10 beste softwareoplossingen voor hybride werkplekbeheer in 2026

Software voor hybride werkplekbeheer biedt je de tools om flexibele roosters te coördineren, bureaus te reserveren en kantoorvoorzieningen te beheren voor teams die op afstand en op locatie werken. Als je op zoek bent naar de beste software voor hybride werkplekbeheer, zoek je waarschijnlijk naar manieren om de flexibiliteit van medewerkers te ondersteunen, bij te houden wie er op kantoor is en je werkruimte beter te benutten.

In deze gids vind je mijn keuzes voor de beste tools om hybride werk binnen je organisatie te beheren, met een overzicht van de belangrijkste functies zodat je oplossingen kunt vergelijken en kunt bepalen wat het beste bij je behoeften past.

Vergelijkingstabel voor software voor hybride werkplekbeheer

Deze vergelijkingstabel geeft een overzicht van de prijsgegevens van mijn belangrijkste keuzes voor software voor hybride werkplekbeheer:

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	elia	Beste voor geautomatiseerde werkstromen voor de werkplekervaring	Gratis abonnement + gratis demo beschikbaar Book Demo	Vanaf $500/maand Get Custom Pricing	Website
2	Envoy	Beste keuze voor werkplekken waar beveiliging en naleving centraal staan	Gratis demo beschikbaar	Vanaf $5/boekbare resource/maand (jaarlijks gefactureerd)	Website
3	Robin	Beste voor AI-gedreven kantooranalyses	Gratis demo beschikbaar	Prijzen op aanvraag	Website
4	YAROOMS	Beste voor volledige Microsoft Teams-integratie met AI-assistent	Gratis demo beschikbaar	Vanaf $99/maand	Website
5	Joan	Beste keuze voor uiterst eenvoudig beheer van ruimtes en bureaus	Gratis proefperiode van 30 dagen beschikbaar	Vanaf $51/maand	Website
6	Dibsido	Het beste voor snelle ingebruikname en configuratie	14 dagen gratis proberen + gratis abonnement + gratis demo beschikbaar	Vanaf $1.90/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd)	Website
7	Officely	Het beste voor boekingen via Slack	Gratis proefperiode + gratis demo beschikbaar	Vanaf $2.50 per gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd)	Website
8	Eptura	Beste keuze voor geplande teamsamenwerking	Gratis demo beschikbaar	Prijzen op aanvraag	Website
9	FLYDESK	Het beste voor wereldwijde toegang tot coworkingruimtes	14 dagen gratis uitproberen + gratis demo beschikbaar	Vanaf $1.50/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd)	Website
10	HybridHero	Het meest geschikt voor het beheren van grote werkplekken op meerdere locaties	Gratis demo beschikbaar	Prijs op aanvraag	Website

Beoordelingen van de beste software voor hybride werkplekbeheer

Hieronder vind je mijn uitgebreide samenvattingen van de beste software voor hybride werkplekbeheer die op mijn shortlist terecht is gekomen. Mijn beoordelingen bieden een gedetailleerd overzicht van de functies, beste gebruiksscenario’s en integraties van elk platform, zodat je de oplossing kunt vinden die het beste bij je behoeften past.

1

elia

Beste voor geautomatiseerde werkstromen voor de werkplekervaring

• Gratis abonnement + gratis demo beschikbaar
• Vanaf $500/maand

Visit Website

Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

elia is een hybride platform voor werkplekbeheer dat reserveringen van bureaus, reserveringen van ruimtes, bezoekersbeheer, bezettingsregistratie en automatiseringstools voor de werkplek samenbrengt voor teams die flexibele kantooromgevingen beheren.

Voor wie is elia het meest geschikt?

elia is een goede keuze voor facilitaire managers en werkplekmanagers in middelgrote tot grote organisaties die hybride teams op meerdere kantoorlocaties coördineren.

Waarom ik voor elia heb gekozen

Ik heb elia gekozen als een van de beste opties omdat de automatiseringsmodule voor de werkplek veel verder gaat dan eenvoudige regelinstellingen. Je kunt werkstromen samenstellen met aanpasbare activeringsgebeurtenissen, voorwaarden en acties. Zo kan bijvoorbeeld een reservering van een bureau waarbij iemand niet komt opdagen automatisch worden geannuleerd en opnieuw worden toegewezen, of kunnen meldingen over de aankomst van bezoekers naar de juiste gastheer worden gestuurd, zonder dat iemand iets hoeft te doen. Ik vind ook de functie voor uitvoeringslogboeken handig, omdat deze volledige inzage geeft in wanneer en hoe elke automatisering is uitgevoerd. Zo kun je problemen oplossen of optimaliseren zonder te hoeven gissen.

Belangrijkste functies van elia

• Reserveren via een interactieve plattegrond: Reserveer bureaus en ruimtes rechtstreeks vanaf een visuele, realtime kaart van de indeling van je kantoor, waarop je de actuele beschikbaarheid in één oogopslag ziet.
• Overzicht van de aanwezigheid van collega's: Bekijk welke teamleden op een bepaalde dag op kantoor zullen zijn, zodat medewerkers hun kantoortijd kunnen afstemmen op de mensen met wie ze moeten samenwerken.
• Bezettingsanalyses: Houd realtime en historische gegevens over het gebruik van werkruimtes bij om onderbenutte gebieden te identificeren en weloverwogen beslissingen te nemen over de kantoorcapaciteit.
• Beheer van werkplekverzoeken: Dien serviceverzoeken (catering, IT, schoonmaak, onderhoud) rechtstreeks via het platform in en beheer ze, waarbij taken naar de juiste teams worden doorgestuurd.

Integraties van elia

elia biedt rechtstreekse integraties met Microsoft 365, Google Workspace, Slack en specifieke tools binnen die ecosystemen, waaronder Google Agenda, Microsoft Teams en Microsoft Outlook. 

Pros and Cons

Pros:

• Vast tarief ongeacht het aantal gebruikers
• Ingebouwde bezettingsregistratie via IoT-sensoren
• Ingebouwde voorregistratie en meldingen voor bezoekers

Cons:

• Mobiele app minder verfijnd dan desktopversie
• Beperkte statusopties naast kantoor of op afstand

LEARN MORE ABOUT ELIA:

• Check out elia on their website
• Read my in-depth review of elia
• elia vs. Skedda
• elia vs. Robin
• elia vs. Microsoft Places

2

Envoy

Beste keuze voor werkplekken waar beveiliging en naleving centraal staan

• Gratis demo beschikbaar
• Vanaf $5/boekbare resource/maand (jaarlijks gefactureerd)

Visit Website

Customer Rating: 4.8/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Envoy is een platform voor werkplekbeheer dat bezoekersbeheer, het reserveren van bureaus en vergaderruimten, personeelsplanning en toegangsbeheer voor fysieke locaties omvat.

Voor wie is Envoy het meest geschikt?

Envoy is zeer geschikt voor bedrijven in gereguleerde sectoren zoals de financiële sector, gezondheidszorg en overheidscontracten, waar bezoekersidentiteit, toegangslogboeken en wettelijke naleving niet onderhandelbaar zijn.

Waarom ik voor Envoy heb gekozen

Ik heb Envoy gekozen als een van de beste oplossingen vanwege de serieuze manier waarop het fysieke beveiliging en naleving van regelgeving als kernfuncties van het platform behandelt, en niet als bijzaken. Tijdens het incheckproces kan bezoekers worden gevraagd naar hun staatsburgerschap voor ITAR-screening of kan worden vereist dat zij een veiligheidsvideo bekijken voor naleving van OSHA-regels. Envoy slaat die gegevens vervolgens automatisch op in auditklare registraties die je volgens een schema kunt exporteren. Ook de integratie met Visual Compliance bevalt me, omdat hiermee bezoekers in realtime worden gecontroleerd aan de hand van controlelijsten met beperkte partijen.

Belangrijkste functies van Envoy

• Ruimtereservering: Reserveer vergaderruimten rechtstreeks vanuit Outlook, Google Calendar of de Envoy-app, met automatische vrijgave wanneer iemand niet komt opdagen.
• Bezorgingsbeheer: Registreer binnenkomende pakketten en breng ontvangers automatisch op de hoogte, zodat leveringen niet onbeheerd blijven liggen.
• Capaciteitslimieten: Stel bezettingslimieten per locatie of verdieping in en handhaaf deze om te bepalen hoeveel mensen zich tegelijkertijd op locatie mogen bevinden.
• Reserveren van bureaus: Laat medewerkers vooraf flexibele werkplekken reserveren of bij aankomst beschikbare plaatsen vinden met behulp van een interactieve plattegrond.

Integraties van Envoy

Envoy biedt meer dan 100 integraties via de appdirectory, waaronder Slack, Microsoft Teams, Google Calendar, Microsoft Outlook, Okta, Salesforce, Brivo, Kisi, Avigilon Alta en DocuSign. Het maakt ook verbinding met Zapier en biedt een API voor aangepaste integraties.

Pros and Cons

Pros:

• Bij het inchecken van bezoekers wordt een nalevingscontrole uitgevoerd
• Realtime bezettingsregistratie voor alle locaties
• Noodmeldingen bereiken personeel op locatie

Cons:

• Verbindingen met apparaten vallen soms weg en vereisen handmatige probleemoplossing
• Belangrijke functies zijn vergrendeld achter premiumabonnementen

LEARN MORE ABOUT ENVOY:

• Check out Envoy on their website
• Read my in-depth review of Envoy
• Explore best alternatives to Envoy

3

Robin

Beste voor AI-gedreven kantooranalyses

• Gratis demo beschikbaar
• Prijzen op aanvraag

Visit Website

Customer Rating: 4.5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Robin is een AI-gedreven platform voor werkplekactiviteiten dat reserveringen van bureaus en ruimtes, ruimtebeheer, bezoekersbeheer en bezettingsanalyses omvat voor hybride kantooromgevingen.

Voor wie is Robin het meest geschikt?

Robin is zeer geschikt voor IT-, facilitaire en werkplekbeheerteams bij middelgrote tot grote ondernemingen die behoefte hebben aan datagestuurde hulpmiddelen om dagelijks een flexibel, hybride kantoor te beheren.

Waarom ik voor Robin koos

Ik koos Robin als een van de beste oplossingen vanwege de manier waarop het AI gebruikt om verder te gaan dan eenvoudige bezettingsrapportages. Met de AI-assistent voor analyses kun je vragen in gewone taal stellen over het gebruik van ruimtes en krijg je bruikbare antwoorden op belangrijke inzichten, zoals welke verdiepingen structureel onderbenut zijn of welk vastgoed je zou kunnen consolideren. Ook de functie Samenwerkingsscore bevalt me, omdat deze meet hoe effectief teams daadwerkelijk persoonlijk samenwerken door gegevens over de nabijheid van bureaus, vergaderingen en bezetting te combineren.

Belangrijkste functies van Robin

• Bureauboeking: Reserveer bureaus vooraf of ter plaatse, met AI-aangedreven suggesties op basis van het kantoorrooster van je team.
• Vergaderservices: Dien verzoeken voor catering, audiovisuele ondersteuning en de inrichting van ruimtes in en beheer deze vanuit de werkstroom voor het boeken van ruimtes.
• Bezoekersbeheer: Registreer gasten vooraf, handel het inchecken af en houd bezoeklogboeken bij vanuit één module voor bezoekersbeheer.
• Beleid voor aanwezigheid op kantoor: Stel beleid voor hybride aanwezigheid op en communiceer dit, en laat medewerkers hun eigen voortgang op kantoor bijhouden ten opzichte van deze vereisten.

Integraties van Robin

Robin biedt standaardintegraties binnen het Microsoft-ecosysteem, waaronder Microsoft Teams, Outlook, Exchange, Entra ID, Intune en Microsoft 365, evenals Google Agenda en Google Workspace. Het integreert ook met Slack, Zoom, Okta, OneLogin, Rippling en toegangscontrolesystemen zoals Avigilon, Brivo en Kisi. Er is een API beschikbaar voor aangepaste integraties.

Pros and Cons

Pros:

• Bezettingsgegevens ondersteunen vastgoedbeslissingen
• Bescherming tegen verlaten vergaderingen maakt ongebruikte ruimtes vrij
• Interactieve kantoorplattegronden tonen de actuele beschikbaarheid

Cons:

• Beperkt verhuisbeheer en beperkte ruimteplanning
• Eenrichtingsrapportage van problemen

LEARN MORE ABOUT ROBIN:

• Check out Robin on their website
• Read my in-depth review of Robin
• elia vs. Robin

4

YAROOMS

Beste voor volledige Microsoft Teams-integratie met AI-assistent

• Gratis demo beschikbaar
• Vanaf $99/maand

Visit Website

Customer Rating: 4.5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

YAROOMS is een platform voor werkplekbeheer dat het reserveren van bureaus en ruimtes, de planning van hybride werken, bezoekersbeheer en analyses van werkplekgebruik omvat. Dit alles wordt beheerd via een ingebouwde AI-assistent voor Microsoft Teams, genaamd Yarvis.

Voor wie is YAROOMS het meest geschikt?

YAROOMS is een natuurlijke keuze voor middelgrote tot grote organisaties die al met Microsoft 365 werken en werkplekbeheer rechtstreeks in hun bestaande Teams-omgeving willen integreren.

Waarom ik voor YAROOMS koos

YAROOMS staat op mijn shortlist omdat Yarvis, de AI-assistent, ingebouwd in Microsoft Teams werkt. Werknemers kunnen daardoor een bureau reserveren, een vrije vergaderruimte vinden of de agenda van een collega bekijken zonder de app te verlaten die ze de hele dag al gebruiken. Ik vind het prettig dat Yarvis verzoeken in natuurlijke taal verwerkt. Iemand kan bijvoorbeeld 'zoek een ruimte voor drie personen op dinsdagmiddag' typen en krijgt direct beschikbare opties te zien. Dankzij dit niveau van automatisering binnen Teams onderscheidt YAROOMS zich van tools die Microsoft 365 slechts als een andere agendasynchronisatie behandelen.

Belangrijkste functies van YAROOMS

• Planning van hybride werken: Werknemers kunnen hun wekelijkse werklocatie (kantoor, thuis of elders) instellen, zodat teams hun kantoordagen gezamenlijk kunnen afstemmen.
• Interactieve plattegronden: Visuele plattegronden tonen de realtime beschikbaarheid van bureaus en ruimtes op verschillende verdiepingen, zodat werknemers vooraf specifieke zitplaatsen kunnen kiezen.
• Bezoekersbeheer: Registreer bezoekers vooraf, stuur geautomatiseerde aankomstinstructies en leg gasten op locatie vast voor een volledig aanwezigheidsregister.
• Analyses van werkplekgebruik: Dashboards houden ruimtegebruik, bezettingstrends en het percentage afwezigen bij op verschillende locaties.

Integraties van YAROOMS

YAROOMS biedt ingebouwde integraties binnen het Microsoft-ecosysteem, waaronder Microsoft Teams, Microsoft 365, Outlook en Azure AD, naast Google Calendar, Google Meet, Slack, Zoom, MappedIn en SAML 2.0 voor SSO. Er is ook een REST API beschikbaar voor aangepaste integraties.

Pros and Cons

Pros:

• Kleurgecodeerde plattegronden tonen de actuele beschikbaarheid
• De zoekfunctie vindt collega's op plattegronden
• Inclusief ingebouwd dashboard voor de koolstofuitstoot van de werkplek

Cons:

• De plattegrondweergave is lastig te gebruiken op iPhones
• Ruimtelimieten per niveau dwingen ongewenste upgrades af

LEARN MORE ABOUT YAROOMS:

• Check out YAROOMS on their website

5

Joan

Beste keuze voor uiterst eenvoudig beheer van ruimtes en bureaus

• Gratis proefperiode van 30 dagen beschikbaar
• Vanaf $51/maand

Visit Website

Customer Rating: 4.5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Joan is een platform voor werkplekbeheer dat reserveringen van vergaderruimtes, bureaus en parkeerplaatsen, bezoekersbeheer, digitale bewegwijzering en analyses omvat. Daarnaast heeft het een eigen lijn draadloze e-paperplanningsschermen, waarmee het zich onderscheidt van tools die alleen software bieden.

Voor wie is Joan het meest geschikt?

Joan is zeer geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven die vergaderruimtes en bureaus op een eenvoudige manier willen beheren, zonder een IT-intensieve installatie of training.

Waarom ik voor Joan koos

Joan is een van mijn favorieten, omdat ik het geweldig vind hoe snel je van registratie naar een volledig werkende oplossing voor het reserveren van ruimtes en bureaus kunt gaan. Via het MyJoan-portaal kunnen beheerders de volledige werkomgeving binnen enkele minuten configureren, en dankzij automatisch inchecken worden ruimtes waarvoor niemand komt opdagen vrijgegeven zonder dat iemand hoeft in te grijpen. Ik vind het ook prettig dat medewerkers rechtstreeks kunnen reserveren via de fysieke e-paperdisplays van Joan buiten een ruimte, waardoor ze niet afhankelijk zijn van een aparte app of agenda.

Belangrijkste functies van Joan

• Reserveren van middelen: Laat medewerkers bedrijfsmiddelen zoals apparatuur en parkeerplaatsen reserveren naast hun bureau of ruimte.
• Overzicht van de plattegrond: Toon een live-indeling van het kantoor, zodat medewerkers in realtime de beschikbaarheid van bureaus en ruimtes op de hele verdieping kunnen zien.
• Monitoring van het binnenklimaat: Volg temperatuur- en vochtigheidsgegevens op kantoor rechtstreeks via Joan-apparaten vanuit het analysedashboard.
• Aankondigingen: Stuur gerichte berichten naar alleen de medewerkers die op een bepaalde dag op kantoor zijn ingepland.

Integraties van Joan

Joan biedt native integraties binnen het Microsoft-ecosysteem, waaronder Microsoft 365, Microsoft Teams, Outlook, Exchange en Azure AD, evenals Google Workspace, Google Calendar, Slack, Zoom, Cisco Webex, Okta, JumpCloud en iCal. Het maakt ook verbinding met Zapier en IFTTT en beschikt over een API voor aangepaste integraties.

Pros and Cons

Pros:

• Draadloze e-paperdisplays hebben geen bekabeling nodig
• Automatisch vrijgeven van ruimtes waarvoor niemand komt opdagen bespaart ruimte
• Bureauboekingen zijn binnen één week geïmplementeerd

Cons:

• De reactie van het e-inkaanraakscherm voelt traag aan
• De batterij raakt snel leeg op mesh-wifinetwerken

LEARN MORE ABOUT JOAN:

• Check out Joan on their website

6

Dibsido

Het beste voor snelle ingebruikname en configuratie

• 14 dagen gratis proberen + gratis abonnement + gratis demo beschikbaar
• Vanaf $1.90/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd)

Visit Website

Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Dibsido is een softwareoplossing voor hybride werkplekbeheer die hulpmiddelen biedt voor het boeken van bureaus, het plannen van vergaderruimten, parkeerbeheer en interactieve kantoorplattegronden met integraties voor Microsoft, Google en Slack.

Voor wie is Dibsido het meest geschikt?

Dibsido is een goede keuze voor kleine tot middelgrote organisaties die op zoek zijn naar snel en eenvoudig beheer van hybride werkplekken.

Waarom ik voor Dibsido heb gekozen

Ik heb Dibsido geselecteerd als een van de beste oplossingen omdat ik binnen enkele minuten bureaus, vergaderruimten en parkeerplaatsen kan instellen, zelfs zonder training. In de praktijk gebruikt mijn team de interactieve plattegrond om vanaf de eerste dag ruimtes te vinden en te reserveren.

Belangrijkste functies van Dibsido

• Integratie met Microsoft Teams: Gebruikers kunnen bureaus en hulpmiddelen rechtstreeks binnen hun Microsoft Teams-werkruimte boeken.
• Beheer van parkeerplaatsen: Wijs parkeerplaatsen toe, reserveer ze en beheer ze naast bureau- en ruimteboekingen.
• Teamplanning en zichtbaarheid: Bekijk wekelijkse aanwezigheidspatronen die laten zien wie op kantoor is, op afstand werkt of een aangepaste status heeft, compleet met exporteerbare aanwezigheidslogboeken.
• Analyses van hulpmiddelengebruik: Bekijk gebruiksgegevens en trends om kantoorindelingen en de planning van hulpmiddelen te optimaliseren.

Integraties van Dibsido

Dibsido biedt ingebouwde integraties met Microsoft Teams en Slack, plus tweerichtingskalendersynchronisatie met Microsoft Outlook en Google Calendar. SSO voor ondernemingen wordt ondersteund via Microsoft Entra ID, Google Workspace en SAML 2.0, met een API voor aangepaste integraties.

Pros and Cons

Pros:

• Interactieve plattegronden voor het selecteren van bureaus en parkeerplaatsen
• Meertalige ondersteuning voor wereldwijde hybride teams
• Ingebouwde mobiele apps voor iOS en Android

Cons:

• Beperkte workflowautomatiseringen in vergelijking met concurrenten
• Minder geavanceerde faciliteitenfuncties voor ondernemingen

LEARN MORE ABOUT DIBSIDO:

• Check out Dibsido on their website

7

Officely

Het beste voor boekingen via Slack

• Gratis proefperiode + gratis demo beschikbaar
• Vanaf $2.50 per gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd)

Visit Website

Customer Rating: 5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Officely is een hybridekantoorbeheertool die binnen Slack en Microsoft Teams werkt en het reserveren van bureaus, reserveringen van vergaderruimtes, parkeerbeheer, aanwezigheidsregistratie en naleving van hybride beleid afhandelt.

Voor wie is Officely het meest geschikt?

Officely is zeer geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven die al met Slack of Microsoft Teams werken en bureauboekingen en aanwezigheidsregistratie willen aanbieden zonder werknemers te vragen nog een zelfstandige app te gebruiken.

Waarom ik voor Officely koos

Ik heb Officely opgenomen in mijn topkeuzes omdat geen enkele andere tool het reserveren van bureaus zo diep in Slack integreert. Werknemers reserveren een bureau, bekijken wie er naar kantoor komt en ontvangen herinneringen zonder Slack ooit te verlaten. Ik vind ook de functie voor buurtgroepering prettig, omdat teams hiermee hun reserveringen kunnen groeperen, zodat mensen op gedeelde kantoordagen betrouwbaar bij hun collega's in de buurt zitten.

Belangrijkste functies van Officely

• Reserveren van vergaderruimtes: Reserveer vergaderruimtes rechtstreeks in Slack of Microsoft Teams, met live beschikbaarheid om dubbele reserveringen te voorkomen.
• Analyses van kantoorgebruik: Houdt dagelijkse aanwezigheid, capaciteitstrends en dagen met onderbenutting bij in één dashboard.
• Parkeerbeheer: Hiermee kunnen werknemers parkeerplaatsen reserveren naast hun bureauboekingen, rechtstreeks vanuit Slack of Teams.
• Registratie van naleving van hybride beleid: Registreert automatisch aanwezigheid in relatie tot je hybride beleid en brengt nalevingslacunes per team aan het licht.

Integraties van Officely

Officely biedt meer dan 30 rechtstreekse integraties, voornamelijk met HR-systemen en agenda's, waaronder Slack, Microsoft Teams, BambooHR, HiBob, Personio, Workday, Rippling, Deel, Google Calendar en Microsoft Outlook. Het maakt ook verbinding met Azure AD voor identiteitsbeheer en SAP SuccessFactors voor HR-processen binnen ondernemingen.

Pros and Cons

Pros:

• Geen onboarding nodig binnen Slack of Teams
• Realtime inzicht in de dagelijkse kantoorbezetting
• Inclusief reserveringen van parkeerplaatsen en vergaderruimtes

Cons:

• Geen ingebouwde functies voor bezoekersbeheer
• Plattegronden zijn strikt 2D

LEARN MORE ABOUT OFFICELY:

• Check out Officely on their website
• Read my in-depth review of Officely

8

Eptura

Beste keuze voor geplande teamsamenwerking

• Gratis demo beschikbaar
• Prijzen op aanvraag

Visit Website

Eptura Workplace is een platform voor hybride werkplekbeheer met hulpmiddelen voor het reserveren van werkplekken, het plannen van vergaderruimten, ruimteplanning, verhuisbeheer en bezettingsgegevens, ontwikkeld voor organisaties met meerdere locaties.

Voor wie is Eptura het meest geschikt?

Eptura Workplace is zeer geschikt voor facilitaire en vastgoedteams die grote, verspreide kantoorportefeuilles in meerdere regio's of landen beheren.

Waarom ik voor Eptura heb gekozen

Eptura Workplace staat op mijn selectie vanwege de manier waarop het inzicht biedt in een grote, verspreide vastgoedportefeuille. Ik ben vooral onder de indruk van de dashboards voor vastgoedprestaties, die in één oogopslag een liveweergave bieden van bezetting, benutting en ruimtegebruik op elke locatie. Met de hulpmiddelen voor scenarioplanning kun je wijzigingen in indelingen modelleren en onderbenutte locaties de juiste omvang geven voordat je ergens definitief toe besluit. Voor teams die wereldwijd tientallen kantoren beheren, is datagedreven besluitvorming van dit niveau moeilijk te evenaren met een lichtere tool.

Belangrijkste functies van Eptura

• Werkplekken reserveren: Reserveer individuele werkplekken vooraf, zodat medewerkers kantoordagen kunnen plannen op basis van het schema van hun team.
• Vergaderruimten plannen: Boek en beheer vergaderruimten op al je locaties vanuit één interface.
• Contactloze bezoekerservaring: Laat gasten zonder hulp van de receptie inchecken via een digitale bezoekersstroom die ze zelfstandig kunnen doorlopen.
• Wegwijzer: Help medewerkers en bezoekers bij het navigeren door kantoorindelingen met interactieve kaarten die op apparaten in het kantoor worden weergegeven.

Integraties van Eptura

Eptura biedt meer dan 30 eigen integraties, waaronder het Microsoft-ecosysteem, Zoom, Salesforce, Dropbox, Azure, AWS, Power BI en Slack. Het integreert met Zapier en er is ook een API beschikbaar voor aangepaste integraties.

Pros and Cons

Pros:

• Modules voor ruimte- en verhuisbeheer ondersteunen wereldwijd portfoliobeheer
• Interactieve plattegronden tonen de beschikbaarheid van werkplekken in realtime
• Brengt werkplekreserveringen, vergaderruimten en bezoekers samen in één platform

Cons:

• Ingebouwde rapportage en analyses bieden onvoldoende aanpassingsmogelijkheden
• Outlook-reserveringen voor vergaderruimten worden niet altijd teruggesynchroniseerd

LEARN MORE ABOUT EPTURA:

• Check out Eptura on their website

9

FLYDESK

Het beste voor wereldwijde toegang tot coworkingruimtes

• 14 dagen gratis uitproberen + gratis demo beschikbaar
• Vanaf $1.50/gebruiker/maand (jaarlijks gefactureerd)

Visit Website

Customer Rating: 4.9/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

FLYDESK is een platform voor hybride werkplekbeheer dat het reserveren van bureaus, het plannen van werkplekken, verlofbeheer en toegang op aanvraag tot coworkingruimtes en serviced offices wereldwijd omvat.

Voor wie is FLYDESK het meest geschikt?

FLYDESK is zeer geschikt voor wereldwijd verspreide bedrijven waarvan de medewerkers in meerdere landen werken en flexibele toegang nodig hebben tot lokale kantoorruimtes.

Waarom ik voor FLYDESK heb gekozen

FLYDESK staat op mijn shortlist omdat geen enkele andere tool in deze categorie interne bureaureserveringen combineert met een live wereldwijd netwerk voor gedeelde werkplekken. Via FLYDESK Space kunnen medewerkers direct bureaus, vergaderruimtes en privékantoren reserveren op duizenden locaties van meer dan 200 werkplekpartners wereldwijd. Ik vind het ook prettig dat dit rechtstreeks is ingebouwd in hetzelfde platform dat je team gebruikt voor de dagelijkse planning. Zo kan een medewerker die onderweg is zijn thuiswerkdag omzetten in een dag in een lokale coworkingruimte zonder van tool te wisselen of een afzonderlijk verzoek in te dienen.

Belangrijkste functies van FLYDESK

• Wekelijkse planning: Stel je werklocatie in voor elke dag van de week: kantoor, op afstand of vrij, zodat teamgenoten altijd weten waar iedereen werkt.
• Verlofbeheer: Dien verlofaanvragen rechtstreeks in het platform in, laat ze goedkeuren en houd ze bij naast de dagelijkse planning.
• Tijdregistratie: Registreer en controleer de werktijden van medewerkers als optionele uitbreiding die is gekoppeld aan de instellingen van het HR-beleid van je bedrijf.
• Interactieve plattegrond: Navigeer door een visuele, klikbare plattegrond van je kantoor om de beschikbaarheid van bureaus te bekijken en specifieke plekken op locatie te reserveren.

Integraties van FLYDESK

FLYDESK biedt een kleine set ingebouwde integraties die gericht zijn op samenwerking en agenda's, waaronder Slack, Microsoft Teams, Google Calendar, Microsoft Outlook en Microsoft Teams Calendar. Het platform maakt ook verbinding met HRIS-platforms zoals BambooHR en Payfit om verlofgegevens te synchroniseren met salarisadministratieworkflows. Ondersteuning voor Zapier en API's wordt niet publiekelijk vermeld.

Pros and Cons

Pros:

• Ingebouwde wereldwijde reservering van coworkingruimtes
• Combineert planning, bureaus en verlofregistratie
• Medewerkers kunnen het met minimale training gebruiken

Cons:

• Werkplekanalyses zijn beperkt in vergelijking met speciale tools voor werkplekplanning
• Geen native integraties met badgesystemen of toegangscontrolesystemen voor kantoren

LEARN MORE ABOUT FLYDESK:

• Check out FLYDESK on their website

10

HybridHero

Het meest geschikt voor het beheren van grote werkplekken op meerdere locaties

• Gratis demo beschikbaar
• Prijs op aanvraag

Visit Website

HybridHero is een werkplekbeheerplatform dat bureaureservering, ruimtebeheer, bezoekersbeheer, parkeren, HR en locatieoverschrijdende ruimteanalyses samenbrengt in één verbonden systeem, ontwikkeld voor grote organisaties.

Voor wie is HybridHero het meest geschikt?

HybridHero is zeer geschikt voor wereldwijde ondernemingen met 500 of meer medewerkers die hybride teams verspreid over meerdere kantoorlocaties beheren, met name in sectoren zoals bankwezen, bouw, gezondheidszorg en consultancy.

Waarom ik voor HybridHero heb gekozen

HybridHero staat op mijn shortlist omdat geen enkele andere tool in deze categorie echte complexiteit op ondernemingsniveau over meerdere locaties zo goed aankan. Vooral de rapportage over benutting op portfolioniveau spreekt me aan: die biedt leidinggevenden op het gebied van werkplekken, financiën en vastgoed één dataset voor elk kantoor, in plaats van afzonderlijke dashboards per locatie. Dankzij de functie voor teamzones kunnen grote organisaties bovendien de nabijheid van teams behouden, ook wanneer ze honderden flexwerkplekken op verschillende verdiepingen en in verschillende steden beheren. Ik wil ook het Switch-programma noemen, waarmee ondernemingen binnen vijf werkdagen kunnen migreren en live kunnen gaan.

Belangrijkste functies van HybridHero

• Bezoekersbeheer: Beheer kioskregistratie, badgeprinting, meldingen aan hosts, NDA-registratie en een volledig audittraject vanuit één module.
• Parkeerbeheer: Laat medewerkers parkeerplaatsen reserveren vóór aankomst, met automatische vrijgave van ongebruikte plaatsen en ondersteuning voor het opladen van elektrische voertuigen.
• Warmtekaarten van benutting: Bekijk trends op piekdagen en het bijhouden van no-shows voor elke module in één rapport dat geschikt is voor de directie.
• HR-module: Verbind hybride roosters, aanwezigheidsregistratie en teamcoördinatie in één systeem naast je bureau- en ruimtegegevens.

Integraties van HybridHero

HybridHero biedt native integraties binnen het Microsoft-ecosysteem, waaronder Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Office 365 en Azure AD, evenals Google Workspace, Slack, Okta en meer. Er zijn een REST API en webhooks beschikbaar voor aangepaste integraties met HRIS, toegangscontrole en interne systemen.

Pros and Cons

Pros:

• Ingebouwde HR- en parkeermodules inbegrepen
• Ondersteunt 11 talen voor wereldwijde teams
• Kloon de reserveringen van de vorige week direct

Cons:

• De mobiele app toont niet welke medewerker een bureau gebruikt
• Het prijsmodel per gebruiker verhoogt de kosten voor echt hybride teams

LEARN MORE ABOUT HYBRIDHERO:

• Check out HybridHero on their website

Andere software voor hybride werkplekbeheer

Hier zijn enkele aanvullende opties voor software voor hybride werkplekbeheer die mijn shortlist niet hebben gehaald, maar die toch het bekijken waard zijn:

1. Maptician

   Het beste voor realtime ruimteplanning

2. Yoffix

   E voor aanpassingen aan Microsoft 365

3. Skedda

   Ideaal voor het instellen van aangepaste regels voor toegang tot reserveringen

4. deskbird

   Ideaal voor integratie met Microsoft Teams

5. Kadence

   Het meest geschikt voor AI-aangedreven functies voor ruimteplanning

6. Archie

   Het beste voor buurtzones met zitplaatsen per afdeling

7. Flowscape

   Het meest geschikt voor 3D-tools voor kantoorvisualisatie

Software voor hybride werkplekbeheer kiezen

Het is gemakkelijk om verstrikt te raken in lange functielijsten en complexe prijsstructuren. Om je te helpen gefocust te blijven tijdens je unieke softwareselectieproces, vind je hier een checklist met factoren om rekening mee te houden:

Wat is software voor hybride werkplekbeheer?

Software voor het beheer van een hybride werkplek is een digitaal platform dat is ontworpen om flexibele kantooromgevingen te beheren door bureaureserveringen, reserveringen van vergaderruimten, aanwezigheidsregistratie en hybride werkschema's te coördineren. Deze hulpmiddelen helpen HR- en werkplekteams het ruimtegebruik te optimaliseren, de samenwerking tussen medewerkers op kantoor en op afstand te ondersteunen en de bezetting van het gebouw bij te houden om aan veiligheids- of nalevingsdoelen te voldoen.

Functies van software voor het beheer van een hybride werkplek

Let bij het selecteren van software voor het beheer van een hybride werkplek op de volgende belangrijke functies:

• Bureauboeking: Laat medewerkers bureaus reserveren voor specifieke dagen of tijden, zodat de beschikbaarheid van werkplekken wordt gewaarborgd en conflicten binnen gedeelde kantooromgevingen worden verminderd.
• Beheer van vergaderruimten: Maakt het boeken, vrijgeven en volgen van vergaderruimten mogelijk, vaak met functies voor het beheren van apparatuur en planning om het gebruik van ruimten te maximaliseren.
• Analyses van ruimtegebruik: Biedt realtime en historische gegevens over hoe werkplekken en vergaderruimten worden gebruikt, zodat teams indelingen en beleidsregels kunnen optimaliseren.
• Beheer van hybride werkschema's: Stelt medewerkers in staat om dagen waarop ze op afstand of op kantoor werken aan te geven, wat de zichtbaarheid binnen teams verbetert en overbezetting van het kantoor vermindert.
• Bezoekersbeheer: Houdt het in- en uitchecken en de goedkeuring van gasten bij, drukt badges af en registreert bezoeken, ter ondersteuning van beveiliging en naleving van veiligheidsprotocollen.
• Integratie met agendasystemen: Synchroniseert boekingen, planningen en het gebruik van vergaderruimten met platforms zoals Microsoft 365 of Google Workspace om dubbele boekingen te voorkomen en de planning te organiseren.
• Toegang via mobiele app: Stelt gebruikers in staat om bureaus en ruimten te boeken of hun planning vanaf hun smartphone te beheren, wat het gebruik en de flexibiliteit binnen hybride teams bevordert.
• Integratie met toegangscontrole: Koppelt met gebouwbeveiliging of systemen voor toegangspassen om alleen geplande of ingecheckte medewerkers en bezoekers toegang te verlenen.
• Zonering en rechten: Stelt beheerders in staat om boekingsregels en rechten per afdeling, team of verdieping in te stellen, zodat ruimten worden gebruikt zoals bedoeld.
• Naleving van gezondheids- en capaciteitsvoorschriften: Biedt ingebouwde hulpmiddelen voor het beheren van veilige bezettingsniveaus en het handhaven van gezondheidsrichtlijnen op kantoor, zoals afstand houden of hygiënecontroles.

Veelvoorkomende AI-functies in software voor het beheer van een hybride werkplek

Naast de hierboven genoemde standaardfuncties van software voor het beheer van een hybride werkplek integreren veel van deze oplossingen AI met functies zoals:

• Slimme aanbevelingen voor werkplekken: Gebruikt AI om ideale bureaus of ruimten voor te stellen op basis van voorkeuren van medewerkers, bedrijfsbeleid en recente boekingstrends, zodat het ruimtegebruik en de tevredenheid van medewerkers worden gemaximaliseerd.
• Voorspellende capaciteitsplanning: Analyseert historische gebruikspatronen om de toekomstige vraag naar bureaus, vergaderruimten of andere middelen te voorspellen, zodat kantoorindelingen en beleidsregels proactief kunnen worden aangepast.
• Geautomatiseerde optimalisatie van hybride werkschema's: Beveelt kantoordagen aan voor teams of individuele medewerkers om samenwerking tussen teams te ondersteunen en drukte op kantoor te verminderen, op basis van inzichten uit eerdere schema's en projectprioriteiten.
• Detectie van afwijkingen in kantoorgebruik: Houdt bezettingsgegevens in de gaten om beheerders te waarschuwen voor ongebruikelijke patronen, zoals dubbele boekingen, overbezetting of onderbenutte ruimten, zodat problemen proactief kunnen worden aangepakt.
• Boekingsassistenten in natuurlijke taal: Stellen gebruikers in staat om ruimten te boeken of planningen bij te werken via door AI aangestuurde chatbots of virtuele assistenten, waardoor de ervaring wordt gestroomlijnd en drempels voor medewerkers worden verlaagd.

Voordelen van software voor het beheer van een hybride werkplek

Het implementeren van software voor het beheer van een hybride werkplek biedt verschillende voordelen voor je team en je bedrijf. Hier zijn enkele voordelen waar je naar kunt uitkijken:

• Efficiënter ruimtegebruik: Geautomatiseerde boekingen en analyses helpen verspilde werkruimte te verminderen en zorgen ervoor dat elke ruimte optimaal wordt benut.
• Betere teamcoördinatie: Gedeeld inzicht in planningen, boekingen en aanwezigheid op kantoor ondersteunt samenwerking tussen medewerkers die op kantoor en op afstand werken.
• Minder administratieve werkdruk: Zelfbedieningstools voor boekingen en geautomatiseerde goedkeuringsprocessen beperken handmatige planning en administratieve taken voor HR- en kantoormanagers.
• Betere werknemerservaring: Eenvoudige reserveringssystemen, mobiele toegang en door AI aangedreven aanbevelingen maken het werken op kantoor gemakkelijker en flexibeler.
• Beter toezicht op naleving en veiligheid: Functies voor het bijhouden van aanwezigheid, gezondheidscontroles en capaciteitslimieten helpen de naleving van regelgeving te handhaven en de veiligheid op de werkplek te bevorderen.
• Intelligentere middelenplanning: Voorspellende analyses en rapportages stellen managers in staat om op basis van gegevens beslissingen te nemen over ruimtebehoeften en investeringen in kantoorruimte.
• Efficiënt bezoekersbeheer: Een soepel incheckproces, tracking en beveiligingscontroles bieden gasten en opdrachtnemers een professionele en veilige ervaring.

Kosten en prijzen van software voor hybride werkplekbeheer

Bij het selecteren van software voor hybride werkplekbeheer is inzicht nodig in de verschillende beschikbare prijsmodellen en abonnementen. De kosten variëren op basis van functies, teamgrootte, uitbreidingen en meer. In de onderstaande tabel staan veelvoorkomende abonnementen, hun gemiddelde prijzen en de gebruikelijke functies die zijn inbegrepen in oplossingen voor hybride werkplekbeheer:

Vergelijkingstabel van abonnementen voor software voor hybride werkplekbeheer