking en creativiteit te vergroten.
Als twee medewerkers samen aan een project werken, kunnen ze gebruikmaken van elkaars sterke punten en tegelijkertijd waar nodig feedback en ondersteuning bieden. Dit kan leiden tot effectievere probleemoplossing en innovatie en helpt bij het delen van kennis. Dat is belangrijk wanneer je op afstand werkt, want je vangt niet altijd informatie op die cruciaal is voor je eigen werk!
Het is ook goed om op te merken dat koppelen bijzonder effectief is voor nieuwe teamleden (virtuele onboarding is ontzettend moeilijk!), omdat het nieuwe medewerkers helpt sneller op gang te komen en relaties op te bouwen.
Toegegeven, koppelen lijkt misschien niet de juiste aanpak voor taken waarvoor niet per se twee mensen nodig zijn, maar zowel het werkresultaat als de mensen zullen baat hebben bij het koppelen.
Zo heb ik bijvoorbeeld vaak twee projectmanagers uit verschillende delen van het bedrijf aan één groot crossfunctioneel project gekoppeld. Projectmanagers werken niet vaak samen, omdat ze elk afzonderlijke projecten beheren, maar door ze aan elkaar te koppelen ontstaan er relaties binnen het team en leert ieder van hen enorm veel van de ander!
Mensen aan elkaar koppelen op de virtuele werkplek kan externe teams helpen zich meer verbonden te voelen en silo’s binnen het bedrijf af te breken, omdat iedereen samenwerkt aan een gemeenschappelijk doel, ongeacht hun individuele rollen of afdelingen. Door verschillende ideeën en sterke punten te combineren, zijn teams in staat iets te creëren wat nooit door slechts één persoon alleen bereikt had kunnen worden.
Deel iets van jezelf buiten het werk
Ja, ook jij als leidinggevende zou iets over je leven moeten delen met je collega’s en directe medewerkers.
Als je probeert virtueel een cultuur en verbondenheid op te bouwen, is het delen van informatie over je leven met je team een geweldige manier om relaties te helpen creëren wanneer je niet fysiek bij elkaar kunt zijn.
Door je open te stellen over persoonlijke interesses, familie, hobby’s of andere onderwerpen buiten het werk, ontstaan er betekenisvollere gesprekken. Ook helpt dit de barrières tussen teamleden af te breken en vertrouwen op te bouwen.
Delen draagt ook bij aan een psychologisch veilige werkomgeving, omdat medewerkers zich prettiger voelen om openlijk te praten zonder bang te zijn voor een oordeel. Door over je leven te vertellen, kun je samenwerking aanmoedigen op basis van gedeelde ervaringen.
In mijn teams hebben we de traditie om een zomerpicknick/barbecue/kampeertrip te organiseren. Dit zou nooit zijn ontstaan zonder dat we onze hobby’s, weekendplannen en de plekken waar we ons het meest onszelf voelen met elkaar hadden gedeeld.
Uit deze gesprekken ontstond het idee voor het evenement dat al meer dan 5 jaar een enorm succes is, waaronder de afgelopen jaren waarin we volledig op afstand hebben gewerkt.
Organisatieniveau
Als je in een organisatie op afstand werkt, vooral op managementniveau, zijn hier enkele hulpmiddelen en methoden die je kunt gebruiken om betere werkrelaties te bevorderen
Geef mensen ruimte om over zichzelf te vertellen en informeel contact te leggen
Als je op mij lijkt, ben je in de wereld van werken op afstand chatgericht geworden. Dat betekent dat de meeste snelle samenwerkingen en gesprekken die je met anderen binnen je bedrijf voert, plaatsvinden op een chatplatform zoals Slack of Microsoft Teams.
In mijn ervaringen met deze hulpmiddelen willen mensen grappige dingen delen, foto’s van hun huisdieren, de geweldige lunch die ze net hebben gemaakt, enzovoort. Zo ontstonden steeds meer sociale, informele chats die sociale verbinding, een gemeenschapsgevoel en verbondenheid stimuleren!
Chatkanalen die niet direct met werk te maken hebben, zijn geweldig voor teams en organisaties die groeien en over de hele wereld verspreid zijn. Informele chatkanalen over specifieke onderwerpen (of juist zonder specifiek onderwerp) maken meer ongedwongen interacties mogelijk. Dat kan helpen relaties tussen teamleden op te bouwen, zelfs als ze niet rechtstreeks aan projecten verbonden zijn of elkaar misschien niet in vergaderingen zien.
In mijn ervaring omvatten chatkanalen die niet direct met werk te maken hebben #Willekeurig (ja, willekeurige dingen), #Puppy’s (foto’s van honden), #Katten (foto’s van katten), #NieuweOuders (alles over baby’s) en #Eetliefhebbers (foto’s van eten en recepten delen).
Informele chatkanalen bieden mensen mogelijkheden om ideeën en prestaties te delen, vragen te stellen zonder het gevoel te hebben dat die relevant moeten zijn voor hun functie, en meer over elkaar te leren.
Bonus: Als je op het werk geen van nature praatgraag team hebt, zijn er apps die kunnen helpen om het informele gesprek dat niet direct met werk te maken heeft op gang te brengen! Apps zoals Donut koppelen mensen één-op-één aan elkaar, zodat ze nieuwe mensen binnen de organisatie kunnen ontmoeten zonder de ongemakkelijkheid van een introductiemail van een manager.
Mentorprogramma’s
Mentorprogramma’s zijn een geweldige manier om verschillende mensen uit uiteenlopende groepen en hiërarchische niveaus met elkaar in contact te brengen.
Mensen geven graag advies en zien graag dat iemand anders met hun hulp succesvol is. Daarom bieden mentorprogramma’s ervaren medewerkers de kans om zich gewaardeerd en voldaan te voelen, terwijl ze minder ervaren medewerkers helpen om de organisatie te leren kennen op manieren die anders doorgaans niet mogelijk zouden zijn.
Ik heb meerdere mentorprogramma’s opgezet en ben zowel mentor als mentee geweest. Mentorschap heeft een grote impact gehad op mijn loopbaanontwikkeling en ik heb gezien dat degenen die ik heb begeleid zowel professioneel als persoonlijk exponentieel zijn gegroeid, ook na afloop van onze mentorperiode samen.
Mentorprogramma’s zijn ook een geweldige manier om diversiteit, gelijkheid, inclusie en erbij horen binnen een organisatie te bevorderen.
Verwante lectuur: Zo start je in 6 stappen een effectief mentorprogramma
Kom samen tijdens retraites, topbijeenkomsten of ‘werkvakanties’
Hoewel dit artikel enkele nuttige tips heeft willen bieden om mensen virtueel samen te brengen, is er nog altijd geen echte volledige vervanging voor persoonlijk samenkomen.
Daarom zouden leiders van zeer samenwerkingsgerichte, strategische teams moeten proberen om teamleden elk jaar samen te brengen voor een topbijeenkomst, retraite of werkvakantie.
Het samenbrengen van medewerkers op afstand tijdens persoonlijke retraites en topbijeenkomsten is een geweldige manier om teamrelaties te versterken en innovatie te stimuleren. Het biedt diverse teams de mogelijkheid om samen aan projecten te werken, wat kan leiden tot nieuwe ideeën en oplossingen die voortkomen uit deze gezamenlijke inspanning.
Tijd doorbrengen met collega's buiten de virtuele werkomgeving helpt sterke banden tussen teamleden te ontwikkelen, wat uiteindelijk leidt tot betere samenwerking bij werken op afstand. Het creëert ook mogelijkheden voor mentorschap, omdat meer ervaren medewerkers rechtstreeks tips en begeleiding kunnen geven aan anderen die misschien moeite hebben met bepaalde taken of processen.
Als je nog niet overtuigd bent, bedenk dan dat een persoonlijke retraite iedereen de kans geeft om via gedeelde ervaringen en gesprekken verbinding te maken met de missie of waarden van het bedrijf. Dit helpt om binnen de organisatie een sterker gevoel van doelgerichtheid te ontwikkelen, omdat medewerkers kunnen zien hoe hun individuele inspanningen in het grotere geheel passen, wat leidt tot een grotere betrokkenheid van medewerkers.
Mensen persoonlijk samenbrengen overstijgt de relaties die virtueel zijn opgebouwd en verstevigt deze door gedeelde ervaringen, het oplossen van problemen en gezamenlijke vieringen.
Dat gezegd hebbende: als het erop aankomt en je mensen niet persoonlijk kunt samenbrengen, kun je altijd iets op afstand organiseren! Bekijk deze gids voor het organiseren van virtuele evenementen.
Onthoud dat verbindingen krachtig zijn
Op afstand werken kan een uitdaging zijn als het gaat om het opbouwen van relaties met collega's.
Met een paar doelbewuste stappen, zoals verbinding zoeken, deelnemen aan videogesprekken, vaardigheden in het begeleiden van gesprekken ontwikkelen, medewerkers op afstand persoonlijk samenbrengen voor retraites en topbijeenkomsten, of zelfs gewoon regelmatig virtuele koffiemomenten inplannen, kunnen we betekenisvolle verbindingen bevorderen die de organisatie als geheel helpen versterken.
Virtueel contact maken met je collega's is een investering in de relaties die je op het werk en daarbuiten met hen hebt.
Onthoud dat we het grootste deel van onze wakkere uren op het werk doorbrengen. Het is dus voor iedereen voordelig als we tijd investeren in het opbouwen van relaties die gebaseerd zijn op vertrouwen, samenwerking en productiviteit.
Wat heb jij in je organisatie geprobeerd om op afstand relaties op te bouwen? Ik hoor graag van je! Laat het me weten in de reacties en schrijf je in voor de nieuwsbrief van People Managing People om op de hoogte te blijven van nieuwe mogelijkheden om beter te worden in je werk en te groeien in je carrière.
Verdere bronnen:
- 27 beste werkwijzen voor het aansturen van teams op afstand
- Zo breng je creativiteit & plezier in teams op afstand (met Paul Lopushinsky van Playficient)
- 3 manieren om je professionele netwerk op te bouwen en betekenisvolle verbindingen te leggen
- 11 tips voor een effectieve onboarding van medewerkers op afstand
